Dagsorden. OBS: Mødet afholdes på Christie s Sdr. Hostrup Kro, Østergade 21, Sdr. Hostrup

Transkript

1 Dagsorden Til møde i bestyrelsen ved Social- og Sundhedsskolen Syd Mandag den 10. december 2012 kl OBS: Mødet afholdes på Christie s Sdr. Hostrup Kro, Østergade 21, Sdr. Hostrup Mødet afsluttes med julefrokost (Giv venligst besked, hvis du ikke deltager under julefrokosten) Medlemmer: Formand Ebbe Lilliendal, Landsformand for de frie skoler, udpeget af kommunalbestyrelsen Aabenraa Kommune Næstformand Vibeke Svendsen, Administrerende direktør Evotherm, udpeget af bestyrelsen Medlem Jørn Lehmann Petersen, udpeget af bestyrelsen Medlem Susanne Linnet, udpeget af regionsrådet Medlem Tom Svenson, udpeget af FOA i Sønderjylland Medlem Mark Arpe Mortensen, Underviser, udpeget af medarbejdere - med stemmeret Medlem Ann Gerber, Underviser, udpeget af medarbejdere - uden stemmeret Medlem Mark Johansen, Elevrepræsentant, PAU elev med stemmeret Medlem Laura Nyander Nielsen, Elevrepræsentant, PAU elev uden temmeret Sekretær Joan Jessen, Direktør Social- og Sundhedsskolen Syd Trine Fredskild og Flemming Nielsen deltager i punktet vedr. fjernundervisning Hanne Jansfort deltager i punktet vedr. økonomi Afbud:

2 0. Orientering om fjernundervisningsprojektet ved Trine og Flemming 0.1. Hvor langt er vi nu? 0.2. Samarbejdet med praksis Aftaler om tilstedeværelse m.m Orienterings- og PR-materiale 0.3. Forberedelse til at modtage det første hold - Lærerkvalificering Besøg i London Temadag på Sandbjerg Slot 0.4. Hvilke konsekvenser har arbejdet i forhold til den øvrige skole? Skriv her 1. Godkendelse og underskrivelse af referat fra den 10. september Underskrivelse af referatet Skriv her 1

3 2. Godkendelse af dagsorden og evt. tilføjelser 2.1. Punkt 9 flyttes frem som pkt. 3 Skriv her 3. Økonomi 3.1. Perioderegnskab kvartal 2012 Perioderegnskabet for 3. kvartal viser et mere positivt resultat end oprindeligt budgetlagt, og dermed er forventningerne fra halvårsregnskabet indfriet. Aktivitetssiden Det høje niveau er fortsat på grundforløbet. Der har igen i år været stort optag i august 2012, og indførelsen af løbende optag har øget tilgangen. Derudover er der p.t. en tendens til at et større antal elever forlænger uddannelsen. Samlet set forventes en aktivitet på ca. 200 årselever på GF, og dermed ca. 37 % mere end oprindeligt budgetteret. På Social- og sundhedsassistentuddannelsen er der uændret aktivitet på trin 1 og 2, dog med lidt færre elever på trin 1 end oprindeligt budgetlagt. Den pædagogiske assistentuddannelse holder niveauet, dog er der sket en ændring i vægtningen mellem ordinære elever og GVU-elever, da der er meget få GVU-elever ved udgangen af AMU-området repræsenterer en mindre aktivitet end budgetteret, og det forventes at der for året som helhed vil være lavere aktivitet end tidligere år. Vurderet samlet, så holder Hoveduddannelserne niveauet som budgetteret. Omkostningssiden Der er foretaget en række investeringer i forbindelse med fjernundervisningsprojektet. I de første 3 kvartaler har de kunnet holdes inden for budgettet, hvorimod der forventes ekstra omkostninger i 4. kvartal. Ved færdiggørelsen af renoveringen af Bjerggade 2 har der i vedligeholdelsesbudgettet været midler til ekstra arbejder, såsom maler- og tømrerarbejder, således at bygningen fremstår fuldt vedligeholdt. Det må påregnes at der i indeværende år afholdes omkostninger til udskiftning af møbler i kantine og andre væsentligste elevområder. (Bilag 1) 3.2. Budget 2013 med overslagsår Fremsendelse af nyt udkast budget 2013 på aktuelt kendte forudsætninger. For at give et billede på konsekvensen af takstudviklingen er der udarbejdet budget på overslagsårene ud fra følgende forudsætninger: Lønudgifterne er fastsat ud fra lønsimuleringer for januar 2013, og er dermed en budgettering ud fra eksisterende stab af medarbejdere. Øvrige omkostninger er videreført på niveau Løn- og omkostningsfremskrivning for overslagsårene er sat til 2% om året 2

4 Årselever gennemgået igen for 2013, og fremskrevet for 2014 og 2015, ud fra planer og skøn om tilgang/frafald. Taxametrene er fremskrevet efter notat fra lederforeningen og PL-indeksreguleret ud fra kvalificeret skøn. Grundlagsårseleverne (bygningstaxameter og fællestaxametre) er fastsat ud fra samme PL-skøn. (Gælder også overslagsår) Med fremsendelse af 3-årigt budget ses nu konsekvensen af de længe varslede taxameterreduktioner. Endvidere er indarbejdet en forventet reduktion i antal årselever. Det skal bemærkes, at en reduktion i antal årselever naturligt vil betyde en budgettilpasning på såvel løn som øvrige omkostninger. Dette er ikke indarbejdet på nuværende tidspunkt. (Bilag 2) 3.3. Revideret regnskabsinstruks 2012 Der fremsendes revideret regnskabsinstruks til bestyrelsens godkendelse. Skolens regnskabsinstruks indeholder en beskrivelse af, hvorledes Social- og Sundhedsskolen Syd har tilrettelagt sine regnskabsopgaver, herunder oplysninger om ansvars- og kompetencefordelingen samt de regelsæt, der skal overholdes af medarbejderne i forbindelse med økonomiske dispositioner og udførelse af regnskabsopgaver. Disse regelsæt skal sikre en forsvarlig forvaltning af udgifter, indtægter, aktiver og passiver. Den p.t. gældende instruks er udarbejdet og godkendt 2007, og en lettere revision af instruksen har været påkrævet. Det drejer sig som udgangspunkt om konsekvensrettelser i forhold til skolens organisering, samarbejdsrelationer og ændrede retningslinjer via lov- og bekendtgørelsesændringer. (Bilag 3) Skriv her 4. Orientering ved direktøren 4.1. I forhold til 2011 har der på nuværende tidspunkt været 70 flere ansøgere til de samlede uddannelser incl. GVU (1954 i 2011 og 2024 i 2012). Fordelingen af ansøgere er dog væsentlig forhøjet til assistentuddannelsen (185 flere) og let forhøjet (26 flere) til GF sammenlignet med Der er nedgang i forhold til 2011 på ansøgninger til PAU (46 færre), hjælper (73 færre) og GVU (22 færre). Søgningen på efteruddannelse har været lav i 2012 se pkt for nærmere uddybning af tallene på efteruddannelsesområdet. (Bilag 4) 4.2. Arbejdstilsynets opfølgningsbesøg 3

5 Planen blev gennemgået og der blev slutteligt konkluderet, at der har været et godt fokus på såvel opgaveløsning som arbejdsmiljø. Der har været arbejdet seriøst med problemstillingerne og alle var vi enige om, det har været en god proces. Specielt den nye organisering af opgaverne og teamorganiseringen har givet ro og nedsat kompleksiteten hos den enkelte underviser. Endelig rapport skal afleveres til Arbejdstilsynet 1. april 4.3. Resultatlønskontrakt for øvrige ledere er udarbejdet, og der er i kontrakterne primært fokus på arbejdsmiljø og effektivisering 4.4. Hjemmesiden var nede den Skolen har bedt om og fået notat fra Seeems om årsag og fremtidig forebyggelse. Bestyrelsen kan få notatet, hvis det ønskes. Skriv her 5. Orientering ved formanden og øvrige bestyrelsesmedlemmer Skriv her 6. Orientering ved medarbejderrepræsentanter og elever Skriv her 4

6 7. Personaleforhold 7.1. På grund af den store tilgang af GF-elever er der pr ansat nye undervisere. Til to sundhedsfaglige stillinger modtog skolen 62 ansøgninger. Vi oplever flere kvalificerede ansøgere end tidligere, ligesom mange ud over en sundhedsfaglig baggrund har pædagogisk videreuddannelse Af- og tilgange (Bilag 5) 7.3. Der er ansat en journalist, hvis primære opgave er at opfange og formidle de gode historier. Journalisten indgår i den samlede PR-opgaveløsning (Bilag 6) 7.4. Projektet med undervisningsassistenter fungerer. Både elever og lærere benytter i stigende grad tilbuddet. Projektet fortsætter derfor til juli 2013 Skriv her Beslutning: 8. Uddannelserne 8.1. Der er lavet en miniundersøgelse på de to første afsluttede PAU-hold. (Se bilag 7) Hovedkonklusionen er, at kun fire ud af de 19 der havde svaret er i en fast fuldtidsstilling 10 måneder efter endt uddannelse De overordnede store streger i den reviderede uddannelse er færdige. Undervisningsplanens generelle og specifikke del er godkendt på LUU og der har været LUU medlemmer med i arbejdet. Lærerne ved at være færdige med en fælles fagbeskrivelse. En styregruppe har været primus motor i revisionen, men langt de fleste lærere har været involveret i arbejdsgrupper og har været meget optaget af det. Specialefag og ændrede eksamensformer bliver beskrevet først i det nye år. For at målrette valgfagsugen til den enkelte uddannelse placeres den ikke længere, så den inddrager flere uddannelser på en gang Sundhedsfremmestrategien har opfyldt planen for udmøntningen i indeværende år, når beskrivelsen/pjecen om skolens sundhedsfremme er færdigproduceret. En stor del af de sundhedsfremmende tiltag ligger i LL. Antallet af tilbud må nødvendigvis minimeres, da GF ikke deltager i LL i det nye år. 5

7 8.4. Projekter Skolen er partner i regionsprojektet syddanske talenter Formålet med projektet er at rekruttere elever, der har nogle bredere forudsætninger i forhold til aftagernes forventninger og krav, til social- og sundhedsuddannelserne i det syddanske område. Talenterne skal være med til at give arbejdsområdet et image-løft og styrke professionaliteten. Desuden er ønsket at styrke overgangen til de videregående uddannelser, der er en naturlig forlængelse af social- og sundhedsuddannelserne Skolen har indgået en samarbejdsaftale med de fire kommuner: et forpligtende samarbejde om satspulje til arbejde med rygning blandt udsatte unge implementering af en ny national model Indsatsområderne i Handlingsplaner for øget gennemførelse 2012 er i gang med at blive evalueret Sosu syd deltager i et projekt i tilknytning til den psykologbistand (NetopNU) skolen er en del af. Projektperioden er 3 år. Projektet tilbyder en række tilbud. Til eleverne: ugentlig åben psykolog rådgivning, gruppe terapi, gruppe aktiviteter, on- line kontakt med en psykolog. Til underviser og vejledere: supervision, opkvalificering og netværksarbejde. Skriv her 9. Efteruddannelse 9.1. Status på AMU aktivitet Ved afslutningen af 3. kvartal 2012 har Sosu Syd brugt 43 % af den tildelte EVE ramme, Efter 3. kvartal i 2011 havde Sosu Syd brugt 45 % af den tildelte EVE ramme. Aktivitet i tal for 1-3 kvartal: År Undervisni ngs-takst i mil Antal deltagere beskæftige Antal deltagere ledige , ,3 GVU årselever I hele året i 6

