Regnskabsinstruks for Viby Gymnasium og HF

Transkript

1 Regnskabsinstruks for Viby Gymnasium og HF

2 Indhold 1. Regnskabsmæssig organisering og principper Organisatorisk opdeling og tilhørsforhold Generelt om opgaver Regnskabsmæssige principper Edb-anvendelse Institutionens regnskabsopgaver Forvaltning af udgifter Forvaltning af indtægter Regnskabsmæssig registrering Lønadministration lønbogholderi Betalingsforretninger og likvide beholdninger Kontrol med værdipost Aflæggelse af regnskaber og årsrapport Opbevaring af regnskabsmateriale Forvaltning af varebeholdninger Værdipapirforvaltning Udlånsforvaltning Forvaltning af andre væsentlige aktiver Legatforvaltning Forvaltning af andres aktiver eller passiver Anlægsaktiver Andre regnskabsopgaver Institutionens anvendelse af Navision Stat Generelt Samspil mellem Navision Stat og andre edb-systemer E-fakturering Valg af systemløsning Ansvarsfordeling mellem Økonomistyrelsen og institutionen IT-driftscenterløsninger 33 Bilagsfortegnelse: Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Bilag 4: Bilag 5: Bilag 6: Bilag 7: Bilag 8: Bilag 9: Kopi af institutionens vedtægter Oversigt over organisation Oversigt over aftaler, samarbejdsaftaler m.v. Vejledning og skemaer til overgivelse af restante fordringer til Skat [p.t. under udarbejdelse] Attestationsbemyndigelser iht. Navision Stat fordelt på funktionsbetegnelser Oversigt over disponeringsberettigede fordelt på funktionsbetegnelser Oversigt over medarbejdere, hvortil institutionen har udstedt betalingskort. Dette er ikke relevant for Viby Gymnasium og HF Oversigt over medarbejdere fordelt på brugerrettigheder, herunder adgang til (KMD, Silkeborg Data) Retningslinier og arbejdsgange i forbindelse med registrering af forpligtelser 1 af 36

3 Bilag 10: Bilag 11: Bilag 12: Retningslinier og arbejdsgange i forbindelse med afvikling af betalinger via institutionens kasse Oversigt over institutionens interne forretningsgange. [P.t under udarbejdelse] Vedr. Bank aftalen 2 af 36

4 Forord Denne regnskabsinstruks med tilhørende bilag er udarbejdet i overensstemmelse med Finansministeriets bekendtgørelse nr af 19. december 2006 om statens regnskabsvæsen m.v. Økonomistyrelsens vejledning af 25. oktober 2004 om udarbejdelse af regnskabsinstrukser. Instruksen og bilagene indeholder en beskrivelse af Viby Gymnasium og HFs formål, regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelsen af regnskabsopgaver, herunder oplysning om ansvars- og kompetencefordelingen og de regelsæt, der skal følges af institutionens medarbejdere ved udførelsen af opgaverne. Instruksen og bilagene er fordelt til de medarbejdere, der deltager i det daglige arbejde med institutionens økonomiopgaver. Instruksen og bilagene vedligeholdes og ajourføres løbende. Instruksen er indsendt til Undervisningsministeriet efter gældende regler samt til Rigsrevisionen til orientering. Bilagene til instruksen er ikke omfattet af indsendelsespligten til Undervisningsministeriet og Rigsrevisionen. [Enkelte afsnit samt tilhørende bilag er p.t. under udarbejdelse. Det drejer sig om følgende afsnit og bilag: IT-sikkerhedinstruks skemaer til overgivelse af restanteskemaer til overgivelse af restante fordringer til Skat Bilag 11: Oversigt over institutionens interne forretningsgange Afsnit 3.4 Ansvarsfordeling mellem Økonomistyrelsen og institutionen] I regnskabsinstruksen er den manglede tekst markeret med [tekst i kursiv]. Regnskabsinstruksen og de dertil hørende bilag er gyldig fra den 1. januar Den 23. januar 2007 Den 23. januar 2007 Niels Chr. Sidenius Bestyrelse Rektor Åge Weigelt 3 af 36

5 Revisorerklæring (omfatter nærværende regnskabsinstruks med tilhørende bilag) Til bestyrelsen for Viby Gymnasium og HF og Undervisningsministeriet. Vi har gennemgået regnskabsinstruksen af 23. januar 2007 for Viby Gymnasium og HF samt de til denne regnskabsinstruks hørende bilag. Institutionens ledelse har ansvaret for, at forretningsgangene er udarbejdet i henhold til Finansministeriets bekendtgørelse nr af 19. december 2006 om statens regnskabsvæsen m.v. samt Økonomistyrelsens vejledning af 25. oktober 2004 om udarbejdelse af regnskabsinstrukser. Det er endvidere ledelsens ansvar, at forretningsgangene er betryggende. Det er vort ansvar at kontrollere, at de beskrevne forretningsgange er i overensstemmelse med ovennævnte bekendtgørelse og vejledning. Det udførte arbejde Vi har sammenholdt regnskabsinstruksen og bilagene med ovennævnte bekendtgørelse og vejledning. Vi har ikke undersøgt, hvorvidt regnskabsinstruksen og bilagene er implementeret og efterlevet. Konklusion Baseret på det udførte arbejde er det vor opfattelse, at regnskabsinstruksen og bilagene er udarbejdet i henhold til Finansministeriets bekendtgørelse nr af 19. december 2006 om statens regnskabsvæsen m.v. samt Økonomistyrelsens vejledning af 25. oktober 2004 om udarbejdelse af regnskabsinstrukser. Forbehold og/eller supplerende oplysninger Uden at tage forbehold, gør vi opmærksom på, at enkelte afsnit samt tilhørende bilag p.t. er under udarbejdelse. Vi henviser i øvrigt til ledelsens omtale heraf i forordet. Århus den 23. januar 2007 PriceWaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionsaktieselskab Claus Lindholm Jacobsen Lars Østergaard statsautoriseret revisor statsautoriseret revisor 4 af 36

