Referat af afdelingsbestyrelsesmøde og konstituering af sekretær den 1. oktober 2015 kl i afdelingsbestyrelsens lokaler

Transkript

1 Referat af afdelingsbestyrelsesmøde og konstituering af sekretær den 1. oktober 2015 kl i afdelingsbestyrelsens lokaler Afdelingsbestyrelse: Britta Christensen, Johnna Brandal, Inge Nielsen, Beth Hørsted, Karen Løvendahl Jensen, John Frederiksen, Jørnanker Døpke, Bo Andersen og Bjørn Rasmussen. Medarbejdere: Beboerrådgiver John Rasmussen, driftschef Gert Wandahl Pedersen og driftsleder Ivan Stokic. Fraværende: Marianne Salomonsen (orlov) og Rikke Støckel Britta Christensen forlod mødet kl Dagsorden: 1. s konstituering a. Valg af sekretær b. Forretningsudvalget (FU) konstitueres med formand, næstformand, kasserer og sekretær 2. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde (samtlige medlemmer) 3. Nyt fra: a. Formanden b. Ejendomskontoret Opfølgning på afdelingernes regnskab Budgetopfølgning Vand EL Varme c. Udvalg d. Beboerrådgiver 4. Opfølgning på tidligere sager/beslutninger 5. Opfølgning på klager modtaget på kontaktdagen 6. Sager til drøftelse og beslutning a. Gennemgang af regnskaber for Friheden I, Friheden VI og Lille Friheden: Økonomimedarbejder fra KAB Mick Holm Kristensen b. Huske- og aktivitetslister til Etape 2 beboermøde den 22. oktober 2015 c. Huske- og aktivitetslister til afdelingsmødet den 11. november d. Tilbygning til ejendomskontoret materialevalg godkendes: Gert Pedersen e. Godkendelse af Årsberetning 2015 ligger i dueslaget f. KAB konference den oktober 2015 tilmelding den 4. oktober g. Nyttehaver i Friheden: John Rasmussen, forslag h. Velkomstpakke til nye beboere. i. Skrivelse vedrørende åbningstid i Oasen under Helhedsplanen. Beboerkoordinator Jens Peter Skaarup 7. Punkter til næste mødes dagsorden 8. Eventuelt 1. s konstituering a. Valg af sekretær Rikke Støckel har trukket sig som sekretær for afdelingsbestyrelsen, Beth Hørsted blev valgt som ny sekretær for afdelingsbestyrelsen. 1

2 b. Forretningsudvalget (FU) konstitueres med formand, næstformand, kasserer og sekretær. Forretningsudvalget består herefter af: Formand Marianne Salomonsen, næstformand Jørnanker Døpke, kasserer Johnna Brandal og sekretær Beth Hørsted. Dette blev godkendt. 2. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde: Referatet blev godkendt og underskrevet. 3. Nyt fra: a. Formanden Næstformand Jørnanker Døpke meddelte, at Formand for afdelingsbestyrelsen Marianne Salomonsen har set sig nødsaget til, at meddele, at hun tager orlov, indtil 31. december Preben Tinggaard har trukket sig fra afdelingsbestyrelsen. Beth Hørsted var valgt som 1. suppleant, har erstattet Preben. I sidste varmesæson 1. juni 2014 til 31. maj 2015 oplevede I forhåbentlig også en kraftig nedsættelse af varmeprisen. Det skyldes, at der verserer en klagesag mod vores varmeleverandør Veks Vestegnens Kraftvarmeselskab der er et kommunalt ejet selskab (også ejet af Hvidovre Kommune). Vi køber varmen af dette selskab, og igennem de seneste år er varmeprisen derfra steget så kraftigt, at vi har set os nødsaget til at klage til Energitilsynet. b. Ejendomskontoret/KAB v/ivan Stokic Duebekæmpelse fortsætter på grund af manglende virkning indtil nu Der arbejdes videre på en løsning der holder. Der har været inspektion af rengøringen, hovedrengøring i vaskerierne skal gå om, der arbejdes videre med at få bedre rengøring med det nye firma. Sikkerhedsrygsækken overdrages snart til servicemedarbejderne. Fra Ejendomskontorets side foreslås der en gradvis foryngelse af træbeplantningen i Friheden. Gamle nåletræer sviner meget. Godkendt. Der har været 5 års eftersyn på elevatorer Strandmarksvej Der er visse fejl og mangler, som vil blive udbedret. Der har været hærværk på hundegårdens låge. Det bliver politianmeldt. En beboer ønsker flere bump på strækningen Hvidover Enghavevej Forslaget har tidligere været på et afdelingsmøde og er blevet udsat til efter helhedsplanens udførelse. Nye bump undersøges. Elektrolux kan snart ikke levere flere vaskekort og reservedele til betalingssystemet. 2