8 Aktiviteten i 4 kvartal bliver væsentlig mindre end 4. kvartal sidste år, primært på grund af den mindre PAU GVU aktivitet (13,3 årselever mindre der er ingen indberetning af GVU i 4. kvartal, derfor kender vi hele aktiviteten nu) herud over har jobcentrene udskudt alt AMU uddannelse for ledige, således at den kan komme under akutpakken i Samlet vil Sosu Syd kunne forvente en samlet nedgang i AMU aktivitet på lidt under 20 % og næsten en samlet halvering af GVU aktivitet. Personalemæssigt er kursus teamet nu 12 undervisere samme tidspunkt i 2011 var der 17 undervisere Den aktivitet skolen har haft, i forhold til LM globalisering midler, har ikke været AMU aktivitet, som det var i Sønderborg, derimod har vi udbudt trin1 uddannelsen og placeret kursisterne på ordinære hold, således at de har fået en hel uddannelse og afsluttet uddannelsen i juni Akutpakken I 2013 udbyder Sosu Syd før- uddannelses forløb til ledige, der har ret til uddannelse for at bevare forsørgelsen, dette i samarbejde med de 4 jobcentre. Udfordringen her er, at de først har retten den dag de falder for dagpengeretten og retten bortfalder efter 8 uger, hvis de ikke er kommet i gang, derfor arbejdes der på en modulopbygget aktivitet. Forløbene bliver en rekruttering til og kvalificering af, ansøgere til trin 1 og trin Ungepakke Der er afsat penge i den nye ungepakke til brobygning. Brobygningen er for unge årige som er ufaglærte og/eller ledige. Sosu Syd ansøger om andel af puljen, sammen med de øvrige uddannelsesinstitutioner i Aabenraa, Haderslev og Sønderborg. Formålet er at udvikle og etablere indslusningsforløb/brobygning for målgruppen. I Tønder er der aftalt at søge midler til videre førelse af et projekt der slutter i Skriv her Beslutning: 7

9 10. Institutionen Da der er flere nye tiltag, nye uddannelsestilbud og lovmæssige krav om brobygning m.m. ses der pt. på opgavefordelingen i ledelsen. Der er etableret samarbejde med ekstern konsulent med henblik på at få opbygget en mere fleksibel ledelsesstruktur. Målet er at ledelsesstrukturen er gearet til de konstante forandringer der kommer samtidig med at der sikres kvalitet i opgaveløsningen. Der arbejdes med uændrede ledelsesressourcer jf. nuværende organisationsdiagram. (Bilag 10) Arbejdet med effektivisering er i fuld gang. I samarbejde med Deloitte iværksættes et effektiviserings-projekt 1. kvartal 2013 i administrationen. Projektet afgrænses til de elevadministrative opgaver - og hele sagsgangen forbundet hermed. Formålet med forløbet er at optimere sagsbehandlingen, således at der frigives tid til varetagelse af nye opgaver, samt at kulturen og samarbejdet i elevadministrationen videreudvikles. På områder som indkøb, projektstyring, evaluering og kompetencestyring er der sat gang i en øget effektivisering Bygningsvedligeholdelse. Jfr. samarbejdsaftale med COWI udarbejdes årligt vedligeholdelsesplan for de kommende 10 år, og planen ajourføres 4. kvartal hvert år. Planen anvendes som såvel budget- som planlægningsværktøj for de tekniske servicemedarbejdere. Der har netop været gennemgang af bygningerne med bygningssagkyndig fra COWI, og ajourført vedligeholdelsesplan forventes fremsendt primo december. Vedlagte bilag er senest udarbejdede oversigt på samlet budgetniveau, hvorved gives et billede af de forventede vedligeholdelsesomkostninger de kommende 10 år. (Bilag 8) Nyeste oversigt eftersendes, såfremt den modtages inden bestyrelsens møde I forbindelse med årlig gennemgang af bygninger og ajourføring af vedligeholdelsesplan i samarbejde med COWI, er det udarbejdet et notat omkring levetid på pavillonen. Notatet angiver, at pavillonen er i en relativ god stand, og at den største omkostning de kommende ti år vil være en eventuel udskiftning af ventilationsanlægget. Dette beløber sig til ca. 0,5 mio. kr. I overslagsberegningen fra COWI er der ikke taget højde for alle følgeomkostninger ved midlertidig genhusning af 5 klasselokaler i en eventuel byggeperiode. (Bilag 9) Anbefalingen fra COWI er følgende: Ud fra en rent økonomisk betragtning kan det ikke anbefales at opføre en ny bygning som erstatning for den gamle nu. Som et økonomisk alternativ kan man vælge at skære ned på vedligeholdet til et minimum de næste 10 år og derefter opføre en ny bygning. Skriv her Beslutning: 8

10 11. Bestyrelsesarbejdet I henhold til årsplanen skal bestyrelsens arbejde evalueres Rammer for næste års møder Der er valg næste år, og der skal udpeges nye bestyrelsesmedlemmer. Se kapitel 2 i vedtægterne. Alle er på valg. Af de udpegede kan kun Jørgen fortsætte. Vibeke kan ikke genopstille. Hvilke kompetencer ønskes ved udpegningen? Formandsskabet ønsker en drøftelse af arbejdet nu og i fremtiden Skriv her 12. Kommunikation af bestyrelsens beslutninger Skriv her Beslutning: 13. Eventuelt Skriv her 9

11 14. Næste møde Afholdes den 18. januar 10

12

13

14

15

16

17

18

19

20 Regnskabsinstruks for

21 Indhold 1. Regnskabsmæssig organisering og principper Organisatorisk opdeling og tilhørsforhold Generelt om opgaver Regnskabsmæssige principper Edb-anvendelse 9 2. Skolens regnskabsopgaver Forvaltning af udgifter Forvaltning af indtægter Regnskabsmæssig registrering Lønadministration lønbogholderi Betalingsforretninger og likvide beholdninger Kontrol med værdipost Aflæggelse af regnskaber og årsrapport Opbevaring af regnskabsmateriale Forvaltning af varebeholdninger Værdipapirforvaltning Udlånsforvaltning Forvaltning af andre væsentlige aktiver Legatforvaltning Forvaltning af andres aktiver eller passiver Anlægsaktiver Andre regnskabsopgaver Skolens anvendelse af Navision Stat Generelt Samspil mellem Navision Stat og andre edb-systemer E-fakturering Valg af systemløsning Ansvarsfordeling mellem Økonomistyrelsen og skolen IT-driftscenterløsninger 34 Bilagsfortegnelse: Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Bilag 4: Bilag 5: Bilag 6: Bilag 7: Bilag 8: Bilag 9: Bilag 10: Bilag 11: Bilag 12: Bilag 13: Kopi af skolens vedtægter Oversigt over organisation Oversigt over aftaler, samarbejdsaftaler, brugervejledninger, m.v. Vejledning og skemaer til overgivelse af restante fordringer til Skat Attestationsbemyndigelser fordelt på funktionsbetegnelser Oversigt over disponeringsberettigede fordelt på funktionsbetegnelser Oversigt over medarbejdere, hvortil skolen har udstedt betalingskort Oversigt over medarbejdere fordelt på brugerrettigheder, herunder adgang til (KMD, Silkeborg Data, Business Online) Retningslinier og arbejdsgange i forbindelse med registrering af forpligtelser Retningslinier og arbejdsgange i forbindelse med afvikling af betalinger via skolens kasse Oversigt over skolens interne forretningsgange. Kundeaftale Danske Netbank Erhverv Samarbejdsaftale om Driftsfællesskabet IT Center Fyn Regnskabsinstruks version af 34

22 Forord Denne regnskabsinstruks med tilhørende bilag er udarbejdet i overensstemmelse med Finansministeriets bekendtgørelse nr. 70 af 27. januar 2011 om statens regnskabsvæsen m.v. Instruksen og bilagene indeholder en beskrivelse af Social- og Sundhedsskolens Syd formål, regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelsen af regnskabsopgaver, herunder oplysning om ansvars- og kompetencefordelingen og de regelsæt, der skal følges af skolens medarbejdere ved udførelsen af opgaverne. Instruksen og bilagene er fordelt til de medarbejdere, der deltager i det daglige arbejde med skolens økonomiopgaver. Instruksen og bilagene vedligeholdes og ajourføres løbende. Instruksen er indsendt til Ministeriet for Børn og Undervisning efter gældende regler samt til Rigsrevisionen til orientering. Bilagene til instruksen er ikke omfattet af indsendelsespligten til Ministeriet for Børn og Undervisning og Rigsrevisionen. Regnskabsinstruksen og de dertil hørende bilag er gyldig fra d. 1. december Den Den Joan Jessen Direktør Ebbe Lilliendal Best. formand Regnskabsinstruks version af 34

23 Formål Social- og Sundhedsskolen Syd er en selvejende institution, der er godkendt af Ministeriet for Børn og Undervisning i henhold til: Bekendtgørelse nr. 878 af 8. august 2011 af lov om institutioner for erhvervsrettet uddannelse Skolen modtager tilskud i henhold til: Bekendtgørelse nr. 638 af 3. juli 2003 om tilskud m.v. ved selvejende institutioner for erhvervsrettet uddannelse m.v. med senere ændringer. Skolens ledelse og virke er fastsat i de af Ministeriet for Børn og Undervisning godkendte vedtægter, jf. bilag 1. Det overordnede formål er ifølge vedtægterne I overensstemmelse med udbudsgodkendelser og lovgivningen at udbyde grundlæggende social- og sundhedsuddannelser Skolen kan i tilknytning til de grundlæggende social- og sundhedsuddannelser gennemføre indtægtsdækket virksomhed i overensstemmelse med budgetvejledningens regler herom. Organisation Social- og Sundhedsskolen Syd er beliggende Bjergparken, Bjerggade 4M, 6200 Aabenraa Samlet set kan skolens regnskabs-/ lønopgaver organiseres på følgende måder: A. Regnskabs- / lønopgaver som skolen selv udfører B. Regnskab- / lønopgaver som udføres af anden institution/ driftsfællesskab/driftscenter på skolens vegne A) Regnskabs-/lønopgaver, som skolen selv udfører, er generelt beskrevet i instruksen. B) Regnskabs-/lønopgaver som udføres af anden institution/driftsfællesskab/driftscenter på Social- og Sundhedsskolens Syd s vegne: Social- og Sundhedsskolen Syd har indgået rammekontrakt med Silkeborg Data om brugsret til lønsystem og tilkøb af lønadministration. Silkeborg Data varetager dermed den lønadministration, der ligger udover lønmedarbejderens funktioner. Social- og Sundhedsskolen Syd er pr. 1. januar 2009 indgået i driftssamarbejde med IT-Center Fyn omkring skolens samlede serverdrift. Bilag 2 viser en oversigt over skolens samlede organisationsstruktur. Regnskabsinstruks version af 34

