Når det er vitalt at gøre projektet attraktivt

Transkript

1 Når det er vitalt at gøre projektet attraktivt Erfaringer fra ledelsen af symposieprojekter i Projektforeningen Morten Fangel Hvorfor fokus på at gøre projektet attraktiv? I nogle projekter er både forventninger og muligheder nogenlunde på plads, når der dømmes projekt. Mål for resultatet er rimeligt afklaret, tidsrammen udmålt og ressourcerne/økonomien er tildelt. I klassisk litteratur om projektledelse er sågar fremført, at forudsætningerne for at bruge projektformen med tilhørende projektledelse er, at rammerne hvad angår resultater, terminer og økonomi er veldefineret. Projektledelsens opgave er her at styre projektet igennem inden for rammerne. Sådan er situationen imidlertid ikke ved alle projekter, hvor vi overvejer eller har valgt at bruge projektformen. I andre såkaldt løst koblede projekter bliver det en del af projektets opgave også at skabe og konsolidere de indre og ydre vilkår, der er nødvendige for gennemførelsen. Her er én side af projektets ledelsesindsats trinvis at afklare og styre ud fra mål for resultatet samt terminer og økonomirammer. Men en sådan indsats kommer man ikke langt med, før der er taget vare på en anden siden nemlig at tiltrække opmærksomhed, velvillighed, opbakning, engagement, energi, kvalifikationer ja, positive vibrationer. I de løst koblede projekter er det en afgørende side af projektledelsen at gøre projektet attraktivt! Sammenlignet med ovennævnte, klassiske definition er opgaven her for projektledelsen at skabe sammenhæng i projektet og fremme dets resultatorientering. Tag billedet med en snebold, som du hurtigt har knytter af frostsne. Den ser fin ud på overfladen og du bruger energi på at styre den af sted men ofte falder den fra hinanden under vejs og får kun lille effekt, hvor den rammer. 1

2 Erfaringer fra foreningens symposieprojekter Eksempler på udpræget løst koblede projekter er satsningerne i Projektforeningens på forberedelse, afholdelse og opfølgning af Symposierne om Projektledelse. Her har jeg senest fungeret som formand ( projektejer og projektleder ) for Symposieprojektet i 1999 og for det nyligt påbegyndte Symposieprojekt 2000, der fører frem til det nordiske Symposie Projektledelse 2000 / NORDNET 2000, som holdes den 2. til 4. november i København. Kort fortalt gik/går begge Symposieprojekterne ud på følgende: Formålet er at fremme kompetent ledelse af projekter Varigheden er knapt et år fra ide til afslutning. 20 aktivt medvirkende, 30 indlægsholdere samt 300 øvrige deltagere i selve Symposiet. I alt en samlet ressourceindsats på op mod ti tusinde timer Direkte udgifter på mellem 1.5 og 2 mio. kr. Altså ikke noget specielt stort projekt men udfordrende nok på grund af projekternes karakter. At vi overhovedet er gået i gang med projektet både i 1999 og i 2000 skyldes følgende platform eller muligheder: Vi har et omdømme og en tradition for at arrangere vellykkede symposier om projektledelse. Symposierne i 99, 97 og 95 er alle blevet evalueret til omkring 4 på en skala fra 1 til 5, hvor 5 er det højeste. I Projektforeningen og sammenlignet med vore nordiske søsterforeninger - har vi et mere solidt netværk mellem et antal interesserede projektfolk, der deltager i projektet på grund af det store udbytte. har givet tilsagn om at stå som økonomisk garant for projekterne, der i forhold til Projektforeningen organiseres som et selvejende projekt, idet Foreningen ikke har en egenkapital, der kan dække et muligt underskud. Men som udgangspunkt er projektet alligevel løst koblet - som løs frostsne og står over for trusler, som er pendanter til ovennævnte muligheder: Et nyt symposieinitiativ kan blive mødt med attituden: Nu igen er der virkeligt behov for endnu et symposium er der ikke efterhånden fortalt tilstrækkeligt hvor er kunderne, som efterspørger et nyt symposium? Der er ikke nogen fælles ledelse, som kan allokere ressourcer til projektet. Hovedparten af indsatsen skal ydes på frivillig basis. Hvem siger, at de interesserede projektfolk har tid nok når andre interesser tager deres tid? 2

