Århus Kommune Århus Kommune PARTNERSKABSAFTALE MED

Transkript

1 Magistratens 1. Afdeling Århus Kommune Århus Kommune PARTNERSKABSAFTALE MED En partnerskabsaftale er en samarbejdskontrakt, hvor en privat eller offentlig arbejdsplads og Arbejdsmarkedsafdelingen aftaler indsats og arbejdsfordeling vedrørende syge medarbejdere. Aftalen mellem Århus kommune og arbejdspladsen fremgår af bilag 1. Formålet skal være at styrke arbejdspladsens muligheder for at fastholde medarbejdere på arbejdspladsen, som ikke mere - midlertidigt eller varigt - kan klare deres hidtidige arbejde. Indsatsen fordeles mellem arbejdspladsen og Arbejdsmarkedsafdelingen som myndighed. Til formålet er der udviklet et opfølgningsskema - en vandrejournal - som skal sikre den fornødne kommunikation mellem parterne (bilag 3). Der er udarbejdet en vejledning til brugere af opfølgningsskemaet (bilag 2). Hovedprincipperne for samarbejdet: 1 Arbejdspladsen gennemfører personlig samtale med den syge senest efter 4 ugers sygdom. Standardskema, indeholdende arbejdspladsens vurdering af situationen, fremsendes til Arbejdsmarkedscentret. Arbejdsmarkedscentret kvitterer for indberetningen og tilføjer eventuelle bemærkninger. Partnerne er forpligtet til at orientere hinanden, hvis forudsætninger for den syges tilbagevenden ændres. 2 Så længe arbejdspladsen vurderer, at den syge vender tilbage til tidligere arbejde uden problemer, fortsætter opfølgningen. 3 Hvis arbejdspladsen vurderer, at den syge kan vende tilbage til arbejde efter raskmelding, men at det ikke kan ske på hidtidige vilkår, inddrages Arbejdsmarkedscentret, og der gennemføres en rundbordssamtale. 4 Hvis arbejdspladsen vurderer, at den syge ikke kan vende tilbage efter raskmelding, overtager Arbejdsmarkedscentret den fulde opfølgningsopgave, evt. efter afholdelse af rundbordssamtale. 5 I aftalen indgår også et tilbud om, at arbejdspladsen kan kontakte Arbejdsmarkedscentret om bistand til medarbejdere, som har svært ved at klare arbejdet, men endnu ikke er sygemeldt. Til denne opgave benyttes også opfølgningsskemaet (bilag 3). Side 1

2 For at partnerskabsaftalen kan fungere tilfredsstillende, er det vigtigt, at begge parter er enige om, at den ændrede arbejdsform er en fordel for den syge, fordi: arbejdspladsen og Arbejdsmarkedscentrene gennem en tidlig opfølgning yder en fælles indsats for at fastholde den syge på arbejdspladsen: arbejdspladsen allerede efter 4 uger forholder sig til den syges situation og vurderer evt. problemer med at vende tilbage til hidtidigt arbejde, arbejdspladsen holder kontakt med den syge for at kunne gribe ind, hvis forudsætningerne for en tilbagevenden til arbejde ændrer sig, arbejdspladsen gennem en bevidst personalepolitik er bedst til at foretage denne vurdering, det er en rationel og rigtig model, hvor den part, der har de bedste forudsætninger for at løse en opgave, faktisk også løser den, Arbejdsmarkedscentrenes primære rolle skal være at bakke arbejdspladsen op, når der er behov for særlig støtte til at arbejdsfastholde den syge, Arbejdsmarkedscentrene inddrages hurtigt, når behovet opstår, og bakker arbejdspladsen op, den udviklede vandrejournal giver Arbejdsmarkedscentrene som myndighed tilstrækkelig information om et sygeforløb til dels at overlade den løbende opfølgning i ukomplicerede forløb til arbejdspladsen og dels at sikre, at reglerne for opfølgning i sygedagpengesager følges. rundbordssamtaler er det rigtige instrument, når der skal træffes afgørelse om en særlig indsats, det er en rigtig prioritering også at inddrage medarbejdere i aftalen, som endnu ikke er sygemeldt, men som har behov for bistand for at kunne forblive på arbejdspladsen. Partnerskabsaftalen træder i kraft den / For: For Arbejdsmarkedsafdelingen: Vibeke Jensen Arbejdsmarkedschef Side 2

