Åbent referat af bestyrelsesmøde nr. 13 d

Transkript

1 1. Formalia Åbent referat af bestyrelsesmøde nr. 13 d (a) Ordstyrer: Natashia (b) Referant: Monika (c) Til stede: Camilla, Ditte, Kim, Monika, Nanna, Natashia, Trine og Kolding fra pkt. 10. (d) Godkendelse af referat fra : Monika skriver alle steder med Trine skriver: om til 3. person. Ellers er det godkendt. 2. Beskeder (a) Camilla: Jeg har holdt møde med SSF13, hvor vi har snakket om de ting, vi mangler, og vi har også nu fået de sidste sponsoransøgninger sendt afsted, så vi håber på at få lidt penge ud af det. Så har jeg også været til til middag hos Monika, hvilket var rigtige hyggeligt, og byturen derefter var også super sjov. Så blev der holdt køkkenrengøring oppe på PF køkkenet om lørdagen, hvor kun diplom kemi og s/m sendte en. Det synes jeg var lidt for dårligt, og det er noget, vi skal tage videre til de faglige råd, der benytter køkkenet. Så er der også blevet afholdt skiturssamtaler, så vi har snart fundet frem til dem, der skal stå for det i år. (b) Ditte: Har været til møde med IDA baggrundsgruppen og har kontaktet biotekkere og fødevarestuderende fra KU LIFE for at høre, om de vil være med i baggrundsgruppen. Været til møde med Bente Wibom og Jørgen Jensen, hilst på Anita, som er den nye projektleder på Grøn Dyst, været til møde med vektorer, der ikke mødte op til undervisningsdag, snakket om ny aftale mellem fredagsbarer og DTU med Niels Turpie. Søgt i CV er og fundet en del profiler, som lyder lovende, så er spørgsmålet om de ville være interesserede i Virksomhedspraktik. Og så har jeg været til middag hos Monika, i byen med B13, fejret fødselsdag, haft sekretariatsvagt, opdateret intern ØK og fået sendt tekster om fredagscaféerne afsted til DTU. Så er jeg ved at lægge sidste hånd på PF hæfterne, der skal sendes til nystartende. Der kommer til at stå 100 kr. rabat ved køb af medlemskab samtidig med rustur og 50 kr. rabat ved weekendrustur. Rabatten kan refunderes, hvis man har været på rustur helt indtil 25. september (længere end de normale 14 dage) for så er det sidste chance i forbindelse med studiemessen. (c) Kim: {Møde lukkes} {Møde åbnes} Afholdt skiturssamtaler med Camilla. Brugt en del tid på at svare på en masse mails, der var blevet forsømt op til årsfesten. Holdt møde med Emil fra Ballerup og besluttet, at vi først starter center råd op efter sommerferien. Desuden har vi bedt ham aflevere informationer om økonomi og medlemmer, således vi kan få lavet et juridisk dokument, som overdrager alt til os. Pressemøde på rådhuset. Det gik ok. Vi skal have udfærdiget et notat med hvad vores bekymringer og lignende er. Derudover skal vi evt. skrive lidt læserbreve til Det Grønne Område. (d) Mikkel: Jeg har været til møde med Jørgen Jensen og Bente Vibom som var en fejlindkaldelse. Jeg har været til møde sammen med Kim og Emil fra Ballerup om hvordan vi får skubbet gang i processen med sammenlægningen og opstart af centerråd. Jeg har været til middag/kage hos Monika og haft en fed spontan bytur med giga drinks. Haft et par hyggelige dage med familie. Har afholdt jobsamtaler sammen med Natashia med plakat mand i Ballerup, hvor vi mere eller mindre har besluttet, hvem det skal være af dem. Har fået overtalt en fra Ballerup til at sidde med i DUU. (e) Monika: Har haft første møde med IDA-gruppen og prøvet at lære Skype. Har holdt formøder med CUU og DUU, er blevet overhældt med flormelis, hvilket ikke kan anbefales, har holdt børnefødselsdag og været i byen med B13. Har brugt hele weekenden på dels at være på stabsweekend (jeg ender måske endda med at kunne lave mad after det her kursus) dels at besvare gamle s. Har lavet en ISN-folder, som bliver vist frem for UPR, når Mathias Bach er færdig med layoutet, og forhåbentlig bliver til gavn for næste generation af ISN-repræsentanter. Har rettet politikpapir og skrevet IDA-overlevering. Og så har jeg prøvet det der med at studere. 1