6 Formål Viby Gymnasium og HF er en selvejende institution, der er godkendt af Undervisningsministeriet i henhold til: Lovbekendtgørelse nr. 825 af og lov nr. 97 af Institutionen modtager tilskud i henhold til: Bekendtgørelse nr af 12. december om tilskudsudbetaling m.v. til institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen- voksenuddannelser. Institutionens ledelse og virke er fastsat i de af Undervisningsministeriet godkendte vedtægter, jf. bilag 1. Det overordnede formål er ifølge vedtægterne: Uddannelsen til studentereksamen Uddannelsen til højere forberedelseseksamen Præsentationskurser stx Introduktions til stx (brobygning) Brobygning stx, enkeltfag Præsentationskurser hf Introduktions til hf (brobygning) Brobygning hf, enkeltfag Institutionen kan i tilknytning til uddannelserne gennemføre indtægtsdækket virksomhed i overensstemmelse med budgetvejledningens regler herom. 5 af 36

7 Organisation Viby Gymnasium og HF er beliggende Søndervangs Allé nr. 45, 8260 Viby J. Bestyrelsen er den juridiske ledelse af institutionen med ret til at ansætte leder og med direkte økonomiansvar. Ledelsens funktion er i samarbejde med bestyrelse, medarbejdere og elever at skabe visioner, tage beslutninger og skabe klare rammer for delegering og for at kvalitetssikre ydelsen. Bilag 2 viser en oversigt over institutionens samlede organisationsstruktur. Institutionen indgår vedrørende IT-drift i et driftsfællesskab (se kapitel 3) Samlet set er institutionens regnskabs-/lønopgaver organiseret på følgende måde: A. Regnskabs-/lønopgaver, som institutionen selv udfører, er generelt beskrevet i instruksen. Viby Gymnasium og Hf udfører selv regnskabsopgaver ved hjælp af Navision Stat hostet hos KMD. Viby Gymnasium og Hf udfører selv lønopgaver ved hjælp af Silkeborg Datas Lønportal. B. Regnskabs-/lønopgaver, som udføres af anden institution/driftsfællesskab/driftscenter. P.t. ikke relevant. C. Regnskabs-/lønopgaver, som institutionen som værtsinstitution udfører for andre. P.t. ikke relevant. 6 af 36

8 1. Regnskabsmæssig organisering og principper 1.1 Organisatorisk opdeling og tilhørsforhold Institutionens øverste myndighed er bestyrelsen, som vælges i overensstemmelse med institutionens vedtægter, jf. bilag 1. Bestyrelsen fastlægger de nærmere retningslinjer for den samlede regnskabsvirksomhed samt godkender budget og årsrapport. Bestyrelsen er over for undervisningsministeren ansvarlig for institutionens forvaltning af regnskabsopgaver, herunder statslige tilskud. Bestyrelsen har fastlagt de nærmere retningslinjer for rektors virksomhed. Bestyrelsen har bemyndiget rektor til at udøve beføjelser, der organisatorisk er tillagt bestyrelsen på følgende områder: Oplæg til institutionens målsætning og strategi for uddannelserne og tilknyttede aktiviteter på kort og på langt sigt til godkendelse i bestyrelsen. Er ansvarlig for institutionens daglige drift, herunder for forvaltningen af de statslige tilskud. Bestyrelsen har den overordnede ansvar. Forvaltning af institutionens midler, så de bliver til størst mulig gavn for institutionens formål Anbringer institutionens midler med undtagelse af nødvendig kassebeholdning efter bestemmelserne i 21 stk. 3 og 4, i lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. Alle værdipapirer tilhørende institutionen skal være i institutionens navn. Bestyrelsen har den overordnede ansvar og fører tilsyn hermed. Rektor indstiller fastansættelse og afskedigelse af øvrige personale til godkendelse i bestyrelsen. Bestyrelsen har det overordnede ansvar og fører tilsyn med fastansættelse og afskedigelse af øvrige personale. Rektor fastsætter/aftaler bestemmelser om løn og ansættelsesvilkår, herunder om pensionsforhold for personale. Bestyrelsen skal sikre, at de af finansministerens fastsatte/aftalte bestemmelser om løn- og ansættelsesvilkår, herunder om pensionsforhold for de personale, der er ansat ved institutionen overholdes. Institutionens administrative og regnskabsmæssige ansvar varetages af rektor. Rektor er blandt andet ansvarlig for regnskabsopgavernes organisering og gennemførelse i institutionen. Herudover er rektor ansvarlig for: At institutionens virksomhed udføres i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger og retningslinjer At uddannelserne og serviceaktiviteterne gennemføres i overensstemmelse med gældende regler Rektor udøver sine funktioner under hensyntagen til lovgivningen og øvrige retningslinjer. I rektors fravær varetages rektors funktioner af vicerektor. Under rektor varetager Løn- og Personaleteamet (vicerektor, lønkonsulenten/kontrollanten og lønmedarbejderen) personaleadministrative opgaver, mens den regnskabsansvarlige varetager institutionens regnskabsopgaver i samarbejde med de øvrige i økonomiteamet (vicerektor, bogholderen og kassereren). 7 af 36

