Referat af afdelingsbestyrelsesmøde Den 4. maj 2017 kl I afdelingsbestyrelsens lokaler

Transkript

1 Referat af afdelingsbestyrelsesmøde Den 4. maj 2017 kl I afdelingsbestyrelsens lokaler Afdelingsbestyrelse: Inge Nielsen, John Frederiksen, Jørnanker Døpke, Rikke Støckel, Gitte Fammé, Lis Wexøe, Karen Løvendahl Jensen, Beth Hørsted, Jan Christensen, Jesper Thomsen og Bo Henrik Andersen. Medarbejdere: Beboerrådgiver John Rasmussen, Serviceleder Ivan Stokic og Driftschef Gert Wandahl Pedersen Referent: Beth Hørsted Inden mødet kom der et ekstra punkt på dagsordenen: 5. m: Anmodning om tilladelse til at have 2 hunde i pleje Dagsorden: 1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde (samtlige medlemmer) 2. Nyt fra: a. Formanden b. Ejendomskontoret/KAB Opfølgning på afdelingernes regnskab Budgetopfølgning Vand EL Varme c. Udvalg d. Beboerrådgiver 3. Opfølgning på tidligere sager/beslutninger 4. Opfølgning på klager modtaget på kontaktdagen 5. Sager til drøftelse og beslutning a. Street Fest, John Rasmussen b. Aktionsliste, Gert bilag c. Serviceramme, dato Gert, bilag d. Blødgøringsanlæg, Bo, bilag e. Bolignet f. Højhuset 50 års jubilæum, Bo g. Husorden, Lis h. Forretningsorden, godkendelse, bilag i. s regnskab, Lis, bilag j. Slankere med ipad k. Mødeplan, Jørnanker bilag l. Konstituerende udvalgsliste, Jørnanker bilag m. Anmodning om tilladelse til at have 2 hunde i pleje, bilag 6. Punkter til næste mødes dagsorden 7. Eventuelt 1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde (samtlige medlemmer) Referatet blev godkendt og underskrevet 2. Nyt fra: a. Formanden Der har været afholdt Statusmøde for Etape 1 og referatet er fremlagt i afdelingsbestyrelsens kontor til gennemlæsning 1

2 Den 24. april blev der afholdt Blokmøde for Blok 3 i Oasen. På mødet var der en gennemgang af de indvendige og af de udvendige arbejder, genhusning, tilvalg af vinduer og badeværelser m.m. Der var mange spørgsmål og alle blev besvaret. Der er ansat endnu en Beboerkoordiantor Lovisa Elgeborn, pr. 2. maj 2017 for 1 år. Lovisa skal samarbejde med Jens Peter om kommunikationen med beboerne, da det har vist sig, at der er et stort behov. Samtidig skal der strammes op omkring arbejdsområdet. Affaldsstationerne indvies lørdag den 6. maj med et arrangement, som Ejendomskontoret og Beboerrådgiver John Rasmussen står for. Der er Repræsentantskabsmøde i KAB den 18. maj, hvor Jørnanker og Beth er valgt til at deltage. KAB afholder kurser, specielt for nye bestyrelsesmedlemmer, Jørnanker opfordrede de nyvalgt til at deltage. b. Ejendomskontoret/KAB V/serviceleder Ivan Stokic Garagerevision: Modtager p.t kopi af registreringsattester og grøn afgiftsattest fra lejere af garager/carporte. Det undersøges om alle har fået besked. Mobilt overvågningsanlæg: Der arbejdes videre med sagen. Husorden 29.4 om parkering: P-vagten har fået besked om suspendering af nævnte, således at der ikke gives bøder til håndværkerbiler når de parkerer andre steder end i særligt anviste båse. (Det er biler, som er over 4,5 meter, som ikke er indregistreret som personbil, men under 3500 kg). Ordningen er på grund af renoveringen. Der ønskes en drøftelse af, hvordan trailerparkering skal foregå. På sidste møde foreslog bestyrelsen hvordan man kunne skaffe flere P-pladser, især til håndværkere fordi de får stjålet fra deres biler. Men hvordan skal det administreres? Den indhegnede og aflåste plads til campingvogne blev foreslået men skal man låse den op? Der er tidligere stjålet en campingvogn fra pladsen. I første omgang undersøger Ivan hvor mange der lejer en campingvognsplads. Der arbejdes på en beboerinformation. Højhuset har problemer med duer, selvom der er spændt net ud og opsat pigge på svalegangen. Der blev foreslået andre metoder, men erfaringen har vist, at de ikke virker. Opfølgning på afdelingernes regnskaber Budgetopfølgning Vand El 2

