Dekansekretariatet på Det Humanistiske Fakultet Fibigerstræde Aalborg Øst. Sagsbehandler: JMS Dato: Sagsnr.:

Transkript

1 Dekansekretariatet på Det Humanistiske Fakultet Fibigerstræde Aalborg Øst Sagsbehandler: JMS Dato: Sagsnr.: Referat Møde: HUM FSU Mødedato: 7. januar 2019 kl Sted: FIB5 lokale 35 Deltagere: Henrik Halkier (HH), Lotte Brunø (LB), Bendt Torpegård Pedersen (BTP), Jesper Lindgaard Christensen (JLC), Linda Vabbersgaard Andersen (LVA), Jens Kirk (JK), Morten Misfeldt (MM), Maj Ragner Laursen (MRL), Lene Hansen (LH), Janus Skjoldborg (JMS) (sekr.); Camilla Skjødt Jakobsen (CSJ) (HR), Camilla Jonstrup Christensen (CJC) (HR), Gorm Larsen (GL) (observatør), Søren Lindhardt (SL) (observatør), Mikael Vetner (MV) (observatør) Keld Thorgård (KT) (observatør) 1

2 Afbud: Sagsfremstilling 1. Godkendelse af dagsorden Referat HH indleder mødet med at gøre opmærksom på, at FSU-medlemmerne har tavshedspligt iht. varslingslovens 10 indtil at indholdet i dekanens redegørelse er offentligt udmeldt (d. 9. januar 2019). Der gøres endvidere opmærksom på, at alle drøftelser i den kommende proces skal foregå på et overordnet niveau og ikke omhandle navngivne personer. Dagens FSU møde er både en drøftelse i henhold til samarbejdsaftalen og en forhandling i henhold til Varslingsloven. Forhandlingerne iht. loven har til formål, at forsøge at mindske antallet af opsigelser og at afbøde virkningerne for de medarbejdere, der opsiges. Forhandlingen iht. loven skal være med til at give medarbejderne eller deres repræsentanter, mulighed for at komme frem med deres synspunkter eller ønsker. FSU har ikke kommentarer til dagsorden. Mødet startes med en præsentationsrunde, da ny institutleder for Institut for Læring og Filosofi, Keld Thorgård, deltager som observatør på mødet. 2. Orientering om status på afværgeforanstaltningerne, den aktuelle økonomiske situation efter afværgeforanstaltninger samt omfanget af besparelser og nødvendige afskedigelser. Efterfølgende drøftelse i forhold til eventuelle foranstaltninger for at imødekomme besparelseskravet eller eventuelle strukturelle tiltag, således at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens endelige beslutning. Bilag 2.1: Dekanens redegørelse. HH orienterer omkring status på afværgeforanstaltninger, den aktuelle økonomiske situation efter afværgeforanstaltninger samt omfanget af besparelser, nødvendige afskedigelser samt planer for organisatorisk konsolidering. Overordnet økonomisk situation Der forventes en nedgang i uddannelsesindtægter på 17 mio. kr. Øgede indtægter på basisforskning og øvrige formål på i alt 3 mio. kr. samt 1 mio. kr. mere i ekstern projektomsætning Vækst i AAU-interne bidrag på i alt 14 mio. kr. som følge af ny budgetmodel og omstrukturering HUM Fælles-bidraget reduceres med 8 mio. kr. Resultatet bliver, at HUM-institutterne har 16 mio. kr. mindre til rådighed i 2019 end i 2018, når der også er taget højde for den ekstra trækningsret på 3 mio. kr. på egenkapitalen. Resultat af afværgeforanstaltninger - frivillige aftrædelser og seniorordninger Syv ansøgninger om frivillige fratrædelsesordninger. Alle er imødekommet. Otte ansøgninger om seniorordninger. Syv er imødekommet. Ansøgerne fordeler sig på ni VIP-ansatte og fem TAP-ansatte. Frivillige aftrædelser og seniorordninger forventes at give en besparelse i 2019 på 3,1 mio. kr. Selvom baggrunden for frivillige aftrædelser og seniorordninger er ærgerlig, er dekanen tilfreds med resultatet. Resultat af afværgeforanstaltninger - øvrige tiltag 2

