Ejendomsadministrator Jette Houborg og praktikant Rikke Kjærgaard blev valgt som referent.

Transkript

1 EJENDOMS- ADMINISTRATION Frederiksberg, 19. maj 2014 REFERAT Ejd.nr E/F Hvidovrevang ordinær generalforsamling Mødested: Risbjerggårds store sal, Hvidovrevej 241, 2650 Hvidovre Mødedato: 1. april 2014, kl Fremmødte: Der var repræsenteret 56 af foreningens 240 lejligheder, heraf 10 ved Fuldmagt. Endvidere var fremmødt fra DEAS, A/S afdelingsdirektør Per Holm, cand.jur. Charlotte Olsen, projektleder Jens Buhl-Madsen, ejendomsadministrator Jette Houborg, samt praktikant Rikke Kjærgaard. Dagsorden 1. Valg af dirigent og referent. 2. Beretning for det seneste forløbende regnskabsår samt forelæggelse af det af administrator udarbejdede årsregnskab for Fremlæggelse og godkendelse af budget for Forslag fra bestyrelsen. 5. Valg af bestyrelse. 6. Valg af revisor. 7. Eventuelt. 1. Valg af dirigent og referent. Formanden Lena Kristensen bød velkommen og præsenterede bestyrelsen og repræsentanterne fra DEAS, hvorefter hun foreslog Per Holm som dirigent. Per Holm takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig jf. foreningens vedtægter. Ejendomsadministrator Jette Houborg og praktikant Rikke Kjærgaard blev valgt som referent. 2. Beretning for det seneste forløbende regnskabsår samt forelæggelse af det af administrator udarbejdede årsregnskab for Formandens beretning er vedlagt nærværende referat. Per Holm gennemgik i hovedtræk årsregnskabet for Der var hensat i alt kr til udskiftning af vaskemaskiner på et senere tidspunkt. Vandregnskabets skæringsdato var ændret så det fremadrettet følger årsregnskabets skæringsdato Denne periodisering medførte en udgift på 16 måneder i Regnskabet viste et resultat på kr , underskuddet var taget af foreningens egenkapital, der herefter udgjorde kr pr Årsregnskabet blev herefter enstemmigt godkendt. DEAS A/S Dirch Passers Allé Frederiksberg Tel info@deas.dk cvr Regionskontorer: Aalborg Aarhus Kolding

2 3. Fremlæggelse og godkendelse af budget for Per Holm gennemgik bestyrelsens budgetforslag for 2014, herunder bestyrelsens forslag om at bruge kr fra grundfonden til større vedligeholdelsesarbejder. Der spurgtes ind til vedligeholdelse af vinduer. Formanden svarede, at vinduerne bliver malet hver 5. år. Det fremlagte budget for 2014 blev enstemmigt godkendt som nedenstående: DEAS A/S EJERFORENINGEN HVIDOVREVANG BUDGET 2014 Udgifter: BUDGET 2014 Reparation og vedligeholdelse Reparation og vedligeholdelse ekstraordinært Overført fra grundfond Renovation Vandafgift Elektricitet Forsikring og brandbidrag Abonnementer Vicevært, renholdelse mm Administration Revision Varmeregnskab Ista Clorius Afskrivninger Hensættelser Diverse Samlede udgifter Indtægter: Indbetalt af ejerne Samlede indtægter Årets resultat