3 Og at de er interesserede nok til at prioritere symposieprojektet højre end andre interesser? Hvad hvis hovedsponsoren satser på især at minimere den økonomiske risiko og at minimere egen ressourceindsats? Og hvad hvis kun få andre vil sponsere ved at forhåndstilmelde deltagere til symposiet. Kommer der så musik i projektet? I projektet har vi gode muligheder - svarende til en pæn portion varm luft - og store trusler - i form af risiko for kolde modvinde eller opståede huller i ballonen Udfordringen for projektledelsen i en sådan situation er fra starten og undervejs at satse på at gøre projektet attraktivt for alle parter. Det følgende handler om, hvordan vi har forsøgt/forsøger at gøre det i symposieprojekterne. Måske kan vore erfaringer være til inspiration i andre løst koblede projekter! Projektforberedelse tester interessen for ideen Det formelle udgangspunktet for projektet er, at Projektforeningens bestyrelse har godkendt et ideoplæg til projektet og at ideen som led i den årlige handlingsplan er godkendt af generalforsamlingen. Men det er ingen garanti for, at ideen er holdbar og at vi kan tage fat på projektet. Beslutning om at iværksætte denne type projekter bør være resultatet af en gedigen forberedelsesfase. Et første virkemiddel til at gøre et projekt attraktivt er det formulerede idégrundlag. Ved Symposiet 97 havde vi længe inden starten formuleret temaet Jagten på det effektive projekt, hvilket viste sig at være et godt bindemiddel allerede under forberedelsen. Ved Symposiet 99 blev temaet Sådan får vi musik i projektet til under forberedelsesfasen, hvilket begejstrede os, der var med i formuleringsprocessen sådan er det jo! Ved Symposiet 2000 har udgangspunktet været Projektforeningens vision om at få taget ledelsen af projekter mere alvorligt. Som middel hertil vælger vi mere pragmatisk et tema om at komme bedre i gang med projekter, så opstarten får effekt langt ind i projektet. Men andre ord lidt mindre, sproglig varm luft fra starten. Under forberedelsen har det vigtigste middel været at afholde et forberedelsesseminar medio december 99. Den første test på bæredygtigheden er, om en tilstrækkelig bred kreds af aktive tager positivt imod invitation og tilkendegiver seriøs interesse for at deltage. Vigtigt har det også været, hvem der møder op. Er det personer, som kan være med til at gøre projektet attraktivt? Ved projekterne i både 99 og 00 mønstrede en halv snes deltager så langt, så godt! Det seneste forberedelsesseminar er afholdt fra den ene dag kl. 13 til næste dag kl. 12, hvilket har vist sig at give en god dynamik. Den første dag går nemt med vidtløftige drøftelser. Når deltagerne har sovet på indtrykkene er der anden dag basis for en ret så målrettet proces. 3

4 Metode for overordnet projektplanlægning 1. Omgivelserne 1.1 Projektets anledning 1.2 Projektets interessenter 1.3 Andre projekter 2. Resultatmål 2.1 Formål/idégrundlag 2.2 Hovedmål 2.3 Andre mål 2.4 Omfang/hovedopgaver 3. Økonomimål 3.1 Økonomiprincip 3.2 Projektindtægter 3.3 Projektudgifter 4. Hovedforløb 4.1 Principforløb 4.2 Projektstruktur 4.3 Hovedmilepæle 4.4 Hovedtidsplan 5. Organisationsform 5.1 Organisationsprincipper 5.2 Medvirkende 5.3 Overordnet opgavefordeling 5.4 Ressourceindsats 5.5 Ledelsesfunktioner 4

