Til medlemmerne af FSA HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø

Transkript

1 Til medlemmerne af FSA HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Tanja Busk Sloth Telefon: Dato: Dagsorden for ekstraordinært møde i Fælles Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fællesservice, torsdag den 27. oktober 2016 kl , Fredrik Bajers Vej 5, lokale 207, videokonference: @v.aau.dk Der serveres kaffe, te, vand og frugt til mødet. 1. Godkendelse af dagsorden 2. Orientering om resultatet af afværgeforanstaltningsperioden, samt omfanget nødvendige besparelser på lønbudgettet - både samlet og fordelt pr. afdeling. /Antonino Castrone Bilag 2.1: Resultatet af afværgeforanstaltningsperioden i AAU Fælles Service 3. Drøftelse af procesplan ifm. afskedigelser i Fælles Service /HR-afdelingen Bilag 3.1: Procesplan for afskedigelser i AAU Fælles Service 4. Drøftelse vedr. orientering af medarbejdere i Fælles Service om resultatet / HR-afdelingen 5. Drøftelse af håndtering af opsagte medarbejdere (jf. ref. af 28. sept.) / HR-afdelingen o Herunder mulighed for outplacement 6. Drøftelse vedr. håndtering af tilbageværende medarbejdere (jf. ref. af 28. sept.) / HR-afdelingen 7. Evt. o Præcisering af udvælgelseskriterier /HR-afdelingen Bilag 7.1: Udvælgelseskriterier for afskedigelser i AAU Fælles Service Kommende møder, januar kl marts kl juni kl oktober kl

2 Rektoratet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Universitetsdirektør Antonino Castrone t f Director@.aau.dk Dato: 27. oktober 2016 Resultatet af afværgeforanstaltningsperioden i AAU Fælles Service I efteråret 2015 identificerede Fælles Service besparelser på driftsomkostningerne for 18 mio. kr. mhp. budget I 2017 skal Fælles Service spare yderligere 25 mio. kr. pga. størrelsen af det interne indkomstgrundlag ift. omkostningerne for at få budget 2017 til at hænge sammen. Omkostningerne i Fælles Service består hovedsageligt af lønomkostninger og driftsomkostninger i form af store AAU-fællesudgifter (systemudgifter, licenser, m.m.). Det er derfor urealistisk at finde alle nødvendige besparelser på driftsomkostningerne igen i år. Det vurderes, at maksimum 8½ mio. kr. kan findes som besparelser og mindre forbrug på driftsomkostninger og puljer. Dvs. at der skal spares 16½ mio. kr. på lønomkostninger. Herudover har rektoratet besluttet, at også CAS skal gennemføre besparelser på lønbudgettet, som vil medføre reduktion af medarbejderstaben i CAS. CAS tilhører organisatorisk set Fælles Service, men CAS økonomi er ikke en integreret del af Fælles Services økonomi, hvorfor der er taget separat beslutning herom. Den økonomiske situation samt besparelsen er blevet drøftet i FSA henholdsvis den 21. og 28. september 2016 samt 10. oktober I perioden den 30. september 18. oktober har der være gennemført en afværgeforanstaltningsperiode med henblik på at reducere besparelseskravet på lønomkostningerne. Det har på baggrund af drøftelserne i FSA, været lagt ud til de lokale samarbejdsudvalg i de enkelte afdelinger i Fælles Service i samarbejde med medarbejderne, at identificere mulige besparelser på lønomkostningerne iht. bilag: Afværgeforanstaltninger i AAU Fælles Service. Derudover har der som afværgeforanstaltning været åbnet op for muligheden for at indgå en senior- eller frivilligfratrædelsesordning i perioden iht. bilagene: Medarbejderorientering om seniorordninger, Medarbejderorientering om indgåelse af frivillige fratrædelsesordninger og Frivillige fratrædelsesordninger for medarbejdere med mindre end 9 års uafbrudt beskæftigelse i staten eller folkekirken Afværgeforanstaltningsperioden er nu afsluttet og nedenfor fremgår resultatet heraf, fordelt pr. afdeling: Side 1 af 2

