Regnskabsinstruks for Viby Gymnasium og HF

Transkript

1 Regnskabsinstruks for Viby Gymnasium og HF

2 Indhold 1. Regnskabsmæssig organisering og principper Organisatorisk opdeling og tilhørsforhold Generelt om opgaver Regnskabsmæssige principper Edb-anvendelse Institutionens regnskabsopgaver Forvaltning af udgifter Forvaltning af indtægter Regnskabsmæssig registrering Lønadministration lønbogholderi Betalingsforretninger og likvide beholdninger Kontrol med værdipost Aflæggelse af regnskaber og årsrapport Opbevaring af regnskabsmateriale Forvaltning af varebeholdninger Værdipapirforvaltning Udlånsforvaltning Forvaltning af andre væsentlige aktiver Legatforvaltning Forvaltning af andres aktiver eller passiver Anlægsaktiver Andre regnskabsopgaver Institutionens anvendelse af Navision Stat Generelt Samspil mellem Navision Stat og andre edb-systemer E-fakturering Valg af systemløsning Ansvarsfordeling mellem Økonomistyrelsen og institutionen IT-driftscenterløsninger 33 Bilagsfortegnelse: Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Bilag 4: Bilag 5: Bilag 6: Bilag 7: Bilag 8: Bilag 9: Kopi af institutionens vedtægter Oversigt over organisation Oversigt over aftaler, samarbejdsaftaler m.v. Vejledning og skemaer til overgivelse af restante fordringer til Skat [p.t. under udarbejdelse] Attestationsbemyndigelser iht. Navision Stat fordelt på funktionsbetegnelser Oversigt over disponeringsberettigede fordelt på funktionsbetegnelser Oversigt over medarbejdere, hvortil institutionen har udstedt betalingskort. Dette er ikke relevant for Viby Gymnasium og HF Oversigt over medarbejdere fordelt på brugerrettigheder, herunder adgang til (KMD, Silkeborg Data) Retningslinier og arbejdsgange i forbindelse med registrering af forpligtelser 1 af 36

3 Bilag 10: Bilag 11: Bilag 12: Retningslinier og arbejdsgange i forbindelse med afvikling af betalinger via institutionens kasse Oversigt over institutionens interne forretningsgange. [P.t under udarbejdelse] Vedr. Bank aftalen 2 af 36

4 Forord Denne regnskabsinstruks med tilhørende bilag er udarbejdet i overensstemmelse med Finansministeriets bekendtgørelse nr af 19. december 2006 om statens regnskabsvæsen m.v. Økonomistyrelsens vejledning af 25. oktober 2004 om udarbejdelse af regnskabsinstrukser. Instruksen og bilagene indeholder en beskrivelse af Viby Gymnasium og HFs formål, regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelsen af regnskabsopgaver, herunder oplysning om ansvars- og kompetencefordelingen og de regelsæt, der skal følges af institutionens medarbejdere ved udførelsen af opgaverne. Instruksen og bilagene er fordelt til de medarbejdere, der deltager i det daglige arbejde med institutionens økonomiopgaver. Instruksen og bilagene vedligeholdes og ajourføres løbende. Instruksen er indsendt til Undervisningsministeriet efter gældende regler samt til Rigsrevisionen til orientering. Bilagene til instruksen er ikke omfattet af indsendelsespligten til Undervisningsministeriet og Rigsrevisionen. [Enkelte afsnit samt tilhørende bilag er p.t. under udarbejdelse. Det drejer sig om følgende afsnit og bilag: IT-sikkerhedinstruks skemaer til overgivelse af restanteskemaer til overgivelse af restante fordringer til Skat Bilag 11: Oversigt over institutionens interne forretningsgange Afsnit 3.4 Ansvarsfordeling mellem Økonomistyrelsen og institutionen] I regnskabsinstruksen er den manglede tekst markeret med [tekst i kursiv]. Regnskabsinstruksen og de dertil hørende bilag er gyldig fra den 1. januar Den 23. januar 2007 Den 23. januar 2007 Niels Chr. Sidenius Bestyrelse Rektor Åge Weigelt 3 af 36

5 Revisorerklæring (omfatter nærværende regnskabsinstruks med tilhørende bilag) Til bestyrelsen for Viby Gymnasium og HF og Undervisningsministeriet. Vi har gennemgået regnskabsinstruksen af 23. januar 2007 for Viby Gymnasium og HF samt de til denne regnskabsinstruks hørende bilag. Institutionens ledelse har ansvaret for, at forretningsgangene er udarbejdet i henhold til Finansministeriets bekendtgørelse nr af 19. december 2006 om statens regnskabsvæsen m.v. samt Økonomistyrelsens vejledning af 25. oktober 2004 om udarbejdelse af regnskabsinstrukser. Det er endvidere ledelsens ansvar, at forretningsgangene er betryggende. Det er vort ansvar at kontrollere, at de beskrevne forretningsgange er i overensstemmelse med ovennævnte bekendtgørelse og vejledning. Det udførte arbejde Vi har sammenholdt regnskabsinstruksen og bilagene med ovennævnte bekendtgørelse og vejledning. Vi har ikke undersøgt, hvorvidt regnskabsinstruksen og bilagene er implementeret og efterlevet. Konklusion Baseret på det udførte arbejde er det vor opfattelse, at regnskabsinstruksen og bilagene er udarbejdet i henhold til Finansministeriets bekendtgørelse nr af 19. december 2006 om statens regnskabsvæsen m.v. samt Økonomistyrelsens vejledning af 25. oktober 2004 om udarbejdelse af regnskabsinstrukser. Forbehold og/eller supplerende oplysninger Uden at tage forbehold, gør vi opmærksom på, at enkelte afsnit samt tilhørende bilag p.t. er under udarbejdelse. Vi henviser i øvrigt til ledelsens omtale heraf i forordet. Århus den 23. januar 2007 PriceWaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionsaktieselskab Claus Lindholm Jacobsen Lars Østergaard statsautoriseret revisor statsautoriseret revisor 4 af 36

6 Formål Viby Gymnasium og HF er en selvejende institution, der er godkendt af Undervisningsministeriet i henhold til: Lovbekendtgørelse nr. 825 af og lov nr. 97 af Institutionen modtager tilskud i henhold til: Bekendtgørelse nr af 12. december om tilskudsudbetaling m.v. til institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen- voksenuddannelser. Institutionens ledelse og virke er fastsat i de af Undervisningsministeriet godkendte vedtægter, jf. bilag 1. Det overordnede formål er ifølge vedtægterne: Uddannelsen til studentereksamen Uddannelsen til højere forberedelseseksamen Præsentationskurser stx Introduktions til stx (brobygning) Brobygning stx, enkeltfag Præsentationskurser hf Introduktions til hf (brobygning) Brobygning hf, enkeltfag Institutionen kan i tilknytning til uddannelserne gennemføre indtægtsdækket virksomhed i overensstemmelse med budgetvejledningens regler herom. 5 af 36

7 Organisation Viby Gymnasium og HF er beliggende Søndervangs Allé nr. 45, 8260 Viby J. Bestyrelsen er den juridiske ledelse af institutionen med ret til at ansætte leder og med direkte økonomiansvar. Ledelsens funktion er i samarbejde med bestyrelse, medarbejdere og elever at skabe visioner, tage beslutninger og skabe klare rammer for delegering og for at kvalitetssikre ydelsen. Bilag 2 viser en oversigt over institutionens samlede organisationsstruktur. Institutionen indgår vedrørende IT-drift i et driftsfællesskab (se kapitel 3) Samlet set er institutionens regnskabs-/lønopgaver organiseret på følgende måde: A. Regnskabs-/lønopgaver, som institutionen selv udfører, er generelt beskrevet i instruksen. Viby Gymnasium og Hf udfører selv regnskabsopgaver ved hjælp af Navision Stat hostet hos KMD. Viby Gymnasium og Hf udfører selv lønopgaver ved hjælp af Silkeborg Datas Lønportal. B. Regnskabs-/lønopgaver, som udføres af anden institution/driftsfællesskab/driftscenter. P.t. ikke relevant. C. Regnskabs-/lønopgaver, som institutionen som værtsinstitution udfører for andre. P.t. ikke relevant. 6 af 36

8 1. Regnskabsmæssig organisering og principper 1.1 Organisatorisk opdeling og tilhørsforhold Institutionens øverste myndighed er bestyrelsen, som vælges i overensstemmelse med institutionens vedtægter, jf. bilag 1. Bestyrelsen fastlægger de nærmere retningslinjer for den samlede regnskabsvirksomhed samt godkender budget og årsrapport. Bestyrelsen er over for undervisningsministeren ansvarlig for institutionens forvaltning af regnskabsopgaver, herunder statslige tilskud. Bestyrelsen har fastlagt de nærmere retningslinjer for rektors virksomhed. Bestyrelsen har bemyndiget rektor til at udøve beføjelser, der organisatorisk er tillagt bestyrelsen på følgende områder: Oplæg til institutionens målsætning og strategi for uddannelserne og tilknyttede aktiviteter på kort og på langt sigt til godkendelse i bestyrelsen. Er ansvarlig for institutionens daglige drift, herunder for forvaltningen af de statslige tilskud. Bestyrelsen har den overordnede ansvar. Forvaltning af institutionens midler, så de bliver til størst mulig gavn for institutionens formål Anbringer institutionens midler med undtagelse af nødvendig kassebeholdning efter bestemmelserne i 21 stk. 3 og 4, i lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. Alle værdipapirer tilhørende institutionen skal være i institutionens navn. Bestyrelsen har den overordnede ansvar og fører tilsyn hermed. Rektor indstiller fastansættelse og afskedigelse af øvrige personale til godkendelse i bestyrelsen. Bestyrelsen har det overordnede ansvar og fører tilsyn med fastansættelse og afskedigelse af øvrige personale. Rektor fastsætter/aftaler bestemmelser om løn og ansættelsesvilkår, herunder om pensionsforhold for personale. Bestyrelsen skal sikre, at de af finansministerens fastsatte/aftalte bestemmelser om løn- og ansættelsesvilkår, herunder om pensionsforhold for de personale, der er ansat ved institutionen overholdes. Institutionens administrative og regnskabsmæssige ansvar varetages af rektor. Rektor er blandt andet ansvarlig for regnskabsopgavernes organisering og gennemførelse i institutionen. Herudover er rektor ansvarlig for: At institutionens virksomhed udføres i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger og retningslinjer At uddannelserne og serviceaktiviteterne gennemføres i overensstemmelse med gældende regler Rektor udøver sine funktioner under hensyntagen til lovgivningen og øvrige retningslinjer. I rektors fravær varetages rektors funktioner af vicerektor. Under rektor varetager Løn- og Personaleteamet (vicerektor, lønkonsulenten/kontrollanten og lønmedarbejderen) personaleadministrative opgaver, mens den regnskabsansvarlige varetager institutionens regnskabsopgaver i samarbejde med de øvrige i økonomiteamet (vicerektor, bogholderen og kassereren). 7 af 36

