Bestyrelsesmøde i Nordhavnsgården / Kvartalsmøde med Jan.

Transkript

1 Bestyrelsesmøde i Nordhavnsgården / Kvartalsmøde med Jan. Tid: 22. november 2011 kl Sted: Beboerlokalet i Herninggade 2. Indbudte: Anders, Anne, Jasper, Jens, Hanne, Helen, Søren. Tilstede: Jens, Helen, Jasper, Søren, Anne, Hanne, Anders og Jan (til pkt. 3, 4, 5, 6, 8, 11, 12 og 14) Dagsorden 1. Valg af referent og ordstyrer. JUH, HL, JL, SJ, AJ, HB, AP, JS 2. Meddelelser, post, mm. Tilbagemelding fra sektion 5 d. 16/11, herunder noget om miljøgård / betaling af forundersøgelse. Tilbagemelding fra repræsentantskab d. 7/11. Driftudvalgsmøde d. 12/12 kl Referat Referent: Jasper. Ordstyrer: Helen. Helen er blevet medlem af en central gruppe i fsb, der skal fastlægge fsb s byggepolitik i fremtiden. Jasper meldte tilbage fra sektion 5 mødet. Til Keld fra Haunstrupgård skal oplyses, at forundersøgelse til miljøgården har kostet kr. Driftsudvalgsmøde den 12. december kl Økonomi Gennemgang af konti for driften. Hvordan ser det ud? Kritiske steder, hvor budgettet er overskredet, osv. Vi må forvente et underskud på cirka kr. i Konto 114 løn til ejd.funktionærer og trappevask. Der er brugt mere end de 72 %, da der endnu ikke er kommet faktura fra ekstrahjælpen der er kaldt ind for Ronny. Nu er der fast hjælp mandag, onsdag og torsdag. De andre dage klarer Jan det selv. Ronny regner med at være tilbage ultimo december. Vi ved endnu ikke om han starter på nedsat tid, hvilket i fald vil medføre flere udgifter til medhjælp. Det store overforbrug på rengøring af diverse lokaler ser værre ud end det er. Der er tale om relativt små beløb. Der er en tendens til, at beboerlokalet bliver brugt mere, og det har naturligvis også indflydelse på behovet for rengøring. Der blev stillet spørgsmål til konto

2 Konto 115 Konto er overskredet fordi vi på et møde på Rådhuspladsen besluttede at bruge kr. ekstra på at filme vores kloakker, for at finde ud af, hvordan vi kan sikre os bedst muligt imod fremtidige oversvømmelser er udgifter til dørtelefonanlægget. Der er også en overskridelse på dette. Der er brugt små kr. på dørtelefonreparationer i Alt i alt skal vi regne med et overtræk på ca kr. Noget skyldes også et par flyttelejligheder, som har skullet have nye lofter, hvilket har været dyrt. Konto 116 PPV Der er ikke meget at berette. De ting der skulle laves er stort set færdiggjorte. Konto 118 Vaskeri vedligeholdelse af vaskerierne er meget dyrt, det kommer sig af meget store reparationsudgifter. Det er ikke det samme, der går i stykker hver gang, så det er svært at se hvordan vi minimerer udgifterne. Ifm. kælderoversvømmelsen har vi fået repareret vaskerierne for kr. Det er til nye motorer og ventiler. Forsikringsselskabet betaler dette. 4. Vaskerier Drøftelse af: Rengøring Maskiner Online booking Lamper /pærer/fatninger Vejledninger på engelsk Udskiftning af vinduer Sæbedosering allergimaskine Bilag 1: Korrespondance med beboer om onlinebookingsystem. Der bliver rengjort to gange om ugen, og det har hjulpet på hygiejnen, men der er stadig gange hvor det ikke ser pænt ud i vaskerierne. Der er ikke truffet beslutning om at opnormere rengøringen. Der hænger allerede skiltning i vaskeriet, som opfordrer til, at beboerne hjælper med til at holde det pænt. Der er konstant maskine,der ikke virker. Det blev drøftet om det er muligt at have nogle skilte man kan sætte på maskiner, der ikke virker. Ift. tørretumblerne er der ofte problemer med at disse går i stykker. Det skyldes at fnugfiltrene ikke tømmes ordentligt, og så blokeres udsugningen, hvilket medfører driftsnedbrud. 2 Online booking i vaskerierne fungerer igen. En

