Kvartalsrapport & årsrapport

Transkript

1 Kvartalsrapport & årsrapport 4. kvartal 2016 Nyt Aalborg Universitetshospital

2 Projektafdelingen Hospitalsbyen Gistrup plb@rn.dk

3 Indhold 1. Indledning Ledelseserklæring Revisorerklæring Regionens kommentarer til forbehold/supplerende oplysninger Overblik Rapportering Risikovurdering Projektets økonomi Projektøkonomi og udgiftsprofil Kvalitet og indhold Bilag A: Revisorerklæring Bilag B: Kvartalsvis forbrug af deponerede midler Bilag C: Tidsmæssig fremdrift Bilag D. Økonomisk færdiggørelse (observationer) Bilag E: Risikolog Bilag F: Change Request Katalog Bilag G: IT, Inventar og apparatur Bilag H: Rapportering vedr. effektiviseringsgevinster Side 3 af 68

4 1. Indledning Region Nordjylland modtog den 15. marts 2012 endeligt tilsagn til byggeriet af det nye Universitetshospital i Aalborg fra Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Sammen med tilsagnet modtog regionen en række dokumenter om, hvordan regionen skulle agere i forhold til rapporteringer omkring projektets fremdrift. Jf. økonomiaftale for 2012 skal der for de enkelte kvalitetsfondsprojekter udarbejdes kvartalsvise, revisionspåtegnede rapporter til regionsrådene som også danner grundlag for opfølgningen fra Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Kvartalsrapporten skal give et samlet overblik over udviklingen i økonomi, kvalitet og tid samt risici for det kvalitetsfondsstøttede byggeri Nyt Aalborg Universitetshospital. Sammen med denne kvartalsrapport fremsendes udbetalingsanmodningen til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Efter godkendelsen af udbetalingsanmodningen vil der kvartalsvist blive udbetalt midler til kvalitetsfondsprojektet og der skal i den forbindelse afrapporteres kvartalsvist til Regionsrådet og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse efter et fast koncept. Denne rapport er således den 9. i en række af kvartalsrapporter, der strækker sig helt frem til afslutningen af projektet. Kvartalsrapporten er udarbejdet med baggrund i den nyeste styringsmanual, der er opdateret januar SÆRLIGE FORHOLD Kvartalsrapporten for 4. kvartal 2016 indeholder også en årsrapportering, hvorfor denne kvartalsrapport er suppleret med et mere detaljeret budget for It, udstyr og apparatur samt et opdateret og prioriteret Change request katalog Endvidere indeholder den årlige rapportering en status på effektiviseringsarbejdet. Side 4 af 68

5 2. Ledelseserklæring Ledelsen i Region Nordjylland fremsender hermed kvartalsrapportering pr for regionens igangværende kvalitetsfondsprojekt til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Regionsrådet har behandlet kvartalsrapporteringen på regionsrådsmødet den Ledelsen skal efter bedste overbevisning erklære, at: Kvartalsrapporteringen giver et retvisende billede af økonomi, fremdrift og risiko vedrørende samtlige regionens igangværende anlægsprojekter finansieret ved kvalitetsfondsmidler Kvartalsrapporteringen givet et retvisende billede af regionens deponerings-grundlag vedrørende anlægsprojekter med kvalitetsfondsfinansiering - og de dertil knyttede deponeringer pr. udgangen af kvartalet Såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret i overensstemmelse med gældende administrative regler Såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret under iagttagelse af skyldige økonomiske hensyn Aalborg den Ulla Astman Regionsrådsformand Svend Særkjær Regionsdirektør Side 5 af 68

6 3. Revisorerklæring Den uafhængige revisors erklæring omfatter projektets økonomiske forbrug fra projektstart og frem til og med udgangen af 4. kvartal 2016 samt deponeringsgrundlaget på samme tidspunkt for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt Nyt Aalborg Universitetshospital. Region Nordjyllands eksterne revision BDO har gennemgået kvartalsrapporten og har d fremsendt udkast til revisorerklæring, der såfremt kvartalsrapporten godkendes af Regionsrådet i sin nuværende form, vil blive fremsendt til Sundheds- og Ældreministeriet. Projektets økonomiske forbrug Det er vores opfattelse, at opgørelsen over projektets økonomiske forbrug for perioden 1. oktober 2016 til 31. december 2016 (4. kvartal 2016) giver et retvisende billede af det økonomiske forbrug samt deponeringsgrundlaget pr. 31. december 2016 opgjort i overensstemmelse med Budget og regnskabssystemet for regioner, Sundheds- og Ældreministeriets regnskabsinstruks vedrørende regnskabsmæssig behandling af kvalitetsfondsfinansierede projekter samt regionens kasse- og Regnskabsregulativ og sædvanlige regnskabspraksis. Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af opgørelsen af projektets forbrug er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter, indgåede aftaler og sædvanlig praksis, samt at der er udvist skyldige økonomiske hensyn. Projektets fremdrift og risici Det er endvidere vores opfattelse, at vi ikke er blevet opmærksomme på forhold, der giver anledning til at konkludere, at beskrivelsen af projektets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug samt risici knyttet til projektets fremdrift og færdiggørelse ikke er i overensstemmelse med Sundheds- og Ældreministeriets regnskabsinstruks vedrørende regnskabsmæssig behandling af kvalitetsfondsfinansierede projekter. For så vidt angår oplysninger om forventet forbrug og risici knyttet til færdiggørelsen af projektet, så vil de faktiske resultater sandsynligvis afvige fra de angivne forventninger, idet forudsatte begivenheder ofte ikke indtræder som forventet. Disse afvigelser kan være væsentlige. Den fulde revisionserklæring fremgår af bilag A. 3.1 Regionens kommentarer til forbehold/supplerende oplysninger Regionen har ingen kommentarer til den udarbejdede revisorerklæring Side 6 af 68

7 4. Overblik Den overordnede vurdering er, at projektet er realiserbart på de kendte forudsætninger. På byggepladsen er der den fornødne fremdrift på nuværende tidspunkt. Det er ligeledes vurderingen, at byggeriet opfylder tilsagnsbetingelser fra kvalitetsfonden, idet det fortsat er forventningen, at der bygges et fuldt ud funktionsdygtigt hospital, der kan levere den planlagte aktivitet og opfylde effektiviseringskravet på 6 %. Det vurderes således også, at den afsatte ramme på 4,1 mia. kr. i 2009-niveau samt lån på 90,7 mio. kr. til energiforbedringer er tilstrækkeligt til at realisere det projekt, som er beskrevet i dispositionsforslaget, og at de afsatte reserver er tilstrækkelige til at imødegå uforudsete udgifter og hændelser jf. risikoarbejdet. Kvartalsrapporten er opdateret med de nyeste forventninger til tidsplan og forventede omsætninger, ligesom den også indeholder et opdateret budget for håndværkerudgifterne, hvor de seneste projektjusteringer og beregninger fra den digitale model er indeholdt. Den digitale model efterprøves af EXIGO med jævne mellemrum, og EXIGO har fundet at modellen overordnet er valid og bygbar. Landskabsprojektet færdiggøres inden udgangen af 2020, idet byggeledelsen vurderer, at det ikke vil være muligt at færdiggøre samtidig med byggeriet grundet behov for byggepladsvej og opmagasinering af byggematerialer som følge af et relativ stor omsætning i de sidste faser af byggeperioden. Ovenstående forudsætninger er så vidt muligt indarbejdet i tids- og omsætningsplanen, som danner grundlag for nærværende kvartalsrapport. Der vil dog i den videre proces skulle ske en yderligere bearbejdning og optimering af tids- og omsætningsplanen, og nærværende rapport bygger således i nogen grad på forhold, som vil skulle justeres og kvalificeres yderligere. Der er identificeret en række risikofaktorer, som kan påvirke projektet i negativ retning. Disse er beskrevet i overensstemmelse med projektets risikoparadigme. Der er samlet set et tilfredsstillende risikobillede af projektet på nuværende tidspunkt. Der er en generel risiko for hele projektet, som vedrører det forhold, at staten regulerer kvalitetsfondsprojekterne med pris- og lønindekset frem for byggeomkostningsindekset. De to indeks følger ikke samme udvikling. Dette betyder, at tilsagnsrammerne fra statens side reguleres mindre, end byggeomkostningsindekset tilsiger. Dette udgør en væsentlig problemstilling, da det på baggrund af de nuværende prognoser estimeres, at der inden for projektets totalramme skal udredes et beløb på op til 125 mio. kr. afhængig af udviklingen i konjunkturerne. Det er dog usikkert om hele beløbet skal udredes, idet beløbet ikke kan beregnes, da udviklingen i de 2 indeks ikke kendes fremadrettet. Tillige sker der en tilretning P/L-indekset for anlæg, når regnskabet for det foregående år foreligger. Det er derfor besluttet, at der er ikke afsættes en særlig reservepulje til P/L-problematikken. Denne udfordring håndteres løbende i projektet, ved at de forventede udgifter løbende opgøres efter byggeomkostningsindekset, mens budgettet reguleres efter P/L. Eventuelle uoverensstemmelser mellem det afsatte budget og de faktiske udgifter håndteres enten ved en budgetomplacering fra delprojekter, et træk på den generelle reserve eller ved en løbende justering af projektet. Side 7 af 68

8 I august måned 2015 har Sundheds- og Ældreministeriet fremsendte en skrivelse, hvoraf det fremgår, at kvalitetsfondsprojekterne får mulighed for at fremskrive IT, inventar og apparatur med en mindre fremskrivningsprocent og anvende et tilsvarende beløb til helt eller delvist at afdække P/L-udfordringen i byggeomkostningsindekset. På baggrund af denne skrivelse er det realiserede P/L-problem vedr. forberedende arbejder, råhus og byggepladsdrift afdækket gennem en mindre fremskrivning af IT, inventar og apparatur. Der er vurderingen at omkring halvdelen af P/L-problemstillingen kan afdækkes gennem anvendelsen af en mindre fremskrivningsprocent af budgettet for IT, Inventar og apparatur. De endelige resultater af udbudspakke 5 og 6 er endnu ikke indarbejdet i projektøkonomi. Dette sker løbende i takt med at projekterne verificeres færdige. Der kan læses mere om status på disse udbudspakker i afsnittet omkring projektets økonomi og risikovurdering. Råhuset er verificeret færdigt i løbet af 4. kvartal 2016 og derfor fremgår det endelige budget for råhus af afrapporteringen. Side 8 af 68

9 5. Rapportering Det følgende indeholder en risikovurdering samt en gennemgang af økonomi og fremdrift for Aalborg Universitetshospital. 5.1 Risikovurdering Risikovurderingen består af en række centrale risikoelementer hovedrisici, der udgør de største risici mod projektet. En risiko er en mulig fremtidig hændelse, der, hvis den realiseres, vil påvirke projektet negativt i form af en tidsmæssig forsinkelse af projektet, en økonomisk fordyrelse af projektet eller en kvalitetsmæssig forringelse af projektet. Risici identificeres og bearbejdes løbende i arbejdet omkring etableringen af Nyt Aalborg Universitetshospital. Risikoarbejdet er et fælles ansvar og er integreret i det øvrige arbejde omkring planlægning og bygning af Nyt Aalborg Universitetshospital. Alle aktører har et ansvar i forhold til risikoarbejdet og derfor afleverer både totalrådgiver og byggerådgiver en risikorapport til bygherren ved udgangen af hvert kvartal. Hver enkelt risiko vurderes på en skala fra 1-5 i forhold til følgende parametre: Økonomi Tid Kvalitet Sandsynlighed Afslutningsvis beregnes hver risikos samlede risikoscore som samlet konsekvensscore x sandsynlighedsscore. Projektets risici kan efterfølgende illustreres i en figur som nedenstående. Der er identificeret følgende hovedrisici på nuværende tidspunkt: Side 9 af 68

10 Aktuelle hovedrisici vedr. byggeriet af Nyt Aalborg Universitetshospital Projektets aktuelle Risikoemner hovedrisici prioriteret rækkefølge Økonomi Tid Kvalitet 1) Licitationsresultat for Udbudspakke 06 vedr. VVS og ventilationsentrepriser 2) Licitationsresultat for Udbudspakke 06 vedr. entrepriser, hvor der ikke er indkommet tilbud 3) Klager i forbindelse med udbud 4) Pris- og lønfremskrivningen dækker ikke prisstigningerne i byggesektoren (byggeomkostningsindekset) 5) Risiko for manglende interesse eller kapacitet hos entreprenører, som medfører, at der ikke er tilstrækkeligt med bydende. 6) Højere byggepriser end ventet 7) Risiko ved annullering af udbud for betonsandwichelementer med indflydelse på fremdriften samt de efterfølgende udbud Samlet set vurderer administrationen, at risikobilledet er tilfredsstillende for Nyt Aalborg Universitetshospital. Nedenfor er en kort beskrivelse af de risikoelementer, der ved udgangen af fjerde kvartal 2016 vurderes at være særligt relevante og aktuelle. I et bilag til rapporten gengives det samlede risikobillede for projektet. Ad 1) Ved licitationen for Udbudspakke kvartal 2016 kunne det konstateres, at de indkomne tilbud på VVS - og ventilationsarbejder i sengetårnene lå mærkbart over anlægsoverslaget. Enkelte af tilbuddene afveg således med op mod 70 % fra rådgivers target. Efter anbefaling fra rådgiver er det besluttet at annullere licitationen for VVS og ventilation i sengetårnene. Der har efterfølgende været afholdt dialog med markedet med henblik på at afklare årsager til licitationsresultatet. På baggrund af dialogen er det besluttet at udbyde de pågældende arbejder i forbindelse med Udbudspakke 07, som udbydes ultimo marts Som konsekvens af at det ved licitationen kunne konstateres, at de små og mellemstore virksomheder ikke gav tilbud på de udbudte installationsarbejder og på baggrund af den efterfølgende markedsdialog, er det besluttet at ændre udbudsstrategien, så det i forbindelse med Udbudspakke 07 vil være muligt at pulje VVS, ventilations - og elarbejder i større fagentrepriser på tværs af bygningsafsnit. Det sker ud fra en forventning om, at der ville kunne opnås bedre mængderabatter fra entreprenørerne ved udbud af større entrepriser. Som afledt konsekvens heraf vil afrapporteringen skulle tilpasses den udbudsstrategi i næste kvartalsrapport. Side 10 af 68

