Referat af generalforsamling den 7. april 2012 på Hotel Abildgård i Sandkås (en del af Hotel Friheden)

Transkript

1 Ejerforeningen BOESVANG Referat af generalforsamling den 7. april 2012 på Hotel Abildgård i Sandkås (en del af Hotel Friheden) Tilstede fra bestyrelsen: Alex Næstholdt, Verner Christoffersen, Gerda Ilsøe og suppl. Henrik Jørgensen. Til stede blandt ejerne: lejlighed 6, 7, 8, 11, 12, 13, 19, 20, 21, 22, 25, 28, 30, 31 og 39. Valg af dirigent: Som det første skulle der vælges en dirigent, og Vibeke og Elo Jensen havde denne gang foreslået en dirigent uden for ejerforeningens midte, Finn Rasmussen. Da der ikke var indsigelser mod dette forslag, blev Finn Rasmussen valgt. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt varslet og indkaldt. Da Vibeke Jensens dagsordenspunkt var vanskeligt at definere præcist, foreslog dirigenten at Vibeke tog emnet op efter formandens beretning. Dette var Vibeke enig i. Dagsorden: 1. Formandens aflæggelse at årsberetning 2. Forelæggelse- og godkendelse af årsregnskab 3. Forelæggelse og godkendelse af budget for Valg af bestyrelsesmedlemmer 5. Valg af Suppleanter 6. Valg af revisor 7. Behandling af indkomne forslag 8. Eventuelt Formandens beretning: Bestyrelsen har igen i år afholdt 5 møder, og de vigtigste emner gennemgås nedenfor. Kort efter den sidste generalforsamling gennemgik bestyrelsen alle de indkomne forslag vedrørende forskønnelse eller forbedringer af vores udendørsarealer: Indretning af et grønt område i gården ved hovedhuset Indretning af grillplads i den lille skov nord for hovedhuset Flisepladser til affaldscontainere (senere med indhegning) Opsætning af nye postkasser for lejlighed 1-32 Tilbud var indhentet fra havemanden, og der blev givet grønt lys for igangsætning af projekterne. Opgaverne skulle koordineres af Børge, som jo desværre ikke har været ret mobil de sidste 10 1

2 måneder. Desuden kom regn og frost i vejen for udførelsen lige som havemanden døjer med en dårlig ryg. Nu håber vi dog på en gennemførelse i forårsmånederne, og der er afsat penge til udførelsen i 2011 regnskab. Boesvangs hjemmeside fungerer ikke optimalt, og vi har nok valgt en for billig udbyder. Det er muligt at finde diverse referater, kontakter og grundlæggende informationer, men flere hundrede spamangreb har bevirket, at siden i perioder ikke har virket optimalt. På den anden side har ejernes brug af siden været meget begrænset, og der har været langt imellem ejernes indlæg, hvilket ikke motiverer til at bruge for meget tid på opdateringer. Vore gæster bruger siden og udlejningsbureauerne opfordrer os derfor til at opdatere informationerne. Kunne vi evt. finde en iblandt os, som vil være webmaster, ville det være en stor hjælp! Formanden anbefaler, at vi i 2012 finder en ny udbyder til vor webside. Vor fælles TV fællesantenne, som Finn er tovholder på, har fået opsat en ny forstærker, der kan modtage de nye MPEG4 signaler. Skiftet til digitale kanaler i Danmark har desværre betydet, at mange må udskifte deres tv-apparat eller indkøbe en dekoder. Da tv2 desuden er blevet en betalingskanal, skal der også investeres i et betalingskort + kortholder (ligesom hjemme i vor helårsbolig). Dog kan et ekstrakort ofte anskaffes på samme abonnement som til helårsboligen. Det er vigtigt at køre en ny automatisk kanalsøgning, (både for analoge og digitale kanaler) da flere tv-stationer har skiftet plads Tagreparationen på hovedbygningen beløber sig til ca kr., hvoraf forsikringen betaler for tegltab under storm ca kr. Resten må foreningen betale. Problemet blev konstateret i forbindelse med etablering af ovenlysvindue i Lejl. 46. De øverste tegl var monteret forkert, hvilket forårsagede, at vandet løb ned på undertaget og ødelagde de lægter som holder tegltaget. Som tidligere nævnt er vi begyndt at bruge et Internet baseret regnskabssystem. Winfinans, som styres af Gerda. Det har gjort bogføringen meget nemmere at arbejde med. Efter dette første indlærings år føler vi os nu på sikker grund, og aflæggelsen af årsregnskabet sparede da også allerede ca. 20 arbejdstimer for formand og kasserer. Også revisionsopgaven bliver fremover lettere at gå til, hvilket vor interne revisor sikkert allerede har en mening om. Konkursen for lejlighed 31 blev der desværre brugt rigtig mange timer på, da rykninger og skyldner opgørelse følger nogle snævre juridiske rammer. Ligeledes er der forespørgsler fra egen og skyldners advokat, som skal besvares. Heldigvis modtog foreningen hele sit udestående fra ejerne, så sagen er sluttet uden tab for foreningen. P.t. har vi 2. kvartalers fællesudgifter udestående for lejlighed 40, som nu har modtaget inkasso varsel. Tinglysning af de nye vedtægter er overgivet til vores advokat. Sagen står desværre stille, da en ny Landsretsdom kræver, at alle ejere skal noteres med CPR eller CVR numre på tinglysningen. Da vi ikke tror på, at alle vil udlevere deres CPR nummer, har vi bedt om hjælp hos kommunen, så vi ikke kommer i konflikt med registerlovgivningen. De nye vedtægter er selvfølgelig gældende, blot afventer forhøjelsen af pantet ved ejerskiftet i lejligheder den endelige tinglysning. Vedligeholdelse af udenoms arealerne og poolen forløber godt, og vi får hvad vi betaler for. Poolen har kørt upåklageligt i det forgangne år, og Elo har haft kontakten til vedligehold og kontrol. Formanden takkede Elo for hans arbejde for foreningen. 2