3 Afdeling Oprindeligt besparelseskrav på lønomkostningerne Besparelse opnået via Afværgeforanstaltninger Manglende besparelser AUB 3,00 mio. kr. 2,40 mio. kr. 0,60 mio. kr. STS 2,50 mio. kr. 1,00 mio. kr. 1,50 mio. kr. FS CPH 0,50 mio. kr. 0,00 mio. kr. 0,50 mio. kr. HR 1,00 mio. kr. 0,47 mio. kr. 0,53 mio. kr. ØA 2,00 mio. kr. 0,65 mio. kr. 1,35 mio. kr. ITS 7,00 mio. kr. 1,22 mio. kr. 5,78 mio. kr. RS+KOM 0,50 mio. kr. 0,00 mio. kr. 0,50 mio. kr. CAS 3,00 mio. kr. 2,18 mio. kr. 0,82 mio. kr. I alt 19,50 mio. kr. 7,92 mio. kr. 11,58 mio. kr. Typerne af de gennemførte afværgeforanstaltninger er fordelt som følger: Type: Antal: Frivillige fratrædelsesordninger 6 Aftale om nedgang i tid 1 Der er derudover i opgørelsen inddraget vakante stillinger som ikke genbesættes og som efter en konkret vurdering er blevet godkendt som afværgeforanstaltning. Derudover har der i løbet af 2016, været foretaget aktivitetsreduktioner som har medført, at stillinger er nedlagt, herunder D-TAP og TAP stillinger og at rekvirering af konkrete VIP-ydelser er ophørt. Aktivitetsreduktionerne er efter en konkret vurdering godkendt som afværgeforanstaltning. Som det fremgår af oversigten mangler der at blive realiseret en besparelse på 11,58 mio. kr. på lønomkostningerne før det samlede besparelseskrav er nået. Disse besparelser vil blive fundet via uansøgte afskedigelser i FS-afdelingerne. Det tilsigtes, at omfanget af afskedigelser sker i overensstemmelse med den enkelte afdelings manglende besparelse iht. ovenstående. Dog kan det ikke forventes, at afdelingerne kan ramme det eksakte besparelsesmål ifm. uansøgte afskedigelser, hvorfor der i sidste ende vil være tale om en helhedsvurdering og eventuel omfordeling for at kunne imødekomme det samlede besparelseskrav på 11,58 mio. kr. Uansøgte afskedigelser vil ske i overensstemmelse med procesplan herfor; Procesplan for afskedigelser i AAU Fælles Service (november december 2016). M.v.h. Antonino Side 2 af 2

4 HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Dato: 27. oktober 2016 Procesplan for afskedigelser i AAU Fælles Service (november december 2016) Efter afværgeforanstaltningsperioden står det klart, at det ikke er lykkedes at realisere det samlede besparelseskrav jf. bilag: Resultatet af afværgeforanstaltningsperioden i AAU Fælles Service, hvorfor afskedigelser desværre ikke kan undgås. Følgende procesplan er på den baggrund udarbejdet som et forslag til, hvordan konkrete afskedigelser begrundet i besparelser kan ske i AAU Fælles Service. Forslaget er udarbejdet under hensyn til AAU s Retningslinjer om personalereduktioner begrundet i institutionens forhold: Udvælgelse af medarbejdere ( november) I perioden fra 3. november og indtil 10. november 2016 skal FS-lederne udvælge de medarbejdere, som skal påtænkes afskediget. Udvælgelse skal foretages med udgangspunkt i bilag: Udvælgelseskriterier for afskedigelser i AAU Fælles Service, som er drøftet i FSA. Derudover kan der lokalt være drøftet en eventuel konkretisering af udvælgelseskriterierne indenfor rammerne af de fremsendte udvælgelseskriterier. Det er op til FS-lederen at kvalificere og fortolke kriterierne ifm. en konkret udvælgelse. Udvælgelse af medarbejdere i Fælles Service skal i hvert tilfælde ske på et sagligt grundlag og ud fra en samlet vurdering af alle de fastlagte kriterier. Udvælgelse af medarbejdere kan således ikke ske på baggrund af forhold, som ikke fremgår af udvælgelseskriterierne. Senest torsdag den 10. november skal HR-afdelingen modtage en samlet liste fra FS-lederne med angivelse af navnene på de medarbejdere, som er udvalgt iht. ovenstående og som ledelsen dermed påtænker at afskedige. Kvalificering