3 Afsnit 1: Opfølgningens start. 4 uger efter første sygedag skal alle arbejdsgivere fremsende en indberetning til kommunen, dels som information og dels for at sikre refusion af udbetalte sygedagpenge. I sammenhæng med denne indberetning gennemfører arbejdspladsen en personlig samtale med den syge medarbejder. Til brug for samtalen er der udviklet et skema, som dels skal fungere som guide for de arbejdsledere, der skal gennemføre samtalen med den syge, og dels som journal, hvor oplysningerne noteres og - med den syges tilladelse - fremsendes til Arbejdsmarkedscentret. Arbejdspladsen indskriver de objektive oplysninger om den syges forhold. Herudover foretager arbejdslederen en vurdering af, om der kan forventes vanskeligheder for den syge i forbindelse med tilbagevending til hidtidigt arbejde. Det er frivilligt for den syge, om den lovpligtige opfølgningssamtale gennemføres på arbejdspladsen. Hvis den syge ønsker det, skal opfølgningssamtalerne flyttes fra arbejdspladsen til det Arbejdsmarkedscenter, den syge hører under. Det er vigtigt for Arbejdsmarkedscentrene som myndighed at kunne følge forløbet på arbejdspladsen. Derfor bør arbejdslederen så vidt muligt indsætte dato for den næste fase i sygeperioden. Det kan f.eks. være sygebehandling / operation, rekreation, opstart på deltid eller tilbageven- den på fuld tid, forhold som naturligt indgår i en sygesamtale. Når arbejdspladsen har gennemført samtalen, fremsendes det udfyldte skema til det Arbejdsmarkedscenter, som den syge hører under. Hvert Arbejdsmarkedscenter har en kontaktperson, som skemaet skal fremsendes til. En fortegnelse kan ses i bilag 4. Hvis arbejdslederen har spørgsmål til Arbejdsmarkedscentrets medarbejder, kan det anføres på skemaet. Når medarbejderen på Arbejdsmarkedscentret modtager skemaet, indskrives straks oplysninger om kontaktperson m.v. Skemaet skal returneres til arbejdspladsen inden 1 uge efter modtagelsen. Hvis der er spørgsmål fra arbejdspladsen, vil det endelige svar kunne fremgå af skemaet, når det returneres, men spørgsmålet kan også have en karakter, så det tager længere tid end 1 uge at besvare. Hvis det er tilfældet, kvitterer Arbejdsmarkedscentret for at have modtaget spørgsmålet og noterer, hvornår svaret kan forventes. Det forventes således, at hele processen, indtil arbejdspladsen modtager skemaet retur, kan være tilendebragt 5-7 uger efter 1. sygedag. Side 3