3 4. Forslag fra bestyrelsen. Forslag 1: Nye vedtægter. Cand.jur. Charlotte Olsen fremlagde bestyrelsens ønsker om nye vedtægter da de eksisterende vedtægter var 42 år gamle og fremhævede følgende: Hæftelse overfor foreningens kreditorer Det er lykkes at få Danske Bank til at acceptere, medlemmernes solidariske hæftelse ændres til pro rata hæftelse. Det betyder, at medlemmerne ikke hæfter solidarisk (for hele gælden) men kun efter fordelingstal. Vedligeholdelsesbestemmelserne: Bestemmelserne er uddybet, men det er ikke ændringer i, hvad ejeren/ejerforeningen har vedligeholdelsespligten af. Digital kommunikation: Bestyrelsen mente, at det er lidt for tidligt at gå helt over til elektronisk kommunikation, så hvis man ønsker at modtaget indkaldelse mv. pr. post, kan det sagtens lade sig gøre. Medlemmerne opfordres til at kontakte administrator, for at få registreret s. Bemærkninger fra medlemmer til de nye vedtægter: I begyndelsen af februar fik alle ejere tilsendt vedtægterne til kommentar. 2 ejere sendte bemærkninger, hvilket førte til ændringer, som fremgår af vedtægter sendt med indkaldelsen til generalforsamlingen. Det drejer sig om: 12, stk. 7 En præcisering af, at det er af hensyn til eftersyn og reparationer, at bestyrelsen har ret til at komme ind medlemmets lejlighed. Dette stemmer overens med ejerlejlighedslovens 5, stk ved et medlems misligholdelse er det generalforsamlingen og ikke bestyrelsen, der træffer beslutning om, hvorvidt en ejer skal fraflytte lejligheden. En tilsvarende bestemmelse findes i ejerlejlighedslovens 8. Et medlem spurgte til, hvilke konsekvenser det har, hvis ejer udlejer sin lejlighed, og det er lejeren, der misligholder lejligheden/er til gene for andre. Charlotte Olsen svarede, at en ejer er ansvarlig for lejers opførsel, hvorfor det teoretisk kan føre til, at ejeren bliver bedt om at fraflytte lejligheden. I praksis vil det være sådan, at ejerforeningen vil forsøge at finde en løsning med ejeren. Per Holm præciserede, at det ikke er Ejerforeningens anliggende, hvis en lejer misligholder en ejers lejlighed. Forslag a: Afstemning om indkaldelse til beboermøde, hvor vedtægterne kan drøftes og kommenteres. Bestyrelsen beklagede, at der ikke som lovet var afholdt et beboermøde forinden. Bestyrelsen ønskede derfor at der først blev taget stilling til, hvorvidt der skal afholdes et beboermøde, hvor vedtægterne drøftes og eventuelt tilrettes. Dirigenten oplyste, at hvis forslaget blev vedtaget, ville forslag b, bortfalde. Et medlem spurgte forsamlingen, hvor mange der havde læst vedtægterne? Under halvdelen af forsamlingen havde læst vedtægterne. Vedkommende opfordrede medlemmerne til at deltage på et senere beboermøde. Forslaget blev herefter sat til afstemning med følgende resultat: For stemte: 28 ejere Imod stemte: 22 ejere Hverken for eller imod stemte: 1 Forslaget blev dermed vedtaget og bestyrelsen vil indkalde til beboermøde. Forslag 2: Tilstandsrapport 3