3 Institutterne har samlet set reduceret stillingsplaner i form af slettede/udskudte nye stillinger for i alt 4,6 mio. kr. i 2019 Institutterne budgetterer samlede driftsbesparelser for i alt 4,9 mio. kr. i 2019 Husleje forventes reduceret med 0,5 mio. kr. i Der arbejdes videre med en fortætningsstrategi i såvel Aalborg som København Investering i ombygning af CREATE for 1 mio. kr. sættes ikke i gang i Dette vil dog ikke have økonomisk påvirkning af 2019-budgettet, da investeringen ville have medført tilsvarende regnskabsmæssige afskrivninger. Der arbejdes på at opnå en større reduktion af husleje, men da en sådan besparelse endnu ikke anses som sikker, indgår den ikke i opgørelsen. Samlet resultat af afværgeforanstaltninger og flerårsperspektivet Det samlede resultat af afværgeforanstaltninger vil være 13 mio. kr. i Dermed er der restbesparelse i 2019 på minimum 3,1 mio. kr. Restbesparelsen kan desværre kun opnås via uansøgte afskedigelser, som på grund af det sene budgettidspunkt i flere tilfælde kun vil få halvårseffekt (eller mindre) i Det økonomiske flerårsperspektiv indikerer, at der også de kommende år vil være økonomiske udfordringer. Til og med 2021 vil der forsat være nedgang i uddannelsesindtægterne afledt af endelig indfasning af dimensioneringen, omprioriteringsbidrag og muligt bortfald af taxameterforhøjelsen på takst 1-uddannelser. Herudover indikerer flerårs STÅ-prognosen et fald på 5 % fra og yderligere 5 % fra For at undgå en situation, hvor besparelser bliver en årligt tilbagevendende begivenhed, er det derfor nødvendigt, at der i forbindelse med den nuværende proces også skabes en fremadrettet økonomisk bæredygtighed. Tilpasninger og strukturelle ændringer HH beskriver de tilpasninger og strukturelle ændringer som planlægges implementeret. Der er ikke nødvendigvis tale om tilpasninger, der i sig selv giver en besparelse, men som gør det muligt fortsat at drive fakultetets uddannelser på trods af det økonomiske perspektiv og heraf afledte personalemæssige konsekvenser. Reduktion af engelsksprogede uddannelser: sprogskifte for bacheloruddannelserne Language and International Studies, English samt Art and Technology, titelændring for Art and Technology til kunst og teknologi samt sammenlægning og sprogskifte til dansk på de to engelsksprogede kandidatuddannelser: Information Architecture og Information Studies Omfordeling af studiepladser i 2019 og fremadrettet: Der søges i alt 37 ekstra studiepladser til HUM i 2019 Det fulde dimensioneringsloft på 173 for bacheloruddannelsen i Kommunikation og Digitale Medier kan udnyttes fra optag i I alt 21 ekstra studiepladser årligt fremadrettet Nedsættelse af time- og kronebevillingen til studienævnene i 2019 Justering af censortimenormer ved ekstern censur Udvikling af uddannelsernes økonomiske bæredygtighed. Aktiviteterne i Confucius Institute ophører, når den nuværende kontraktperiode udløber i sommeren 2019 (har medført personaletilpasning) Frikøb til ph.d.-vejledning omlægges pr. 1/ Udvikling af EVU-området (pt. ansøgning om prækvalificering af ny masteruddannelse) Fortsat fokus på øget hjemtag af eksterne midler. 3