24 1. Regnskabsmæssig organisering og principper 1.1 Organisatorisk opdeling og tilhørsforhold Skolens øverste myndighed er bestyrelsen, som vælges i overensstemmelse med skolens vedtægter, jf. bilag 1. Bestyrelsen fastlægger de nærmere retningslinjer for den samlede regnskabsvirksomhed samt godkender budget og årsrapport. Bestyrelsen er over for undervisningsministeren ansvarlig for skolens forvaltning af regnskabsopgaver, herunder statslige tilskud. Bestyrelsen har fastlagt de nærmere retningslinjer for direktørens virksomhed. De opgaver bestyrelsen har bemyndiget direktøren til at udøve, vil fremgå af skolens forretningsorden. Direktør udøver sine funktioner under hensyntagen til lovgivningen og øvrige retningslinjer. I direktørens fravær varetages direktørens funktioner af stedfortræderen. Skolens administrative og regnskabsmæssige ansvar varetages af direktøren. Direktøren er blandt andet ansvarlig for regnskabsopgavernes organisering og gennemførelse i skolen. Under direktøren varetager økonomifunktionen personaleadministrative og regnskabsmæssige opgaver. Fordelingen af personaleadministrative og regnskabsopgaver i organisationen har følgende struktur: Økonomi- og adm. chef tilrettelægger og leder arbejdet i økonomifunktionen og varetager herunder opgaver som budgetlægning og regnskabsrapportering. Regnskabsmedarbejder 1 varetager registreringer opdelt på finans- og debitorbogholderi og kreditor og finans. Regnskabsmedarbejder 2 varetager registreringer i kreditorbogholderi og anlægsbogholderi Regnskabsmedarbejder 3 varetager registreringer af tjenesterejser Regnskabsmedarbejder 2 har ansvar for frigivelse af registreringer i finansbogholderi. Økonomi- og adm. chef og regnskabsmedarbejder 3 har ansvaret for frigivelse af registreringer i kreditorbogholderi. Regnskabsmedarbejder 1 har ansvaret for skolens pengeinstitutkonti og betalingsformidling Lønmedarbejder har ansvaret for lønregistreringer m.v. Økonomifunktionen har ansvaret for kontrol og opkrævning af tilskud fra Ministeriet for Børn og Undervisning. Elevadministrationen har ansvaret for, at de oplysninger i det studieadministrative system, som ligger til grund for det kvartalsvise udtræk er korrekte. Regnskabsinstruks version af 34

25 Økonomifunktionen varetager kontraktudarbejdelse ved kommuners eller jobcentres køb af uddannelse. Økonomifunktionen beregner årligt takstkatalog hertil ligesom økonomifunktionen udarbejder og opkræver den kvartalsvise opgørelse til kommuners eller jobcentres køb af uddannelse. Økonomifunktionen varetager den kvartalsvise momsafregning. Med hensyn til IT-funktionens ansvarsområde og organisering henvises til Kapitel 3. Alle medarbejdere i Økonomifunktionen har regnskabsmedarbejderprofilen, der vil derfor i denne instruks blive henvist til regnskabsmedarbejder 1, 2 og 3. Desuden er der i Navision Stat opbygget en prokura, der forhindrer én person i at foretage en udbetaling på skolens vegne. I tilfælde af fravær varetages ovennævnte funktioner af en af økonomi- og adm. chefen udpeget stedfortræder. Skolens årsrapport revideres af den af bestyrelsen valgte statsautoriserede revisor. Skolens årsrapport revideres ligeledes af Rigsrevisionen. Skolen er registreringspligtig i henhold til merværdiafgiftsloven (momsloven) under CVR-nr og er indeholdelsespligtig i henhold til kildeskatteloven under CVR-nr Skolen er herudover registreret ved følgende numre: CVR-nr.: Institutionsnummer (skolekode) til registrering i Danmarks Statistik: Bogføringskreds: Løngruppenr.: 5B SKB-konti i Danske Bank for modtagelse af tilskud samt betalingsformidling (NEM-konto): FF3 Finansieringskonto SKB Udbetaling SKB Indbetaling SKB Lønudbetalingskonto SKB KUB Sumkonto Økonomi- og adm. chefen er ansvarlig for udarbejdelse og løbende ajourføring af denne regnskabsinstruks. 1.2 Generelt om opgaver Som selvejende institution udføres tilskudsfinansierede aktiviteter og indtægtsdækket virksomhed. Følgende uddannelser er tilskudsfinansieret af Ministeriet for Børn og Undervisning: Grundforløb Sundhed, omsorg og pædagogik Regnskabsinstruks version af 34

26 Social- og Sundhedsassistentuddannelsen, trin 1 og 2 Arbejdsmarkedsuddannelser og åbne uddannelser henhørende under EVE-aktivitet Brobygnings- og introduktionskurser Pædagogisk assistent Skolen modtager tilskudsbetaling delvist som forskud og delvist på baggrund af faktisk aktivitet. Udover den ordinære aktivitet driver skolen et mindre antal indtægtsdækkede aktiviteter, som udelukkende er deltagerbetalt. Det drejer sig om kurser, som skolen løbende udvikler i tæt samarbejde med praksis. Opkrævning herfor udsendes umiddelbart efter kursets afslutning. Oplysninger om skolens forvaltning af de regnskabsmæssige opgaver: Social- og sundhedsskolen Syd foretager ikke regnskabsmæssig registrering for andre institutioner. I sjældne tilfælde foretages tvær-institutionel regnskabsmæssig registrering ved projektsamarbejder m.v. Social- og Sundhedsskolen Syd har indgået rammeaftale med Silkeborg Data om kørsel af skolens lønudbetaling. Social- og Sundhedsskolen Syd har indgået samarbejdsaftale med IT-Center Fyn om samlet serverdrift Social- og Sundhedsskolen Syd råder ikke over aktiver og passiver, som ikke er egne midler. Social- og Sundhedsskolen Syd er registreringspligtig i henhold til merværdiafgiftsloven, og er selvstændig indeholdelsespligtig i henhold til kildeskatteloven Social- og Sundhedsskolen Syd låner og udlåner personale i forbindelse med en gensidig censoraftale mellem skolerne i Region Syddanmark. Social- og Sundhedsskolen Syd udfører indtægtsdækket virksomhed, tilskudsfinansierende aktiviteter og andre former for indtægtsfinansierede aktiviteter, jfr beskrivelse i nærværende instruks. Social- og Sundhedsskolen Syd opkræver ikke rykkergebyrer ved rykkerskrivelse til debitorer. 1.3 Regnskabsmæssige principper Skolens regnskabsmæssige formål, principper og forpligtelser afspejles dels af, at skolen som en selvstændig juridisk enhed har egne behov for regnskabsoplysninger, og dels af generelle regnskabsmæssige forpligtelser i forhold til Ministeriet for Børn og Undervisning. Skolen er som udgangspunkt underlagt de statslige regnskabsregler, hvilket blandt andet omfatter: Lov nr. 131 af 28. marts 1984 om statens regnskabsvæsen m.v. Finansministeriets bekendtgørelse nr. 70 af 27. januar 2011 om statens regnskabsvæsen m.v. Moderniseringsstyrelsens vejledning af 15.januar 2008 om udarbejdelse af regnskabsinstrukser Regnskabsinstruks version af 34

27 Finansministeriets budgetvejledning Brugervejledninger m.v. (KMD, UNI-C, Silkeborg Data) Relevante dele af Økonomisk Administrativ Vejledning (ØAV) fra Økonomistyrelsen Bekendtgørelse nr. 638 af 3.juli 2003 om tilskudsudbetaling m.v. til institutioner for erhvervrettet uddannelse m.v. inkl. senere ændringer. Bekendtgørelse nr af 12. december 2008 om revision og tilskudskontrol m.m. ved institutioner for erhvervsrettede uddannelser. Bekendtgørelse nr af. 21. december 2010 om anvendelse af statens regnskabsvæsen m.v. for uddannelsesinstitutioner på Undervisningsministeriets ressortområde Ministeriet for Børn og Undervisnings øvrige regler om regnskabsvæsenets tilrettelæggelse, tilskudsadministration, edb-anvendelse m.v. for de omfattede institutioner. 1.4 Edb-anvendelse Skolens edb-anvendelse er beskrevet i kapitel III og mere detaljeret beskrevet i diverse systembeskrivelser, brugervejledninger, forretningsgange, sikkerhedsinstrukser m.v. Skolen anvender Navision Stat opsat til selveje som lokalt økonomisystem. Pr. 1. januar 2010 anvendes EASY-A som studieadministrativt system. Skolen anvender Silkeborg Data som lønsystem til registrering og beregning af løn til skolens ansatte. Skolen anvender SKB og Nemkonto via Danske Bank til frigivelse og afvikling af betalinger til skolens kreditorer, herunder også lønkreditorer. Ovennævnte systemanvendelse er aftalt mellem skolen/ministeriet for Børn og Undervisning/ Økonomistyrelsen i forbindelse med overgang fra skole i amtsligt regi til statsligt selveje. Kort beskrivelse af Navision Stat Navision Stat er en videreudvikling af standardøkonomisystemet Navision Financials til brug i den statslige økonomistyring. Navision Stat er en windows-baseret standardapplikation med grafisk brugergrænseflade, som rummer følgende moduler: Finans, Salg, Marketing, Køb, Lager, Ressourcer, Sager, Anlæg og Personale. Tilpasningen af systemet til den statslige økonomistyring har bl.a. omfattet: Udvikling af en multidimensionel kontoplan Maskinel funktionsadskillelse mellem kasserer- og bogholderregistreringsopgaver Udvikling af modulet Personale til at omfatte relevante personaledata fra Silkeborg Data lønsystem. Udvikling af replikeringsfunktion der muliggør, at koncerntabeller samt løntransaktioner og personaledata replikeres (kopieres) til skolens system. For en generel systemmæssig beskrivelse af Navision Stat, herunder systemdokumentation, samspil med andre systemer, mv. henvises til Moderniseringsstyrelsens vejledninger Regnskabsinstruks version af 34

28 Skolens anvendelse af arts- og formålskontoplan Skolen anvender Statens Kontoplan som artskontoplan og Ministeriet for Børn og Undervisnings Formålskontoplan som formålskontoplan. Arts- og formålskontoplan udmeldes til institutionerne via Moderniseringsstyrelsens DataUdvekslingsPunkt (ØDUP), som er et system til kommunikation mellem Økonomistyrelsen og institutioner. Statens Kontoplan samt konteringsvejledning findes på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside: Regnskabsinstruks version af 34

