CODE OF CONDUCT. Engineering the Future since MAN Gruppen

Transkript

1 CODE OF CONDUCT Engineering the Future since MAN Gruppen

2 Læs denne Code of Conduct grundigt igennem. Den er beregnet som en hjælp i dit daglige arbejde. Version: 1.0 Gyldig fra:

3 INDHOLD Forord Indledning MAN opfylder sit Corporate Responsibility. 14 Menneskerettigheder 16 Ligestilling og ikke-forskelsbehandling 18 Donationer, sponsorstøtte og velgørenhed 20 Lobbyvirksomhed 22 Miljøbeskyttelse 24 Produktsikkerhed 26 Sikkerhed på arbejdspladsen 28 3 MAN tilskynder gennemsigtighed i forretningsforhold Interessekonflikter 31 Gaver, gæstfrihed og invitationer 34 Korruptionsforbud 36 Stater som kunder og handel med myndigheder 38 Konsulenter og repræsentanter 40

4

5 INDHOLD 4 MAN driver forretning på et frit og fair marked Fair konkurrence 44 Fair indkøb 48 Eksportkontrol 50 Forbud mod hvidvaskning af penge 52 Kapitalmarked 56 Forbud mod insiderhandel 58 5 MAN beskytter data, forretningshemmeligheder og virksomhedsaktiver Databeskyttelse 62 Beskyttelse af knowhow, patenter, handelsog forretningshemmeligheder 64 IT-sikkerhed 66 Håndtering af virksomhedsaktiver 68 Kommunikation og reklame 70 Kontakt

6

7 FORORD Kære medarbejdere, MAN er en global virksomhed, der er rig på traditioner, og som virker inden for mange forretningsområder. At være en sådan type virksomhed betyder, at vi har et ansvar over for vores kunder, vores medarbejdere, vores investorer og over for offentligheden. Dette Corporate Responsibility omfatter compliance i forhold til de love, der nder anvendelse hvor som helst og når som helst, respekt for etiske værdier samt udvisning af bæredygtig adfærd. Vi skal alle leve op til dette ansvar både Management Board, lederne og hver eneste medarbejder. Denne Code of Conduct er beregnet som en hjælp til at opfylde dette ansvar. Den definerer tydeligt vores virksomhedsværdier. Vi bestræber os på at være pålidelige, innovative, dynamiske og åbne. Code of Conduct foreskriver endvidere bindende retningslinjer for områder, hvor vi skal være særligt opmærksomme på at handle ansvarsfuldt. Den beskriver ved hjælp af eksempler, hvordan vi håndterer vanskelige situationer i vores daglige arbejde. Denne Code of Conduct er selve kernen i vores virksomhedskultur. Derfor beder vi dig om at gøre dig selv bekendt med den og om at overholde den i dit daglige arbejde. Dr. Georg Pachta-Reyhofen Admin. direktør MAN SE

8

9 1 INDLEDNING MAN s succes afhænger helt grundlæggende af, at alle virksomhedens medarbejdere med andre ord Management Board, lederne og hver enkelt medarbejder respekterer MAN s værdier om til enhver tid at være pålidelig, innovativ, åben og dynamisk, og at de systematisk omsætter disse værdier til praksis i deres daglige handlinger. Denne Code of Conduct hjælper MAN-medarbejdere med at udføre disse virksomhedsværdier i praksis ved at fremhæve mulige områder for risiko og konflikt, anbefale specifikke adfærdsretningslinjer for disse områder og forklare dem ved at anvende eksempler på specielle tilfælde. Retningslinjerne i denne Code of Conduct er kombineret under fire grundlæggende regler: MAN opfylder sit Corporate Responsibility (side 14 til 29). MAN tilskynder gennemsigtighed i forretningsforhold (side 30 til 42). MAN driver forretning på et frit og fair marked (side 43 til 59). MAN beskytter data, forretningshemmeligheder og virksomhedsaktiver (side 60 til 71). 9

10 INDLEDNING Code of Conduct kan ikke besvare alle spørgsmål, som vi måtte komme ud for i vores daglige arbejde, hvilket er grunden til, at den suppleres med retningslinjer for koncernen og aftaler i ansættelseskontrakter. Det er naturligvis en selvfølge, at alle MAN-medarbejdere overholder alle juridiske bestemmelser. Manglende overholdelse af Code of Conduct kan føre til væsentlig skade, ikke kun for vores virksomhed, men også for vores medarbejdere og vores forretningspartnere. Det er derfor, at Code of Conduct er bindende for alle MAN-medarbejdere. Afvigelse fra Code of Conduct vil ikke blive tolereret. Alle, som ikke overholder Code of Conduct, må forvente konsekvenser, som afhængig af overtrædelsens omfang kan variere fra arbejdsretlige sanktioner eller civilretlige erstatningskrav til strafferetlige sanktioner. Hvis du er usikker på, om din adfærd er i overensstemmelse med retningslinjerne for Code of Conduct i enkeltstående tilfælde, skal du stille dig selv følgende spørgsmål: 10

11 Er min adfærd i overensstemmelse med MAN s virksomhedsværdier eller mine egne etiske værdier? Er min adfærd uden interessekonflikter? Er min adfærd lovlig og er den i overensstemmelse med MAN s retningslinjer for koncernen? Kan jeg tage ansvaret for min adfærd med god samvittighed? Hvordan ville min adfærd fremstå i en avis ville den bestå avistesten? 11

12 INDLEDNING Hvis du kan svare ja til alle disse spørgsmål, er det højst sandsynligt, at din adfærd er i overensstemmelse med nedenstående retningslinjer. Hvis du stadig er usikker på svaret på et eller flere af disse spørgsmål, skal du kontakte en af følgende: din overordnede den ansvarlige enhed den ansvarlige Compliance Officer Compliance Helpdesk (ved at e compliance.helpdesk@man.eu eller ringe til +49 (0) ). 12