4 Dirigenten gav ordet til Projektleder Jens Buhl-Madsen, som gennemgik vedligeholdelsesrapporten og påpegede at priserne var vejledende overslagspriser. Det blev præciseret, at det kun var udvalgte bygningsdele, der var gennemgået. Der blev spurgt, om man som ejerlejlighedsejer er forpligtet til at oplyse køber om vedligeholdelsesrapporten? Per Holm svarede, at vedligeholdelsesrapporten er bestyrelsens arbejdsredskab, og sælger har en positiv oplysningspligt. Et medlem gjorde bestyrelsen opmærksom på, at kældervinduerne er i dårlig stand. Formanden opfordrede den nye bestyrelse til at undersøge dette nærmere. Et medlem spurgte, om bestyrelsen ved udskiftning af vinduer havde overvejet en træ/aluminium løsning? De er ikke tilfældet. Formanden opfordrede den nye bestyrelse til at undersøge mulighederne herfor. Vedligeholdelsesrapporten vil blive lagt på foreningens hjemmeside Derudover er et antal eksemplarer til afhentning på varmemesterens kontor. Forslag 3 Legepladser Formanden oplyste, at legepladsen ikke kunne sikkerhedsgodkendes, og opfordrede den nye bestyrelse til at nedsætte at legepladsudvalg, som kan udarbejde et forslag til en renovering af legepladserne og evt. ny placering i det grønne område. Formanden opfordrede medlemmerne til at deltage i dette udvalg. Det blev besluttet at afholde et beboermøde, hvor emnet kan blive viderebehandlet Forslag 4 P-ordning Formanden oplyste, at prøveordning med Park Zone A/S skal opsiges senest med ophør , såfremt generalforsamlingen ikke ønsker at forlænge aftalen. Formanden foreslog, at give bestyrelsen bemyndigelse til, at genforhandle p-ordningen på generalforsamlingens vegne. Et medlem opfordrede til, at indhente tilbud fra et andet parkeringsselskab. Formanden henviste til den nye bestyrelse. Forslaget om at beholde p-ordningen blev sat til afstemning, og det blev vedtaget med et overvejende flertal. Forslag fra Vernesa Keric: Omdøbe festlokale til beboerforsamlingslokale. Forslagsstiller motiverede forslaget, og besvarede et par opklarende spørgsmål. Dirigenten præciserede forslaget, og gjorde særlig opmærksom på at en vedtagelse ville betyde At der kun kan holdes arrangementer i dagtimerne, og lokalet forlades inden kl Forslaget blev sat til afstemning, og vedtaget med et overvejende flertal for. 5. Valg af bestyrelse. Erik Pelle var ikke på valg. De øvrige bestyrelsesmedlemmer ønskede at udtræde af personlige årsager eller fordi, de havde deltaget i bestyrelsesarbejdet i mange år. Følgende medlemmer blev nyvalgt til bestyrelsen: Tahir Saleem Ullah ejer af Næsborgvej 26,2.tv 4

5 Alex Langhoff Lars Mikkelsen ejer af Næsborgvej 62,1.tv ejer af Næsborgvej 32, 2.tv Bestyrelsen består herefter af: Tahir Saleem Ullah Næsborgvej 26,2.tv Alex Langhoff Næsborgvej 62,1.tv Lars Mikkelsen Næsborgvej 32,2.tv Erik Pelle Næsborgvej 14, st.th (genvalg) Lars Mikkelsen, Næsborgvej 32, 2.tv. blev valgt som suppleant. Lars Mikkelsen er p.t. lejer i ejendommen, men er ved at købe denne lejlighed. Lars Mikkelsen kan først indtræde i bestyrelsen, når han er blevet ejer af lejligheden. Bestyrelsen har efterfølgende konstitueret sig med Alex Langhoff som formand. Per Holm oplyste, at bestyrelsen skal bestå af mindst 3 medlemmer, men opfordrede til at afholde en ekstraordinær generalforsamling, hvor der kan vælges yderligere 2-3 medlemmer, så bestyrelsen består af i alt 5-6 medlemmer. Denne generalforsamling afholdes sammen med beboermødet om vedtægter. 6. Valg af revisor. Revisionsfirmaet Niels Harder A/S blev enstemmigt genvalgt. 7. Eventuelt. Der var en drøftelse af de mange hunde, hvor deres ejere ikke fjerner hundens efterladensskaber. Et medlem ytrede at hun var generet at hylen fra hunde, og opfordrede til, at man på det næste beboermøde udarbejder bestemmelser omkring hundehold. Et medlem opfordrede til, at flytte skiltene ved indkørslen til ejerforeningen længere frem. Forsamlingen takkede den aftrådte bestyrelse for det store stykke arbejde. Per Holm opfordrede generalforsamlingen til at deltage i senere beboermøde og ekstraordinær generalforsamling. Per Holm hævede generalforsamlingen og denne blev afsluttet kl Underskrift: Dato: Dato: Dirigent Formand 5