9 Fordelingen af regnskabsopgaver i organisationen har følgende struktur: Vicerektor (den økonomiansvarlig) tilrettelægger og leder arbejdet i økonomifunktionen hvad angår bogholderi og kasse. Den regnskabsansvarlige varetager opgaver som aflæggelse af regnskab, regnskabsrapporteringer, budgetopfølgninger, økonomianalyser mv. Kassereren har ansvaret for registreringer opdelt på finansbogholderi, debitorbogholderi og kreditorbogholderi Regnskabsfrigiveren (den økonomiansvarlig, den regnskabsansvarlig, bogholderen, rektor) frigiver registreringer i finans, debitor- og kreditorbogholderiet m.v. Kassereren har ansvaret for institutionens pengeinstitutkonti og betalingsformidling sammen med bogholderen. Betalingsformidling vil altid foregå 2 i foreningen. Lønmedarbejderen/lønbogholderen har ansvaret for lønregistreringer m.v. Lønfrigivelsen i Silkeborg Data sker i det øjeblik lønmedarbejderen/lønbogholderen er færdig med lønregistreringer. Den regnskabsansvarlige kontrollerer registreringer efter lønkørslen. Den regnskabsansvarlige har ansvaret for institutionens økonomi- og lønsystemer. Med hensyn til IT-funktionens ansvarsområde og organisering henvises til Kapitel 3 i denne instruks samt til [institutionens sikkerhedsinstruks]. Ovenstående ansvarsplaceringer i tilfælde af fravær af medarbejderen varetages af stedfortrædere. Jf. bilag 5. Afvikling af betaling via de af økonomistyrelsens administrerede betalingssystemer forudsætter involvering af mindst 2 medarbejdere i institutionen, således at der sikres, at funktionerne vedrørende registrering og betaling kan holdes adskilte. Den medarbejder, der varetager registreringsfunktionen, kan ikke samtidig varetage betalingsfunktionen, bortset fra afsendelse af betalinger til banken. Institutionens årsrapport revideres af den af bestyrelsen valgte revisionsfirma, PriceWaterhouseCoopers. Institutionens årsrapport revideres ligeledes af Rigsrevisionen. Institutionen er registreringspligtig i henhold til merværdiafgiftsloven (momsloven) under CVR-nr og indeholdelsespligtig i henhold til kildeskatteloven under CVR-nr Institutionen er herudover registreret ved følgende numre: CVR-nummer til identifikation af juridisk enhed Institutionsnummer (skolekode) til registrering i Danmarks Statistik Bogføringskreds Løngruppenummer Y4 SKB-konto for modtagelse af tilskud samt betalingsformidling (NEM-konto ) Bruttolønsudbetalingskonto Transaktionskonto for udbetalinger af 36

10 Transaktionskonto for indbetalinger KUB konto Kassekredit senere Den regnskabsansvarlige er ansvarlig for udarbejdelse og løbende ajourføring af denne regnskabsinstruks. 1.2 Generelt om opgaver Som selvejende institution udføres tilskudsfinansierede aktiviteter og indtægtsdækket virksomhed. til studentereksamen til højere forberedelseseksamen Institutionen kan i tilknytning til uddannelserne gennemføre indtægtsdækket virksomhed i overensstemmelse med budgetvejledningens regler herom. Om institutionens forvaltning af de regnskabsmæssige opgaver: Institutionen er registreringspligtig i henhold til merværdiafgiftsloven (momsloven) og selvstændig indeholdelsespligtig i henhold til kildeskatteloven Institutionen kan i tilknytning til uddannelserne udøve indtægtsdækket virksomhed i overensstemmelse med budgetvejlednings regler herom. Institutionen foretager ikke regnskabsmæssig registrering for andre institutioner Institutionen har ikke henlagt regnskabsmæssige opgaver til administrativt driftsfællesskab eller eksternt driftscenter. Institutionen råder ikke over aktiver og passiver, som ikke er egne midler, men hvis forvaltning og tilstedeværelse institutionen er ansvarlig Institutionen låner eller udlåner personale. Der er hovedsagelig lærerpersonalet, der udlånes/deles med andre institutioner. Institutionen opkræver afgifter eller gebyrer i form af nøgledepositum og kopiafgift fra eleverne. 1.3 Regnskabsmæssige principper Institutionens regnskabsmæssige formål, principper og forpligtelser afspejles dels af, at institutionen som en selvstændig juridisk enhed har egne behov for regnskabsoplysninger, og dels af generelle regnskabsmæssige forpligtelser i forhold til Undervisningsministeriet. Institutionen er som udgangspunkt underlagt de statslige regnskabsregler, hvilket blandt andet omfatter: Lov nr. 131 af 28. marts 1984 om statens regnskabsvæsen m.v. Finansministeriets bekendtgørelse nr af 19. december 2006 om statens regnskabsvæsen m.v. Økonomistyrelsens vejledning af 25. oktober 2004 om udarbejdelse af regnskabsinstrukser 9 af 36

11 Finansministeriets budgetvejledning Brugervejledninger m.v. (KMD, Silkeborg Data) Relevante dele af Økonomisk Administrativ Vejledning (ØAV) fra Økonomistyrelsen Bekendtgørelse nr af 12. december om tilskudsudbetaling m.v. til institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen- voksenuddannelser. Bekendtgørelse nr af 13. december 2006 om revision og tilskudskontrol m.m. ved institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen- voksenuddannelser m.v. Bekendtgørelse nr af 13. december 2006 om regnskab for institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen- voksenuddannelse m.v. Undervisningsministeriets øvrige regler om regnskabsvæsenets tilrettelæggelse, tilskudsadministration, edb-anvendelse m.v. for de omfattede institutioner 1.4 Edb-anvendelse Institutionens edb-anvendelse er beskrevet i kapitel 3 [mere detaljeret beskrevet i diverse systembeskrivelser, brugervejledninger, forretningsgange, sikkerhedsinstrukser m.v.]. Institutionen anvender Navision Stat opsat til selveje som lokalt økonomisystem. Institutionen anvender GAS samt Lectio som studieadministrativt system. Institutionen anvender Silkeborg Data som lønsystem til registrering og beregning af løn til institutionens ansatte. Institutionen anvender SKB til frigivelse og afvikling af betalinger til institutionens kreditorer, herunder også lønkreditorer. Ovennævnte systemanvendelse er aftalt mellem institutionen/undervisningsministeriet/ Økonomistyrelsen, i det alle statsligt selvejende uddannelsesinstitutioner skal benytte økonomisystemet Navision Stat som økonomisystem. Økonomisystemet implementeres af Økonomistyrelsen. Kort beskrivelse af Navision Stat Navision Stat er en videreudvikling af standardøkonomisystemet Navision Financials til brug i den statslige økonomistyring. Navision Stat er en windows-baseret standardapplikation med grafisk brugergrænseflade, som rummer følgende moduler: Finans, Salg, Marketing, Køb, Lager, Ressourcer, Sager, Anlæg og Personale. Tilpasningen af systemet til den statslige økonomistyring har bl.a. omfattet: Udvikling af en multidimensionel kontoplan Maskinel funktionsadskillelse mellem kasserer- og bogholderregistreringsopgaver Udvikling af modulet Personale til at omfatte relevante personaledata fra SLS-systemet Udvikling af replikeringsfunktion der muliggør, at koncerntabeller samt løntransaktioner og personaledata replikeres (kopieres) til institutionens system. For en generel systemmæssig beskrivelse af Navision Stat, herunder systemdokumentation, samspil med andre systemer, mv. henvises til Økonomistyrelsens dokument af 31. august 2006 Generel beskrivelse af Navision Stat. 10 af 36

12 Institutionens anvendelse af arts- og formålskontoplan Institutionen anvender Statens Kontoplan for 2007 som artskontoplan og Underisningsministeriets Formålskontoplan som formålskontoplan. Arts- og formålskontoplan udmeldes til institutionerne via Økonomistyrelsens DataUdvekslingsPunkt (ØDUP), som er et system til kommunikation mellem Økonomistyrelsen og institutioner. Statens Kontoplan for 2007samt konteringsvejledning findes på Økonomistyrelsens hjemmeside: 11 af 36