13 Disse kontaktpersoner er til rådighed på alle tidspunkter og ser frem til at rådgive dig. Hvis du identificerer en mulig overtrædelse af Code of Conduct, skal du forsøge at bringe den til ophør. Hvis det ikke er muligt, skal du underrette en af ovennævnte kontaktpersoner. Ved særligt alvorlige compliance-krænkelser, specielt de, der er forbundet til kriminalitet begået af funktionærer (f.eks. ved korruption, monopollovgivning og databeskyttelse), kan du også benytte whistleblower-portalen, som er beskrevet på side

14 14

15 2 MAN OPFYLDER SIT CORPOR ATE RESPONSIBILIT Y MAN s Corporate Responsibility betyder, at det er en selvfølge at overholde og efterkomme gældende lovgivning. Vi har pligt til at overholde loven i alle de forretningsbeslutninger, vi tager. Alle MAN-medarbejdere skal være sig sit sociale ansvar bevidst, især hvad angår knapheden på ressourcer, og sørge for, at vores produkter og fremstillingsprocesser er i overensstemmelse med betingelserne for en bæredygtig udvikling. MAN s Corporate Responsibility er specifikt anledningen til de følgende retningslinjer: 15

16 M A N OPFYLDER SIT CORPORATE RESPONSIBILITY Menneskerettigheder Baggrund Menneskerettighedserklæringen, der er vedtaget af FN, og konventionen til beskyttelse af menneskerettigheder og grundlæggende frihedsrettigheder, angiver de krav og forventninger, det internationale samfund har, når det handler om at overholde og respektere menneskerettigheder. MAN s vejledende principper MAN tror på etisk adfærd. Virksomheden respekterer, beskytter og tilskynder alle gældende bestemmelser om beskyttelse af menneskerettigheder som et grundlæggende og generelt krav i hele verden. Dette gælder ikke kun samarbejde i MAN-gruppen, men også adfærden hos og over for eksterne forretningspartnere. Dit bidrag Som MAN-medarbejder kan du også gøre dit til at respektere menneskerettighederne. Betragt menneskerettigheder som en grundlæggende retningslinje, når du har med andre mennesker at gøre, og vær opmærksom på mulige krænkelser af menneskerettighederne omkring dig. 16

17 Hvis du er bekymret for, om der foregår krænkelser af menneskerettighederne i dine professionelle omgivelser, skal du forsøge at forhindre og/eller standse det. Hvis dette ikke er muligt, skal du underrette din overordnede eller en af kontaktpersonerne nævnt på side 12. Eksempel Du arbejder for MAN som ansvarlig for indkøb af specifikke varer i udlandet. Du modtager oplysninger om, at virksomheden som du samarbejder med anvender børnearbejde eller at medarbejderne arbejder under umenneskelige forhold (de bliver f.eks. udsat for sundhedsfarlige risici). Ignorér ikke disse oplysninger. Afklar i stedet forholdet. MAN skal undersøge forretningsrelationerne med denne virksomhed nøjere og om nødvendigt afbryde samarbejdet. 17

18 M A N OPFYLDER SIT CORPORATE RESPONSIBILITY Ligestilling og ikke-forskelsbehandling Baggrund Ligestilling og ikke-forskelsbehandling er vigtige grundsten i en rimelig, fordomsfri og åben behandling. MAN tilskynder til diversitet og tolerance for at opnå størst mulig produktivitet, kreativitet og effektivitet. MAN s vejledende principper MAN tilbyder mænd og kvinder ligestilling. MAN diskriminerer ikke og tolererer ikke diskrimination på basis af national eller etnisk oprindelse, race, køn, religion, holdninger, alder, handicap, seksuel orientering eller andre forhold, der er beskyttet iht. lovgivningen. 18

19 Dit bidrag Overhold principperne for ligestilling og ikke-forskelsbehandling, og tilskynd folk omkring dig til at gøre det samme. Hvis du ser, om principperne for ligestilling og ikke-forskelsbehandling bliver overtrådt, skal du gøre de involverede parter opmærksom på deres overtrædelse. Hvis du ikke er i en position til at påvirke hændelserne direkte, skal du underrette en af kontaktpersonerne nævnt på side 12 eller HR-afdelingen om hændelsen. Eksempel Gennem en kollega, der er din ven, finder du ud af, at en ansøger til en stilling i kollegaens afdeling blev afvist, fordi man mente, at han var homoseksuel, selvom han var den bedste kandidat til det opslåede job. Hjælp med at afklare, om ansøgeren rent faktisk ikke blev ansat på basis af sin seksuelle orientering ved at indberette hændelsen til den ansvarlige HR-afdeling. 19

20 M A N OPFYLDER SIT CORPORATE RESPONSIBILITY Donationer, sponsorstøtte og velgørenhed Baggrund MAN støtter udvalgte velgørenhedsinstitutioner og -formål gennem pengedonationer og donationer i naturalier samt sponsorstøtte. For at undgå interessekonflikter og for at sikre standardmæssig adfærd i MAN-gruppen er ydelse af donationer og sponsorstøtte kun tilladt i henhold til reglerne stipuleret i retningslinjerne for koncernen vedrørende omgang med donationer og sponsorstøtte. MAN s vejledende principper MAN yder ingen donationer eller sponsorstøtte til politiske eller religiøse formål. MAN yder ikke nogen donationer rettet mod at foranstalte specifikke ydelser, beslutninger eller overvejelser til gengæld for sådanne beslutninger. Donationer og sponsorstøtte ydes kun i en gennemsigtig godkendelsesproces hos MAN. 20

21 Dit bidrag Du må kun yde donationer eller sponsorstøtte i overensstemmelse med reglerne i retningslinjerne for koncernen vedrørende omgang med donationer og sponsorstøtte. Eksempel En af dine bekendte er en respekteret lokalpolitiker. Eftersom kommunalvalget snart skal finde sted, beder han dig, en succesfuld MAN-medarbejder, om en pengedonation fra MAN til valgkampagnen. Donationer må kun ydes, når de har været igennem godkendelsesprocessen, der er beskrevet i retningslinjerne for koncernen vedrørende omgang med donationer og sponsorstøtte. Donationen kan ikke godkendes i dette specifikke tilfælde, da MAN ikke yder politisk motiverede donationer.

