Referat fra ordinær generalforsamling i Ejerforeningen Dybbølparken. Afholdt onsdag den 20. januar 2016 kl. 19:00 i Dybbøl Sogns Forsamlingshus.

Transkript

1 Referat fra ordinær generalforsamling i Ejerforeningen Dybbølparken. Afholdt onsdag den 20. januar 2016 kl. 19:00 i Dybbøl Sogns Forsamlingshus. Formanden Lars Christiansen bød velkommen. Dagsorden: 1. Valg af dirigent Bestyrelsen foreslog Knud Rasmussen 8A, der blev valgt enstemmigt. Knud takkede for valget. Dirigenten konstaterede at indkaldelse samt regnskab i henhold til vedtægterne var udsendt rettidigt og at generalforsamlingen dermed var lovligt indkaldt. En optælling viste at 23 lejligheder var repræsenteret ved personlig fremmøde, 8 lejligheder havde afgivet fuldmagt og 8 lejligheder var ikke repræsenteret. Med i alt 31 stemmeberettigede var generalforsamlingen beslutningsdygtig. Dirigenten gennemgik dagsorden. Der var ingen indvendinger fra forsamlingen. Dirigenten sikrede sig at der var en referent. 2. Formandens beretning Formand Lars Christiansen fremlagde årsberetningen for Indledningsvis bød han de nye ejere velkommen i Dybbølparken. Det har været et rigtig godt år på boligmarkedet og det har Dybbølparken også nydt godt af. På nuværende tidspunkt er kun én ud af 39 lejligheder til salg. Hvis Dybbølparken også fremover skal være et attraktivt sted at bo, kræver det at Parken også i fremtiden har styr på økonomien og har en velfungerende forening/bestyrelse. Dette er en fælles opgave og som medlem af Dybbølparken er det en pligt at alle yder en aktiv indsats for fællesskabet så som bestyrelsesarbejde, deltagelse i fælles arbejdslørdage osv. Til gengæld styrker det ikke fællesskabet med at stille urealistiske krav til de folk som gør deres borgerpligt f.eks. i bestyrelsen. De fleste er hverken jurister, økonomer, vvs er eller lignende. De udfører blot et ulønnet arbejde i deres fritid, med de forudsætninger de nu hver især besidder. I årets løb har der desværre været en del negative udmeldinger vedr. bestyrelsens arbejde. Dette er ikke et nyt fænomen da det også skete under den forrige formand. Formanden mente, at de folk nok ikke ved hvor meget de egentlig skader foreningen. Han gav udtryk for, at han godt kunne forstå at folk melder fra eller måske slet ikke ønsker at Side 1 af 6

2 blive en del af en bestyrelse som møder denne form for mistillid. Han opfordrede til at dette bør ændres. Omkring projekter har det været et relativ stille år. Bestyrelsen havde egentlig planlagt flere tiltag bl.a. en totalrenovering af cykelskuret på nederste parkeringsplads. Dette blev dog forsinket af, at daværende bestyrelsesmedlem Per Christensen, som var primus motor for dette projekt havde fået nyt job og hans nye arbejdssituation blev så tidskrævende, at han valgte at træde ud af bestyrelsen. Næstformanden Connie Frederiksen, som var den person i bestyrelsen der var gartneransvarlig valgte ligeledes af personlig årsager at trække sig. På bestyrelsens vegne takkede formanden begge for deres store indsats i bestyrelsen. Disse to udmeldingen kom oven i formandens egen udmelding om at fratræde pga. af hussalg. På opfordring af bestyrelsen valgte han dog at blive siddende som formand frem til generalforsamlingen. Med stor hjælp fra Per Ulrik er der oprettet et digitalt arkiv (google drev) som gør at bestyrelsen i fremtiden har mulighed for at gemme en digital udgave af alle relevante papirer som vedrører bestyrelsen/foreningen. Der vil selvfølgelig stadigvæk opbevares vigtige papirer i original udgave enten i bankboksen eller i arkivet i redskabsskuret på øverste parkeringsplads. Formanden takkede Erik Andersen for sin indsats med at snedkerere et nyt arkivskab. I løbet af sommeren har der været gentagende problemer med affaldssortering. Skraldemændene har nægtet at tømme genbrugscontainere, fordi de ikke har været sorteret korrekt. Dette betyder at foreningen må betale for ekstra tømning. Han opfordrede beboerne til at være opmærksom på korrekt sortering. Formanden benyttede lejligheden til at takke de personer som går og udfører større og mindre opgaver for foreningen. Det kunne være dem der deltager på arbejdslørdage, men også dem der går på andre dage og yder en stor indsats. Uden deres hjælp ville Dybbølparken ikke fremstå så pænt som den gør i dag. Formanden ønskede på bestyrelsens og foreningens vegne at hædre Per Ulrik for hans store indsats i bestyrelsen i over 25 år. Han sluttede sin beretning med en stor tak til beboerne i Dybbølparken som for 5 år siden tog godt imod ham og kæresten. Især takkede han 3 er rækken for godt naboskab og ønskede forsamlingen held og lykke i fremtiden i Parken. Der var ingen yderligere kommentarer til beretningen som derefter blev godkendt. 3. Fremlæggelse af regnskab 2015 Bestyrelsen blev efter udsendelse af regnskab gjort opmærksom på en konteringsfejl vedr. overførsel til grundfond. Denne fejl blev rettet og nyt materiale udsendt til alle beboere. Derefter fremlagde Per U. Pedersen regnskabet for 2015 og redegjorde for de forskellige poster. Regnskabet udviste et overskud på ,05 Kr. samt en egenkapital på ,11 Kr. Side 2 af 6

