BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION IT-LØSNING TIL DAG- TILBUD

Transkript

1 BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION IT-LØSNING TIL DAG- TILBUD

2 INDHOLD 1. Indledning Baggrund Scenarier Definitioner anvendt i kravspecifikationen 2 2. Kunden 3 3. Generelle krav til tilbuddet Afgrænsning Basiskrav Hovedtidsplan Projektledelse Opsætning og konfigurering Implementeringsbistand Test Uddannelse ved ibrugtagning (option) Dokumentation Dokumentation af analysefasen Dokumentation af løsningen Brugersupport Udviklingsplaner Projektmodel Bemanding Involvering af kundens medarbejdere Kundens udviklingsprojekter 9 4. Generelle krav til løsningen Åbne standarder Omkring kundens it-platform Brugervenlighed og fleksibilitet Forhold vedr. it-arkitektur og webtilgangsmuligheder Differentieret anvendelse af løsningen Brugeradministration Snitflader i forhold til DagtilbudsIntra It-sikkerhed Krav til driftsplaner Svartider, oppetider mv Scenarie Scenarier Forældre Personale og ledere 22

3 1. INDLEDNING 1.1 Baggrund Ikast-Brande Kommune ønsker på sigt at indgå kontrakt om anskaffelse, drift og vedligeholdelse af en IT-løsning, der kan understøtte kommunikationen mellem hjem og daginstitution samt kommunikationen internt i daginstitutionerne, mellem de forskellige daginstitutioner og til/fra forvaltningen. Med udgangspunkt i Den fælles offentlige digitaliseringsstrategi og Ikast-Brande Kommunes Digitaliseringsstrategi fra 2012, ønsker daginstitutionsafdelingen ved Ikast-Brande Kommune at understøtte en helhedsorienteret, effektiv og god service overfor brugerne af kommunens tilbud. De kommende års økonomiske udfordringer med stigende pres på Ikast-Brande Kommunes kerneydelser og færre medarbejdere til at klare opgaverne, tvinger os til at tænke i nye baner. Digitalisering er et af de værktøjer, der kan sikre en langsigtet økonomiske balance. Gennem realisering af større tværgående projekter er det målet at opnå en effektiviseringsgevinst, der svarer til kommunens andel af de statsligt aftalte effektiviseringskrav med virkning fra Digitalisering er ikke nødvendigvis svaret på alle udfordringer, og det er ikke et mål i sig selv at sætte strøm til eksisterende processer, hvis det er en bedre løsning at tænke i helt nye baner. Men der er ingen tvivl om, at digitalisering skal være med til at sikre, at vi også i fremtiden kan levere en offentlig service, der svarer til efterspørgslen og borgernes forventninger. Ikast-Brande Kommunes digitaliseringsindsats er drevet af kreativitet, innovation og fornyelse. Det handler om at finde nye og mere effektive måder at løse vores opgaver på ved at udnytte IT og anden teknologi optimalt. Ikast-Brande Kommune vil være eksperimenterende. Kommunen vil have fokus på værdien i at netværke og i at inddrage interessenter. I Ikast-Brande Kommune arbejdes der med digitalisering på flere områder, bl.a. i kommunikation med borgerne, i sagsbehandlingen og ved at erstatte manuelle rutiner med digitale. Dele af velfærdsteknologiområdet baserer sig ligeledes på digitalisering. Den øgede anvendelse af digitaliseringen er desuden et naturligt element i arbejdsgangsanalyser, Lean og innovationsprojekter. Den efterspurgte løsning skal understøtte en effektiv kommunikation, der sikrer et naturligt flow af information og samtidigt giver tid til kerneopgaverne. Løsningen skal således være det naturlige omdrejningspunkt for kommunikationen i og omkring dagtilbuddene. Kravspecifikationen er struktureret således, at der i starten af kapitlerne er en generel beskrivelse, hvor det er relevant. Herefter følger de specifikke krav til hvert område. Den generelle beskrivelse er ment som en baggrundsbeskrivelse, som de efterfølgende krav skal opfylde. Der ønskes besvarelse af samtlige nummererede krav, herunder scenarier. Kravene er nummereret Krav nn og Tilbud nn, hvor Krav nn er udtryk for et krav til systemet/løsningen, og hvor Tilbud nn er udtryk for et krav til tilbuddet. I dokumentet, der vil indgå som bilag 1 til den endelige kontrakt, vil Tilbud nn -tekststykkerne ikke indgå. Der er ikke i kravspecifikationen anvendt mindstekrav i forhold til den efterspurgte løsning. 1.2 Scenarier Der er gjort brug af scenarier til at specificere en række krav. Et scenarie er en struktureret tekst, som beskriver en opgave, der ønskes it-understøttet. Et scenarie indeholder: Navn for scenariet Præcisering af den primære i scenariet En beskrivelse af scenariet BILAG 01 KRAVSPECIFIKATION IT-LØSNING TIL DAGTILBUD SIDE 1

4 En kortfattet opsummering af det resultat for en, som ønskes opnået via scenariet. Scenarier beskriver i generelle vendinger opgaver, der ønskes it-understøttet, og hvorledes kunden forestiller sig dette kan ske. Det forventes, at leverandøren i sin besvarelse af de efterfølgende krav aktivt forholder sig til scenarierne og beskriver, i hvilken udstrækning og hvorledes leverandørens tilbudte it-løsning understøtter og sikrer en opfyldelse af de beskrevne scenarier. 1.3 Definitioner anvendt i kravspecifikationen Gruppe Gruppe af børn i et hus, en institution eller alle børn ved en dagplejer Hus/Institution En eller flere grupper af børn, tilhørende sammen geografiske sted og med fast personale tilknyttet Daginstitution En eller flere huse/institutioner tilknyttet samme leder Område En eller flere daginstitutioner tilknyttet samme områdeleder og med fælles forældrebestyrelse DagtilbudsIntra Betegnelse for den løsning, der ønskes leveret på baggrund af denne kravspecifikation. NemID I kravspecifikationen anvendes termen NemID, da det for brugeren er den teknik med hvilken vedkommende har logget ind. Den bagvedliggende teknologiske løsning for singlesign-on håndteres af NemLog-in, og med brug af NemID henvises teknisk til anvendelse af NemLog-in. 2

5 2. KUNDEN Ikast-Brande Kommune har ca indbyggere, heraf 2500 børn mellem 0 og 6 år indskrevet i pasningstilbud. Kommunen har p.t. 20 pasningstilbud samt dagplejen, fordelt på 29 daginstitutionshuse og ca. 208 dagplejere. Personalet består af ca. 208 dagplejere, 155 pædagoger, 103 pædagogmedhjælpere og 20 ledere/administrativt personale. Derudover er der i dagtilbudsafdelingen centralt ansat: - 3 personer i pladsanvisningen - 1 økonomisk/administrativ medarbejder - 1 udviklingsmedarbejder - 1 pædagogisk konsulent - 1 administrativ medarbejder i dagplejen Yderligere generel information om kunden kan findes på Krav 1. Der er et krav til løsningen, at løsningen ikke er bundet op på kundens nuværende organisering, således at den kan anvendes fleksibelt i forhold til den organisatoriske udvikling af kundens organisation. Løsningen skal kunne udbredes til flere brugere og til andre enheder. Det forventes at dagplejere, ledere og alle børns forældre/værger vil være brugere af løsningen. Desuden forventes det, at 80 % af pædagoger og pædagogmedhjælpere vil være brugere af løsningen. Krav 2. Den tilbudte løsning skal kunne håndtere det forventede antal brugere ved implementering af den tilbudte løsning i alle institutioner og ved alle dagplejere. 3