11 Ad 2) I forbindelse med licitationen for Udbudspakke 06 kunne det konstateres, at der ikke var afgivet tilbud på slidlag samt den ene af de to tagdækningsentrepriser. Herudover vurderer projektets totalrådgiver, at vandtågesprinkling ikke har været tilstrækkeligt konkurrenceudsat, eftersom der kun er afgivet et enkelt tilbud på entreprisen. Der er foretaget en teknisk og juridisk vurdering, og det anbefales på den baggrund, at man aflyser de tre entrepriser og gennemfører udbud med forhandling/underhåndsbud. I forhold til tagdækningsentreprisen på bygning forsknings-/ uddannelsesbygningen, hvor der ikke blev afgivet tilbud, er der som følge af entreprisens begrænsede størrelse iværksat indhentelse af tre underhåndsbud. Med henblik på at afdække årsagerne til manglende tilbud på slidlagsentreprisen er der iværksat en markedsdialog. Vedrørende vandtågesprinkling pågår dialog med den enlige tilbudsgiver om mulige projektjusteringer. Ad 3) Erfaring fra tidligere byggerier tilsiger, at det må forventes, at en række forhold påklages af entreprenører, som ikke vinder de udbudte licitationer. Risikoen for sådanne klager reduceres ved et grundigt udarbejdet udbudsmateriale samt ved rettidig omhu ved valg af leverandør og evt. godkendelse af afvigelser ift. den udbudte ydelse. For at imødegå og i videst mulig udstrækning eliminere risici relateret til klager indgår digital granskning af projekt-/udbudsmateriale og udførelsestidsplaner som et centralt, forebyggende element i den systematiske risikostyring i forbindelse med byggeriet af Nyt Aalborg Universitetshospital. Den digitale granskning indebærer, at der inden iværksættelse af udbud sker en systematisk gennemgang af projektets digitale 3D-modeller med henblik på at sikre, at der kan udbydes et færdigprojekteret og bygbart projekt. Den digitale granskning udføres med bistand fra firmaet Exigo, som har den fornødne ekspertise og software til formålet. I forbindelse med udbud foretages altid en juridisk vurdering af ikke fagspecifikke spørgsmål fra entreprenører inden svarafgivelse. Ligesom der altid foretages en juridisk vurdering, inden et udbud eventuelt annulleres. Der foretages en juridisk vurdering af alle klager. Administrationen tilstræber dog at nå tilfredsstillende løsninger for alle parter via en konstruktiv dialog. Ad 4) Denne risiko er afledt af, at pris- og lønfremskrivningen af de bevillingsmæssige rammer for kvalitetsfondsbyggeriet, som følge af at statens anlægs-pl for regionerne afviger betydeligt fra den faktiske prisudvikling, som afspejles i byggeomkostningsindekset. Det vurderes, at fremskrivningsproblematikken fortsat udgør en væsentlig økonomisk usikkerhed i projektet. Ad 5) Risiko for manglende interesse eller kapacitet hos entreprenører, som medfører, at der ikke er tilstrækkeligt med bydende er yderligere aktualiseret af den seneste licitation, hvor der Side 11 af 68

12 ikke indkom tilbud på to af de udbudte entrepriser, og hvor der kun var en enkelt tilbudsgiver på entreprisen vedrørende vandtågesprinkling. For i videst muligt omfang at imødegå lignende udfordringer ved kommende licitationer vil der været et særligt fokus på at tilrettelægge udbuddene, så der skabes interesse hos flest muligt entreprenører. Dette sker efter dialog med markedet. Ad 6) Grundet den store byggeaktivitet rundt om i landet kan der være en risiko for, at konkurrencesituationen ikke er optimal. Derved kan prisen i en udbudssituation ende med at blive højere end budgetteret. For at reducere denne risiko forsøger Projektorganisationen gennem forskellige aktiviteter at gøre projektet attraktivt for potentielle entreprenører. Bl.a. er det aftalt med Dansk Byggeri, at organisationen udbyder en række kurser i digitalt byggeri op til kommende udbud, med det formål at ruste potentielle tilbudsgivere til de digitale udbud. Dette sker ud fra en formodning om, at IKT-bekendtgørelsens krav om digitale udbud kan være en barriere for særligt små og mellemstore virksomheder, der ofte ikke har stor erfaring med den digitale udbudsproces. Næste bølge af kurser er planlagt i løbet af februar/marts 2017 umiddelbart op til udbuddet af Udbudspakke 07. Kurserne, som afholdes on site i pavillonbyen ved byggepladsen, omhandler bl.a. brug af BIM-modeller, effektiv mængde - og tilbudsberegning med BIM samt ind og udlæsning af mængder i eget kalkulationsprogram. Med henblik på at sikre effektiv rekruttering af arbejdskraft til entreprenørerne på byggepladsen er der indgået et samarbejde med Byg i Nord, der får stillet en kontorfacilitet til rådighed i pavillonbyen. Ad 7) Som led i første etape af byggeriets facadeudbud har der været udbudt såkaldte betonsandwichelementer. På baggrund af et licitationsresultat på sandwichelementerne, der lå ca. 50 % over den budgetterede anlægsramme, er det besluttet at annullere udbuddet og gennemføre en alternativ facadeløsning. Der er foretaget en teknisk og juridisk vurdering af de muligheder, en annullering af udbuddet medfører. Teknisk vil beton sandwichelementerne kunne erstattes med murede facader i behandlingsbygningerne i bygningsbasen. Juridisk er det vurderingen, at opgaven kan udføres som tillæg til den eksisterende råhuskontrakt uden udbud. Den ændrede facadeløsning medfører imidlertid et behov for konstruktionsmæssige ændringer af tilstødende entrepriser. Der pågår derfor afklaring af, hvorvidt disse ændringer medfører behov for træk på projektets genelle reserver, eller om udgiften til de pågældende ændringer kan afholdes inden for den afsatte pulje til uforudseelige udgifter. Vedlagt som bilag er en opdateret risikolog for Nyt Aalborg Universitetshospital med alle afrapporterede risici. Risikologgen indeholder 24 risici, hvoraf 7 udvalgte risici er beskrevet i det forudgående. Udvælgelsen af risici er foretaget ud fra en vurdering af, om en risiko er aktuel for kommende periode/ fase, om en risiko generelt kræver særlig opmærksomhed eller om en risiko har særlig relevans for bygherre. Den samlede risiko for alle 24 risici anslås til at udgøre Side 12 af 68

13 ca. 189 mio. kr. ud fra en teoretisk gennemsnitsberegning, baseret på sandsynlighed og konsekvens for hver enkelt risiko. Den opdaterede risikolog for Nyt Aalborg Universitetshospital tegner et billede af risikovurderingen ved udgangen af 4. kvartal Risikovurderingen er udarbejdet af Projektafdelingen på baggrund af dialog med- og risikorapporter fra både Totalrådgiver og Byggeledelse. Efterfølgende er risikovurderingen underkastet ekstern kontrol i overensstemmelse med retningslinjerne i Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri. Side 13 af 68

14 5.2 Projektets økonomi Kortfattet status for projektets økonomi På sit nuværende stadie er projektets samlede økonomi intakt. Udgifter, der er realiseret som følge af P/L-problematikken, er modregnet i budgettet for IT, inventar og apparatur. Det drejer sig om utilstrækkelig fremskrivning af budget for forberedende arbejder, byggepladsdrift, råhus og facader. De realiserede udgifter vedrører perioden Den samlede udgift hertil er beregnet til 33,4 mio. kr. (2009-P/L). Beregningen er foretaget på baggrund af de nyeste skøn for P/L-udviklingen i overensstemmelse med aftalen mellem Staten og Danske Regioner. De korrigerede budgetter fremgår af skema A2 nedenfor. Den igangværende taksationssag omkring arealerhvervelsen udgør sammen med P/L-fremskrivningsproblematikken og udfordringerne omkring den ændrede facadeløsning de væsentlige risici i forhold til det samlede budget, men det er ikke muligt at tage højde for eventuelle udgifter, da disse endnu ikke kendes. Ud fra de kendte oplysninger fra overtaksationskommissionen og ud fra den nuværende kendte udgift til P/L-problemstillingen samt muligheden for at differentiere i fremskrivning af delbudgetterne er det forventningen, at disse risici kan håndteres inden for den samlede ramme til kvalitetsfondsbyggeriet inkl. change request. Status på facader I kvartalsrapport blev der redegjort for resultatet af de 3 udbudte facadeentrepriser, herunder valget af en ændret facadeløsning i form af bagmurselementer i beton og en traditionel skalmur i tegl i bygningsbasen. De omsætningsmæssige konsekvenser af denne projekt ændring er indarbejdet i denne kvartalsrapport. De afledte økonomiske risici ved ændrede snitflader mellem de forskellige facadeentrepriser er søgt afdækket jf. projektets risikostyring. Det er forventningen, at den økonomiske risiko vil være fuldt ud afdækket ved udgangen af 1. kvartal Herefter skal det vurderes, om de evt. øgede udgifter vil kunne dækkes af de afsatte UFO-midler eller om der skal tilføres midler fra projektets reserver alternativt laves projektjusteringer. Indenfor delprojektet facader mangler der forsat at blive udbudt facadeløsninger for Servicebyen, tage på bygningerne C og D samt foyerfacader og drejedøre. 2 entrepriserne, der vedrører tagene i delprojekt B, er udbudt sammen med udbudspakke 6 og resultatet er, at der indgås kontrakt på den ene entreprise, mens der ikke indkom tilbud på den anden tagentreprise. Status på råhuset Entreprisen indeholder betonarbejde i form af støbning af kældre, søjler og etagedæk på hospitalsbyggeriet. Herudover vil råhusentreprenøren også skulle udføre en række jord- og kloakarbejder. Montage af facadeelementer var oprindelig også en del af udbuddet, men den ændrede facadeløsning jf. ovenfor indebærer, at denne del af opgaven ikke længere skal udføres under råhusentreprisen. Byggeriet af råhuset er startet op i løbet af sommeren Entreprisen er planlagt udført over 43 måneder, og arbejdet med råhuset forventes således afsluttet ved udgangen af 1. kvartal Side 14 af 68

15 2019. Ved udløb af 4. kvartal 2016 var udførelsen af råhuset i overensstemmelse med tidsplanen og byggeriet følger generelt en positiv fremdrift i forhold til omsætningen jf. stadeopgørelsen fra Exigo. Fremdriften dækker over en væsentlig større fremdrift i kælderen end planlagt og et lille efterslæb på lokationen B09/B06 samt B08. Kadencen er øget betydeligt på de sidstnævnte lokationer i løbet af 4. kvartal 2016, men der er fortsat et efterslæb i forhold til tidsplanen. Endvidere skulle råhusarbejdet på lokation C04 være påbegyndt et i løbet af 4. kvartal Det er ikke set. Byggeledelsen har lokationen som et opmærksomhedspunkt. Status på byggepladsdrift Byggepladsentreprisen omfatter byggepladsydelser i forbindelse med opførelsen af kvalitetsfondsprojektet og udvidet serviceby. Entreprisen indeholder etablering og drift af adgangsveje, midlertidige pladser til oplag, affaldshåndtering og materiel og drift af byggepladsfaciliteter herunder toiletter, spise- og omklædningsfaciliteter for håndværkere, drift og vedligeholdelse af skurby, portner/vagtfunktion, førstehjælpscontainere, vinterforanstaltninger og lignende. Det samlede budget for entreprisen udgør ca. 94,8 mio. kr. (byggeomkostningsindeks 137,1). Heraf udgør andelen til byggepladsdrift vedrørende udvidet serviceby ca. 5,7 mio. kr. Der budgetteres udover selve kontraktsummen på 61,8 mio. kr. med en pulje til variable ydelser, idet det endelige ydelsesomfang vil afhænge af den endelige detailplan for udførelsesfasen, som endnu ikke er endeligt fastlagt. Budgettet omfatter desuden et rammebeløb til vinterforanstaltninger. Regnskabsresultat for 2016 er på 18,4 mio. kr., hvilket er marginalt højere end forventet. Det højere forbrug skal ses i sammenhæng med, at der også var et større omsætningen end forventet på byggepladsen i 4. kvartal Der pågår pt. en afklaring af om ændringen i facadeløsningen har økonomiske konsekvenser for byggepladsdriften. Status på forsyninger i terræn Det er fortsat forventningen, at der i løbet af 2017 etableres 2 fjernvarmestikledninger frem til hospitalsbygningerne, mens de øvrige forsyninger afventer afklaring af landskabsprojektet herunder koter og infrastruktur. Det er på nuværende tidspunkt forventningen, at fjernkøling etableres i 2019 og 2020, mens øvrige forsyninger primært etableres i perioden fra medio 2018 og frem til marts Status for Servicebyen Det er forventningen, at tunnelbyggeriet kan påbegyndes i 2. kvartal 2017 og at selve råhuset til servicebyen påbegyndes i 3. kvartal Årsagen til den senere opstart har været en proces omkring konfigurationen af byggeriet, herunder en sikring af fremtidige udvidelsesmuligheder for køkkenet og sterilcentralen. Endvidere har miljømyndighedens krav om rensning af hospitalets spildevand medført, at servicebyens endelige udformning ikke har kunnet fastlægges. Tunnelbyggeriet forudsætter yderligere ekspropriation til den redundante del af tunnelen. Udgifterne hertil er kvalitetsfondsprojektet uvedkommende, men det er forudsat i planlægningen, at arealet er til rådighed for regionen, når byggeriet kan påbegyndes. Dele af tunnelbyggeriet igangsættes dog tidligere, idet den del af tunnelforløbet, der går fra hospitalsbyggeriet Side 15 af 68