9 Fordelingen af regnskabsopgaver i organisationen har følgende struktur: Vicerektor (den økonomiansvarlig) tilrettelægger og leder arbejdet i økonomifunktionen hvad angår bogholderi og kasse. Den regnskabsansvarlige varetager opgaver som aflæggelse af regnskab, regnskabsrapporteringer, budgetopfølgninger, økonomianalyser mv. Kassereren har ansvaret for registreringer opdelt på finansbogholderi, debitorbogholderi og kreditorbogholderi Regnskabsfrigiveren (den økonomiansvarlig, den regnskabsansvarlig, bogholderen, rektor) frigiver registreringer i finans, debitor- og kreditorbogholderiet m.v. Kassereren har ansvaret for institutionens pengeinstitutkonti og betalingsformidling sammen med bogholderen. Betalingsformidling vil altid foregå 2 i foreningen. Lønmedarbejderen/lønbogholderen har ansvaret for lønregistreringer m.v. Lønfrigivelsen i Silkeborg Data sker i det øjeblik lønmedarbejderen/lønbogholderen er færdig med lønregistreringer. Den regnskabsansvarlige kontrollerer registreringer efter lønkørslen. Den regnskabsansvarlige har ansvaret for institutionens økonomi- og lønsystemer. Med hensyn til IT-funktionens ansvarsområde og organisering henvises til Kapitel 3 i denne instruks samt til [institutionens sikkerhedsinstruks]. Ovenstående ansvarsplaceringer i tilfælde af fravær af medarbejderen varetages af stedfortrædere. Jf. bilag 5. Afvikling af betaling via de af økonomistyrelsens administrerede betalingssystemer forudsætter involvering af mindst 2 medarbejdere i institutionen, således at der sikres, at funktionerne vedrørende registrering og betaling kan holdes adskilte. Den medarbejder, der varetager registreringsfunktionen, kan ikke samtidig varetage betalingsfunktionen, bortset fra afsendelse af betalinger til banken. Institutionens årsrapport revideres af den af bestyrelsen valgte revisionsfirma, PriceWaterhouseCoopers. Institutionens årsrapport revideres ligeledes af Rigsrevisionen. Institutionen er registreringspligtig i henhold til merværdiafgiftsloven (momsloven) under CVR-nr og indeholdelsespligtig i henhold til kildeskatteloven under CVR-nr Institutionen er herudover registreret ved følgende numre: CVR-nummer til identifikation af juridisk enhed Institutionsnummer (skolekode) til registrering i Danmarks Statistik Bogføringskreds Løngruppenummer Y4 SKB-konto for modtagelse af tilskud samt betalingsformidling (NEM-konto ) Bruttolønsudbetalingskonto Transaktionskonto for udbetalinger af 36

10 Transaktionskonto for indbetalinger KUB konto Kassekredit senere Den regnskabsansvarlige er ansvarlig for udarbejdelse og løbende ajourføring af denne regnskabsinstruks. 1.2 Generelt om opgaver Som selvejende institution udføres tilskudsfinansierede aktiviteter og indtægtsdækket virksomhed. til studentereksamen til højere forberedelseseksamen Institutionen kan i tilknytning til uddannelserne gennemføre indtægtsdækket virksomhed i overensstemmelse med budgetvejledningens regler herom. Om institutionens forvaltning af de regnskabsmæssige opgaver: Institutionen er registreringspligtig i henhold til merværdiafgiftsloven (momsloven) og selvstændig indeholdelsespligtig i henhold til kildeskatteloven Institutionen kan i tilknytning til uddannelserne udøve indtægtsdækket virksomhed i overensstemmelse med budgetvejlednings regler herom. Institutionen foretager ikke regnskabsmæssig registrering for andre institutioner Institutionen har ikke henlagt regnskabsmæssige opgaver til administrativt driftsfællesskab eller eksternt driftscenter. Institutionen råder ikke over aktiver og passiver, som ikke er egne midler, men hvis forvaltning og tilstedeværelse institutionen er ansvarlig Institutionen låner eller udlåner personale. Der er hovedsagelig lærerpersonalet, der udlånes/deles med andre institutioner. Institutionen opkræver afgifter eller gebyrer i form af nøgledepositum og kopiafgift fra eleverne. 1.3 Regnskabsmæssige principper Institutionens regnskabsmæssige formål, principper og forpligtelser afspejles dels af, at institutionen som en selvstændig juridisk enhed har egne behov for regnskabsoplysninger, og dels af generelle regnskabsmæssige forpligtelser i forhold til Undervisningsministeriet. Institutionen er som udgangspunkt underlagt de statslige regnskabsregler, hvilket blandt andet omfatter: Lov nr. 131 af 28. marts 1984 om statens regnskabsvæsen m.v. Finansministeriets bekendtgørelse nr af 19. december 2006 om statens regnskabsvæsen m.v. Økonomistyrelsens vejledning af 25. oktober 2004 om udarbejdelse af regnskabsinstrukser 9 af 36