22 M A N OPFYLDER SIT CORPORATE RESPONSIBILITY Lobbyvirksomhed Baggrund Politik og lovgivere har indflydelse på forretningsprocesserne. MAN s engagement i kommerciel handel betyder, at koncernen også påvirker samfundet. MAN kan via interessegrupper sætte koncernens interesser på den politiske og lovgivningsmæssige dagsorden. 22

23 MAN s vejledende principper MAN driver lobbyvirksomhed på en central, åben og gennemsigtig facon. MAN overholder lovene i alle de lande, hvor virksomheden driver lobbyvirksomhed. Uærlig påvirkning af lovgivere og regering skal altid undgås. Dit bidrag Som MAN-medarbejder må du ikke drive lobbyvirksomhed uden forinden at fået tilladelse hertil og ej heller forsøge at påvirke politiske beslutninger på vegne af MAN. Eksempel En af dine bekendte er medlem af Folketinget. Du ved, at der i Folketinget i øjeblikket drøftes et lovforslag, der er vigtigt for MAN, og du overvejer at kontakte din bekendte for at forklare MAN s interesser i forbindelse med dette lovforslag. Du må ikke kontakte din bekendte om dette spørgsmål. Lobbyvirksomhed hos MAN koordineres kun centralt og udføres på en åben og gennemsigtig facon. Det rette kontaktorgan for en sådan lobbyvirksomhed er MAN SE s Corporate Communications Department. 23

24 M A N OPFYLDER SIT CORPORATE RESPONSIBILITY Miljøbeskyttelse Baggrund Beskyttelse af miljøet og klimaet er vor tids største udfordringer. MAN har i årevis arbejdet vedvarende på at reducere emissioner og brændstofforbrug samt på at skabe bedre produktionsmetoder med henblik på at nedsætte energiforbruget og forbruget af råvarer så meget som muligt. MAN s vejledende principper MAN påtager sig ansvar med hensyn til beskyttelse af miljøet. Alle medarbejdere bør have beskyttelse af miljøet i tankerne i sit arbejde. Det er muligt at læse om MAN s miljømæssige engagement online. Oplysninger om miljøbeskyttelse og bæredygtighed findes i MAN s CR Strategy Report på MAN s website 24

25 Dit bidrag Spar på ressourcer og energi. Sørg for, at du er bevidst om miljøet, når du håndterer biprodukter og affald fra produktionen. Sørg for, at råvarer, produkter og affald håndteres, transporteres og bortskaffes sikkert. Eksempel Du bemærker, at en spand med maling eller opløsningsmidler er utæt og at en lille smule væske trænger ned i jorden. Regn ikke med, at der er en anden, der indberetter det. Informér i stedet selv en medarbejder, der er ansvarlig for problemet.

26 M A N OPFYLDER SIT CORPORATE RESPONSIBILITY Produktsikkerhed Baggrund Utallige mennesker kommer i kontakt med vores produkter dagligt. MAN og MAN-gruppens medarbejdere er ansvarlige for at udelukke risici eller farer for sundheden og sikkerheden, som kunne opstå ved håndtering af vores produkter. 26

27 MAN s vejledende principper MAN efterkommer alle juridiske og tekniske krav og standarder for produktsikkerhed. Dit bidrag Gå ikke på kompromis når det drejer sig om produktsikkerheden. Sørg for, at der kan træffes passende foranstaltninger i god tid i tilfælde af eventuelle spørgsmål vedrørende sikkerhed selv tilbagekaldelse af produktet, om nødvendigt. Eksempel En kunde rapporterer tekniske problemer ved et produkt til dig. Du er sikker på, at dette skyldes kundens egen fejlbetjening af produktet, men du kan ikke udelukke en fremstillings- eller konstruktionsfejl. Afklar sagen. Det skal sikres, at MAN løser et problem, som virksomheden er ansvarlig for. Selv betjeningsmæssige kundefejl kan kræve, at MAN reagerer ( f.eks. ved at ændre brugervejledninger eller brugeroplæring). Konsultér din overordnede eller den kontaktperson, der er ansvarlig for produktsikkerheden i sådanne tilfælde. 27

28 M A N OPFYLDER SIT CORPORATE RESPONSIBILITY Sikkerhed på arbejdspladsen Baggrund Sikkerhed på arbejdspladsen har til formål at forhindre industriulykker, erhvervssygdomme eller arbejdsrelaterede sundhedsrisici. Dette omfatter foranstaltninger vedrørende sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen samt sundhedsbeskyttelse. MAN s vejledende principper MAN s medarbejdere har ret til et sikkert og sundt arbejdsmiljø. MAN efterkommer alle juridiske og tekniske krav og standarder vedrørende sikkerhed på arbejdspladsen. Dit bidrag Gå ikke på kompromis når det drejer sig om sikkerhed på arbejdspladsen. Husk, at sikkerhed på arbejdspladsen ikke kun påvirker dig, men også dine kolleger. 28

29 Eksempel Du bemærker, at brandalarmerne på din arbejdsplads ikke er blevet kontrolleret til den relevante dato. Du formoder, at de kontrolleres regelmæssigt af en kompetent myndighed. Regn ikke med, at andre indberetter denne farlige mangel. En brand, der ikke identificeres og slukkes i tide pga. en defekt brandalarm kan have drastiske konsekvenser i en nødsituation. Informér den kompetente myndighed, således at denne sikkerhedsrisiko kan elimineres. 29

30 30

31 3 MAN TILSKYNDER GENNEMSIGTIGHED I FORRETNINGSFORHOLD Åbenhed og gennemsigtighed er vigtige faktorer for at skabe troværdighed og tillid i forretningspraksis. Det er derfor, at MAN går særligt op i systematisk at implementere juridiske rammer, interne retningslinjer og virksomhedens kerneværdier samt i at kommunikere dem tydeligt. Dette resulterer i følgende retningslinjer: Interessekonflikter Baggrund En interessekonflikt eksisterer hvis en MAN-medarbejders private interesser strider imod MAN s interesser, eller der er mulighed for, at en sådan situation opstår. Hvis MAN-medarbejdere forfølger personlige interesser i det skjulte, eller sætter deres personlige interesser over virksomhedens, kan dette skade MAN og sætte spørgsmål ved virksomhedens integritet og professionalisme. 31