13 2. Institutionens regnskabsopgaver Viby Gymnasium og HFs overordnede regnskabsopgaver omfatter: Registrering af institutionens udgifter og indtægter Kontrol og afstemning af registreringer Regnskabsmæssig forvaltning af aktiver og passiver Udarbejdelse af årsregnskaber. I det følgende foretages en mere detaljeret gennemgang af de forskellige typer af regnskabsopgaver, der varetages af institutionen. [I bilag 11 er medtaget en oversigt over institutionens interne forretningsgange, disse er p.t. under udarbejdelse]. 2.1 Forvaltning af udgifter Forvaltningen af udgifter omfatter dels disponering af udgifter dvs. indgåelse af forpligtelser m.v., der medfører eller kan medføre udgifter for organisationen, dels godkendelse af udgiftsbilag. Kreditorstamdata opbevares i Navision Stats kreditortabeller. Adgang til at læse, oprette, ændre og slette stamdata i Navision Stats kreditortabeller styres via brugerprofilerne i Navision Stat. Den regnskabsansvarlige er den, der opretter, ændrer eller sletter stamdata i Navision Stat. Disponering Disponering med bindende virkning for institutionen kan alene foretages af rektor eller af de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil. Jf. bilag 6. I bilag 6 indgår en oversigt over, hvilke medarbejdere der kan disponere med bindende virkning for institutionen samt eventuelle beløbsmæssige begrænsninger. Af disponeringsområder skal fremhæves: Institutionens bestyrelse ansætter og afskediger rektor. Indstillingen af ansættelse og afskedigelse af institutionens øvrige ledelse samt øvrige medarbejdere foretages af rektor. Aflønning sker i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og de respektive overenskomstområder. Vicerektor er ansvarlig for at kontrollere, at de omfattede bilagsoplysninger er korrekte ifølge personaleakter eller anden grunddokumentation Rektor eller de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil, kan træffe beslutning om ydelse af varige vederlag og særlige ydelser efter gældende regler. Lønmedarbejderen kontrollerer og afstemmer bilagene med foreliggende beslutninger om afholdelse af sådanne udgifter Rektor eller de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil, kan disponere i forbindelse med iværksættelse af overarbejde/merarbejde og tjenesterejser. Lønmedarbejderen kontrollerer og afstemmer bilagene på grundlag af attesterede underbilag, såsom timeregistreringer, ferielister, sygedagslister eller andre kontrolnoteringer Indgåelse af aftaler om køb af varer, materiel, tjenesteydelser og værdipapirer, der medfører eller kan medføre udgifter for institutionen foretages af rektor eller af de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil. Aftalerne indgås i overensstemmelse med institutionens vedtægter og 12 af 36

14 eventuelle bestemmelser i de respektive institutionslove. De disponeringsberettigede medarbejdere har ansvaret for at kontrollere bilagenes materielle og økonomiske indhold Rektor eller de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil, kan afholde udgifter til repræsentation og møder. Bilagene skal være påført oplysning om anledning og deltagere Tilsagn om tjenesterejser kan gives af rektor eller af de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil. Lønmedarbejderen afstemmer bilag med oplysninger om udbetalte rejseforskud, afrejse- og ankomsttider, afholdte udgifter ifølge dokumentation samt oplysninger til brug ved fastsættelse af dagpengesats og eventuelle andre oplysninger, der har betydning for afregningen. Endvidere påses, at bilagene er underskrevet af de pågældende medarbejdere, samt at afregning finder sted inden for de fastsatte frister. Alle bilag forsynes med en attesteret godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til regnskabsmæssig registrering og betaling Rektor eller de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil, kan træffe beslutning om indgåelse af kontrakter, herunder rammekontrakter med leverandører om indkøb (eksklusive huslejekontrakter) Køb og salg af bygninger og arealer samt indgåelse og opsigelse af huslejekontrakter varetages af Universitets- og Bygningsstyrelsen (UBST) på Undervisningsministeriets vegne Aftaler om større reparations- og vedligeholdelsesarbejder samt bygge- og anlægsarbejder skal besluttes og gennemføres af UBST Mindre arbejde af ovennævnte karakter kan iværksættes af institutionen af en hertil bemyndiget medarbejder i henhold til bestemmelser herom i [bilag udarbejdet af UBST, hvortil er henvist i bilag 3 til denne instruks]. Godkendelse af udgiftsbilag De disponeringsberettigede eller disses stedfortrædere kontrollerer og godkender, at bilaget indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for en korrekt registrering omfattende såvel materielle, som økonomiske forhold. Godkendelse af eksterne bilag Udgifter vedrørende køb af varer, materiel, tjenesterejser mv. dokumenteres i form af regninger, fakturaer osv. fra leverandørerne. Regninger fremsendes elektronisk til institutionen. Forretningsgangen er følgende: Fakturaer modtages hos kassereren i institutionen, der sikrer at leverandører er E-handelsklar inden faktura videreformidles til sagsbehandling og godkendelse af disponeringsberettigede. Godkendelse af faktura af disponeringsberettigede og godkendelse af relevant kontostreng. Den regnskabsansvarlige kontrollerer og godkender den relevant kontostreng i overensstemmelse med den af Undervisningsministeriet fastlagte formålskontoplan. Bogføring og efterfølgende betaling, j.f. afsnit af 36

15 Udgifter vedrørende køb af varer, materiel, tjenesteydelser m.v. dokumenteres i form af fakturaer m.v. (bilag) fra leverandørerne. Ved godkendelsen af bilagenes materielle og økonomiske indhold føres kontrol med: Disponeringsberettigede kontrollerer, at de i bilagene nævnte leverancer/ tjenesteydelser er leveret. Disponeringsberettigede kontrollerer, at leverancer/tjenesteydelser svarer til de afgivne bestillinger, for så vidt angår mængde, kvalitet, pris og leveringsfrister Disponeringsberettigede kontrollerer, at det fremgår af bilaget, såfremt der undtagelsesvist er anvendt en kopi som bilag Den regnskabsansvarlige kontrollerer, at bilaget er efterregnet og konteret. Ved godkendelse tages stilling til, om konteringen er foretaget i overensstemmelse med den af Undervisningsministeriet fastlagte kontoplan med tilhørende vejledninger. Ved godkendelsen tages ligeledes stilling til, hvornår betaling senest skal finde sted. Kan der opnås kontantrabat, skal denne så vidt muligt udnyttes. Eventuelle kontantrabatter, der ikke er aftalt ved kontraktindgåelse, benyttes i det omfang, dette findes fordelagtigt. De kontrollerede bilag forsynes herefter med en dateret godkendelsespåtegning af hertil bemyndigede personer (disponeringsberettigede) som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling. Godkendelse af interne bilag Enkelte udgifter dokumenteres ved internt udarbejdede bilag, opgørelser, beregninger mv. Bilag skal underskrives (evt. med initialer) og dateres af de medarbejdere, der har udfærdiget bilagene. Alle bilag forsynes med dateret godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling. Udgiftsbilag vedrørende ydelser til medarbejdere skal altid godkendes af en overordnet medarbejder, der har bemyndigelse hertil. Godkendelse af øvrige bilag foretages af de disponeringsberettigede medarbejdere eller deres stedfortræder. Anvisning af udgiftsbilag generelt Den medarbejder, der foretager anvisning skal sikre sig, at udgiften er fyldestgørende dokumenteret. Ved anvisning af udgifter må der normalt ikke foretages rettelser i beløb eller andre betydende oplysninger i udbetalingsmaterialet. Eventuelle rettelser skal attesteres af den medarbejder, som forestår anvisningen. Ved anvisning skal man sikre sig, at det tydeligt fremgår, hvem udbetalingen er til, hvad der skal udbetales, og hvornår udbetalingen skal ske. Ved anvisning af udgifter til udbetaling via kassefunktionen anvendes et udbetalingsbilag på hvilket beløbet skal være påført via Word, eller på tilsvarende måde som sikrer mod efterfølgende ændring. Der må ikke foretages rettelser i beløbsfeltet, eventuelle andre rettelser i udbetalingsformularen af indholdsmæssig karakter skal attesteres af de medarbejdere, som har udarbejdet udbetalingsordren. Udbetalingsbilaget skal være udfyldt efter gældende konteringsregler. Udbetaling skal så vidt muligt ske ved konto til konto overførsel. 14 af 36

16 Efterregning og kontering af bilagene i overensstemmelse med den af Undervisningsministeriet fastlagte kontoplan med tilhørende vejledninger varetages af kassereren. Kassebilag efterregnes af bogholderen. Udgifter vedrørende ydelser til medarbejdere skal altid godkendes af rektor eller af de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil. Rektor kan godkende egne bilag. Dog forudsætter det, at der to gange om året udarbejdes en samlet opgørelse over rektors bilag, som skal godkendes af formanden for bestyrelsen. Den regnskabsmæssige registrering og procedure ved betalingen af udgifterne omtales senere i instruksen. En oversigt over disponeringsberettigede fordelt på funktionsbetegnelser er medtaget i bilag 6. Øvrige forhold Registrering foretages i øvrigt under hensyntagen til følgende regler: Udgifter og indtægter hidrørende fra levering af varer og tjenesteydelser til eller fra institutionen registreres, når levering har fundet sted. I tilfælde, hvor udgifter og indtægter ikke hidrører fra levering af varer og tjenesteydelser, sker registrering, så snart beløbet kan opgøres og senest på betalingstidspunktet. Inden afsluttende regnskabsaflæggelse foretages periodisering/registrering af udgifter og indtægter vedrørende gammelt kalenderår, såfremt levering af en vare eller tjenesteydelse til eller fra institutionen har fundet sted, eller anden fordring eller tilgodehavende er opstået inden kalenderårets udløb. Såfremt størrelsen af et betydeligt krav mod institutionen ikke kan opgøres endeligt inden afsluttende regnskabsaflæggelse, foretages registreringen på en udgiftskonto i regnskabet for det pågældende kalenderår på grundlag af et skøn, hvorefter korrektion af beløbet foretages i det kalenderår, hvor kravet kan opgøres endeligt. Ud- og indbetalinger, der ikke straks kan henføres til en udgifts- eller indtægtskonto, registreres på en beholdningskonto, indtil endelig registrering kan finde sted. Værdiregulering Institutionen foretager værdiregulering af aktiver i henhold til Undervisningsministeriets regler i Undervisningsministeriets vejledning til VR99. Feriepengeforpligtelser og over-/merarbejde Institutionens registrerer jævnligt forpligtelserne i forbindelse med optjeningen og afviklingen af feriepenge og over/merarbejde, jf. bilag Forvaltning af indtægter Institutionens forvaltning af indtægter omfatter disponering, regningsudskrivning, godkendelse af indtægtsbilag samt debitorforvaltning. Debitorstamdata opbevares i Navision Stats debitortabeller. Adgang til at læse, oprette, ændre og slette stamdata i Navision Stats debitortabeller styres via brugerprofilerne i Navision Stat. Disponering 15 af 36