4 Medarbejdersiden spørger ind til overblikket ift. undervisning, og om man på nuværende tidspunkt har klarhed ift. om man bliver nødt til at ansætte timelærere for at dække undervisningsbehovet efter uansøgte afskedigelser? HH svarer, at en del af tilpasningen netop er at justere på forbruget af timer hos studienævnene. Sammen med den fortsatte dimensionering betyder dette, at der for en del af undervisningen vil være tale om opgavefrafald. Det kan dog ikke afvises, at der på nogle områder vil blive behov for at ansætte timelærere for at dække undervisningsbehovet. Organisatorisk konsolidering Dekanerne for henholdsvis Det Humanistiske Fakultet og Det Samfundsvidenskabelige Fakultet har besluttet, at institutterne på HUM og SAMF ikke længere skal være tværfakultære per Baggrunden for denne beslutning er et ønske om at skærpe fakulteternes profil og strategiske sigte. Dette skal være med til fortsat at tiltrække dygtige studerende og medarbejdere, samt sikre en tydelig profil for HUM AAU og fakultetets styrker og særkender. På Institut for Læring og Filosofi overgår de nuværende SAMF-medarbejdere og SAMF-bacheloruddannelsen i organisatorisk læring til Det Humanistiske Fakultet. På Institut for Kultur og Globale Studier følger såvel medarbejdere som uddannelser de nuværende fakultetstilhørsforhold. Dog samles forskningsgruppen FREIA under SAMF og CoMID under HUM, da det anses for vigtigt at forskningsgrupper hvis muligt holdes samlet på trods af forskernes forskellige fakultetstilhørsforhold. Samtidigt samles de tre nuværende institutter pr i to institutter, Institut for Kultur og Læring (arbejdstitel) og Institut for Kommunikation og Psykologi. Målet er at sikre, at institutterne også fremadrettet bliver fagligt, økonomisk og administrativt bæredygtige og robuste og samtidig styrke dem som den ledelsesmæssige, organisatoriske og administrative ramme for uddannelse, forskning og vidensamarbejde på HUM. Det nye institut med arbejdstitlen Kultur og Læring vil være en sammenlægning af det nuværende Institut for Læring og Filosofi samt HUM-delen af det nuværende Institut for Kultur for Globale Studier. Institut for Kommunikation og Psykologi vil uændret svare til det nuværende institut af samme navn. I kraft af at Institut for Kultur og Læring bliver et stort institut anses det som nødvendigt, at instituttets forskningsgrupper i fremtiden får en mere central rolle. Det kan f.eks. handle om øget kollektivt ansvar for at udarbejde og udmønte strategier for fx publicering og hjemtag af eksterne midler Den organisatoriske konsolidering forventes ikke at medføre en ændring i fagligheden for de implicerede VIP. De videnskabelige medarbejdere skal fortsætte deres glimrende arbejde. TAP-medarbejderne bliver tilknyttet enten HUM eller SAMF med enkelte undtagelser. Fordelingen af TAP-medarbejdere på de to fakulteter vil foregå i en proces med inddragelse af de relevante fora, herunder FSU. LB nævner i denne sammenhæng, at hun gerne ser, at Lis Carlsen fra SAMF FSU også inddrages i denne proces på HUM. HH nævner, at er deadline for at de overordnede linjer skal være på plads, men at der herefter også forventes en overgangsfase, hvor det praktiske skal falde på plads. Medarbejdersiden har 3 kommentarer vedr. den organisatoriske konsolidering, som også er blevet fremsendt til det samlede FSU inden mødet: Disse kommentarer er som følger: 4

5 Overførsel af medarbejdere til HUM fra SAMF? Hvor mange? Hvordan? Hvornår? Konsekvenser (løn)? Undervisningsopgaver? Forskningsgruppetilhørsforhold? Institutsammenlægning Diffus begrundelse. Findes der konkrete beregninger eller udredninger, der bekræfter antagelsen om, at en sammenlægning vil styrke den faglige, økonomiske og organisatoriske bæredygtighed? Mister man ikke netop den faglige bæredygtighed ved at sende fx historie over på et andet institut? Styrkelse af forskningsgrupperne Forskningsgrupperne få en mere central rolle, hvor ansvaret for at udarbejde og udmønte strategier for eksempelvis publicering og hjemtag af eksterne midler understreges. Hvad menes med ansvar? Er det et kollektivt ansvar? Forskningsgruppelederen? Er forskningsgruppen en organisatorisk enhed? Et mini-institut? Snitflade mellem institut og forskningsgruppe er uklar. JK nævner ift. kommentarer, at spørgsmålet omkring overførsel af medarbejdere er blevet besvaret igennem orienteringen fra dekanen. JK fremhæver det problematiske i, at institutsammenlægningen er dagsordenssat som et orienteringspunkt. En så gennemgribende organisatorisk forandring burde have været fremlagt til drøftelse, så ledelsen kunne have inddraget FSU s synspunkter i forbindelse med beslutningen. Vedrørende styrkelse af forskningsgrupperne svarer HH, at forståelsen af forskningsgrupperne og deres opgave måske er forskellig især på tværs af institutterne, men der bliver i 2019 en vigtig drøftelse på de nye samlede institut om forskningsgruppernes rolle. Medarbejdersiden nævner, at det er vigtigt at gøre sig overvejelser ift. timingen den organisatoriske konsolidering. En organisationsændring er altid omkostningsfuld indledningsvis, og kan i den nuværende situation give yderligere usikkerhed grundet sammenfaldet med den nuværende proces afledt af budget Dog kan der også være fordele ved at køre de to processer simultant, så usikkerheden for medarbejderne ikke trækkes i langdrag. HH svarer, at beslutningen omkring at køre organisationsændringen parallelt med besparelsesprocessen netop bunder i et ønske om sikre den korteste mulige periode med usikkerhed for medarbejderne. Medarbejdersiden nævner også, at det er derfor også er vigtigt, at man tager ved lære af erfaringer fra tidligere institutsammenlægninger og hurtigt bliver konkret ift. betydningen af den organisatoriske konsolidering. HH svarer, at han som institutleder tidligere har stået i spidsen for dannelsen af CGS. Denne erfaring har han som dekan trukket på i forhold til beslutningen om institutsammenlægning og vil også gøre det i videre i processen. Ift. konkretisering er det selvfølgelig vigtigt at være tydelig ift. kommunikation omkring beslutningen, men han ønsker også at der gives plads til drøftelse og indflydelse i den videre proces. Det er i den sammenhæng planen, at tiden frem til d skal give plads til en proces med institutledelser og medarbejdere. 5