16 Status på ekspropriationssagen Overtaksationskommissionens afgørelser er anket til byretten, hvor der forventes en afgørelse indenfor måneder. I mellemtiden er lodsejerne blevet tilbudt at få udbetalt deres tilgodehavende medens sagen afprøves ved byretten. Det er i denne kvartalsrapport forudsat, at lodsejerne ønsker deres tilgodehavende udbetalt i indeværende år, alternativt overføres midler til en statuskonto i overensstemmelse med regionens kasse- og regnskabsregulativ. Delprojekt B/Udbudspakke 6 I løbet af 4. kvartal 2016 har der været afholdt licitation på de 23 entrepriser dels vedrørende luknings-, installations- og apteringsentrepriser i sengetårnene samt forsknings- og uddannelsesbygningerne. Endvidere blev der afholdt tværgående udbud på slidlag, lofter i gangarealerne og vandtågesprinkling. Resultatet af udbudspakke 6 er ikke endelig afklaret ved udgangen af 4. kvartal Der udestår endnu de sidste verifikationer samt markedsdialoger, men det ligger klart, at der indgås kontrakt på 16 entrepriser til en forventet værdi af 176 mio. kr. under forudsætning af regionsrådets godkendelse. El- og ventilationsentrepriser i 2 af bygningerne lå mærkbart over target, hvorfor dette skal undersøges nærmere og der skal evt. gennemføres justeringer i disse projekter. El og Ventilationsentrepriser udbydes derfor sammen el- og ventilationsentrepriser i udbudspakke 7. Endelige var der 3 entrepriser, hvor der indkom et eller ingen tilbud. Disse entrepriser vurderes ikke konkurrenceudsat, hvorfor der er igangsat en markedsdialog mhp. undersøge, om der kan indgås aftaler med entreprenører omkring disse opgaver. For nuværende har udsættelserne af kontraktindgåelserne på de 7 entrepriser ikke konsekvenser for tidsplanen. Det er ligeledes vurderingen, at de samlede udgifter kan holdes indenfor den afsatte økonomiramme inkl. entreringsrisikoen og den afsatte pulje til uforudsete udgifter. Udvikling i forbruget af reserver Reserverne kan inddeles i følgende 4 typer: 1. Generelle puljer 2. Change request 3. Verifikationspuljer 4. Uforudsete udgifter Ad 1) Generelle puljer anvendes til afdækning af P/L-udfordringen, til at afdække projektjusteringer, der ikke kan dækkes inden for de afsatte delbudgetter samt til dækning af større uforudsete udgifter i projektet, der ikke kan dækkes af puljerne til verifikation og uforudsete udgifter indenfor de enkelte delprojekter. Der har ikke været ændringer i disse puljer i 4. kvartal Ad 2) Change request puljen er et udtryk for midler, der kan tilvejebringes ved at fjerne elementer fra byggeriet. Pulje kan bringes i spil, hvis det vurderes, at projektets øvrige reserver ikke er tilstrækkelige til at imødegå udgiftspresset på reserverne. Der er ikke indløst change requests i 4. kvartal Side 16 af 68

17 Ad 3) Verifikationspuljerne genereres budgetmæssigt fra håndværkerrammen i forbindelse med indgåelse af kontrakter. Puljerne er et udtryk for de udgifter, som forventes at opstå efter kontraktskrivningen, når der gennemføres en verifikation af tegningsmaterialet til et delprojekt. Der etableres kun verifikationspuljer i forbindelse med de delprojekter, hvor der vurderes at være en sandsynlig udgift hertil ellers skal udgifter hertil finansieres af puljen til UFO, da det drejer sig om uforudsete udgifter. Aktuelt er der kun en verifikationspulje. Den dækker øgede omkostninger i forbindelse med verifikationer vedrørende råhusentreprisen. Verifikationsrunder på råhuset er nu afsluttet. Der er gennemført i alt 6 verifikationsrunder og resultatet var et udgift på 29,9 mio. kr., hvilket er 0,4 mio. kr. over budgettet. Resultat er samlet set tilfredsstillende og merudgiften finansieres af de afsatte UFO-midler til Råhus-projektet. Hermed udgår verifikationspuljen af rapporten som selvstændig pulje og budgettet tillægges råhus-projektet. Ad 4) Uforudsete udgifter anvendes i udførelsesfasen til at dække omkostninger, der ligger ud over den aftalte kontrakt, men som er nødvendige for delprojektets gennemførelse. Der er tidligere disponeret 36,9 mio. kr. til ufo på råhus entreprisen og ved kvartalets udgang anvendt 16,6 mio. kr. og der er overført 0,9 mio. kr. fra råhuspuljen til UFO-budgettet for facader og 0,4 mio. kr. fra UFO til kontraktsummen for råhus, som følge af verifikationsresultatet. Der resterer således en pulje på 19 mio. kr. til dækning af uforudsete udgifter ved råhusbyggeriet. Der er afsat 16,8 mio. kr. (indeks 120,3) til de udbudte facadeentrepriser. Der har været et træk på 0,9 mio. kr. Det er fortsat vurderingen, at puljen til uforudsete udgifter vedrørende reserver er tilstrækkelig robust. Det er forventningen, at forbrugsprocenten på uforudsete udgifter i store træk vil følge forbrugsprocenten på håndværkerudgifter. Ved udgangen af 4. kvartal 2016 er vurderingen, at disse udgifter følges ad og at der er afsat tilstrækkeligt med midler til uforudsete udgifter i forbindelse med byggeriet af råhuset. Samlet set er trækket på reserver tilfredsstillende. Politisk behandling Regionsrådet har i 4. kvartal 2016 behandlet kvartalsrapport til Sundheds- og Ældreministeriet. Sagen blev behandlet på regionsrådets møde den 20. december Kvartalsrapportens grundlag Gennemgangen af projektets aktuelle status ved udgangen af 4. kvartal tager udgangspunkt i de vedhæftede tids- og omsætningsplaner. Der arbejdes løbende med at kvalificere økonomi, risici og tidsplanerne, hvorfor der må forventes at være tale om ændrede forudsætninger på visse områder, når kvartalsrapporten forelægges til behandling i Regionsrådet. I denne rapport er der anvendt byggeledelsens skøn for forventede udgifter på råhus og byggepladsdrift, mens øvrige udgifter indenfor håndværkerrammen er beregnet af Indigo og fordelt på de enkelte delbudgetter i overensstemmelse med den gældende rammetidsplan ved udgangen af kvartalet. Den forventede udgift til erhvervelse af jord og bygninger er baseret på kendelsen fra overtaksationskommissionen og efterfølgende fordelt i overensstemmelse med den af regionsrådet godkendte fordelingsnøgle. Alle øvrige udgifter er baseret på bygherrens skøn. Side 17 af 68

18 Skema A1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Dato: Projekt: Nyt Aalborg Universitetshospital Årets priser Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift (stade) Evt. difference: korrigeret budget og forventet forbrug Realiseret færdiggørelsesg Oprindeligt budget** Korrigeret budget* (a) Forbrug til dato (b) Disponeret (c ) Resterende udgifter til bevilling (d) Forventet samlet forbrug (e=b+c+d) (a e) Planlagt færdiggørels esgrad rad Mio. kr. Pct. Delprojektoversigt Projektering og fagtilsyn 429,1 441,5 229,4 70,0 142,1 441,5 Ikke relevant Ikke relevant Køb af jord og bygninger 55,6 76,1 62,1 14,0 0,0 76,1 Ikke relevant Ikke relevant Forberedende arbejder 121,8 79,7 79,7 0,0 0,0 79,7 100% 100% Serviceby 117,5 135,6 0,0 0,0 135,6 135,6 0% 0% Råhus 509,4 623,3 293,0 330,3 0,0 623,3 30,6% 30,2% Sengetårne, forskning og uddannelse 638,7 345,4 0,0 0,0 345,4 345,4 0% 0% Behandling og FAM 422,3 414,9 0,0 0,0 414,9 414,9 0% 0% Børn og Unge, Intensiv og Ambulatorier 272,9 346,7 0,0 0,0 346,7 346,7 0% 0% Facader 336,0 383,9 4,5 249,2 130,2 383,9 1% 1% Tekniske forsyningsanlæg (El og VVS) 0,0 135,2 0,0 0,0 135,2 135,2 0% 0% P pladser, veje og grønne arealer 141,9 132,5 0,0 0,0 132,5 132,5 0% 0% Byggepladsdrift 78,6 91,6 25,3 36,5 29,8 91,6 Ikke relevant Ikke relevant IT, Inventar og apparatur 832,6 877,5 0,0 0,0 877,5 877,5 0% 0% Projektorganisation samt byggesagsomkostninger 272,2 281,4 93,9 0,0 187,5 281,4 Ikke relevant Ikke relevant Verifikation og uforudsete udgifter 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Ikke relevant Ikke relevant Reserve til regionsrådets disposition 158,7 102,0 0,0 0,0 102,0 102,0 Ikke relevant Ikke relevant Reserve til prisregulering 0,0 0,0 0,0 Ikke relevant Ikke relevant Evt. andre relevante reserveposter 166,3 278,2 0,0 0,0 278,2 278,2 Ikke relevant Ikke relevant I alt investering 4.553, ,4 787,8 700, , ,4 Ikke relevant Ikke relevant heraf donationer Ikke relevant Ikke relevant I alt investeringsramme, jf, tilsagnsramme *Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget **Oprindeligt budget er angivet i P/L indeks 108,8 mens det korrigerede budget er angivet i løbende priser *** byggeriets stade for råhus er baseret på rapporter fra Exigo (tid), men søvrige er baseret på økonomisk fremdrift. Side 18 af 68

19 Skema A2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Projekt: Nyt Aalborg Universitetshospital Løbende priser I alt mio. kr. i årets priser PL indeks 100,00 101,00 102,82 105,39 106,55 108,15 110,20 111,96 113,98 113,98 113,98 113,98 113,98 Delprojektoversigt Projektering og fagtilsyn 2,9 2,5 13,6 39,6 52,7 61,3 56,7 58,4 54,6 52,5 36,8 9,9 441,5 396,5 9% Køb af jord og bygninger 0,0 0,0 2,0 29,8 17,7 13,6 1,0 14,0 76,1 69,9 2% Forberedende arbejder 13,8 43,1 22,4 0,3 79,7 71,7 2% Udførelse Serviceby 8,0 38,9 76,8 12,0 135,6 119,0 3% Projektforslag Råhus 71,0 222,0 180,0 110,1 40,2 623,3 536,1 13% Udførelse Sengetårne, forskning og uddannelse 5,7 27,5 300,4 11,8 345,4 303,0 7% Licitation Behandling og FAM 14,7 164,8 224,3 11,1 414,9 364,1 9% For- og hovedprojekt Børn og Unge, Intensiv og Ambulatorier 18,1 315,0 13,6 346,7 304,2 7% Projektforslag Facader 4,5 81,8 226,8 70,8 383,9 324,3 8% delvis udbudt/udførelse Tekniske forsyningsanlæg (El og VVS) 13,3 44,1 43,2 34,5 135,2 118,6 hovedprojekt P pladser, veje og grønne arealer 0,0 132,5 132,5 116,2 3% For- og hovedprojekt Byggepladsdrift 7,0 18,4 19,7 20,3 17,1 9,1 91,6 78,2 2% IT, Inventar og apparatur 13,1 64,5 221,8 518,9 59,2 877,5 803,2 19% Projektorganisation samt byggesagsomkostni 0,2 0,2 9,6 29,5 12,5 12,9 14,0 14,9 43,3 45,6 47,9 38,8 12,0 281,4 252,0 6% Verifikation og uforudsete udgifter 0,0 0,0 Reserve til regionsrådets disposition 11,4 22,8 34,2 22,8 10,9 102,0 89,5 2% Reserve til prisregulering 0% Evt. andre relevante reserveposter incl. UFO 38,1 76,9 135,9 27,3 278,2 244,1 6% I alt investeringsramme 0,2 3,2 12,1 45,1 95,8 126,4 189,3 315,8 501,5 914, ,1 869,1 91, , ,7 heraf change request 171,0 45,6 171,0 150,0 heraf reserver i alt 49,5 99,7 170,1 50,1 10,9 380,2 333,6 heraf IT, udstyr, apparatur mv. 13,1 64,5 221,8 518,9 59,2 877,5 803,2 Afrundinger er reguleret på landskabsprojektet. Budgettet for IT, Inventar og apparatur er fremskrevet med en lavere procentsats svarerende til en mindre fremskrivning på 33,4 mio. kr. (2009), mens budgetterne for Råhus, facader, forberedende arbejder og byggepladsdrift er fremskrevet med en større procentsats svarende 33,4 mio. kr. (2009) Beløbet udgør P/L udfordringen for forberedende arbejder, facader, råhus og byggepladsdrift. Ændringen er i overensstemmelse med ministeriets retningslinjer.. I alt 09 pl Andel af total, pct. Status hvis relevant: Projektforslag Kalkulationsfase Licitation Udførelse Side 19 af 68