11 Finansministeriets budgetvejledning Brugervejledninger m.v. (KMD, Silkeborg Data) Relevante dele af Økonomisk Administrativ Vejledning (ØAV) fra Økonomistyrelsen Bekendtgørelse nr af 12. december om tilskudsudbetaling m.v. til institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen- voksenuddannelser. Bekendtgørelse nr af 13. december 2006 om revision og tilskudskontrol m.m. ved institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen- voksenuddannelser m.v. Bekendtgørelse nr af 13. december 2006 om regnskab for institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen- voksenuddannelse m.v. Undervisningsministeriets øvrige regler om regnskabsvæsenets tilrettelæggelse, tilskudsadministration, edb-anvendelse m.v. for de omfattede institutioner 1.4 Edb-anvendelse Institutionens edb-anvendelse er beskrevet i kapitel 3 [mere detaljeret beskrevet i diverse systembeskrivelser, brugervejledninger, forretningsgange, sikkerhedsinstrukser m.v.]. Institutionen anvender Navision Stat opsat til selveje som lokalt økonomisystem. Institutionen anvender GAS samt Lectio som studieadministrativt system. Institutionen anvender Silkeborg Data som lønsystem til registrering og beregning af løn til institutionens ansatte. Institutionen anvender SKB til frigivelse og afvikling af betalinger til institutionens kreditorer, herunder også lønkreditorer. Ovennævnte systemanvendelse er aftalt mellem institutionen/undervisningsministeriet/ Økonomistyrelsen, i det alle statsligt selvejende uddannelsesinstitutioner skal benytte økonomisystemet Navision Stat som økonomisystem. Økonomisystemet implementeres af Økonomistyrelsen. Kort beskrivelse af Navision Stat Navision Stat er en videreudvikling af standardøkonomisystemet Navision Financials til brug i den statslige økonomistyring. Navision Stat er en windows-baseret standardapplikation med grafisk brugergrænseflade, som rummer følgende moduler: Finans, Salg, Marketing, Køb, Lager, Ressourcer, Sager, Anlæg og Personale. Tilpasningen af systemet til den statslige økonomistyring har bl.a. omfattet: Udvikling af en multidimensionel kontoplan Maskinel funktionsadskillelse mellem kasserer- og bogholderregistreringsopgaver Udvikling af modulet Personale til at omfatte relevante personaledata fra SLS-systemet Udvikling af replikeringsfunktion der muliggør, at koncerntabeller samt løntransaktioner og personaledata replikeres (kopieres) til institutionens system. For en generel systemmæssig beskrivelse af Navision Stat, herunder systemdokumentation, samspil med andre systemer, mv. henvises til Økonomistyrelsens dokument af 31. august 2006 Generel beskrivelse af Navision Stat. 10 af 36

12 Institutionens anvendelse af arts- og formålskontoplan Institutionen anvender Statens Kontoplan for 2007 som artskontoplan og Underisningsministeriets Formålskontoplan som formålskontoplan. Arts- og formålskontoplan udmeldes til institutionerne via Økonomistyrelsens DataUdvekslingsPunkt (ØDUP), som er et system til kommunikation mellem Økonomistyrelsen og institutioner. Statens Kontoplan for 2007samt konteringsvejledning findes på Økonomistyrelsens hjemmeside: 11 af 36