6 BTP nævner, at det er vigtigt at organisationsændringen giver anledning til overvejelser ift. at sikre klar arbejdsdeling mellem de forskellige niveauer på fakultetet. HH er enig i dette, og nævner at målet med den organisatoriske konsolidering netop er at sikre, at de faglige aktiviteter også fremadrettet får den bedst mulige understøttelse. FSU drøfter om medarbejdere som i forbindelse med den organisatoriske konsolidering får nyt organisatorisk tilhørsforhold er dækket af Virksomhedsoverdragelsesloven. Det fastslås, at dette ikke er tilfældet, da der ikke juridisk er tale om en virksomhedsoverdragelse, men overflytning af medarbejdere. 3. Drøftelse vedrørende orientering af medarbejderne om resultatet og orientering om tidsplan. Bilag 3.1: Overordnet tidsplan. HH orienterer om tidsplanen for orientering af medarbejdere. Da der grundet de tværfakultære institutter ønskes en parallel proces med SAMF foreslår HH, at orientering til medarbejderne først udsendes når SU møderne er afsluttet. Ligeledes ønskes en orientering af CGS og LÆR inden orienteringen sendes til KOM. Der er enighed i FSU om, at man ønsker så hurtig en orientering af medarbejderne som muligt, men da de sidste SU møde på SAMF først slutter sen eftermiddag d vil det være bedst at vente med udsendelse til onsdag (d. 9.1.) tidligst muligt. Det præcise tidspunkt for udsendelse koordinerer dekansekretariatet med SAMF. Medarbejdersiden foreslår, at medarbejdermøder vedr. institutsammenlægning afholdes i anden halvdel af januar, da det pt. er besparelsesproces og afskedigelser der fylder mest. CSJ fortæller, at HR indkalder tillidsrepræsentanter til informationsmøde onsdag d Ift. møder om overlevering af breve om påtænkt afskedigelse fortæller CSJ, at HR forventer mulige møder tirsadag, onsdag og torsdag i uge 5. Tillidsrepræsentanterne vil hurtigst muligt blive orienteret om de konkrete tidspunkter. 4. Drøftelse af eventuel lokal tilpasning af udvælgelseskriterierne for VIP og TAP. Bilag 4.1: Udvælgelseskriterier godkendt af HSU. HH gennemgår indledningsvis de udvælgelseskriterier som HSU har godkendt d. 9. november FSU drøfter behov for lokal tilpasning af disse kriterier. HH foreslår en tilføjelse til VIP udvælgelseskriteriernes punkt 1, således at kriteriets ordlyd bliver: Strategiske hensyn for fremadrettet at understøtte visionen for Aalborg Universitet, herunder de faglige aktiviteters langsigtede økonomiske bæredygtighed, samt en vurdering af om uddannelses- og forskningsområder kan bortfalde, nedprioriteres, sammenlægges eller ændres på anden vis. Formålet med tilføjelsen er at sikre fokus økonomisk bæredygtige aktiviteter fremadrettet. Tilføjelsen er koordineret med SAMF. JLC understreger, at han som TR ikke ønsker at deltage i formulering eller godkendelse af kriterierne, da det er en ledelsesbeslutning. Han bemærker videre fsva VIP, at det jf. Ministeriets vejledning til universiteterne angående uansøgt afskedigelse begrundet i institutionens forhold, som overordnet princip er fastlagt, at de som bedst kan undværes på fakultetet udvælges til afskedigelse. Der ligger heri, at der ikke nødvendigvis er sammenhæng med, eller proportionalitet i, antallet af afskedigelser på det enkelte institut og underskuddene på det enkelte institut. JLC bemærker videre, at den omtalte tilføjelse til kriterierne ikke blev omtalt og vedtaget på SAMF FSU-mødet tidligere på dagen. 6

