ANDELSBOLIGFORENINGEN JoJo

Transkript

1 Ordinære åbne Mødereferat rev Mødedato: 27. oktober 2015 Kl. 18:30-21:30 Emne: Ordinært Bestyrelsesmøde AB JoJo Deltagere: Anders Brammer (AB) Anne Lundsmark (AL) Bjarne Brændeskov (BB) Ditte Bjarnild (DiB) Mette Nielsen (MN) Mikkel Jørgen-Jensen (MJJ) Morten P. Nielsen (MPN) Sune Vinfeldt Svendsen (SVS) Titte Kalsbøll (TK) Fraværende: Cc: Birgitte grubbe, Sekretariatet AB JoJo Vor ref.: Morten P. Nielsen (MPN) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 27. oktober Valg af facilitator og referent 2. Godkendelse af dagsorden 3. Godkendelse af referat af den & Underskrivelse af diverse dokumenter: 5. Præcedens sager 6. Højprioritets sager a. Bestilling af Juletræer 1 stort og 8 små for kr. c. Bestyrelsen skal attestere tilbagebetaling af 1.637,28 kr. pga. misbrug af vaskekort. 7. Det nye kvist projekt a. Orientering b. Orientering om låneudbetaling fra RD 8. Formandsudvalget a. Økonomi b. Orientering om kassekreditten. c. Opgaver løst af sekretariats siden sidste bestyrelsesmøde d. Ansøgning til julefrokost e. Ove Bech Holdesen f. LUKKET Skyttegade 8 * 2200 København N * Tlf.: * Fax: * Mandag, tirsdag og fredag åben Torsdag 7-10 og onsdag telefonisk henvendelse mellem 16-17, personlig henvendelse Bestyrelsen træffes første onsdag i måneden 18 19

2 g. Administrationssystem 9. Beboer & kommunikationsudvalget a. Orientering omkring hjemmeside og logbog. b. Skilt til HEG7 omkring trappe c. JBG 6, 1.th - forespørgsel om etablering af tørrekælder 10. Salgsudvalget a. Fremvisning 11. Bygge & medieudvalget c. LUKKET e. LUKKET 12. Beboerinfo 13. Evt. a. Principper for kommunikation b. Cykelparkering i Struenseegade

3 Mødereferat for bestyrelsesmøde den 27. oktober Valg af facilitator og referent Mette og Morten 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt med få ændringer 3. Godkendelse af referat af den & Godkendt 4. Underskrivelse af diverse dokumenter: Delux Underskrevet faktura nr beløb: kr ,75 Grubbe Underskrevet faktura nr beløb: kr ,00 Svendborg Architects faktura nr. 427 beløb: kr ,75 Bech-Bruun underskrevet faktura nr beløb: kr ,75 5. Præcedens sager 6. Højprioritets sager a. Bestilling af Juletræer 1 stort og 8 små for kr. Bestyrelsen godkender opsætning af juletræer. Vi ønsker at spørge det ny oprettede kulturudvalg om de vil stå for årets juletræstænding. Hvis de ikke ønsker at stå for dette, vil bestyrelsen i år arrangere det. Bestyrelsen godkender et beløb på kr. inkl. moms til afholdelse af arrangementet. c. Bestyrelsen skal attestere tilbagebetaling af 1.637,28 kr. pga. misbrug af vaskekort. Bestyrelsen mangler info om hvordan og hvad de skal attestere. 7. Det nye kvist projekt a. Orientering Pelle har udformet et udkast til beboerskriv Byggeleder er blevet udskiftet efter ønske fra bestyrelsen. Den nye byggeleder, Leif, starter på torsdag. Der skal udarbejdes en ny læsevenlig tidsplan som tager højde for forsinkelserne vi har på nuværende tidspunkt. Der sættes store værn hele vejen rundt (både mod gården og gaden), da dette på nuværende tidspunkt, vurderes som den potentielle, billigste løsning. Dette betyder at der evt. senere vil skulle udskiftes maks. 7 værn, men sandsynligt kun 2 værn mod gaden, såfremt KK fastholder deres nuværende krav om den tilbagetrækkende placering af værn. Der er konstateret kondens og råd ved brandkarmene pga. anvendelse af gips i stedet for træforskalling. Udskiftning koster kr. eks. moms pr. brandkarm (heri er ikke indregnet udgifter til følgeskader fra råd). Der skal på nuværende tidspunkt udbedres skader i 2-6 brandkamre. Det forventes at dette antal stiger. Udgifter trækkes indtil videre som løbende vedligeholdelse. Alle fejl og mangler dokumenteres fortsat løbende. De nye skader har medført en yderligere forsinkelse på ca. 2 uger.