3 Vibeke Jensen har i perioden fremført kritik af formanden, da hun mener, at hun sidste år ikke fik lov til at fremføre sin utilfredshed som ansat administrator. Alex påpegede igen, at hendes taleret på generalforsamlingen var som ejer og ikke som ansat administrator. Kritik ansatte og bestyrelse imellem skal alene håndteres af bestyrelsen og ikke på generalforsamlingen. Hvilket den også er blevet. Formandens beretning blev herefter godkendt. Dagsordenspunkt 2: Regnskabet blev gennemgået af formanden, som fremhævede, at el udgiften til vores Pool var ret voldsom. Nogle ejere havde forslag om at benytte solenergi f. eks. til opvarmning af poolen. Der kunne måske også spares på udebelysningen eller bruges solenergilamper. Året endte med et overskud, så der igen i år kunne hensættes et beløb til uforudsete udgifter og større reparationer. Der vil blive overført kr. til opsparingskontoen i Nordea. Vor interne revisor havde gennemgået bilagene, som stemte med bogføringen og bankopgørelserne. Dog manglede der et bilag på overførslen af sidste års overskud, hvilket gav anledning til en bemærkning før underskrift. Dette bilag blev forelagt af formanden, så der nu er fuld overensstemmelse i regnskabsføringen. Herefter blev regnskabet godkendt. Dagsordenspunkt 3: Der budgetteres med samme budget for 2012, altså ingen stigninger på fællesomkostninger. Der var i 2011 afsat penge til vedligeholdelse og forskønnelser som endnu ikke var udført p.g.a. havemandens sygdom. Disse arbejder ville blive igangsat i Budgettet blev godkendt. Dagsordens 4: Valg af bestyrelse. Jævnfør de nye regler blev bestyrelsens medlemmer valgt for henholdsvis et årig og to årige perioder. Alex blev valgt som formand for 2 år Gerda blev valgt som kasserer for 1 år Verner blev valgt som medlem for 2 år Finn blev valgt som medlem for 1 år Børge blev valgt som medlem for 1 år Dagsordenspunkt 5: Henrik Jørgensen blev valgt som suppleant for 1 år Dagsordenspunkt 6: Janni Ostenkrüger blev valgt som intern revisor for 1 år 3

4 Dagsordenspunkt 7: Forslaget om tilladelse til isætning af et ovenlysvindue for ejere i lejlighederne 1 til 32. Bestyrelsen giver tilladelse til dette, på betingelse af at arbejdet udføres i.h.t. bestyrelsens anvisninger. Bestyrelsen vil have en ensartet løsning, hvor vinduet flugter med hoveddør, og har samme afstand til kip. Alle vinduer skal være af samme fabrikat og type. Bestyrelsen vil sammen med første ansøger lave en standard for isættelse af ovenlysvinduer. Nye postkasser. Elo fremviste en prøve på vores nye postkasser, og man blev enige om, at den var ok. Prisen - kr. 198 var yderst rimelig. Dagsordenpunkt 8: Eventuelt Under dette punkt blev det diskuteret, hvilke vedligeholdelsesarbejder der påhviler ejerforeningen i fællesskab og hvilke der er ejernes personlige. Efter en del indlæg, og gennemgang af nogle eksempler på muligere senarier, var der enighed om følgende formuleringer som bestyrelsen tager til efterretning: Tag og mur - altså det udvendige - må være et fællesansvar, hvorimod udskiftning af vinduer og døre samt den indvendige vedligeholdelse er den enkelte ejers ansvar. Skader opstået som følge af bygningsændringer foretaget af de enkelte ejere påhviler også ejeren, også selv om disse skader rammer tag og mur, og også selv om ændringerne er foretaget af en tidligere ejer. Eksempel: Hvis et hems byggeri nu eller senere giver problemer med taget, hvis det f.eks. synker p.g.a. mangelfuld understøttelse, så er det ejeren der skal betale for tagreparationen. Fremføring af el, vand og antennesignal til lejlighedens dør/ydervæg er ejerforeningens ansvar, derfra er det ejernes ansvar. Foreningens ansvar for kloakering sker også fra ydervæg og frem til den offentlige kloakering. Ved forstoppelse af kloakledning, som ikke skyldes fejl ved udvendig kloakering, skal ejer selv betale for rensning frem til den første fællesbrønd. Ovenstående kursiv afsnit er efterfølgende medtaget af formanden, for at vi på samme sted har de samlede retningslinjer desangående, som pt benyttes af bestyrelsen. Nogle ejere har problemer med fodmuren ud mod terrassen. Muren er begyndt at smuldre og kan medføre fugt i lejlighederne. Problemet undersøges. Elo synes, at de 4 små bygninger trænger til maling, og især murerne mellem lejlighedernes terrasser ser skjoldede og mørke ud. Ostenkrüger syntes, at det bestemt var en mulighed at opvarme poolen med solenergi. Alternative energikilder skulle benyttes, hvor det overhovedet var muligt. Herefter sluttede generalforsamling i god ro og orden. 4

5 Referatet godkendt af tilstedeværende bestyrelse. Dato: Alex Gerda (referent) Verner Dirigent 5