Dagsordenen er godkendt.

Transkript

1 Dekansekretariatet på Det Humanistiske Fakultet Fibigerstræde Aalborg Ø Sagsbehandler: Janus Skjoldborg Telefon: jms@adm.aau.dk Dato: Sagsnr.: REFERAT Møde: HUM FSU Mødedato og tidspunkt: kl Sted: Fibigerstræde 5 lok. 35 / CPH ACM15 C Deltagere: Henrik Halkier (dekan/formand), Lotte Brunø (HK/næstformand), Bendt Torpegård Pedersen (VIP- Dansk Psykolog Forening), Linda Vabbersgaard Andersen (AC-TAP), Jens Kirk (VIP Dansk Magisterforening), Jesper Lindgaard Christensen (VIP DJØF), Morten Misfeldt (Viceinstitutleder), Maj Ragner Laursen (Sekretariatschef), Janus Malthe Skjoldborg (sekretær), Lene Hansen (sekretær) Observatører: Gorm Larsen, Søren Lindhardt Afbud: Lotte Brunø 1. Godkendelse af dagsorden Sagsfremstilling Dagsordenen er godkendt. Referat Det indstilles, at FSU godkender dagsordenen.

2 2. Proces vedr. opfølgning på budget Dekanen orienterer omkring status vedr. opfølgning på budget 2019, herunder afskedigelsesproces, siden det ekstraordinære møde i FSU d. 7. januar Det indstilles, at FSU tager orienteringen til efterretning. Henrik Halkier orienterer omkring status på proces vedr. opfølgning på budget. I uge 5 har berørte medarbejdere modtaget besked omkring påtænkt afsked. Der er nu parthøringsperiode i 14 dage. De kollegaer som har fået besked omkring påtænkt afskedigelse er blevet berørt forskelligt, men langt de fleste har haft en professionel tilgang til situationen. Det har i en svær situation haft en positiv virkning, at de berørte medarbejdere har haft mulighed for professionel bisidder i form af tillidsrepræsentant. Det vil dekanen gerne takke tillidsrepræsentanterne for. På trods af den svære besked, som nogle kollegaer har modtaget, går driften videre. De berørte medarbejdere forventes som udgangspunkt, at arbejde i opsigelsesperioden, og dette på en måde, der er i overensstemmelse med professionel praksis og gældende aftaler i lighed med, hvad der gælder for øvrige medarbejdere. Dette gør langt de fleste, og dekanen er imponeret over den konstruktive tilgang, der lægges for dagen. Der er imidlertid enkelte berørte medarbejdere der udviser en uhensigtsmæssig adfærd. Som eksempel nævnes, at enkelte medarbejdere er blevet væk fra arbejde uden at sygemelde sig, mens enkelte andre har kommunikeret meget følelsesladet til de studerende på en måde som skaber utryghed om varetagelsen af specialevejledning mv. Der er tale om et mindretal, som har reageret uhensigtsmæssigt, men det påvirker organisationen, og kan betyde at disse medarbejdere bliver ramt af sanktioner, i værste fald bortvisning. Dekanen ønsker en drøftelse i FSU af, hvordan det kan understøttes, at de berørte medarbejdere varetager deres arbejde i opsigelsesperioden på normale vilkår for så vidt at de er i stand til det. Henrik Halkier nævner, at da den nævnte problematik er oplevet på et tværfakultært institut vil FSU SAMF have en tilsvarende drøftelse i næste uge. Der er enighed i FSU om, at nogle medarbejdere vil reagere i affekt ved beskeden om påtænkt afskedigelse. Første skridt ift. at imødegå uhensigtsmæssig adfærd bør være dialog, bl.a. omkring hvordan afskedigelsesperioden kan afvikles bedst muligt for alle parter. Først hvis dialog ikke har den fornødne effekt bør ledelsen gøre brug af sanktioner. Kommer det hertil bør en medarbejder modtage en advarsel inden der gribes til bortvisning. Ledelsen bør være opmærksom på, at en bortvisning også vil virke voldsom for kollegaer til den berørte medarbejder.

