Integration mellem Microbizz og Microsoft Dynamics C5

Transkript

1 Integration mellem Microbizz og Microsoft Dynamics C5 En afgørende forskel på Microbizz og konkurrerende produkter er, at systemet kan benyttes selvom der lige i øjeblikket ikke er on-line forbindelse takket være app en. Systemet opdaterer helt automatisk, når der på et senere tidspunkt igen er forbindelse. Microbizz erstatter mange elementer i de traditionelle økonomi systemer, hvorfor kravene til disse minimeres væsentligt ved indførelse af Microbizz. Microbizz leverer faktureringsgrundlaget retur til det eksisterende økonomi system, der så står for den økonomiske opfølgning og rapportering til bogholderiet. De eksisterende standard integrationer til Dynamics C5 og Dynamics NAV leveres af. Opdateret

2 C5 Microbizz er et modul, der håndterer dataintegration mellem C5 og Microbizz. Modulet leveres typisk i et VAR/BUS lag til C5. Standardmodulet er udviklet til C5 version Der vil typisk være behov for at kunne integrere kundespecifikke dataelementer mellem C5 og Microbizz sådanne kundespecifikke elementer er ikke omfattet af nærværende beskrivelse, idet sådanne elementer afklares forud for anskaffelse af Microbizz og integrationsmodulet. Integrationsmodulet håndterer afsendelse af C5 data for så vidt angår kunder, varer/ydelser og opgaver, hvor opgaver kan tage udgangspunkt i C5 s ordremodul eller projektmodul eller en kombination heraf. Modulet håndterer tillige modtagelse af data fra Microbizz, således at fakturering af opgaverne varetages i C5. Via et parameter setup definerer den enkelte kunde metodikken for synkroniseringen. Export sti Import sti Std kunde Definerer hvor C5 skal aflevere data til Microbizz. Microbizz holder øje med, om der opstår filer i denne mappe og i givet fald sørger en automatisk rutine for, at dataene sendes videre til Microbizz. Definerer hvor C5 skal læse returdata fra Microbizz. Her vælges det kontonummer, som der skal tages udgangspunkt i ved oprettelse af nye kunder fra Microbizz. Opdateret

3 Ordre Projekt C5 Løn Opret kunde Opdater kunde Skal der integreres med Ordre i givet fald markeres feltet. Skal der integreres med Projekt i givet fald markeres feltet. Markeres dette felt og findes der en lønkladde navngivet Microbizz, vil lønposter fra Microbizz blive synkroniseret til C5 Løn i Microbizz kladden. Skal der oprettes nye kunder fra Microbizz i C5. Efterlades dette felt, skal kunderne være oprettet i C5, før de kan anvendes i Microbizz. Ved oprettelse tages udgangspunkt i standard kunden. Er dette felt markeret, vil debitor tabellens felter: Navn Adresse1 Adresse2 Postnr/By Land Telefon Telefax Fakturakonto Momsnummer Url blive opdateret i C5 med informationerne fra Microbizz. Opret job Er dette felt markeret, vil nye job fra Microbizz blive oprettet i C5. Opret nye som projekt Benyt MB nummer Team i Microbizz Brug gruppe Er feltet markeret vil nye job fra Microbizz blive oprettet som nye projekter i C5. Alternativt oprettes nye jobs som ordrer i C5. Markeres dette felt, vil opgavenummeret i Microbizz blive brugt ved oprettelse af nye opgaver i C5. Her kan der vælges mellem Gruppe eller Afdeling. Enten synkroniseres Ordre-/Projekt Gruppe eller Ordre-/Projekt Afdeling til Team i Microbizz. Default er Gruppe. Ved synkronisering fra Microbizz benyttes samme metodik ved oprettelse af nye opgaver i C5. Vælges afdeling, er det muligt tillige at aktivere Brug gruppe. Såfremt der er valgt Afdeling i Team i Microbizz, kan dette felt markeres. Herved vil opgavetypen i Microbizz blive overført til Ordrens eller projektets gruppefelt Ex. Tilbud, Spjæld mm. Opdateret

4 Backup Markeres dette felt, foretages en backup af filerne fra Microbizz. Der skal manuelt oprettes en mappe i Importmappen Backup. Derved kan det lettere kontrolleres, hvad der er blevet læst ind. Skip Log Forsinkelse Markeres dette felt vil der ikke blive skrevet til den eksterne log Microbizzlog.csv. Markeres dette felt, vil der indtræde en forsinkelse på 500 millisekunder mellem hver linje, der indlæses til kladder og linjer. Baggrunden for denne parameter er, at der hos en enkelt kunde er observeret fejl ved linjeindlæsning og denne fejl er afhjulpet ved at anvende forsinkelsen. Opdateret