3 Keld, 10 F, efterlyste pris på græsslåning. I 2015 har gartneren slået græs 22 gange til en pris på ,- Kr. Freddy, 10D, foreslog at regnskabet udspecificeres mere så man kunne se hvad der blev brugt på de enkelte konti (f.eks. gartneren / møder etc.) Han opfordrede ligeledes til at regnskabet blev revideret af en statsaut. / eller reg. Revisor. Per Ulrik svarede, at en sådan revisor nok skal have ca ,- Kr. for dette arbejde. Anja, 9B, mente at regnskab revideret af en statsautoriseret revisor ikke ville se anderledes ud. Herefter blev regnskabet godkendt. Per Ulrik fremlagde regnskabet for grundfonden som råder over en kapital på ,55 Kr. Han bemærkede at en beholdning på Kr. er for lav. Keld, 10F, spurgte til denne kommentar. Per Ulrik svarede, at området ikke er nyt mere og at der kunne komme større udgifter til vedligeholdelse (f.eks. Kloak, muren, fliseopretning ) og det aktuelle beløb knapt tilgodeså prisudviklingen (oprindelig indsat ,- kr.) Der var ikke yderligere kommentarer til fremlæggelse af grundfonden. Regnskabet for grundfonden blev godkendt. 4. Fremlæggelse af vedligeholdsplan Formanden fremlagde vedligeholdelsesplanen for en detailieret vedligeholdelsesplan var udsendt sammen med erindringsskrivelse og regnskab før generalforsamlingen. Denne gennemgik han kort. Han nævnte blandt andet bevoksning på skråningerne, cykelskuret på nederste parkeringsplads, støttemuren, carporte, og fliseopretninger. Planen er udarbejdet med angivelse af kort og lang frist. Jens fra 6A mente at hans carport på nederste parkeringsplads var rådden. Per U. kommenterede, at carporte er beboernes eget ansvar brugeren har vedligeholdelsespligt. Keld 10 F spurgte derefter til ejerforhold omkring carporte. Per Ulrik svarede, at ejerforeningen i sin tid opførte carportene og brugerne har derefter købte brugsretten af ejerforeningen. Freddy 10D mente at en budgettering på ,- Kr. for at grave et hul på 2m ved øverste skur var lige rigeligt. Per U. svarede at beløbet er et skøn for at grave op, kigge på skaden, få udtalelse fra en fagmand, lægge fliser o.s.v. Efter diskussionsrunden blev Vedligeholdelsesplanen godkendt. Side 3 af 6