6 3. GENERELLE KRAV TIL TILBUDDET Opgaven omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af en standardløsning til bedst mulig understøttelse af: Komme/gå/fravær-registrering for børn og personale Kommunikation mellem forældre og daginstitution, imellem forældre, samt offentlig kommunikation via institutionens/dagplejens hjemmeside. Kommunikation internt i daginstitutioner samt imellem dagpleje/daginstitutioner og til/fra daginstitutionsafdelingen Håndtering af stamoplysninger for barn og forældre og personale. Tilbud 1. Leverandøren skal i bilag 2s løsningsbeskrivelse redegøre for hvorledes den tilbudte løsning understøtter i nævnte områder. Der ønskes en webbaseret løsning, der via browser kan anvendes af ansatte og forældre. Desuden ønskes det, at løsningen er forberedt til trykfølsomme skærme i daginstitutioner samt via smartphones og tablets. På trykfølsomme skærme samt smartphones og tablets er der ikke krav om, at løsningen skal være browserbaseret, hvorfor leverandøren frit kan udforme brugerfladen på anden vis, fx via en app. Som udgangspunkt efterspørges der en standardløsning, og løsningen ønskes leveret som en servicebureauløsning, jf. definitionen servicebureau i kontrakten, suppleret med kravene i kravspecifikationen. Løsningen skal understøtte de krav, som en kommunal virksomhed som kunde bør stille til en sådan løsning. Tilbuddet skal omfatte optionen om uddannelse, jf. punkt 3.8. Endvidere skal tilbudsgiveren prissætte optionen i bilag 13. Vilkår for udnyttelse af optionen fremgår af kontrakten. 3.1 Afgrænsning Udbuddet omfatter ikke levering af den hardware og netværksteknologi, der er påkrævet ved kunden, for at slutbrugerne kan få adgang til løsningen. Kunden har eksisterende hjemmesider for dagpleje, daginstitutioner mv. og ønsker at fastholde disse i den eksisterende løsning, som er kundens fælles system (CMS) til administration af hjemmesider. Levering af åbne hjemmesider med information, der ikke kræver adgangskontrol er således ikke en del af denne kravspecifikation. 3.2 Basiskrav Krav 3. Krav 4. Det er et krav, at løsningen i så høj grad som muligt anvender systemets standardfunktionalitet, og at der kun i begrænset omfang foretages tilretninger og specialudvikling. Det er et krav, at løsningen er integreret datamæssigt, således at ændringer og inddateringer øjeblikkeligt slår igennem i hele løsningen. 3.3 Hovedtidsplan 4

7 Krav 5. DagtilbudsIntra ønskes klar til drift i hele kundens organisation senest den 1. september På det tidspunkt skal den leverede løsning være klar til anvendelse i institutionernes daglige arbejde. Tilbuddet skal indeholde en analyse- og designfase, som igangsættes efter valg af leverandør. I denne fase skal løsningsbeskrivelsen færdiggøres i form af en endelig løsningsbeskrivelse. Under analyse- og designfase afklares endvidere kundens behov for indkøb og konfigurering af hardware til anvendelsen af løsningen. Tilbud 2. Tilbud 3. Tilbud 4. Leverandøren skal med udgangspunkt i ovenstående angive en hovedtidsplan med relevante aktiviteter til gennemførelse af projektet. Hovedtidsplanen angives i bilag 5. Leverandøren skal i bilag 3 angive og beskrive de relevante aktiviteter til gennemførelse af projektets analyse- og designfase. Leverandøren skal i bilag 3 redegøre for projektforløbet som helhed, herunder for relevante aktiviteter til implementering af løsningen. Følgende aktiviteter skal som minimum beskrives: Projektledelse Opsætning og konfigurering Implementeringsbistand Testplanlægning og afprøvning Uddannelse (option). 3.4 Projektledelse Leverandøren har det totale projektledelsesansvar for alle dele af leverancen samt for overholdelse af tidsplanen. Leverandørens projektleder har også initiativpligt over for aktiviteter, der skal gennemføres af kunden. Leverandørens projektleder skal arbejde tæt sammen med kundens projektansvarlige. Tids- og projektplanerne skal omfatte planlægningsaktiviteter, der kan sikre systematik og sammenhæng samt god fælles forståelse af de aktuelt forestående aktiviteter. Krav 6. Det er et krav, at tilbuddet medtager den samtlige til gennemførelse af projektet nødvendige projektledelse fra leverandørens side. 3.5 Opsætning og konfigurering Krav 7. Det er et krav, at leverancen skal omfatte den til gennemførelse af projektet nødvendige bistand fra leverandørens side til opsætning og konfigurering af løsningen. 3.6 Implementeringsbistand Leverancen skal omfatte den nødvendige bistand til en succesfuld implementering og ibrugtagning af systemet, bl.a. i forhold til den initiale systemopsætning, tilrettelæggelse af arbejdsgange, implementering af snitflader til de tilgrænsende systemer mv. Krav 8. Det er et krav, at tilbuddet medtager den samtlige til gennemførelse af projektet nødvendige implementeringsbistand fra leverandørens side. 5

8 3.7 Test Som en del af den samlede projektplan skal der udarbejdes en detaljeret testplan, som sikrer, at der sker en grundig afprøvning. Det forventes, at afprøvningen bl.a. omfatter en brugerafprøvning, hvor repræsentanter fra kunden deltager i arbejdet med at teste den samlede systemfunktionalitet. Testen gennemføres på de hardware-platforme, der aftales under analyse- og designfasen. Krav 9. Det er et krav, at leverancen omfatter alle ydelser fra leverandørens side, der er nødvendige for realisering af testplanen, herunder også deltagelse i samtlige kontraktmæssigt fastsatte afprøvninger af systemet. 3.8 Uddannelse ved ibrugtagning (option) Leverandøren skal kunne levere brugeruddannelse, herunder uddannelse af systemadministratorer og superbrugere. Leverandøren skal ligeledes kunne levere det nødvendige uddannelsesmateriale. Kunden ønsker selv at forestå uddannelse af brugere. Kunden ønsker at leverandøren udarbejder forslag til tilrettelæggelse af uddannelsens form og omfang for brugere. Det er således op til leverandøren, ud fra dennes erfaringer, at foreslå, hvilken uddannelsesform (præsentation, hands-on-undervisning, e-læring mv.) og hvilket omfang der er optimalt i forhold til den tilbudte løsning. Kundens meddelelse om optionens udnyttelse skal gives til Leverandørens senest 30 dage efter kontraktunderskrivelse, og Leverandørens skal påbegynde leveringen af optionens ydelser senest 1 måned efter Kundens meddelelse om optionens udnyttelse. Uddannelse skal være indeholdt i tilbuddet. Uddannelse af brugere medtages som option. Krav 10. Leverandøren skal tilbyde uddannelse af følgende medarbejdere: Administratorer (ca. 2 systemadministratorer): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være systemadministrator. Superbrugere (ca. 6 i alt): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der bidrager med tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne vejlede øvrige brugere og kvalificere dem til at løse basale problemer i systemet. Uddannelsen skal give en udførlig indføring i anvendelse af DagtilbudsIntra. Brugere (ca. 500 medarbejdere): Uddannelsen skal være på et tilstrækkeligt niveau, der sikrer, at brugerne kan anvende systemet i daglig brug. Der ønskes en målrettet uddannelse efter forskellige roller eller kompetenceprofiler. Krav 11. Krav 12. Uddannelsen af superbrugere skal være af ensartet kvalitet og skal derfor forestås af leverandøren. Undervisningen af superbrugerne skal være af en sådan kvalitet, at superbrugere kan varetage den efterfølgende uddannelse af brugere. Superbrugere vil efter undervisningen fra leverandøren varetage den efterfølgende træning af brugerne i den daglige opgaveløsning. Leverandøren skal udarbejde forslag til uddannelse af brugere, herunder uddannelsens form og omfang for brugere. Det er således op til leverandøren, ud fra dennes erfaringer, at foreslå, hvilken uddannelsesform (præsentation, hands-on-undervisning, e-læring mv.) og hvilket omfang der er optimalt i forhold til den tilbudte løsning 6