af udvælgelse samt udarbejdelse af partshøringsbreve påtænkt uansøgt afsked ( november) Når HR-afdelingen har modtaget navnene på de berørte medarbejdere, kvalificeres udvælgelsen i samarbejde med den relevante FS-leder. HR-afdelingen er i den forbindelse behjælpelig med at finde relevant information såsom opsigelsesvarsler, overenskomstmæssig indplacering samt eventuelle krav på aldersbetinget godtgørelse iht. funktionærlovens 2a. HR-afdelingen udarbejder en standardskrivelse for samtlige påtænkte uansøgte afskedigelser. Dette gøres for at sikre ensartethed ifm. afskedigelserne i Fælles Service. Af standardskrivelsen vil fremgå begrundelsen for iværksættelse af uansøgte afskedigelser i Fælles Service samt det overordnede grundlag på hvilken medarbejderne er udvalgt. Side 1 af 5

5 De enkelte breve vedr. påtænkt uansøgt afsked skal indsættes på det relevante områdes brevpapir og underskrives at afdelingens øverste ledelse (FS-lederen). Overlevering af breve vedr. påtænkte uansøgte afskedigelser ( november) På Aalborg Universitet tilsigtes det, at en påtænkt uansøgt afsked, så vidt det er muligt, overleveres på et møde mellem leder, den berørte medarbejder og dennes bisidder. Ligeledes tilsigtes det, at medarbejderen forinden mødet bliver formelt indkaldt med oplysning om, at medarbejderen har mulighed for at medbringe en bisidder til mødet, såfremt denne ønsker det. Det er medarbejderens eget valg, hvorvidt denne medbringer en bisidder eller ej og i så fald, hvem den pågældende bisidder er. Der opfordres til, at medarbejderen kontakter sin tillidsrepræsentant (eller dennes faglige organisation i de tilfælde, hvor der ikke findes en tillidsrepræsentant) med henblik på at medbringe denne på mødet som sin bisidder. Der er alene tale om et overleveringsmøde, hvor medarbejderen eller eventuelt dennes bisidder har mulighed for at stille spørgsmål til den kommende proces. På baggrund af tidligere erfaring forslås det, at alle medarbejdere bliver bedt om, så vidt det er muligt, at være på arbejde en nærmere fastlagt dag (se nærmere herunder) og at de skal sidde klar ved deres mail kl I løbet af nogle minutter fra kl vil de medarbejdere, som ledelsen agter at afskedige, modtage en mail fra den relevante FS-leder med en mødeindkaldelse til et møde senere på dagen vedr. påtænkt uansøgt afsked. De pågældende medarbejdere bedes herefter bekræfte modtagelsen samt deres deltagelse. Når alle berørte medarbejdere har bekræftet modtagelsen og eventuelt deres deltagelse på mødet, vil FSlederen sende en mail til alle afdelingens medarbejdere om at de berørte medarbejdere nu er orienteret. Der må ikke fremgå navne på de berørte medarbejdere i denne orientering, da dette er fortroligt (se nærmere herunder). Forslaget er i overensstemmelse med universitetets retningslinjer om personalereduktioner begrundet i institutionens forhold, hvor det blandt andet fremgår, at alle afdelingens medarbejdere orienteres snarest muligt når de direkte berørte medarbejdere har fået besked. På denne måde sikres også, at processen holdes så ensartet som muligt i alle afdelinger i Fælles Service. Idet der på nuværende tidspunkt ikke er foretaget en udvælgelse af, hvilke medarbejdere som ledelsen påtænker at afskedige, er det ikke muligt at fastlægge en præcis plan for overlevering af breve vedr. påtænkt uansøgt afsked i denne procesbeskrivelse. Indtil videre foreslås det, at møderne finder sted i perioden november Så snart der er foretaget udvælgelse af medarbejderne, vil en præcis plan for overlevering blive udarbejdet. Planen forventes udarbejdet umiddelbart efter den 10. november 2016 som er FS-ledernes frist for indlevering af navne på de personer som skal