4 Afsnit 2: Den løbende opfølgning. Efter dagpengelovens regler skal Arbejdsmarkedscentrene minimum gennemføre en personlig samtale senest efter 8 ugers sygdom, og efterfølgende skal sagen vurderes min. hver 8. uge. For sygemeldte, der er omfattet af partnerskabsaftalen, gælder følgende retningslinier: Når det af skemaet fremgår, at den sygemeldte vender tilbage til normalt arbejde efter raskmelding. Arbejdsmarkedscentret som myndighed accepterer arbejdspladsens sygesamtale med den syge som den obligatoriske, lovbestemte samtale. Hvis der er tvivl eller mangler i de oplysninger, arbejdspladsen har anført på skemaet, kontaktes arbejdspladsen. Hvis det viser sig, at en afklaring kræver en nærmere undersøgelse, evt. ved kontakt til den syge, aftales, hvem der forestår afklaringen. Hvis sygemeldingen strækker sig over længere tid, skal sagsforløbet vurderes minimum hver 8. uge. Det kan ske på flere måder: Arbejdspladsen fremsender informationer til Arbejdsmarkedscentret, hvis der sker ændring i forudsætningerne for at kunne vende tilbage til arbejde på normale vilkår.hvis der ikke foreligger aktuelle oplysninger fra arbejdspladsen ved 8 ugers opfølgningerne, kontakter Arbejdsmarkedscentret arbejdspladsen telefonisk for at høre, om sygeperioden forløber som forventet. Den sygemeldte indkaldes til en samtale af arbejdspladsen og / eller Arbejdsmarkedscentret for at få afklaret status og forventninger - og evt. for at iværksætte bistand. Arbejdsmarkedscentrene vil løbende indhente lægeerklæringer til dokumentation for, at de sygemeldte til enhver tid opfylder betingelserne for at modtage sygedagpenge. Ligeledes vil Arbejdsmarkedscentrene løbende sikre, at sagen vurderes i henhold til Retssikkerhedslovens 7 og Dagpengelovens 24. I flere sammenhænge skal den syge informeres skriftligt med mulighed for anke. Når den syge ikke kan vende tilbage til hidtidigt arbejde, men arbejdspladsen ønsker at arbejdsfastholde den syge - rundbordssamtaler: Hvis det viser sig, at den syge ikke vil kunne bestride hidtidigt arbejde fremover, men at arbejdspladsen ønsker at beholde pågældende i andet arbejde og måske på ændrede vilkår, indkalder arbejdspladsen til en rundbordssamtale. Arbejdspladsen bestemmer selv, hvem der skal deltage derfra. Som minimum bør en repræsentant for ledelsen og en medarbejderrepræsentant (tillidsrepræsentant / sikkerhedsrepræsentant) deltage. Side 4

5 Fra Arbejdsmarkedscentret deltager sagsbehandler. Ved rundbordssamtalen er det forventningen, at arbejdspladsen har vurderet mulighederne for en anden arbejdsplacering, så det hovedsagelig er betingelserne for en sådan ansættelse, der skal drøftes. Arbejdsmarkedscentrets deltager i konferencen skal have faglig og bevillingsmæssig kompetence til at tage stilling til arbejdspladsens forslag. Rundbordssamtalen er beslutningsdygtig. Når den syge ikke kan vende tilbage efter sygeperioden: Når arbejdspladsen vurderer, at der ikke er mulighed for at beskæftige medarbejderen efter raskmelding, skal der fremsendes meddelelse herom til Arbejdsmarkedscentrets sagsbehandler. Af hensyn til sagens videre forløb er det vigtigt, at arbejdspladsen hurtigst muligt meddeler Arbejdsmarkedscentret sin beslutning. Det vil ofte give såvel Arbejdsmarkedscentret som den syge bedre muligheder for at løse vanskelighederne med en tilbagevenden til arbejde, hvis grundlaget for arbejdspladsens beslutning er klar. Derfor kan der ofte være en fordel i, at der afholdes en rundbordssamtale om sagen, hvor begrænsninger og muligheder kan drøftes. En rundbordssamtale afholdes efter aftale af arbejdspladsen eller socialcentret. Når en medarbejder af helbreds- eller andre grunde har svært ved at klare sit normale arbejde - men ikke er sygemeldt: Hvis arbejdspladsen oplever, at en medarbejder ikke mere kan bestride sit arbejde, og at der er behov for bistand for at få løst problemerne, kan arbejdspladsen med medarbejderens skriftlige samtykke fremsende skemaet til socialcentret med baggrundsoplysninger for sagen. Skemaet returneres til arbejdspladsen som ved sygemelding. Arbejdspladsen indkalder til en rundbordssamtale med deltagelse af socialcentret. Rundbordssamtalens formål er at drøfte andre ansættelsesmuligheder inden for arbejdspladsen. Rundbordssamtalen er beslutningsdygtig. Side 5