20 5.3 Projektøkonomi og udgiftsprofil Nedenfor ses en figur med den forventede udgiftsprofil for NAU. Det ses af figuren, at den senere igangsætning af Servicebyen, forsyninger i terræn, facadeprojektet og apteringen samt den forlængede byggeperiode for råhuset betyder en lavere omsætningstakt i perioden frem til i forhold til det oprindelige budget. I perioden er omsætningen til gengæld højere og dermed kan byggeriet færdiggøres til tiden. Tids- og omsætningsplan er blevet kvalificeret ved hjælp af Indigo og Exigo. 5.4 Kvalitet og indhold Byggeriet af det Nye Aalborg Universitetshospital kører overordnet efter tidsplanen. Der er forventningen, at der bygges et fuldt ud funktionsdygtigt hospital i overensstemmelse med tilsagnsbetingelserne inden for det fastsatte tidsramme. Der forventes en omsætning i 2017 på ca. 500 mio. kr. mio. kr. i løbende priser inkl. reserver. En række opgaver udbydes på tværs af bygningsdele og dermed delbudgetter. Dermed er det ikke helt tydeligt, hvornår de enkelte delprojekt starter op. Slidlaget, vandtågesprinklingen og lofterne i gangarealer i hospitalsbygningerne udbydes på tværs af alle hospitalsbygningerne i løbet af efteråret 2016 sammen med 20 entrepriser vedrørende delprojekt B. Resultaterne af licitationen vil indgå i næste kvartalsrapport. Næste store udbudspakke er delprojekt C, der udbydes i marts Det er fortsat forventningen, at håndværkerne er færdige med hospitalsbyggeriet d. 31/ og at Landskabsprojektet færdiggøres inden udgangen af Side 20 af 68

21 Bilag A: Revisorerklæring Side 21 af 68

22 Side 22 af 68

23 Side 23 af 68

24 Bilag B: Kvartalsvis forbrug af deponerede midler Skema E: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Dato: Projekt: Nyt Aalborg Universitetshospital Løbende priser mio. kr. Fkt Renter af hensatte beløb 901 Hensættelser vedr. kvalitetsfonden* 902 Overført til projektspecifik egenfinansiering Fkt Tilskud vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfondsinvesteringer Total Forventet investeringsprofil kvartal kvartal kvartal kvartal Total 95,9 115,9 129,5 160,2 Vejledning til skema E: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Jf. tilsagnsbetingelserne er udbetaling af midler fra kvalitetsfonden betinget af korrekt deponering. Formålet med skema E er at give overblik over regionens deponering samt den forventede investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Skemaet udfyldes med opdaterede statusoplysninger fra de relevante autoriserede funktioner, grupperinger og omkostningssteder for den enkelte region. Nederst udfyldes forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler for de enkelte kvalitetsfondsstøttede projekter til brug for fastlæggelse af udbetaling samt låneadgang. Skemaet indgår i den kvartalsvise rapportering. * Hensættelser og renter er opgjort ultimo 4. kvartal 2016 Side 24 af 68

25 Bilag C: Tidsmæssig fremdrift Hovedtidsplan Nyt Aalborg Universitetshospital Ultimo december 2016 Tidsmæssig fremdrift Råhus, serviceby eksl. Tunnel -Projektforslag - For- og Hovedprojekt - Udførelse Aptering, Serviceby -Projektforslag - For- og Hovedprojekt - Udførelse Råhus, hosp. -Projektforslag - For- og Hovedprojekt - Udførelse Facader -Projektforslag - For- og Hovedprojekt - Udførelse Sengetårne, forskning og uddannelse -Projektforslag - For- og Hovedprojekt - Udførelse Behandling og FAM -Projektforslag - For- og Hovedprojekt - Udførelse Intensiv+B&U+Amb. -Projektforslag - For- og Hovedprojekt - Udførelse Tekniske forsyningsanlæg -Projektforslag - For- og Hovedprojekt - Udførelse P-pladser, veje og grønne arealer -Projektforslag - For- og Hovedprojekt - Udførelse Projektforslag For- og Hovedprojekt Udførelse Kritiske veje for byggeriet kvt 2. kvt 3. kvt. 4. kvt. 1. kvt 2. kvt 3. kvt. 4. kvt. 1. kvt 2. kvt 3. kvt. 4. kvt. 1. kvt 2. kvt 3. kvt. 4. kvt. Side 25 af 68

26 Bilag D. Økonomisk færdiggørelse (observationer) År. Investeringsprofil Pct. Af total Revideret investeringsprofil Årets priser (mio. kr.) (mio. kr.) Pct. Af total Pct. Af total Forbrug (mio. kr.) ,00 0,00 0,00 0,0% 0,00 0,00 0,00 0,0% 0,00 0,00 0,00 0,0% 0,17 0,17 0,17 0,0% ,40 0,40 0,40 0,0% 0,73 0,73 0,73 0,0% 1,50 1,50 1,50 0,0% 3,33 3,33 3,33 0,1% ,58 5,58 5,58 0,1% 8,09 8,09 8,09 0,2% 11,88 11,88 11,88 0,3% 15,45 15,45 15,45 0,3% ,67 17,67 17,67 0,4% 24,68 24,68 24,68 0,5% 30,83 30,83 30,83 0,6% 60,54 60,54 60,54 1,3% ,22 63,22 63,22 1,3% 70,80 70,80 70,80 1,5% 113,29 113,29 113,29 2,4% 156,35 156,35 156,35 3,3% ,90 173,90 173,90 3,7% 202,24 202,24 202,24 4,3% 247,21 247,21 247,21 5,2% 282,73 282,73 282,73 6,0% ,63 300,57 300,57 6,3% 357,47 332,52 332,52 7,0% 462,10 369,96 369,96 7,8% 579,73 472,05 472,05 9,9% ,58 525,19 525,19 11,1% 867,60 603,53 603,53 12,7% 1006,62 677,94 677,94 14,3% 1145,64 787,84 787,84 16,6% ,37 883, ,11 999, , , , ,36 Side 26 af 68

27 Side 27 af , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,42

28 Bilag E: Risikolog Side 28 af 68

29 Bilag F: Change Request Katalog Skema B: Projektets change request katalog jf. tilsagnsbetingelserne. Dato: Projekt: Nyt Aalborg Universitetshospital Nr. Beskrivelse Delprojekt Forventet anlægsøkonomisk konsekvens Årets priser mio. kr. Forventet konsekvens for den efterfølgende drift Sluttidspunkt for at benytte den pågældende besparelsesmulighed Ændret udformning og materialevalg på parkeringsplads og ændret belysning på P plads. Der etableres ikke køkken på det nye universitetshospital. I stedet anvendes de eksisterende køkkenfacilitter på afsnit Syd. En fløj på ambulatoriebygning etableres ikke En fløj på intensivbygningen etableres ikke. Ændringsforslagene er opstillet i prioriteret rækkefølge Anlæg 40 mio. kr. Øgede udgifter til vedligehold af parkeringspladser. Forringet tilgængelighed for gangbesværede og Ultimo 2018 Serviceby 30 mio. kr. Udgifter til transport af mad medio 2017 Børn og Unge, Intensiv og Ambulatorier Børn og Unge, Intensiv og Ambulatorier 40 mio. kr. 40 mio. kr. En del af den ambulante aktivitetet må flyttes til medicinerhuset og Onkologibygningen på afsnit Syd Intensivkapaciteten var forudsat udvidet i forbindelse med etableringen af NAU. Denne udvidelse etableres ikke. Ultimo 2017 Ultimo 2017 Side 29 af 68

30 Bilag G: IT, Inventar og apparatur Skema C: Tilsagnsramme til it, udstyr og apparatur mv. jf. tilsagnsbetingelserne. Dato: Projekt: Nyt Aalborg Universitetshospital I alt Andel af total 2009 niveau Mio. kr. pct. Apparatur ,23 364,23 45,3% IT ,5% Teknisk udstyr ,8% Logistisk udstyr og robotter ,4% Inventar og øvrigt udstyr ,2% Reserve ,7% I alt ,23 803,23 100,0% Side 30 af 68

31 Bilag H: Rapportering vedr. effektiviseringsgevinster Status for arbejdet med effektiviseringskravet v. Aalborg Universitetshospital Januar 2017 Side 31 af 68

32 Økonomi Indhold Baggrund Konkretisering af effektiviseringsgevinst Realiseret effektivisering Færre senge Færre matrikler Færre m Ikke-realiseret effektivisering Forsat tilpasningen af sengemassen fra mod udflytning til NAU Opsigelse af husleje Patientsikkerhed Rengøring Arbejdsgange og vagtlag Administration Sporing mv Automatiske transportsystemer Medicoteknik Energi og vandforbrug Opsamling Organisering af programmet Klar til NAU Forankringen af effektiviseringsarbejdet i Klar til NAU Overordnet risikostyring Opsamling Side 32 af 68

33 Økonomi Baggrund Region Nordjylland modtog i 2012 tilsagn om finansiering fra Kvalitetsfonden til etablering af Nyt Aalborg Universitetshospital (NAU). I forbindelse med tilsagnet er der fastsat et effektiviseringskrav på 6% af driftsbudgettet for de funktioner, som samles i nybyggeriet (172,1 mio. i 11-PL). Aalborg UH kan planmæssigt tage det nye hospitalsbyggeri i brug i løbet af 2020, og effektiviseringsgevinsterne knyttet til kvalitetsfondsbyggeriet skal realiseres senest 1 år efter ibrugtagning. Siden finansieringstilsagnet blev givet har en løbende realisering af det samlede effektiviseringskrav således været et underliggende vilkår såvel som praksis for hospitalets driftsafvikling. I de nedenstående afsnit præsenteres en status for Aalborg UH s arbejde med effektiviseringskravet, der redegøres for organiseringen af projektet Klar til NAU samt for arbejdet med risikostyring af effektiviseringstiltag. Liste over tidligere fremsendt rapporteringsmateriale vedr. arbejdet med effektiviseringskrav ved Aalborg UH: December 2014: Aalborg UH fremsender notaterne Orientering vedr. omstillingsarbejdet frem mod NAU og Status for arbejdet med effektiviseringskravet v. Aalborg UH. Notaterne indgår i Projektorganisationens udbetalingsanmodning til Sundhedsministeriet. Oktober 2015: Aalborg UH fremsender Ajourførelse vedr. realisering af effektiviseringsgevinst til Projektorganisationen. Ajourførelsen sendes i Danske Regioners excel-skabelon. April 2016: Aalborg UH fremsender redegørelse til Projektorganisationen, som svar på spørgsmål fra Rigsrevisionen vedr. arbejdet med effektiviseringsgevinst. Maj 2016: Aalborg UH fremsender Ajourførelse vedr. realisering af effektiviseringsgevinst inkl. indledende risikoscreening. Risikoscreeningen foretages med afsæt i det risikoparadigme, som ligeledes anvendes på NAU-byggeriet som helhed. Oktober 2016: Aalborg UH fremsender Status for arbejdet med effektiviseringskravet v. Aalborg Universitetshospital, 6. oktober 2016 til Projektorganisationen Al materiale vedr. ovenstående er tilgængeligt i edoc på journalnummer og kan rekvireres ved behov. Siden det sidst fremsendte materiale er der primært tale om følgende ændringer/tilføjelser i nærværende rapport og bilag: - Uddybning og kvalificering af de tidligere fremsendte beskrivelser over realiserede effektiviseringer Side 33 af 68