påtænkes afskediget. Ved fastlæggelse af planen vil der blive taget hensyn til, at samme tillidsrepræsentant ikke kan være flere steder på én gang (se nærmere herunder), der tages dog forbehold for at det kan være nødvendigt at suppleanterne inddrages i processen ifm. overleveringsdagene. FS-ledelsen og tillidsrepræsentanter samt suppleanter bør tilstræbe at være til rådighed i perioden november HR-afdelingen vil stå til rådighed samtlige dage, såfremt der bliver behov for at få afklaret konkrete spørgsmål i relation til processen. Involvering af tillidsrepræsentanten I overensstemmelse med AAU s Retningslinjer om personalereduktioner begrundet i institutionens forhold, skal ledelsen så tidligt som muligt opfordre medarbejderen til at lade sig bistå af tillidsrepræsentanten eller dennes Side 2 af 5

6 faglige organisation, hvis der ikke er valgt en tillidsrepræsentant. Dette gennemføres i praksis i denne proces ifm. mødeindkaldelsen jf. ovenstående. AAU har derudover en særlig forpligtelse til at orientere tillidsrepræsentanten om en forestående afskedigelse af de medarbejdere, som denne repræsenterer. HR-afdelingen udarbejder en præcis plan for møderne (jf. ovenfor) vedr. overlevering af breve vedr. påtænkt uansøgt afskedigelse, i perioden november, så snart FS-lederne har meddelt HR-afdelingen, hvem de berørte medarbejdere er. HR-afdelingen orienterer herefter de relevante tillidsrepræsentanter iht. nedestående: De tillidsrepræsentanter, som repræsenterer berørte medarbejdere, vil blive orienteret om; hvor mange af de udvalgte medarbejdere, som de repræsenterer, i hvilke afdelinger de pågældende medarbejdere er ansat, samt hvornår, at møderne for de pågældende medarbejdere afholdes. Tillidsrepræsentanterne vil ikke blive oplyst om navne på de berørte medarbejdere, hvilket er i overensstemmelse med Moderniseringsstyrelsens anbefaling på området 1. Såfremt medarbejderen ønsker at tillidsrepræsentanten skal deltage som dennes bisidder på mødet, er det op til medarbejderen selv at kontakte tillidsrepræsentanten, som i så fald forinden vil have fået mulighed for at reservere tidspunktet. HR-afdelingen vil orientere relevante tillidsrepræsentanter om ovenstående proces senest den 7. november 2016, hvor de også vil blive opfordret til, allerede nu, at reservere dagene i perioden november 2016, således de kan stå til rådighed som bisidder, såfremt det bliver nødvendigt. Ligeledes opfordres de til at videreformidle orienteringen til deres suppleanter, såfremt det bliver nødvendigt at inddrage dem i processen. Øvrige foranstaltninger iværksat på overleveringsdagene I forbindelse med overlevering af breve vedr. påtænkt uansøgt afsked vil medarbejderen få besked om, at der findes tilbud, som de kan vælge at benytte sig af, herunder tilbud om konkrete outplacmentforløb samt muligheden for at anvende det psykologiske beredskab (der kan læses nærmere herom i AAU Håndbogen). Tavshedspligt Ledelsen og tillidsrepræsenter skal være opmærksomme på, at der i denne type af proces er pålagt tavshedspligt. Indtil der er truffet en endelig afgørelse kan hverken ledere eller tillidsrepræsentanter mv. drøfte konkret sager i relation til afskedigelsesprocessen, herunder navngivne personer, som er påtænkt afskediget mv. med udenforstående, medmindre den enkelte medarbejder tilkendegiver andet. Når der er truffet endelig afgørelse om opsigelse, tilsigtes det endvidere, at der alene orienteres overordnet omkring opsigelserne, og at de konkrete sager ikke drøftes med udenforstående, medmindre der er særlige grunde hertil. Tavshedspligten gælder dog ikke den berørte medarbejder. Det er dennes eget valg, i hvilket omfang denne ønsker at drøfte forholdet med andre. Ledelse, medarbejder og tillidsrepræsentant kan med fordel drøfte rammerne for tavshedspligtens omfang på overleveringsmødet, ligesom det kan aftales efter endelige afgørelse om opsigelse, hvordan en generel orientering skal ske. Partshøringsperiode (14 dage fra overlevering af partshøringsbrevet, uge 47 uge 49) 1 Se nærmere i Moderniseringsstyrelsens Personaleadministrative Vejledning (PAV), afsnit Side 3 af 5