29 2. Skolens regnskabsopgaver Social- og Sundhedsskolen Syd's overordnede regnskabsopgaver omfatter: Registrering af skolens udgifter og indtægter Kontrol og afstemning af registreringer Regnskabsmæssig forvaltning af aktiver og passiver Udarbejdelse af årsregnskaber. I det følgende foretages en mere detaljeret gennemgang af de forskellige typer af regnskabsopgaver, der varetages af skolen. I bilag 11 er medtaget en oversigt over skolens interne forretningsgange. 2.1 Forvaltning af udgifter Forvaltningen af udgifter omfatter dels disponering af udgifter dvs. indgåelse af forpligtelser m.v., der medfører eller kan medføre udgifter for organisationen, dels godkendelse af udgiftsbilag. Kreditorstamdata opbevares i Navision Stats kreditortabeller. Adgang til at læse, oprette, ændre og slette stamdata i Navision Stats kreditortabeller styres via brugerprofilerne i Navision Stat. Brugerprofilerne kan alene ændres af Superbrugerprofil. Det er kun medarbejdere i Økonomifunktionen samt økonomi- og adm. chef der har adgang til at oprette, ændre og slette stamdata i Navision Stat, så der er ikke mulighed for uautoriserede personer for at ændre stamdata i kreditortabellerne. Disponering Disponering med bindende virkning for skolen kan alene foretages af direktøren eller af de medarbejdere, som direktøren har bemyndiget hertil. I bilag 6 indgår en oversigt over, hvilke medarbejdere der kan disponere med bindende virkning for skolen. Af disponeringsområder skal fremhæves: Skolens bestyrelse ansætter og afskediger direktøren. Ansættelse og afskedigelse af skolens øvrige ledelse samt fastansættelse og afskedigelse af øvrige medarbejdere foretages af direktøren eller af den medarbejder, som direktøren har bemyndiget hertil Aflønning sker i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og de respektive overenskomstområder. Lønmedarbejderen er ansvarlig for at kontrollere, at de omfattede bilagsoplysninger er korrekte ifølge personaleakter eller anden grunddokumentation Direktøren eller de medarbejdere, som direktøren har bemyndiget hertil, kan træffe beslutning om ydelse af varige vederlag og særlige ydelser efter gældende regler. Lønmedarbejderen kontrollerer og afstemmer bilagene med foreliggende beslutninger om afholdelse af sådanne udgifter Regnskabsinstruks version af 34

30 Direktøren eller de medarbejdere, som direktøren har bemyndiget hertil, kan disponere i forbindelse med iværksættelse af overarbejde/merarbejde og tjenesterejser. Lønmedarbejder og/eller budgetmedarbejder kontrollerer og afstemmer bilagene på grundlag af attesterede underbilag, såsom timeregistreringer eller andre kontrolnoteringer Indgåelse af aftaler om køb af varer, materiel, tjenesteydelser og værdipapirer, der medfører eller kan medføre udgifter for skolen foretages af direktøren eller af de medarbejdere, som direktøren har bemyndiget hertil. Aftalerne indgås i overensstemmelse med skolens vedtægter og eventuelle bestemmelser i de respektive institutionslove. De disponeringsberettigede medarbejdere har ansvaret for at kontrollere bilagenes materielle og økonomiske indhold Direktøren eller de medarbejdere, som direktøren har bemyndiget hertil, kan afholde udgifter til repræsentation og møder. Bilagene skal være påført oplysning om anledning og deltagere Tilsagn om tjenesterejser kan gives af direktøren eller af de medarbejdere, som direktøren har bemyndiget hertil. Regnskabsmedarbejder 3 afstemmer bilag med oplysninger om udbetalte rejseforskud, afrejse- og ankomsttider, afholdte udgifter ifølge dokumentation samt oplysninger til brug ved fastsættelse af dagpengesats og eventuelle andre oplysninger, der har betydning for afregningen. Endvidere påses, at bilagene er underskrevet af de pågældende medarbejdere, samt at afregning finder sted inden for de fastsatte frister. Regnskabsmedarbejder 3 sikrer, at alle bilag forsynes med en attesteret godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til regnskabsmæssig registrering og betaling Direktøren eller de medarbejdere, som direktøren har bemyndiget hertil, kan træffe beslutning om indgåelse af kontrakter, herunder rammekontrakter med leverandører om indkøb (eksklusive huslejekontrakter) Køb og salg af bygninger og arealer samt indgåelse og opsigelse af huslejekontrakter varetages af Bestyrelsen eller en af bestyrelsen bemyndiget person. Godkendelse af udgiftsbilag De disponeringsberettigede eller disses stedfortrædere kontrollerer og godkender, at bilaget indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for en korrekt registrering omfattende såvel materielle, som økonomiske forhold. Godkendelse af eksterne bilag Udgifter vedrørende køb af varer, materiel, tjenesterejser mv. dokumenteres i form af regninger, fakturaer osv. fra leverandørerne. Regninger fremsendes elektronisk til skolen, hvorefter den udskrives og behandles manuelt efter følgende forretningsgang: Regnskabsinstruks version af 34

31 Fakturaer modtages hos Regnskabsmedarbejder 2 på skolen, der sikrer at leverandører er E-handelsklar Faktura videreformidles til godkendelse af vare- eller ydelsesmodtager. Faktura returneres til Regnskabsmedarbejder 2, der sikrer at disponeringsberettiget har godkendt bilaget Faktura bogføres af Regnskabsmedarbejder 2 med påføring af relevant kontostreng Faktura godkendes til betaling af en medarbejder med prokura godkender 1. En medarbejder med prokura godkender 2 foretager stikprøver, godkender og sender fakturaerne til betaling Regnskabsmedarbejder 1 bogfører betalingen. Direktør påtegner udbetalingsjournaler efter ovenstående forretningsgang. Udgifter vedrørende køb af varer, materiel, tjenesteydelser m.v. dokumenteres i form af fakturaer m.v. (bilag) fra leverandørerne. Ved godkendelsen af bilagenes materielle og økonomiske indhold føres kontrol med: Vare/ ydelsesmodtager: At de i bilagene nævnte leverancer/ tjenesteydelser er leveret At leverancer/tjenesteydelser svarer til de afgivne bestillinger, for så vidt angår mængde, kvalitet, pris og leveringsfrister Økonomifunktionen Attesterede bilag konteres i overensstemmelse med kontoplan Godkendelse af interne bilag Enkelte udgifter dokumenteres ved internt udarbejdede bilag, opgørelser, beregninger mv. Bilag skal underskrives og dateres af de medarbejdere, der har udfærdiget bilagene. Alle bilag forsynes med dateret godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling. Udgiftsbilag vedrørende ydelser til medarbejdere skal altid godkendes af en overordnet medarbejder, der har bemyndigelse hertil. Godkendelse af øvrige bilag foretages af de dispositionsberettigede medarbejdere eller deres stedfortræder. Direktørens egne bilag forudsættes ligeledes godkendt af en dertil bemyndiget medarbejder. Regnskabsinstruks version af 34

32 Godkendelse af udgiftsbilag generelt Den medarbejder, der foretager godkendelse skal sikre sig, at udgiften er fyldestgørende dokumenteret. Ved godkendelse skal man sikre sig, at det tydeligt fremgår, hvem udbetalingen er til, hvad der skal udbetales, og hvornår udbetalingen skal ske. Direktøren kan godkende egne bilag. Såfremt det samlede beløb overstiger ,- årligt, eller en enkel disponering overstiger ,- skal det efterfølgende forelægges Formandskabet. Til dette formål, er der i dimensionskontoplanen i Navision Stat oprettet dimension specifikt til direktørens bilag. Skolens institutionskasse fungerer, som hovedregel, ikke til udbetalingsformål i forbindelse med medarbejderes udlæg. På baggrund af bilag overføres i videst muligt omfang til NemKonto. I forbindelse med tjenesterejser behandles afregninger via Silkeborg Data, hvormed indberetningspligten overholdes overfor Skat. Den regnskabsmæssige registrering og procedure ved betalingen af udgifterne omtales senere i instruksen. En oversigt over disponeringsberettigede fordelt på funktionsbetegnelser er medtaget i bilag 6. Øvrige forhold Registrering foretages i øvrigt under hensyntagen til følgende regler: Udgifter og indtægter hidrørende fra levering af varer og tjenesteydelser til eller fra skolen registreres, når levering har fundet sted. I tilfælde, hvor udgifter og indtægter ikke hidrører fra levering af varer og tjenesteydelser, sker registrering, så snart beløbet kan opgøres og senest på betalingstidspunktet. Inden afsluttende regnskabsaflæggelse foretages periodisering/registrering af udgifter og indtægter vedrørende gammelt kalenderår, såfremt levering af en vare eller tjenesteydelse til eller fra skolen har fundet sted, eller anden fordring eller tilgodehavende er opstået inden kalenderårets udløb. Såfremt størrelsen af et betydeligt krav mod skolen ikke kan opgøres endeligt inden afsluttende regnskabsaflæggelse, foretages registreringen på en udgiftskonto i regnskabet for det pågældende kalenderår på grundlag af et skøn, hvorefter korrektion af beløbet foretages i det kalenderår, hvor kravet kan opgøres endeligt. Ud- og indbetalinger, der ikke straks kan henføres til en udgifts- eller indtægtskonto, registreres på en beholdningskonto, indtil endelig registrering kan finde sted. Værdiregulering Skolen foretager værdiregulering af aktiver i henhold til Ministeriet for Børn og Undervisnings regler i Bekendtgørelse om regnskab for institutioner for erhvervsrettede uddannelser nr af 13. december Regnskabsinstruks version af 34

33 Feriepengeforpligtelser og over-/merarbejde Feriepengeforpligtelsen registreres løbende via lønsystemet i Navision Stat. Over- og merarbejde opgøres løbende og registreres i Navision Stat ved årsregnskabets afslutning. jf. bilag Forvaltning af indtægter Skolens forvaltning af indtægter omfatter disponering, regningsudskrivning, godkendelse af indtægtsbilag samt debitorforvaltning. Debitorstamdata opbevares i Navision Stats debitortabeller. Adgang til at læse, oprette, ændre og slette stamdata i Navision Stats debitortabeller styres via brugerprofilerne i Navision Stat. Disponering Indtægtsdisponeringen sker i overensstemmelse med de materielle og beløbsmæssige forudsætninger, hvorunder tilskud er givet. Ved disponering forstås indgåelse af aftaler mv., der medfører eller kan medføre indtægter for skolen, eller for områder, som skolen administrerer. Fakturering og godkendelse af indtægtsbilag Enhver indtægt dokumenteres ved et indtægtsbilag enten i form af en faktura udarbejdet i skolen eller i form af en indtægtsanvisning til skolen, eks. via Ministeriet for Børn og Undervisnings institutionsportal. Konteringen finder sted i forbindelse med den regnskabsmæssige registrering i debitor-modulet i Navision Stat. Udarbejdelse af regninger Fremskaffelse af grundlaget for udskrivning af regninger/opkrævninger og regningsudskrivningen påhviler Økonomifunktionen som en del af sagsbehandlingen, hvorefter der udarbejdes regninger i Navision Stat. I de pågældende systemer er indbygget de nødvendige maskinelle kontroller. På grundlag af disse registreringer udskrives automatisk opkrævninger fra systemerne. Samtidig dannes posteringsgrundlag for den regnskabsmæssige registrering. Godkendelse af indtægtsbilag Alle indtægter skal kunne dokumenteres. Dokumentation skal medfølge posteringsordren, eller det skal af ordren fremgå, hvor dokumentation beror. Godkendelse af indtægtsbilag, der modtages fra eksterne samarbejdsparter, omfatter kontrol med bilagenes materielle og økonomiske indhold. Efterregning og kontering af bilag foretages af de respektive områder. Debitorforvaltning Ved varetagelse af skolens debitorforvaltning iagttages, at forhold, der påregnes at medføre debitorindbetalinger, dokumenteres så tidligt som muligt og rapporteres hurtigst muligt til økonomifunktionen. Regnskabsinstruks version af 34

