Kvartalsmøde og Bestyrelsesmøde i Nordhavnsgården

Transkript

1 Kvartalsmøde og Bestyrelsesmøde i Nordhavnsgården Tid: 29. maj 2012 kl Sted: Beboerlokalet Tilstede: Anders, Jasper, Jens, Hanne, Helen, Jan. Dagsorden Referat 1. Valg af referent og ordstyrer. Referent og ordstyrer: Helen. 2. Kvartalsmøde med Jan Driftsøkonomistatus. Status for flyttelejligheder i Hvornår holder Jan og Ronny ferie? Anlæg Dagsordenspunkter: 3-12 Evt. Konto 114, 115 og 116 blev gennemgået. Konto 114: Vedrører rengøring og løn/afløsning: Der er et procentuelt mindre forbrug. Det er helt normalt, fordi der kommer aflønning til vikarer i sommerferien. Så retter det sig op. Konto 115: Vedrører alm. Vedligeholdelse. Der er brugt lidt over halvdelen. Det skyldes, at vi allerede er oppe på 21 opsigelser (frem til 15/9), herunder nogle dyre flyttelejligheder. Konto 116: Vedrører henlæggelserne (PPV). Der er ikke trukket så meget endnu på denne konto. Vi har lidt usædvanligt haft 5 dødsboer, 2 fogedsager og 4 interne flytninger. Ferie. Jan holder i uge og Ronny i Anlægget i beboerlokalet. Anders henter snarest forstærkeren, som har været til reparation, en enhed var gået i stykker. Regning: kr. Problemet er, at der opstår spændingsforskel, når folk tilslutter pc til udgang. Anders sætter en mærkat på anlægget, som siger, at folk skal huske at slukke computeren, når de tilslutter kablet. Der har været relativt mange udlejninger i beboerlokalet. To gange er der nogen som ikke har hentet nøglen. Derfor besluttet at depositum fremover indkræves ved bestilling af lokalet. 3. Sekundavandsanlæg. Der har været store problemer med sekundavandspumpen og manglende vand til Problemet er tilsyneladende løst ved at omjustere pumperne, så de ikke længere er helt så fintfølende. 1

2 toiletskyl. Er problemet løst? Hvad er der gjort? Hvornår tilkalder bestyrelsen vvs-vagt? Hvornår kontakter vi Jan? Kan bestyrelsen oplæres i at genstarte systemet? Aftalt at vi fremover ringer til Jan, før vi ringer til vvs-vagt. Søren har lært at genstarte gråvandet, men ingen kan pt. genstarte sekundavandet. Det er muligt at oplære bestyrelsen, det er ret simpelt, men pt. ikke nødvendigt, fordi problemet er løst. Besluttet at Anders bliver oplært i gråvandet. Hvilke opgange er på hvad? Sekundavand: HG 2-14; ÅG ; ØG Gråvand: ØG 153 th-161; HG Drikkevand: ØG 151+ ØG 153tv. Besluttet at skrive dette ind på hjemmesiden. 4. Kælderrenovering. Status for Århusgades kælderrenovering. Hvordan er det forløbet? Hvilke udfordringer og successer har der været? Troaxburene er sat op i sidste uge på 2 ½ dage. Der er brugt en lidt anden type, end vi havde regnet med, men det er ligegyldigt, for det ser godt ud. De har glemt at male loftet et sted og det skaller lidt nogle steder, så malerfirmaet kommer og maler igen. Hvis det smuldrer af igen, så kan vi ikke gøre noget ved det. Der er ikke sat låse på endnu og der mangler kabler, så derfor kan folk ikke flytte deres ting ind endnu. Belysningen fungerer fint. De lyse gulve lysner rummet og frisker op. Lugten er markant anderledes. Der er sat højvandslukkere i de 4 brønde. Tidsplanen er overholdt af håndværkerne, hvis man ser bort fra branddørene. De kommer først i uge 23. Der har ikke været store udfordringer mht. beboerne, udover at nogle ikke havde tømt deres rum, men det var trods alt forventet. Jan lovede at beregne det endelige regnskab for pilotprojektet. På den baggrund vil han lave en vurdering af, hvad eventuelle kommende etaper forventes at beløbe sig til. Vi har indtil nu taget 1/6 af kælderarealet, så vi mangler cirka 5/6. Læring: Der behøver ikke at blive reserveret 2 hele weekender til, at man kan sætte sine ting i containeren, for der var kun én person som henvendte sig i den først weekend. Branddøre skal bestilles i god tid, fordi det ikke er standardmål. 5. Cykelstativer cykelrazzia. 2