9 Krav 13. Krav 14. Krav 15. Tilbud 5. Tilbud 6. Uddannelsen af superbrugere og systemadministratorer skal foregå hos kunden, der stiller lokaler og udstyr til rådighed. Til evt. hands-on-undervisning har kunden et itundervisningslokale med plads til 20 antal deltagere pr gang. Uddannelsen af superbrugere skal tilrettelægges, så kundens særlige forhold, konfiguration og arbejdsprocesser indgår. Uddannelsen af superbrugere koordineres efter aftale med kunden tidsmæssigt med implementeringsforløbet, således at uddannelse i brugen af DagtilbudsIntra er koordineret med implementering af løsningen, så medarbejderne er parate til at løse opgaverne i den nye løsning på tidspunktet for driftsstart i den enkelte institution. Leverandøren skal i bilag 3 afgive tilbud på det anbefalede uddannelsesforløb ved ibrugtagning af løsningen Leverandøren skal i bilag 13 angive pris på optionen om uddannelse ved ibrugtagning. 3.9 Dokumentation Der skal leveres fuld dokumentation til det samlede system rettet mod slutbrugerne. Dokumentationen skal løbende vedligeholdes i hele kontraktperioden Dokumentation af analysefasen Som en del af implementeringen skal leverandøren gennemføre en analyse- og designfase, der skal give leverandøren den fornødne viden til udarbejdelse af den endelige løsningsbeskrivelse på baggrund af kravspecifikationen, jf. kontraktens bestemmelser. Krav 16. Resultatet af analyse- og designfasen skal dokumenteres i en løsningsbeskrivelse, der skal indgå i kontraktens bilag Dokumentation af løsningen Leverandøren skal som en del af løsningen levere: Brugerdokumentation (fx manualer, online -hjælp) Systemdokumentation (fx løsningsarkitektur, modulbeskrivelser, datamodel, opsætning) Vedligeholdelses- og driftsdokumentation (fx fejlhåndtering) Kursusmateriale. Krav 17. Krav 18. Krav 19. Tilbud 7. Al dokumentation både brugerrettet og anden dokumentation skal foreligge digitalt og på dansk, og være tilgængelig for kunden senest ved overtagelsesprøven. Leverancen skal indeholde tilstrækkelig dokumentation til at understøtte brug af systemet, herunder skal dokumentation i forhold til forældre være tilstrækkelig til at anvendelse kan ske uden uddannelse. Dokumentation skal leveres samtidig med løsningen og godkendes som en del af overtagelsesprøven. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive den dokumentation, som følger med løsningen. 7

10 3.10 Brugersupport Den generelle leverandørservice skal indeholde dansk brugersupport/helpdesk til support af kundens medarbejdere inden for normal kommunal åbningstid. Et begrænset antal brugere vil blive autoriserede til at henvende sig til brugersupporten. Tilbud 8. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive omfanget og karakteren af den tilbudte brugersupport samt beskrive eventuelle valgmuligheder for serviceniveau i forhold til brugersupport Udviklingsplaner Tilbud 9. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive igangværende eller planlagte udviklingsplaner for det pågældende produkt, herunder aktuelle planer om nye versioner, moduler mv. Kunden ønsker mulighed for at kunne påvirke udviklingsplaner og fremtidige initiativer i forhold til den tilbudte løsning. Tilbud 10. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive leverandørens arbejdsgange i forhold til opsamling af viden fra kunden og prioriteringer til udviklingsplaner og fremtidige initiativer, samt hvorledes kunden vil blive inddraget i dette arbejde Projektmodel Projektmodellen skal, foruden sikker fremdrift i implementeringen, sikre, at leverandøren opnår det fornødne kendskab til kundens behov i forhold til løsningens konfigurering samt afklare tekniske udestående rettidigt i forhold til at gennemføre en vellykket implementering. Tilbud 11. Leverandøren skal i bilag 3 beskrive den projektmodel, der tænkes anvendt i forbindelse med designfase og implementering af løsningen. Projektmodellen skal indeholde kundens roller og forventninger til disse samt beskrivelse af kontaktsnitflader mellem kunde og leverandør Bemanding Tilbud 12. Leverandøren skal i bilag 11 beskrive, hvilken bemanding leverandøren vil allokere til hhv. analyse- og designfasen og til resten af projektet i form af navngivne konsulenter med tilhørende cv er. Leverandøren skal redegøre for, hvorledes kontinuitet og kvalitet i leverancen fastholdes ved medarbejderafgang i projekt- og kontraktperioden. 8

11 3.14 Involvering af kundens medarbejdere Kunden stiller en nøglemedarbejder til rådighed i hele analyse- og implementeringsforløbet, således at leverandøren har en primær kontaktperson i forhold til projektet. Tilbud 13. Leverandøren skal i bilag 6 beskrive, hvordan kundens medarbejdere bliver involveret i analyse- og designfasen, hvilke profiler der efterspørges, og hvilket omfang involveringen har Kundens udviklingsprojekter Tilbud 14. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive, hvorledes leverandøren stiller sig i forhold til løbende at indgå i kundens udviklingsprojekter og mod vederlag at stille ressourcer og kompetencer til rådighed herfor. 9

12 4. GENERELLE KRAV TIL LØSNINGEN 4.1 Åbne standarder og rammearkitektur Kunden skal overholde gældende lovgivning om anvendelse af åbne standarder for software, hvorfor tilbuddet skal opfylde gældende krav. Tilbud 15. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for systemets opfyldelse for hver af nedenstående standarder. Leverandøren skal i fald en eller flere af disse standarder helt eller delvist ikke opfyldes redegøre for baggrunden herfor samt oplyse, hvornår de forventes opfyldt. Standarder for dataudveksling mellem offentlige myndigheder (OIOXML) Standarder til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (FESD) Standarder for digital signatur (OCES) Standarder for dokumentudveksling (ODF/OOXML) Standarder for offentlige hjemmesider og tilgængelighed(wcag) For yderligere information om obligatoriske, åbne standarder henvises til vejledning om anvendelse af obligatoriske, åbne standarder for software i det offentlige, som kan rekvireres på Kunden ønsker at støtte landsdækkende initiativer vedr. en fælles rammearkitektur (støttesystemer og serviceplatform) Tilbud 16. Leverandøren skal redegøre kort for, hvordan og hvornår det tilbudte system vil kunne leve op til og understøtte de landsdækkende initiativer vedr. en fælles rammearkitektur (støttesystemer og serviceplatform) 4.2 Omkring kundens it-platform På hovedparten af daginstitutionerne er der installeret kablede 100/100 Mbit/s netværksforbindelse til Ikast-Brande Kommunes centrale netværk. 3 af institutionerne er forbundet via en ADSL løsning. Der anvendes ved nogle brugere Citrix, hvorfor løsningens web-brugerflade skal kunne afvikles via Citrix. I Bilag 01_Kravspecifikation - Appendiks A - It-miljø beskrives kundens it-miljø nærmere. Tilbud 17. Tilbud 18. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 generelt redegøre for løsningens evne til at understøtte den beskrevne infrastruktur, herunder forholde sig til eventuelle afvigelser eller andre forhold, som må forventes at kræve særlig opmærksomhed i implementeringsforløbet. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 specifikt redegøre for løsningens krav til infrastrukturen, så kunden får en tilfredsstillende løsning, samt redegøre for den tilbudte løsnings evne til at indgå i kundens it-miljø, som beskrevet i Bilag 01_Kravspecifikation - Appendiks A - It-miljø. 4.3 Brugervenlighed og fleksibilitet 10