5 Synkroniser til Microbizz Kontaktpersoner Adresser Medarbejder Jobnotat Linjenotat Projektposter Markeres dette felt vil debitor kontaktpersoner blive synkroniseret til MicroBizz. Markeres dette felt vil debitor adresser blive synkroniseret til MicroBizz. Markeres dette felt vil medarbejdere blive synkroniseret til MicroBizz. Markeres dette felt synkroniseres ordre-/projektnotater til Microbizz. Markeres dette felt synkroniseres Ordre-/Projektlinje notater til MicroBizz. Markeres dette felt, er der mulighed for at sende udvalgte projektposter til Microbizz. Opmærksomheden henledes på, at der her skal fares med lempe da der meget let kan sendes for mange og ikke relevante data. Bemærk: Det er kun poster til Aktive projekter, der synkroniseres til Microbizz. Kostpris Markeres dette felt medtages kostpris i DKK (omregnet hvis kostvaluta). Benyttes kostenhed divideres kostprisen med kostenheden. Opdateret

6 Synkroniser fra Microbizz Jobnotat Markeres dette felt vil opgavenotat fra Microbizz blive synkroniseret. Linjenotat Markeres dette felt vil linjenoter fra Microbizz blive synkroniseret til C5. Pris I forbindelse med indlæsning af opgavelinjer fra Microbizz, kan det her bestemmes, hvorledes metodik mht. pris skal håndteres. Der er følgende valgmuligheder: o C5 s pris er gældende o Pris fra Microbizz er gældende o Højeste pris er gældende o Laveste pris er gældende C5 s pris er gældende: Prisen i C5 vil altid blive anvendt. Pris fra Microbizz er gældende: Prisen fra Microbizz vil blive anvendt. Højeste pris er gældende: Højeste pris er gældende 0,00 regnes ikke med. Laveste pris er gældende: Laveste pris er gældende 0,00 regnes ikke med. Update Job Benyt projektkladde Projektkladde Bilagsserie Løn data Pro lønkladde Markeres dette felt vil Søgenavnet i C5 blive opdateret med job beskrivelsen fra Microbizz. Markeres dette felt vil opgavelinjer fra Microbizz blive indlæst til projektkladden angivet nedenfor. Her angives den projektkladde, hvortil registreringerne indlæses, såfremt der er valgt at indlæse til projektkladde i stedet for projektlinjer. Her kan angives en alternativ bilagsserie end C5 s standard projekt bilagsserie altså ved oprettelse af projekter (opgaver) fra Microbizz. Efterlades feltet tomt, vil C5 s standard bilagsserie blive anvendt. Markeres dette felt, vil de i Microbizz beregnede løndata (til f.eks. Bluegarden) blive overført til C5 Projekt. Derved opnås et retvisende lønomkostnings niveau på projekterne. Ved markering heraf, skal det sikres, at time registrerings poster fra Microbizz IKKE tillige synkroniseres i lin-filen. Feltet må ikke forveksles med C5 Løn feltet. Angiv projekt kladde til brug for de beregnede lønomkostninger. Opdateret

7 Ved synkronisering af opgavelinjer fra Microbizz, er der tilføjet et flag til indikation af, om linjen er klar til fakturering. Såfremt dette flag er sat, vil søgenavnet på Ordren/Projektet få tilføjet teksten KlarFak. Der kan ved lange søgenavne opstå et problem, idet feltlængden måske ikke er lang nok. Dette kan der rådes bod på ved at øge feltlængden i databasen på respektive tabeller. Såfremt en opgave afsluttes i Microbizz, vil der på den tilhørende Ordre/Projekt blive oprettet en note. Datoen er den dato, hvor synkroniseringen til C5 sker. Opdateret

8 Lokalmenuen i Microbizz Parametre Via lokalmenuen kan der foretages: Sync C5 data til Microbizz Denne rutine udlæser valgte data i C5 til den valgte mappe angivet under Export path. Herefter kaldes et batch job til afsendelse af datafilerne til MicroBizz FTP server. Download Microbizz data Denne rutine kalder et batch job til hentning/download af data fra Microbizz til mappen angivet under Import Path. Indlæs downloadede data til C5 Denne rutine indlæser de hentede Microbizz data til C5. Vis Log Såfremt der ikke er markeret i Skip Log, vil der for hver handling blive skrevet i en ekstern log-fil MicrobizzLog.csv, der ligger i C5 mappen. Denne fil kan åbnes med Excel hvor log en kan tjekkes. Begrundelsen for at placere denne log-fil eksternt er, at den ellers blot vil bruge af C5 s databaseplads. Test FTP Denne feature kan benyttes til at teste FTP forbindelsen op til Microbizz serveren. Ved aktivering fremkommer en kommandoprompt med information om FTP forbindelsen. Opdateret