32 M A N TILSKYNDER GENNEMSIGTIGHED I FORRETNINGSFORHOLD MAN s vejledende principper Alle MAN-medarbejdere er bundet af virksomhedens interesser. MAN regner med, at alle deres medarbejdere træffer beslutninger baseret alene på objektive kriterier, og at de ikke lader sig styre af personlige interesser eller forhold. Dit bidrag Husk, at du også selv kan havne i en interessekonfliktsituation. Informér din overordnede, hvis du har forbindelser til personer eller virksomheder med hvem MAN driver forretning, og som kunne tænkes at føre til interessekonflikter f.eks. familieforhold, partnerskab, forretningspartnerskab eller investeringer. Undgå situationer, der kan opfattes som en interessekonflikt, og fortæl din overordnede om tilsyneladende eller faktiske interessekonflikter. 32

33 Eksempel En af MAN s aftalepartnere betaler ofte sent. Den medarbejder, der er ansvarlig for indbetalingerne, er din ven og foretrækker, at du ikke foretager dig noget. I visse tilfælde kan det være i MAN s interesse at acceptere for sen betaling. Du skal imidlertid i hvert enkelt tilfælde sikre, at den pågældende beslutning ikke er påvirket af personlige interesser og bevæggrunde. Du bør derfor ikke selv træffe beslutningen om, hvad der skal gøres i det pågældende tilfælde. Informér din overordnede og aftal en handlingsplan for den pågældende situation. 33

34 M A N TILSKYNDER GENNEMSIGTIGHED I FORRETNINGSFORHOLD Gaver, gæstfrihed og invitationer Baggrund Fordele i form af gaver, gæstfrihed og invitationer er udbredte i forretningsforhold. Det betragtes som juridisk lovligt at pleje sine kunder, og det giver ikke anledning til bekymring så længe omfanget ligger inden for rimelighedens grænser. Hvis sådanne fordele imidlertid overskrider, hvad der anses for rimeligt og misbruges til at påvirke forretningspartnere, kan fordelene betragtes som korruption. MAN s vejledende principper MAN har udstukket klare regler for, hvornår fordele i form af gaver, gæstfrihed og invitationer er passende i retningslinjerne for koncernen vedrørende omgang med gaver, gæstfrihed og invitationer til arrangementer, samt hvilke forholdsregler, der skal træffes, når der accepteres og bevilges fordele. Dit bidrag Gør dig bekendt med retningslinjerne for koncernen vedrørende omgang med gaver, gæstfrihed og invitationer til arrangementer, og overhold disse nøje. 34

35 Kontrollér din adfærd i forbindelse med dette for at se, om der er eller kunne tænkes at opstå interessekonflikter. Eksempel En MAN-forhandlers medarbejder giver dig en værdifuld fødselsdagsgave, som du ikke har lov til at modtage under de gældende retningslinjer. Du er sikker på, at dette ikke påvirker MAN s forretningsforhold med forhandleren, da du ikke er en af de vigtige beslutningstagere. Du har under ingen omstændigheder tilladelse til at tilsidesætte koncernens gældende retningslinjer. Hvis du er bekymret for, at din afvisning af gaven kan misforstås, skal du kontakte din overordnede og aftale en løsning med vedkommende. 35

36 M A N TILSKYNDER GENNEMSIGTIGHED I FORRETNINGSFORHOLD Korruptionsforbud Baggrund Korruption er et alvorligt problem inden for kommerciel handel. Det resulterer i beslutninger baseret på forkerte oplysninger, forhindrer fremskridt og innovation samt forvrider konkurrencen og skader virksomheden. Korruption er en strafbar handling. Det kan afstedkomme bøder for MAN og strafferetlige sanktioner for involverede MAN-medarbejdere. MAN s vejledende principper MAN-produkternes kvalitet er nøglen til virksomhedens succes. MAN tolererer ikke korruption. Alle MAN-medarbejdere må kun begunstige forretningspartnere, kunder eller andre tredjeparter under de af lovgivningen tilladte omstændigheder og i overensstemmelse med de stipulerede regler i de gældende retningslinjer for koncernen. Dit bidrag Acceptér aldrig en bestikkelse direkte eller indirekte i nogen form. Tilbyd aldrig en bestikkelse. Hold øje med korruption omkring dig. 36

37 Hvis du modtager et tip vedrørende korruption, skal du straks informere den ansvarlige Compliance Officer eller en af de andre kontaktpersoner på side 12. Eksempel Du er ansvarlig for salg i en MAN-virksomhed og kunne godt tænke dig at overgå dette års resultatmål. Du forbereder et tilbud på en stor kontrakt, som en mulig kunde har udliciteret. Den ansvarlige beslutningstager hos kunden tilbyder at påvirke tildelingen af kontrakten til MAN s fordel. Sæt spørgsmålstegn ved tilbuddet. Hvis der er tegn på korruption (f.eks. hvis beslutningstagerens tilbudte indflydelse afhænger af upassende forhold, som en kontantbetaling til vedkommende personligt), skal du afvise tilbuddet. Informér straks din overordnede eller den ansvarlige Compliance Officer. 37

38 M A N TILSKYNDER GENNEMSIGTIGHED I FORRETNINGSFORHOLD Stater som kunder og handel med myndigheder Baggrund Regeringer, myndigheder og andre offentlige institutioner er vigtige kunder for MAN. Det involverer ofte specielle lovregler at handle med dem. Individuelle overtrædelser har alvorlige konsekvenser og kan ekskludere MAN fra at få tildelt offentlige kontrakter for altid. MAN s vejledende principper MAN overholder konsekvent de særligt strenge juridiske bestemmelser, der gælder ved handel med regeringer, myndigheder og offentlige institutioner.