7 Efter ledelsen har afholdt møde med de medarbejdere, som er påtænkt afskediget, har medarbejderne herefter en periode, hvor de har mulighed for at komme med indsigelser til de faktiske forhold (partshøring). Perioden er angivet i brevet vedr. påtænkt uansøgt afsked med en frist for fremsendelse af indsigelser. Fristen er i denne proces 14 dage for alle de berørte medarbejdere. Fristen tælles fra overleveringsdagen. Medarbejderen har i denne periode mulighed for at komme med indsigelser til de faktiske forhold i den påtænkte uansøgte afsked. Det er vigtigt at nævne, at det alene er medarbejderen selv, som kan komme med indsigelser. Denne kan dog lade sig bistå af eksempelvis dennes tillidsrepræsentant, som kan være behjælpelig med at udforme et svar. Afsenderen skal dog, medmindre der ligger en fuldmagt på andet, være medarbejderen selv. Det er som udgangspunkt FS-lederen i de enkelte afdelinger, som modtager eventuelle indsigelser. Det vil fremgå af brevet vedr. påtænkt uansøgt afsked, hvem der skal modtage eventuelle indsigelser. Afdelingerne (FS-lederne) skal løbende fremsende indkomne indsigelser til HR-afdelingen, med angivelse af deres vurdering af disse. Indsigelserne kan efter konkret behov drøftes med HR-afdelingen. Afgørelse om opsigelse uansøgt afsked (Uge 49 og 50) Når fristen for partshøring er nået, skal FS-ledelsen gennemgå samtlige indsigelser og på baggrund af disse træffe endelig beslutning om, hvorvidt man ønsker at fastholde opsigelsen eller trække den tilbage. Har medarbejderen ikke fremsendt indsigelser eller er disse ikke fremsendt rettidigt, kan ledelsen træffe endelig afgørelse på baggrund af oplysningerne og begrundelsen i brev vedr. påtænkt uansøgt afsked. Dette kræver ikke en yderligere begrundelse. Hvis der er fremsendt indsigelser fra medarbejderen, skal FS-lederen i hvert enkelt tilfælde udarbejde en skriftlig begrundelse for, hvorfor man på baggrund af en indsigelse enten vælger at fastholde opsigelsen eller trække denne tilbage (svar på indsigelse). Begrundelsen anvendes i den endelige afgørelse til medarbejderen. I begge tilfælde skal FS-lederen udfylde et beslutningsskema, hvoraf det fremgår, hvorvidt ledelsen ønsker at fastholde opsigelsen og i så fald på hvilket grundlag (HR-afdelingen har skabeloner hertil). Beslutningsskemaet fremsendes til HR-afdelingen senest mandag den 12. december Det tilsigtes dog, at de fleste afgørelser om opsigelse vil blive truffet allerede i uge 49 (perioden den december 2016), hvor en opsigelse i så fald ligeledes vil blive fremsendt. Men såfremt der er fremsendt indsigelser, kan der være et behov for at få afklaret nogle forhold, hvilket kan medføre, at der først vil blive truffet endelig afgørelse og dermed fremsendt en endelig opsigelse i uge 50 (perioden den december 2016). Opsigelse (Uge 49 og 50) Såfremt FS-lederne beslutter at fastholde opsigelserne, fremsender HR-afdelingen individuelle opsigelsesbreve til medarbejderne hurtigst muligt efter, at ledelsen har fremsendt deres beslutningsgrundlag. HR-afdelingen udarbejder, på baggrund af beslutningsgrundlaget fra FS-lederne, de endelige opsigelser til medarbejderne samt underskriver og fremsender disse. Desuden fremsender HR-afdelingen en kopi af den endelige opsigelse til medarbejderens