13 Det er vigtigt for kunden, at løsningen er brugervenlig og intuitiv. Enkelhed og logisk navigation er i denne sammenhæng nøgleord. Løsningen skal være dansksproget, og det forventes, at danske tegn kan benyttes i hele systemet. Dette betyder også, at der skal være god vejledning i løsningen, så en bruger altid kan finde hjælp til at komme videre. Disse støttefunktioner, manualer mv. skal foreligge på dansk. Det er vigtigt, at løsningens svartider er minimale, således at de ikke opfattes som blokerende for arbejdsprocessen. Herudover skal systemet være fleksibelt, således at det er enkelt for kunden selv at foretage ændringer i relevant opsætning, fx ved stamdata. Krav 20. Det er et krav, at systemet skal være brugervenligt for alle typer af brugere og fleksibelt i forhold til kundens fremtidige behov for justeringer og tilpasninger. Kunden ønsker, at løsningens design er tilpasningsparat, således at visningen for brugeren, særligt den webbaserede del, kan tilpasses resten af layoutet på ikast-brande.dk, så springet fra kundens hjemmeside og den tilbudte løsning ses som så usynligt som mulig. Tilbud 19. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvilke muligheder for tilpasning af visningen for brugeren, som den tilbudte løsning giver. 4.4 Forhold vedr. it-arkitektur og webtilgangsmuligheder Der efterspørges et sammenhængende og fleksibelt standardsystem, som er ibrugtaget, og som således ville kunne gøres til genstand for en løsningspræsentation. Grænseflader (API er), protokoller og formater skal i størst muligt omfang være baseret på åbne standarder samt overholdelse af internet- og webstandarder. It-arkitektur- og softwareplatformen skal være åben, fleksibel og velegnet til udvikling af nye funktioner. Tilbud 20. Tilbud 21. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens opbygning, herunder den datamæssige integration og afhængigheder mellem eventuelle delmoduler. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvilke eksterne grænseflader løsningen tilbyder, og hvilken funktionalitet de tilbyder. Ikast-Brande Kommune ønsker mulighed for dataeksport og fleksibel visning af data i andre systemer. Til dette kan anvendes fx rss, XML, visning i iframes. Tilbud 22. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive de aktuelle muligheder for dataeksport fra systemet og fleksibel visning i andre. Kunden ønsker mulighed for at kunne henvise fra et eksternt system til en konkret kontekst i den tilbudte løsning via dybe links. Tilbud 23. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive de aktuelle muligheder for at anvende dybe links til opslag i den tilbudte løsning. Ikast-Brande Kommune benytter andre løsninger til udarbejdelse af data, fx dokumentation omkring det enkelte barn, som med fordel kan importeres til den tilbudte løsning, fx for formidling til forældre. Tilbud 24. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive de aktuelle muligheder for dataimport. 11

14 Kunden ønsker at kommunikation med systemet sker på et tilstrækkeligt sikkert niveau, hvorfor f.eks. al udveksling af information skal ske via https-protokol eller lignende. Tilbud 25. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for sikkerhedsniveauet for udveksling af information imellem klient og server Differentieret anvendelse af løsningen Arbejdsprocesserne er af varierende karakter på tværs af Ikast-Brande Kommunes institutioner og dagplejere. Derfor er optimal it-understøttelse på tværs af de ønskede platforme og optimal brugeroplevelse på de forskellige brugerflader pc, tablet, smartphone og trykfølsom skærm afgørende. På trykfølsomme skærme samt smartphones og tablets er der ikke krav om, at løsningen skal være browserbaseret, hvorfor leverandøren frit kan udforme brugerfladen på anden vis, fx via en app til smartphone eller dedikeret software til den pc der driver en trykfølsom skærm. Det er for kunden vigtigt, at der på alle brugerflader er let adgang til de oftest anvendte funktionaliteter. Tilbud 26. Tilbud 27. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvilke funktionaliteter der umiddelbart kan gøres tilgængelige via webbrowser på pc, og hvilke anbefalinger dette stiller til slutbrugerens hardware og software. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvilke funktionaliteter der umiddelbart kan gøres tilgængelige på trykfølsom skærm med brugerflade, målrettet denne inputflade, og hvilke anbefalinger dette stiller til slutbrugerens hardware og software. For mobile enheder er de endvidere vigtigt at løsningen kan fungere vis 2G/EDGE-baserede mobile forbindelser, da enkelte områder i kommunen er uden 3G-dækning. For mobile enheder er det kundens ønske at stamdata(fx navne og tlf. på børn og personale) kan gøres tilgængeligt offline, således at ajourførte udgaver af disse altid er tilgængelige for personalet i nødsituationer. Tilbud 28. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvilke funktionaliteter der umiddelbart kan gøres tilgængelige via webbrowser og/eller app på smartphone og tablet, og hvilke anbefalinger dette stiller til slutbrugerens hardware og software Brugeradministration Af hensyn til bl.a. brugervenlighed er det for kunden vigtigt, at adgang til systemet medfører brug af færrest mulige brugernavne og adgangskoder for den enkelte medarbejder. Alle brugere skal logge ind for at se privat og personfølsom information. Der ønskes en brugeradministration, der giver en effektiv indsats ift. håndtering af administrative processer, fx tildeling af rettigheder via definerede standardroller, der definerer brugerens rettigheder i løsningen. Det skal være muligt for en medarbejder at have identiske rettigheder i flere organisatoriske enheder. For forældre er det vigtigt at samme login kan benyttes, uanset hvor mange børn man har indskrevet, og hvor mange forskellige organisatoriske steder disse er indskrevet. 12

15 Medarbejdere For medarbejdere ved Ikast-Brande Kommune kan personlig adgang til løsning ske på tre måder. Det skal være samme rettigheder, der gives til medarbejderne, uanset om login sker med ADkonto, NemLog-in eller specifikt brugernavn og password. Autentifikation via AD-konto Såfremt medarbejderen er oprettet i Ikast-Brande Kommunes AD og tilgår løsningen fra en computer, der er logget på via AD, skal login kunne ske som single-sign-on for brugeren ved, at brugeren logger ind i systemet og bliver autentificeret ud fra sin AD-konto. Autentifikation via NemLog-in Medarbejdere med og uden en AD-konto skal kunne logge på via privat NemLog-in. Dette kan ske både på Ikast-Brande Kommunes pc'er og hjemmefra. Det skal være samme rettigheder, der gives medarbejderne, uanset login med AD-konto, brugernavn og password eller NemLog-in. Autentifikation via løsningsspecifikt brugernavn og password Medarbejdere skal have mulighed for at logge på systemet via løsningsspecifikt brugernavn og password. Muligheden skal sikre, at medarbejdere uden AD-konto kan opnå adgang til løsningen uden brug af NemID-kort. Den løsningsspecifikke adgang kan erstattes af NemLog-in uden brug af nøglekort. Forældre og tredjepart For forældre ved Ikast-Brande kommune kan personlig adgang til løsning ske på to måder. Det skal være samme rettigheder, der gives til forældrene, uanset om login sker med NemLog-in eller specifikt brugernavn og password. Autentifikation via NemLog-in Forældre skal kunne logge på via privat NemLog-in. Det skal være samme rettigheder, der gives brugerne, uanset login med brugernavn og password eller NemLog-in. Autentifikation via løsningsspecifikt brugernavn og password Forældrene skal have mulighed for at logge på systemet via løsningsspecifikt brugernavn og password. Muligheden skal sikre, at forældre kan opnå adgang til løsningen uden brug af NemID. Tilbud 29. Tilbud 30. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvordan brugeradgang til løsningen fremstår for brugeren, hvordan den administreres, samt hvilke muligheder for dokumentation i forbindelse med brugeradministration, som løsningen tilbyder. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvorledes ovennævnte ønsker til brugeradgang honoreres af løsningen, samt hvilke anbefalinger til kommunens itplatform dette evt. stiller. Adgang for tredjepart Der skal være mulighed for, at forældre kan give tredjepart adgang til barnets oplysninger i systemet. Dette kan fx være bedsteforældre, partnere el. lign, og at dette kan ske både som læseadgang eller som fuld aktiv bruger. Oprettelse/nedlæggelse af adgang skal kunne håndteres af forældrene selv. Tilbud 31. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvordan adgang for tredjepart håndteres i løsningen Snitflader i forhold til DagtilbudsIntra 13