17 Indtægtsdisponeringen sker i overensstemmelse med de materielle og beløbsmæssige forudsætninger, hvorunder tilskud er givet. Ved disponering forstås indgåelse af aftaler mv., der medfører eller kan medføre indtægter for institutionen, eller for områder, som institutionen administrerer. Disponeringsberettigede for udgifter er bemyndiget til at varetage opgaverne vedrørende forvaltning af indtægter for deres ansvarsområde, herunder opkrævning/regningsudskrivning, godkendelse af indtægtsbilag, jf. bilag 6. Debitorforvaltning foregår i samarbejde med den regnskabsansvarlige. Fakturering og godkendelse af indtægtsbilag Enhver indtægt dokumenteres ved et indtægtsbilag enten i form af en faktura udarbejdet i institutionen eller i form af en indtægtsanvisning til institutionen. Før bilagene kan videregives til regnskabsmæssig registrering, kontrolleres det økonomiske og materielle indhold af bilagene. Det kontrolleres, at grundlaget for indtægten er korrekt, og at de fastlagte arbejdsgange og procedurer er fulgt, samt at bilaget er korrekt. Selve kontrolfunktionen omfatter endvidere en kontrol med, at alle tilgodehavender faktureres. Kontrollen med bilagene varetages af en anden medarbejder end den, som forestår faktureringen. De kontrollerede bilag forsynes med en attesteret godkendelsespåtegning af disponeringsberettigede som bekræftelse på, at de kan videregives til regnskabsmæssig registrering og opkrævning. Udarbejdelse af regninger Fremskaffelse af grundlaget for udskrivning af regninger/opkrævninger og regningsudskrivningen påhviler disponeringsberettigede som en del af sagsbehandlingen, og udføres som hovedregel ved anvendelse af faktura IT opkrævningssystemer for det pågældende område ved hjælp af Navision Stat. I de pågældende systemer er indbygget de nødvendige maskinelle kontroller. På grundlag af disse registreringer udskrives automatisk opkrævninger fra systemerne. Samtidig dannes posteringsgrundlag for den regnskabsmæssige registrering. Posteringer foretages i Navision Stat. Godkendelse af indtægtsbilag Alle indtægter skal kunne dokumenteres. Dokumentation skal medfølge posteringsordren, eller det skal af ordren fremgå, hvor dokumentation beror. Godkendelse af indtægtsbilag, der modtages fra eksterne samarbejdsparter, omfatter kontrol med bilagenes materielle og økonomiske indhold. Efterregning og kontering af bilag foretages af de respektive områder. Godkendelse af manuelt udskrevne opkrævninger mv. omfatter en kontrol med, at der udskrives opkrævninger for alle tilgodehavender, samt at konteringen er i overensstemmelse med gældende kontoplaner. Kontrollen udføres af det enkelte kontor og må ikke varetages af medarbejdere, der har foretaget udskrivning af opkrævningen. Debitorforvaltning Ved varetagelse af institutionens debitorforvaltning iagttages, at forhold, der påregnes at medføre debitorindbetalinger, dokumenteres så tidligt som muligt og rapporteres hurtigst muligt til økonomifunktionen. Institutionens vigtigste indtægtsarter er følgende: 16 af 36

18 Tilskud fra staten i henhold til tilskudsbekendtgørelse 1395 af 12. december 2006 om tilskudsudbetaling m.v. til institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen- voksenuddannelser. Tilskudsfinansierede aktiviteter (EU, Erasmus/Socrates, Nordplus m.v.) Indtægter fra elevkopiafgift. Renteindtægter % af indtægterne stammer fra tilskud fra staten. Ved salg af kopikort følges følgende ordning: Viby Gymnasium og HF anvender den traditionelle kopikort, hvor Teknisk Boghandel opkræver og derefter opsøger rektor de få elever, der ikke betaler. Institutionen får en oversigt fra teknisk boghandel over, hvem der har betalt derefter får institutionen en samlet overførsel af pengene. Pengene bliver derefter konteret i Navision Stat. Retningslinjer for fastsættelse af takster og priser Institutionens fastsættelse af priser og takster for indtægtsdækket virksomhed m.v. er som udgangspunkt beregnet i overensstemmelse med reglerne i Finansministeriets budgetvejledning. Fastsættelse af takster og priser, der ikke er fastsat ud fra love og bestemmelser, dækker de faktiske udgifter samt dækningsbidrag. Institutionens takster og priser fastlægges ud fra følgende retningslinjer: Vejledning om prisfastsættelse fra Økonomistyrelsen, maj Kreditgivningspolitik Institutionen yder normalt ikke kredit på solgte materialer eller ydelser. I særlige tilfælde af salg på kredit udvises særlig omhyggelighed, og salg foretages alene til købere, som er institutionen bekendt, eller efter en forudgående vurdering af købers kreditværdighed. Dokumentation af salg på kredit udfærdiges i form af følgesedler, salgsfakturaer, erstatningsdokumenter, kopier af breve m.v. Eventuel udlevering af varer, dokumenter m.v. på kredit foretages alene mod kvittering. Betalingsfrist udgør normalt 30 dage eller i henhold til gældende aftaler Beløbet opkræves gennem udsendelse af faktura bilagt indbetalingskort eller kontooplysninger Betalingsterminer fastsættes af institutionen på fakturaer, kontrakter, aftaler m.v. Kredit kan ikke ydes på de områder, hvor tildeling af tilskud helt eller delvist forudsætter deltagerbetaling m.v. Retningslinjer for restante fordringer Såfremt institutionen bliver opmærksom på, at debitor har standset sine betalinger, tages der stilling til anmeldelse af fordringen over for skifteretten. 17 af 36

19 Såfremt debitor ikke indbetaler det skyldige beløb rettidigt, iværksættes en rykkerprocedure. Indbetales det skyldige beløb ikke i forbindelse med rykkerproceduren, anses fordringen for at være i restance. [Fordringen overdrages til Skat og afskrives. (Bilag 4)]. Ved afskrevne fordringer indhentes med passende mellemrum og inden forældelsesfristens udløb oplysninger om debitors økonomi med henblik på eventuel genoptagelse af inddrivelsen. Dette gælder dog ikke, såfremt fordringen afskrives som følge af konkurs, tvangsakkord eller lignende, eller hvis det må anses for åbenbart formålsløst og forbundet med uforholdsmæssige store omkostninger. Ansvars- og kompetencefordelingen I det følgende redegøres for, hvilke medarbejdere der er ansvarlige for institutionens indtægtsforvaltning. Disponeringen af indtægter Disponering, dvs. indgåelse af aftaler, der medfører eller kan medføre indtægter for institutionen, foretages af rektor eller af de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil. Tilskud Godkendelse og kontrol af modtagne tilskud, herunder kontrol med tilskudsopgørelsernes/indtægtsbilagenes materielle og økonomiske indhold samt efterregning og kontering heraf, varetages af den regnskabsansvarlige. Udskrivning af fakturaer m.v. samt godkendelse af udskrevne fakturaer og godkendelse af indtægtsbilag, der modtages udefra Bogholderen har ansvaret og bemyndigelsen for udskrivning af fakturaer. Godkendelse af udskrevne fakturaer og godkendelse af indtægtsbilag, der modtages udefra, er forbeholdt medarbejdere, der ikke har foretaget udskrivning af fakturaer. Godkendelsen omfatter kontrol med, at der udskrives fakturaer for alle tilgodehavender, og at efterregning og kontering af bilagene foretages. Godkendelse af indtægtsbilag, der modtages udefra, omfatter kontrol med bilagenes materielle og økonomiske indhold samt efterregning og kontering af bilagene. Øvrige indtægtsområder Kontrol med og opkrævning af betaling for kopier varetages af den ansvarlige for undervisningsmidler. Godkendelse, efterregning og kontering af institutionens renteindtægter varetages af bogholderen. Iværksættelse af rykkerprocedure ved forsinket betaling Rektor har ansvaret for institutionens fastlæggelse af rykkerprocedure. Institutionen iværksætter rykkerprocedure efter følgende retningslinjer. Hvis en fordring eller en betaling for bortkomne bøger - imod forventning ikke er betalt til institutionen, efter at der er sendt to rykkerskrivelser (først en hjemkaldelse og dernæst en regning på fordringens/bogens/bøgernes værdi), vil følgende procedure blive iagttaget: A. Sager under 300 kr.: 18 af 36