3 Der er i FSU enighed om, at den pågældende uhensigtsmæssige adfærd ikke er til gavn for organisationen, og at den potentielt er stærkt problematisk for den pågældende medarbejder. Hvis uhensigtsmæssig adfærd forekommer skal den pågældende medarbejders leder påtale dette. FSU opfordrer endvidere til, at der afholdes samtaler mellem påtænkt afskediget medarbejder, og den pågældendes institutleder, når perioden for partshøring er afsluttet. Medarbejdersiden retter opmærksomhed på, at en del medarbejdere ikke er medlem af en faglig organisation og derfor ikke nødvendigvis har mulighed for sparring omkring rettigheder og forpligtigelser ved afskedigelse. Ved møder med berørte medarbejdere omkring påtænkt afskedigelse blev der gjort brug af lokalet Hitchcock på AUB. Der er i FSU enighed om, at navnet på lokalet, og de associationer, der er knyttet hertil, gjorde det dårligt egnet som mødelokale i den pågældende situation. 3. Organisatorisk konsolidering Gensidig orientering omkring den organisatoriske konsolidering. Dekanen orienterer omkring status, herunder tids- og procesplan for TAP personale på CGS samt breve modtaget fra medarbejdere på CGS ifm. organisationsændring. Som bilag vedlægges førnævnte breve fra medarbejdere på CGS ift. bekymringer omkring organisatorisk konsolidering. Indtil videre har Henrik Halkier og Rasmus Antoft besvaret brev fra medarbejdere på CGS modtaget d. 14. januar De resterende breve vil snarest blive besvaret. Som bilag vedhæftes også tids- og procesplan vedr. fordeling af TAP-medarbejdere på CGS. Tidsplanen er udarbejdet i samarbejde med sekretariatschef på CGS Henriette Badsberg. Det indstilles, at tager orientering til efterretning og drøfter eventuelle input ift. organisatorisk konsolidering. Brev fra CGS medarbejdere modtaget d. 14. januar 2019 Dekanernes svar på brev modtaget d. 14. januar 2019 Brev fra studienævnsformænd på CGS modtaget d. 21. januar 2019 Brev fra TAP personale på CGS modtaget d. 22. januar 2019 Brev fra historiestudiet modtaget d. 22. januar 2019 Tids- og procesplan vedr. TAP personale på CGS Henrik Halkier orienterer omkring organisatorisk konsolidering. Som der også blev orienteret om på seneste FSU møde har dekanerne for HUM og SAMF ønsket at opdele de tværfakultære institutter. Dekanerne har i den forbindelse modtaget en række breve fra medarbejdergrupper på CGS, som har bekymringer ift. den organisatoriske konsolidering. Dekanerne tager vel imod brevene, som anses som et oplæg til dialog om faglighed organisering og fremtiden for humaniora. Den videre proces ift. organisationsændringen omhandler afklaringen af 3 spørgsmål. 1. Fremadrettet placering af SAMF VIP-medarbejderne fra CGS. Der forventes en afklaring på dette spørgsmål i løbet af februar. HUM VIP-medarbejdere på CGS overføres til nyt institut for Kultur og Læring (arbejdstitel). SAMF VIP-medarbejdere placeret på LÆR overføres til HUM. 2. Fordelingen af CGS TAP medarbejdere på HUM og SAMF institutter. Ca. 1/3 af de nuværende TAP medarbejdere på CGS forventes overført til et SAMF institut. Fordelingen af CGS TAP-medarbejdere kan først endeligt afklares, når placeringen af faglige miljøer er tilendebragt. 3. Dannelsen af nyt institut på HUM. Dekanerne har nedsat en overgangsledelse som skal sikre, at væsentlig ledelsesmæssig erfaring, kompetencer og lokalkendskab fra begge