7 FSU noterer sig de af HSU fastlagte udvælgelseskriterier for VIP og TAP, inklusiv tilføjelsen til VIP kriterier som foreslået af HH. 5. Drøftelse af proces for udlevering af breve om påtænkt afskedigelse. Bilag 5.1: HR s anbefaling til tilrettelæggelse af proces. Dekanens synspunkt er, at indkaldelse til møde vedr. påtænkt afskedigelse bør overleveres pr. mail, da organisationens størrelse og omfanget af de nødvendige besparelser gør denne kommunikationsform mest hensigtsmæssig. Tillidsrepræsentanterne vil være cc. på denne mail. Mail med indkaldelse til møde udsendes til alle berørte medarbejdere den samme dag, uanset at mødet først er en af de kommende dage. HH foreslår følgende proces: Kl mail udsendes fra institutleder til berørte medarbejdere Senest kl bekræfter medarbejder modtagelse af mail. Hvis der ikke gives bekræftelse på modtagelse af mail tilbage til institutleder, ringer institutlederen til pågældende medarbejder. Kl melder alle institutledere til dekansekretær, at de har fået bekræftelse eller evt. udfordringer hermed. Dekansekretær sender besked til samtlige institutter, at orienteringsmail til samtlige medarbejdere kan sendes. Kl For så vidt at alt er ok sendes mail fra institutleder til samtlige medarbejdere på hvert institut, at de berørte medarbejdere nu er orienteret og arbejdet kan genoptages. Møder vedr. påtænkt uansøgt afsked starter kl Medarbejdere der ikke ønsker et møde, får påtænkt opsigelse i e- Boks. Medarbejdere som pga. udlændighed er forhindret i fremmøde, får påtænkt opsigelse i e-boks samt tilbud om opfølgende samtale med institutleder. Til samtalerne med VIP deltager institutlederen og dekanen, og til samtaler med TAP deltager institutlederen og sekretariatschefen. Medarbejderen er velkommen til at medbringe bisidder, eksempelvis tillidsrepræsentant. FSU godkender dekanens forslag til overlevering af indkaldelse til møde vedr. påtænkt afskedigelse samt forslag til proces. Medarbejdersiden påpeger, at en del VIP vil have eksaminer i uge 5. Dekanen henstiller til institutlederne, at de pågældende dage i uge 5 (tirsdag, onsdag og torsdag) for så vidt muligt friholdes for eksaminer. Dekansekretariatet videreformidler denne henstilling til institutlederne. Hvis tillidsrepræsentanterne forventer at få mange opkald i forbindelse med indkaldelse til møder foreslår CSJ, at tillidsrepræsentanterne beder deres medlemmer kontakte dem pr. mail med forespørgsel om at blive ringet op. CSJ foreslår ligeledes en tillidsrepræsentant og/eller en medarbejder fra de faglige organisationer står til rådighed, således at tillidsrepræsentanterne kan henvise hertil, hvis de berørte medarbejdere har brug for samtale med før og/eller efter deres møde. 6. Drøftelse af håndteringen af afskedigede medarbejdere. Bilag 6.1: Tilbud til afskedigede medarbejdere. Bilag 6.2: Tilbud om outplacement HH orienterer om tilbud til afskedigede medarbejdere, herunder indholdet i de enkelte tilbud. Der er tale om to individuelle outplacementprogrammer for henholdsvis medarbejdere og ledere med formel personaleledelse. Tilbud til opsagte medarbejdere kommer til at fremgå af medarbejderorienteringen der udsendes d. 9. januar FSU er enige om, at der er tale om relevante tilbud. Dekansekretariatet meler dette ind til HR. 7

8 7. Drøftelse af håndteringen af ikke afskedigede medarbejdere. Der er mulighed for et fællesmøde for fakultetets ikke-afskedigede medarbejdere. Det vil f.eks. kunne være med til at skabe en fælles forståelse for, hvad der sker med de opsagte og belyse nogle af de problemstillinger, der kan opstå i kølvandet på en opsigelsesproces for de medarbejdere som ikke er direkte berørt. I forlængelse heraf kan gives et indblik i, hvordan man individuelt og kollegialt kan håndtere den kommende periode. FSU ønsker, at der organiseres et sådant møde for HUM, og nævner at der bør afholdes fællesmøde i både Aalborg og København, så ikke afskedigede medarbejdere på begge campi får tilbud om at deltage. 8