3 Der er truffet beslutning om, hvor de skal placeres, så tilbage er at bestille og få dem opsat. Bestyrelsen er indstillet på, at lade Jan træffe beslutning om, hvornår dette skal gøres ift. de øvrige opgaver, ejendomskontoret har. Skal der igangsættes cykelrazzia i år? Cykelstativer: Bestilles og opsættes i løbet af sommeren. Udfordringen er vi ikke har plads til alle cykler med den type cykelstativer, vi får. Særligt problematisk i elefantgården. Cykelrazzia. En nylig foretaget tælling viser, at der kun er cirka 15 herreløse cykler, så vi laver ikke cykelrazzia. Besluttet at vi laver en kampagne, i form af en seddel, hvor vi opfordrer folk til at sætte deres cykel i cykelkælderen. Bestyrelsen laver sedlen og Jan sørger for uddeling i postkasserne. 6. Solcelle-ventilation Hanne har foreslået vi kigger på solcelleventilation. Drøftelse af forslaget med udgangspunkt i bilag. Bilag 1: Annonce fra Solarmagic. 7. Tømning og rengøring af kælderrum. Status for tømning og rengøring af kælderrum efter oversvømmelsen. Jan vurderer, at typen virker. Kan måske også beskytte facaden. Problemet er, at de skal sidde på nordøst-vendte facader hos os og hvor der ikke kommer nok sol. Det vil få betydelig indvirkning på bygningens arkitektoniske fremtoning. Besluttet at udsætte projektet på ubestemt tid. Tænke det sammen med altaner eller tag skal med i helhedsplan. Der mangler kun at blive tømt og rengjort ét rum, som er fyldt, men ikke har vandskade på tingene. Projektet betales alligevel ikke direkte af beboerne men via Jan og Ronny s ressourcer. De folk, som ikke havde givet besked, viste sig at have tomme rum. Så arbejdsbyrden har ikke været så stor for Jan og Ronny. 8. Udearealer Jaspers forslag til højbede videre drøftelse. Forslag fra beboer til indkøb af diverse ting. Bilag3: Forslag fra beboer. Bilag 3b: Østerbro Byttemarked. 3 Bestyrelsen er meget tilfreds med at alle kælderrum nu er tømt og desinficerede. Jaspers højbede: Forslag om at lave højbede, løvstikke, dild, rabarber, persille og plante ramsløg, skvalderkål, noget som kan passe sig selv. Lokalplansmæssigt er der ikke problem i at sætte højbede inde i gården. Bestyrelsen synes, at det er en god idé. Jan og Ronny har ikke noget imod det, bare de ikke skal vedligeholde det. Jasper tager teten og laver i først omgang ét højbed som forsøg. Et ordentligt bed. Han forventer at lave det som et socialt arrangement.