13 2. Institutionens regnskabsopgaver Viby Gymnasium og HFs overordnede regnskabsopgaver omfatter: Registrering af institutionens udgifter og indtægter Kontrol og afstemning af registreringer Regnskabsmæssig forvaltning af aktiver og passiver Udarbejdelse af årsregnskaber. I det følgende foretages en mere detaljeret gennemgang af de forskellige typer af regnskabsopgaver, der varetages af institutionen. [I bilag 11 er medtaget en oversigt over institutionens interne forretningsgange, disse er p.t. under udarbejdelse]. 2.1 Forvaltning af udgifter Forvaltningen af udgifter omfatter dels disponering af udgifter dvs. indgåelse af forpligtelser m.v., der medfører eller kan medføre udgifter for organisationen, dels godkendelse af udgiftsbilag. Kreditorstamdata opbevares i Navision Stats kreditortabeller. Adgang til at læse, oprette, ændre og slette stamdata i Navision Stats kreditortabeller styres via brugerprofilerne i Navision Stat. Den regnskabsansvarlige er den, der opretter, ændrer eller sletter stamdata i Navision Stat. Disponering Disponering med bindende virkning for institutionen kan alene foretages af rektor eller af de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil. Jf. bilag 6. I bilag 6 indgår en oversigt over, hvilke medarbejdere der kan disponere med bindende virkning for institutionen samt eventuelle beløbsmæssige begrænsninger. Af disponeringsområder skal fremhæves: Institutionens bestyrelse ansætter og afskediger rektor. Indstillingen af ansættelse og afskedigelse af institutionens øvrige ledelse samt øvrige medarbejdere foretages af rektor. Aflønning sker i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og de respektive overenskomstområder. Vicerektor er ansvarlig for at kontrollere, at de omfattede bilagsoplysninger er korrekte ifølge personaleakter eller anden grunddokumentation Rektor eller de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil, kan træffe beslutning om ydelse af varige vederlag og særlige ydelser efter gældende regler. Lønmedarbejderen kontrollerer og afstemmer bilagene med foreliggende beslutninger om afholdelse af sådanne udgifter Rektor eller de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil, kan disponere i forbindelse med iværksættelse af overarbejde/merarbejde og tjenesterejser. Lønmedarbejderen kontrollerer og afstemmer bilagene på grundlag af attesterede underbilag, såsom timeregistreringer, ferielister, sygedagslister eller andre kontrolnoteringer Indgåelse af aftaler om køb af varer, materiel, tjenesteydelser og værdipapirer, der medfører eller kan medføre udgifter for institutionen foretages af rektor eller af de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil. Aftalerne indgås i overensstemmelse med institutionens vedtægter og 12 af 36

14 eventuelle bestemmelser i de respektive institutionslove. De disponeringsberettigede medarbejdere har ansvaret for at kontrollere bilagenes materielle og økonomiske indhold Rektor eller de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil, kan afholde udgifter til repræsentation og møder. Bilagene skal være påført oplysning om anledning og deltagere Tilsagn om tjenesterejser kan gives af rektor eller af de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil. Lønmedarbejderen afstemmer bilag med oplysninger om udbetalte rejseforskud, afrejse- og ankomsttider, afholdte udgifter ifølge dokumentation samt oplysninger til brug ved fastsættelse af dagpengesats og eventuelle andre oplysninger, der har betydning for afregningen. Endvidere påses, at bilagene er underskrevet af de pågældende medarbejdere, samt at afregning finder sted inden for de fastsatte frister. Alle bilag forsynes med en attesteret godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til regnskabsmæssig registrering og betaling Rektor eller de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil, kan træffe beslutning om indgåelse af kontrakter, herunder rammekontrakter med leverandører om indkøb (eksklusive huslejekontrakter) Køb og salg af bygninger og arealer samt indgåelse og opsigelse af huslejekontrakter varetages af Universitets- og Bygningsstyrelsen (UBST) på Undervisningsministeriets vegne Aftaler om større reparations- og vedligeholdelsesarbejder samt bygge- og anlægsarbejder skal besluttes og gennemføres af UBST Mindre arbejde af ovennævnte karakter kan iværksættes af institutionen af en hertil bemyndiget medarbejder i henhold til bestemmelser herom i [bilag udarbejdet af UBST, hvortil er henvist i bilag 3 til denne instruks]. Godkendelse af udgiftsbilag De disponeringsberettigede eller disses stedfortrædere kontrollerer og godkender, at bilaget indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for en korrekt registrering omfattende såvel materielle, som økonomiske forhold. Godkendelse af eksterne bilag Udgifter vedrørende køb af varer, materiel, tjenesterejser mv. dokumenteres i form af regninger, fakturaer osv. fra leverandørerne. Regninger fremsendes elektronisk til institutionen. Forretningsgangen er følgende: Fakturaer modtages hos kassereren i institutionen, der sikrer at leverandører er E-handelsklar inden faktura videreformidles til sagsbehandling og godkendelse af disponeringsberettigede. Godkendelse af faktura af disponeringsberettigede og godkendelse af relevant kontostreng. Den regnskabsansvarlige kontrollerer og godkender den relevant kontostreng i overensstemmelse med den af Undervisningsministeriet fastlagte formålskontoplan. Bogføring og efterfølgende betaling, j.f. afsnit af 36