6 Afsnit 3: Sagens afslutning. Det er et mål i sig selv, at den syge kan vende tilbage til arbejde på arbejdspladsen. Enten i sit tidligere arbejde eller gennem en omplacering, hvor der tages hensyn til arbejdsbegrænsende forhold. Når dette mål ikke kan nås, og det bliver nødvendigt for arbejdspladsen at afskedige en medarbejder, er det vigtigt at være opmærksom på nogle forhold: Det kan være vigtigt for medarbejderen at høre begrundelsen for fyringen og samtidig høre om muligheder uden for arbejdspladsen. Det kunne ske ved at arrangere en rundbordssamtale med det formål, at opfølgningen overdrages i åben form til Arbejdsmarkedscentret. Det er også vigtigt for Arbejdsmarkedscentret at kunne bygge videre på medarbejderens erfaringer og ønsker om fremtidigt arbejde. Det er elementer, der naturligt ville komme frem ved en rundbordssamtale. Tidsfaktoren er vigtig. Der foreligger mange undersøgelser, der bekræfter, at inaktive sygeperioder på blot nogle få måneder er alvorligt invaliderende (arbejdsmæssigt). De fleste ansatte på arbejdspladsen har funktionær- eller tjenestemandsstatus og dermed flere måneders opsigelsesperiode. Det er vigtigt at undgå, at denne opsigelsesperiode på ofte 6 måneder hengår som en inaktiv periode. I nogle sammenhænge vil det være muligt at udnytte opsigelsesperioden som en optræningsperiode inden for et andet fagområde på arbejdspladsen. Side 6

7 Bilag 1 Aftalen mellem arbejdspladsen og Århus Kommune Din arbejdsplads og Århus Kommunes Arbejdsmarkedsafdeling har indgået en aftale om i fællesskab at tilbyde hjælp til medarbejdere, hvis der er forhold omkring et sygdomsforløb, som gør, at der kan være brug for hjælp eller rådgivning fra de sociale myndigheder. Det er der to grunde til: Den ene er, at din arbejdsplads i sin personalepolitik har vedtaget, at der skal tages bedre hånd om syge medarbejdere. Det kan blandt andet ske ved at afholde systematiske sygefraværssamtaler for tidligst muligt at finde ud af, hvad arbejdspladsen kan gøre for at hjælpe den sygemeldte. Den anden er, at de sociale myndigheder ifølge den sociale lovgivning har pligt til vurdere sygemeldingens betydning for enhver borger, som er sygemeldt fra sit arbejde i mere end otte uger. Den syge har pligt til at deltage i de møder, de sociale myndigheder indkalder til. Det gælder også for personer, som modtager fuld løn under sygdom, og for hvem sygdommen ikke umiddelbart har nogen konsekvenser for deres evne til at klare sig selv. Formålet med disse bestemmelser i lovgivningen er at forebygge, at sygdom fører til tab af ansættelsesforhold og tilknytning til arbejdsmarkedet. Erfaringer viser, at denne forebyggelse ofte lykkes bedst, når den syge, parterne på arbejdspladsen og de sociale myndigheder arbejder sammen. Derfor har din arbejdsplads og Århus Kommune besluttet at tilbyde langtidssygemeldte medarbejdere at lave fælles opfølgning på deres sygdomsforløb - i stedet for, at de to systemer arbejder hver for sig og indkalder den syge til møder og samtaler uafhængigt af hinanden. Ved at lave fælles opfølgning vil vi især gerne opnå tre ting: Bedre muligheder for at forebygge, at et sygdomsforløb fører til afskedigelse. Bedre, hurtigere og mere sammenhængende hjælp til dem, der har brug for det. Bedre ressourceudnyttelse, når kommunen kan koncentrere ressourcerne om dem, der har behov for hjælp og forenkle opfølgningsarbejdet, hvor der ikke er behov for særlig indsats. For at sætte et fælles opfølgningsforløb i gang skal lederen og den sygemeldte udfylde vedlagte skema under sygefraværssamtalen og sende det ind til de sociale myndigheder. Det er ifølge den sociale lovgivning frivilligt for den sygemeldte, om man vil være med til denne arbejdsform. Hvis den sygemeldte siger ja tak, skal hun/han underskrive en samtykkeerklæring, som vil blive sendt til kommunen sammen med skemaet fra sygefraværssamtalen. Side 7