34 Skolens vigtigste indtægtsarter er følgende: Tilskud fra staten i henhold til tilskudsbekendtgørelse 638 af 3. juli 2003 Tilskudsfinansierede aktiviteter (Eks. AMU) Kommuners og jobcentres køb af individuelle pladser på de ordinære uddannelser Indtægtsdækket virksomhed Retningslinjer for fastsættelse af takster og priser Skolens fastsættelse af priser og takster for indtægtsdækket virksomhed m.v. er som udgangspunkt beregnet i overensstemmelse med reglerne i Finansministeriets budgetvejledning. Fastsættelse af takster og priser, der ikke er fastsat ud fra love og bestemmelser, dækker de faktiske udgifter samt dækningsbidrag. Takster og priser fastlægges ud fra følgende retningslinjer: En oversigt over beregningsgrundlaget: Regnskabsinstruks version lønomkostninger underviser + lønomkostninger andel ledelse + lønomkostninger andel sekretærbistand + øvrige udgifter (materialer m.v.) + dækningsbidrag Skolen kan i særlige tilfælde vælge at gennemføre kursus med et mindre underskud, såfremt det samlet set vurderes hensigtsmæssigt for udvikling af et uddannelsesområde. Kreditgivningspolitik Skolen yder normalt ikke kredit på solgte materialer eller ydelser. I særlige tilfælde af salg på kredit udvises særlig omhyggelighed, og salg foretages alene til købere, som er skolen bekendt, eller efter en forudgående vurdering af købers kreditværdighed. Dokumentation af salg på kredit udfærdiges i form af følgesedler, salgsfakturaer, erstatningsdokumenter, kopier af breve m.v. Eventuel udlevering af varer, dokumenter m.v. på kredit foretages alene mod kvittering. Skolens debitorer er primært offentlige instanser, og skolen har tillid til kreditværdigheden uanset beløbets størrelse. Salg til private personer eller virksomheder under ,- kræver ikke forudgående godkendelse. Fordringer over kræver forudgående godkendelse af direktør eller dennes stedfortræder. Betalingsfrist udgør normalt 14 dage eller i henhold til gældende aftaler 16 af 34

35 Beløbet opkræves gennem udsendelse af faktura bilagt indbetalingskort eller kontooplysninger Betalingsterminer fastsættes af skolen på fakturaer, kontrakter, aftaler m.v. Kredit kan ikke ydes på de områder, hvor tildeling af tilskud helt eller delvist forudsætter deltagerbetaling m.v. Retningslinjer for restante fordringer Såfremt skolen bliver opmærksom på, at debitor har standset sine betalinger, anmeldes fordringen over for skifteretten. Såfremt debitor ikke indbetaler det skyldige beløb rettidigt, iværksættes en rykkerprocedure. Indbetales det skyldige beløb ikke i forbindelse med rykkerproceduren, anses fordringen for at være i restance. Fordringen overdrages til Skat og afskrives. (Bilag 4). Der køres rykkerkørsel 1 gang månedligt. Ved 3. rykkerkørsel overgår fordringen til Skat. Ved afskrevne fordringer indhentes med passende mellemrum og inden forældelsesfristens udløb oplysninger om debitors økonomi med henblik på eventuel genoptagelse af inddrivelsen. Dette gælder dog ikke, såfremt fordringen afskrives som følge af konkurs, tvangsakkord eller lignende, eller hvis det må anses for åbenbart formålsløst og forbundet med uforholdsmæssige store omkostninger. Ansvars- og kompetencefordelingen I det følgende redegøres for, hvilke medarbejdere der er ansvarlige for skolens indtægtsforvaltning. Disponeringen af indtægter Disponering, dvs. indgåelse af aftaler, der medfører eller kan medføre indtægter for skolen, foretages af direktøren eller af de medarbejdere, som direktøren har bemyndiget hertil. Tilskud Godkendelse og kontrol af modtagne tilskud, herunder kontrol med tilskudsopgørelsernes/indtægtsbilagenes materielle og økonomiske indhold samt efterregning og kontering heraf, varetages af en hertil bemyndiget medarbejder. Udskrivning af fakturaer m.v. samt godkendelse af udskrevne fakturaer og godkendelse af indtægtsbilag, der modtages udefra Økonomi- og adm. chefen har ansvaret og bemyndigelsen for udskrivning af fakturaer. Øvrige indtægtsområder Opkrævning af betaling for kopikort til de studerende varetages af receptionen/ skolens ITsupport. Regnskabsinstruks version af 34

36 Iværksættelse af rykkerprocedure ved forsinket betaling Direktøren har ansvaret for skolens fastlæggelse af rykkerprocedure. Skolen iværksætter rykkerprocedure efter følgende retningslinjer; se under retningslinjer for restante fordringer Ansvaret for iværksættelse og opfølgning af rykkerprocedurer ved forsinket betaling påhviler økonomi- og adm. chefen. Kun direktøren kan give bemyndigelse til fravigelse af rykkerprocedure. Behandling af restante fordringer samt nedskrivning af fordringer Direktøren har ansvaret for behandling af sager vedrørende restante fordringer. Af- og nedskrivning af væsentlige tilgodehavender kan alene foretages efter direktørens eller økonomi- og adm. chefens godkendelse. Mindre tilgodehavender kan af- og nedskrives af en dertil bemyndiget medarbejder. Regnskabsinstruks version af 34

37 2.3 Regnskabsmæssig registrering Skolens regnskabsmæssige registrering foretages i overensstemmelse med reglerne i i Finansministeriets bekendtgørelse nr. 70 af 27. januar 2011 om statens regnskabsvæsen og omfatter samtlige økonomiske hændelser af betydning for og som en konsekvens af skolens aktivitet. Økonomifunktionen varetager den regnskabsmæssige registrering. Registreringen foretages ved iagttagelse af følgende: At regnskabsorganisationen er opbygget således, at den sikrer, at alle økonomiske hændelser registreres hurtigst muligt At registreringen sker på korrekt grundlag (f.eks. godkendelse, kontering og periodisering) At der udvises omhyggelighed (f.eks. at der ved salg på kredit foretages en vurdering af købers kreditværdighed, at indtægter, tab, aktiver, passiver og tilsagn registreres i overensstemmelse med gældende retningslinjer, herunder at alle gældsposter medtages). Registrering Som grundlag for registreringen skal bilag være godkendt af hertil bemyndigede medarbejdere og indeholde de for registreringen nødvendige oplysninger: At enhver registrering dokumenteres ved bilag, og at disse bilag indeholder de oplysninger, der er nødvendige for at identificere registreringernes rigtighed At der forefindes et intakt transaktionsspor, således at alle registreringer (bilag) kan følges til regnskaber m.m. og omvendt, at sådanne regnskaber m.m. kan opløses i de registreringer, hvoraf disse er sammensat. Der er i Navision Stat et intakt transaktionsspor. Hermed forstås, at registreringerne i Navision Stat kan følges fra de oprindelige registreringer til saldi i måneds- og årsregnskaber. Det kan gøres ved hjælp af funktionen Naviger, der findes i modulerne Finans, Salg, Køb, Lager, Ressourcer, Sager og Anlæg. Endvidere er det muligt i kontoplanen under modulet Finans at opløse bevægelserne på de enkelte konti i enkeltposteringer. Der henvises til Moderniseringsstyrelsens hjemmeside om Statens Kontoplan. At alle økonomiske hændelser, der er af betydning for eller en konsekvens af skolens aktiviteter, registreres At registreringen som udgangspunkt foretages, når leveringen har fundet sted At registreringen af udgifter og indtægter m.v. foretages under hensyntagen til de regler, der er omtalt i bogføringsloven At registreringen foretages i overensstemmelse med den af Ministeriet for Børn og Undervisning fastlagte formålskontoplan med tilhørende vejledning At alle transaktioner registreres nøjagtigt og så vidt muligt i den rækkefølge, som transaktionerne er foretaget i Regnskabsinstruks version af 34

38 Forud for registreringen føres kontrol med, at bilagene indeholder de oplysninger, der er nødvendige for registreringen. Disse oplysninger omfatter som minimum:. Bilagsidentifikation (nummerkontrol med samtlige bilag). Ved køb og salg - skal købers henholdsvis sælgers navn og adresse fremgå. Ved køb og salg - leverancens eller ydelsens art, omfang og beløb, ved andre bilag - begrundelse for/formål med betalingen/overførslen/registreringen. Dato (periodeangivelse) transaktionen vedrører (henføringsdato/måned). Dato for udstedelse af bilaget (bilagsdato). Beløb. Kontering. Intern godkendelse af hertil bemyndigede personer. Som led i den regnskabsmæssige registrering foretages endvidere løbende afstemning og kontrol med den foretagne registrering, herunder: Løbende afstemninger, kontroller og fejlrettelser af den regnskabsmæssige registrering samt afstemning med kontoudtog fra pengeinstitutter samt kontrol med udligning af interimskonti og mellemregningskonti Kontrol med korrekt og rettidig afvikling af registrerede gældsforpligtelser, herunder afstemning med kontoudtog fra leverandører og tilgodehavender Kontrol med, at der foreligger udgiftsbilag, som er godkendt af hertil bemyndigede medarbejdere, at checks, girokort m.v. er udfyldt i overensstemmelse med udgiftsbilagene, samt at de anvendes i nummerorden. Som eksterne bilag anses bilag udstedt af andre end skolen. Øvrige bilag anses som interne. Såfremt der for en aktivitet foreligger eksternt bilag, skal dette anvendes frem for et eventuelt internt bilag. Bilag, som vedrører ensartede økonomiske hændelser, kan registreres som en sumpostering, hvis det uden besvær kan klarlægges, hvilke hændelser der indgår i en sådan post. Udgifter og indtægter hidrørende fra levering af varer og tjenesteydelser til eller fra skolen registreres, når levering har fundet sted. I tilfælde, hvor udgifter og indtægter ikke hidrører fra levering af varer og tjenesteydelser, foretages registreringen, så snart beløbet kan opgøres og senest på betalingstidspunktet. Projektindtægter mv., hvis retmæssige modtagelse forudsætter gennemførelse af en nærmere specificeret aktivitet, indtægtsføres i takt med udgiftsafholdelsen i denne aktivitet. Ud- og indbetalinger, der ikke straks kan henføres til en udgifts- og indtægtskonto, registreres på en beholdningskonto, indtil endelig registrering kan finde sted. Der føres kontrol med korrekt og rettidig afvikling af registrerede gældsforpligtelser og tilgodehavender. Regnskabsinstruks version af 34