hovedorganisation, hvilket Aalborg Universitet er forpligtet til jf. de forskellige overenskomster. Seneste dato for fremsendelse af opsigelser tilsigtes at blive fredag den 16. december Derfor er det nødvendigt, at FS-lederne medvirker til en hurtig proces ifm. afslutning af partshøringsfristen og overholder fristen ifm. fremsendelse af det endelige beslutningsskema til HR-afdelingen, jf. ovenfor. En opsigelse har virkning med udgangen af den måned, hvor medarbejderen modtager opsigelsen. Det vil i dette tilfælde betyde at medarbejdernes individuelle varsler løber fra 1. januar Eventuelle forhandlinger efter opsigelse Side 4 af 5

8 Efter fremsendelse af opsigelsen har medarbejderens hovedorganisation (for månedslønnede) én måned fra afgivelse af opsigelsen, til at gøre indsigelser og kræve sagen forhandlet, såfremt de vurderer, at opsigelsen ikke er sagligt begrundet. Forhandling skal ske med inddragelse af HR-afdelingen. FS-lederen bedes således kontakte HR-afdelingen straks, såfremt der bliver rettet henvendelse direkte til dem med henblik på forhandling. Side 5 af 5

9 Rektoratet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Universitetsdirektør Antonino Castrone t f Director@.aau.dk Dato: 27. oktober 2016 Udvælgelseskriterier for afskedigelser i AAU Fælles Service Med udgangspunkt i universitetsdirektørens redegørelse om den økonomiske situation i Fælles Service gældende for 2017 og frem af den 21. september 2016, herunder besparelse på lønbudgettet i Fælles Service, er det ledelsens forventning, at en realisering af besparelseskravet medfører, at afskedigelser, trods eventuelle lokale besparelser, som følge af afværgeforanstaltninger, ikke vil kunne undgås. Efter afværgeforanstaltningsperioden står det klart, at det ikke er lykkedes at realisere det samlede besparelseskrav jf. bilag: Resultatet af afværgeforanstaltningsperioden i AAU Fælles Service, hvorfor afskedigelser desværre ikke kan undgås På den baggrund har ledelsen fastlagt følgende kriterier for udvælgelse af de medarbejdere, der bedst kan undværes, ifm. de kommende afskedigelser, begrundet i besparelseskravet. Følgende kriterier er forinden drøftet i det Fælles Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fælles Service henholdsvis den 21. og 28. september 2016 samt i de lokale samarbejdsudvalg i perioden 30. september oktober 2016 og endeligt gennemgået på FSA-mødet den 27. oktober Udvælgelseskriterier Udvælgelse af medarbejdere i Fælles Service skal ske ud fra et strategisk og driftsmæssigt hensyn og i overensstemmelse med følgende udvælgelseskriterier: Opgaver eller opgaveområder, der skal nedprioriteres eller eventuelt helt ophøre o Herunder opgaver eller opgaveområder der kan sammenlægges eller på anden måde ændres Faglige kompetencer Personlige kvalifikationer samt opgavevaretagelse. Ledelsens vurdering skal ske under hensyntagen til AAU s principper for værdiskabende administration & service (jf. vedlagte bilag) Udvælgelse iht. ovenstående fastlagte kriterier, skal ske ud fra en helhedsvurdering af alle kriterierne. Det er i forbindelse med udvælgelsen op til de enkelte områders ledelse, at kvalificere og fortolke ovennævnte kriterier i overensstemmelse med områdets strategiske og driftsmæssige hensyn. Elever er ikke omfattet af afskedigelserne Side 1 af 4