16 DagtilbudsIntra skal understøtte den nødvendige datamæssige sammenhæng med en række øvrige it-løsninger ved kunden, som leverer til og/eller modtager fra DagtilbudsIntra. Kunden kan umiddelbart pege på følgende systemer, hvor der ønskes en dataudveksling med den kommende løsning: KMD Dagpleje KMD Institution AD (import af organisationsdata) Kunden forventer desuden, at der kan være behov for yderligere snitflader. Tilbud 32. Tilbud 33. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive løsningens snitflader og disses funktionalitet i forhold til udveksling af data, og disse skal indgå i tilbuddet. Leverandøren skal beskrive de for løsningen nødvendige snitflader hos tredjepart for dataoverførsel til/fra kundens øvrige systemer. Kunden forestår selv købet af eventuellesnitflader hos tredjepart. Det er et krav, at tilbuddet omfatter prisen på samtlige, nødvendige interne snitflader i leverandørens egen løsning (både etablering og løbende drift) i den tilbudte løsning. Kunden vedligeholder i AD en ajourført komplet organisationsstruktur samt aktuelle stamdata for alle administrative medarbejdere og ledere i organisationen. Kunden ønsker at genanvende data registreret her i den kommende løsning. Tilbud 34. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive løsningens evne til import af organisationsdata på medarbejder-siden fra kundens AD It-sikkerhed Løsningen skal indeholde sikkerhedsfunktionalitet, som opfylder Datatilsynets sikkerhedskrav. Tilbud 35. Tilbud 36. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvordan systemet og driftsmiljøet er sikret mod uautoriseret adgang fra tredjemand samt for, hvordan kunden sikres mod diverse vira og lign., når løsningen i øvrigt anvendes. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens logningsfunktionalitet, herunder overholdelse af krav til revisionsspor. 4.5 Krav til driftsplaner Krav 21. Leverandøren skal i henhold til kontrakten udarbejde egentlige driftsplaner på baggrund af ydelsesbeskrivelserne i bilag 1 og leverandørens løsningsbeskrivelse i bilag 2. Driftsplanerne skal beskrive rutiner og er egnede som styringsværktøj for den daglige drift. Driftsplanerne kan udgøre en detaljering af leverandørens løsningsbeskrivelse. Driftsplanerne skal sikre, at der sker en vidensoverførelse og forventningsafstemning parterne imellem, og at der identificeres præcise målepunkter og opfølgningsinstrumenter for de enkelte opgaver. Endelig skal driftsplanerne indeholde en beskrivelse af procedurer, kontaktnumre mv. i forbindelse med den daglige opgavevaretagelse. 14

17 Indholdet af driftsplanerne drøftes og fastlægges endeligt efter kontraktindgåelse. Kunden ønsker en driftsplan, hvor fristen for indberetning af datoer er så sent som muligt. Tilbud 37. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 udarbejde udkast til driftsplaner. 4.6 Svartider, oppetider mv. I en række af kundens opgaver og processer er tidsaspektet afgørende, og systemets oppetider og svartider er derfor vigtige. Krav 22. Systemet skal overholde de i bilag 9 aftalte svartider, oppetider mv. 15

18 5. SCENARIEBESKRIVELSE 5.1 Scenarier De følgende scenarier beskriver en række brugersituationer. I scenarierne optræder forskellige brugere (forælder, medarbejder, leder etc.) og forskellige enheder som brugerflade (smartphone, tablet, trykfølsom skærm, browser via pc). Et scenarie indeholder: Navn for scenariet Præcisering af den primære i scenariet En beskrivelse af scenariet En kortfattet opsummering af det resultat for en som ønskes opnået via scenariet. Scenarier beskriver i generelle vendinger opgaver, der ønskes it-understøttet, og hvorledes kunden forestiller sig dette kan ske. Det forventes, at leverandøren i sin besvarelse af de efterfølgende krav aktivt forholder sig til hvert scenarie, og beskriver, i hvilken udstrækning og hvorledes leverandørens tilbudte it-løsning understøtter og sikrer en opfyldelse af de beskrevne scenarier. Leverandøren skal detaljeret redegøre for den tilbudte løsnings funktionalitet i forhold til scenarierne. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes. Tilbudsgiver kan endvidere vælge at beskrive, hvorledes et scenarie kan udføres med den delvise systemmæssige understøttelse, der tilbydes, således at kunden har et klart billede af det brugsscenarie den tilbudte løsning medfører Forældre Ny i institutionen Scenarie Primær Forælder Ny i institutionen 1. Forælderen har modtaget besked i sin dokumentboks fra pladsanvisningen om, at datteren skal starte i børnehave. Brevet indeholder link til DagtilbudsIntra, hvor forældre skal registrere en række stamoplysninger. 2. Forælderen klikker på linket og bliver automatisk logget ind på systemet, da hun i forvejen var logget på dokumentboks med NemID. Hun bydes velkommen af DagtilbudsIntra og guides til at udfylde de manglende stamoplysninger. Flere felter er i forvejen udfyldt ud fra de oplysninger, der er forvejen er kendt af løsningen. (Ikast- Brande Kommunes nuværende stamoplysninger er vedlagt som appendiks 2 - Stamkort). 3. Forælderen er i tvivl om, hvorvidt hun vil acceptere, at barnet kan køre med privat bil og skal drøfte dette med sin partner. Hun gemmer derfor de registrerede oplysninger og logger af. 4. Forælderen glemmer at få udfyldt de resterende oplysninger, og løsningen sender derfor automatisk en påmindelse til forælderen. 5. Efter modtagelse af påmindelsen logger forælderen ind igen, og løsningen gør opmærksom på, at der mangler at blive udfyldt oplysninger. De manglende oplysninger om kørsel indberettes. 16

19 De nødvendige stamdata er blevet registreret i løsningen, og forælderen er blevet introduceret til DagtilbudsIntra. Tilbud 38. i forhold til scenariet: Ny i institutionen. Det skal af redegørelsen fremgå hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes Aflevering af barn i institutionen Scenarie Primær Forælder Aflevering af barn i institutionen 1. Forælderen kommer ind i institutionen med sit barn og går hen til den trykfølsomme skærm. Her vælger han barnets gruppe "Græshopperne" og herefter barnet ved at trykke på et billede af hende, hvorved en række valgmuligheder fremkommer. Systemet viser desuden, om der ligger information til forælderen. 2. Forælderen vælger muligheden for at registrere, at barnet er ankommet og bliver spurgt, hvornår barnet forventes hentet i dag og angiver samtidigt, at barnet i dag ikke bliver afhentet af forældrene, men af farmor. 3. Efterfølgende registrerer forælderen, at barnet ikke kommer i morgen, og hvornår familien holder sommerferie, så barnet ikke kommer i institutionen. Forælderen gives også mulighed for at lægge en ikke-fortrolig besked til personalet, men dette er ikke aktuelt i dag. 4. På oversigten fremgår det nu, at barnet er registreret som ankommet. På oversigten ser forælderen desuden, at barnets kontaktpædagog er til stede i institutionen, og han finder vedkommende, så de kan tale om nogle forhold vedr. barnet. Barnet er hurtigt registreret mødt, med krævet information. Forælderen har et hurtigt overblik over tilstedeværende, samt om der er ny information til ham. Tilbud 39. i forhold til scenariet: Aflevering af barn i institutionen. Det skal af redegørelsen fremgå hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes Meld barnet syg Scenarie Meld barnet syg Primær Forælder 17