3 Varme På afdeling VI s budgettal var der en væsentlig bemærkning, som blev forklaret. Ellers ingen bemærkninger Der var ingen bemærkninger til forbrug af vand, el og varme. Der er mest overskud på de forskellige konti. Der er for tiden meget travlt på Ejendomskontoret, dels grundet afvikling af restferie, en medarbejder har Danny Nielsen har opsagt sin stilling, dels at der også mangler en serviceteknikker, som man nu er i gang med at ansætte. Desuden har Affaldsarrangementet givet en del ekstraarbejde. Servicemedarbejderne har indrettet og malet skraldeskur på Hvidovre Enghavevej 14-16, hvor der er indrettet fraktioner til sortering af andet affald, end det der skal i affaldsstationen. Det samme vil blive gjort i alle skraldehusene. Højhuset har fået påbud fra Arbejdstilsynet om, at der ikke kan stemmes om lukning af skakterne. Det vil sige, at der skal godkendes et nyt affaldssystem. Man er i gang med at installere brik nøglesystem i blok 7 og 8. Det træder i kraft med 14 dages varsel. Alarmen i Oasen har været gået, blev derefter annulleret. På toilettet i klub 508 er murværket ikke repareret, er tidligere meldt. Der har været afholdt Temadag om samarbejdet vedrørende Helhedsplanen, hvor ejendomskontoret, rådgivere og KAB deltog. Det har været positivt. c. Udvalg Plakaten til pensionistskovturen bedes sat op ultimo maj. Vedrørende Aktiviteter i Oasen Mandagsholdet holder sommerferie fra slut maj til 14. august. Tirsdagsholdet holder sommerferie fra slut maj til 8. august. Onsdagsholdet holder sommerferie fra slut maj til 6. september. Torsdagsholdet holder sommerferie hele juli til 8. august. d. Beboerrådgiver Der har været afholdt Styregruppemøde og referatet er udsendt. Næstformand Bo Henrik Andersen vil undersøge nærmere om Støtte til Frivilligt Socialt Arbejde ( 18-midler). Bo oplyste at der i 2017 var bevilget ,- kr. og der p.t. resterer ,- kr. Punktet sættes på dagsordenen til næste møde. 3. Opfølgning på tidligere sager/beslutninger På bestyrelsesmødet i april var der en beboer der efterspurgte: Plads til barnevogn under renoveringen, ny badeværelsesdør, en radiator som ikke virker, har fået refunderet kr. i varmekompensation, men mener ikke at varmeregnskaber er slut. Har 2 varmeblæsere stående som har været til låns. Man kender beboerens navn og adresse på ejendomskontoret og følger op på det. 4. Opfølgning på klager modtaget på kontaktdagen 3

4 Klage over, at der rundt omkring i Friheden står cykler, barne- og klapvogne, børnecykler med mere. Der er effekter som ikke bruges og som virker forladt. Det samme er tilfældet i de aflåste cykel-barnevognsrum. Ejendomskontoret vil foretage en razzia i første omgang efter Etape 1 er afsluttet. 5. Sager til drøftelse og beslutning a. Streetfest, Beboerrådgiver John Rasmussen Festen henvender sig til børn og unge i Hvidovre Kommune. Festen kan fx omfatte aktiviteter som: Rulleskøjteløb med undervisere, Streetart på plankeværk, carport eller lign., udført af os kendte streetart kunstnere i samarbejde med beboere. Der kan ligeledes være en invitation af sjippeundevisere, lokal sportsklub og muligvis en scene med musikoptræden af unge rappere. Aktiviteterne må meget gerne være lokale/hvidovre indslag. Disse streetaktiviteter vil ikke koste boligselskabet penge. Da det er et arrangement forestået af Hvidovre Kommune i samarbejde med beboerrådgiver/boligselskabet kan festen ikke holdes som en lukket fest for boligselskabets beboere, men vil være en fest for Hvidovreborgere. Beboerrådgiveren ser flere fordele ved aktiviteterne Man vil glæde mange beboere i Friheden. Vi får gratis aktivitet til området (beboerrådgiver regner dog med at lægge en del timer i arrangementet). Vi får aktiviteter til området, som vi ville have meget vanskeligt ved at sætte på benene selv. Vi kan få positiv omtale i byen Vi kan få fokus på andet end renoveringen og vi kan vise boligområdet frem. Hvis afdelingsbestyrelsen accepterer arrangementet Der ligger en række opgaver som skal løses (kommunen i samarbejde med beboerrådgiver), hvis afdelingsbestyrelsen accepterer at vi holder en sådan fest. Dermed er arrangementet ikke i hus endnu. Der skal laves aftaler med aktivitetslederne, klubberne etc. Der skal findes en dato og aftalerne skal falde på plads i forhold til den. Derudover ligger der opgaver med at arrangere og afholde selve festen. Beboerrådgiveren finder, det er et godt tilbud til Boligselskabet Friheden. foreslog, at John Rasmussen går videre med planen og det store arbejde. Man foreslog at festen afholdes i Strandmarksgården i august/september, da Helhedsplanen endnu ikke er nået hertil. b. Aktionslisten, Gert Wandahl Angående ny vagtordning: Der har været afholdt møde med KAB s indkøbsafdeling for at undersøge mulighederne for ordningen med Dansk Bygningskontrol. Der forventes et samarbejde med Gjensidige forsikring med om nye vagtordning. c. Serviceramme, Dato 4