15 Udgifter vedrørende køb af varer, materiel, tjenesteydelser m.v. dokumenteres i form af fakturaer m.v. (bilag) fra leverandørerne. Ved godkendelsen af bilagenes materielle og økonomiske indhold føres kontrol med: Disponeringsberettigede kontrollerer, at de i bilagene nævnte leverancer/ tjenesteydelser er leveret. Disponeringsberettigede kontrollerer, at leverancer/tjenesteydelser svarer til de afgivne bestillinger, for så vidt angår mængde, kvalitet, pris og leveringsfrister Disponeringsberettigede kontrollerer, at det fremgår af bilaget, såfremt der undtagelsesvist er anvendt en kopi som bilag Den regnskabsansvarlige kontrollerer, at bilaget er efterregnet og konteret. Ved godkendelse tages stilling til, om konteringen er foretaget i overensstemmelse med den af Undervisningsministeriet fastlagte kontoplan med tilhørende vejledninger. Ved godkendelsen tages ligeledes stilling til, hvornår betaling senest skal finde sted. Kan der opnås kontantrabat, skal denne så vidt muligt udnyttes. Eventuelle kontantrabatter, der ikke er aftalt ved kontraktindgåelse, benyttes i det omfang, dette findes fordelagtigt. De kontrollerede bilag forsynes herefter med en dateret godkendelsespåtegning af hertil bemyndigede personer (disponeringsberettigede) som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling. Godkendelse af interne bilag Enkelte udgifter dokumenteres ved internt udarbejdede bilag, opgørelser, beregninger mv. Bilag skal underskrives (evt. med initialer) og dateres af de medarbejdere, der har udfærdiget bilagene. Alle bilag forsynes med dateret godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling. Udgiftsbilag vedrørende ydelser til medarbejdere skal altid godkendes af en overordnet medarbejder, der har bemyndigelse hertil. Godkendelse af øvrige bilag foretages af de disponeringsberettigede medarbejdere eller deres stedfortræder. Anvisning af udgiftsbilag generelt Den medarbejder, der foretager anvisning skal sikre sig, at udgiften er fyldestgørende dokumenteret. Ved anvisning af udgifter må der normalt ikke foretages rettelser i beløb eller andre betydende oplysninger i udbetalingsmaterialet. Eventuelle rettelser skal attesteres af den medarbejder, som forestår anvisningen. Ved anvisning skal man sikre sig, at det tydeligt fremgår, hvem udbetalingen er til, hvad der skal udbetales, og hvornår udbetalingen skal ske. Ved anvisning af udgifter til udbetaling via kassefunktionen anvendes et udbetalingsbilag på hvilket beløbet skal være påført via Word, eller på tilsvarende måde som sikrer mod efterfølgende ændring. Der må ikke foretages rettelser i beløbsfeltet, eventuelle andre rettelser i udbetalingsformularen af indholdsmæssig karakter skal attesteres af de medarbejdere, som har udarbejdet udbetalingsordren. Udbetalingsbilaget skal være udfyldt efter gældende konteringsregler. Udbetaling skal så vidt muligt ske ved konto til konto overførsel. 14 af 36

16 Efterregning og kontering af bilagene i overensstemmelse med den af Undervisningsministeriet fastlagte kontoplan med tilhørende vejledninger varetages af kassereren. Kassebilag efterregnes af bogholderen. Udgifter vedrørende ydelser til medarbejdere skal altid godkendes af rektor eller af de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil. Rektor kan godkende egne bilag. Dog forudsætter det, at der to gange om året udarbejdes en samlet opgørelse over rektors bilag, som skal godkendes af formanden for bestyrelsen. Den regnskabsmæssige registrering og procedure ved betalingen af udgifterne omtales senere i instruksen. En oversigt over disponeringsberettigede fordelt på funktionsbetegnelser er medtaget i bilag 6. Øvrige forhold Registrering foretages i øvrigt under hensyntagen til følgende regler: Udgifter og indtægter hidrørende fra levering af varer og tjenesteydelser til eller fra institutionen registreres, når levering har fundet sted. I tilfælde, hvor udgifter og indtægter ikke hidrører fra levering af varer og tjenesteydelser, sker registrering, så snart beløbet kan opgøres og senest på betalingstidspunktet. Inden afsluttende regnskabsaflæggelse foretages periodisering/registrering af udgifter og indtægter vedrørende gammelt kalenderår, såfremt levering af en vare eller tjenesteydelse til eller fra institutionen har fundet sted, eller anden fordring eller tilgodehavende er opstået inden kalenderårets udløb. Såfremt størrelsen af et betydeligt krav mod institutionen ikke kan opgøres endeligt inden afsluttende regnskabsaflæggelse, foretages registreringen på en udgiftskonto i regnskabet for det pågældende kalenderår på grundlag af et skøn, hvorefter korrektion af beløbet foretages i det kalenderår, hvor kravet kan opgøres endeligt. Ud- og indbetalinger, der ikke straks kan henføres til en udgifts- eller indtægtskonto, registreres på en beholdningskonto, indtil endelig registrering kan finde sted. Værdiregulering Institutionen foretager værdiregulering af aktiver i henhold til Undervisningsministeriets regler i Undervisningsministeriets vejledning til VR99. Feriepengeforpligtelser og over-/merarbejde Institutionens registrerer jævnligt forpligtelserne i forbindelse med optjeningen og afviklingen af feriepenge og over/merarbejde, jf. bilag Forvaltning af indtægter Institutionens forvaltning af indtægter omfatter disponering, regningsudskrivning, godkendelse af indtægtsbilag samt debitorforvaltning. Debitorstamdata opbevares i Navision Stats debitortabeller. Adgang til at læse, oprette, ændre og slette stamdata i Navision Stats debitortabeller styres via brugerprofilerne i Navision Stat. Disponering 15 af 36