20 1. Barnet er sygt i dag, og det skal meldes til vuggestuen. Forælderen tager sin mobiltelefon og sender en sms med en forud aftalt tekst, fx "Pernille, Syg" til DagtilbudsIntra. 2. DagtilbudsIntra genkender tekst og afsender, således at sygemeldingen automatisk registreres i løsningen. Løsningen sender en bekræftelse tilbage ad samme vej, som den blev modtaget, at sygemeldingen nu er registreret. 3. Forælderen modtager en sms med angivelse af, at sygemeldingen er registreret. Barnet er meldt syg til daginstitutionen. Sygemeldingen af synlig for personalet. Tilbud 40. i forhold til scenariet: Meld barnet syg. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes Giv besked om, at barnet bliver hentet af en anden Scenarie Giv besked om at barnet bliver hentet af en anden Primær Forælder 1. Forælderen klikker på DagtilbudsIntra på sin smartphone og vælger, hvilket af sine børn i daginstitutionen den aktuelle besked omhandler. 2. Forælderen vælger muligheden for at sende en besked til børnehaven om, at barnet bliver hentet mormor i dag. 3. Beskeden bliver synlig på daginstitutionsløsningen i institutionen. Når personalet i institutionen åbner beskeden, sendes en kvittering til forælderen om, at beskeden er modtaget og læst. Daginstitutionen er orienteret om den tilsendte besked, og forælderen er orienteret om, at beskeden er læst. Tilbud 41. i forhold til scenariet: Giv besked om at barnet bliver hentet af en anden. Det skal af redegørelsen fremgå hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes Henter barn i institutionen Scenarie Henter barn i institutionen Primær Forælder 18

21 1. Forælderen kommer ind i institutionen og finder sine børn. Herefter går de til den trykfølsomme skærm og vælger her via billede først det ene barn og markerer, at barnet nu er hentet. 2. Forælderen vælger herefter det andet barn via billedet og gøres nu opmærksom på, at hun skal kontakte personalet vedr. barnet. Forælderen tjekker barnet ud og finder en medarbejder, der kan orientere forælderen om en episode i løbet af dagen. Forælderen har på en let måde markeret børnene som afhentet og er blevet gjort opmærksom på at skulle kontakte personalet. Tilbud 42. i forhold til scenariet: Henter barn i institutionen. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes Se information fra institutionen Scenarie Primær Forælder Se information fra institutionen 1. Forælderen modtager på sin registrerede mailadresse besked om, at der er "nyt på intra". 2. Forælderen klikker på linket i mailen og bliver ført til en side, hvor han skal logge på. Herefter bliver han ført til en side, hvor hans tre børn, som er indskrevet i dagpleje og børnehave, dukker op. Det fremgår tydeligt, hvorvidt der er ny information om det enkelte barn eller barnets pasningstilbud. Forælderen klikker på det barn, hvor der er en ny besked og føres til barnets oversigtsbillede. 3. Her kan den nye besked umiddelbart læses, og det er tydeligt, om der er andre beskeder eller aftaler vedr. det valgte barn. Samtidig har forælderen overblik over fx de generelle aktiviteter for dagen, information om evt. sygdom blandt personale, ny studerende i barnets gruppe, den aktuelle kalender med aktiviteter, billeder fra barnets gruppe. Der er desuden links til andre relevante hjemmesider, fx daginstitutionsområdets side og vejledninger om smitsomme sygdomme. 4. Forælderen bliver på oversigten mindet om, at han endnu ikke har meddelt, hvornår barnet holder sommerferie og kan se, at der er deadline for dette på fredag. 5. Han klikker derfor ind på beskeden vedr. sommerferie, hvor man kan afgive ferieplan. Forælderen indberetter de tre ugers ferie og modtager en bekræftelse på, at ferien nu er registreret. 6. Forælderen konstaterer, at der nu ikke er mere information til ham, og han logger ud af DagtilbudsIntra. Har modtaget meddelelse om ny information på DagtilbudsIntra. Har fået overblik over evt. ny information vedr. sine indskrevne børn. Har læst information vedr. det enkelte barn og er blevet mindet om evt. udestående i kommunikationen til daginstitutionen. Forælderen har på en let måde registreret, hvornår der holdes ferie. Tilbud 43. i forhold til scenariet: Se information fra institutionen. Det skal af redegørel- 19

22 sen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes Skriv til institutionen Scenarie Primær Forælder Skriv til institutionen 1. Forælderen går ind på Ikast-Brande.dk. Her finder han linket til DagtilbudsIntra og logger på systemet. 2. Forælderens to indskrevne børn vises, og han vælger det mindste barn, der går i børnehave. Herefter vises oversigtsvisningen for dette barn, og han vælger muligheden for at skrive til institutionen. 3. Forælderen præsenteres for den modtagerliste, som børnehaven har defineret, at forældrene kan skrive til. Han vælger, at beskeden skal sendes til personalet i barnets gruppe. 4. Forælderen skriver sin besked om barnet og sender denne. Forælderen har afsendt sin besked til institutionen. Tilbud 44. i forhold til scenariet: Skriv til institutionen. Det skal af redegørelsen fremgå hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes Dialog mellem forældre Scenarie Primær Forældre Dialog mellem forældre 1. Forælderen ønsker at kontakte en af de andre forældre, Emmas mor, vedrørende et arrangement i børnehaven. Hun logger ind på DagtilbudsIntra via NemID, og da hun kun har et barn indskrevet sendes hun direkte til oversigtsbilledet for barnet. 2. Forælderen ønsker at ringe til Emmas mor, og hun vælger muligheden for at se andre forældres kontaktoplysninger. Her kan hun ud for Emma se moderens navn, adresse og telefonnummer, da Emmas mor har givet lov til at dele disse oplysninger. 3. Forælderen ombestemmer sig nu og vælger i stedet at skrive en besked til moderen. I daginstitutionsløsningen vælges muligheden for at skrive en besked til Emmas forældre. 4. Forælderen skriver beskeden og trykker afsend. Forælderen har fået overblik over tilgængelige kontaktoplysninger stillet til rådighed af de andre forældre. Forælderen har sendt en skriftlig besked til en anden forælder. Tilbud 45. i forhold til scenariet: Dialog mellem forældre. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og 20

23 hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes Tilmelding til arrangement Scenarie Primær Forælder Tilmelding til arrangement 1. Forælderen har modtaget en mail om, at der er information om og tilmelding til sommerfest i institutionen. I mailen findes et link, som forælderen klikker på for at melde sig til arrangementet. 2. Forælderen reagerer ikke på den første mail og modtager efter to uger en påmindelse om tilmelding, da barnets forældre endnu ikke er reageret. 3. Forælderen klikker på linket i mailen og bliver ført til en side, hvor han skal logge på. Herefter bliver han ført til en side, hvor hans tre børn, som er indskrevet i dagpleje og børnehave, dukker op. Det er for forælderen tydeligt, hvorvidt der er ny information om det enkelte barn eller barnets pasningstilbud. Han klikker på det barn, hvor der er en ny besked om et arrangement og føres til barnets "hjemmeside". 4. Her kan forælderen umiddelbart se den nye besked om sommerfest samt tilmelde eller framelde sig samt påføre antal deltagere og øvrige krævede oplysninger. 5. Forælderen vælger at tilmelde sig sommerfesten, men har glemt at påføre antal deltagere. Derfor fremkommer en besked om, at tilmelding ikke kan ske, førend antal deltagere er udfyldt. Herefter registrerer han, at de kommer to voksne og to børn og afsender tilmeldingen. 6. Det er nu på barnets oversigtsbillede med bl.a. kalender synligt, at barn og familie er tilmeldt arrangementet. Forælderen er blevet mindet om, at der mangler tilbagemelding i forhold til et arrangement. Forælderen har tilmeldt sig arrangementet og er blevet afkrævet alle nødvendige oplysninger. Til melding til arrangementet er efterfølgende synlig på barnets oversigtsbillede. Tilbud 46. i forhold til scenariet: Tilmelding til arrangement. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes Se kalender Scenarie Se kalender Primær Forælder 21