4 institutter indlejres i det nye institut. Overgangsledelsen træder sammen for første gang i uge 6 for at påbegynde arbejdet med en procesplan for dannelsen af det nye institut. Der er indgået samarbejde med ekstern konsulent for at facilitere overgangsledelsens arbejde. Medarbejdersiden anser det som positivt, at dekanerne indgår i dialog med medarbejderne igennem medarbejdermøder og svar på medarbejderbreve. Medarbejdersiden ser gerne, at de breve som er modtaget fra medarbejderne indgår i overgangsledelsens fremadrettede arbejde. Dekansekretariatet sørger for, at de modtagne breve videregår til overgangsledelsen. FSU vil gerne holdes ajour med overgangsledelsens arbejde især indtil der oprettes et lokalt SU for det nye institut. Der er ikke tale om, at FSU ønsker at blande sig i overgangsledelsens arbejde, men blot at tilse, at alt foregår som det skal. Dekanen vil på kommende FSU møder orientere omkring status på overgangsledelsens arbejde. I forhold til bekymringer, om hvorvidt institutsammenlægningen på HUM skulle være en fjendtlig overtagelse af CGS fra LÆR gør FSU opmærksom på, at beslutningen omkring organisationsændring er initieret på fakultetsniveau. 4. Sygestatistik Primo april fremsender HR statistik over sygefravær for 2018 til dekanen, herunder for hele AAU, for det samlede fakultet samt de enkelte institutter på Det Humanistiske Fakultet. Sygefraværsmaterialet vil derfor først kunne gennemgås på FSU-mødet d. 18. juni I den forbindelse er det muligt at inddrage, de af institutterne, valgte AMR repræsentanter jf. 7 af Forretningsordenen for Det Humanistiske Fakultets samarbejdsudvalg. Det indstilles, at FSU drøfter, hvorledes og i hvilken kreds man ønsker at drøfte sygefraværsstatistik. FSU drøfter, hvordan drøftelsen af statistik ift. sygefravær kan kvalificeres. Det påpeges, at denne problemstilling ift. sygefravær blev drøftet på FSU-mødet sidste sommer, hvor man l var i tvivl om, hvad man skulle udlede af det fremsendte datamateriale. FSU spørger til om man kan kvalificere drøftelsen omkring sygefravær med supplerende data, såsom hvilke enheder som gør brug af krisepsykologtilbuddet (gerne på institutniveau) og om der f.eks. er tale om en bestemt medarbejdergruppe. FSU spørger til om det er muligt at skelne mellem sygeforløb af kortvarig og langvarig karakter samt at få data vedr. langtidsfriske. Dekansekretariatet undersøger med HR. FSU ønsker ikke umiddelbart, at arbejdsmiljørepræsentanterne deltager på junimødet, men at der arrangeres et seminar med arbejdsmiljøtematikker med mulighed for dialog mellem FSU-medlemmerne og arbejdsmiljørepræsentanterne (se pkt. 6).

5 5. Data ift. personaleledere FSU har tidligere efterspurgt data omkring antal personaleledere hos HR. HR har på nuværende tidspunkt ikke været i stand til at levere de efterspurgte data. HUM FSU bør i den sammenhæng drøfte spørgsmålet om personaleledelse, hvordan data skal bruges, og hvilke alternative data som kan være relevante i denne sammenhæng. FSU husker det som, at man oprindeligt har ønsket denne viden ifm. budgettet, for at kunne følge ressourcerne. FSU finder det bekymrende, at man ikke fra HR s side har et overblik over, hvem der har personaleledelse. For at blive skarpere på hvilket data, der efterspørges, bedes JMS og LH lave et kort skriv over mulige lederansvarstyper. Punktet udskydes til næste møde, hvor Lotte Brunø, der oprindeligt indstillede punktet, kan deltage. Det indstilles, at FSU drøfter ift. data omkring personaleledere. Svar fra HR ift. efterspørgsel omkring data vedr. personaleledere 6. Årshjul Vedhæftet findes forslag til årshjul for HUM FSU HUM FSU bedes drøfte forslag til årshjul, og herunder eventuelle ønsker om at tilføje eller slette dagsordenspunkter. I forbindelse med årshjul bedes FSU ligeledes drøfte hvorledes og hvornår arbejdsmiljøområdet/amr repræsentanter ønskes inddraget i FSU drøftelser og møder. Årshjul er udarbejdet med udgangspunkt i årshjul for SAMF FSU. Det indstilles, at FSU drøfter forslag til årshjul. Årshjul 2019 FSU bliver præsenteret for et forslag til årshjul for HUM FSU Årshjulet skal bruges til at sikre at rådet behandler de af samarbejdsaftalen fastsatte tematikker. FSU er enige i årshjulets temaer. Dekanen har delegeret trivselsmålinger til prodekan for Uddannelse, Hanne Dauer Keller, således at hun bl.a. deltager i de lokale arbejdsmiljødrøftelser på institutterne. FSU ønsker, at ligestilling og diversitet inddrages på septembermødet. På junimødet vil FSU gerne drøfte trivsel med udgangspunkt i output (herunder handleplaner) fra arbejdsmiljødrøftelserne i de lokale SU. FSU vil gerne informeres af institutterne ift. de opmærksomhedspunkter, der har været lokalt og foretage drøftelser pba. disse. FSU vil gerne, at der arrangeres et seminar, f.eks. om formel og uformel ledelse, hvor arbejdsmiljørepræsentanterne indgår. Seminaret behøver ikke faciliteres af HR. APV-processen kunne også bruges som inspiration for inddragelsen af arbejdsmiljørepræsentanterne. 7. Eventuelt FSU foreslår, at der inden for en overskuelig tidshorisont afvikles APV når det nye samlede institut er dannet. næste år.