Afdelingsbestyrelsen Referat af afdelingsbestyrelsesmøde den 3. maj 2018 kl i afdelingsbestyrelsens lokaler

Transkript

1 Referat af afdelingsbestyrelsesmøde den 3. maj 2018 kl i afdelingsbestyrelsens lokaler Afdelingsbestyrelse: Bo Henrik Andersen, Bjørn S. Rasmussen, Gitte Fammé, Karen Løvendahl Jensen, Bettina Lind, Randi Outzen, Rikke Dall Nielsen. Rikke Støckel, Nanna Brit Karlsen. Medarbejdere: Beboerrådgiver John Rasmussen, serviceleder Ivan Stokic, driftschef Gert Wandahl Pedersen Referent: Randi Outzen Fraværende med afbud: Daniel Egholm, Lis Wexøe. Dagsorden: Der er tilføjet et punkt 6 d. til dagsordenen og punkt 6 b. udgår. 1. Godkendelse, og underskrift (samtlige medlemmer, der deltog), af referat fra sidste møde. 2. Konstituering af afdelingsbestyrelsen a. Ny konstituering af udvalg. Forretningsudvalg: Bo Henrik Andersen, Bjørn S. Rasmussen, Lis Wexøe, Randi Outzen. Vedligeholdelsesudvalg: Gitte Fammé, Lis Wexøe, Bjørn S. Rasmussen, Ivan Stokic, Rikke Dall Nielsen, Nanna Britt Karlsen. Kommunikationsudvalg: Bettina Lind, Bjørn S. Rasmussen, Rikke Dall Nielsen, Bo Henrik Andersen, Karen Løvendahl Jensen, beboerrådgiver John Rasmussen. Børnefamilie og Aktivitetsudvalg: Bettina Lind, Nanna Brit Karlsen, Rikke Dall Nielsen, Gitte Fammé, Rikke Støckel, Karen Løvendahl Jensen, beboerrådgiver John Rasmussen. IT udvalg: Bjørn S Rasmussen, Bo Henrik Andersen, Driftschef Gert W. Pedersen, Daniel Egholm, Randi Outzen. Økonomiudvalg: Bo Henrik Andersen, Lis Wexøe, Driftschef Gert W. Pedersen, Randi Outzen. Styregruppen for Beboerrådgiveren: Lis Wexøe, Driftschef Gert W. Pedersen, Marianne Salomonsen OB, Bo Henrik Andersen og en repræsentant fra kommunen. 1

2 3. Nyt fra Miljø og sortering af affald: Driftschef Gert W. Pedersen, Serviceleder Ivan Stokic, Lis Wexøe, Nanna Britt Karlsen, Randi Outzen. Udlejningsudvalg: Gitte Fammé, Rikke Dall Nielsen, Rikke Støckel b. Der blev på seneste afdelingsmøde drøftet muligheden for at sammenlægge aktivitetsudvalg og Børnefamilieudvalg. Sammenlægningen blev godkendt og forretningsorden tilrettes for godkendelse ved næste møde. a. Formanden Jan Christensen har ønsket at udtræde af afdelingsbestyrelsen. På den baggrund er 1. suppleant Karen Løvendahl Jensen trådt ind i afdelingsbestyrelsen. Ekstraordinært afdelingsmøde for afdeling VI Højhuset blev afholdt den 24. april. Det forløb godt og planmæssigt. Vi har haft et indlæg i Hvidovre Avis vedr. salg af narko i vores boligområde. Facebookgruppen Friheden og Byhaverne er på vegne af afdelingsbestyrelsen indstillet til KAB prisen Indsigelse vedr. huslejestigning i etape samt følgegruppens ændring af helhedsplanens økonomi, behandles på et ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 8. maj b. Ejendomskontoret/KAB Ivan Stokic orienterer: Vagtordning er forlænget. Post til døren er indtil videre ikke muligt at etablere fra boligselskabets side. Det kan måske være en hjemmehjælps opgave at tømme postkassen, Hvis det viser sig, der er behov, kan det tages op til vurdering igen. Angående problemer med, der kastes legetøj ud på parkerede biler fra børnehaven, har ejendomskontoret talt med institutionen og pædagogerne har talt med børnene. Vi ser om i første omgang om, det hjælper. Blok 9 Der kommer en ekstra container til midlertidig afsætning af barnevogne og klapvogne. Branddøren fra blok 7 har været efterlyst hos helhedsplanens entreprenører, men den er helt væk og der er bestilt en ny. Masterbrik skal bruges ved vaskerier og døre til kældre. Bo, Bjørn og Gitte skulle have været rundt i bebyggelsen for at kortlægge de forskellige klublokaler, Der skal bruges masterbrik, som kan supplere systemnøglen. Bestyrelsesbrikker skal udleveres for f.eks. gennemgang af klublokaler og til erstatning og-/ eller supplement for tidligere systemnøgler. Der er ansat ny medarbejder Lars Holm d. 1. juni til bl.a. at syne boliger. Niels Thyrsgård er fastansat og Tommy går på pension. Individuelle forbrugsregnskaber er uddelt til afdeling VI. Individuelle forbrugsregnskaber mangler stadig til beboerne i afdeling I og Lille Friheden. Man vil forsøge at nå, de bliver uddelt i maj. Eventuelle tab dækkes af KAB. 2