34 - opdatering af fordelingen mellem ikke-realiserede og realiserede effektiviseringer - opdaterede risikovurderinger i forhold til realiseringen af effektiviseringskrav - opdaterede skemaer i forhold til opfølgning på effektiviseringskrav, jf. ministeriets regnskabsinstruks (bilag 1) - nyt oversigt med tidsplan over realiseringen af effektiviseringsgevinster (bilag 2) Konkretisering af effektiviseringsgevinst Den overordnede konkretisering af effektiviseringsgevinsten, som fremgår af tabel 1 nedenfor, er godkendt i december 2015 af hospitalsledelsen ved Aalborg UH og forelagt Regionsrådet, projektledelsen for kvalitetsfondsbyggeriet NAU samt klinikledelser og stabschefer v. Aalborg UH. (Tabel 1) Kategori Tilpasning til sengemasse Patientsikkerhed "Den dynamiske enestue" Arbejdsgange og vagtlag (samdriftsfordele) Sporing i forbindelse med servicelogistik Estimeret effektiviseringsgevinst (2017 PL) Beskrivelse (mio. kr.) En forudsætning for NAU er en reduktion i sengemassen. RN har siden tilsagnet til byggeriet blev givet i arbejdet målrettet på at reducere antallet af standardsenge. I 2012 var der 632 standardsenge. I dag er tallet ,5 Der forventes at kunne kapitaliseres en yderligere effektiviseringsgevinst for en værdi svarende til 30 standardsenge frem mod En seng er værdisat til kr. (2011-priser) Reduktion i: Hospitalserhvervede infektioner/medicineringsfejl/faldulykker og patientflytninger. 8,6 Fælles Akutmodtagelse, OP og Opvågning/ Én sammenhængende intensivfunktion/ Centrale laboratorie-, senge- og ambulante funktioner. Sporing er et væsentligt parameter i NAU. Aalborg UH har siden 2013 igangsat flere pilotprojekter. 10,8 5,4 Side 34 af 68

35 Medicoteknik Rengøring Et centralt princip for driften på NAU er fælles ejerskab af medicinsk udstyr. At udstyret tilhører hospitalet muliggør at det følger patienten under indlæggelsen og dermed understøtter det effektive patientforløb. På rengøringsområdet forventes et effektiviseringspotentiale pga. færre m 2, nye rengøringsprincipper og nyt bygningsdesign. Færre m 2 - opsigelse af husleje Aalborg UH har arbejdet målrettet på optimeret udnyttelse af fysiske rammer og efterfølgende opsigelse af eksterne lejemål. Patienthotel og gynækologisk ambulatorium er allerede hjemtaget. Ved udflytningen opsiges yderligere lejemål. Automatiske transportsystemer Interne transporter på NAU vil pga. princippet om "just in time" leveringer primært foregå med AGV'er. Energi- og vandforbrug Ved ibrugtagning af NAU reduceres energiog vandforbrug som følge af et mindre samlet bygningsareal og en samtidig reduktion i energiforbruget pr. m2. Afventer yderligere konkretisering 4,3 22,6 10,8 18,9 Færre matrikler Administration (samordning) Med lukningen af Dronninglund Sygehus samles aktiviteten i RN på færre sygehusmatrikler. Det er forventningen, at der med udflytningen til NAU kan opnås synergieffekter pga. en bedre strategisk placering af de administrative funktioner. 22,3 2,2 I alt 203,4 Når alle effektiviseringstiltag, jf. ovenfor, vil være fuldt indfaset, vil Aalborg Universitetshospital have effektiviseret for ca. 203,4 mio. kr. (2017 PL). Derved honoreres effektiviseringskravet på 6 % af driftsbudgettet på 185,7 mio. kr. (2017 PL) plus en buffer på ca. 17,7 mio. kr. Bufferen er en del af den overordnede risikostyring i arbejdet med det samlede effektiviseringskrav. Konsekvenserne minimeres således, hvis de ovenstående forventede effektiviseringsgevinster ikke realiseres i fuldt omfang, da der med stor sandsynlighed stadig vil effektiviseres for minimum en værdi svarende til effektiviseringskravet. Siden det sidst fremsendte materiale til ministeriet i efteråret 2016 er der udarbejdet en oversigt over de allerede realiserede gevinster samt tidsplan for de endnu ikke-realiserede effektiviseringsgevinster. Oversigten er vedlagt som bilag 2. Det skal bemærkes, at der er tale om dynamisk Side 35 af 68

36 oversigt, der derfor vil blive opdateret løbende i forbindelse med risikovurdering i delprojekterne i forhold til realiseringen af beløbsstørrelser såvel som i forhold til tidsplanen for implementering af de ovenstående tiltag. Realiseret effektivisering Som nævnt indledningsvis har Aalborg UH arbejdet med realiseringen af effektiviseringsgevinsterne siden tilsagnet om finansiering fra Kvalitetsfonden primo Dette er hovedsageligt sket gennem tilpasning af sengekapaciteten til dimensioneringsforudsætningerne. Derudover er der sket en samling af aktivitet på færre matrikler og opsigelse af eksterne lejemål, jf. tabel 1 ovenfor. En væsentlig del af effektiviseringsgevinsten er således allerede realiseret, hvilket vil blive uddybet nedenfor. Færre senge En grundforudsætning i kvalitetsfondsbyggeriet NAU er en reduktion i sengemassen. Siden finansieringstilsagnet primo 2012 har Aalborg UH derfor arbejdet målrettet på at reducere antallet af standardsenge således, at sengekapaciteten i 2020 ikke overstiger den standardsengemasse, der er forudsat i dimensioneringen af NAU. Pr. 1. januar 2012 havde Aalborg Universitetshospital i alt 892 senge, heraf vedrørte 632 senge de matrikler, der oprindeligt var tænkt ind i dispositionsforslaget til NAU (Aalborg matriklerne Syd/Nord). Pr. 1. januar 2017 er standardsengenormeringen på Aalborg Universitetshospital i alt 745 senge, heraf 523 senge, der vedrører kommende NAU-senge. Sengenedlæggelser inden for f.eks. onkologien er ikke medtaget, da specialet forventes at forblive i de eksisterende fysiske rammer efter udflytningen i Fra primo 2012 til januar 2017 er der samlet sket en reduktion af den NAU-relaterede standardsengemasse på 109 senge. Der udstår en yderligere tilpasning af sengemassen i perioden at matche dimensioneringsforudsætningerne, og værdien heraf vurderes på nuværende tidspunkt at svare til 30 standardsenge. Den samlede effektiviseringsgevinst som følge af de allerede realiserede sengereduktioner fra 2012 til og med 2016 andrager ca. 76,4 mio. kr. (2017 PL). Tilpasningen af senge er muliggjort via en kontinuerlig og konsekvent anvendelse af analysemetoden patientinventering (rette patient, rette tid, rette sted), fælles sengeafsnit på tværs af specialer, iværksættelse af accelererede patientforløb, hurtigere genoptræning og dermed kortere liggetid, optimering af samarbejde med primærsektor og praktiserende læger samt ikke mindst en kraftig omlægning fra til stationær til ambulant aktivitet. Side 36 af 68

37 Det er forventningen, at der som kan effektiviseres for en værdi svarende til yderligere ca. 21,0 mio. kr. (2017 PL) ved sengereduktioner i forbindelse med tilpasningen af dimensioneringsforudsætningerne. Hospitalet arbejder vedvarende med at afdække potentialer for yderligere tilpasninger af den stationære kapacitet og omlægninger til ambulante- og dagfunktioner. Senere i denne rapport, i afsnittet Organisering af programmet Klar til NAU, beskrives den organisatoriske forankring af arbejdet med yderligere effektiviseringer af patientbehandlingen gennem omlægninger fra stationær til ambulant behandling. Færre matrikler Udover nedlukning af senge på Aalborg UH - har Region Nordjylland desuden haft fokus på samling af sygehusdrift på færre sygehusmatrikler som element i forberedelsen til udflytningen til NAU. Den 28. maj 2015 blev der indgået politisk aftale om en samlet Plan for Sygehuse og Speciallægepraksis i Region Nordjylland - gældende for perioden 2015 til NAU vil som bekendt være parat til ibrugtagning om ca. 4 år, hvorfor en af ambitionerne med planen har været at sikre de rette udviklingsspor frem mod den struktur, der vil være gældende fra Fra det tidspunkt vil sygehusstrukturen i Region Nordjylland i endnu højere grad end i dag være bygget op omkring og med udgangspunkt i ét stærkt universitetshospital med patienten i centrum. Med planen følger en ny sygehusstruktur, hvor der blandt forligspartierne var enighed om at lukke sygehusmatriklen i Dronninglund og flytte sygehusfunktionerne herfra til de øvrige sygehusmatrikler i Region Nordjylland - herunder i vid udstrækning til Aalborg Universitetshospital. Hermed samles aktiviteten i Region Nordjylland strukturelt på færre sygehusmatrikler, hvilket er et væsentligt skridt i klargøringen til udflytningen til NAU. Med nedlukningen af Dronninglund Sygehus er realiseret en effektiviseringsgevinst svarende til ca. 22,3 mio. kr. (2017 PL), jf. tidligere fremsendt materiale. Færre m 2 Der dimensioneres i det kommende kvalitetsfondsbyggeri, NAU, med væsentligt færre m 2 end Aalborg UH disponerede over, da tilsagnet blev givet primo Aalborg UH har således arbejdet målrettet på en plan i forhold til optimeret udnyttelse af fysiske rammer og opsigelse af eksterne lejemål. Dette har resulteret i hjemtagning af hospitalets patienthotel og gynækologisk ambulatorium svarende til en reduceret huslejeudgift på ca. 13,5 mio. kr. til patienthotellet og 1,2 mio. kr. til gynækologisk ambulatorium. I alt er der tale om besparelser på husleje på ca. 14,7 mio. kr. (2017 PL) Den allerede realiserede effektiviseringsgevinst andrager samlet set ca. 119,1 mio. kr. (2017 PL) Side 37 af 68

38 Ikke-realiseret effektivisering Det samlede ikke-realiserede effektiviseringskrav udgør ca. 66,5 mio. kr. (2017 PL). Indtil nu har der primært været tale om effektiviseringer, der har kunnet ske gennem tilpasning til de nye fysiske vilkår på NAU, herunder færre m 2 og færre senge. En stor andel af det resterende effektiviseringskrav skal fortsat identificeres ved, at driftsorganisationen på Aalborg UH gradvist tilpasses de fysiske vilkår, som det nye byggeri forudsætter. Men i stigende omfang vil effektiviseringerne ske ved at omlægge rutiner og arbejdsgange til de muligheder, der er tilstede ved NAU. Dette arbejder hospitalet kontinuerligt på ved allerede nu at afprøve nye arbejdsgange i det eksisterende byggeri med udgangspunkt i erfaringer fra andre byggerier, fortsat reduktion af sengemassen, omlægning af eksisterende arbejdsgange mv. Disse løbende effektiviseringer og tilpasninger af driftsorganisationen til NAU har fået et styrket fokus gennem 2016 og fokus herpå vil gradvist styrkes yderligere frem mod udflytningen. Konkret sker dette arbejde i det løbende budgetarbejde i de kommende år samt i projektorganiseringen Klar til NAU, der beskrives yderligere senere i denne rapport. En andel af effektiviseringskravet vil desuden først kunne indfries i forbindelse med selve udflytningen herunder de omkostningsreduktioner, som relaterer sig til opsigelse af resterende eksterne lejemål, drift og vedligeholdelse af færre m 2, ny logistik i form af rørpost, besparelser på energiforbrug mv. I de følgende afsnit beskrives hovedindholdet i de endnu ikke-realiserede effektiviseringsgevinster. Forsat tilpasningen af sengemassen fra mod udflytning til NAU Som anført ovenfor er der, siden tilsagnet til NAU blev givet i 2012, reduceret med 109 standardsenge på Aalborg UH. Der arbejdes målrettet på, at denne udvikling fortsætter frem mod 2020 og udmøntes i en yderligere reduktion, der værdimæssigt andrager svarende til 30 standardsenge dvs. ca. 21,0 mio. kr. Konkret sker dette ved følgende tiltag: - Implementering af Sikkert Patientflow, der blev påbegyndt i sidste kvartal af Sigtet er, at understøtte den bedst mulige anvendelse af sengemassen og sikre patientforløb. Dette sker konkret ved afholdelse af tværfaglige tavlemøder i specialerne, fælles kapacitetskonferencer på hospitalsplan på tværs af specialer og matrikler samt udnævnelse af flowkoordinatorer. Med implementeringen af Sikkert Patientflow er en af ambitionerne at understøtte det tværfaglige samarbejde og samarbejde på tværs af specialer, hvilket er en forberedelse til anvendelsen af sengekryds i NAU. Milepæle for implementering og evaluering af Sikkert Patientflow 1. oktober 2016 Opstart af kapacitetskonferencer Side 38 af 68