8 Udover at give en vurdering af sygdommen og dens betydning for arbejdsforholdet kan den syge og lederen benytte skemaet til at bede kommunen om svar på de spørgsmål, der måtte opstå i samtalen. En sagsbehandler fra den sygemeldtes socialcenter vil inden 1 uge sende skemaet retur med en tilbagemelding om, hvem der fra kommunens side er ansvarlig for det videre forløb, hvorefter der kan træffes praktiske aftaler vedrørende det videre samarbejde. Desuden vil sagsbehandleren - i det omfang, det er muligt - give en indledende vurdering af, hvad kommunen kan hjælpe med. Hvis der er behov for det, vil der blive arrangeret et møde, hvor den sygemeldte, tillids- eller sikkerhedsrepræsentanten, sygemeldtes nærmeste overordnede samt kommunens sagsbehandler sætter sig sammen og planlægger, hvad der videre skal ske. Der vil ikke finde nogen drøftelser sted uden sygemeldtes vidende og samtykke. Hvis den sygemeldte siger nej tak, vil det ikke indebære ændringer hverken i rettigheder eller forpligtelser i.f.t. den sociale lovgivning. En sagsbehandler fra Århus Kommune vil følge op på sygemeldingen ud fra bestemmelserne i den sociale lovgivning, uden at der sker nogen underretning til arbejdspladsen. Side 8

9 Bilag 2: VEJLEDNING 1. afsnit: Opfølgning på sygefravær. I dette afsnit skrives de personlige data på den sygemeldte. Arbejdets art: Årsag til fravær: Anmeldt og dato: Skriv hvilke funktioner den sygemeldte har. Skriv hvad der hindrer den sygemeldte i at møde på arbejde. Eksempel: Dårlig ryg. Skriv datoen for, hvornår arbejdsskaden er anmeldt til Arbejdsskadestyrelsen. 2.afsnit: Overvejelser om fremtiden. I dette afsnit beskrives de overvejelser, afsnittet/afdelingen og den sygemeldte sammen har gjort sig omkring tilbagevenden til nuværende afsnit/afdeling. Tilbagevenden til hidtidig jobfunktion uden hjælpeforanstaltninger: Skriv om den sygemeldte kan vende tilbage til det samme arbejde på normale vilkår og uden brug af midlertidige eller varige tiltag. Begrænsninger i forhold til nuværende arbejdsfunktion - hvilke? Behov for ændringer i nuværende arbejdssituation - hvilke? Tiltag til tilbagevenden til nuværende afsnit/afdeling - hvilke? Skriv om den sygemeldte har helbredsmæssige begrænsninger i forhold til at kunne vende tilbage til det hidtidige arbejde. Eks.: Dårlig ryg, tunge løft bør undgås, ingen nattevagter p.g.a. uregelmæssig døgnrytme eller andet. Skriv midlertidige eller varige nødvendige ændringer, når den sygemeldte vender tilbage efter fravær. Eks.: Ændring af arbejdsopgaver, ændring i indretning af arbejdsplads, omlægning af arbejdstid m.m. Skriv om og i bekræftende fald hvilke tiltag, der er gjort omkring tilbagevenden til nuværende afsnit/afdeling. Side 9

10 Overvejelser om mulighed for omplacering på arbejdspladsen Aftalt med sygemeldte: Anvendes, når den sygemeldte ikke kan vende tilbage til hidtidigt arbejde i afsnittet/afdelingen, men evt. på et andet afsnit/afdeling. Skriv hvad der er aftalt i enighed mellem arbejdspladsen og den sygemeldte. 3.afsnit: Orientering til Arbejdsmarkedscentret. Her skrives eventuelle meddelelser/spørgsmål/ønsker til Arbejdsmarkedscentret. Eks.: Orientering om tiltag i afsnittet/afdelingen, ønske om et møde i afsnittet/afdelingen med en sagsbehandler fra Arbejdsmarkedsafdelingen o.lign.. Skemaet sendes til det af de fire Arbejdsmarkedscentre, som den sygemeldte tilhører. Navn på kontaktperson på afsnittet/afdelingen: Underskrift af lederen på afsnittet/afdelingen Skriv navn og tlf.nr. på den person, afsnittet/afdelingen og den sygemeldte er enige om skal være kontaktperson i forhold til Arbejdsmarkedscentret. Eks.: Tillids-/sikkerhedsrepræsentanten, afdelingslede- ren eller den sygemeldte selv. Skriv navnet på enten afdelingslederen eller institutionens leder. 4.afsnit: Udfyldes af Arbejdsmarkedscentret. I dette afsnit svarer sagsbehandleren fra Arbejdsmarkedscentret på afsnittets/afdelingens henvendelse, giver orientering eller stiller spørgsmål til afsnittet/afdelingen. Opfølgningsmøde aftalt til: Navn på kontaktperson: Skriv hvornår og hvor næste samtale med den sygemeldte og evt. afsnit/afdeling skal finde sted. Skriv navn og tlf.nr. på den sagsbehandler, den sygemeldte eller kontaktpersonen på afsnittet/afdelingen kan henvende sig til. Skemaet skal indsendes til Arbejdsmarkedscentret til orientering, uanset I på afsnittet/afdelingen ikke har brug for et samarbejde med Arbejdsmarkedscentret i denne sag. Skemaet returneres til jeres afsnit/afdeling fra Arbejdsmarkedscentret inden for 1 uge fra modtagelsen. Derefter kan den eventuelle videre planlægning aftales. Side 10