9 Vis downloaded fil Via dette menupunkt er det muligt at få vist indhold af de downloadede filer i Excel. I feltet vælges den ønskede fil brug evt. Alt-H eller klik på pilen i feltet. Såfremt filen eksisterer vises denne i Excel. Til synkroniserings modulet medfølger 2 FTP batch job, der benyttes ved upload/download af filer. Det er vigtigt at FTP oplysningerne i disse filer afstemmes med dels opsætningen i C5 og dels med login oplysninger til Microbizz serveren. Ved aktivering af Sync C5 data til Microbizz dannes først de ønskede datafiler i export mappen, hvorefter FTPMicrobizz kaldes. FTPMicrobizz sender de dannede datafiler til Microbizz serveren, hvor de automatisk indlæses til Microbizz. Ved aktivering af Download Microbizz filer kaldes FTPMicrobizzGET, der kobler op til Microbizz serveren og downloader filerne til egen server/pc filerne placeres i import mappen. Inden aktivering af FTPMicrobizzGET tjekkes på eksistens af allerede downloadede Microbizz filer. Eksisterer der filer i import mappen, vises en fejlmeddelelse og download afbrydes. Efter download kan de downloadede filer indlæses til C5 via lokalmenuen Importer data fra Microbizz. Det er også muligt at opsætte automatiske rutiner hertil enten via C5 s egen timerkørsel eller noget bedre som et såkaldt scheduleret job, der f.eks. afvikles på serveren, hvor C5 startes med mellemrum for dels at udlæse data til Microbizz og dels for at indlæse data fra Microbizz. Da valg af automatisk ud- og indlæsning kan variere fra installation til installation, vil installation/opsætning heraf påhvile den for installationen ansvarlige. Her beskrives udelukkende de manuelle rutiner som sættes op under installationen. Det er kundens ansvar, at der er åbnet for FTP trafik. Opdateret

10 Sync C5 data til Microbizz: Brugeren kan i hvert enkelt tilfælde vælge hvilke elementer, der ønskes udlæst. NB! Ved automatisk synkronisering medtages alle elementer. Debitorer På vanlig C5-vis kan der med F2 sættes flere kriterier ind, således at afgrænsningen af debitorer til Microbizz bliver optimal her vil kundespecifikke felter også være synlige. Ønskes specielle afgrænsninger i forbindelse med den automatiske synkronisering, skal synkroniseringen først foretages manuelt på serveren, for derved at opsætte brugerrettelse på afgrænsningen. Dette gælder alle følgende afgrænsningsbilleder. Opdateret

11 Varer/Produkter På vanlig C5-vis kan der med F2 sættes flere kriterier ind, således at filtreringen af varer til Microbizz bliver optimal her vil kundespecifikke felter også være synlige. Job Såfremt der er markeret for Ordre. På vanlig C5-vis kan der med F2 sættes flere kriterier ind, således at filtreringen af ordrer til Microbizz bliver optimal her vil kundespecifikke felter også være synlige. Såfremt der er markeret for Projekt. På vanlig C5-vis kan der med F2 sættes flere kriterier ind, således at filtreringen af projekter til Microbizz bliver optimal her vil kundespecifikke felter også være synlige. Opdateret

12 Såfremt der er markeret for Medarbejder På vanlig C5-vis kan der med F2 sættes flere kriterier ind, således at filtreringen af medarbejderne til Microbizz bliver optimal her vil kundespecifikke felter også være synlige. Såfremt der er markeret for projektposter På vanlig C5-vis kan der med F2 sættes flere kriterier ind, således at filtreringen af projektposterne til Microbizz bliver optimal her vil kundespecifikke felter også være synlige. I eksemplet ønskes der kun projektposter, der stammer fra indkøbsmodulet. Bemærk det er kun poster til aktive projekter, der udlæses. Generelt for udlæsninger: Der kan med fordel opsættes sorteringsnøgler, således at gennemløbet optimeres. Opdateret

13 Download Microbizz filer. Ved aktivering af Download Microbizz filer kaldes FTPMicrobizzGET, der kobler op til Microbizz serveren og downloader filerne til egen server filerne placeres i import mappen. Inden aktivering af FTPMicrobizzGET tjekkes på eksistens af allerede downloadede Microbizz filer. Eksisterer der filer i import mappen, vises en fejlmeddelelse og download afbrydes. Efter download oprettes tjek-filen (Complete.txt) og de downloadede filer kan indlæses til C5 via lokalmenuen Importer data fra Microbizz. Importer data fra Microbizz: Indledningsvist tjekkes på, om der findes en fil: Complete.txt i importmappen. Denne fil skal være eksisterende, før indlæsningen starter alternativt vises en meddelelse herom. Eksisterer tjek-filen, indlæses de filer, der forefindes i mappen. Efter indlæsning slettes filerne. Opdateret

14 Microbizz Log Loggen viser hændelser i forbindelse med integrationsmodulet. Loggen bør i starten kontrolleres jævnligt Når integrationen fungerer som tiltænkt, kan Skip Log markeres, hvorved der ikke skrives til log en. Se for yderligere information om Microbizz. Pris Kr ,-. Installation (typisk kr ,-). Priser er angivet ekskl. Moms. Krav til C5: Basisudvikling samt frit udviklings lag (VAR/BUS/CUS). Opdateret