17 Indtægtsdisponeringen sker i overensstemmelse med de materielle og beløbsmæssige forudsætninger, hvorunder tilskud er givet. Ved disponering forstås indgåelse af aftaler mv., der medfører eller kan medføre indtægter for institutionen, eller for områder, som institutionen administrerer. Disponeringsberettigede for udgifter er bemyndiget til at varetage opgaverne vedrørende forvaltning af indtægter for deres ansvarsområde, herunder opkrævning/regningsudskrivning, godkendelse af indtægtsbilag, jf. bilag 6. Debitorforvaltning foregår i samarbejde med den regnskabsansvarlige. Fakturering og godkendelse af indtægtsbilag Enhver indtægt dokumenteres ved et indtægtsbilag enten i form af en faktura udarbejdet i institutionen eller i form af en indtægtsanvisning til institutionen. Før bilagene kan videregives til regnskabsmæssig registrering, kontrolleres det økonomiske og materielle indhold af bilagene. Det kontrolleres, at grundlaget for indtægten er korrekt, og at de fastlagte arbejdsgange og procedurer er fulgt, samt at bilaget er korrekt. Selve kontrolfunktionen omfatter endvidere en kontrol med, at alle tilgodehavender faktureres. Kontrollen med bilagene varetages af en anden medarbejder end den, som forestår faktureringen. De kontrollerede bilag forsynes med en attesteret godkendelsespåtegning af disponeringsberettigede som bekræftelse på, at de kan videregives til regnskabsmæssig registrering og opkrævning. Udarbejdelse af regninger Fremskaffelse af grundlaget for udskrivning af regninger/opkrævninger og regningsudskrivningen påhviler disponeringsberettigede som en del af sagsbehandlingen, og udføres som hovedregel ved anvendelse af faktura IT opkrævningssystemer for det pågældende område ved hjælp af Navision Stat. I de pågældende systemer er indbygget de nødvendige maskinelle kontroller. På grundlag af disse registreringer udskrives automatisk opkrævninger fra systemerne. Samtidig dannes posteringsgrundlag for den regnskabsmæssige registrering. Posteringer foretages i Navision Stat. Godkendelse af indtægtsbilag Alle indtægter skal kunne dokumenteres. Dokumentation skal medfølge posteringsordren, eller det skal af ordren fremgå, hvor dokumentation beror. Godkendelse af indtægtsbilag, der modtages fra eksterne samarbejdsparter, omfatter kontrol med bilagenes materielle og økonomiske indhold. Efterregning og kontering af bilag foretages af de respektive områder. Godkendelse af manuelt udskrevne opkrævninger mv. omfatter en kontrol med, at der udskrives opkrævninger for alle tilgodehavender, samt at konteringen er i overensstemmelse med gældende kontoplaner. Kontrollen udføres af det enkelte kontor og må ikke varetages af medarbejdere, der har foretaget udskrivning af opkrævningen. Debitorforvaltning Ved varetagelse af institutionens debitorforvaltning iagttages, at forhold, der påregnes at medføre debitorindbetalinger, dokumenteres så tidligt som muligt og rapporteres hurtigst muligt til økonomifunktionen. Institutionens vigtigste indtægtsarter er følgende: 16 af 36

18 Tilskud fra staten i henhold til tilskudsbekendtgørelse 1395 af 12. december 2006 om tilskudsudbetaling m.v. til institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen- voksenuddannelser. Tilskudsfinansierede aktiviteter (EU, Erasmus/Socrates, Nordplus m.v.) Indtægter fra elevkopiafgift. Renteindtægter % af indtægterne stammer fra tilskud fra staten. Ved salg af kopikort følges følgende ordning: Viby Gymnasium og HF anvender den traditionelle kopikort, hvor Teknisk Boghandel opkræver og derefter opsøger rektor de få elever, der ikke betaler. Institutionen får en oversigt fra teknisk boghandel over, hvem der har betalt derefter får institutionen en samlet overførsel af pengene. Pengene bliver derefter konteret i Navision Stat. Retningslinjer for fastsættelse af takster og priser Institutionens fastsættelse af priser og takster for indtægtsdækket virksomhed m.v. er som udgangspunkt beregnet i overensstemmelse med reglerne i Finansministeriets budgetvejledning. Fastsættelse af takster og priser, der ikke er fastsat ud fra love og bestemmelser, dækker de faktiske udgifter samt dækningsbidrag. Institutionens takster og priser fastlægges ud fra følgende retningslinjer: Vejledning om prisfastsættelse fra Økonomistyrelsen, maj Kreditgivningspolitik Institutionen yder normalt ikke kredit på solgte materialer eller ydelser. I særlige tilfælde af salg på kredit udvises særlig omhyggelighed, og salg foretages alene til købere, som er institutionen bekendt, eller efter en forudgående vurdering af købers kreditværdighed. Dokumentation af salg på kredit udfærdiges i form af følgesedler, salgsfakturaer, erstatningsdokumenter, kopier af breve m.v. Eventuel udlevering af varer, dokumenter m.v. på kredit foretages alene mod kvittering. Betalingsfrist udgør normalt 30 dage eller i henhold til gældende aftaler Beløbet opkræves gennem udsendelse af faktura bilagt indbetalingskort eller kontooplysninger Betalingsterminer fastsættes af institutionen på fakturaer, kontrakter, aftaler m.v. Kredit kan ikke ydes på de områder, hvor tildeling af tilskud helt eller delvist forudsætter deltagerbetaling m.v. Retningslinjer for restante fordringer Såfremt institutionen bliver opmærksom på, at debitor har standset sine betalinger, tages der stilling til anmeldelse af fordringen over for skifteretten. 17 af 36