11 OBS - OBS - OBS Husk at tage kopi til alle parter inden skemaet sendes til socialcenter. Se navn og adresse på kontaktpersoner på socialcentrene i bilag 4. Er I i tvivl om, hvilket socialcenter skemaet skal sendes til, kan I få det oplyst ved at ringe til Århus Kommune på tlf og oplyse den sygemeldtes adresse. Side 11

12 Bilag 3: Opfølgning på sygefravær Navn: 1. Sygemeldte Cpr. nr. Privatadresse: Arbejdsplads: Ansat på nuværende arbejdsplads siden: Arbejdets art: Antal timer ugentligt: Arbejdstid: 1. fraværsdag: Årsag til fravær: Tidligere fraværende af samme årsag: Ja Nej Arbejdsskade: Ja Nej Anmeldt: Dato: 2. Overvejelser om fremtiden Tilbagevenden til hidtidig jobfunktion uden hjælpeforanstaltninger: Begrænsninger i forhold til nuværende arbejdsfunktion: Behov for ændringer i nuværende arbejdssituation: Tiltag til tilbagevenden til egen arbejdsplads: Mulighed for omplacering på egen arbejdsplads: Side 12

13 Er der gjort tiltag til anden placering på arbejdspladsen: ja Nej Hvis ja - hvilke tiltag? Hvis nej - hvornår gøres det? Aftalt med sygemeldte: Kontakt til tillidsrepr./faglig organisation: Ja Nej Sendes til Arbejdsmarkedscentret: Dato: Tekst: 3. Orientering til socialcenter Nord Syd Vest Centrum Navn på kontaktperson på arbejdspladsen: Tlf.: Skema udfyldt (dato): Jeg giver mit samtykke til, at dette udfyldte skema fremsendes til Arbejdsmarkedsafdelingen. Underskrift af sygemeldte: Underskrift af lederen på arbejdspladsen 4. Udfyldes af Arbejdsmarkedscentret Orientering fra Arbejdsmarkedscenter: Dato: Tekst: Opfølgningsmøde aftalt til: Dato: Sted: Navn på kontaktperson i socialcenter: Tlf. Side 13

14 Bilag 4: FORTEGNELSE OVER KONTAKTPERSONER I Århus kommune er der 4 Arbejdsmarkedscentre, der er ansvarlige for opfølgningsarbejdet i sygedagpengesager. På hvert center er der udpeget en kontaktperson, som arbejdspladsen skal fremsende nye skemaer til. Kontaktpersonen vil aflevere skemaet til den ansvarlige sagsbehandler, som vil udfylde resten af skemaet og returnere det til arbejdspladsen inden for 1 uge efter modtagelsen. Arbejdsmarkedscenter CENTRUM Valdemarsgade Århus C. Telefon Arbejdsmarkedscenter NORD Vejlby Centervej Risskov Telefon Arbejdsmarkedscenter VEST Silkeborgvej Brabrand Telefon Arbejdsmarkedscenter SYD Skanderborgvej Viby J Telefon Kontaktperson: Henrik Almvig Telefon Telefax Kontaktperson: Niels Møller Telefon Telefax Kontaktperson: Doris Møller Nielsen Telefon Telefax Kontaktperson: Lene Buus Pedersen Telefon Telefax Side 14