Referat Informationsmøde 5. oktober 2018

Transkript

1 Referat Informationsmøde 5. oktober 2018 Dato 9. oktober 2018 Sagsbehandler Per Krogsgaard Mail Telefon Dokument 18/ Side 1/6

2 Referat Emne Informationsmøde Tidspunkt 5. oktober 2018, kl Sted Deltagere Fraværende, Fløng Atea 3 deltagere ATOS 5 deltagere Itadel 5 deltagere KMD 4 deltagere Hans Christian Holst Eksterne udbudskonsulent for VD Anja Pelle Eksterne udbudskonsulent for VD Martin Junge Albrechtsen Eksterne udbudskonsulent for VD Michael Rosenbom Eksterne udbudskonsulent for VD Katrine Søborg Høyer Thomas Hvid Hansen Per Krogsgaard NNIT Agenda: Velkomst Præsentationsrunde Formalia s IT-Strategi o IT-målbillede o IT-Sourcingstrategien Stjernekortet Vederlagsmodellen Videre proces Spørgsmål Nærværende referat er supplement til den på mødet benyttede præsentation Præsentation - Informationsmøde den Præsentationen er blevet offentliggjort på Leverandørportalen sammen med dette referat.

3 Velkomst og Præsentation Projektleder Per Krogsgaard bød de fremmødte tilbudsgivere velkommen til informationsmødet og projektdeltagere fra samt udbudskonsulenterne blev præsenteret. Formalia Udbudsjurist Katrine Søborg Høyer præsenterede formalia for dagens infomøde og pointerede: Der bliver ikke sagt noget der ikke står i Udbudsmateriale forsøger at give et umiddelbart svar ellers noteres spørgsmålet Svar givet på informationsmødet vil blive gengivet i referatet, men det er det skriftlige svar, der bliver publiceret efterfølgende i Spørgsmål/Svar oversigten der er gældende. Spørgsmål til Formalia: Der blev ikke stillet nogle spørgsmål under dette agendapunkt. s IT-Strategi IT-målbillede Projektleder Per Krogsgaard præsenterede s IT-målbillede med udgangspunkt i udvalgte PowerPoint slides fra IT-målbillede præsentation, der indgår som en del af udbudsmaterialet. Spørgsmål til IT- Målbillede: 1. Hvordan ser VD at IT-målbilledet påvirkes af fx selvkørende biler? a. Svar afgivet på mødet: har sektor ansvar for udvikling af veje, Involveret i lovgivning omkring selvkørende biler samt datadeling IT-Sourcingstrategien IT-Sourcingstrategien blev præsenteret af teknisk projektleder Thomas Hvid Hansen. Spørgsmål til IT-Sourcingstrategien 2. Hvad er jeres decentrale strategi (desktop og mobile enheder)? a. Svar afgivet på mødet: Det er ikke en del af IT-Sourcingstrategien. VD indkøber disse enheder via SKI aftaler.

4 Stjernekortet Stjernekortet er et grafisk overblik over udbuddets faseforløb samt overordnede ydelser. I forbindelse med gennemgangen af Stjernekortet blev følgende emner fremhævet: Delleverancer, Faser, Transitioner, Bestillingsydelser og Transformation. Delleverancer: Delleverance 1: Kerneydelser, det vil sige hardware og systemer (SAP undtaget) der findes hos samt Applikationsdrift Delleverance 2: SAP (hosted løsning som SKAL flyttes fra nuværende til kommende leverandør) Faser: o Stjernekortets faser inkl. overtagelses-og transitionsdagene blev gennemgået. Bestillingsydelser: o Standardydelser o Optioner vedrørende Medordregivernes it-miljøer Transformation (Delleverance 1): o Lagt ud til Leverandøren i f.t. løsningsbeskrivelse og planlægning o I forbindelse med Transformation er det et krav at hardware rykkes ud af VD driftscenter til Co-location, Hosted og/eller Cloud. Disse 3 løsninger blev forklaret Co location - Flytter jern til Leverandøren Hosted - Flytter systemer til Leverandørens jern Cloud - I Cloud på s licens o Deadline er 24 mdr. efter overtagelsesdag 1 o Hvis Transformationen udføres som del af Transitionen, skal dette afspejles i Transitions tidsplanen ellers skal aktiviteterne fremgå af en selvstændig Transformations tidsplan Spørgsmål til Stjernekortet 3. Skal SAP bare flyttes ud til ny driftsleverandør eller skal det direkte i Cloud? a. Svar afgivet på mødet: Udgangspunkt er, at SAP flyttes ud til ny driftsleverandør og ikke cloud i første omgang - ikke realistisk at har egen cloud klar til SAP fra dag Hvordan reguleres prisen i f.t. kapacitet ved flytning til Cloud a. Svar afgivet på mødet: Spørgsmål parkeret til vederlagsmodellen 5. Transformations organisation er ikke afspejlet i Governance a. Svar afgivet på mødet: Enig, hvis ikke Transformationen er del af Transitionen så gennemføres Transformationen, som et hvert andet projekt 6. Skal der laves en plan for Transformationen, hvis den ikke er en del af Transitionen? a. Svar afgivet på mødet: Ja, der skal udarbejdes en plan jf. Bilag 04

