BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION ØKONOMI OG LØN

Transkript

1 BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION ØKONOMI OG LØN

2 VEJLEDNING Kravspecifikationen af de udbudte løn- og økonomisystemer udgøres af: Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation B (løn) Bilag 1 kravspecifikation C (økonomi) Således at den samlede kravspecifikation for løn- og personale samt vagtplan udgøres af: Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation B (løn) og således at den samlede kravspecifikation af økonomi udgøres af Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation C (økonomi) Denne del af den samlede kravspecifikation beskriver de forhold, som er fælles de to udbudte systemer. Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen redegøre detaljeret for sine og den tilbudte løsnings forudsætninger vedrørende de nævnte generelle forhold og forventninger samt ikke-funktionelle krav. Tilbudsgiver skal endvidere i løsningsbeskrivelsen redegøre detaljeret for, hvorledes den tilbudte løsning kan anvendes til at løse de opgaver og arbejdsgange, som er beskrevet i kravspecifikationen. Tilbudsgivers skal tilstræbe et detaljeringsniveau, som muliggør, at kunden ved gennemgang af løsningsbeskrivelsen kan danne sig et indtryk af den tilbudte løsnings egnethed til at understøtte de beskrevne processer og arbejdsgange samt løsningen af de beskrevne opgaver.

3 INDHOLD 1. Indledning Generelt Procescases 1 2. Kunden 2 3. Generelle krav til løsningen Fredericia kommunes it-arkitektur Systemoversigt/Integration Målsætning for udbuddet 5 Appendiks Appendiks A1: Fredericia Kommunes it-arkitektur

4 1. INDLEDNING 1.1 Generelt Dette udbud omfatter udbud af Fredericia Kommunes: Økonomisystem, herunder debitor, e-indkøb og ressourcestyring Løn- og personalesystem samt vagtplan. Bilag 1-dokumenterne udgør tilsammen kravspecifikationen for udbuddet. Kravspecifikationen er struktureret således, at der i starten af kapitlerne er en generel beskrivelse, hvor det er relevant. Herefter følger de specifikke krav til hvert område. Den generelle beskrivelse er ment som en baggrundsbeskrivelse, som de efterfølgende krav skal opfylde. Kravene er nummereret Krav nn og Tilbud nn, hvor Krav nn er udtryk for et krav til systemet/løsningen, og hvor Tilbud nn er udtryk for et krav til tilbuddet. Det er ud for kravene anført, hvilke krav der er mindstekrav. 1.2 Procescases Der er gjort brug af procescases til at specificere en række krav. En procescase er en struktureret tekst, som beskriver et forretningsområde eller en forretningsproces og dens krav til itunderstøttelse. Procescasene er overordnede af karakter og er udarbejdet for relevante, centrale forretningsprocesser. En procescase består af: Navn for processen Formål og overordnede krav Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Specifikke krav til it-løsningen Relationer og snitflader (til andre systemer, til eksterne parter mv.) som skal understøttes Kvantitative forhold ved processen Procescasene er ikke beskrevet i detaljer. Der er i tidsplanen indlagt en analyse- og designfase efter valget af leverandør, bl.a. med det formål at arbejde videre med og fylde detaljer i disse procescases. Det forventes, at leverandøren aktivt forholder sig til procescasene og tilbyder en løsning, der understøtter og sikrer en opfyldelse af de angivne procescases. BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION - A (FÆLLES) SIDE 1

5 2. KUNDEN Fredericia Kommune har ca indbyggere. Der henvises til kommunens hjemmeside Administrationen i Fredericia Kommune er opdelt i 4 forvaltninger, der hver især (og i samarbejde) varetager kommunens mange forskellige administrative opgaver: Teknik og miljø Børn og Kultur Økonomi, IT og borgerservice Pleje, sundhed og arbejdsmarked Den samlede administrative organisation er vist herunder: Opgaveområderne omfattet af kravspecifikationen løses således både i centrale og decentrale organisatoriske enheder. Krav 1. Krav 2. Der er et krav til løsningen, at løsningen ikke er bundet op på kundens nuværende organisering (mindstekrav). Det er et krav, at systemerne skal kunne anvendes fleksibelt i forhold til den organisatoriske udvikling af kundens organisation. Løsningen skal kunne udbredes til flere brugere og til andre enheder (mindstekrav). BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION A (FÆLLES) SIDE 2

6 3. GENERELLE KRAV TIL LØSNINGEN 3.1 Fredericia kommunes it-arkitektur Kundens it-platform er beskrevet i det vedlagte appendiks A1: Fredericia Kommunes it-arkitektur. Tilbud 1. Tilbud 2. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 generelt redegøre for løsningens evne til at indgå i den i appendiks A1 beskrevne infrastruktur, herunder forholde sig til eventuelle afvigelser eller andre forhold, som må forventes at kræve særlig opmærksomhed i implementeringsforløbet. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 specifikt redegøre for løsningens krav til infrastrukturen, så Kunden får en tilfredsstillende løsning. BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION A (FÆLLES) SIDE 3