5 Efter en kort introduktion satte vi trumf på i retning af at gøre projektet attraktivt for de fremmødte: Vi gennemførte en interessentanalyse, hvor hver deltager fik mulighed for at formulere og forklare sine personlige forventninger til projektet. For hver forventning drøftede vi, hvad vi i projektet kunne gøre for at levere den vare. Et spændende forløb, der siden blev dokumenteret både i listning af deltagernes forventninger og i en lang række huskepunkter til projektet. Det andet programpunkt ved seminaret var at skitsere en overordnet projektplan se nedenstående. Af punkterne havde vi især udbytte af at drøfte hovedmålene eller effektmålene. ( Punkt 2.2 og 2.3 ). Eksempelvis var der enighed om at satse på et endnu højere kvalitetsniveau i forhold til symposieprojektets deltagere, end ved de tidligere symposier. Kun ved at symposiet bliver unikt kan vi imødekomme de aktive deltageres forventninger om en positiv profilering. Og kun ved at medlemmer og andre kommende deltager forstå at kvaliteten bliver høj/højere, kan garantistilleren med fortrøstning se frem til igen at skulle have checkhæftet frem ved afslutningen af projektet! Et smukt sammenfald af forskellige parters interesse og et yderligere bidrag til at gøre projektet attraktivt. Målet hvad angår projektets økonomi ( punkt 3.1 ) er, at der blot skal være balance. Hvad vi skaffer af deltagerafgifter går til at hæve niveauet under forberedelse, afholdelse og opfølgning af symposiet. Udfordringen er med en bevægelig ramme at styre økonomien, så vi ender med nul eller måske en lille startkapital for et nyt symposieprojekt. For i projektet at kunne flytte den mentale energi fra at håndtere økonomisk usikkerhed mod at lave et godt symposium, satser vi i de indledende faser på at engagere 20 virksomheder i hver at forhåndstilmelde 5 deltagere til symposiet. Virksomhedernes udbytte bliver at komme med til en lavere pris, at få mulighed for at påvirke symposiets indhold og at kunne bruge det kommende symposium som en milepæl i virksomhedernes interne satsning på forbedret ledelse af projekter. Planlægningen af projektets hovedforløb var også et vigtigt punkt ( Punkt 4 ). Her fik vi bekræftet erfaringen om, at når først projektets context er nogenlunde afklaret, går det hurtigt med at planlægge projektets content. Projektstrukturen ( punkt 4.2 ) med systematisering af projektets indsatsområder kom vi nemt om ved. Her benyttede vi en let justeret udgave at den tilsvarende opdeling fra tidligere symposieprojekter. Også milepælene og hovedtidsplanen var hurtigt skitseret ( punkt 4.3 og 4.4 ). Vigtigst her var at starte opbygningen af et kraftigt kommitment til overholdelsen af hovedterminer forsinket aflevering af artikler til Symposiebogen 99 var en bekostelig affære i det projekt! Vedrørende organisationsprincip ( punkt 5.1 ) besluttede vi at satse på brugen af Internettet under forberedelsen: Symposieprojektet får sin egen web-side og kommende deltagere kan se frem til, at det forud for Symposiet bliver muligt at hente nogle artikler til forhåndslæsning. 5

6 Det tredje og sidste programpunkt ved forberedelsesseminaret var at skitsere en model af symposieprogrammet til november. Sigtet med en sådan papmodel er tidligt at få anskueliggjort, hvad projektet kan resultere i vel vidende, at det følgende udviklingsarbejde kan føre til mange nye ideer. Målgruppen for modellen var de tilstedeværende ved seminaret, der iblandt flere potentielle parter i projektet. Modellen tjener til at gøre projektet mere forståeligt og dermed mere attraktivt. Ved seminaret fik vi også sandsynliggjort, at der blandt de aktive er tilstrækkelig med forslag til deltemaer, som kan udgøre et gedigent symposieprogram. Men vi holdt bevidst igen med en bearbejdning af mulige temaer. Det er ikke opgaven ved et forberedelsesseminar at løse projektopgaven selv om deltagerne måske har gevaldig lyst til at blive konkrete, især omkring egne gode ideer! På grundlag af forberedelsesseminaret blev der primo januar 00 udarbejdet et samlet projektoplæg, som omfatter den overordnede projektplan, modellen af symposieprogrammet samt andet materiale, der er med til at dokumentere et både seriøst og inspirerende projekt. Efter at projektgrundlaget er konferere med foreningens bestyrelse og en bredere kreds af interesserede er det med udgangen af januar 00 konkluderet, at det er lykkedes at gøre projektet så attraktivt, at vi har mod på at fortsætte. Projektopstart sætter attraktivt ambitionsniveau Midlet til at fremme en god iværksættelse af projektet var afholdelsen af et projektopstartseminar medio februar 00. Uden særlige overtalelser, havde omkring en snes meldt sig til seminaret eller beklaget at være forhindret hvilket blev taget som et positivt udtryk for projektets grad af attraktivitet. Kredsen omfatter en god blanding af deltagere med erfaring fra de tidligere symposier og nye ansigter. På baggrund af erfaringerne både fra forberedelsesseminaret og fra Symposieprojektet 99 blev opstartseminaret igen afholdt fra den ene dag kl. 13 til næste dag kl. 12. Sigtet med seminaret var for alvor at gøre projektet attraktivt via følgende program: Seminarintroduktion Grundig præsentation af deltagerne, for at gøre især de nye deltagere fortrolige med gruppen og give mulighed for at udtrykke deres forventninger. Overordnet projektplanlægning Bearbejdning af den foreliggende projektplan med henblik på at fremme fælles ejerskab og kommitment til ambitionsniveau, hovedterminer og organisationsform. Under gennemgangen var det især projektets mål, som blev drøftet og hvor især de nye deltagere havde lyst til at give deres besyv med. 6