39 2.4 Lønadministration lønbogholderi Lønbogholderiet udgør et selvstændigt ansvarsområde. Instruksen indeholder dels en beskrivelse af de lønadministrative opgaver, dels en beskrivelse af, hvilke kompetencer opgavevaretagelsen forudsætter. Lønadministrative opgaver: Ansættelser Lønændringer Fravær Udbetaling Fratrædelse Økonomistyring/ledelsesinformation Øvrige lønopgaver Associerede opgaver De lønadministrative opgaver udføres af hhv. lønmedarbejder/lønbogholder og lønkonsulent/lønfrigiver. En del af lønfunktionen er henlagt til Silkeborg data, Rammekontrakt om brugsret til lønsystem og tilkøb af lønadministration, indgået d. 20 april Ansvars- og kompetencefordelingen Lønmedarbejder: Lønmedarbejderen fungerer som lønbogholder, og har ansvar for indtastning af grunddata for skolens medarbejdere. Lønydelser indberettes af lønmedarbejderen, syge- og feriefravær indberettes af medarbejdere i økonomifunktionen, ligesom særydelser som kørselsgodtgørelse indberettes af økonomifunktionen Lønkonsulent: Lønkonsulenten fungerer som frigiver/kontrollant. Denne rolle er henlagt til Silkeborg Data jfr. kontrakt. Opgaver for henholdsvis lønmedarbejder og lønkonsulent Ændring i stamdata: Lønmedarbejderen indberetter oprettelser/ændringer i personaleregistret på grundlag af ansættelsesbrev m.v. Forinden lønudbetalingen finder sted foretager lønkonsulenten en kontrol af oplysningerne på baggrund af en revisionsliste. Før lønkørsel: Lønmedarbejderen har ansvaret for indrapportering af lønoplysninger samt fejlrettelser, kontrol og afstemning. Regnskabsinstruks version af 34

40 Lønmedarbejderen kontrollerer, at indrapportering finder sted i overensstemmelse med attesterede timeregistreringer, fagfordelinger, særydelser eller honoraropgørelser, og at disse er i overensstemmelse med gældende overenskomster m.v. Lønmedarbejderen har ligeledes ansvaret for indrapportering, rettelser, og forespørgsler. En medarbejder i økonomifunktionen har ansvaret for fraværsregistrering. Lønmedarbejderen forsyner bilagene med påtegning om, at registrering har fundet sted. En medarbejder i økonomifunktionen kontrollerer indberetninger foretaget af lønmedarbejderen, på baggrund af grundbilagene. Lønfrigivelsen foretages af Silkeborg Data. Silkeborg Data foretager kontrolpåtegning i forbindelse med frigivelsen. Efter lønkørsel Alle løndata bliver efterfølgende bogført i Navision Stat, hvor de lønrelaterede statusposter efterfølgende afstemmes. Der udskrives kvartalsvis lønsedler vedr. medarbejdere med adgang til Silkeborg Data, og disse kontrolleres af direktøren. Adgang til Silkeborg Data Lønmedarbejderen indtaster grunddata direkte i Silkeborg Datas database. Adgangen til Silkeborg Data/KMD etableres ved angivelse af usere og passwords i overensstemmelse med forskrifter. En oversigt over usere med adgange er medtaget i bilag 8. Økonomi- og adm. chefen er ansvarlig for tildeling af usere. Lønmedarbejderen og dennes stedfortræder har hver deres user med tilhørende password. Den enkelte bruger skal med fastlagte intervaller forny sit password. Ansvaret for den løbende opdatering usere og passwords påhviler den hos Silkeborg Data registrerede sikkerhedsansvarlige. Den enkelte bruger har ansvaret for, at andre ikke bliver bekendt med brugerens password. 2.5 Betalingsforretninger og likvide beholdninger Skolens betalingsfunktion varetages som et selvstændigt funktionsområde i forhold til skolens regnskabsmæssige registreringsfunktion. StatensKoncernBetaling (SKB) anvendes som betalingssystem i forbindelse med betaling af kreditorer, herunder lønkreditorer. Skolens betalingsforretninger afvikles som hovedregel ved anvendelse af elektroniske overførsler mellem pengeinstitutterne, således at kontante betalinger eller betaling med betalingskort begrænses til situationer, hvor det ikke er muligt eller hensigtsmæssigt at foretage betalingen som en elektronisk overførsel. Regnskabsinstruks version af 34

41 Skolen har et betalingskort, der opbevares i skolens pengeskab. Kortet kan, hvor det vurderes hensigtsmæssigt, anvendes til køb af varer på internettet eksempelvis togbilletter og hotelophold. Skolen har en mindre kontantkasse, der primært benyttes til udlæg til elevers indkøb i forbindelse med undervisningen. Ansattes udlæg på skolens vegne overføres, som hovedregel, via NemKonto. Ansvars- og kompetencefordeling Økonomifunktionen varetager alle betalingsforretninger, bortset fra betalinger der foretages via betalingskort, jfr. det særskilt herom. Grundlæggende findes følgende ansvar: Titel Regnskabsmedarbejder Økonomi- og adm. chef + budgetmedarbejder + regnskabsmedarbejder 3 Ansvar Registrering og kontrol af formalia Frigivelse af bogføring Betalingsforslag (profil med 50% prokura) Betalingsfrigivelse og kontrol Ingen medarbejdere kan alene varetage betalingsfunktioner, idet betalinger kræver 2 medarbejderes godkendelse. Ingen medarbejdere kan således tildeles alene fuldmagt til bankkonti. I Navision Stats log kan det spores, hvem der klarmelder og hvem der godkender et bilag. Loggen udskrives med 1 måneds interval via Navision Stat - Finans journaler Kontrol af funktionsadskillelse af økonomi- og administrationschefen. Tilrettelæggelse af betalingsforretninger Skolens betalingsforretninger foregår dels via Navision Stat, dels via skolens kontante beholdninger samt via betalingskort. Skolen modtager tilskud fra Ministeriet for Børn og Undervisning. Tilskuddene overføres fra Ministeriet for Børn og Undervisning til skolens Nemkonto, hvor de overførte beløb indgår til finansiering af skolens betalingsforretninger. Skolens betalinger af kreditorer afvikles (som hovedregel) via Navision Stat, hvor betalingsafviklingen finder sted. I Navision Stat udvælger regnskabsmedarbejderen kreditorposter til betaling. Efter kontrol og godkendelse, udskrives kontrolliste, der kontrolleres af økonomi- og adm. chefen eller en af økonomi- og adm. chefen bemyndiget, som derefter kan foretage 2. godkendelse af betalingerne. Kontrollen gennemføres stikprøvevist og har til formål at sikre at betalingen sker med korrekt beløb, til korrekt modtager (inkl. kontonr.) og sikring af optimal betalingsdato. Kontrollen skal dokumenteres. Som afslutning på betalingsforretningen gennemgår og påtegner direktør betalingsjournal. Udbetalingsposterne overføres nu automatisk til NKS systemet og derfra videre til endelig betaling via BUSINESS ONLINE, fra skolens udbetalingskonto. Fremgangsmåden er nærmere beskrevet i Moderniseringsstyrelsens generelle beskrivelse af Navision Stat. Regnskabsinstruks version af 34

42 Det sikres, at der rettidigt og til enhver tid er tilstrækkelig dækning på skolens konto til dækning af kreditorudbetalinger. Ved indbetalinger i Navision Stat skal regnskabsmedarbejderen Modtage kontoudtog fra indbetalingskontoen, Bogføre indbetalingerne på de relevante likvide konti. Afstemmer de likvide konti, og afklare/bogføre en evt. difference. Adgangen til betalingssystemet (BUSINESS ONLINE) reguleres af en aftale mellem institutionen og Danske Bank. For hver konto skal direktøren tildele rettigheder til regnskabsmedarbejderen og betalingsfrigiveren. Adgangen til systemet er beskyttet af et password/diskette med sikkerhedsfiler, der er genereret af banken og knytter sig til en konkret arbejdsplads. Adgangskontrollen er nærmere beskrevet i skolens sikkerhedsinstruks. Afvikling af betalinger via institutionens kasse Institutionens udbetalingsmaksima af likvide midler er fastsat til: ,- kr. Af denne beholdning forefindes højst ,- i kontanter. Institutionens kontante kassebeholdning opbevares altid i pengeskabet. I det følgende er ansvarsfordelingen illustreret: Kasseudbetaling via kassererkladden Disponent Bilaget godkendes og konteres Regnskabsmedarbejder 1 Bilag godkendes, herunder kontrol af dispositionsret Kassebilag registreres Afstemning af beholdninger Klarmelding af kassekladde Regnskabsmedarbejder 2 Modtagelse af bilag Kontrol OK? Ja Bogføring af kassekladde Nej: Fejlen rettes Regnskabsinstruks version af 34

43 Bankudbetaling via udbetalingskladden Regnskabsmedarbejder Laver udbetalingsforslag Udbetalingsposter udsøges Udskriver specifikationsliste og Check original dokument Kontrol af betalingsoplysninger 1. godkendelse af betalingsoversigt Budgetmedarbejder eller Sekretariatsleder NemKonto System NKS/ Jyske Netbank Erhverv JNE Modtager papirfakturaer og rapportudskrifter Kontrol af betalingsoplysninger Nej: Bilag sendes tilbage med oplysning om fejlen Kontrol OK? Ja 2. godkendelse af betalingsoversigt Betalingsposter sendes via NKS til JNE Retningslinjer og arbejdsgange i forbindelse med afvikling af betalinger via institutionens kasse fremgår af bilag 10. Afvikling af betalinger via anvendelse af betalingskort Institutionen kan udstede betalingskort til medarbejdere som regelmæssigt foretager mindre indkøb og betalinger, som ikke hensigtsmæssigt kan afvikles via institutionens centrale betalingssystemer. I forbindelse med udstedelsen af betalingskort udfærdiges en bemyndigelseserklæring, der nærmere angiver hvad betalingskortet må anvendes til. Bemyndigelseserklæringen underskrives af medarbejderen og direktør. Betalingskort skal anvendes i overensstemmelse med Finansministeriets cirkulære af 20. april 2010 samt Finansministeriets tilhørende vejledning. Anvendelse af betalingskort f.eks. til betaling ved indkøb via Internettet kan foretages under forudsætning af, at købet sker i overensstemmelse med de forudsætninger, der gælder for indkøbsfunktionen, herunder at tilsendte fakturaer godkendes af en dispositionsberettiget, inden betalingen foretages. Der er udstedt betalingskort til medarbejdere i institutionen, jf. bilag Kontrol med værdipost Som led i poståbningen skal der gennemføres en særskilt kontrol med og registrering af værdipost, dvs. checks, giroanvisninger, værdipapirer, gældsbeviser, anbefalede breve m.v. Værdiposten forsynes med modtagelsesstempel og registreres herefter i en checkbog med oplysning om ankomstdato, værdiens art og afsender. På blanketterne skal der være afsat plads til anførelse af kvitteringspåtegning. Regnskabsinstruks version af 34