4 5. Indkomne forslag Inden fremlæggelse af forslagene redegjorde Per Ulrik for bestyrelsens opgaver i.h.t. vedtægterne Forslag nr. 1 fra Freddy Bejer, 10D: Frist for opslag af bestyrelsesmødereferat. Freddy fremlagde forslaget hvor han vægtede at referater skulle være ude senest 10 dage efter mødet. Bestyrelsen mener ikke at den kan pålægges en deadline for udsendelse. Forslaget blev ikke vedtaget. Forslag nr. 2 fra John Falkenberg, 6C: -distribution af best.møde referater. Forslaget blev forkastet. Forslag nr. 3 fra John Falkenberg, 6C: Renovering af cykelskur John redegjorde for forslaget. Formanden redegjorde for bestyrelsens ønske om at lave en totalrenovering. Connie F., 3C, mente at en generalforsamlingsbeslutning ikke bare kan overgås. En stigning fra til Kr. burde have godkendelse af beboerne. Freddy, 10D, mente heller ikke, at det kunne forsvares at totalrenovere. Herefter kom forslaget til afstemning. Forslaget blev vedtaget. Bestyrelsen blev opfordret til at indhente nyt tilbud på en renovering af cykelskuret. Forslag nr. 4 fra John Falkenberg 6C: Ny pris på flisearbejde, men genbrug af fliser. John redegjorde for forslaget. Han havde haft kontakt til gartneren Carsten Lauritzen og fået en mundtlig pris på omlægning af fliser ud for 6 er-rækken med de gamle fliser på Kr. Per U. sagde at det næppe var sammenlignelige priser, da det ikke lød som samme koncept som Per C. havde aftalt med Carsten Lauritsen for 5 er-rækken, hvor der yderligere var en genetablering af trappe til fællessti inkluderet. Anja, 9B, spurgte om man altid bruger de samme entreprenører/firmaer i Dybbølparken. Knud, 8A, har selv brugt Carsten Lauritzen men er ikke tilfreds med resultatet. Det samme gjaldt for Troels, 4B. Herefter kom forslaget til afstemning. Forslaget blev ikke vedtaget. Side 4 af 6

5 Forslag nr. 5 fra John Falkenberg 8C, murundersøgelse. John Falkenberg trak sit forslag tilbage, efter at Per Ulrik havde orienteret om en faglig bedømmelse af muren. 6. Fremlæggelse af budget for 2016 til godkendelse Kassereren Per Ulrik Pedersen gennemgik det detaljerede budgetforslag. Budgettet nedskrives med Kr. grundet Forslag 3 om at renovere cykelskuret. Herefter blev budget for 2016 godkendt. 7. Vedtagelse af kontingent Bestyrelsen foreslog uændret kontingent. Der blev spurgt fra forsamlingen om man havde overvejet at nedsætte kontingentet? Bestyrelsen mente, man hellere må sætte flere penge til side til uforudsigelige / større udgifter. Herefter blev det vedtaget. 8. Valg af formand Per Ulrik opfordrede beboerne til at tage ansvar. Anja Petersen, 9B, blev foreslået, hun viste interesse men trak sig alligevel igen. Hun ville gerne overveje indtil ekstraordinær generalforsamling. Der blev ikke valgt en formand. 9. Valg til bestyrelsen Per U. Pedersen 5B var villig til genvalg. Malene Christensen 2C og Connie von Rosen 4A blev foreslået. Per Ulrik Pedersen og Malene Christensen blev valgt. 10. Valg af suppleant Connie von Rosen 4A blev valgt som 1. suppleant og Hanne Nørgård 10B blev valgt som 2. suppleant. Side 5 af 6

6 11. Valg af revisor og suppleant for denne Tove Serup 4B blev valgt som revisor Troels Serup 4B blev valgt som revisorsuppleant Bestyrelsen er herefter sammensat således: Formand: ej valgt Per Ulrik Pedersen (5B) Karen Bang Petersen (3A) Malene Christensen (2C) Helene Iwersen (10A) Suppleanter: Connie von Rosen (4A) og Hanne Nørgård (10B) 12. Eventuelt. Per Ulrik Pedersen gav en orientering om ejerforeningens situation. Han omtalte blandt andet bestyrelsens kontakt til Arbejdernes Landsbank og administrationsselskaberne DEAS og LEA. Grundet manglende besættelse af formandsposte indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling onsdag den 24. februar 2016 indkaldelse følger. Da der ikke var flere, der ønskede ordet, erklærede dirigenten generalforsamlingen for afsluttet. Formanden takkede for fremmødet og god ro og orden. den, den, Knud Rasmussen Lars Christiansen Dirigent Formand Side 6 af 6