39 Såkaldte facilitation payments kan være påkrævet under specifikke omstændigheder (såsom betalinger for at accelerere administrationssager, der rutinemæssigt opstår). Dette kan imidlertid nemt betragtes som utilstedelig indflydelse. Af denne grund foretager MAN ikke facilitation payments. Dit bidrag Vær opmærksom på, at der gælder særligt strenge regler, når du har med offentlige kontrakter at gøre. Eksempel Du ved, at en myndighed planlægger at udbyde en stor kontrakt i licitation. Du overvejer at ringe til den ansvarlige medarbejder for licitationen, som du kender fra et tidligere projekt, og bede ham om at designe licitationen på en sådan måde, at den passer MAN for at sikre, at MAN får kontrakten. Gør aldrig dette. Denne type indflydelse er ulovlig. 39

40 M A N TILSKYNDER GENNEMSIGTIGHED I FORRETNINGSFORHOLD Konsulenter og repræsentanter Baggrund Når MAN-gruppen opstarter og/eller driver deres salgsbaserede forretninger, udnævner den inden for bestemte salgsområder eksterne konsulenter, som fungerer som salgssupport for MAN på mange måder. Der er imidlertid ikke nogen garanti for, at disse konsulenter følger de samme høje etiske adfærdsprincipper, som MAN, da de ikke en del af koncernen. For at kunne udelukke risikoen for, at vederlaget betalt af MAN anvendes som korruptionsmidler, skal der udvises omhu, når der anvendes konsulenter. Juridiske overtrædelser foretaget af denne type konsulenter kan også skade MAN s omdømme og kan endog føre til, at virksomheden bliver ansvarlig over for tredjeparter samt idømt meget høje bøder. MAN s vejledende principper MAN anvender kun konsulenter i overensstemmelse med de generelle lovbestemte regler og reglerne i retningslinjerne for koncernen vedrørende samarbejde med forretningspartnere, der arbejder som mellemmænd og/eller repræsentanter. Dette sikrer, at vederlaget kun betales for konsultations- 40

41 og repræsentationstjenester, der faktisk er ydet, og at betalingerne modsvarer den ydede tjeneste. Dit bidrag Kontrollér mulige konsulenters og repræsentanters integritet nøje, før du giver dem anvisninger og eksekverer betalinger, og håndtér dette i overensstemmelse med retningslinjerne for koncernen vedrørende ansættelse af forretningspartnere, der arbejder som mellemmænd og/ eller repræsentanter. Sørg for, at kontrakterne for hvilke du er ansvarlig kan tåle juridisk og forretningsmæssig gransken, selv med hensyn til sammenlignelige kontrakter med andre repræsentanter. 41

42 M A N TILSKYNDER GENNEMSIGTIGHED I FORRETNINGSFORHOLD Eksempel MAN deltager i en offentlig licitation. En repræsentant kontakter dig og informerer dig om, at han kan sørge for, at kontrakten bliver tildelt MAN til gengæld for et yderligere repræsentationsgebyr. Du kan blive retsforfulgt, hvis du godkender det ekstra repræsentationsgebyr, og repræsentanten anvender dette gebyr som bestikkelse for at sikre, at MAN får kontrakten. For at udelukke denne risiko skal du kontrollere repræsentantens integritet vha. reglerne i retningslinjerne for koncernen vedrørende ansættelse af forretningspartnere, der arbejder som mellemmænd og/eller repræsentanter. 42

43 4 MAN DRIVER FORRETNING PÅ ET FRIT OG FAIR MARKED MAN arbejder som en fair og ansvarlig konkurrent. Med dette in mente skal alle MAN-medarbejdere overholde følgende retningslinjer: 43

44 M A N DRIVER FORRETNING PÅ ET FRIT OG FA IR M A RKED Fair konkurrence Baggrund Fair og fri konkurrence er beskyttet af den gældende konkurrence- og monopollovgivning. Overholdelse af denne lovgivning sikrer, at konkurrencen ikke bliver fordrejet hvilket er i alle forbrugeres interesse og til deres fordel. Aftaler og samordnet praksis mellem konkurrenter, der har til hensigt at opnå eller fremkalde konkurrenceforebyggelse eller -begrænsning er særligt forbudt. Misbrug af en dominerende position på markedet er heller ikke tilladt. Et sådant misbrug kan for eksempel tage form som forskelsbehandling af kunder uden nogen objektiv grund (diskrimination), at nægte levering, at pålægge urimelige købs-/salgspriser og -betingelser eller tilknytte ordninger uden nogen objektiv grund for den yderligere efterspurgte ydelse. Konkurrencehæmmende adfærd kan ikke blot skade MAN s omdømme væsentligt, men også medføre alvorlige bøder og straffe. 44

45 MAN s vejledende principper MAN s forretninger drives kun på basis af kvalifikationer og markedsøkonomiske principper samt en fri og åben konkurrence. Vi kan godt lide at måle os med vores konkurrenter, og vi overholder altid gældende regler og bestemmelser samt etiske principper. MAN-medarbejdere indgår ikke konkurrencehæmmende aftaler med konkurrenter, leverandører eller kunder. Hvis MAN har en dominerende position på markedet, misbruger vi ikke denne position. Dit bidrag Når du er i kontakt med konkurrenter, skal du sørge for, at der ikke gives eller modtages oplysninger, der kan føre til konklusioner om meddelerens aktuelle eller fremtidige forretningsadfærd. Undgå samtaler med konkurrenter om forhold, der er vigtige for konkurrenterne. Eksempler på sådanne forhold er priser, prissætning, forretningsplanlægning, lagerbeholdning eller leveringstider. 45

46 M A N DRIVER FORRETNING PÅ ET FRIT OG FA IR M A RKED Eksempel Du taler til en konkurrents medarbejder på en handelsmesse. Efter et stykke tid opdager du, at han prøver at hive oplysninger ud af dig om MAN s forretningsplanlægning for det kommende regnskabsår. Til gengæld tilbyder han at give dig de samme oplysninger om sin virksomhed. Gør det straks helt klart for konkurrentens medarbejder, at du ikke ønsker at tale med ham om disse spørgsmål. Denne type samtale udgør ud over en ubeføjet udbredelse af forretningshemmeligheder et brud på den gældende konkurrence- og monopollovgivning og kan have drastiske konsekvenser for dig personligt, for MAN samt for konkurrenten. Informér den ansvarlige Compliance Officer eller en af kontaktpersonerne nævnt på side 12 om denne hændelse. 46