5 Gert og Ivan holder møde med medarbejderne på ejendomskontoret, derefter holdes der møde med afdelingsbestyrelsen tirsdag den 20. juni kl i Oasen. d. Blødgøringsanlæg Bo foreslog at man eventuelt indfører Blødgøringsanlæg i Friheden. Ivan undersøger pris og muligheder og kontakter en konsulent, som kan komme til næste bestyrelsesmøde. Indtil nu er der installeret blødgøringsanlæg i vaskerier, i opvaskemaskiner, svømmehaller og andre større anlæg. e. Bolignet Bolignettet i Friheden skal opgraderes men Peter Peitersen skal ikke være konsulent. IT udvalget holder et møde eventuelt andre beboere den 8. maj Gert efterlyste det tekniske netværk som haster.. f. Højhuset 50 års jubilæum, Bo Spørgsmålet om det skal markeres. Da Friheden I havde 50 års jubilæum blev der markeret. Det er Organisationsbestyrelsen, som skal kontaktes. Rikke og Bo går videre med et arrangement. Godkendt g. Husorden, Lis Wexøe Rasmussen Lis Wexøe vil gerne have indført, at beboere der har fransk altan må opsætte altankasser. Det skal undersøges hos Rådgiverne for Helhedsplanen og Jørnanker foreslog at man skal vente til Helhedsplanen er færdig. Godkendt h. Forretningsorden, godkendelse Forretningsorden blev godkendt og underskrevet af samtlige medlemmer af afdelingsbestyrelsen i. s regnskab, Lis bilag s regnskab var udsendt Godkendt j. Slankere møde med ipad KAB foreslår at man bruger ipad ved møder. Den kan med fordel anskaffes via KAB mener at det er for dyrt at anskaffe i forhold til behovet for ipad. Godkendt k. Mødeplan Formanden havde udarbejdet en mødeplan for afdelingsbestyrelsesmøder, ordinære afdelingsmøder samt økonomiudvalgets møde. Godkendt l. Konstituerende udvalgsliste var enig i de forskellige udvalg. Den kommende skriftlige Årsberetning blev drøftet. 5

6 Alle i afdelingsbestyrelsen bidrager med et tema ligesom tidligere. Det blev foreslået, at man kombinerer Årsberetningen med et Beboer Nyt. Godkendt m. Anmodning om tilladelse til at have 2 hunde i pleje En beboer bad om tilladelse til at passe sin datters to små hunde. Der er særlige grunde til at datteren ikke selv kan have hundene Perioden er 1/5 til 1/ Forsikringspapirerne er i orden. Ejendomskontoret har navn og adresse på beboeren. Tilladelse godkendt. 6. Punkter til næste mødes dagsorden Blødgøringsanlæg. Eventuelt oplæg fra konsulent, Ivan 18-midler fra Hvidovre Kommune, Bo Temafest/Sommerfest, Jørnanker Hovedrengøring i Oasen og tilstødende lokaler, Inge Højhuset 50 års jubilæum, Bo og Rikke 7. Eventuelt Inge efterlyste antal til Goddag- og farvelfesten. Hele bestyrelsen deltager samt 4 medlemmer tager ledsager med/pris 150,- kr. for ledsager Jan Christensen havde klaget til Engstrandsskolens leder over, at nogle af de store elever tager ophold i byhaverne ved bordene, smider affald og havde endog flyttet et bord væk. Mødet sluttede kl Næste møde er den 1. juni

7 Medlemmer af afdelingsbestyrelsen Jørnanker Døpke Formand Bo Henrik Andersen Næstformand Beth Hørsted Sekretær Lis Wexøe Kasserer Inge Nielsen John Frederiksen Rikke Støckel Karen Løvendahl Jensen Gitte Fammé Jan Christensen Jesper Thomsen 7