7 Projektstrukturen for Symposieprojektet 2000 Niveau 0 Niveau 1: Niveau 2: Symposieprojekt 1. Projektledelsen 1.1 Planlægge projektledelsen 1.2 Projektforankring 1.3 Projektanalyser 1.4 Projektplanlægning 1.5 Projektbudgettering 1.6 Projektopfølgning 1.7 Projektledelsesmøder 1.8 Anden kommunikation 2. Behovsafklaring 2.1 Hovedtema/problemstilling 2.2 Udviklingstendenser 2.3 Engagere samarbejdsparter 2.4 Orienteringsmøder 3. Markedsføring 3.1 Introduktionssiden 3.2 Introduktionsbrochuren 3.3 Programbrochuren 3.4 Web-siden 3.5 Pressekontakt 4. Programudvikling 4.1 Programstrukturen 4.2 Plenumsessioner 4.3 Mulige temaer/indlæg 4.4 Sociale arrangementer 4.5 Udviklingsseminarer 5. Temaudvikling 5.0 Indhold i planer for temaudvikling Tema Forberedelsen 6.1 Faciliteterne 6.2 Symposiemiddagen 6.3 Symposieudflugten 7. Dokumentation 7.1 Symposiebogen 7.2 Deltagermateriale 8. Afholdelsen 8.1 Drejebogen 8.2 Sekretariatet 8.3 Evalueringer 9. Opfølgningsindsats 9.1 Efterudsendelser 9.2 Ekstra seminarer 9.3 Symposieprocedure 7

8 Bearbejde symposietemaer Tydeliggørelse og bearbejdning af ideer til temaer for halvdagsseminarer ved symposiet. Sigtet i forhold til deltagerne var at give oplevelser af, at vi i projektet får et spændende fagligt forum, som giver impulser til det videre arbejde med symposieprogrammet - og i deltagernes aktuelle projekter i egen virksomhed. For projektledelsen var det vigtigt at få testet, hvilke ideer og hvilke deltager, der synes at være hold i. Ledelsen af delprojekterne Aftale retningslinier for planlægning af delprojekter om udvalgte temaer samt for rapportering og kvalitetssikring. Seminarafrunding Herunder status for etablering af projektets web-side og spilleregler for etablering af fælles dokumentarkiv, så deltagerne kan kikke hinanden over skulderen hvad angår fremdriften i de enkelte delprojekter. I forlængelse af seminaret er udarbejdet og distribueret en mappe med akkumuleret dokumentation fra den hidtidige indsats. Mappen indeholder projekthåndbogen med al dokumentation vedr. ledelsen af projektet al øvrig idemateriale fra den hidtidige projektudførelse. Mappen opfatter vi som en prototype på projektets web-side, hvis hovedopbygning vil svare til projektstrukturen se figuren tidligere i artiklen. Hovedparten af web-siden gøres senere tilgængelig for de forhåndstilmeldende virksomheder og andre interesserede i symposieprojektet. Projektkoordinering sikrer integreringen undervejs Et er at komme godt i gang noget andet er at holde dampen oppe i en travl hverdag, hvor projektet fortsat skal være tilpas attraktivt i forhold til deltagernes mange andre tilbud. Et trumfkort har i symposieprojekterne vist sig at være afholdelsen af et antal heldags/døgns projektseminarer, hvor vi lægger vægt på at deltagerne ikke bare gør noget for projektet men også her og nu får noget med hjem. Seminarerne holdes hver anden måned og er for den brede deltagerkreds den vigtigste kontakt til det samlede projekt. Seminarerne benyttes til tydeliggøre det samlede billede af projektets resultat og fremgangsmåden. Men hovedindholdet er, at deltagerne i plenum eller i grupper fremlægger og får reviewet deres frembringelser siden sidste seminar. I Symposieprojektet 2000 har vi endvidere besluttet at formalisere delprojekter omkring forberedelsen af de halvdagsseminarer, der udgør hovedparten af symposieprogrammet. Ved tidligere symposier har vi udpeget min. en arrangør pr. halvdagsseminar. Nu satser vi på at opnå et bredere samarbejde om og en højere kvalitet af de enkelte seminarer ved selv at bruge projektformen ja, hvorfor ikke vil læseren måske tænke. Svaret er det er et spørgsmål om ambitionsniveau! Vi forventer at formaliseringen af delprojekterne gør det samlede projekt mere attraktivt vel vidende at det også bliver mere krævende for de aktive. 8