47 47

48 M A N DRIVER FORRETNING PÅ ET FRIT OG FA IR M A RKED Fair indkøb Baggrund MAN er i sine forretningsaktiviteter kontraktligt bundet til en lang række leverandører og serviceudbydere, der gør det muligt for MAN at forsyne egne kunder med produkter og tjenester. MAN s forretningssucces afhænger blandt andet af at samarbejde med de bedste leverandører og serviceudbydere. MAN s vejledende principper MAN udvælger nøje leverandører og tjenesteudbydere baseret på objektive kriterier. Når der købes produkter og tjenester skal de ansvarlige indkøbsafdelinger konsulteres som foreskrevet i de relevante retningslinjer for indkøb. Dit bidrag Favorisér ikke en leverandør eller tjenesteudbyder ensidigt uden nogen objektiv grund. Undgå interessekonflikter (se også Interessekonflikter på side 31). 48

49 Køb ikke produkter eller tjenester uden først at have set på markedet og alternative leverandører. Følg de relevante retningslinjer for koncernen, og involvér den ansvarlige indkøbsafdeling på et tidligt stadie i indkøbsprocessen. Eksempel Du er blevet opmærksom på, at MAN påtænker at afgive en ordre, som del af en større ordre til en leverandør, der leverer dårlig kvalitet til høje priser, mens tilbuddet fra en anden leverandør, der tilbyder bedre kvalitet og bedre valuta for pengene, ikke tages i betragtning. Underret en af kontaktpersonerne angivet på side 12 eller den ansvarlige indkøbsafdeling for at sikre, at det tilbud, der er det mest rentable for MAN også overvejes.

50 M A N DRIVER FORRETNING PÅ ET FRIT OG FA IR M A RKED Eksportkontrol Baggrund Eksportkontrol begrænser et lands eller et økonomisk områdes udenrigshandel og betalingstransaktioner af sikkerhedsmæssige årsager. Eksportkontrol dækker grænsehandel med varer og tjenester med koncernens virksomheder samt tredjeparter. Eksportkontroller har til hensigt at forhindre spredning af masseødelæggelsesvåben og den ukontrollerede spredning af våben. MAN s vejledende principper MAN overholder alle bestemmelser vedrørende import og eksport af varer, tjenester og information. Dit bidrag I tilfælde af beslutninger om at importere eller eksportere produkter, skal du nøje overveje, om denne beslutning kan være omfattet af eksportkontrol. Søg råd i tvivlstilfælde, f.eks. fra kontaktpersonerne angivet på side 12 eller af den relevante juridiske afdeling. 50

51 Eksempel Du modtager en anmodning fra en mulig kunde, der ønsker at afgive en ordre hos MAN med henblik på at levere produkter til et land, der er i krig. Afklar sagen ved at spørge den juridiske afdeling, om der findes eksportrestriktioner for det land, der skal leveres varer til (f.eks. et FN-forbud), og indgå ikke nogen aftaler, der forpligter MAN til at eksportere til dette land, før spørgsmålet er blevet helt afklaret. 51

52 M A N DRIVER FORRETNING PÅ ET FRIT OG FA IR M A RKED Forbud mod hvidvaskning af penge Baggrund Der er love mod hvidvaskning af penge i mange lande. Hvidvaskning af penge foregår når finansielle midler eller andre aktiver, der direkte eller indirekte stammer fra kriminelle handlinger, bringes i omløb i den lovlige økonomi og får dem til at synes lovlige. Ansvar for hvidvaskning af penge er ikke betinget af, at den involverede person er klar over, at penge bliver hvidvaskede gennem den pågældende, lovlige transaktion eller den pågældende overførsel. Utilsigtet indblanding i hvidvaskning af penge er nok til at pådrage sig alvorlige straffe for alle involverede parter. MAN s vejledende principper MAN kontrollerer nøje identiteterne på kunder, serviceudbydere, konsulenter og andre tredjeparter med hvem de indgår juridiske forhold. Det er MAN s erklærede mål kun at have forretningsrelationer med seriøse forretningspartnere, der arbejder i overensstemmelse med juridiske bestemmelser og som bruger finansielle midler fra lovlige kilder. 52

53 Indkommende betalinger skal tildeles de tilsvarende tjenester og posteres straks. Alle transaktioner med kontanter er gennemsigtige og åbne. Dit bidrag Foretag dig på ingen måde noget, der kan overtræde bestemmelserne om hvidvaskning af penge herhjemme eller i udlandet. Vær opmærksom og undersøg mistænkelig adfærd hos kunder, konsulenter og forretningspartnere. Acceptér ikke kontantbetalinger. Bed altid om, at betalingen foretages via bankoverførsel i stedet, da dette er almindelig praksis i forretningsforhold. Overhold alle gældende bestemmelser for registrering og bogføring af transaktioner og kontrakter inden for dit ansvarsområde. 53

54 M A N DRIVER FORRETNING PÅ ET FRIT OG FA IR M A RKED Eksempel En af MAN s kunder har betalt for meget. Han beder om, at det overskydende beløb bliver betalt tilbage ved at overføre det til en konto i USA eller Schweiz eller ved at betale det i kontanter i stedet for via en bankoverførsel til hans almindelige forretningskonto. Denne type anmodning kræver en forklaring. Acceptér ikke straks forslaget. Spørg i stedet kunden om, hvorfor beløbet ikke kan betales tilbage på samme måde som det oprindeligt blev indbetalt. Hvis du stadig er i tvivl om, hvorvidt kundens anmodning er lovlig efter, at han har svaret, skal du bede om råd fra kontaktpersonerne nævnt på side 12 eller den ansvarlige juridiske afdeling. 54