24 Tilbud Forælderen logger på DagtilbudsIntra via sit NemID og sendes direkte videre til barnets oversigtsbillede. 2. Her kan forælderen se den aktuelle kalender for barnet. Da forælderen gerne vil se, hvad der generelt sker i institutionen, vælger hun også at se, hvad der sker i de grupper, som barnet ikke er tilknyttet. 3. På kalenderen ses en bookning, der hedder "Udflugt til skoven". Forælderen klikker på kalenderbookningen og kan her læse yderligere information om udflugten, og at barnet skal huske regntøj til dagen. Forælderen går herefter tilbage til kalenderen. 4. Forælderen vil gerne have alle barnets aftaler i sin private kalender og vælger derfor "eksporter kalender", hvorefter systemet danner en fil, der kan indlæses af forælderens eget kalendersystem. Forælderen har fået et overblik over kalenderen for eget barn samt for andre grupper i institutionen. Forælderen har læst detaljeret information om de interessante aftaler. Forælderen har eksporteret aktuelle aftaler til sin egen private kalender. i forhold til scenariet: Se kalender. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes Personale og ledere Registrere egen komme-/gåtid Scenarie Primær Medarbejder Registrere egen komme-/gåtid 1. Da medarbejderen møder ind i institutionen, går han hen til den trykfølsomme skærm, der er placeret i personalestuen. 2. Medarbejderen klikker på sig selv og registrerer, at han nu er til stede i institutionen. 3. Medarbejderen kan nu se, at hans "komme-registrering" er registreret, og på alle andre trykskærme i institutionen er det nu synligt, at medarbejderen er tilgængelig i organisationen. 4. Da medarbejderen nu er logget ind, gør løsningen samtidig opmærksom på, at der er en ny besked til ham, men da han hurtigt skal ud til børnene, reagerer han ikke på denne information nu. Medarbejderen har hurtigt registreret sin ankomst. Tilstedeværelsen er umiddelbart synlig på alle andre skærme i institutionen. Medarbejderen er gjort opmærksom på, at der er en besked til ham. Tilbud 48. i forhold til scenariet: Registrere egen komme-/gåtid. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes Registrere børns tilstedeværelse og information fra samtale med forælder 22

25 Scenarie Primær Medarbejder Registrere børns tilstedeværelse 1. Et barns mormor afleverer i dag barnet og kender derfor ikke institutionens rutiner. Medarbejderen lover derfor at registre barnet som ankommet. 2. Medarbejderen vælger barnets billede på skærmen i personalestuen. Medarbejderen vælger herefter mulighed for at registrere barnet som ankommet. 3. Barnet registreres ankommet uden at registrere et tidspunkt for afhentning. Medarbejderen har angivet barnet som kommet uden at angive tidspunkt for afhentning. Tilbud 49. i forhold til scenariet: Registrere børns tilstedeværelse. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes Få overblik og tilrettelægge dagen Scenarie Primær Medarbejder Få overblik og tilrettelægge dagen 1. Medarbejderen ønsker at få et overblik over, hvilke børn og hvilket personale der er til stede i institutionen, samt hvilke aktiviteter eller ture der er planlagt i løbet af dagen. Medarbejderen ser derfor på den trykfølsomme skærm i personalestuen, hvor overbliksbilledet viser den aktuelle tilstedeværelse i institutionen. Samtidig er det tydeligt, hvilke børn og hvilket personale der er tilknyttet særlige aktiviteter, fx er på tur uden for institutionen. Medarbejderen har nemt og hurtigt fået et retvisende billede over dagen: børn, personale og aktiviteter. Tilbud 50. i forhold til scenariet: Få overblik og tilrettelægge dagen. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes Uploade billeder og information om dagen Scenarie Uploade billeder og information om dagen Primær Medarbejder, børn, forælder 23

26 Tilbud Medarbejderen har taget en række billeder af dagens aktiviteter med en tablet. Hun sætter sig sammen med nogle af børnene for at se billederne igennem og udvælger i løsningen de billeder, der skal uploades på DagtilbudsIntra. 2. Sammen tagger de de børn, der er på billederne, tilføjer beskrivelser til nogle af billederne og gør billederne tilgængelige i løsningen. 3. Billederne er herefter synlige på den trykfølsomme skærm, ophængt i daginstitutionen, hvor de kører som slideshow, når skærmen ikke anvendes. Systemet sorterer automatisk i billederne, således at hvis der på billederne er tagget børn, hvor forældrene ikke har accepteret, der må offentliggøres billeder af barnet, så vises billeder med disse børn ikke offentligt. 4. Senere på dagen, når et af børnene er kommet hjem, vil han gerne se de uploadede billeder fra dagen for at vise dem til sin mor. Sammen logger de på DagtilbudsIntra via en pc. 5. Efter login med NemID bringes de til barnets Oversigtsbillede og klikker ind for at se billederne. 6. Billederne, som barnet selv er tagget på, er placeret først, således at de er hurtige at finde, og efter disse dukker de resterende billeder op. Billederne er let udvalgt, beriget med information om børn på billederne og evt. forklarende tekst. Billederne er tilgængelige i løsningen, hvor billeder af barnet selv er placeret forrest i det enkelte barns fotoalbum. i forhold til scenariet: Uploade billeder og information om dagen. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes Læs og besvar henvendelse fra forælder Scenarie Primær Medarbejder Læs og besvar henvendelse fra forælder 1. På den trykfølsomme skærm i personalestuen er det synligt, at der er kommet en henvendelse fra en forælder. 2. En medarbejder sætter sig ved en pc og åbner DagtilbudsIntra. Da beskeden er sendt til hendes gruppe, åbner hun den og læser indholdet. Det er et spørgsmål vedrørende dagsrytmen i institutionen. Idet medarbejderen åbner beskeden, sendes en bekræftelse til afsenderen om, at beskeden er læst. 3. Medarbejderen vælger at besvare henvendelsen. Hun skriver svaret og sender det retur via DagtilbudsIntra. Medarbejderen gøres opmærksom på, at der er en ny ulæst besked. Medarbejderen finder let den nye besked og kan hurtigt besvare den. Tilbud 52. i forhold til scenariet: Læs og besvar henvendelse fra forælder. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere 24

27 redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes Send besked til udvalgt gruppe Scenarie Primær Områdeleder Send besked til udvalgt gruppe 1. Områdelederen ønsker at udsende en besked til en gruppe forældre inden for eget område og åbner DagtilbudsIntra. Den lederen i forvejen af logget på Ikast-Brande Kommunes AD, logges hun automatisk på løsningen og bringes til hendes forside i løsningen. 2. Hun vælger muligheden for at sende en besked og vælger, at beskeden sendes til udvalgte børns forældre i forskellige grupper og institutioner i hendes område. 3. Områdelederen skriver beskeden til forældrene og vælger at skulle modtage en bekræftelse, når beskeden åbnes af modtagerne. Hun vælger desuden at vedhæfte et dokument med yderligere information. Lederen har afsendt en besked til et valgfrit antal forældre inden for området. Afsenderen har mulighed for at tilvælge kvittering for visning af beskeden. Afsenderen har vedhæftet en fil til den afsendte besked. Tilbud 53. i forhold til scenariet: Send besked til udvalgt gruppe. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes Udsend besked om arrangement, inkl. mulighed for tilmelding Scenarie Udsend besked om arrangement, inkl. mulighed for tilmelding Primær Dagplejer 25