9 En afgørende forudsætning for succes er, at delprojektlederne eller temalederne, som vi kalder dem påtager sig et medansvar for at formidle helhedssynet til de medvirkende i delprojekterne. Eksempelvis er det et mål for Symposiet 2000, at vi udbygger netværket til kolleger i norden ved i seminarprogrammerne at have nordiske indlæg. Andre mål er at vi ønsker mange indlæg fra praktikere og indlæg fra nye ansigter. Hvis delprojektlederne glemmer helhedssynet og foretager optimering alene ud fra de medvirkendes interesser, bliver der brug for en reaktiv indsats fra den fælles projektledelse, hvilket tidligere har vist sig ikke at være sjovt for nogen af parterne. I Symposieprojektet 2000 planlægger vi periodiske projektledelsesmøder ca. hver anden uge. Den faste kreds af deltagere er fire medvirkende, som har påtaget sig tværgående funktioner i projektet, samt medarbejdere fra projektsekretariat. Alle aktive i projektet kender mødetidspunkterne og forventes med mellemrum at deltage ad hoc, når den enkelte har brug for sparring eller lyst til at påvirke helheden. Et fast punkt på mødeprogrammet bliver: Hvad kan vi yderligere gøre for at gøre projektet attraktivt. Ved tidligere symposieprojekter har ambitionsniveauet her været mindre med reaktiv afholdelse af koordineringsmøder, når der var et åbenlyst behov herfor. Som middel til projektets integrering har vi gode erfaringer med at engagere et antal studerende. De varetager dels nogle af de tværgående opgaver eksempelvis i forbindelse med markedsføringen dels fungerer de som assistenter for delprojekterne og ved afviklingen af halvdagsseminarerne under symposiet. For de øvrige deltagere er det inspirerende at få synspunkter fra nogle friske øjne. For de studerende er det lærerigt at følge projektet og opleve de faglige diskussioner. Et middel undervejs til at højne kvaliteten vil være at repræsentanter for de forhåndstilmeldende virksomheder blive opfordret til at fungere som reviewere i forhold til programmerne for halvdagsseminarene og de udarbejdede indlæg. Det håber vi både vil være udbytterigt for virksomhederne og stimulerende for de aktive i projektet. En opgave for projektledelsen undervejs er at få udmøntet og praktiseret værdier eller spilleregler for samarbejdet. Et eksempel er at de, der yder en indsats selv tegner resultatet over for andre det er en del af belønningen for at yde noget! Kongstanken for projektsekretarialet har været og er at sørge for et højt informationsniveau. En af godtgørelserne for at tage aktivt del er at blive godt informeret. Samtidig er det naturligvis en middel fra projektet til at fastholde deltagernes opmærksomhed. En klassisk udfordring her er at finde det rette niveau: For lidt information kan give passivitet for meget kan virke irriterende. Når det kommer til stykket, er det nok mere et spørgsmål om kvalitet end kvantitet! Erfaringen er at det er godt at informere rigeligt i de indledende faser, mens informationen senere i forløbet bør målrettes til den enkelte. Vi ser frem til, at den omtalte web-side for Symposiet 2000 bliver et hjælpemiddel til at opretholde et relevant informationsniveau. 9