10 Marts 2016 DE 5 PRINCIPPER PRINCIP 1 Vi leverer løsningsorienteret og værdiskabende administration og service Det gør vi ved at: hjælpe brugeren med at nå sit mål bedst muligt, evaluere vores opgaveløsning og lære af det kommunikere modtagerorienteret, forstå brugerens opgaver og mål samt tilføre værdi med egen stærke faglighed tage stilling til den nødvendige kvalitet, omfang af opgaven og placere beslutningskompetence tæt på opgaverne Løsningsorienteret og værdiskabende administration og service er kernen i de administrative enheders opgaveløsning, og begreberne det løsningsorienterede og værdiskabende hhv. administration og service - hænger uløseligt sammen. Administrative opgaver og løsninger indgår i komplekse sammenhænge, hvor bl.a. lovgrundlag, systemunderstøttelse og ressourceforhold spiller en rolle. Ambitionen er at bringe den administrative faglighed i spil i en sammenhæng, hvor den enkelte bruger oplever at blive serviceret med høj kvalitet, samtidig med at de administrative løsninger er hensigtsmæssige og fungerer som en helhed. Vi sikrer at give hinanden god kollegial feedback og skaber dermed læring ved at opfordre til, at tilfredshed såvel som utilfredshed med ydelsen åbent kommunikeres direkte til opgaveløser. Vi kommunikerer modtagerorienteret, idet vi lytter, spørger og taler i et forståeligt sprog, som giver en god dialog og afklarer brugerens behov. Vi hjælper altid brugeren til en løsning og inddrager eventuelt dén kollega, der har den nødvendige faglighed til at løse opgaven. Vi bliver i processen, indtil opgaven er afsluttet. Vi tager stilling til den nødvendige kvalitet, omfang af opgaven og placerer generelt beslutningskompetencerne tæt på opgaverne. Sammen med brugeren forventningsafstemmer vi således tid, indhold, kvalitet og ressourceforbrug. Vi sikrer, at den formelle og faglige beslutningskompetence er direkte tilstede hos opgaveløser. PRINCIP 2 Vi leverer organisatorisk helhedssyn Det gør vi ved at: Samarbejde og have blik for viden i organisationen, der kan bidrage og anvendes kreativt Repræsentere det fælles frem for egeninteresser og hjælpe kolleger på tværs Anerkende gensidige afhængigheder og fælles ansvar Gode administrative løsninger er helhedsorienterede og tager højde for AAU s samlede interesser. Dette indebærer, at den centrale administration inddrager den lokale og omvendt. Vi vil dele viden ved at indgå i samarbejde og dialog på tværs. Vi har en ambition om at opnå fælles forståelse i forhold til opgaveløsning. Vi anerkender, at vi arbejder med afsæt i egen del af organisationen, men forventer, at alle særinteresser er i overensstemmelse med AAU s helhedsinteresser. Det er vigtigt, idet administrative opgaver ofte indgår i en sammenhængende række af opgaveløsninger, og derfor har betydning for hele AAU. Vi vil have blik for de faglige fællesskaber, udnytte de kollegiale muligheder, både med henblik på faglig udvikling og med henblik på optimering af løsninger og ressourceforbrug. I opgaveløsningen forholder vi os til de sammenhængende processer og det flow, der skal være mellem de enkelte led såvel vertikalt som horisontalt, så opgaver bringes smidigt i mål med god kvalitet. Vurderinger af de administrative løsningers kvalitet og effektivitet sker med udgangspunkt i en helhedsbetragtning. Side 2 af 4

11 PRINCIP 3 Vi leverer relevant standardisering Det gør vi ved at: Sikre effektive processer, fælles systemer og ensrettede løsninger til ensartede opgaver Søge enkle løsninger med færrest mulige arbejdsgange og løbende optimere arbejdsgange Være opmærksom på behov for særlige løsninger Vi ønsker at reducere den administrative kompleksitet og herved sikre effektive og kvalificerede arbejdsprocesser i forhold til vores brugere. Relevant standardisering er et af midlerne. Universitetets drift giver anledning til mange ensartede opgaver, som ofte er forankret mange forskellige steder på universitetet. Ensartede opgaver udføres som udgangspunkt på en ensartet måde i fælles standardiserede processer, så der som udgangspunkt kun skal udvikles og vedligeholdes ét