2 (f) Nanna: Brugt en del tid på at finde ud af, hvad jeg nu skal, da årsfesten er klaret. Set lidt på klubberne og deres vedtægter. Været til IDA baggrundsmøde. Været til Etherrumsmøde. Til middag hos Monika. Haft en Kælderbarvagt med Grønnegård. (g) Natashia: Har snakket med John Loui Laursen, der har med DTU s telefoni at gøre, og spurgt ham om muligheden for, at PF s telefoner kan indgå under dette netværk. Han lød positivt stemt, og jeg sender ham en oversigt over, hvad vi har, og holder herefter et møde med ham. Har holdt budgetmøde med Booking og IT (Nicholas). Har holdt møde med et par KABS om sponsorering af vektor t-shirt. IAK kan ikke love noget, så vi betaler det med IDA s tilskud penge, hvis de ikke når at få andre sponsorater. (h) Trine: Arbejdet på hjemmeside. Kan nu se en ende på projektet. Krydsfelt bliver en del af PFs hjemmeside. Været til fødselsdag hos Monika, det var mega hyggeligt. Holdt min mindste nieces fødselsdag i Jylland. 3. Opfølgning (a) Igangværende projekter - Kælderbarsudvidelse: John finder tegninger fra de sidste 10 år. Der arbejdes på, hvordan det kan virke med brandudgange osv. Måske skulle man tage et møde med Rasmus Brandmand om vores muligheder. Der er styr på sådan nogle ting som ventilation og det, at vi måske skal tage nogle kvadratmeter fra DTU. Vi kommer måske til at skulle tage et par kvadratmeter fra nogle klubber. Planen skal op som punkt senere. - Hjemmeside: Trine skal på et tidspunkt have noget hjælp med oversættelse. - Rundellen (skal forblive som punkt under opfølgning til efter årsfest) (Kolding): Kolding har indgivet en skriftlig opdatering: Han har ikke stødt på ham, der kan printe klister ud, endnu. Kolding ønsker, at vi bekræfter, at vi er enige om, at der skal stå RUNDDELEN og efterspørger desuden navnet på ham nordmanden, der taler amerikansk, da han er manden, som Kolding skal have fat i. Vi bekræfter, at vi er enige om, hvad der skal stå. Nordmanden hedder Sebastian Stormoken. - PF væg på biblioteket: Vi skal ikke selv stå for at få sat vores logo på alligevel. Den klarer Plan&Projekt, og de betaler også for det. - Nøglesystem (Kolding): Kolding har indgivet en skriftlig opdatering: Han skal have kontrakter ordnet, inden han rigtig kan kaste sig over det, så der er et papir med aftaler, vi kan kaste i hovedet på folk oppe på gangen.de gamle nøgler bruger PKS stadig for at kunne komme ind af døren op til PF gangen, men det er den eneste funktion, de har. Jørgen Rønne er på ferie. Kolding har været oppe og spørge efter ham flere gange løbende, men har altid fanget ham når han er gået eller er til frokost. PKS har gæste-adgangskort. Dem kan Inge få til at fungere til PF-gangen, så de kan roligt aflevere deres nøgler nu. Det kan Kolding tage med sig videre. - Husorden: Laves i forbindelse med kontrakten til studentercenteret. - Plakatmand (Trine): Kolding har indgivet en skriftlig opdatering: Der er valgt en plakatmand. Kolding mangler bare telefonnumre på dem, så han kan ringe og fortælle, hvem det er blevet. KOlding mangler desuden en dato fra Trine, hvor plakatmanden kan få en introduktion til stedet her ude og til os og en rundtur med Lyngbys plakatmand (skal selvfølgelig også aftales med ham). - Kampagne for noget-for-noget fonden: Kampagnen kommer til at ske. Niels Turpie er meget positiv. Måske vil DTU trykke plakaterne. Kim viser det frem for os senere. Vi kan få lov at have det hængende, så længe vi vil. Skriv til Kim, hvis i har input. - Aktivfest for superaktive (Nanna): Er på to-do listen. Bliver stående. - Splitflag (Natashia): Er ikke købt endnu. Bliver stående. - Budget til tak-event efter årsfest (Natashia): Budgettet er 1000 kr. John vil tjekke gæstelisten igennem for os - det sørger Nanna for, hvorefter der bliver sendt en invitation ud (helst i dag). Nanna og måske Trine sørger for lidt mad. Vi holder arrangementet på kontoret, fordi det er mest personligt (så skal vi altså have ryddet op! Ellers sender det et forkert signal). Kim siger nogle bevingede ord om de frivilliges store engagement. 2