39 1. december 2016 Ansættelse af kapacitetskoordinatorer 1. sept marts Evaluering og justering af konceptet Implementering af Fælles Visitation: Den 1. april 2015 overgik visitationen af størstedelen af de akutte medicinske patienter v. Aalborg UH til AMK-vagtcentral, som også varetager alle 112 opkald. Dette gælder for visitationen af akutte henvisninger for lungemedicin, endokrinologi, medicinsk gastroenterologi, infektionsmedicin, nefrologi, hæmatologi, reumatologi samt geriatri. For øvrige specialer foregår visitationen via læge fra specialet. Denne praksis gælder både for matrikel Nord og Syd. Dette set up skal nu ensrettes ved etablering af én fælles visitation for alle specialer, som almen praksis og vagtlæge kan kontakte i forbindelse med henvisning af akutte patienter. Men den fælles visitation er ønsket at skabe et mere strømlinet flow for de akut henviste patienter og dermed optimere patientforløb og sikre en mere hensigtsmæssig udnyttelse af ambulatorieflade og sengepladser. I forbindelse med etableringen af den fælles visitation vil der desuden blive arbejdet målrettet på at udvide muligheden for henvisning til subakutte ambulatorietider, som et alternativ til en akut indlæggelse. Implementeringen af den Fælles Visitation sker fra medio Milepæle for implementering og evaluering af Fælles Visitation: 1. marts 2017 Ansættelse af plejepersonale til varetagelse af visitation 1. marts 1. maj 2017 Oplæringsperiode 1. oktober 2017 Kick off på den nye fælles visitation 1. december 2017 Første evalueringen af den fælles visitation og herunder omlægningen til subakutte tider samt vurdering af nedgang i akutte indlæggelser. 1. juni 2018 Anden evaluering - Udover ovenstående vil Aalborg UH fortsætte anvendelsen af værktøjet patientinventering, hvor der er fokus på rette patient i rette senge på rette tidspunkt samt omlægning fra stationær til ambulant aktivitet. Figur 1: Overordnet procesplan i forhold til tilpasning af sengemasse Side 39 af 68

40 Der er ikke forlods knyttet præcise krav til reduktioner af sengemassen i forbindelse med implementeringen af Fælles Visitation og Sikkert Patientflow og den fortsatte patientinventering. I forbindelse med den årlige budgetlægningsproces vil resultaterne og effekterne af initiativerne blive vurderet, og der vil blive foretaget en afledt tilpasning af den normerede standardsengekapacitet. Jf. hospitalets tidsplan og oversigt over realisering af effektiviseringskravet (bilag 2) er de fortsatte sengereduktioner således foreløbigt fordelt jævnt med 10 senge i hhv. 2017, 2018 og Fordelingen mellem årene og beløbsstørrelserne vil blive opdateret næste gang, når der foreligger evalueringer fra initiativerne, jf. projekternes milepælsplan ovenfor. Opsigelse af husleje Der dimensioneres i det kommende kvalitetsfondsbyggeri med væsentlig færre m 2 end Aalborg UH disponerede over, da tilsagnet blev givet i 2012 Aalborg UH vil derfor planmæssigt opsige de resterende eksterne lejemål frem mod Konkret drejer det sig om lejemål til Smerteklinik, Arbejdsmedicinsk klinik og administration. Opsigelsen af eksterne lejemål vil genere en effektiviseringsgevinst svarende til i alt ca. 7,9 mio. kr. (2017 PL). Som del af risikostyringen på realiseringen af besparelsen på huslejeudgifterne er besparelsen genberegnet med de nye prisfremskrivningsnøgler, og forventningerne til yderligere besparelser er baseret på de faktiske udgifter i Derfor er beløbet også opjusteret fra 7,0 mio. kr., som anført i de tidligere rapporter. Besparelsen vil blive genberegnet årligt i forbindelse med kommende afrapporteringerne af status for arbejdet med effektiviseringsgevinster. Hvis besparelsen må nedjusteres, vil projektets buffer blive nedskrevet med tilsvarende værdi. Figur 2: Overordnet procesplan i forhold til opsigelse af eksterne lejemål Side 40 af 68

41 Patientsikkerhed Der er en ikke-realiseret effektiviseringsgevinst på 8,6 mio. kroner, som relaterer sig til patientsikkerhed. Effektiviseringen udmøntes ved færre hospitalserhvervede infektioner (4,3 mio. kroner), reducering af medicineringsfejl (1,1 mio. kroner), færre faldulykker (3,2 mio. kroner) samt færre patientflytninger. Færre hospitalserhvervede infektioner, færre patientflytninger og reducering af medicineringsfejl: - I forbindelse med udflytning til NAU omlægges der til enestuer. Undersøgelser viser, at der er færre hospitalserhvervede infektioner på enestuer i forhold til flersengsstuer. Endvidere er enestuer lettere og hurtigere at rengøre og desinficere efter patientens udskrivelse end flersengsstuer. - Frem mod udflytning til nyt hospital arbejdes der kontinuerligt med at nedsætte antallet af hospitalserhvervede infektioner og dermed øge kvaliteten for patienterne. Region Nordjylland har allokeret ressourcer til køb af en database (HAIR), der kan understøtte data fra HAIBA-databasen på individniveau. Derved bliver det muligt at identificere samtlige patienter, der får en hospitalserhvervet infektion og arbejde målrettet med at forbedre kvaliteten for patienterne. - Med indførsel af enestuer til samtlige patienter i 2020 forventes en effektiviseringsgevinst i forhold til reducering af medicinfejl og færre patientflytninger. Undersøgelser viser at afdelinger, der udelukkede har enestuer, har større belægningsgrad; der er ikke behov for at flytte rundt på patienterne, patienterne udskrives hurtigere, og der ses færre medicineringsfejl. - Frem mod udflytning til nyt hospital arbejdes der målrettet med at mindske antallet af medicineringsfejl. Region Nordjylland har købt nyt medicinsystem. Patientsikkerhed har været og vil være afgørende i såvel udbud, systemvalg som implementering af nyt system og dertilhørende arbejdsgange. Med et nyt og vel implementeret medicinsystemet vil der være færre medicineringsfejl. Men som beskrevet i ovenstående har det også po- Side 41 af 68

42 sitiv betydning for antallet af medicineringsfejl, at patienterne ligger på enestuer. Ligeledes arbejdes der med at ensarte niveauet for medicinservice på hospitalet med henblik på optimering af patientsikkerhed og økonomi. Færre faldulykker: - Den største del af effektiviseringsgevinsten i forbindelse med faldforebyggelse ligger i selve konstruktionen af det nye hospital, hvor der arbejdes med den nyeste teknologi inden for overflader herunder skridsikkert gulv mv. - Frem mod udflytning til nyt hospital arbejdes der kontinuerligt med faldforebyggelse. Der er således iværksat fokuserede indsatser for at forebygge faldulykker. Milepæle i forhold til konkretisering af effektiviseringsgevinst vedr. patientsikkerhed Konceptet omkring enestuer afprøvet som et mock-up i eksisterende sengeafsnit Drift af HAIR databasen, der monitorerer hospitalserhvervede infektioner på individniveau. 2017/ Implementering af nyt medicinmodul Ensretning af niveau for medicinservice Denne største del af effektiviseringsgevinsten realiseres i forbindelse med etablering af enestuer til samtlige patienter, som sker ved udflytning til NAU. Effektiviseringsgevinsterne i forbindelse med patientsikkerhed vil blive kapitaliseret i forbindelse med dels det løbende budgetarbejde frem mod udflytningen til NAU og dels den endelige fastlæggelse af driftsniveauet (normeringer) i forbindelse med indflytning. I bilag 1 er der indarbejdet skøn over, hvor store dele af effektiviseringsgevinsterne i forhold til forbedret patientsikkerhed, der på nuværende forventes at kunne realiseres i de kommende år. Som del af risikostyringen i forhold til realiseringen af beløbet, vil disse skøn blive revurderet i forbindelse med de årlige budgetlægningsprocesser samt i forbindelse med den løbende implementering af de pågældende initiativer, jf. ovenstående milepæle. Rengøring På rengøringsområdet forventes et effektiviseringspotentiale på ca. 4,3 mio. kr. (2017 PL) som følge af; et mindre og mere kompakt bygningskompleks, nye teknologi inden for rengøringsmaterialer, anvendelse af sporingsværktøjer mv. Der arbejdes allerede med afprøvning af nye metoder og anvendelse af sporingsværktøjer i det eksisterende byggeri. Rengøringen har således iværksat et pilotprojekt på OP, hvor software fra Systematic anvendes til opsætning af digitaliseret opgavestyring. Rengøringsopgavesystemet muliggør, at rengøringsopgaver kan rekvireres ved behov samt understøtter et bedre overblik i forhold til personaleressourcer på OP. De foreløbige evalueringer viser en positiv effekt på Side 42 af 68

43 både arbejdsmiljø og effektivitet. Effektiviseringsgevinsten vedrørende pilotprojektet på OP er endnu ikke endeligt beregnet, men forventes indarbejdet i næste afrapportering. 25 % af det forventede effektiviseringspotentiale på 4,3 mio. kr. på rengøringsområdet vil blive konkretiseret ved gradvis indfasning af rengøringsopgavesystemet inden 2020 og udmøntet i det løbende budgetarbejde ved normeringstilpasninger. De resterende 75 % vil realiseres ved fastlæggelsen af det endelige normeringsniveau i forbindelse med indflytningen i 2020 og evt. tilpasning i Den forventede og foreløbig plan herfor fremgår i bilag 2. Arbejdsgange og vagtlag Der er en ikke-realiseret effektiviseringsgevinst på 10,8 mio. kr. (2017 PL), som relaterer sig til arbejdsgange og vagtlag. På Aalborg UH arbejdes der med denne effektivisering ud fra følgende helt overordnede procesplan. Figur 2: Overordnet procesplan/milepæle i forhold til tilpasning af arbejdsgange Som den overordnede procesplan illustrerer, vil der først blive udarbejdet driftskoncepter, som kan danne fundament for de videre analyser og afprøvninger af nye arbejdsgange. I 2017 vil hovedvægten være på udarbejdelse af driftskoncepter. Sideløbende vil der blive igangsat en række analyser og afprøvninger. Fra 2018 og frem vil der være primært fokus på afprøvning og eventuel implementering af nye arbejdsgange. Den overordnede procesplan er iværksat, og der igangsættes løbende konkrete projekter og initiativer med henblik på at forberede driften på udflytning til NAU, sikre mere effektive arbejdsgange samt gradvist realisere det skønnede effektiviseringspotentiale på 10,8 mio. kr. Eksempler på projekter og initiativer: Afprøvning af muligheder for ændret planlægning af vagtlag på tværs af specialer, sengekryds mv. med udgangspunkt i erfaringer fra øvrige regioner / hospitaler samt med afsæt i de nye bygningsmæssige rammer. Målet er, at der sker reduktion i vagtlag, når det er hensigtsmæssigt ud fra såvel økonomiske som kvalitetsmæssige betragtninger. Udvikling af samspil og drift i sengekryds mellem forskellige specialer og funktioner med henblik på at afdække mulighederne for at forbedre udnyttelsen af den fælles personale-, ressource- og bygningsmæssige flade i de enkelte sengekryds. Side 43 af 68

44 Planlægning af fremtidige arbejdsgange i forhold til samling af børne- og ungeforløb samt akutte patientforløb. Initiativet vil forventeligt medføre stordriftsfordele, når kompetencerne samles i en større enhed. Definition af fremtidig anvendelse af den samlede intermediære sengeflade, som kan håndtere særligt plejekrævende patienter, hvilket vil kunne udmøntes i et reduceret behov for dedikerede sengevagter i de øvrige sengeafsnit. Implementeringen forventes at medføre stordriftsfordele, når den ekstra overvågning bruges til samtidig overvågning af flere patienter i en samlet enhed. Afklaring af fælles udnyttelse af faciliteter på det ambulante område og operationsområdet, når henholdsvis det ambulante område og det operative område samles. Dette giver mulighed for at drive eksempelvis fælles reception, fælles depoter og fælles prøvetagning i en samlet enhed. Målet er at sikre bedre flow og optimeret ressourceudnyttelse. Nye arbejdsgange på de diagnostiske områder, hvor der med udgangspunkt i byggeriet arbejdes med afprøvning af de nye muligheder for laboratoriedrift på tværs af specialer via fælles prøvemodtagelse, fælles prøvefordeling og fælles analysebånd. Målet er, at der opnås stordriftsfordele via en samlet bedre udnyttelse af de tilgængelige ressourcer. Afprøvning og implementering af standardprocedurepakker på operationsområdet med henblik på at effektivisere forberedelse og gennemførelse af operationer via indførelse af en instrumentpakke ud fra best practice i forhold til den konkrete procedure. Målet er at minimere variationen, og dermed håndtering, rengøring mv., i forhold til brug af instrumenter. Ovenstående projekter og initiativer i forhold til arbejdsgange og vagtlag foregår i regi af programmet Klar til NAU. Kapitaliseringen af effektiviseringsgevinsterne vil dels ske løbende i budgetarbejdet og dels i forbindelse med fastlæggelsen af den endelige drifts- og normeringsstruktur ved ibrugtagningen af NAU i I bilag 2 er der indarbejdet skøn over, hvor store dele af effektiviseringer vedr. arbejdsgange og vagtlag, der på nuværende forventes at kunne realiseres i de kommende år. Som del af risikostyringen i forhold til realiseringen af beløbet, vil disse skøn blive revurderet i forbindelse med de årlige budgetlægningsprocesser samt i forbindelse med den løbende implementering af de pågældende initiativer, jf. ovenstående milepæle. Risikovurderingen ultimo 2016 har ikke identificeret nye væsentlige risici. Administration Den nye bygningsmæssige struktur i NAU - med sengekryds, samlingen af OP, samlet opvågning, samlet intensivflade, samlet ambulatorieflade mv. åbner op for nye tværgående sekretariatsformer. Det er forventningen, at der i 2021 vil være effektiviseringsgevinst svarende til ca. 2,2 mio. kr. (2017 PL) på mere rational administrativ betjening i det nye hospitalsbyggeri. Side 44 af 68