sæt af processer. Med denne tilgang til opgaverne skaber vi samtidig det bedste udgangspunkt for overskud til at håndtere de særlige sager, som indimellem opstår. Vi lægger vægt på, at vores processer er udformet med størst mulig enkelhed, brug af best practice og generelle statslige aftaler. Målgruppen for processerne skal involveres og høres i forbindelse med procesbeskrivelserne. Administrative regler, arbejdsgange, og løsninger evalueres løbende, og der er en særlig opmærksomhed rettet mod at forenkle og optimere, så ressourceforbruget til de administrative opgaver står mål med opgaveudførelsens værdi. PRINCIP 4 Vi bidrager til et attraktivt og udviklende arbejdsmiljø Det gør vi ved at: Udvikle kompetencer til gavn for den enkeltes og den fælles opgaveløsning Lægge vægt på en god omgangstone og gensidig respekt for hinandens arbejdsopgaver og faglighed Sikre rammer, der motiverer til at gøre en forskel og nå vore mål Medarbejderne er en afgørende ressource for universitetet, og universitetet er afhængig af, at medarbejderne forstår at bruge egne og andres viden og kompetencer i løsning af de fælles opgaver samt at samarbejde på tværs. Vi vil styrke opbygning og udvikling af en stærk faglighed i alle dele af administrationen og understøtte, at medarbejderne til stadighed besidder de nødvendige faglige kompetencer. Vi skal have øje for talentet og give plads til, at det kan udvikle sig, så det kan være med til fagligt at løfte andre medarbejdere og de faglige fællesskaber, de indgår i. Vi vil sikre et vedvarende godt arbejdsmiljø, som præges af gensidig respekt og anerkendelse af andres indsats og faglighed. Vi skal kommunikere respektfuldt med hinanden og om hinanden. Vi vil skabe gode rammer for medarbejderne både i forhold til det fysiske, psykiske og sociale arbejdsmiljø. Det omfatter også de rette it-systemer, øvrige arbejdsredskaber og processer. Vi ønsker en arbejdskultur, hvor medarbejderne forfølger nye idéer for at nå frem til bedre løsningsmuligheder. PRINCIP 5 Vi udviser god ledelse og godt samarbejde Side 3 af 4

12 Det gør vi ved at: Omsætte strategi til lokale mål og prioritere engagerende kommunikation Uddelegere, involvere, prioritere og samtidig tage ansvar for beslutninger og resultater Udvise loyalitet i holdning og handling ved at efterleve målsætninger, beslutninger og fælles værdier Ledelse skal udøves med respekt, integritet og god dømmekraft overalt, og samtidig skal god ledelse respekteres. Når beslutninger er taget, efterlever vi beslutningerne, fordi vi ønsker en ensartet og effektiv administration og vil bruge vores ressourcer fokuseret. Den enkelte leder har ansvaret for at kommunikere klart om politiske og administrative beslutninger. Lokale drifts- og udviklingsopgaver sættes i sammenhæng med overordnede mål for eget funktionsområde for hele administrationen og for universitetets strategiske indsatser og generelle virke. Retning, rammer og råderum for medarbejderne skal tydeliggøres gennem dialog og inddragelse. Vi har en løbende dialog i universitetets forskellige ledelseslag og mellem ledelse og medarbejdere om, hvordan konkrete beslutninger skal implementeres bedst muligt. Dialogen skal give plads til nytænkning og udfordre plejer. Ledelse og medarbejdere vil bidrage proaktivt til forbedring og udvikling af eget opgaveområde, egen enhed og hele det administrative område. Vi evaluerer systematisk vores gældende praksis, og vi vil handle og tage initiativ, hvis noget ikke fungerer optimalt. Der vil være en klar forventningsafstemning mellem ledere og medarbejdere, ligesom der skal gives konstruktiv feedback både i relationen mellem ledere og medarbejdere og mellem medarbejderne. Side 4 af 4