5 Vederlagsmodellen Per Krogsgaard gennemgik fanerne i regnearket med Vederlagsmodellen en for en samt deres sammenhæng med fortrinsvis fanebladet Evalueringsteknisk pris. Spørgsmål til Vederlagsmodellen 7. Kontrakten er angivet til 54 mdr., hvorfor ikke 60 mdr når det er 5 år? a. Svar afgivet på mødet: Spørgsmål er noteret og besvares skriftligt efterfølgende 8. Hvordan reguleres prisen i forhold til kapacitet ved flytning til Cloud? a. Svar afgivet på mødet: Frafald i omkostningen skal afspejles i den årlige driftspris fra det år hvor flytningen udføres. Videre proces Tidslinjen for den videre proces blev gennemgået af Katrine Søborg Høyer og følgende blev fremhævet Tidslinjen er vejledende, men det præsenterede er den foreløbige plan Tidsfristen for aflevering af tilbud er fast Frist for aflevering af endeligt tilbud afhænger af omfanget af ændringer til det endelige udbudsmateriale Det anbefales at fremsende alle formelle dokumenter (f.eks. Serviceattest) snarest og ikke afvente til afgivelse af første tilbud Det afleverede tilbud er et bindende tilbud som kan vælge at acceptere Det anbefales at undgå forbehold og i stedet medtage punkterne til forhandlingsmødet pga. risikoen for at tilbuddet bliver ukonditionelt Mindstekrav må gerne diskuteres på forhandlingsmøde, og eventuelt præcises i det opdaterede udbudsmateriale, men de kan ikke ændres På forhandlingsmødet må leverandøren gerne komme med forslag til forbedringspotentiale i udbudsmaterialet. ønsker at leverandøren forbereder sig godt til forhandlingsmøderne eksempelvis ved at fremkomme med forslag til forbedring af krav, omskrivning etc. Forhandlingsmøderne er ikke juridisk bindende, det vil sige, at evaluering udelukkende vil foregå på det skriftlige tilbud o Der bliver lavet referat af møderne Spørgsmål til Videre proces 9. Forstår ikke forbehold vs. Ukonditionel a. Svar afgivet på mødet: Præciseret - Forbehold, betyder at VD ikke kan acceptere tilbuddet (tilbud 1 med forbehold), men kan stadig invitere til forhandling, hvorefter leverandøren har mulighed for at fjerne forbehold i sit andet tilbud 10. Får alle adgang til revideret udbudsmateriale? a. Svar afgivet på mødet: Ja, alle får materialet 11. Gælder evaluering også på underkriterier? a. Svar afgivet på mødet: Ja, også på underkriterier 12. Skal krav beskrives hvis de er opfyldte?

6 a. Svar afgivet på mødet: Krav der ikke er opfyldte anses som forbehold. Opfyldte krav skal ikke beskrives eller dokumenteres yderligere. 13. Hvad med delvist opfyldte (fx 80%) kan man beskrive dette nogle steder? a. Svar afgivet på mødet: Hvis der er krav der er delvist opfyldte så tag det med i forhandlingerne, således at VD kan tage stilling til det 14. Løsningsbeskrivelser efter hvert bilag, men ønsker VD en samlet løsningsbeskrivelse? a. Svar afgivet på mødet: Nej, det skal ske i de underliggende Bilag. 15. Tillader VD egne underbilag? a. Svar afgivet på mødet: Ja, men skriv henvisning i skabelonen til løsningsbeskrivelsen Spørgsmål/Svar Der fremkom ikke yderligere spørgsmål end de allerede fremsatte. Venlig hilsen Per Krogsgaard Senior projektleder