45 Sporing mv. Ny anvendelse af sporingsværktøjer er et væsentligt parameter i kvalitetsfondsbyggeriet NAU, som skal være med til at bidrage til et bedre overblik over hospitalets ressourcer og bl.a. effektivisere i servicefunktionerne. På den baggrund blev der i Portørcentralen på Aalborg UH i 2013 igangsat et pilotprojekt med henblik på at etablere it-understøttelse af servicelogistikken på hospitalet. Via eksisterende infrastruktur på hospitalet er der skabt et opgavesystem, der samler oplysninger om, hvor portører og opgaver er lokaliseret således, at portørerne på smartphones kan se, hvor nærmeste kollega befinder sig samt hvilke opgaver, der er tættest på, mens specialerne kan booke opgaver direkte i systemet. Formålet med pilotprojektet er at styrke koordineringen og planlægningen af driftsopgaver gennem afprøvning af sporing af personale og serviceopgaver. Systemet har siden januar 2015 været i permanent drift og er fuldt udrullet på hele hospitalet. Opgavesystemet har bidraget til et mere optimalt workflow i portørcentralen, øget effektiviteten og dermed minimeret ventetiden for patienterne. Det er vurderingen, at brugen af sporingsteknologi foreløbigt har bidraget til effektiviseringer af arbejdsgange, der kan værdisættes til ca. 5,4 mio. kr. (2017 PL). Frem mod udflytningen til NAU vil der blive arbejdet kontinuerligt med at overføre sporing til andre funktioner. Automatiske transportsystemer Et centralt logistikkoncept for kvalitetsfondsbyggerierne er automatiske transportsystemer, herunder AGV-system, rørpost samt skaktsystemer for senge og affald/linned. - Interne transporter i NAU vil med baggrund i princippet om "just in time" leveringer primært foregår med AGV'er, der leverer case-carts fra/til et specificeret sted til ønsket tid hele døgnet. Det at personalet vil kunne bestille en levering med AGV via hospitalets computersystem samt det forhold at affald/linned håndteres via skaktsystemer betyder, at et væsentligt antal manuelle transporter bortfalder. I løbet af 2017 vil hospitalet påbegynde en yderligere kvalificering af konsekvensen af just in time konceptet i forhold til den kliniske drift. Konkret planlægges et pilotprojekt med anvendelse af AGV ere med henblik på at høste erfaringer forud fra indflytning. - Tilsvarende gør sig gældende for etablering af rørpost, der vil betyde hurtige prøvesvar til gavn for patienter samt færre manuelle håndteringer af blodprøver for personalet. Der er i 2016 etableret en rørpost mellem matrikel Syd og Nord på Aalborg UH. Effekterne herfra følges nøje i programmet Klar til NAU med henblik på indhentning af erfaringer forud for indflytningen til NAU, hvor rørpost vil være det gennemgående logistiske princip i forhold til prøvetagning og prøvesvar mv inden for diagnostiske specialer. Side 45 af 68

46 Samlet set forventes et effektiviseringspotentiale på ca. 10,8 mio. kr. (2017 PL) som følge af automatisering af transporter samt en reduktion i transportområdet (mindre fremtidigt bygningsareal) på NAU, når systemet er fuldt indfaset. Kapitaliseringen af effektiviseringsgevinsten vil dels ske løbende i budgetarbejdet frem mod 2021 og dels i forbindelse med fastlæggelse af det endelige normeringsniveau i forbindelse med udflytningen. Medicoteknik Effektiviseringspotentialet inden for ny medicoteknik er endnu ikke endelig opgjort, men som anført i rapporteringen fra oktober, vil potentialet blive konkretiseret i løbet af det kommende år. Energi og vandforbrug Ved ibrugtagning af det nye hospitalsbyggeri forventes et reduceret energi- og vandforbrug som følge af et mindre samlet bygningsareal og en samtidig reduktion i energiforbruget pr. m 2. Det gælder for såvel brugsvand som fjernevarme- og elforbrug. Herudover arbejdes der i byggeprogrammet kontinuerligt med en række energibesparende foranstaltninger såsom klimaskærm, tæthed, vinduer, ventilation, belysning og solceller. Reduktionen i energi- og vandforbruget har Projektafdelingen i 2011 beregnet til en effektiviseringsgevinst på i størrelsesordenen ca. 18,9 mio. kr. (2017 PL). Beregningen er udarbejdet med afsæt i energiforbruget i de eksisterende fysiske rammer sammenholdt med det forventede energiforbrug i det nye hospitalsbyggeri. Effektiviseringsgevinsterne vil gradvist blive specificeret i takt med, at de bygningsmæssige forhold præciseres igennem projektets faser, og har indtil videre afventet en endelig afklaring af byggeriet af Servicebyen. Dette er nu afklaret, og der vil i 2017 blive påbegyndt en nærmere kvalificering af effektiviseringsgevinsten. Udmøntningen af effektiviseringsgevinsten sker i forbindelse med udflytningen i Opsamling De samlede ikke-realiserede effektiviseringer andrager jf. ovenstående ca. 84,2 mio. kr. En opdateret opdeling af de realiserede og de ikke-realiserede effektiviseringsgevinster primo 2017 fremgår af nedenstående tabel 2: (Tabel 2) Indsatsområde Realiseret effektiviseringsgevinst (mio. kr PL) Ikke-realiseret effektiviseringsgevinst (mio. kr PL) I alt (mio. kr PL) Tilpasning af sengemassen 76,4 21,0 97,4 Side 46 af 68

47 Færre M 2 14,7 8,2 21,1 Færre matrikler 22,3 22,3 Patientsikkerhed 0,2 8,1 8,3 Rengøring 4,3 4,3 Arbejdsgange og vagtlag 10,8 10,8 Administration (samordning) 2,2 2,2 Sporing mv. 5,4 5,4 Automatiske transportsystemer 10,8 10,8 Medicoteknik?? Energi- og vandforbrug 18,9 18,9 I alt Ca. 119,1 Ca. 84,2 Ca. 203,4 De 119,1 mio. kr., som allerede er realiseret, er løbende geninvesteret i ny/anden sygehusaktivitet i Region Nordjylland i tråd med den forudsatte håndtering i Økonomiaftalen 2017 mellem Regeringen og Danske Regioner. Organisering af programmet Klar til NAU Såvel de allerede konkretiserede som de planlagte effektiviseringstiltag følges nøje i den organisering, som Aalborg UH har bygget op omkring programmet Klar til NAU. Der er ligeledes i regi af Klar til NAU -organiseringen, at realiserbarheden og risici i forbindelse med indfrielsen skal vurderes. Organisationsdiagrammet for programmet Klar til NAU ser ud som følger: Side 47 af 68

48 Som det fremgår, er programmet Klar til NAU bygget op omkring tre organisatoriske enheder: Flytning, Økonomi samt Omstilling. Flyttesporet sikrer processen i forhold til koordinering af den meget væsentlige opgave, der vil være forbundet med at flytte driftsorganisationen med ca medarbejdere til det nyetablerede hospitalsbyggeri i I Økonomisporet er man ansvarlig for den overordnede koordinering i forhold til indfrielsen af effektiviseringskravet. I Omstillingssporet arbejdes der på udvikling af organisationen med henblik på at blive parat til at fungere inden for de drifts- og aktivitetsmæssige betingelser, som bliver en realitet i NAU. Delprojekterne er organiseret med en tovholder, typisk en klinikchef eller en anden relevante ledelsesrepræsentant, der er ansvarlig for området og rapporterer til Udvidet Hospitalsledelse 1. 1 Udvidet hospitalsledelse udgør styregruppen i Klar til NAU - og består af: hospitalsledelsen, hospitalets klinikchefer, stabschefer og forskningschefen. Ved behandling af sager som vedrører NAU udvides kredsen med projektchefen for NAU samt en repræsentant for servicecheferne. Side 48 af 68

49 Kontorchefen for Plankontoret på Aalborg UH er programleder for Klar til NAU og har sammen med hospitalsledelsen jævnlige møder med relevante tovholdere for delprojekterne med henblik på sikring af, at omstillingsprocessen forløber som planlagt. En af ambitionerne med programmet Klar til NAU er netop, at de rette organisatoriske ledelsesniveauer på Aalborg UH, i Projektorganisationen og MED-systemet skal inddrages og høres løbende vedr. den drifts- og aktivitetsmæssige omstilling. En samlet masterplan for Klar til NAU er godkendt i januar Forankringen af effektiviseringsarbejdet i Klar til NAU Indtil nu har konkretiseringen af effektiviseringsgevinsten været på et overordnet niveau fordelt på kategorier/temaer (tabel 1). Fokus har været på tilpasning af sengemassen via patientinventering, opsigelse af eksterne lejemål og samling på færre matrikler mv. Dette har foreløbig tilvejebragt over halvdelen af effektiviseringskravet. I løbet af de kommende år rettes fokus på i stigende omfang på de driftsmæssige effektiviseringsgevinster, som findes inden for de respektive delprojekter, som er organiseret inden for omstillingssporet i Klar til NAU. Delprojekterne er alle oprindeligt søsat uden et effektiviseringskrav. Det har været styregruppen magtpåliggende, at delprojekterne ikke lod sig begrænse af et effektiviseringskrav i deres omstillingsarbejde fra start, men i stedet tog åbent afsæt i fagligheden og funktionsområderne inden for deres genstandsfelt. Delprojekterne har nu fungeret i ca. 2 år, har alle en god fremdrift, et overblik i forhold til det nødvendige omstillingsbehov og arbejder med effektiviseringspotentialet. Den ikke-realiserede effektiviseringsgevinst på 84,2 mio. kr. forventes i størst muligt omfang fordelt i 2017 på de relevante delprojekter. Den nedenstående tabel illustrerer den foreløbige fordelingsnøgle. Det skal understreges, at fordelingen endnu ikke har været behandlet i styregruppen, og derfor ikke kan betragtes som endelig. Indsatsområde Ansvarligt delprojekt Ikke-realiseret effektiviseringsgevinst (mio. kr. pl. 2017) Tilpasning af sengemassen 21,0 Patientsikkerhed Flere delprojekter: OP, Intensiv, Sengeafsnit, 8,1 Arbejdsgange og vagtlag Ambulatorier mv. 10,8 Administration 2,2 Automatiske transportsystemer Logistik og IT 10,8 Færre M 2 Realiseres efter udflytning 8,1 Medicoteknik Medicoteknik, Bygninger og teknik Side 49 af 68

50 Energi og vandforbrug 18,9 Rengøring Rengøring 4,3 I alt 84,2 Det skal understreges, at de beløbsstørrelser, som er estimeret i forhold til effektiviseringsgevinsterne, vil kunne variere over tid i takt med dels at de forskellige rengørings- og logistikløsninger afprøves yderligere, og dels at der opnås et yderligere overblik i forhold til potentialet for nedlukning af yderligere senge. Risikostyring Som det fremgår af side 3 har Aalborg UH tidligere (maj 2016) fremsendt en indledende risikoscreening i forhold til de overordnede effektiviseringskategorier (tabel 1). Risikoscreeningen er udarbejdet med afsæt i det risikoparadigme, som også danner grundlag for hele NAU-byggeprojektet. Når ansvaret for de ikke-realiserede effektiviseringsgevinster er endeligt forankret i delprojekterne, vil et tilsvarende risikoværktøj blive anvendt på de respektive delprojekter i forhold til opfølgning på effektiviseringsarbejdet. Risikovurderingen i forbindelse med nærværende rapport har ikke afdækket væsentlige nye risici i forhold til at imødekomme effektiviseringskravet. Siden sidste rapportering er beregningerne af de realiserede effektiviseringsgevinster blevet opdateret med de seneste pris- og lønfremskrivningsnøgler, hvorfor visse beløb er ændret. Projektets buffer er genberegnet og er blevet større i den forbindelse, hvilket giver yderligere sikkerhed for, af der som minimum vil ske effektiviseringer svarende til det fastsatte effektiviseringskrav. Ligeledes er der siden sidst udarbejdet et oversigtsark (bilag 2), der viser opdelingen af de allerede realiserede effektiviseringsgevinster på de enkelte år siden tilsagnet om midler fra Kvalitetsfonden. I denne oversigt fremgår ligeledes den foreløbige og forventede plan for realisering af de ikke-realiserede effektiviseringsgevinster. Opsamling Arbejdet med konkretisering af effektiviseringskravet skrider planmæssigt frem. Der er på nuværende tidspunkt konkretiseret ca. 119,1 mio. kr. ud af de forventede effektiviseringsgevinster på i alt 203,4 mio. kr. (2017 PL) Hermed indgår der en buffer på 17,7 mio. kr. i forhold til det fastsatte effektiviseringskrav. Mio. kr. (2017 PL) Realiserede effektiviseringsgevinster 119,1 Ikke-realiserede effektiviseringsgevinster 84,2 Buffer 17,7 I alt 185,7 Side 50 af 68

51 Effektiviseringskrav 185,7 Den ikke-realiserede effektiviseringsgevinst udgør således ca. 84,2 mio. kr. Kapitaliseringen af den ikke-realiserede effektiviseringsgevinst sker dels i forbindelse med det løbende budgetlægningsarbejde og dels ved fastlæggelsen af driftsniveauet ved udflytning. Såfremt der ønskes yderligere information om Aalborg UH s arbejde med effektiviseringskravet kan kontorchef og programleder Mette Mulvad Mortensen kontaktes på mmm@rn.dk. Side 51 af 68