4 Der er ved at bliver udarbejdet en plan for udbedring af følgeskader, samt budget for samme. Det understreges at dette skal holdes adskilt fra kvistprojektet. Det kan evt. være nødvendigt at indhente nyt tilbud for fejl og mangler som ligger ude over kvistprojektet, for at sikre konkurrence dygtige priser. b. Orientering om låneudbetaling fra RD Etableringsomkostninger er blevet ca kr. billigere end forventet, dog er ydelsen lidt højere. 8. Formandsudvalget a. Økonomi Formanden orienterede om økonomien. Det ser ud til at der er poster som er bogført forkert under kulturlejligheden. Annette bedes se på regnskabet for kulturlejligheden, er der dele af udgifterne der er budgetteret forkert. Ved spørgsmål, ring til Morten. b. Orientering om kassekreditten. Foreningens kassekreditten er sløjfet for nu, da foreningen afholder udgifter til den, men i realiteten ikke bruger den. Kassekreditten kan genetableres under samme vilkår, inden for de næste 2 år, skulle behovet opstår. c. Opgaver løst af sekretariats siden sidste bestyrelsesmøde Annette har besvaret en beboerhenvendelse, fra bestyrelsen. d. Ansøgning til julefrokost Bestyrelsen godkender medarbejdernes ansøgning om midler til julefrokost, kr. per person. e. Ove Bech Holdesen Holdesen har stævnet foreningen, i det han mener at have penge til gode. Bestyrelsen mener forsat ikke det er tilfældet. Det er foreningens advokats vurdering, at vi har gode chancer for at vinde sagen. Bestyrelsen godkender at bruge Bech Bruun til at varetage sagen. f. LUKKET g. Administrationssystem Det nye administrationssystem er næsten klar til at gå luften, nogle få detaljer skal tilpasses, hvorefter den sættes i gang. 9. Beboer & kommunikationsudvalget a. Orientering omkring hjemmeside og logbog. Hjemmesiden er opdateret med logbog. Siden er nu næsten 100% oppe at køre. Der er pt 200 tilmeldte nyhedsbrevet og 80 til logbogen. b. Skilt til HEG7 omkring trappe Der er udformet et skilt til trappen, som nu opsættes ved lokalet og trappen. Annette sørger for at skiltet opsættes. c. JBG 6, 1.th - forespørgsel om etablering af tørrekælder Det blev besluttet at bestyrelsen ønsker at arbejde videre med idéen. Vi har dog behov for at få klarlagt følgende:

5 Er der nogle rum i umiddelbar forlængende af vaskerierne som kan inddrages? Hvordan kan vi håndtere fugtproblematikken? Der skal findes en måde at melde klart ud at brug af evt. tørrekældre er på eget ansvar. Annette, kontakter Sune vedr. ovenstående. Annette svare beboeren at der arbejdes videre med forslaget. 10. Salgsudvalget a. Fremvisning Det blev besluttet at ændre struktur for fremvisning, således at hver lejlighed vil blive fremvist i en time, dog ændres intervallet mellem hver fremvisning ikke, således der vil være et overlap i mellem to fremvisninger. Fremvisning vil således fortsat starte hver halve time 11. Bygge & medieudvalget c. LUKKET e. LUKKET 12. Beboerinfo Der ligger et udkast til beboer skrivelse, der lige skal gennemgås og tilpasses, så den kan sendes ud. Anders og Morten laver denne klar. Ny byggeleder til kvistprojektet. Opsætning af jueltræer. Juletræstænding. Vi arbejder på muligheden for at få tørrekældere. Det nye digitalt administrations system er næsten klar til at gå i luften. Hjemmesiden er nu 97% færdig. Den eksterne venteliste, over 1000 opskrevne 13. Evt. a. Principper for kommunikation Bestyrelsen diskuterede den gennerelle kommunikationsstrategi fra bestyrelsen til beboere. Bestyrelsen finder det optimalt, at informere løbende og i stor stil. Det blev pointeret at det er vigtigt at få kommunikere ud hvad man kan forvente at få information om, samt hvor ofte. b. Cykelparkering i Struenseegade Bjarne havde undersøgt mulighederne for at få etablere nye cykelparkeringspladser i Struenseegade, gennem cyklistforbundet, men det kunne ikke lade sig gøre, da de ikke ville være med til at nedlægge parkeringspladser.

6 Referatet godkendes & underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer, der ved sin underskrift bekræfter at have læst og blevet orienteret om de vedtagne beslutninger nævnte i referatet: Anders Brammer (AB) Anne Lundsmark (AL) Bjarne Brændeskov (BB) Ditte Bjarnild (DiB) Mette Nielsen (MN) Mikkel Jørgen-Jensen (MJJ) Morten P. Nielsen (MPN) Sune Vinfeldt Svendsen (SVS) Titte Kalsbøll (TK)