3 beboer har foreslået, at vi dropper Miele og installerer lokale servere. Det er vi ikke indstillet på at få, da det medfører et større arbejde og ansvar for bestyrelsen. Dette fordi vedligeholdelsespligten overgår til os selv. Bajonetfatninger kan ikke lade sig gøre i de små væglamper. Det kan lade sig gøre til de andre lamper, men det er dyrt. Jan hører vores elektriker om han kan være behjælpelig med at finde nogle billige lamper til vaskerierne. Jan har ikke undersøgt muligheden for at få en vejledning til vaskemaskinerne på engelsk/arabisk endnu. Vinduer i vaskerierne kan først blive udskiftet næste år, da vi ikke har penge til det i indeværende år. Angående brug af skylle og vaskemiddel i vaskerierne. Vi bruger parfumefri så de er så allergivenlige som muligt. Det kan være svært at finde ud af, hvad vi skal gøre for at folk ikke smider en masse ekstra sæbe mv. i maskinerne. Der blev stillet spørgsmål til om vi kan skifte sæbe i maskinerne, da der er nogle, som mener, at maskinerne ikke vasker rent. Vores leverandør på sæbe hedder EcoLab, som vil blive rekvireret for at se om der er noget vi kan gøre. Der blev stillet forslag om, at reservere to maskiner til egen dosering og to til egen sæbe, men det er noget der kræver nærmere drøftelser, da der er usikkerhed i bestyrelsen, om det overhovedet vil afhjælpe noget. 5. Cykelstativer Drøftelse af nye cykelstativer. Hvilke skal vi have? Hvor skal de stå? Udfordringer? Tidsplan! Bilag 2: Udkast til plan for nye cykelstativer omdeles til alle i postkasserne. Ud over Hannes forslag, er der enighed om, at der skal opstilles flere stativer i Herninggade. Ift. forslaget, så er det ikke relevant at opstille noget i gården tættest på Århusgade. Ift. Elefantgården kan der ikke stilles nogle enkeltstativer op langs hækken. Andre steder droppes enkeltstativer også. Arbejdet kan ikke udføres før foråret pga. vejret. Jan indhenter tilbud for at se, hvor mange stativer 3

4 vi kan få for de budgetterede midler. Afhængigt heraf vil bestyrelsen overveje om man vil tillade en mindre budgetoverskridelse, da det er billigere i længden da der skal betales ofr opsætning og levering hver gang. 6. Kælderrenovering Meldingen fra Jan og Michael er, at de er klare til at gå i gang. Men kan vi gå i gang før højtvandslukkerne er installeret, såfremt de bliver besluttet? Er det en fordel at gøre det samtidigt? Jan har indhentet tilbud på højvandslukker til de små brønde, men der skal udtænkes specielle løsninger flere steder, hvor der er store og/eller komplicerede kloakbrønde. Kælderrenoveringen igangsættes så snartvi har fået lavet højvandslukkere i Århusgade. Det er allerede besluttet at installere højtvandslukkere i ÅHG i foråret som en del af pilotprojektet. Så dette kan vi gøre uafhængigt af, hvad der besluttes for resten af ejendommen. Som minimum vil man skulle lave de højtvandslukkere, der er indendørs. Der vil være et problem med de brønde der er udenfor, da disse ikke kan laves med højvandslukker. Vi afventer de sidste informationer inden vi sætter endeligt gang i projektet. Der skal også holdes et fælles møde med Jan og Michael den 12. december inden nogen endelig beslutning træffes. Etableringen af højvandslukker bliver igangsat og varslingsbreve skal udsendes til beboerne i Århusgade. Der er tale om en varslingsfrist på tre måneder. Jan sørger for at Troax fremstiller og leverer de nye kælderrum i metal. 7. Second Chance Status for ansøgningsprocessen. Mødet med Anders Wig, Tanja Jordan m.fl. i dag var levet aflyst. I stedet afholdes møde torsdag den 24. november, hvor Jasper deltager. Jens forklarede at RealDania kampagnen om det gode boligliv fokuserer på mere bløde værdier, som fælles faciliteter etc. Tanja Jordan står for at skrive ansøgningen, og sender et udkast til høring. Bestyrelsen er med på, at lejlighedssammenlægninger kan blive en del af 4