3 Der foreligger et tilbud fra Elektrolux, som ejendomskontoret anbefaler. Efter en diskussion blev det besluttet at der udarbejdes et forslag til afdelingsmødet foråret 2016 om nyt betalingssystem og til booking af vasketure via nettet. Bo udarbejder forslaget. Opfølgning på budgetter Budgetopfølgning Vand El Varme v/driftschef Gert Wandahl Pedersen Der forelå Budgetopfølgning ultimo september På de fleste konti var der ingen særlige bemærkninger. På konto 114 renholdelse i Friheden I var der et lille merforbrug grundet vikaransættelse af servicemedarbejder, indtil nyt affaldssystem er etableret. Varmeforbrug vedrørende Frihedens boliger: Der er et samlet forbrug på kr. svarende til 26,91 % af budget. Budgettallet er på kr. Der resterer ,29 kr. Der er således et lille merforbrug. Underskud på varme i Frihedens boliger på kr. Ringe afkøling af vand koster: kr. Oversigt over opgaver mellem afdelingsbestyrelsen og driftschefen: Der var udsendt liste over opgaverne, som blev gennemgået c. Udvalg Toilettet i Satellitvaskeriet bruges af beboerrådgiver og det ønskes også at det kan bruges af vaskeriets brugere. Hvis John har gæster skal disse også kunne bruge toilettet. Skal kontoret aflukkes med en dør eller skal John bruge det øvrige personales toilet? Ejendomskontoret undersøger hvordan problemet kan løses for både beboerrådgiver, hans gæster og for vaskeriets brugere. Vinduer i Oasen trænger til at pudses, der bestilles vinduespudser. Strømmen er gået meget i blok 16, dette skyldes, der har været trykket på et kabel. Fejlen er nu rettet. Beboerhoteller er parkeret på fodboldbanen over for blok 12, endvidere holder der også biler, de kan forhindre børn i at spille fodbold der. EK tager sig af det. Der er julestue i Oasen den 5. december

4 Der er nytårskur for de frivillige den 29. januar 2016, på næste bestyrelsesmøde skal man meddele om man vil med. Det koster 150 kr. at tage ægtefælle/partner med. Det er gratis for de frivillige. Efter Preben Tinggård har trukket sig fra afdelingsbestyrelsen har Inge Nielsen sørget for plakater til Beboernes Friaften og vil sælge billetter til arrangementet. Arne Nyborg overtager motion for herrer med redskaber efter Preben. d. Beboerrådgiver Julepakker Beboerrådgiveren har ansøgt fond om kr. om penge til julepakker. Vi har modtaget kr. fra fonden. Beboerrådgiven vil gå i gang med at arrangerer julepakker. Beboerrådgiveren er bevilliget uddannelse Beboerrådgiveren starter på diplomuddannelse i Teorier og metoder i det boligsociale arbejde. Det er en helt ny uddannelse og omfatter seks undervisningsdage, der afsluttes med en eksamen. Prisen er 9.900,00 kr. Sommerfest 2016 Skal beboerrådgiveren undersøge nærmere angående plads/område til sommerfest 2016? Det er vigtigt at der afholdes sommerfest også under renoveringen. Jørnanker vil i følgegruppen undersøge, hvor det er bedst af afholde den. John R. undersøger om man kan låne grusbanen, derefter tager afdelingsbestyrelsen endelig beslutning. Familie-madklub Beboerrådgiveren har via UHS-midlerne, i samarbejde med forældre, oprettet en familie-madklub. Her har aktiviteter og spisning/madlavning været forenet til glæde for en gruppe børnefamilier. Dette initiativ vil være godt for boligselskabet at forlænge. Beboerrådgiven er derfor, efter aftale med beboerrådgiverens styregruppe, i gang med at søge midler til dette initiativ i en fond. Fastelavn Beboerrådgiveren ansøger om kr. til afholdelse af fastelavn i Opfølgning på tidligere sager/beslutninger Lokal tv vil gerne have besked om den brugte computer, som er i afdelingsbestyrelsens besiddelse, kan opdateres og anvendes i Lokal tv. Jørnanker undersøger. 4