19 Såfremt debitor ikke indbetaler det skyldige beløb rettidigt, iværksættes en rykkerprocedure. Indbetales det skyldige beløb ikke i forbindelse med rykkerproceduren, anses fordringen for at være i restance. [Fordringen overdrages til Skat og afskrives. (Bilag 4)]. Ved afskrevne fordringer indhentes med passende mellemrum og inden forældelsesfristens udløb oplysninger om debitors økonomi med henblik på eventuel genoptagelse af inddrivelsen. Dette gælder dog ikke, såfremt fordringen afskrives som følge af konkurs, tvangsakkord eller lignende, eller hvis det må anses for åbenbart formålsløst og forbundet med uforholdsmæssige store omkostninger. Ansvars- og kompetencefordelingen I det følgende redegøres for, hvilke medarbejdere der er ansvarlige for institutionens indtægtsforvaltning. Disponeringen af indtægter Disponering, dvs. indgåelse af aftaler, der medfører eller kan medføre indtægter for institutionen, foretages af rektor eller af de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil. Tilskud Godkendelse og kontrol af modtagne tilskud, herunder kontrol med tilskudsopgørelsernes/indtægtsbilagenes materielle og økonomiske indhold samt efterregning og kontering heraf, varetages af den regnskabsansvarlige. Udskrivning af fakturaer m.v. samt godkendelse af udskrevne fakturaer og godkendelse af indtægtsbilag, der modtages udefra Bogholderen har ansvaret og bemyndigelsen for udskrivning af fakturaer. Godkendelse af udskrevne fakturaer og godkendelse af indtægtsbilag, der modtages udefra, er forbeholdt medarbejdere, der ikke har foretaget udskrivning af fakturaer. Godkendelsen omfatter kontrol med, at der udskrives fakturaer for alle tilgodehavender, og at efterregning og kontering af bilagene foretages. Godkendelse af indtægtsbilag, der modtages udefra, omfatter kontrol med bilagenes materielle og økonomiske indhold samt efterregning og kontering af bilagene. Øvrige indtægtsområder Kontrol med og opkrævning af betaling for kopier varetages af den ansvarlige for undervisningsmidler. Godkendelse, efterregning og kontering af institutionens renteindtægter varetages af bogholderen. Iværksættelse af rykkerprocedure ved forsinket betaling Rektor har ansvaret for institutionens fastlæggelse af rykkerprocedure. Institutionen iværksætter rykkerprocedure efter følgende retningslinjer. Hvis en fordring eller en betaling for bortkomne bøger - imod forventning ikke er betalt til institutionen, efter at der er sendt to rykkerskrivelser (først en hjemkaldelse og dernæst en regning på fordringens/bogens/bøgernes værdi), vil følgende procedure blive iagttaget: A. Sager under 300 kr.: 18 af 36

20 Institutionen tager stilling vedlagt dokumentation for at der er sendt ovennævnte to rykkerskrivelser - til at beløbet efter en individuel vurdering afskrives. Indcasso kontoret involveres ikke i disse sager, idet sagerne på grund af fogedgebyr m.v. sammenholdt med kravets størrelse ikke tages til retslig incasso via fogedretten. B. Sager over 300 kr. og under 1500 kr.: Hvis debitor ikke reagerer på rykkerskrivelsen, tager institutionen stilling til et frivilligt forlig til debitor. Indcasso kontoret involveres heller ikke i disse sager, idet sagerne på grund af fogedgebyr m.v. sammenholdt med kravets størrelse ikke tages til retslig incasso via fogedretten. Institutionen tager stilling til at beløbet efter en individuel vurdering afskrives. C. Sager over 1500 kr. Hvis debitor ikke reagerer på rykkerskrivelsen og et frivilligt forlig forsøger institutionen at inddrive kravet via fogedretten, dvs. tager sagen til retslig incasso. Ansvaret for iværksættelse og opfølgning af rykkerprocedurer ved forsinket betaling påhviler den ansvarlige for undervisningsmidler. Behandling af restante fordringer samt nedskrivning af fordringer Rektor har ansvaret for behandling af sager vedrørende restante fordringer. Af- og nedskrivning af væsentlige tilgodehavender kan alene foretages efter rektors eller den økonomiansvarliges (vicerektor) godkendelse. 19 af 36