7 3.2 Systemoversigt/Integration Kunden anvender et stort antal systemer og interessenter i løsningen af sine opgaver. De nuværende systemer og interessenter ift. løn og økonomi er beskrevet i efterfølgende skema. Skemaet viser samtidig integrationen systemerne og interessenterne i mellem. Løsning Økonomisystem Lønsystem KMD ØS KMD Vagtplan KMD Underholdsbidrag - Debitor KMD Underholdsbidrag Kreditor KMD Daginstitutionsbetaling KMD ESR (ejendomsskat) KMD Pension KMD KMD Aktiv KMD KMD Boligstøtte (bossinf) KMD KMD Udbetaling KMD KMD Børnetilskud KMD KMD-Debitorsystemet KMD - Boliglånesystemet KMD Ejendom KMD Lønsystem KMD Sygedagpenge KMD Modregningssystemet KMD Doc2Archie KMD FAS c/s KMD Feriemodul KMD - P-data KMD Opera KMD Sag EDH Acadre Geo-Environ, GeoCon Orbitor KMD-Navision KMD-Doc2mail Dokumentboks, E-boks Pasløsning, Scantech? Netblanket, KI Tabule trio Rambøll Care PBS BS-Basis, BS-Total og BS-Plus SKAT, f E-indkomst Nemkonto Virk.dk / Nemrefusion DIBS De Centrale Pas og Kørekort Geograf Facility Management, COWI Sygesikringsløsning, CSC Bibliotekssystem DDE Libra (Fælles indkøbssystem for regionens biblioteker) Der refereres til oversigten i de øvrige dele af kravspecifikationerne. BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION A (FÆLLES) SIDE 4

8 3.3 Målsætning for udbuddet Økonomi og Løn er en intern service, der understøtter den borgervendte kerneydelse. Fredericia Kommune har en ambition om, at denne service leveres så effektivt som muligt. Vi ønsker gennem en tættere sammenkobling af Økonomi- og Lønsystemet at reducere tidsforbruget til administration gennem automatiseringer af arbejdsgange. Tilsvarende vil der skulle tænkes i ændringer i organiseringen og opgavefordelingen i kommunen, som følge af nye muligheder og værktøjer. Ambitionen med integrationen af ressourcestyringssystemerne er opsummeret i nedenstående figur: Input Stabe Output Digitalisering af manuelle arbejdsgange decentralt Digitalisering af manuelle arbejdsgange i stabe Digitalisering i manuelle arbejdsgange ved ledere Ambitionen bygger på en række forudsætninger om hvad de nye systemer skal kunne levere til organisationen: Data skal gøres digitale hvor de fødes. Derved undgås manuelle arbejdsgange til indtastning og bilag i stabene. Systemet skal være let tilgængeligt. Behovet for specialviden hos de decentrale aktører skal reduceres, og systemet skal være så brugervenligt, at de kan føle sig trygge ved systemet. Dermed kan arbejdet gøres hurtigere decentralt og stabene undgår en masse henvendelser om vejledning i standardopgaver. Arbejdet effektiviseres altså decentralt samtidig med at stabene kan reducere deres servicering af de decentrale enheder til at gælde håndtering af fejl og eventuelle specialopgaver. Systemet skal give overblik og gennemskuelighed, så kommunens ledere kan træffe de rigtige beslutninger. Ledelsesinformation fra systemet skal kunne give et samlet overblik på tværs af alle data i systemet, men samtidig give fuld gennemskuelighed ved at det er muligt at lave drill-down til mindste bestanddele i alle dele af systemet. Dermed kan ledere og stabe bruge deres tid på analyser af data, frem for tilvejebringelse og sammenstykning. I forhold til faglige ledere, kræver dette dog en sammenkøring med fagsystemer, der ikke kan leveres i ressourcestyringssystemerne. Der skal derfor være mulighed for at trække alle ressourcestyringsdata over i et datawarehouse til brug for et samlet ledelsesinformationssystem. Tilbud 3. Tilbud 4. Tilbud 5. Tilbud 6. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvorledes det den tilbudte løsning lever op til kundens målsætning. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 separat redegøre for, hvorledes det sikres, at de to systemer fremstår som ét samlet system. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 separat redegøre for, hvilke muligheder der er for løn-, personalesystemets dataintegration til økonomisystemet. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 separat redegøre for, hvilke muligheder der er for økonomisystemets dataintegration til løn-, personale- og vagtplansystemet. BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION A (FÆLLES) SIDE 5