3 Der tales om flere generelle problemstillinger og Bjørn påpeger, at vi bør holde os til dagsordenen for dagens møde. Opfølgning på afdelingernes regnskab Der er stadig problemer i KAB med at få udsendt forbruget på El og varme. c. Udvalg Budgetopfølgning har gjort indsigelse til organisationsbestyrelsen pga. der er rykket på helhedsplanens økonomi, som resulterer i en overskridelse på konto 116- planlagt vedligeholdelse. Dette behandles på ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde d. 8. maj d.å. Vand El Varme Spørgsmål til driften: Ved beboerne, at KAB dækker eventuelle tab ved uregelmæssigheder i de individuelle varmeregnskaber? Svar: Det forventes ikke, der er tale om efterbetaling i ret mange tilfælde. Det er et regnskab fra en varm periode(1. juni 31. december) og for afdeling I s vedkommende er der en forventet besparelse pga. det nye ventilationsanlæg. El kobling til EL scootere: Byggesagen har fjernet postkasserne, der indeholdt el - koblingen og de er i nogle tilfælde væk. Hvem skal reetablere disse postkasser? Svar: Det er aftalt med kommunen, at de reetablerer dem. Kommunikationsudvalget der er uddelegeret forskellige arbejdsopgaver for tekst til beboerblad. Deadline 17. maj. d. Beboerrådgiver Udsendt opgavebeskrivelse godkendt. Politiet har ansat en mandlig pædagoguddannet til opsøgende/forebyggende arbejde. SSP synes, det er godt, han bruger tid her i Friheden et par dage om ugen. John oplyser, det er helt nyt, så de skal lige have tid til at finde hinanden. Formanden oplyste, at der er afholdt et møde med kommunen omkring, blandt andet boligselskabets bekymring over salg af stoffer i området. 4. Opfølgning på tidligere sager/beslutninger Ved mødet i april blev det besluttet, at der udskiftes programmerbare termostater i 2 lejemål pr. år fremadrettet i Lille Friheden. Sagen ønskes genbehandlet, da det vil tage mange år at få skiftet alle termostater på den måde. Der er ved tidligere afdelingsbestyrelsesmøder vedtaget, at Lille Friheden skal afholde et ekstraordinært afdelingsmøde, hvor man kan tage stilling til økonomien i en udskiftning af termostater i ældreboligerne. Der er ikke samme behov i ungdomsboligerne. Det besluttes, at driften undersøger økonomien og der planlægges ekstraordinært afdelingsmøde i Lille Friheden til september d.å. Der er tidligere ansøgt om en flagstang til byhaverne det undersøges. 3