44 Ansvars- og kompetencefordelingen Ansvaret for de specielle kontrolforanstaltninger til sikring af værdipost påhviler følgende medarbejdere: Poståbning, udtagning og registrering samt intern fordeling af værdipost varetages af den medarbejder i sekretariatet, der har ansvaret for poståbningen Indkomne checks, postgiroanvisninger m.v. registreres af den medarbejder, der har ansvaret for poståbningen i skolens checkbog med angivelse af modtagelsesdato, afsender, beløb og underskrift. Straks herefter bringes værdiposten til økonomifunktionen, hvor en regnskabsmedarbejder ligeledes i checkbogen ved underskrift godkender de indskrevne data. Værdipost anbringes straks herefter i skolens pengeskab. Økonomifunktionen har ansvaret for, at alle modtagne værdier bliver korrekt registreret i skolens regnskab. 2.7 Aflæggelse af regnskaber og årsrapport Skolens årsregnskab udarbejdes under hensyntagen til, at alle tilgodehavender og skyldige beløb m.v. er registreret i regnskabet, således at dette giver et retvisende billede af indtægter og udgifter i det pågældende kalenderår samt aktiver og passiver ved kalenderårets udløb. Som led i den løbende kontrol og endelige godkendelse af årsregnskabet foretages blandt andet følgende: Kontrol af, at de registrerede tilskud er i overensstemmelse med modtagne tilskud, samt at disse tilskud er i overensstemmelse med den indberettede aktivitet og gældende takster Det vurderes, om forbruget forekommer rimeligt under hensyntagen til aktiviteterne i den pågældende periode Kontrol med, at de fastlagte periodiseringsregler og tilsvarende efterfølgende periodeafslutning/spærring af afsluttede regnskabsperioder er overholdt. Udarbejdelse og godkendelse af årsregnskabet (årsrapporten) Skolens officielle regnskabsaflæggelse omfatter årsrapporten. Herudover udarbejder skolen interne perioderegnskaber kvartalsvis. Følgende generelle retningslinjer følges: Årsrapporten aflægges med udgangspunkt i den pågældende instruks herom samt bogføringsloven Årsrapporten skal underskrives af den samlede bestyrelse og direktøren og påtegnes af skolens revisor Den af bestyrelsen godkendte og reviderede årsrapport sendes sammen med skolens revisionsprotokollat og eventuelle bemærkninger hertil fra bestyrelsen til Ministeriet for Børn og Undervisning og Rigsrevisionen. Regnskabsinstruks version af 34

45 I forbindelse med godkendelse af årsrapporten føres tilsyn med, om forbruget af aktiver og passiver er opgjort korrekt og regnskabsmæssigt afstemt, herunder om forbruget forekommer korrekt under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode, og om aktiver og passiver har en rimelig størrelse og forekommer rimeligt under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode. Det påses endvidere, at alle tilgodehavender og skyldige beløb m.v. er registreret i regnskabet, således at dette giver et retvisende billede af indtægter og udgifter i det pågældende kalenderår samt af aktiver og passiver ved kalenderårets udløb. Kontrol og afstemninger Skolen gennemfører løbende følgende kontroller og afstemninger i forbindelse med regnskabsaflæggelse: Overordnet regnskabskontrol for skolen Styring af debitorer og kreditorer Omposteringer af kursdifferencer Momsafregning Kritisk gennemgang af beholdningskonti Vurdering af de likvide beholdningers størrelse samt afstemning heraf Iværksættelse af rykkerprocedurer Afstemning og afregning i forhold til udlagt forskudskasse Styring af anlægsaktiver Korrekt periodisering. Økonomi- og adm. chefen er ansvarlig for kontrol og afstemning af årsrapporten, interne regnskaber samt løbende regnskabsrapportering. Interne regnskaber Direktøren og økonomi- og adm. chefen har ansvaret for eventuel udarbejdelse, kontrol og godkendelse af skolens interne regnskaber. 2.8 Opbevaring af regnskabsmateriale I Navision Stat opbevares den elektroniske del af skolens regnskabsmateriale (transaktions- og stamdata) i Navision databasen, som er hosted hos KMD. Elektroniske regnskabsdata for tidligere år opbevares ligeledes i databasen, og slettes ikke. Det samlede materiale, der dokumenterer bogføringens udførelse og verificerer dens rigtighed og nøjagtighed, betragtes som regnskabsmateriale. Følgende materiale anses i den forbindelse som regnskabsmateriale: Regnskabsinstruks version af 34

46 Registreringer, herunder transaktionssporet Bilag og anden dokumentation samt oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet Regnskaber, regnskabsmæssige opgørelser eller opstillinger Instrukser, herunder beskrivelser af bogføringen, og aftaler om elektronisk dataudveksling Beskrivelser af systemer til at opbevare og fremfinde opbevaret regnskabsmateriale Årsregnskaber, Årsrapporter og Revisionsprotokollater. For så vidt angår beskrivelser af bogføringen, indgår heri beskrivelser af de i skolen anvendte systemer, programmer og systemdokumentation m.v. Følgende generelle retningslinjer følges i forbindelse med opbevaring af skolens regnskabsmateriale: At regnskabsmateriale opbevares i 5 år fra udgangen af vedkommende regnskabsår. Der forekommer dog særlige krav til opbevaring af regnskabsmateriale vedrørende blandt andet EU-projekter, hvilket skal iagttages. At regnskabsmaterialet opbevares på betryggende vis og på en måde, som muliggør en selvstændig fremfinding og udskrivning i klarskrift af det pågældende materiale, herunder transaktions- og kontrolsporet. Dette gælder også registreringer, der alene er overført elektronisk. Regnskabsmateriale, der ikke opbevares i klarskrift, kan, uden bearbejdning, fremkaldes som billeder af det originale materiale (med påtegning og godkendelser m.v.) samt have samme indhold og opbygning som det tilsvarende læsbare materiale. Eksterne bilag, der mikrofilmes, overføres til elektroniske medier eller lignende, opbevares 1 år efter underskrivelsen af det regnskab, som bilagene vedrører. Andet regnskabsmateriale kan straks erstattes af mikrofilm, elektronisk medie eller lignende. For regnskabsmateriale, som opbevares på mikrofilm, elektroniske medier eller lignende, sikres: - At alle oplysninger, der fremgår af det originale regnskabsmateriale, overføres til mediet, inden det originale materiale makuleres - At mediet kontrolleres for læsbarhed, fejl eller mangler, inden det originale materiale makuleres - At mediet opbevares på betryggende måde, således at læsbarhed sikres indtil udløbet af opbevaringspligten - At mediet arkiveres, således at et udvalgt bilag hurtigt kan fremfindes - At der i fornødent omfang udarbejdes sikkerhedskopier, og at disse er anbragt således, at de ikke opbevares sammen med det originale materiale. Regnskabsinstruks version af 34

47 Ansvars- og kompetencefordelingen Økonomi- og adm. chefen har ansvaret for, at opbevaring af regnskabsmateriale finder sted på betryggende vis og i overensstemmelse med det generelle regelsæt. Økonomifunktionen vil kunne inddrages i det praktiske arbejde, herunder opbevaring og kassation af regnskabsmaterialet. 2.9 Forvaltning af varebeholdninger Der føres ikke kvantitative fortegnelser over skolens beholdninger af undervisningsmaterialer og kontorartikler m.v., der er anskaffet med henblik på videresalg eller skolens eget løbende forbrug. Varebeholdninger overstiger ikke, hvad der anses for nødvendigt, under hensyntagen til skolens uforstyrrede virksomhed samt til en forsvarlig indkøbs- og lagerøkonomi Værdipapirforvaltning Skolen ejer ikke værdipapirer Udlånsforvaltning Skolen yder ikke lån Forvaltning af andre væsentlige aktiver I det følgende afgives oplysninger om skolens beholdning af andre væsentlige aktiver. Beholdning af andre væsentlige aktiver Skolen fører fortegnelse over beholdninger af andre væsentlige aktiver. Fortegnelsen omfatter: Undervisningsudstyr og inventar, som er aktiveret og afskrives Aktiver, der er anskaffet over skolens anlægsbudget. Fortegnelser over aktiver til anskaffelsesværdi på under ,- udarbejdes som udgangspunkt ikke, idet der i hensigtsmæssigt omfang foretages en mærkning af disse aktiver. Udstyr og inventar optages under aktiver i regnskabet i henhold til de værdiansættelsesprincipper, som er beskrevet i Finansministeriets bekendtgørelse nr. 70 af 27. januar 2011 om statens regnskabsvæsen. Følgende retningslinjer følges i den forbindelse: - Fortegnelserne over aktiverne udarbejdes på grundlag af regnskabsbilagene efter den regnskabsmæssige registrering af disse - Fortegnelserne over aktiverne indeholder oplysninger om aktivernes art, placering, evt. mærkning og anskaffelsesår. For så vidt angår anlægsaktiverne, anføres tillige oplysninger om anskaffelsesværdi og eventuelle ændringer af værdiansættelsen Regnskabsinstruks version af 34

48 - Oplysninger om afskrivning og kassation registreres i skolens fortegnelser over aktiver og optages endvidere i skolens årsregnskab i overensstemmelse med den af Ministeriet for Børn og Undervisning fastlagte kontoplan med tilhørende vejledninger. - Endvidere foretages årligt status-dag, hvor samtlige lokaler gennemgås for inventar og udstyr. Ansvars- og kompetencefordelingen Økonomi- og adm. chefen er ansvarlig for, at der udarbejdes og ajourføres fortegnelser over materiel m.v. Relevante medarbejdere er for deres respektive ansvarsområder ansvarlige for, at der foretages periodisk kontrol med beholdningerne, herunder kontrol med værdiernes tilstedeværelse samt udnyttelse. Kontrollen varetages ikke af medarbejdere, der har det direkte ansvar for anvendelse af aktiverne. Økonomifunktionen koordinerer den årlige status, samt leverer det nødvendige basismateriale til opgaven. Beslutning om eventuel kassation tages af ovennævnte ansvarlige medarbejdere i henhold til gældende regler. Såfremt det drejer sig om væsentlige beløb, kan kassation af aktiver alene foretages af direktøren eller af en medarbejder, som direktøren har bemyndiget hertil Legatforvaltning Skolen forvalter ikke legater 2.14 Forvaltning af andres aktiver eller passiver Skolen har ikke leasede eller lejede aktiver Anlægsaktiver Skolen registrerer anlægsaktiver i overensstemmelse med de retningslinjer, der er fastsat af Ministeriet for Børn og Undervisning, samt i Finansministeriets bekendtgørelse nr. 70 af 27. januar 2011 om statens regnskabsvæsen. Ansvars- og kompetencefordelingen Ansvaret for registreringer vedrørende anlægsaktiver er fordelt som følger: Godkendelse af anskaffelser foretages af direktøren eller de medarbejdere, som direktøren har bemyndiget hertil. Godkendelse af salg/ kassation foretages af direktøren eller de medarbejdere, som direktøren har bemyndiget hertil. Vurdering og fastlæggelse af levetider fastsættes af økonomi- og adm. Chef. Efterfølgende indplacering i levetidsgrupper samt kontering varetages af regnskabsmedarbejder 2. Regnskabsinstruks version af 34