52 Opfølgning på effektivisering Navn på projekt: Nyt Aalborg universitetshospital Dato: af 68

53 Oversigtstabel skema A Effektiviseringstiltag opfølgning i relevante faseovergange Mio. kr., 2017 priser Ansøgning om endeligt tilsagn Indledende faser (konkurrence/ byggeprogram) Dispositionsforslag Projektforslag Udførelse Ibrugtagning Gruppering Organisatoriske effektiviseringsgevinster 1 Tilpasning til sengemasse 97,5 4 Patientsikkerhed 8,6 6 Arbejdsgange og vagtlag 10,8 8 Sporing mv. 5,4 10 Medicoteknik Bygningsrelaterede effektiviseringsgevinster 5 Rengøring 4,3 2 Færre M2 (opsigelse af husleje) 22,6 9 Automatiske transportsystemer 10,8 11 Energi og vandforbrug 18,9 Strukturelle effektiviseringsgevinster 3 Færre matrikler lukning af aktiviteten i Dronninglund 22,3 7 Samordning af administrative funktioner 2,2 Navn på projekt: Nyt Aalborg universitetshospital Organisatoriske effektiviseringsgevinster Organisatoriske effektiviseringsgevinster Organisatoriske effektiviseringsgevinster Organisatoriske effektiviseringsgevinster Organisatoriske effektiviseringsgevinster Bygningsrelaterede effektiviseringsgevinster Strukturelle effektiviseringsgevinster Bygningsrelaterede effektiviseringsgevinster Bygningsrelaterede effektiviseringsgevinster Strukturelle effektiviseringsgevinster Strukturelle effektiviseringsgevinster Dato: Organisatoriske effektiviseringsgevinster ,3 0 0 Bygningsrelaterede effektiviseringsgevinster Strukturelle effektiviseringsgevinster ,1 0 0 Effektiviseringsgevinster i alt ,4 0 0 Effektiviseringskrav jf. endeligt tilsagn pl ,7 Buffer , af 68

54 Risikovurdering i forhold til ikke-realiserede effektiviseringsgevinster i Region Nordjylland Indsatsområde Realiseret effektiviseringsgevinst Ikke-realiseret effektiviseringsgevinst (mio. kr PL) I alt (mio. kr PL) Risiko i forhold til realisering af effektiviseringsgevinst Indledende risikoscreening Risikovurdering (mio. kr PL) Økonomi Tid Kvalitet Sandsynlighed Risikoprofil Økonomi Tid Kvalitet mio. kr. Tilpasning af sengemassen 76, , * 0 0 1,9 Færre M 2 14,7 7,9 22, Færre matrikler 22,3 22, Patientsikkerhed 0,2 8,4 8, ** 0 1 1,6 Rengøring 4,3 4, Arbejdsgange og vagtlag 10,8 10, *** 0 0 2,1 Administration (samordning) 2,2 2, **** 0 0 0,9 Sporing mv. 5,4 5, Automatiske 10,8 10, ***** 0 0 transportsystemer 4,2 Medicoteknik?? Energi- og vandforbrug 18,9 18, ****** 0 0 1,7 I alt Ca. 119,1 Ca. 84,3 Ca. 203,4 12,3 Tilpasset økonomiskala Skala mio kr. En samlet effekt på projektøkonomien på 1 2,5 En samlet effekt på projektøkonomien på 2 5 En samlet effekt på projektøkonomien på 3 10 En samlet effekt på projektøkonomien på 4 20 En samlet effekt på projektøkonomien på 5 50 Afbødende og forebyggende tiltag i forhold til risikovurdering I forhold til det fastsatte effektiviseringskrav er der en buffer på ca. 17,7 mio. kr., jf. oversigtstabellen. Det vurderes, at denne buffer er tilstrækkelig til at absorbere ovenstående risiko 54 af 68

55 I nedenstående uddybes dels årsagen til risikovurderingen samt hvilke forebyggende og afbødende tiltag, som Aalborg UH har søsat i relation til disse. Der uddybes ikke yderligere i forhold til områder, hvor risikoen vurderes at være 0. *Tilpasning af sengemassen Der er for nuværende realiseret svarende til 76,4 mio. kr. af de 97,5 mio. kr., som forventes at kunne findes ved effektivisering via nedlæggelse af senge. Der udestår således fortsat at realisere 21 mio. kr. Der er en lav sandsynlighed for, at dette ikke realiseres som forventet til tiden. Tilpasningen af senge er muliggjort via en kontinuerlig og konsekvent anvendelse af analysemetoden patientinventering (rette patient, rette tid, rette sted), iværksættelse af accelererede patientforløb, hurtigere genoptræning og dermed kortere liggetid, forebyggelse af indlæggelser, optimering af samarbejde med primærsektor og generel omlægninger fra til stationær til ambulant aktivitet samt etablering af fælles sengeafsnit på tværs af specialer. Realiseringen af den resterende del af effektiviseringsgevinsten er blandt andet afhængig af, at omstillingen fra stationær til ambulant fortsætter som hidtil, samt af at udviklingen af forebyggelsesområdet intensiveres med færre indlæggelser til følge. Afbødende og forebyggende tiltag i forhold til effektiviseringsgevinst vedr. tilpasningen af sengemassen Samtlige specialer inventeres regelmæssigt med henblik på sikring af rette patient, rette tid, rette sted. Der etableres i 2017 en fælles visitation for hele Aalborg UH, hvorfra der kan visiteres til subakutte tider i specialerne. Dette skal sikre, at flere akutte forløb ledes udenom sengeafdelingerne med færre indlæggelser til følge. Endelig er der løbende tæt dialog med kommunerne omkring genoptræning, forbyggelse mv. **Patientsikkerhed Der er en lav risiko for, at effektiviseringsgevinsten inden for området patientsikkerhed ikke kan realiseres fuldt. Dette hænger sammen med følgende: 1. Aalborg UH har for nuværende kun begrænset erfaring med anvendelsen af enestuer - og kan derfor ikke fuldt vurdere den potentielle effektiviseringsgevinst. 2: Det antages i opgørelsen over forventet effektiviseringsgevinst inden for patientsikkerhed, at ibrugtagning af det nye hospitalsbyggeri vil betyde en væsentlig reduktion af hospitalserhvervede infektioner, medicineringsfejl, faldulykker samt patientflytninger. Denne forventning er baseret på veldokumenterede forskningsmæssige studier. Det er dog vanskeligt helt at vurdere den reelle effektiviseringsgevinst før driftorganisationen flytter ind i det nye byggeri. Afbødende tiltag i forhold til effektiviseringsgevinst vedr. patientsikkerhed Med henblik på sikring af effektiviseringsgevinsten inden for patientsikkerhed arbejdes der med følgende afbødende og forebyggende tiltag: 1. Der etableres en mock up af en enestue, hvor personalet kan træne arbejdsgang og afprøve nye metoder. Herved kan der opnås yderligere viden vedr. risikoen for faldulykker, patientflytninger og medicinhåndtering. 2. Det kliniske personale indgår i dialog med Projektafdelingen samt specialer v. andre hospitaler med henblik på udveksling af viden. *** Arbejdsgange og vagtlag Der er en lav risiko for, af effektiviseringsgevinsten inden for området arbejdsgange og vagtlag ikke kan realiseres fuldt. Dette hænger sammen med følgende: 1. I den nye bygningsmasse i NAU er ind tænkt en høj grad af fleksibilitet, generalitet og elasticitet. Dette kommer til udtryk ved, at der etableres Fælles Akutmodtagelse, operationsfaciliteterne centraliseres (samdriftsfordele), opvågningsfunktionerne centraliseres med placering tæt på OP (afkortere udskiftningstid), der etableres én sammenhængende intensivfunktion (samdriftsfordele), laboratoriefunktionerne centraliseres i videst muligt omfang (samdriftsfordele) og sengefunktionen centraliseres (tværgående sengeafsnit) samt ambulante funktioner centraliseres (samdriftsfordele). Der indføres et forsyningssystem med Just-in-time, hvor forsyninger leveres i tæt tilknytning til det tidspunkt, hvor de forventes forbrugt og der åbnes mulighed for indførelse af "standardprocedurepakker". Det er forventningen, at disse nye bygningsmæssige forhold samt arbejdsgange vil kunne afføde en betydelig effektiviseringsgevinst. Det er dog vanskeligt, at opnå et fuldt overblik i forhold til realiseringsmulighederne f f f Afbødende tiltag i forhold til effektiviseringsgevinst vedr. arbejdsgange og vagtlag Med henblik på sikring af effektiviseringsgevinsten inden for arbejdsgange og vagtlag arbejdes der med følgende afbødende tiltag: 1. Der ligger nu et fuldt projektforslag i forhold NAU. Det betyder, at medarbejderne fra de respektive kliniske specialer samt serviceområder kan danne sig et detaljeret billede af det nye hospitalsbyggeri. Dertil kommer, at der er udviklet 3D-visualiserende computerprogrammer, som tillader medarbejdere at orientere sig i de nye rum. Medarbejderne har altså allerede nu mulighed for at opnå en bred viden og forståelse for de nye fysiske rammer, der ****Samordning af administrative funktioner Der er en lav risiko for, at effektiviseringsgevinsten inden for området "samordning af administrative funktioner" ikke kan realiseres fuldt. Dette hænger sammen med følgende: 1. Eftersom udflytningen til NAU først sker efter 2020 kan der fortsat ske ændringer i forhold til fysisk placering af stabsfunktioner. Dertil kommer, at dimensioneringen i forhold til forskningsorganisationen fortsat ikke er besluttet. Endelig er der endnu ikke truffet beslutning i forhold hvilke IT-mæssige løsninger, man ønsker at benytte - eftersom IT-investeringsplanen fortsat er under udarbejdelse. Afbødende tiltag ift. effektiviseringsgevinst vedr. administrative funktioner Afklaringen i forhold til muligheden for at realisere den estimerede effektiviseringsgevinst i relation til administrative funktioner vil blive vurderet løbende og vil kunne klarlægges yderligere i takt med, at der træffes endelige beslutninger vedr. organisation samt placering af funktioner i NAU. *****Automatiske transportssystemer Der er en lav risiko for, at effektiviseringsgevinsten indenfor området "automatiske transportsystemer" ikke kan realiseres fuldt. Dette hænger sammen med følgende: 1. Det er endnu ikke detailplanlagt, hvorledes konceptet for anvendelse af AGV'er skal udrulles på NAU. Dette betyder, at den forventede effektivisering af arbejdsgange endnu ikke kan estimeres fuldt ud. 2. Der pågår fortsat drøftelser ift., hvorledes transporten fra AGV'ens afleveringspunkt skal håndteres i sengekrydsene samt hvilke personalegrupper, der skal involveres i denne proces. Således kan der fortsat ske ændringer, som vil have betydning for realisering af det fulde effektiviseringsspotentiale. Afbødende tiltag ift. effektiviseringsgevinst vedr. automatiske transportssystemer Med henblik på at sikre effektiviseringsgevinsten ift. "automatiske transportssystemer" har der bl.a. været studiebesøg på hospitalsbyggerier i udlandet, som ligeledes planlægger med AGV'er. Formålet hermed har været at opbygge viden på området, som kan kvalificere og videreudvikle anvendelsen af AGV'er på NAU. Herudover forventes igangsat pilotprojekter på Aalborg UH, som skal være med til at forberede personalet og organsationen på brugen af AGV'er - således at de effektiviserede arbejdsgange kan implementeres umiddelbart efter ibrugtagning af NAU. ****** Energi og vandforbrug Ved ibrugtagning af det nye hospitalsbyggeri forventes et reduceret energi- og vandforbrug som følge af et mindre samlet bygningsareal og en samtidig reduktion i energiforbruget pr. m2. Det gælder for såvel brugsvand som fjernevarme- og elforbrug. Herudover arbejdes der i byggeprogrammet kontinuerligt med en række energibesparende foranstaltninger såsom klimaskærm, tæthed, vinduer, ventilation, belysning og solceller. Der er en beskeden sandsynlighed for, at denne effektiviseringsgevinst ikke realiseres fuldt - eftersom der på nuværende tidspunkt er tale om overordnede Afbødende tiltag ift. effektiviseringsgevinst vedr. energi og vandforhold Det følges kontinuerligt op på, at byggeriet møder alle byggestandarder. Der tænkes i energibesparende tiltag i alle byggeriets faser. 55 af 68

56 Navn på projekt: Nyt Aalborg universitetshospital Dato: Ovenstående risikoregime er designet til at sikre risikostyring i forhold til hele NAU-byggeriet. Flere af de anviste skalaer kan overføres direkte i forhold til risikostyring i relation til arbejdet med effektiviseringskravet på 6%. I skalaen i forhold til Økonomi vurderes trinene dog for store, hvorved der ikke opnås et retvisende billede af risiko. Aalborg UH arbejder derfor med afsæt i nedenstående tilpassede skala for økonomi. Tilpasset økonomiskala Skala mio kr. En samlet effekt på projektøkonomien på 1 2,5 En samlet effekt på projektøkonomien på 2 5 En samlet effekt på projektøkonomien på 3 10 En samlet effekt på projektøkonomien på 4 20 En samlet effekt på projektøkonomien på af 68