3 - Skabe til Krydsfelt: Camilla arbejder på sagen. - {Møde lukkes} {Møde åbnes} (b) Internt regnskab: {Møde lukkes} {Møde åbnes} (c) Krydsfelt: Kommer ind på PF s hjemmeside, og krydsfelt.dk kommer til at henvise til den. Halvårs-opdatering fra B13 lige efter sommerferien ville være godt at skrive. Deadline er d. 25. juni og Nanna vil gerne skrive den. (d) Andet? Brugsretsaftale: Vi kan måske godt få en brugsretsaftale på Ballerup allerede lige om lidt i stedet for at vente på den nye direktør. Vi snakker med alle relevante vi kender om det. 4. Overlevering (a) SU debat (Camilla): Skal snart have det gjort. (b) IDA-valg til B16: Der er kommet noget op i dag og det bliver udvidet løbende. (c) {Møde lukkes} {Møde åbnes} (d) Åbent hus: Er i gang. (e) OPtursoplæg: Er i gang. (f) N5T (Kim): Er i gang. (g) Fusion: Er i gang. (h) Kø-fest til årsfest (Nanna): Er i gang. (i) Årsfest: Er i gang. (j) Andet? Hjemmeside kommer løbende. 5. {Møde lukkes} {Møde åbnes} 6. IDA {Møde lukkes} {Møde åbnes} 7. Vidensby Hvad tænker vi om vidensby? Hvad tænker vi, at vi som studerende kan få ud af det? Kim skal til møde med den adm. direktør for vidensby-projektet og vil gerne have lidt input. Vi kan udtrykke, at vi er mistroiske overfor projektet, da vi endnu ikke har set noget som helst resultat. Vi undrer os over, at de studerende ikke bliver tænkt mere ind i projektet. En god måde for dem at vise goodwill på ville være at sponsorere vektorernes t-shirts. I det hele taget vil de gerne have, at der sker noget nede i Lyngby i forbindelse med studiestart. Vi kan tilbyde at have en post på stjerneløbet på rusturne, der handler om Lyngby. De vil også gerne gøre noget for de internationale studerende - hvad kunne vi tænke os? For en velkommen-til-rundvisning kan hurtigt blive segregerende... Vi tænker videre over det. En studiecafé eller et andet sted, hvor det giver mening at sætte sig med sin pc, ville give god mening for at få studerende til at gide opholde sig i byen. Hvis vi kan få det gratis at lave noget nede i kulturhuset, ville det også være godt - f.eks en rusjoint for både Lyngby og Ballerup campus - vi kan godt stå for det hele, og de må gerne få et vidensby-banner og/eller lov til, at borgmesteren holder en lille tale. 8. Drevet Bør Forretningsrådet have adgang til forretningssektor-drevet? De kan få deres egen bruger, da det giver mening, at de har adgang til det hele. De mennesker, som vi lader klare PF s økonomi, må vi jo stole på. De skal skrive under på en fortrolighedserklæring. Kolding indtræder. 3

4 9. Biblioteksforum Vi skal finde en person til at sidde i biblioteksforum, der blandt andet diskuterer, hvilke publikationer biblioteket skal have. Vi udpeger Natashia og Camilla. 10. Aktivfest i juni Natashia står for det. Vi har grill-tema lige som sidste år. Det bliver d. 17. juni. Ditte skriver til studiestarten. Vi laver ikke noget facebook-event, for det er kun for specielt inviterede. Vi kan lave en invitation med Kære rådsmedlemmer, studiestart,...,...,... for at skilte med, hvad slags aktive vi har inviteret. Ditte skriver det i PF-kalenderen. 11. PF året Et blad, der skal være klar engang i januar. Det er også oplagt at sende ud til PF Alumner. Kim snakker med Lisbeth om det. 12. Tøj Nanna viser noget frem, som hun har fundet i et katalog. Vi er i tvivl, om vi kan få det i de rigtige størrelser. Vi køber hver især en top/bluse/skjorte/ hvad vi nu lige synes, og så trykker vi dem fælles. Deadline er første dag i 3-ugers. 