20 Institutionen tager stilling vedlagt dokumentation for at der er sendt ovennævnte to rykkerskrivelser - til at beløbet efter en individuel vurdering afskrives. Indcasso kontoret involveres ikke i disse sager, idet sagerne på grund af fogedgebyr m.v. sammenholdt med kravets størrelse ikke tages til retslig incasso via fogedretten. B. Sager over 300 kr. og under 1500 kr.: Hvis debitor ikke reagerer på rykkerskrivelsen, tager institutionen stilling til et frivilligt forlig til debitor. Indcasso kontoret involveres heller ikke i disse sager, idet sagerne på grund af fogedgebyr m.v. sammenholdt med kravets størrelse ikke tages til retslig incasso via fogedretten. Institutionen tager stilling til at beløbet efter en individuel vurdering afskrives. C. Sager over 1500 kr. Hvis debitor ikke reagerer på rykkerskrivelsen og et frivilligt forlig forsøger institutionen at inddrive kravet via fogedretten, dvs. tager sagen til retslig incasso. Ansvaret for iværksættelse og opfølgning af rykkerprocedurer ved forsinket betaling påhviler den ansvarlige for undervisningsmidler. Behandling af restante fordringer samt nedskrivning af fordringer Rektor har ansvaret for behandling af sager vedrørende restante fordringer. Af- og nedskrivning af væsentlige tilgodehavender kan alene foretages efter rektors eller den økonomiansvarliges (vicerektor) godkendelse. 19 af 36

21 2.3. Regnskabsmæssig registrering Institutionens regnskabsmæssige registrering foretages i overensstemmelse med reglerne i i Finansministeriets bekendtgørelse nr af 19. december 2006 om statens regnskabsvæsen m.v og omfatter samtlige økonomiske hændelser af betydning for og som en konsekvens af institutionens aktivitet. Regnskabskontoret Regnskabsmæssig registrering i relation til regnskabsbekendtgørelsen. Vedligeholdelse af kontoplan. Ovenstående oversigt ajourføres af den regnskabsansvarlige Registrering Som grundlag for registreringen skal bilag være godkendt af hertil bemyndigede medarbejdere (disponeringsberettigede) og indeholde de for registreringen nødvendige oplysninger: At enhver registrering dokumenteres ved bilag, og at disse bilag indeholder de oplysninger, der er nødvendige for at identificere registreringernes rigtighed At der forefindes et intakt transaktionsspor, således at alle registreringer (bilag) kan følges til regnskaber m.m. og omvendt, at sådanne regnskaber m.m. kan opløses i de registreringer, hvoraf disse er sammensat. Der er i Navision Stat et intakt transaktionsspor. Hermed forstås, at registreringerne i Navision Stat kan følges fra de oprindelige registreringer til saldi i måneds- og årsregnskaber. Det kan gøres ved hjælp af funktionen Naviger, der findes i modulerne Finans, Salg, Køb, Lager, Ressourcer, Sager og Anlæg. Endvidere er det muligt i kontoplanen under modulet Finans at opløse bevægelserne på de enkelte konti i enkeltposteringer. Der henvises til Økonomistyrelsens hjemmeside om Statens Kontoplan for At alle økonomiske hændelser, der er af betydning for eller en konsekvens af institutionens aktiviteter, registreres At registreringen som udgangspunkt foretages, når leveringen har fundet sted At registreringen af udgifter og indtægter m.v. foretages under hensyntagen til de regler, der er omtalt i bogføringsloven At registreringen foretages i overensstemmelse med den af Undervisningsministeriet fastlagte formålskontoplan med tilhørende vejledning At alle transaktioner registreres nøjagtigt og så vidt muligt i den rækkefølge, som transaktionerne er foretaget i Forud for registreringen føres kontrol med, at bilagene indeholder de oplysninger, der er nødvendige for registreringen. Disse oplysninger omfatter som minimum:. Bogføringskreds og delregnskab (identifikation over for bevillingslovene). Bilagsidentifikation (nummerkontrol med samtlige bilag). Ved køb og salg - skal købers henholdsvis sælgers navn og adresse fremgå 20 af 36

22 . Ved køb og salg - leverancens eller ydelsens art, omfang og beløb, ved andre bilag - begrundelse for/formål med betalingen/overførslen/registreringen. Dato (periodeangivelse) transaktionen vedrører (henføringsdato/måned). Dato for udstedelse af bilaget (bilagsdato). Beløb. Kontering. Intern godkendelse af hertil bemyndigede personer. Som led i den regnskabsmæssige registrering foretages endvidere løbende afstemning og kontrol med den foretagne registrering, herunder: Løbende afstemninger, kontroller og fejlrettelser af den regnskabsmæssige registrering samt afstemning med kontoudtog fra pengeinstitutter samt kontrol med udligning af interimskonti og mellemregningskonti Kontrol med korrekt og rettidig afvikling af registrerede gældsforpligtelser, herunder afstemning med kontoudtog fra leverandører og tilgodehavender Kontrol med, at der foreligger udgiftsbilag, som er godkendt af hertil bemyndigede medarbejdere, at checks m.v. er udfyldt i overensstemmelse med udgiftsbilagene, samt at de anvendes i nummerorden. Som eksterne bilag anses bilag udstedt af andre end institutionen. Øvrige bilag anses som interne. Såfremt der for en aktivitet foreligger eksternt bilag, skal dette anvendes frem for et eventuelt internt bilag. Bilag, som vedrører ensartede økonomiske hændelser, kan registreres som en sumpostering, hvis det uden besvær kan klarlægges, hvilke hændelser der indgår i en sådan post. Udgifter og indtægter hidrørende fra levering af varer og tjenesteydelser til eller fra institutionen registreres, når levering har fundet sted. I tilfælde, hvor udgifter og indtægter ikke hidrører fra levering af varer og tjenesteydelser, foretages registreringen, så snart beløbet kan opgøres og senest på betalingstidspunktet. Projektindtægter mv., hvis retmæssige modtagelse forudsætter gennemførelse af en nærmere specificeret aktivitet, indtægtsføres i takt med udgiftsafholdelsen i denne aktivitet. Ud- og indbetalinger, der ikke straks kan henføres til en udgifts- og indtægtskonto, registreres på en beholdningskonto, indtil endelig registrering kan finde sted. Der foretages regelmæssigt afstemning med kontoudtog fra pengeinstitutter samt kontrol med udligning af interimskonti og mellemregningskonti. Der føres kontrol med korrekt og rettidig afvikling af registrerede gældsforpligtelser og tilgodehavender. Arbejdsgang ved håndtering af kreditorbetalinger via betalingssystemet: Registreringsfunktionen 1 Betalinger til kreditorer tastes og bogføres. X 2 Betalingerne udsøges til betaling i henhold til opsatte X Betalingsfunktionen 21 af 36

23 udsøgnings kriterier. 3 Det kontrolleres, at alle ønskede betalinger er udsøgt. X 4 Betalingerne overføres til officebanksystem. X 5 I officebanksystemet indlæses betalingerne. X Medarbejderen indlæser og kontrollerer, at de overførte betalinger er tilstede. 6 Medarbejderen kontrollerer og godkender betalingerne, X og er herved 1. godkender på betalingerne godkender forlader officebanksystemet og afleverer X alle bilag vedrørende de overførte betalinger til den medarbejder, som skal forestå 2. godkendelse 8 2. godkender åbner officebanksystemet og kontrollerer X før 2. godkendelse, at alle betalinger svarer til de bilag, som er blevet afleveret af 1. godkender 9 Efter 2. godkendelse skal de godkendte betalinger oversendes X X til pengeinstituttet. 10 Når betalingerne overføres til pengeinstituttet, udskrives X kvitteringsliste indeholdende alle de godkendte betalinger, som kontrolleres. 11 Alle bilag og lister afleveres til 1. godkender. X 2.4 Lønadministration lønbogholderi Lønbogholderiet udgør et selvstændigt ansvarsområde. Instruksen indeholder dels en beskrivelse af de lønadministrative opgaver, dels en beskrivelse af, hvilke kompetencer opgavevaretagelsen forudsætter. Lønadministrative opgaver: Ansættelser. Rektor er den ansvarlige. Lønændringer. Rektor er den ansvarlige. Fravær. Lønmedarbejderen er den ansvarlige. Udbetaling. Lønmedarbejderen og regnskabsansvarlig er de ansvarlige. Fratrædelse. Lønmedarbejderen er den ansvarlige. Økonomistyring/ledelsesinformation. Den regnskabsansvarlige er den ansvarlige. Øvrige lønopgaver. Løn- og Personaleteamet er ansvarlig. Associerede opgaver. Løn- og Personaleteamet er ansvarlig. Lønfunktionen varetages på selve institutionen. De lønadministrative opgaver udføres af hhv. lønmedarbejder/lønbogholder og lønkonsulent/kontrollant. Ansvars- og kompetencefordelingen Lønmedarbejder: 22 af 36