5 projektet. Vi skal slå på at projektet er nyskabende, men realistisk. Bestyrelsen har givet lov til at Jens og Jasper går videre med projektet, og har mandat til at komme med indspark og ideer til projektet, og orienterer bestyrelsen løbende. 8. Skybrudssikring Status for: Varslingsbreve Ekstraordinært afdelingsmøde Varslingsbreve: Vi udsender ca. 160 varslingsbreve (se Jans liste) I varslingsbrevet skal indføjes en passus, hvor man kan henvende sig til Jan eller aflevere en nøgle, hvis man allerede har rengjort sit kælderrum. Jan skal derefter tjekke om det passer. Jasper har kontakt til Birgitte Richter vedr. udformningen af varslingsbrevene. Det er aftalt, at hun sender et udkast til gennemsyn inden det sendes ud til beboerne. Ekstraordinært afdelingsmøde: Der indkaldes ikke til noget ekstraordinært møde før vi har endelige beregninger på, hvor meget etablering af højvandslukker vil medføre i huslejestigning. 9. Bemanding Se. Pkt. 3 Hvor meget vikar er der på? Behov for særlige foranstaltninger, hvis der kommer meget sne. Hvordan går det med Ronny? 10. Udendørsbænke Vedligeholdelse og reparationer i vintertiden. Hvad gør vi? Hvad er gjort? 11. Gråvand/sekundavand Anlægget har en ærgerlig tendens til at sætte ud i weekenderne. Har vi været uheldige eller er det samme problem hver gang? Hvad bliver gjort? Der foretages ikke yderligere. Bænkene er lavet af lærketræ, som er vedligeholdelsesfrit. Det er forskellige problemer der gør, at såvel gråvands som sekundavandsanlægget sætter ud nogle gange. Tit er det selve programmeringen, som forårsager problemerne. Jan melder at det ikke sker så ofte. Der er ikke nogen knap vi kan trykke på, og firmaerne har ikke nogen weekend service. Alt i 5

6 alt kan vi ikke rigtig gøre noget. 12. Juletræstænding 27. november Arbejdsdeling er på plads: Juletræer + lys: Jan Koordinering af indkøb: Helen Uddeling af opslag: Anne/Jasper Deltagelse: Alle. Vi mødes kl. 14. Er der andet, vi skal huske? Jan kommer og deltager i juletræstændingen søndag. Træerne leveres onsdag og bliver pyntet torsdag. Der er af sikkerheds og forsikringsmæssige hensyn hyret en elektriker til at tilslutte strømmen. Bestyrelsen mødes kl. 14 så vi kan få købt ind og gjort klar inden arrangementet starter kl IT i bestyrelsesrummet Status for opsætning af udstyr. 14. Nyhedsbrev Næste nyhedsbrev kommer januar Bilag 3: Korrespondance med beboer og ejendomskontoret om hærværk/tyveri af cykel. Punktet er udskudt til næste møde. Jens ser på den bærbare computer og får den opdateret og tilsluttet til printeren. Der skal muligvis installeres nogle programmer på den inden den kan tages i brug. Der sker flest cykeltyverier uden for kælderarealerne. De indbrud der sker i kældrene foretages efter alt at dømme af beboerne eller tidligere beboere, da der ikke er adgang til kældrene uden nøgle. (vi kan ikke gøre noget ved det andet end at italesætte det over for beboerne.) Vaskerier fremvisning og noget om sæbedosering. Juletræstænding Højvandslukker Kælderrenovering 15. Næste møde og punkter til dagsorden. Næste bestyrelsesmøder fastlægges. Punkter, som vi gerne vil have på dagsorden til driftsudvalgsmødet, aftales. Næste bestyrelsesmøde: onsdag den 11. januar Juletræstænding 27/11 kl Driftsudvalgsmøde 12/12 kl Eventuelle sager inden næste ordinære bestyrelsesmøde vil i videst muligt omfang blive søgt behandlet via e mail i bestyrelsen. 16. Eventuelt Der skal indkøbes og monteres håndtag på vinduerne i opgangene. Jan er opmærksom på, 6

7 hvilke opgange det drejer sig om. Der er problemer med at få radiatorerne til at varme, medmindre man indstiller termostaten på 4 5. Der er blevet bevilget kr. fra den egen trækningsret til miljøgården.. Julegave til Jan og Ronny. 7