5 5. Opfølgning på klager modtaget på kontaktdagen Beboere indgav 2 forslag om: Åben hundegård, man ønsker ikke at betale kontingent. Eller: Stadig lås på hundegård men uden at betale kontingent. De 2 forslag vil blive taget op på afdelingsmødet. Bo udarbejder forslagene til afdelingsmødet. Beboere lader deres hunde løbe løs på græsplænen ved blok 4. Ejendomskontoret vil tager sig af problemet, der er også legeplads på det sted. Der er i forvejen en tekst i Beboerbladet om dette, den vil blive fulgt op. Medlemmer af hundeklubben havde klager og ønsker: Hærværk på lås til hundegården, er meldt til politi. Mere lys i hundegård Ønsker et toilet eller adgang til toilet i 508 (nøgle) Ekstra fliser i skuret i hundegård, som i tidligere skur. EK ser på det. Der er et hvepsebo i jorden EK ser på det. En bedre låge. Den nye hundegård er ifølge følgegruppen nøjagtig som den tidligere bare større. Der mangler budget om ønskerne, som må vente til efter afdelingsmødet den 11. november Sager til drøftelse og beslutning a. Gennemgang af regnskaber for Friheden I, Friheden VI og Lille Friheden v/økonomimedarbejder Mick Holm Kristensen Mick gennemgik alle regnskaberne og svarede på spørgsmål. Godkendt b. Huske- og aktivitetslister til Etape 2 mødet den 22. oktober 2015 Gennemgået og godkendt Der er endnu ikke udsendt indkaldelse, afdelingsbestyrelsesmedlemmerne kommer. c. Huske- og aktivitetslister til afdelingsmødet den 11. november 2015 Gennemgået og godkendt d. Tilbygning af ejendomskontoret Materiale godkendes Der forelå beskrivelser og tegninger af tilbygningen. 5

6 Byggerådgiver Jonna Nielsen, Hvidovre Kommune har undersøgt og konstateret, at udvidelsen sker inden for skel. Der vil ske en opmuring af vægge med termoblokke med udvendig træbeklædning. God isolering m.v. Er holdt inden for budget. Tilbygningen bliver lidt højere end den gamle bygning grundet at der skal være højere til loftet i arbejdslokaler end tidligere. (Arbejdsmiljølov) Godkendt. e. Godkendelse af Årsberetning 2015 Der forelå Årsberetning 2015 i version 2, som Marianne Salomonsen har skrevet med bidrag fra Beth Hørsted. Det foreliggende materiale blev godkendt og trykkes og udsendes. Godkendt f. KAB-konference den oktober 2015 tilmelding den 4. oktober Inge Nielsen, Johnna Brandal og Beth Hørsted tilmelder sig. Godkendt g. Nyttehaver i Friheden: Beboerrådgiver John Rasmussen Der forelå et arbejdspapir angående forsøg med små nyttehaver/frihedshaver udarbejdet af Beboerrådgiver John Rasmussen. Forslaget skal fremlægges for følgegruppen i forhold til Helhedsplanen for at se om det kan indpasses. Området til eventuelle nyttehaver ligger i et lidt mørkt område. Efter fremlæggelse i følgegruppen skal forslaget igen på et bestyrelsesmøde. h. Velkomstpakke til nye beboere Velkomstpakken skal udarbejdes lokalt, man kan eventuelt afholde en temadag om Servicerammen. Punktet udsættes til forår Godkendt i. Skrivelse vedrørende åbningstid i Oasen under Helhedsplanen. Beboerkoordinator Jens Peter Skaarup Der forelå en skrivelse fra Jens Peter Skaarup angående åbningstider i Oasen under Helhedsplanen og hvilke muligheder der er for beboerne i samme tidsrum. nåede ikke til en konklusion angående åbningstider i Oasen. Spørgsmålet tages med til næste følgegruppemøde den 7. oktober Eventuelt Nogle beboere har efterlyst hvor man kan læse referater indtil hjemmesiden er i orden. 6

7 Kopi af de seneste referater tages og sættes i mappen i Oasen. Jørnanker sørger for det. Jørnanker indkalder suppleant Lis Veksø som vil blive medlem af afdelingsbestyrelsen. 10 Punkter til næste mødes dagsorden Fastelavn Hundeklub: Skifte lokale (december mødet) Mødet sluttede kl Næste møde i afdelingsbestyrelsen er torsdag den 5. november kl Referent: Beth Hørsted Bilag vedlagt referatet: Ivan Stokic: Info fra ejendomskontoret

8 Medlemmer af afdelingsbestyrelsen Marianne Salomonsen Formand Jørnanker Døpke Næstformand Johnna Brandal Kasserer Beth Hørsted Sekretær Inge Nielsen Bo Henrik Andersen John Frederiksen Rikke Støckel Bjørn Rasmussen Britta Christensen Karen Løvendahl Jensen 8