4 Forslag fra beboer om indkøb af borde-bænke og kuglegril: Jan oplyste, at der er fem borde-bænke-sæt, som alle er i okay stand og 1 sæt i ÅG-gården, som er en smule ramponeret. Men ingen opholder sig i ÅG-gården, fordi der ikke er sol. Bestyrelsen vurderer derfor ikke, at der skal opsættes nye borde og bænke til ÅG-gården. Bestyrelsen gik en inspektionstur på stillevejen og besluttede i stedet, at der indkøbes og opsættes ét nyt bordeog bænkesæt på stillevejen. Bestyrelsen er ikke indstillet på at indkøbe kuglegrill. Det er noget, som beboerne burde have økonomisk råderum til selv at købe til privat brug. Bestyrelsen vil i stedet undersøge muligheden for at købe en lidt større og mere robust slags grill, evt. en muret og sektionsinddelt. Beboeren har ønsket at opsætte seddel om Østerbro Byttemarked. Besluttet at give beboeren grønt lys hertil. 9. Miljøgård. Ejerforeningen Vordingborggade behandlede fuldmagt på deres generalforsamling den 23. maj Bilag 4: Tilbagemelding fra naboejendommen. 10. Status for dødsbo. På sidste møde aftalte vi, at Hanne skulle kontakte embedslægen vedr. dødsbo i opgang ØBG. 157, som endnu ikke var blevet ryddet/rengjort flere måneder efter at beboeren havde ligget død i 2 mdr. Nu har der endelig været nogen at gøre rent. Var det Hannes henvendelse som fik sagen til at rykke? Hvornår er lejemålet klar til udlejning? Bilag 5: Dødsbo 4 Ejerforeningen har godkendt forhøjelsen af muren i naboskellet. De opfordrer os dog til at tage hensyn til at regnvand ikke løber uforholdsmæssigt ned på deres matrikel, hvilket vi naturligvis vil forsøge at tage højde for. Vi kan dog ikke se, hvordan der skulle opstå et problem med regnvand. Det er givet videre til Hedevig Østergaard, og så forventer vi, at der bliver taget hånd om det. Advokaten har overdraget rengøring og tømning til fsb. Jan fortalte, at afdelingen får udgiften til istandsættelse, hvis ikke boet kan betale det. Det er tilfældet her. Et skøn er at det kommer til koste kr. at istandsætte. Blandt andet helt nyt gulv. Lejemålet er klart til udlejning den 1/7. Svært at sige, om Hannes henvendelser og insisteren har gjort en forskel. Jan fortalte noget nyt. En omsorgsfuld beboer i HG24 har faktisk haft ringet til afdødes bror, dengang han var savnet i slutningen af 2011, men broderen har ikke reageret på henvendelsen.

5 11. Altanundersøgelse. Hvad endte vi med at aftale? Gør vi det i år eller lægges det sammen med helhedsplanen? Jan sætter undersøgelsen i gang nu, for at få fastlagt holdbarhedsdatoen hurtigst muligt og fordi vi har pengene. Det bliver et lidt større arbejde. Det bliver en uvildig undersøgelse. Hvis muligt får vi også bud på egnede modeller og om der er synergieffekter ifm. tag. Aftalt med Jan at han kontakter Helen når han har indhentet et tilbud, inden har sætter det i gang. 12. Vaskerier - diverse. Status for larmende tumbler i Øbg th. Onlinebooking virker stadig ikke. Instruktioner til tumbler nedtaget? Fund af kanyle - status. Bilag 6: Kanyle. 13. Sommeraktiviteter Forslag fra beboer til sociale aktiviteter. Samme bilag som til punkt 8. Tumblerproblemet er løst men onlinebooking i ØG virker fortsat ikke Jan hiver fat i Miele. Instruktionen nedtages. Fund af kanyle: Vi er i tvivl om hændelsesforløbet, så Jan snakker med Søren for at få hændelsesforløbet afklaret. Jan har allerede checket, hvem der har været inde i vaskeriet, men han kan ikke forestille sig, at det var nogle af dem, som han kan se har været derinde, som har efterladt kanyle. Det er en engangshændelse, som vi ikke gør mere ved. Hvad skulle vi også aktivt kunne gøre? Vi og Jan må blot være obs på, om det sker igen. Beboeren har foreslået bestyrelsen at indføre en årlig fælles sommer-grillfest. Beboeren vil gerne være en del af en festkomité, men kan ikke påtage sig ansvaret som tovholder. Bestyrelsen har ikke kræfter til at på at være drivkraft for at der afholdes en årlig grillfest. Vi bruger i forvejen mange timer af vores fritid på bestyrelsesarbejde. Besluttet at foreslå beboeren at stille forslag om nedsættelse af et aktivitetsudvalg bestående af beboere, som planlægger og trækker læsset ifm. forskellige arrangementer, og som refererer til bestyrelsen. Aktivitetsudvalget kan ikke få fri disposition over aktivitetsmidlerne kr. årligt - men kan indstille bestyrelsen om brug af midlerne. Bestyrelsen bør under alle omstændigheder få udarbejdet nogle regler for aktivitetsmidlerne. Der må også være nogle regler, som fsb har fastsat for aktivitetsmidlerne, som vi skal huske på. Sektion 5 har måske noget liggende, som vi kan genbruge, hvis vi på et tidspunkt skal udarbejde et kommissorium for et 5