49 Ansvaret for periodisk stikprøvekontrol med den fysiske tilstedeværelse af aktiver påhviler økonomi- og adm. chefen Andre regnskabsopgaver Opgaver for andre institutioner Økonomifunktionen varetager regnskabsførelsen for Personaleforeningen ved Social- og Sundhedsskolen Syd. Der er ingen sammenhæng mellem dette regnskab og skolens øvrige regnskab, som beskrevet i denne instruks. Kantinevirksomhed Skolens kantinevirksomhed er bortforpagtet. Regnskabsinstruks version af 34

50 3. Skolens anvendelse af Navision Stat 3.1 Generelt Social- og Sundhedsskolen Syd anvender Navision Stat til økonomistyring. Betalinger afvikles gennem Danske Bank / BUSINESS ONLINE. Silkeborg Data anvendes til beregning og anvisning af løn til institutionernes ansatte. Skolen anvender Navision Stat med virkning fra 1. januar Der vil mellem skolen og Økonomistyrelsen blive indgået en idriftsættelsesaftale/myndighedsaftale som omfatter følgende forhold: leveringsforpligtelser priser skolens forpligtelser Moderniseringsstyrelsens ansvar skolens ansvar rettigheder opsigelse Der er endvidere indgået aftale mellem skolen og Danske Bank om anvendelse af Danske Banks office banking-system. Denne aftale er vedlagt som bilag 13. Der henvises til Moderniseringsstyrelsens generelle beskrivelse af Navision Stat for en nærmere beskrivelse af opbygningen af Navision Stat, herunder en beskrivelse af de enkelte moduler, der indgår i Navision Stat. Systemdokumentation for Navision Stat Navision Stat består af standardsystemet Navision Attain med de tilpasninger, der er udarbejdet af Økonomistyrelsen. Brug af Navision Attain standardfunktioner, systemets opbygning m.v. er beskrevet i en række håndbøger fra Navision Software A/S. Navision Stat indeholder alle Navision Attain standardfunktioner og er opbygget på samme vis. Anvendelse af generelle statstilpasninger, der er foretaget af Økonomistyrelsen, er beskrevet og udgivet som tilføjelser til standarddokumentationen for Navision Attain. Disse tilføjelser vedligeholdes og dokumenteres af Økonomistyrelsen, jf. Moderniseringsstyrelsens generelle beskrivelse af Navision Stat. Dokumentation af Payment Management vedligeholdes af Celenia Software A/S. Dokumentation af BUSINESS ONLINE findes i brugervejledning om BUSINESS ONLINE. Dokumentation af BUSINESS ONLINE vedligeholdes af Danske Bank. Regnskabsinstruks version af 34

51 3.2 Samspil mellem Navision Stat og andre edb-systemer Social- og Sundhedsskolen Syd s Navision System opkobles til følgende edb-systemer: Statens Koncernsystem Statens Koncernbanksystem Silkeborg Data Danske Bank s betalingssystemer Indbetalingskonto/Nemkonto Proceduren for overførsel af data mellem Social- og Sundhedsskolen Syd s Navision-system og ovenstående systemer findes nærmere beskrevet i Moderniseringsstyrelsens generelle beskrivelse af Navision Stat. 3.3 E-fakturering Valg af systemløsning Social- og Sundhedsskolen Syd har ikke implementeret et workflow-system til intern håndtering af elektroniske fakturaer 3.4 Ansvarsfordeling mellem Økonomistyrelsen og skolen Der er i forbindelse med Social- og Sundhedsskolen Syd s overgang til Navision Stat indgået en idriftsættelsesaftale mellem Social- og Sundhedsskolen Syd og Økonomistyrelsen, der nærmere beskriver ansvarsfordelingen mellem parterne i forbindelse med anvendelsen af Navision Stat. Herudover er Social- og Sundhedsskolen Syd omfattet af de generelle bestemmelser omkring ansvarsfordelingen mellem Økonomistyrelsen og de enkelte brugere af Navision Stat som fremgår af Moderniseringsstyrelsens generelle beskrivelse af Navision Stat. Skolens opgaver i relation til Navision Stat kan opdeles i følgende hovedgrupper: 1. Opgaver, der vedrører regnskabsføringen og betalingsforretningerne, herunder også opgaver, der vedrører dataudvekslingen med banksystemet. Disse opgaver varetages af skolens økonomifunktion, og er opdelt i selvstændige bogholderi- og kassefunktioner. Opgaverne er nærmere beskrevet i kap. 2. Økonomifunktionens placering i den interne organisation fremgår af skolens organisationsplan, jf. kap Opgaver, der vedrører skolens edb-behandling (system- og sikkerhedsopgaver). KMD hoster Navision Stat, og foretager backup heraf. EASY er hostet af ITC Nord. Silkeborg Data foretager daglig backup af løndatabasen. Regnskabsinstruks version af 34

52 3.5 IT-driftscenterløsninger Overførte og overtagne edb-mæssige opgaver Skolen er indgået samarbejde med om den samlede serverdrift. IT-Center Fyn er driftscenter for et administrativt servicefællesskab bestående pt. af 30 statsligt selvejende undervisningsinstitutioner - gymnasier, VUC og Social- og Sundhedskoler fordelt på 46 matrikler rundt om i Danmark. Fællesskabets øverste styrende organ er Styregruppen, som består af en repræsentant fra hver af de deltagende partnere. Værtsinstitution for servicefællesskabet er Sct. Knuds Gymnasium v. rektor Steen Hoffmann. Driftscentrets daglige leder er Torben Wolstrup. Beskrivelse af IT-Center Fyns supportydelser Driftscentret tilbyder total it-support og it-drift til skolernes administrative netværk og til undervisningsnetværket. Supporten omfatter: Drift af fælles CityMAN (TDC Fiber) og fælles internetforbindelse. Drift, support og backup af fælles post og kalenderløsning Drift, support og backup af skolens administrative it-netværk herunder esdh-løsning Drift, support og backup af skolens it-netværk i undervisningen. Drift og support af eventuel lærerpc- eller hjemmepc-ordning Koordinering vedrørende indkøb af it-produkter Indkøb og styring af fælles licensaftaler It-rådgivning generelt herunder rådgivning ved ny-, om- og tilbygninger Pædagogisk konsulentfunktion i forhold til it-udvikling i undervisningen Sekretariatsbetjening af servicefællesskabets styregruppe Supporten er beskrevet i en række SLA er (Service Level Agreements), som kan findes her i samarbejdsaftalen. Ansvars- og kompetencefordeling Økonomi- og adm. chefen er ansvarlig for koordineringen af de overførte edb-mæssige opgaver i forbindelse med regnskabsføringen, herunder kontakt til driftsværter. Regnskabsinstruks version af 34

53 ANTAL ANSØGNINGER I 2012 GF I alt 332 Hjælper I alt 681 Assistent I alt 594 PAU I alt 394 GVU I alt 23

54 Ansættelser marts Navn Uddannelse Norm Foreløbig udløb af ansættelse Henrik O. Bertelsen Mag. Art (lærer) 37 30/ april Eva Olofin PR- assistent (vikariat) 32 30/ maj Nina Bladt Lærer 37 31/ august Morten Lebeck Jørgensen IT-supporterelev 37 31/ Helle Graichi Lærer 37 31/ august Trine Fredskild Projektleder/ Ph.D 37 31/ Sidsel Rohde 1. september Underviser (fysioterapeut) 37 (barselsvikariat) 30/ Maria Iwers Kontorelev 37 31/ Britta Bai Horndrup Undervisningsassistent 25 31/ oktober Kirsten Vedel Undervisningsassistent 20 30/ Nathalie Sørensen Undervisningsassistent 20 30/ Birte Eskesen Undervisningsassistent 20 30/ Jørn W. Olsen Undervisningsassistent 20 30/ november Lars Hansen 15. november It-medarbejder Løntilskud 31 30/ Klaus Stausbøll Journalist 24 31/ december Karen Kulmbak Receptionist 35 31/

55 Forlængelser af ansættelse 2012: Navn Stilling Forlænget til: Bianca Petersen Anja M. Jensen Birgitte Steffensen Eva Olofin Helle Graichi Peter Rasmussen Sten Scheller Servicemedarbejder Underviser Underviser Receptionist Lærer Underviser Underviser 30/ / / / / / / Fastansættelser på tidsbegrænset ansatte: Navn Stilling Fastansat pr. : Tina Bonde Andersen Lisbeth Lass Nigel R. Beck Birte Rasmussen Charlotte Skytte Eggert Abelilah Ghiyati Anja M. Jensen Birgitte Hjort Steffensen Henrik O. Bertelsen Ingrid Ridderberg Anders Hansen Petersen Receptionist Studiesekretær Underviser Skemalægger Skemalægger Underviser Underviser Underviser Underviser Underviser Udd. sekretær 01/ / / / / / / / / / /

56 Opsigelser 2012: Navn Stilling Fratrædelse pr: Solvejg Dam Jensen Edel Buss Møller Edith Brink Hanne Winther Allan Jørgensen Janne Raffnsøe Jan Heidemann Underviser Udd. Sekretær Underviser Skemalægger Adm. Medarbejder PR-koordinator og underviser Underviser 31/ / / / / / / Senest ajourført 30. november

57 PR SOSU SYD Fælles indgang for henvendelser om PR Faste Annoncer Kursus Facebook Henvendelser Reklameartikler Intern linje / kommunika- Elevråd tion Eva med backup af Anita Der er selvstændig udvikling af annoncerne hos Eva Bestilling årligt hos Kenneth Flyers og plakater. Der er udarbejdet skabeloner og kursussekretærerne står varetager selvstændigt udarbejdelsen løbende Der er fuld gang i facebook der vedligeholdes af Anita, Anders og Eva ud fra de aftaler der er indgået med Netboss Alle der henvender sig med PR relaterede ting de vil sælge får besked om at sende en mail og der vurderes 1. gang i kvartalet eller ved behov Der er indgået aftale med Nordiclink om at levere vores reklameartikler. Helle Justesen koordinerer pt. korrespondancen i forhold til det aftalte. Interne dokumenter som strategiplan og organisationsbeskrivelse skal have samme opbygning /Klaus SoSuset /Helle J Udvikling og grafisk layout forslag Der er indgået aftale med freelancer Dan Colomon. Kenneth koordinerer med Dan Opfange og behandle de gode historier Herunder at genoptage presseklubben Klaus Foto 1x årligt kommer fotograf og fornyr billeder Ved arrangementer er det Anita, Morten og Anders der kan træde til Hjemmeside Eva med backup af Anita, Helle J og Helle M kan lave små ændringer Lone og Bettina vedligeholder kursussiden Åbent Hus og andre arrangementer Dorte Alt det ukendte Klaus vurderer i samarbejde med Kenneth om det er en PR opgave Anita har ansvar for personaletavlen

58 Færdiguddannet pædagogisk assistent hvad sker der så? En mini undersøgelse om job efter endt uddannelse til pædagogisk assistent for de 2 første hold