55 55

56 M A N DRIVER FORRETNING PÅ ET FRIT OG FA IR M A RKED Kapitalmarked Baggrund MAN kan kun etablere og opretholde det offentliges tiltro samt aktionærernes og aftaleparternes tillid gennem korrekt bogføring og korrekt rapportering. Enhver uregelmæssighed kan have alvorlige følger for MAN og i særdeleshed for den ansvarlige medarbejder. MAN s vejledende principper MAN overholder nøje de generelle lovbestemte regler for korrekt bogføring og finansiel rapportering. Gennemsigtighed og åbenhed er af største vigtighed her. Dit bidrag Sørg for, at alle finansielle oplysninger registreres korrekt og rettidigt inden for dit ansvarsområde. Hvis du har spørgsmål om, hvordan data registreres korrekt, skal du kontakte din overordnede eller den ansvarlige økonomiafdeling. 56

57 Eksempel Du har akut brug for nyt udstyr. Budgettet i din afdeling for det aktuelle regnskabsår er imidlertid allerede opbrugt. Du overvejer at købe udstyret alligevel og at postere omkostningerne i det kommende regnskabsår, når dit budget er blevet suppleret. Konteringer skal altid posteres korrekt. Hvis konteringer posteres forkert, kan det have alvorlige følger for virksomheden eller individuelle medarbejdere. 57

58 M A N DRIVER FORRETNING PÅ ET FRIT OG FA IR M A RKED Forbud mod insiderhandel Baggrund Juridiske bestemmelser forbyder anvendelsen eller videregivelsen af intern viden i køb eller salg af aktier, finansielle fordringer eller andre værdipapirer. Eksempler på denne type intern viden omfatter forudsigelse af driftsresultat, risici for tab eller forretningsoplysninger om MAN, der ikke er offentligt kendt og som sandsynligvis vil påvirke prisen på MAN s aktier, hvis de blev offentligt kendt. MAN s vejledende principper MAN handler med værdipapirer på fair vis uden undtagelse og tolererer ikke insiderhandel. Alle MAN-medarbejdere har kun lov til at anvende viden om fortrolige, interne planer i forretningsøjemed og ikke til at videregive denne viden til tredjeparter.

59 Dit bidrag Videregiv aldrig intern viden til udenforstående parter, end ikke familiemedlemmer (f.eks. din ægtefælle) uden forudgående godkendelse. Hvis du har adgang til intern viden, må du ikke købe eller sælge MAN-aktier uden først at indhente godkendelse fra den juridiske afdeling. Eksempel Du får gennem dit arbejde hos MAN at vide, at opkøbet af en ny virksomhed vil blive offentliggjort på virksomhedens næste pressekonference. Du ved, at en god ven i øjeblikket overvejer, om hans skal sælge sine MAN-aktier. Eftersom prisen på MAN s aktier højst sandsynligt vil stige, når opkøbet af det nye forretningsområde er blevet offentliggjort, overvejer du at fortælle din ven, at han skal vente med at sælge sine aktier til efter pressekonferencen. Giv ikke din ven råd under nogen omstændigheder. Eftersom de oplysninger, som du har kendskab til, ikke er offentligt kendt, men udgør intern viden, har du under ingen omstændigheder lov til at dele denne viden med andre. Hvis du direkte eller indirekte videregiver denne viden, vil du kunne retsforfølges. 59

60 60

61 5 MAN BESK Y T TER DATA, FORRETNINGSHEMME- LIGHEDER OG VIRKSOMHEDSAKTIVER Det er i MAN s og hver enkelt medarbejders interesse at beskytte medarbejder- og kundedata samt virksomhedsspecifik knowhow og aktiver. Følgende retningslinjer gælder i denne sammenhæng: 61

62 M A N BESKY T TER DATA, FORRETNINGS- HEMMELIGHEDER OG VIRKSOMHEDSAKTIVER Databeskyttelse Baggrund Der er specielle lovbestemte regler til beskyttelse af privatlivet ved behandling af personoplysninger. Indhentning, opbevaring, behandling og anden anvendelse af personoplysninger kræver den pågældende persons samtykke eller et juridisk grundlag. 62

63 MAN s vejledende principper MAN beskytter personlige oplysninger om medarbejdere, kunder, leverandører og andre involverede personer. MAN indhenter, indsamler, behandler, anvender og opbevarer kun personoplysninger som foreskrevet iht. gældende lovgivning eller som påkrævet for MAN s reglementerede forretningsvirksomhed. Dit bidrag Sørg for, at der kun indsamles, opbevares, behandles eller anvendes personoplysninger som foreskrevet iht. gældende lovgivning eller efter pågældende persons samtykke. Kontakt MAN-gruppens databeskyttelsesrepræsentanter eller en af de kontaktpersoner, der er angivet på side 12 i tilfælde af tvivl. Eksempel Du har organiseret et seminar for MAN med eksterne deltagere og modtager personlige data fra deltagerne. En kollega beder dig om at videregive adresserne. Videregiv ikke disse oplysninger uden forinden at konsultere en af ovennævnte kontaktpersoner. I princippet kan oplysninger kun anvendes til deres oprindelige formål. 63

64 M A N BESKY T TER DATA, FORRETNINGS- HEMMELIGHEDER OG VIRKSOMHEDSAKTIVER Beskyttelse af knowhow, patenter, handels- og forretningshemmeligheder Baggrund MAN har udviklet værdifuld knowhow siden MAN ejer mere end 4000 internationalt beskyttede patenter og har også omfattende handels- og forretningshemmeligheder ud over teknisk knowhow. Denne viden danner baggrund for vores forretningssucces. Ubeføjet videregivelse af en sådan viden kan føre til ekstremt store tab for MAN og til idømmelse af straf for den pågældende medarbejder i henhold til arbejdsretten, civilretten og strafferetten. MAN s vejledende principper MAN er bevidst om værdien af virksomhedens knowhow og er meget omhyggelig med at beskytte den. MAN anerkender og respekterer sine konkurrenters og forretningspartneres intellektuelle ejendomsret. MAN-medarbejdere har ikke lov til at videregive fortrolige oplysninger, såsom tekniske data, finansielle data, forretningsdata, kundeoplysninger eller andre oplysninger, der er tilknyttet MAN s forretning, til tredjeparter. 64