4 5. Opfølgning på henvendelser, modtaget på kontaktdagen En beboer har ansøgt om, at få lov til at sætte et partytelt op på en græsplæne i forbindelse med en studenterkørsel. Det er undersøgt i KAB s juridiske afdeling. Svar som følger: 1) Beboeren kan ikke gøre krav på, at det er en privat fest som afholdes i teltet. I princippet har alle i boligselskabet ret til at gå ind i teltet. 2) Hvis der skulle ske ulykker eller lignende i forbindelse med teltet, så kan boligselskabet (herunder afdelingsbestyrelse, organisationsbestyrelse, ejendomskontor o. lign.) ikke nødvendigvis sige sig ansvarsfrie. Det besluttes, at der beklageligvis må gives afslag på ansøgningen pga. de uafklarede forsikringsforhold. Der kan stilles forslag ved førstkommende afdelingsmøde til punkt i husorden med afklaring af forsikringsforhold. En beboer henvender sig angående naboer, der stiller skrald på opgangen med lugtgener til følge. Det er sagt på ejendomskontoret og til områdets servicemedarbejder. Driften fortæller, at man som almindelig praksis i disse sager henvender sig de beboere, der stiller affald på trappen. Beboeren har endnu ikke modtaget refundering af forbrug på strøm til affugter, der blev brugt i forbindelse med en vandskade. Driften fortæller, at elektriske affugtere administreres af Orbicon og olieradiatorer administreres af ejendomskontoret. 6. Sager til drøftelse og beslutning a. Opfølgning på ny rengøringsaftale herunder trappevask, Kontrakten med Alliance+ beskriver, de skal have et vist antal advarsler fra uvildig part. Opgaven var i udbud og i beskrivelsen blev der vægtet 60 % i kvalitet og 40 % i pris. Dansk servicerådgivning pegede på Alliance + efter udbuddet. Dansk servicerådgivning har tidligere udført kontrol. Driften foreslår, det kan gøres igen for at se om, det vil forbedre kvaliteten af rengøringen. Driften fortæller, de oplever at medarbejderne i Alliance+ er meget pressede i forhold til tiden, de har til opgaven. Det foreslås, at der skrives til direktøren for Alliance+, hvor man forklarer, vi ikke forstår, hvorfor der nu er dårligere kvalitet trods højere pris. Det besluttes, at driften indkalder direktøren for Alliance+ til møde. Hvis ikke det giver bedre resultat sættes Dansk Servicerådgivning på opgaven igen. b. s regnskab Punktet udgår. c. Klublokaler punktet udsættes til næste møde. Inden da er der planlagt en fysisk gennemgang af lokalerne af Gitte, Nanna og Bettina. d. Ansøgning til bakketur Ansøgningen godkendes med ændringsforslag om en billetpris á 20 kr. pr. tilmelding. Gæster ifølge med beboere skal betale 75, - kr. Datoer for salg af billetter tilrettes i forslag, så datoerne ligger efter Beboer- Nyt er udkommet. Formanden ønsker ført til referat, at der ikke bliver nogen pensionistskovtur i 2018, da dette arrangement er en fællestur og vi ikke har økonomi til begge ture. På bestyrelsesmødet i juni gennemgås budget til aktiviteter i Friheden. Den planlagte tur virker dyrere i forhold til, hvad der tilbydes (transport og en drikkevare) end tidligere pensionistskovtur for bare én målgruppe, men med et større traktement. 4

5 7. Punkter til næste mødes dagsorden. Godkendelse af tilrettet forretningsorden. Drøftelse af budget til aktiviteter. Klublokaler gennemgang. Parkeringskort til biler bl.a. ved idrætscenteret. Nedsættelse af arbejdsgruppe for gennemgang af Lille Frihedens husorden til evt. forslag ved ekstraordinært afdelingsmøde i Lille Friheden til september. Nabohjælp projektbeskrivelse og materialer findes i forvejen. 8. Eventuelt Ny madgruppe skal ansøges via aktivitetsudvalget. Elevatoren i bestyrelseslokalet er måske ikke til persontransport. Der er ingen alarm i elevatoren. Hvis elevatoren ikke må bruges til persontransport, så er dette ikke skiltet korrekt. Mødet sluttede kl Medlemmer af afdelingsbestyrelsen Bo Henrik Andersen Formand Bjørn Schrøder Rasmussen Næstformand Randi Outzen Sekretær Lis Wexøe Kasserer Karen Løvendahl Jensen Bettina Lind Rikke Støckel Rikke Dall Nielsen Gitte Fammé Daniel Egholm Nanna Brit Karlsen 5