24 Lønmedarbejderen fungerer som lønbogholder, og har ansvar for indtastning af grunddata for institutionens medarbejdere (som eksempelvis lønydelser og registrering af fravær). Denne funktion varetages af en lønmedarbejder på institutionen. Frigivelsen foretages af lønmedarbejderen i det øjeblik lønmedarbejderen er færdig med indtastninger og registreringer. Lønkonsulent/kontrollant: Efterfølgende kontrol af de udbetalte og korrekte beløb foretages af lønkonsulenten/kontrollanten. Opgaver for henholdsvis lønmedarbejder og lønkonsulent/kontrollant Ændring i stamdata: Lønmedarbejderen (i dennes fravær stedfortræderen) indberetter oprettelser/ændringer i personaleregistret på grundlag af ansættelsesbrev m.v. Før lønkørsel: Lønmedarbejderen har ansvaret for indrapportering af lønoplysninger samt fejlrettelser, kontrol og afstemning. Lønmedarbejderen kontrollerer, at indrapportering finder sted i overensstemmelse med attesterede timeregistreringer, fagfordelinger, særydelser eller honoraropgørelser, og at disse er i overensstemmelse med gældende overenskomster m.v. Lønmedarbejderen har ligeledes ansvaret for indrapportering, rettelser, forespørgsler og fraværsregistrering. Lønmedarbejderen forsyner bilagene med påtegning om, at registrering har fundet sted. Præfrigivelseslisten signeres af lønmedarbejderen og afleveres til lønkonsulenten (den regnskabsansvarlig) sammen med grundbilagene. Lønfrigivelsen foretages af lønmedarbejderen. Lønkonsulenten forestår kontrollen. Efter lønkørsel: Afstemninger, fejlrettelser, kontroller m.v. af den udbetalte løn foretages af lønkonsulenten (den regnskabsansvarlig). Kontrollen foretages ved hjælp af en månedlig rapport med en sammenligning af indeværende og foregående måneds lønudbetalinger. Adgang til Silkeborg Data / KMD Silkeborg Data Lønmedarbejderen indtaster grunddata direkte i Silkeborg Datas database. Adgangen til Silkeborg Data etableres ved angivelse af usere og passwords i overensstemmelse med forskrifter. En oversigt over usere med adgange er medtaget i bilag 8. Rektor er ansvarlig for tildeling af usere. Lønmedarbejderen (og dennes stedfortræder) samt vicerektor og bogholderen har hver deres user med tilhørende password til både lønadministration og Data Ware House. Rektor og den regnskabsansvarlige har kun password til Data Ware House Usere med tilhørende passwords opbevares i en dateret, forseglet kuvert pr. bruger i institutionen. Den enkelte bruger skal med fastlagte intervaller forny sit password. Ansvaret for den løbende opdatering af usere og passwords påhviler Vicerektor. 23 af 36

25 Den enkelte bruger har ansvaret for, at andre ikke bliver bekendt med brugerens password. 2.5 Betalingsforretninger og likvide beholdninger Institutionens betalingsfunktion varetages som et selvstændigt funktionsområde i forhold til institutionens regnskabsmæssige registreringsfunktion. Medarbejdere, der varetager betalingsfunktioner, må således ikke samtidig foretage regnskabsmæssig registrering. StatensKoncernBetaling (SKB) anvendes som betalingssystem i forbindelse med betaling af kreditorer, herunder lønkreditorer. Institutionens betalingsforretninger afvikles som hovedregel ved anvendelse af elektroniske overførsler mellem pengeinstitutterne, således at kontante betalinger begrænses til situationer, hvor det ikke er muligt eller hensigtsmæssigt at foretage betalingen som en elektronisk overførsel. Ansvars- og kompetencefordeling Administrationen varetager alle betalingsforretninger, bortset fra betalinger der foretages via betalingskort, jfr. det særskilt herom. Grundlæggende findes følgende ansvar: Titel Kasserer Bogholder Ansvar Registrering og kontrol af formalia Frigivelse af bogføring Betalingsforslag Betalingsfrigivelse og kontrol Ingen medarbejdere kan alene varetage betalingsfunktioner, idet betalinger kræver 2 medarbejderes godkendelse. Ingen medarbejdere kan således tildeles alene fuldmagt til bankkonti. I Navision Stats log kan det spores, hvem der klarmelder og hvem der godkender et bilag. Loggen udskrives efter behov (her angives internval) via Navision Stat - Finans journaler Kontrol af funktionsadskillelse Tilrettelæggelse af betalingsforretninger Udbetalinger vil foregå dels via nemkontosystemet i Navision Stat, dels via institutionens kontante beholdninger. Betalingsformidling vil altid foregå 2 i foreningen. Institutionen betaler i yderst sjældent tilfælde kontanter i form af danske kroner. Og institutionen har ikke udstedt betalingskort til medarbejderne. Institutionen modtager tilskud fra Undervisningsministeriet. Tilskuddene overføres fra Undervisningsministeriet til institutionens Nemkonto, hvor de overførte beløb indgår til finansiering af institutionens betalingsforretninger. Institutionens betalinger af kreditorer afvikles (som hovedregel) via Navision Stat, hvor betalingsafviklingen finder sted. I Navision Stat udvælger kassereren kreditorposter til betaling. Efter kontrol og godkendelse, udskrives kontrolliste, der sammen med grundbilagene kontrolleres af bogholderen (og i dennes fravær den regnskabsansvarlige), som derefter kan foretage 2. godkendelse af betalingerne. Kontrol- 24 af 36

26 len skal gennemføres og har til formål at sikre at betalingen sker med korrekt beløb, til korrekt modtager (inkl. kontonummer) og sikring af optimal betalingsdato. Kontrollen skal dokumenteres. Udbetalingsposterne overføres nu automatisk til NKS systemet og derfra videre til endelig betaling via JNE, fra institutionens udbetalingskonto. Fremgangsmåden er nærmere beskrevet i Økonomistyrelsens generelle beskrivelse af Navision Stat. Det sikres, at der rettidigt og til enhver tid er tilstrækkelig dækning på institutionens konto til dækning af kreditorudbetalinger. Ved indbetalinger i Navision Stat skal kassereren Modtage kontoudtog fra indbetalingskontoen, Bogføre indbetalingerne på de relevante likvide konti. Bogholderen afstemmer de likvide konti og afklarer/bogfører en evt. difference. Adgangen til betalingssystemet (JNE) reguleres af en aftale mellem institutionen og Jyske Bank. For hver konto skal institutionslederen tildele rettigheder til bogholder, kasserer og den regnskabsansvarlig. Adgangen til systemet er beskyttet af et password/diskette med sikkerhedsfiler, der er genereret af banken og knytter sig til en konkret arbejdsplads. Adgangskontrollen [er nærmere beskrevet i institutionens sikkerhedsinstruks]. Afvikling af betalinger via betalingssystemet Betalingssystemet forudsætter involvering af mindst to medarbejdere, således at det sikres, at funktionerne vedrørende registrering og betaling holdes adskilt. Den medarbejder, som varetager registreringsfunktionen, kan ikke samtidig varetage betalingsfunktionen bortset fra afsendelse af betalinger til banken. Afvikling af betalinger via institutionens kasse Udbetalinger vil foregå dels via nemkontosystemet i Navision Stat, dels via institutionens kontante beholdninger. Betalingsformidling vil altid foregå 2 i foreningen. Institutionen betaler i yderst sjældent tilfælde kontanter i form af danske kroner. I forbindelse med afleverings af bøger vil der være kontantbetaling (danske kroner) fra elevernes side som kompensation for de bortkomne bøger. Bogholderen og kassereren modtager 2 i foreningen pengene og kvitterer for modtagelsen. Kopi af kvitteringen bruges som dokumentation til bogføring i Navision Stat. Beholdningen anbringes i pengeskabet. Der forefindes højst kr. i kontanter i pengeskabet. Kassebeholdningen vil ved passende lejlighed anbringes i banken. Det påhviler rektor at iværksætte uanmeldte kasseeftersyn med henblik på at sikre, at kassens midler er til stede, og at kasseforretningerne udføres forsvarligt. 25 af 36

27 Hovedkassen er på adressen: Søndervangs Allé nr. 45, 8260 Viby J. Ansvars- og kompetencefordeling I det følgende er ansvarsfordelingen illustreret Bankudbetaling via udbetalingskladden Kasseren Laver udbetalingsforslag Udbetalingsposter udsøges Udskriver specifikationsliste og Check original dokument Kontrol af betalingsoplysninger 1. godkendelse af betalingsoversigt Bogholderen eller den regnskabsansvarlige NemKonto System NKS/ Jyske Netbank Erhverv JNE Modtager papirfakturaer og rapportudskrifter Kontrol af betalingsoplysninger Nej: Bilag sendes tilbage med oplysning om fejlen Kontrol OK? Ja 2. godkendelse af betalingsoversigt Betalingsposter sendes via NKS til JNE Kasseudbetaling via kassererkladden Disponent Bilaget godkendes og konteres Kassereren Bilag godkendes, herunder kontrol af dispositionsret Kassebilag registreres Afstemning af beholdninger Klarmelding af kassekladde Bogholderen Modtagelse af bilag Kontrol OK? Ja Bogføring af kassekladde Nej: Fejlen rettes Afvikling af betalinger via anvendelse af betalingskort Institutionen har ikke udstedt betalingskort. 2.6 Kontrol med værdipost Som led i poståbningen skal der gennemføres en særskilt kontrol med og registrering af værdipost, dvs. checks, giroanvisninger, værdipapirer, gældsbeviser, anbefalede breve m.v. 26 af 36

28 Værdiposten forsynes med modtagelsesstempel og registreres herefter på forud nummererede blanketter med oplysning om ankomstdato, værdiens art og afsender. På blanketterne skal der være afsat plads til anførelse af kvitteringspåtegning. Ansvars- og kompetencefordelingen Ansvaret for de specielle kontrolforanstaltninger til sikring af værdipost påhviler følgende medarbejdere: Poståbning, udtagning og registrering samt intern fordeling af værdipost varetages i forening af to administrative medarbejdere, der fungerer under sekretariatsleder Indkomne checks, postgiroanvisninger m.v. indgår straks i institutionens kasse mod kvittering fra kassereren Kassereren (eller bogholderen ved manuel kasserapport) registrerer de modtagne værdier i institutionens regnskab Den regnskabsansvarlige har ansvaret for, at alle modtagne værdier bliver korrekt registreret i institutionens regnskab. Kopien af blanketterne med oplysning om ankomstdato, værdiens art og afsender opbevares af bogholderen med henblik på dennes kontrol af den regnskabsmæssige registrering af de modtagne værdier. 2.7 Aflæggelse af regnskaber og årsrapport Institutionens årsregnskab udarbejdes under hensyntagen til, at alle tilgodehavender og skyldige beløb m.v. er registreret i regnskabet, således at dette giver et retvisende billede af indtægter og udgifter i det pågældende kalenderår samt aktiver og passiver ved kalenderårets udløb. Som led i den løbende kontrol og endelige godkendelse af årsregnskabet foretages blandt andet følgende: Kontrol af, at de registrerede tilskud er i overensstemmelse med modtagne tilskud, samt at disse tilskud er i overensstemmelse med den indberettede aktivitet og gældende takster Det vurderes, om forbruget forekommer rimeligt under hensyntagen til aktiviteterne i den pågældende periode Kontrol med, at de fastlagte periodiseringsregler og tilsvarende efterfølgende periodeafslutning/spærring af afsluttede regnskabsperioder er overholdt. Udarbejdelse og godkendelse af årsregnskabet (årsrapporten) Institutionens officielle regnskabsaflæggelse omfatter årsrapporten. Herudover udarbejder institutionen interne regnskaber efter behov. Følgende generelle retningslinjer følges: Årsrapporten aflægges med udgangspunkt i den pågældende instruks herom samt bogføringsloven Årsrapporten skal underskrives af den samlede bestyrelse og rektor og påtegnes af institutionens revisor 27 af 36