65 Dit bidrag Behandl oplysninger vedrørende teknisk knowhow, patenter, handels- og forretningshemmeligheder med omtanke. Der skal generelt udvises omtanke ved håndtering af åbne dokumenter og ikke-krypterede filer (se også IT-sikkerhed, side 66). Respektér konkurrenters og forretningspartneres intellektuelle ejendomsret. Eksempel Du er involveret i udviklingen af et nyt patent, der endnu ikke er blevet beskyttet. Du skal præsentere udviklingen på forskellige MAN-arbejdspladser og ønsker at medbringe din bærbare computer hvorpå de relevante dokumenter er gemt i forbindelse med denne præsentation. Det er din hensigt at gennemgå disse dokumenter en gang til på flyet eller i toget på vej til de forskellige arbejdspladser. Du skal sikre dig, at følsomme oplysninger, der tilhører MAN, ikke havner i de forkerte hænder, da dette kan ugyldiggøre et patent fuldstændigt. Tag ikke denne type oplysninger frem på steder, hvor tredjeparter kan få adgang til dem eller lægger mærke til dem. 65

66 M A N BESKY T TER DATA, FORRETNINGS- HEMMELIGHEDER OG VIRKSOMHEDSAKTIVER IT-sikkerhed Baggrund Informationsteknologi (IT) eller elektronisk databehandling (EDB) er blevet en integreret del af hverdagen hos MAN. Dette udsætter os samtidigt for en lang række risici, herunder primært svækkelse af databehandling som et resultat af skadeligt software (vira), tab af data pga. programfejl eller datamisbrug (f.eks. på grund af hackere). MAN s vejledende principper MAN er meget omhyggelig hvad angår IT- og EDB-sikkerhed. Alle MAN-medarbejdere skal overholde de gældende IT/EDBretningslinjer. 66

67 Dit bidrag Gør dig selv bekendt med de gældende IT/EDB-retningslinjer og sikkerhedsreglerne i disse, og overhold reglerne heri, specielt når IT-systemerne anvendes privat. Vær opmærksom på, at ikke er en sikker kommunikationsmetode, så send aldrig meget fortrolige oplysninger og dokumenter via . Eksempel Du er ikke på kontoret og har akut brug for adgangskodebeskyttede oplysninger, der er gemt på din computer. Du ved, at en kollega, der ikke er involveret i pågældende projekt og ikke selv har adgang til de adgangskodebeskyttede data, er på kontoret i dag. Modstå den åbenlyse fristelse til at ringe til din kollega og give ham adgangskoden, så han kan finde de ønskede oplysninger for dig og sende dem til dig. Kontakt i stedet den relevante IT-afdeling, da de kan frigive oplysningerne uden nogen unødvendig sikkerhedsrisiko. 67

68 M A N BESKY T TER DATA, FORRETNINGS- HEMMELIGHEDER OG VIRKSOMHEDSAKTIVER Håndtering af virksomhedsaktiver Baggrund MAN s materielle og immaterielle aktiver er til specifikke formål. De tjener til at hjælpe vores medarbejdere med at nå MAN s forretningsmål og må kun anvendes i forretningsøjemed. MAN s vejledende principper Alle MAN-medarbejdere skal respektere MAN s materielle og immaterielle aktiver og har ikke lov til at anvende dem til andet end i forretningsøjemed. Dit bidrag Vær opmærksom på, at virksomhedens aktiver kun må anvendes til forretningsformål. Brug virksomhedens aktiver sparsomt og med omtanke. Sørg for, at de virksomhedsaktiver, som du anvender i dit arbejde, eller som du kommer i kontakt med i dit arbejde, ikke bliver ødelagt, misbrugt eller går til spilde. 68

69 Eksempel Din fodboldklub planlægger en weekendudflugt, og kassereren spørger dig om du, som MAN-medarbejder, kan organisere en demobus fra MAN s flåde af busser. Som en regel kan demobusser kun lejes af MAN-medarbejdere under markedsvilkår. Du har ikke lov til at få en demobus gratis til privatbrug eller at gøre den tilgængelig for tredjeparter. 69

70 M A N BESKY T TER DATA, FORRETNINGS- HEMMELIGHEDER OG VIRKSOMHEDSAKTIVER Kommunikation og reklame Baggrund MAN finder det vigtigt at kommunikere klart og åbent med medarbejdere, forretningspartnere, aktionærer og investorer, pressen og andre interesserede grupper. God kommunikation kræver specifikke regler, der sikrer, at gruppen viser et ensartet og overensstemmende image. 70

71 MAN s vejledende principper Ensartet og tydelig kommunikation er væsentlig for at opretholde kunders og investorers tillid, hvilket er til medarbejdernes fordel. Den relevante kommunikations- og marketingafdeling skal konsulteres, før der laves aftaler om kommunikations- og marketingsforanstaltninger og før disse implementeres. Dit bidrag Henvis altid alle anmodninger om udtalelser på vegne af MAN til kommunikationsafdelingen. Eksempel Du modtager en opringning fra en journalist, der beder dig om at give en udtalelse om et særligt problem på vegne af MAN. Giv ikke efter for presset, og undlad at komme med en udtalelse på vegne af MAN uden først at have konsulteret kommunikationsafdelingen. Henvis altid sådanne anmodninger direkte til kommunikationsafdelingen. 71

72 Kontakt Du kan finde flere oplysninger om compliance på MAN s intranet, og på internettet på Compliance Helpdesk: compliance.helpdesk@man.eu Tlf.: Seneste version af Code of Conduct: Du kan altid finde den nyeste version af Code of Conduct på virksomhedens intranet, eller på internettet på For at lette læsbarheden omtales personerne i denne rapport somme tider udelukkende i hankøn. I sådanne tilfælde skal det forstås således, at stedord både henviser til kvinder og mænd. Copyright 2010 MAN SE, Ungererstrasse 69, München, Tyskland 72

73

74

75

76