10 Ind imellem vil vi også udarbejde statusrapporter, hvor der ud for hvert af punkterne i projektstrukturen se figuren - redegøres for, hvad der er opnået siden sidste rapport, og for hvad der er planerne for den nærmeste fremtid. I den her type løst koblede projekter er erfaringen imidlertid, at statusrapporten stort set kun er til nytte for projektledelsen og at nytten ligger i selve udarbejdelsen. For andre målgrupper så som de medvirkende i projektet og bestyrelsen i Projektforeningen har rapporterne beskeden værdi. Her er der brug for en mere målrettet kommunikation. I forbindelse med projektledelsens møder har vi også tradition for en ajourført aktivitetsliste delt op efter projektstrukturen. Også her er erfaringen at den type værktøjer kun er til glæde for nøglepersonerne for den bredere kreds af medvirkende skal der mere målrettet kommunikeres om, hvad der er aftalt med og forventes af den enkelte Projektafslutning formidler erfaringer og godt humør Som afrunding på afholdelsen af Symposierne Projektledelse 99 i august og oktober sidste år blev i november holdt er afslutningsmøde for en halv snes af de aktive i projektet. I alt brugte vi et par timer på at evaluere projektet. At vi ikke afsatte længere tid hang sammen med, at de fleste af deltagerne havde tilkendegivet, at de ønskede at fortsætte i det nye symposieprojekt. Afslutningsmødet havde følgende programpunkter: Først brugte alle deltagere et kvarters tid til hver især at tænke igennem, hvad der i projektet havde fungeret godt ( plusser ) og hvad der næste gang kunne gøres endnu bedre ( deltaer ). Udsagnene formuleredes på såkaldte planlægningskort ( A4 karton skåret igennem på langs ). Parallelt hermed forberedte mødelederen vægplancher dobbelte flipoverark som hver forsynedes med overskrifter svarende til de 9 punkter i projektstrukturen. Hver af plancherne opdeltes i kolonner til henholdsvis plusser og deltaer. Derpå satte deltagerne på skift deres udsagn op på plancherne samtidig med at de uddybede deres oplevelser. En af erkendelserne under gennemgangen var, at mange af udsagnene var gengangere eller lignende hinanden, hvilket blev oplevet positivt. Udsagnene er siden dokumenteret i et notat, som bruges som værktøj i det nye symposieprojekt. Her blot enkelte udpluk: Glad for at være med har lært en masse Udbyttet har været større end arbejdsindsatsen God projektledelse og godt projektsekretariat Strammere økonomistyring foreslås det blev næsten for flot 10

11 Spændende brainstorm ved udviklingsseminarerne Bedre information om hvad der kan forventes ved seminarerne Endnu flere praktikere som indlægsholdere Deltagerne fik en flot og brugbar bog med hjem God vekselvirkning mellem plenum og seminarer Vigtigt med mere tid til erfaringsudveksling ved seminarerne. Altså både erfaringer for ledelsen af det næste projektet og for udviklingen af næste symposieprogram. Projektlederrollen er også her en stadig udfordring Mit vigtigste motiv for at tage aktivt del i symposieprojekterne er at være med i et inspirerende, fagligt miljø om ledelse af projekter og selv at få lejlighed til at videreudvikle synsvinkler og metoder for projektledelse. Som projektejer/projektleder har jeg det altså som så mange andre projektledere. Udgangspunktet for at tage del er en fascination for projektets indhold - og undervejs ser man sig selv mest som den faglige drivkraft. Derfor er det også i et projekt om udvikling af projektledelse en stadig udfordring at få gjort tilstrækkeligt ud af ledelsen af projektet. Det synes at gælde for også for de øvrige nøglepersoner, som bidrager til projektledelsen deres indfaldsvinkel er også det faglige miljø. I symposieprojektet 2000 bliver et hjælpemiddel til i at få gjort mere ud af projektledelsen, at vi med mellemrum stiller spørgsmål, som med reference til et tema () fra indledningen af Symposiet 99, kunne lyde: Er projektet tilpas attraktivt for alle de aktive og berørte? Hvad kan der gøres for at gøre det yderligere attraktivt? 11