13. Rusbog Kommentarer, rettelser etc.: Vi ønsker læse lektier rettet til studere på s. 23. Og Monika vil gerne have sine fremhævede key-words tilbage i politik-afsnittet (der er jo ingen, der læser det hele, men måske når man at studse over ordene med fed skrift). 14. Vedtægtsændringer for Polymus (Trine) Tager vi næste gang. 15. Vedtægtsændringer og ejendomsret for PF Pokerklub (Trine) Vi vil gerne have skrevet, at revisoren ikke må være medlem af hverken den aftrædende eller tiltrædende bestyrelse. S-husets ledelse skal ændres til Polyteknisk Forenings bestyrelse. Dette skal også ændres i vores standardvedægter for klubber. Vi synes, at det virker som meget få mennesker at have til en generalforsamling, så vi råder dem til at indskrive en procentsats, der svarer til værentligt mere end de to personer, der er lagt op til. Hvis generalforsamlingen ikke bliver beslutningsdygtig, kan man indkalde til en ny med identisk dagorden, som så vil blive beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte. Hvis de ikke ændrer proceduren for generalforsamling, kan vi ikke godkende vedtægterne. 16. Oprydning Symaskinen i F er Mettes. Bordene på PF køkkenet skal skilles ad med hjælp fra nogle stærke mænd på fælleskontoret og pakkes væk. 17. Sekretariatsvagter (a) 3-ugers: Kolding mangler stadig at udfylde doodle. Han har lige tilmeldt sig 3-ugers og det er et øvelseskursus, så han ved ikke, hvornår øvelserne ligger. Ditte fordeler bare dem, der ikke kender deres skema. Så må vi bytte senere. (b) 15. maj i frokostpausen: Mødet er sat fra og det er ret vigtigt at Kolding kommer med til det. Trine tager den. (c) 17/5: fredag eftermiddag) Og der mangler også en til at stå i bar med Nanna til Origo-fest. Kolding står i bar med Nanna. Camilla tager starten af sekretariatsvagten og bliver måske afløst af Trine. (d) Tirsdag d. 21./5: Vi holder møde om formiddagen. Monika tager eftermiddagen. (e) 28/5: (Monika skal være på KU kl 10 og vi mangler en til om eftermiddagen) Ditte tager formiddagen og Kim tager eftermiddagen. 4

5 (f) 30/5: Natashia tager formiddagen. (g) 7/6: Nanna er ikke hjemme. Kommer op, når vi kommer tættere på. 18. Beskeder til faglige råd Kun to mennesker til køkkenrengøring - det er for trist. Husk at tilmelde jer fodboldturneringen 15. juni. Aktivfest d. 17. juni. 19. Næste møde (a) Punkter til næste møde: - Vedtægtsændringer for Polymus - Forretningrådsformanden i sommerferien - Kælderbarsudvidelse (b) Tid/sted: Tirsdag d. 21/5 kl (c) Kokke: Vi køber morgenmad i S-huset. 20. Eventuelt (a) Kolding fået en mail fra en præst i Ballerup som gerne vil have et møde med os. Der er dog 2 præster tilknyttet der ude (?). Kolding prøver at se, om det kan lade sig gøre i 3-ugers, ellers bliver det først efter sommer. Mødet er bare en snak om, hvad vi kan bruge hinanden til. (b) Kolding er blevet kontaktet af en, der vil lave en bæredygtig festival (Kolding ser den selv lidt som en dødssejler). Han søger frivillige der f.eks ville kunne lave bæredygtige løsninger ala-roskildefestivalagtige-ting; er det noget vi vil lægge på portalen? Vi henviser ham til Roskilde-DTU-gruppen og Innovatoriet, hvor han for eksempel kan hænge et projektopslag. (c) Kommunikationsafdelingen har ringet til Kim angående en image-undersøgelse i Ingeniøren, hvor DTU er blevet nr. 1 på de studerendes liste over steder, man tror det er godt at arbejde. Kim er blevet bedt om at komme med en kommentar. Vi siger, at vi er glade for, at studerende bliver ansat til at vejlede studerende, samt at et godt studiemiljø nok bidrager til det gode image. (d) Vi skal skrive noget om PF til kommunikationsafdelingen i Ballerup. Vi vælger at lægge fokus på det studenterpolitiske og på, at vi gør noget for studiemiljøet. (e) Ditte viser leggins frem til vores kostume, og vi vælger nogle. Ditte og Nanna bestiller dem. Ang. trusser, PF-trøjer mv. laver vi en fælles bestilling hos H&M. 5