29 Den af bestyrelsen godkendte og reviderede årsrapport sendes sammen med institutionens revisionsprotokollat og eventuelle bemærkninger hertil fra bestyrelsen til Undervisningsministeriet og Rigsrevisionen. I forbindelse med godkendelse af årsrapporten føres tilsyn med, om forbruget af aktiver og passiver er opgjort korrekt og regnskabsmæssigt afstemt, herunder om forbruget forekommer korrekt under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode, og om aktiver og passiver har en rimelig størrelse og forekommer rimeligt under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode. Det påses endvidere, at alle tilgodehavender og skyldige beløb m.v. er registreret i regnskabet, således at dette giver et retvisende billede af indtægter og udgifter i det pågældende kalenderår samt af aktiver og passiver ved kalenderårets udløb. Kontrol og afstemninger Institutionen gennemfører løbende følgende kontroller og afstemninger i forbindelse med regnskabsaflæggelse: Overordnet regnskabskontrol for institutionen Styring af debitorer og kreditorer Omposteringer af kursdifferencer Momsafregning Kritisk gennemgang af beholdningskonti Vurdering af de likvide beholdningers størrelse samt afstemning heraf Iværksættelse af rykkerprocedurer Afstemning og afregning i forhold til udlagte forskudskasser Styring af anlægsaktiver Korrekt periodisering. Den regnskabsansvarlige er ansvarlig for kontrol og afstemning af årsrapporten, interne regnskaber samt løbende regnskabsrapportering. Interne regnskaber Rektor og den regnskabsansvarlige har ansvaret for eventuel udarbejdelse, kontrol og godkendelse af institutionens interne regnskaber. 2.8 Opbevaring af regnskabsmateriale I Navision Stat opbevares den elektroniske del af institutionens regnskabsmateriale (transaktions- og stamdata) i Navision databasen, som forefindes på en server hos KMD. Elektroniske regnskabsdata for tidligere år opbevares ligeledes i databasen, og slettes ikke. Det samlede materiale, der dokumenterer bogføringens udførelse og verificerer dens rigtighed og nøjagtighed, betragtes som regnskabsmateriale. Følgende materiale anses i den forbindelse som regnskabsmateriale: 28 af 36

30 Registreringer, herunder transaktionssporet Bilag og anden dokumentation samt oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet Regnskaber, regnskabsmæssige opgørelser eller opstillinger [Instrukser, herunder beskrivelser af bogføringen, og aftaler om elektronisk dataudveksling] [Beskrivelser af systemer til at opbevare og fremfinde opbevaret regnskabsmateriale] Årsregnskaber, Årsrapporter og Revisionsprotokollater. [For så vidt angår beskrivelser af bogføringen, indgår heri beskrivelser af de i institutionen anvendte systemer, programmer og systemdokumentation m.v.]. Følgende generelle retningslinjer følges i forbindelse med opbevaring af institutionens regnskabsmateriale: At regnskabsmateriale opbevares i 5 år fra udgangen af vedkommende regnskabsår. Der forekommer dog særlige krav til opbevaring af regnskabsmateriale vedrørende blandt andet EUprojekter, hvilket skal iagttages. At regnskabsmaterialet opbevares på betryggende vis og på en måde, som muliggør en selvstændig fremfinding og udskrivning i klarskrift af det pågældende materiale, herunder transaktions- og kontrolsporet. Dette gælder også registreringer, der alene er overført elektronisk. Regnskabsmateriale, der ikke opbevares i klarskrift, kan, uden bearbejdning, fremkaldes som billeder af det originale materiale (med påtegning og godkendelser m.v.) samt have samme indhold og opbygning som det tilsvarende læsbare materiale. Eksterne bilag, der mikrofilmes, overføres til elektroniske medier eller lignende, opbevares 1 år efter underskrivelsen af det regnskab, som bilagene vedrører. Andet regnskabsmateriale kan straks erstattes af mikrofilm, elektronisk medie eller lignende. For regnskabsmateriale, som opbevares på mikrofilm, elektroniske medier eller lignende, sikres: - At alle oplysninger, der fremgår af det originale regnskabsmateriale, overføres til mediet, inden det originale materiale makuleres - At mediet kontrolleres for læsbarhed, fejl eller mangler, inden det originale materiale makuleres - At mediet opbevares på betryggende måde, således at læsbarhed sikres indtil udløbet af opbevaringspligten - At mediet arkiveres, således at et udvalgt bilag hurtigt kan fremfindes - At der i fornødent omfang udarbejdes sikkerhedskopier, og at disse er anbragt således, at de ikke opbevares sammen med det originale materiale. Ansvars- og kompetencefordelingen Den regnskabsansvarlige har ansvaret for, at opbevaring af regnskabsmateriale finder sted på betryggende vis og i overensstemmelse med det generelle regelsæt. IT-vejlederen/teknikeren vil kunne inddrages i det praktiske arbejde, herunder opbevaring og kassation af regnskabsmaterialet. 29 af 36

31 2.9 Forvaltning af varebeholdninger Dette er p.t. ikke aktuelt for institutionen Værdipapirforvaltning Institutionen besidder p.t. ikke værdipapir Udlånsforvaltning Institutionen yder p.t. ikke lån Forvaltning af andre væsentlige aktiver Institutionen forvalter p.t. ikke andre væsentlige aktiver. Hvis det i forbindelse med åbningsbalance bliver aktuelt, eller der senere anskaffes aktiver skal følgende retningslinjer overholdes. Beholdning af andre væsentlige aktiver Institutionen skal føre fortegnelse over beholdninger af andre væsentlige aktiver, herunder fortegnelser over aktiver, der er stillet til rådighed af andre institutioner. Fortegnelsen omfatter: - Undervisningsudstyr og inventar, som er aktiveres og afskrives - Undervisningsudstyr og inventar, som er anskaffes over institutionens driftsbudget - Undervisningsudstyr og inventar, der er stilles til rådighed af andre institutioner - Aktiver, der anskaffes over institutionens anlægsbudget. Fortegnelser over aktiver til anskaffelsesværdi på under kr. udarbejdes som udgangspunkt ikke, idet der i hensigtsmæssigt omfang foretages en mærkning af disse aktiver. Udstyr og inventar optages under aktiver i regnskabet i henhold til de værdiansættelsesprincipper, som er beskrevet i Undervisningsministeriets Regnskabsbekendtgørelser nr af 13. december 2006 for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. Følgende retningslinjer følges i den forbindelse: - Fortegnelserne over aktiverne udarbejdes på grundlag af regnskabsbilagene efter den regnskabsmæssige registrering af disse - Fortegnelserne over aktiverne indeholder oplysninger om aktivernes art, placering, evt. mærkning og anskaffelsesår. For så vidt angår anlægsaktiverne, anføres tillige oplysninger om anskaffelsesværdi og eventuelle ændringer af værdiansættelsen - Oplysninger om afskrivning og kassation registreres i institutionens fortegnelser over aktiver og optages endvidere i institutionens årsregnskab i overensstemmelse med den af Undervisningsministeriet fastlagte kontoplan med tilhørende vejledninger. 30 af 36

32 Ansvars- og kompetencefordelingen Den regnskabsansvarlige er ansvarlig for, at der udarbejdes og ajourføres fortegnelser over materiel m.v. Den økonomiansvarlige og øvrige relevante medarbejdere er for deres respektive ansvarsområder ansvarlige for, at der foretages periodisk kontrol med beholdningerne, herunder kontrol med værdiernes tilstedeværelse samt udnyttelse. Kontrollen varetages ikke af medarbejdere, der har det direkte ansvar for anvendelse af aktiverne. Beslutning om eventuel kassation tages af ovennævnte ansvarlige medarbejdere i henhold til gældende regler. Såfremt det drejer sig om væsentlige beløb, kan kassation af aktiver alene foretages af rektor eller af en medarbejder, som rektor har bemyndiget hertil Legatforvaltning Institutionen forvalter p.t. ingen legater Forvaltning af andres aktiver eller passiver Alle midler vedr. elevforeninger m.fl. registreres på en særskilt bankkonto og bogholderen hjælper elevforeningen med at forvalte betalinger, men ansvaret for aktiviteter og økonomien vedr. elevforeningen påhviler elevforeningen Anlægsaktiver Institutionen registrerer anlægsaktiver i overensstemmelse med de retningslinjer, der er fastsat af Undervisningsministeriet. Ansvars- og kompetencefordelingen Ansvaret for registreringer vedrørende anlægsaktiver (udstyr og inventar) er fordelt som følger: - Godkendelse af anskaffelser foretages af rektor og de disponeringsberettigede. - Godkendelse af salg/kassation foretages af rektor og de disponeringsberettigede. - Vurdering og fastlæggelse af levetider og heraf følgende indplacering i levetidsgrupper samt kontering foretages af rektor og disponeringsberettigede. - Ansvaret for periodisk stikprøvekontrol med den fysiske tilstedeværelse af aktiver varetages af rektor og disponeringsberettigede Andre regnskabsopgaver Institutionen foretager ikke regnskabsopgaver for andre institutioner. Kantinevirksomhed Kantinen er udliciteret pr af 36