6 aktivitetsudvalg. 14. Afdelingsmøde Fastlæggelse af dato. Forslag til dirigent. 15. Meddelelser, post, mm. Orientering om nye husordensager og andre klagesager. Regnskaber for aktivitets- og rådighedsbeløb Driftsregnskab Oprydning i bestyrelsesrummet. Tilbagemelding fra repræsentantskabsmøde. Referat af bygningsgennemgang, herunder efterfølgende korrespondance med driftschefen. Konference i TI om bygninger og skybrud 13/6 og tilhørende workshop 14/6. Bilag 7: Referatet af bygningsgennemgangen eftersendes, hvis det når at komme inden mødet. Bilag 8: Konference i TI. Dialog med driftchefen. Bilag 2: Oprydning i bestyrelsesrummet. Torsdag den 20. september Vi spørger Hanne Sjuneson, tidligere bestyrelsesmedlem, om hun vil være dirigent. Der er kommet to nye husordensager og der verserer to andre klager vedr. driften, som driftschefen har hånd i hanke med. En beboer har anmodet om at få fjernet due-nettene, fordi de er gået i stykker og ikke forhindrer duerne i at komme ind. De var alligevel opsat som forsøgsprojekt for mange år siden. Derfor bliver nettene nedtaget. Regnskaberne er blevet godkendt af vores revisor, inden hun fraflyttede. Driftsregnskabet for 2011 er opgjort. Årets overskud blev: kr. Helen og Anders har underskrevet. Bestyrelsesrummet er nu opryddet og rengjort af Hanne og Søren. Anders mangler at fikse kopimaskinen, han kontakter Jan ang. Serviceaftalen. Repræsentantskabet: Jasper er blevet valgt som 1. suppleant med stort flertal. Anders sagde, at det er vigtigt, at vi er der pga. den demokratiske proces. Men ærgerligt at folk tager lokale/detaljerede/personlige ting op, i stedet for generelle/overordnede/strategiske. Det er surt, at vi skal spilde vores tid på folks personlige kæpheste eller lokale problemstillinger. Helen har haft korrespondance med driftschefen om bemærkninger ti l det første udkast til referat af bygningsgennemgang. Der er skrevet nogle ting ind i et nyt udkast, som tilgodeser nogle af bemærkningerne. Et spørgsmål om henlæggelserne kunne ikke umiddelbart løses og tages op på budgetmødet. Helen fremsender det endelige referat. Hanne deltager på konference om skybrud og bygninger på Teknologisk Institut. Helen kontakter driftschef ang. Tilmelding og betaling og opfordrer samtidig til, at nogen inde fra fsb deltager. 6

7 Referat af sektion 5 møde er kommet. Helen, Jasper og Hanne deltager i sektion 5 ekskursion 2. juni. 16. Nyhedsbrev Der var intet hertil. Næste nyhedsbrev udkommer september Næste møde og punkter til dagsorden. Næste bestyrelsesmøder fastlægges. Sektion 5 ekskursion 2. juni. Bestyrelsesmøde tirsdag 10. juli kl. 18. Budgetmøde i fsb afventer. Bestyrelsesmøde i august afventer. Helen laver forslag til møder i august/september. Afdelingsmøde torsdag 20. september kl. 19. Sektion oktober kl. 18 Sektion januar Eventuelt Hvad sker der med vinduerne i vaskeriet? Vi har besluttet at de skulle udskiftes i år? 7