28 Tilbud Dagplejeren ønsker at udsende en besked om tilmelding til julearrangement til forældrene til de børn, hun selv passer, samt børn ved de øvrige dagplejere i hendes lokalområde. Hun logger derfor på DagtilbudsIntra og vælger at oprette et arrangement. 2. Dagplejeren opretter et arrangementet i kalenderen og tilføjer en beskrivelse af arrangementet. Hun vælger, at arrangementet skal være synligt for både personale og forældre og markerer, at arrangementet gælder alle børn i alle grupper i det tilknyttede område, i hvilket tidsrum det finder sted mv. Herefter vælger hun, at der skal udsendes en besked til de valgte børns forældre om julearrangementet og om, at der nu er mulighed for tilmelding indtil en valgt dato. Samtidigt bestemmer hun, at der skal angives antal deltagere, således at hun ved, hvor mange der dukker op. Besked udsendes i DagtilbudsIntra, og dagplejeren har nu et let overblik over, hvor mange tilmeldte der er til arrangementet. Samtidig er arrangementet synligt på de relevante dagplejeres kalendere og på kalenderen ved de inviterede børn. 3. En uge efter udsendelse af information om arrangementet vælger dagplejeren at udsende en påmindelse til de, der endnu ikke har tilmeldt sig arrangementet. Arrangementet er oprettet, og der er udsendt besked til alle relevante forældre. Der er konstant overblik over tilmeldinger til arrangementet. Der er udsendt påmindelser til de, der ikke reagerede ved første henvendelse. i forhold til scenariet: Udsend besked om arrangement, inkl. mulighed for tilmelding. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes Oprette tur/udflugt Scenarie Oprette tur/udflugt Primær Medarbejder (Dagplejer) 1. Dagplejeren er ved at tilrettelægge en udflugt til den nærliggende bæk i næste uge. Hun har en fast samarbejdsgruppe, bestående af de omkringliggende dagplejere og vuggestuer, og denne gruppe ønsker hun at invitere til at deltage i udflugten. Hun tager derfor sin smartphone frem og åbner DagtilbudsIntra. 2. Her vælger hun at oprette en udflugt i næste uge og beskriver i samme omgang aktiviteten. Hun vælger, at den kun skal være synlig for personale, således at ingen forældre kan se noget om kalenderbookningen, inden udflugten er sket. Herefter sender hun aktiviteten til sin samarbejdsgruppe med information om, at de bedes tilmelde sig inden for to dage. Han fastsætter, at der er plads til 12 børn på turen, således at der kan lukkes for tilmelding, når turen af fyldt. 3. På DagtilbudsIntra kan hun løbende følge antal tilmeldte til turen. Aktiviteten er oprettet og sendt til samarbejdsgruppen. Tilmelding håndteres automatisk og lukkes når alle pladser er optaget. Der er konstant overblik over tilmeldinger til arrangementet. 26

29 Tilbud 55. i forhold til scenariet: Oprette tur/udflugt. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes Bliv orienteret om aktuelle meddelelser fra kommunen) Scenarie Bliv orienteret om aktuelle meddelelser fra kommunen Primær Medarbejder 1. Medarbejderen logger på DagtilbudsIntra fra sin tablet. Efter login er det umiddelbart synligt, at der er en ny besked til medarbejderen med emnet "nyt fra kommunen", som er afsendt fra afdelingslederen for institutionsområdet til alle medarbejdere på institutionsområdet. 2. Medarbejderen har ikke tid til at læse beskeden nu, da hun skal læse en gammel henvendelse fra en forælder. Derefter logger hun af systemet og udfører andet arbejdet. 3. Lidt senere logger hun igen på DagtilbudsIntra og bliver igen gjort opmærksom på den ulæste besked "nyt fra kommunen", da denne stadig er ulæst. 4. Medarbejderen vælger nu at se den nye besked, som rummer generel information fra kommunen. Beskeden rummer et link til information på kommunens hjemmeside. Medarbejderen trykker på linket og bliver ført til hjemmesiden. 5. Medarbejderen vil efter at have læst informationen gerne svare tilbage til afdelingslederen, hvorfor hun går tilbage til DagtilbudsIntra, hvor hun stadig er logget ind. Beskeden er stadig åben, og medarbejderen vælger at svare til afsender. Hun skriver sin besked og vælger afsend. Medarbejderen er blevet gjort opmærksom på ny information og har på en let måde læst denne. Påmindelserne fastholdes, indtil beskeden er læst. Tilbud 56. i forhold til scenariet: Bliv orienteret om aktuelle meddelelser fra kommunen. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes Se institutionens aktuelle omsorgsplan Scenarie Se institutionens aktuelle omsorgsplan Primær Medarbejder 27

30 1. Medarbejderen åbner DagtilbudsIntra på sin tablet og logger på for at se nærmere på den aktuelle omsorgsplan for institutionen. 2. På sit oversigtsbillede for institutionen, hvor hun er ansat, vælger hun muligheden "håndbøger". Herefter viser løsningen links til de centrale dokumenter, som institutionen har udvalgt at præsentere (retningslinjer, arbejdsmiljø, omsorgsplan, læreplaner, målbeskrivelse mv.). Medarbejderen vælger "omsorgsplan" og føres til intranettet, hvor dette dokument er gemt. Let adgang til de opdaterede håndbøger og retningslinjer via løsningen. Tilbud 57. i forhold til scenariet: Se institutionens aktuelle omsorgsplan. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes Koordinering på aflukket forum Scenarie Koordinering på aflukket forum Primær Medarbejder, bestyrelsesmedlem 1. Medarbejderen er logget på DagtilbudsIntra og åbner løsningens "forum" for at kommentere en aktuel debat om behovet for vagter i institutionens ydertimer. På forum har lederen ønsket at få input fra de forskellige grupper til, hvilket behov for bemanding man mener, der er tidlig morgen og sen eftermiddag i institutionen. Diskussionen er kun synlig for medarbejdere, tilknyttet institutionen. 2. Medarbejderen lavet en kommentar til den aktuelle debat, og umiddelbart efter at have skrevet indlægget er dette synligt for alle i institutionen. 3. Medarbejderen er desuden repræsentant i bestyrelsen og vil gerne følge op på den aktuelle debat for alle bestyrelsesmedlemmer vedr. søvnpolitik. Som bestyrelsesmedlem har hun derfor adgang til forummet for områdets bestyrelse og går derfor ind og læser de seneste kommentarer til oplægget vedr. søvnpolitik. Herefter logger hun af løsningen. Er orienteret om den aktuelle debat på de fora, der er gjort tilgængelige for medarbejderen. Har på en let måde deltaget i debatten. Tilbud 58. i forhold til scenariet: Koordinering på aflukket forum. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes Faglig dialog via åbent forum Scenarie Faglig dialog via åbent forum Primær Medarbejder 28

31 1. Medarbejderen vil gerne se, om der er nogle gode ideer på det åbne forum om dagplejeaktiviteter. Derfor åbner hun forummet for dagplejere og ser, om der er nye ideer her. 2. Hun finder ikke lige den ønskede løsning, hvorfor hun i stedet åbner det åbne forum for vuggestuer for at finde inspiration her. Her finder hun beskrivelsen af en god aktivitet. Der er vedhæftet en god beskrivelse af aktiviteten, som hun åbner og printer ud, hvorefter hun lukker DagtilbudsIntra. Er orienteret om den aktuelle debat på de åbne fora. Har på en let måde åbnet vedhæftet dokument fra forummet. Tilbud 59. i forhold til scenariet: Faglig dialog via åbent forum. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes Få overblik over tilstedeværende personale Scenarie Primær Institutionsleder Få overblik over tilstedeværende personale 1. Institutionsleder ønsker at få et overblik over, hvilke børn og hvilket personale der er til stede i institutionen. Derfor logger hun på DagtilbudsIntra, hvor hun for hver institution i sit område kan se den aktuelle tilstedeværelse af børn og personale i institutionerne. Let overblik over tilstedeværende børn og personale i de institutioner, der hører under eget område. Tilbud 60. i forhold til scenariet: Få overblik over tilstedeværende personale. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes. 29