33 3. Institutionens anvendelse af Navision Stat 3.1 Generelt Viby Gymnasium og HF anvender Navision Stat til økonomistyring. Betalinger afvikles gennem Jyske Netbank Erhverv (JNE). Silkeborg Data anvendes til beregning og anvisning af løn til institutionens ansatte. Institutionen anvender Navision Stat med virkning fra , for regnskabsperiode og finansår Der vil mellem institutionen og Økonomistyrelsen blive indgået en idriftsættelsesaftale/myndighedsaftale som omfatter følgende forhold: leveringsforpligtelser priser institutionens forpligtelser Økonomistyrelsens ansvar institutionens ansvar rettigheder opsigelse Der er endvidere indgået aftale mellem institutionen og Jyske Bank om anvendelse af Jyske Banks office banking-system. Denne aftale er vedlagt som bilag 12. Der henvises til Økonomistyrelsens generelle beskrivelse af Navision Stat for en nærmere beskrivelse af opbygningen af Navision Stat, herunder en beskrivelse af de enkelte moduler, der indgår i Navision Stat. Opsætning af standardparametre ved produktionsstart I forbindelse med installation af Navision Stat er der opsat standardparametre, som gør det muligt for Viby Gymnasium og HF at komme hurtigt i gang, i det lokale system. Opstartsparametrene omfatter opsætning på databaseniveau, regnskabsopsætning og opsætninger i de enkelte moduler i Navision Stat. Grundlaget for opsætningen af opstartsparametre betragtes som regnskabsmateriale og arkiveres derfor på samme måde som øvrigt regnskabsmateriale. Indlæsning af data ved produktionsstart Data, der overføres maskinelt eller manuelt fra SKS eller andre systemer ved produktionsstart, er regnskabsmateriale. [Beskrivelser af anvendte procedurer, gennemførte kontroller samt beskrivelse af anvendte edb-programmer, konverteringstabeller m.v. i forbindelse med disse dataoverførsler opbevares i Viby Gymnasium og HF]. Systemdokumentation for Navision Stat Navision Stat består af standardsystemet Navision Attain med de tilpasninger, der er udarbejdet af Økonomistyrelsen. Brug af Navision Attain standardfunktioner, systemets opbygning m.v. er beskrevet i en række håndbøger fra Navision Software A/S. 32 af 36

34 Navision Stat indeholder alle Navision Attain standardfunktioner og er opbygget på samme vis. Anvendelse af generelle statstilpasninger, der er foretaget af Økonomistyrelsen, er beskrevet og udgivet som tilføjelser til standarddokumentationen for Navision Attain. Disse tilføjelser vedligeholdes og dokumenteres af Økonomistyrelsen, jf. Økonomistyrelsens generelle beskrivelse af Navision Stat. Dokumentation af Payment Management vedligeholdes af Celenia Software A/S. Dokumentation af JNE findes i brugervejledning om JNE. Dokumentation af JNE vedligeholdes af Jyske Bank. 3.2 Samspil mellem Navision Stat og andre edb-systemer Viby Gymnasium og HFs Navision System opkobles til følgende edb-systemer: Statens Koncernsystem Statens Koncernbanksystem KMD og Silkeborg Data Jyske Bank s betalingssystemer Indbetalingskonto/Nemkonto Elektronisk fakturering Proceduren for overførsel af data mellem Viby Gymnasium og HF s Navision-system og ovenstående systemer findes nærmere beskrevet i Økonomistyrelsens generelle beskrivelse af Navision Stat. 3.3 E-fakturering Valg af systemløsning Institutionen anvender p.t. ikke elektronisk fakturahåndtering hvad angår interne arbejdsgange. 3.4 Ansvarsfordeling mellem Økonomistyrelsen og institutionen Der er i forbindelse med Viby Gymnasium og HF s overgang til Navision Stat indgået en idriftsættelsesaftale mellem Viby Gymnasium og HF og Økonomistyrelsen, der nærmere beskriver ansvarsfordelingen mellem parterne i forbindelse med anvendelsen af Navision Stat. Herudover er Viby Gymnasium og HF omfattet af de generelle bestemmelser omkring ansvarsfordelingen mellem Økonomistyrelsen og de enkelte brugere af Navision Stat som fremgår af Økonomistyrelsens generelle beskrivelse af Navision Stat. Institutionens opgaver i relation til Navision Stat kan opdeles i følgende hovedgrupper: 1. Opgaver, der vedrører regnskabsføringen og betalingsforretningerne, herunder også opgaver, der vedrører dataudvekslingen med banksystemet. Disse opgaver varetages af institutionens økonomi-/regnskabsafdeling, og er opdelt i selvstændige bogholderi- og kassefunktioner. Opgaverne er nærmere beskrevet i kap. 2. Økonomi- /regnskabsafdelingens placering i den interne organisation fremgår af institutionens organisationsplan, jf. kap af 36

35 2. Opgaver, der vedrører institutionens edb-behandling (system- og sikkerhedsopgaver). Disse opgaver varetages af institutionens IT-afdeling (Support Centret under JCVU), og er nærmere beskrevet i institutionens [sikkerhedsinstruks. IT-afdeling (Support Centret under JCVU) arbejder pt. på sammen med Deloitte at få en revisionspåtegning ift. de fællesadministrative systemer, som IT- Supportcentret driver]. IT-afdelingens (Support Centret under JCVU) arbejdsopgaver er tilrettelagt således, at der er personmæssig adskillelse ved udførelsen af følgende opgaver: - systemopgaver, der involverer sikkerhedsadministration på netværket eller kræver særlig brugeradgang til Navision Stat og som varetages af netværkssikkerhedsadministrator - driftsopgaver, der varetages af medarbejder(e), som ikke må have adgang til registrering af data i Navision Stat (driftsansvarlig/driftsmedarbejder). IT-afdelingen (Support Centret under JCVU) er den funktion, der i praksis gennemfører og vedligeholder de rutiner, der i samarbejde med ledelsen er beskrevet i Viby Gymnasium og HFs [sikkerhedsinstruks], ligesom IT-afdelingen (Support Centret under JCVU) i det daglige har ansvaret for driften af institutionens administrative og operationelle/produktionsmæssige edb-installationer. IT-afdelingens (Support Centret under JCVU) ansvarsområde i relation til Navision Stat kan opdeles i følgende arbejdsfunktioner: 1. Opgaver, der vedrører den fysiske sikkerhed. 2. Systemopgaver, der forudsætter særlig brugeradgang til Navision Stat. Systemopgaverne omfatter bl.a. overførsel af nye programversioner til drift, administration af overordnede adgangsforhold til netværksressourcer mv. Ansvaret for systemopgaverne varetages af IT-afdelingens (Support Centret under JCVU) system- og sikkerhedsadministrator. 3. Driftsopgaver i forbindelse med backup/sikkerhedskopiering og genindlæsning af sikkerhedskopier, når det kræves. Varetagelsen af driftsopgaverne er personmæssigt adskilt, således af den medarbejder, som har ansvaret for backup/sikkerhedskopiering mv. ikke varetager systemopgaver og ikke har direkte brugeradgang til Navision Stat. Ansvaret for driftsafviklingen påhviler IT-afdelingens (Support Centret under JCVU) driftsmedarbejder. Af sikkerhedsmæssige grunde må den driftsansvarlig ikke have adgang til anbringelse og afhentning af sikkerhedskopier fra eksternt arkiv. Disse opgaver varetages i stedet af en datamediebibliotekar. 4. Jævnlig kontrol af den daglige driftsafvikling, som skal sikre, at sikkerhedskopiering er foretaget og at kopierne er anvendelige, således at det kørende regnskabssystem kan genskabes med mindst muligt tab. Kontrolopgaven må ikke varetages af driftsmedarbejderen. Det fremgår af institutionens [sikkerhedsinstruks], hvem der har ansvaret for denne kontrolopgave. [IT-afdeling (Support Centret under JCVU) arbejder pt. på sammen med Deloitte at få en revisionspåtegning ift. de fællesadministrative systemer, som IT-Supportcentret driver)]. Den nærmere tilrettelæggelse af ovenstående opgaver fremgår af Viby Gymnasium og HFs [sikkerhedsinstruks]. 34 af 36

36 Det vigtigste er at edb-anvendelse skal baseres på systemer som kan kommunikere med de af Økonomistyrelsens anvendte centrale systemer og IT-afdelingens (Support Centret under JCVU) medarbejdere må ikke varetage opgaver i institutionens økonomi/regnskabsafdeling (bogholderi- og kasseopgaver) eller have ansvaret for beholdninger af varer mv. Økonomistyrelsen har systemansvaret for de af Økonomistyrelsen administrerede centrale systemer og er dermed ansvarlig for tilrettelæggelsen af de sikkerhedsmæssige forhold omkring driften af disse systemer samt for udarbejdelsen af samlede beskrivelser af disse systemer indeholdende oplysninger om systemernes opbygning, hvorledes elektroniske overførsler foretages mellem systemerne, generering af automatisk foretagne posteringer, sikkerhedsprocedurer, opbevaring af regnskabsmateriale mv. 3.5 IT-driftscenterløsninger Overførte og overtagne edb-mæssige opgaver Institutionen anvender ikke og anvendes ikke af andre institutioner som et IT-driftscenter til afvikling af edb-mæssige opgaver i forbindelse med regnskabsføringen. 35 af 36