Mandag den 8. oktober, klokken Frederikskaj 12, lokale 4.13

Transkript

1 Campusrådet Aalborg Universitet Postboks Aalborg Sagsbehandler: Simon Clemmensen Telefon: Dato: Sagsnr.: Referat af campusrådsmøde # Mandag den 8. oktober, klokken Frederikskaj 12, lokale 4.13 Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden ( ) Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. Lene Tølbøll deltog pr. videokonference, mens der var afbud fra Michael Mullins. 2. Godkendelse af referat ( ) Referatet blev godkendt uden bemærkninger. På baggrund af tilbagemelding fra fagmiljøerne besluttede campusrådet at fortsætte etableringen af aktiviteter under Folkeuniversitetet som planlagt på møde # LT følger op med Folkeuniversitetet ift. en eksplicit invitation til medarbejdere i København. Bilag: Referat af møde #5.2018, afholdt 20. september Status på Arbejdstilsynssagen (fast punkt) ( ) Der var intet nyt til selve Arbejdstilsynssagen. Campusrådet behandlede en ansøgning fra AC-klubben for VIP om økonomisk støtte til at afholde arrangement vedr. arbejdsmiljø ved teatergruppen Dacapo. Campusrådet fandt det meget positivt, at AC-klubben engagerer sig i at skabe et godt arbejdsmiljø på campus. Rådet 1

2 enedes om at forholde sig positivt til ansøgningen, idet det blev set som en fordel, at arrangementet adresserer arbejdsmiljøspørgsmål fra en anden vinkel end den typisk akademiske. Arrangementet kunne støttes inden for rammerne af dekanernes særbevilling til arrangementer rettet mod at sikre et godt arbejdsmiljø for især yngre og internationale VIP. Rådet fandt dog også, at arrangementet burde åbnes for alle medarbejdere på campus, og pointerede betydningen af, at ressourcerne anvendes til at styrke arbejdsmiljøet for de grupper, der har de største behov, rent faktisk møder op og aktivt deltager. Rådet overvejede nøje, om den foreslåede placering af arrangementet i december var hensigtsmæssig ud fra et fremmødeperspektiv men besluttede at TKA (evt. sammen med MUL- LINS) skulle tage et møde med AC-klubbens bestyrelse for at undersøge engagementet og interessen i arrangementet og initiativet. Som udgangspunkt synes rådet, at prisen for arrangementet er høj, hvis der er risiko for, at kun meget få møder op. Bilag: Ansøgning om økonomisk støtte til arrangement v/vibeke Andersen, AC-klubben for VIP 4. Opfølgning på brandøvelse ( ) MVI orienterede om brandøvelsen i bygning A fredag den 24. august. Øvelsen var i det store hele vellykket, bortset fra at en brandmand ved en fejl kom til at aktivere talevarslingen for hele bygningen, da den skulle slås fra i den udvalgte sektor. Øvelsen viste, at den gennemførte justering af talevarslingen har fungeret, så bygningens zonering er korrekt indstillet. På baggrund af øvelsen retter leverandøren nu systemet til, så der ikke ved en fejl aktiveres talevarsling i upåvirkede zoner. Øvelsen viste også, at ikke alle medarbejdere valgte den rette vej ud af bygningen væk fra røgen fra den opsatte røgmaskine, hvilket er vigtig læring, idet det ville være livsfarligt ved en ægte brand. Ligeledes er der stadig problemer med, at branddøre fortsat holdes åbne af kiler, hvilket er meget farligt, da det tillader brand at sprede sig. Erfaringerne fra øvelsen indarbejdes nu i den lokale beredskabsplan og tages med i den videre udvikling af bygningerne. VMT bemærkede at de, der er i laboratoriet i bygning C, ikke kan høre et anråb fra trappeområdet. MVI noterede dette og vil inddrage det i den videre udvikling af den lokale beredskabsplan. 5. Implementering af organisationsændring (fast punkt) ( ) Campusrådet har besluttet at behandle den aktuelle omlægning af AAU s organisation som fast punkt på rådets møder, og TKA pointerede indledningsvis, at alle rådets medlemmer er forpligtede til at overveje vigtige fokuspunkter, rådet forholder sig til. Rådet konstaterede, at nedlægningen af skolerne og omkalfatringen af den øvrige organisations administrative setup vil kræve tilpasninger også på AAU CPH, konkret eksemplificeret (men ikke begrænset til), studiestart, rekrutteringsindsatser etc. På uddannelsesområdet fortalte LT, at hvert institut fremover skal have én studieleder, der skal have samme rolle som de tidligere studieledere/skoleledere. Der bliver blot flere studieledere for færre fagområder hvert. Prorektor har indtil videre ikke indikeret, at der skal ske ændringer ift. studielederrepræsentation i diverse organer, men studielederne får først deres funktionsbeskrivelser i forventeligt uge 43, hvorefter der vil være én indgang til hvert instituts uddannelser. 2

3 Ift. rekruttering bliver koblingen mellem institutter og studienævn endnu tættere end hidtil, men der skal naturligvis etableres nye relationer. MVI tilbød at komme rundt til alle afdelinger/institutter for at fortælle om det administrative setup og drøfte samarbejdet mellem institutterne og Fælles Service CPH fremover. Det forventes, at langt hovedparten af studielederne vil være fysisk placerede i Aalborg, og det vil være oplagt at etablere et nyt studielederforum til koordinering og erfaringsudveksling. Evt. skal der så laves en undergruppering for de studieledere, der har aktiviteter i København. LT er tovholder på dette, og TKA foreslog at invitere alle studielederne til et fællesmøde med campusrådet for at etablere de bedst mulige samarbejdsrelationer. HB gjorde opmærksom på, at en meget stor andel af skolernes arbejde og ressourcer har været brugt på rekruttering og ekstern markedsføring, hvilket vil give udfordringer for de mindre fagmiljøer fremover. Ligeledes må det forventes, at en del institutter bliver udfordrede ift. at løfte det studieadministrative områdes mange opgaver, der hidtil har ligget på fakultetskontorerne, f.eks. ift. udstedelse af eksamensbeviser. TKA fortalte, at SBi har indgået et studieadministrativt fællesskab med Institut for Materialer og Produktion, der allerede har erfaring med at lave arbejdsdeling på tværs af campusser. LT tilføjede, at institutterne på SAMF er i gang med tilsvarende at etablere studieadministrative fællesskaber TKA nævnte, at geografien på campus måske kan åbne for andre samarbejder, og at campusrådet kan spille en rolle i at facilitere dette. TKA videresender oversigten over studieledere og studienævnsformænd for ENG. 6. Opfølgning på mødet med Dorte Stigaard den 21. september ( ) TKA refererede fra mødet med Dorte Stigaard, herunder hendes tilkendegivelse af, at der kommer en nyansat innovationsmedarbejder på campus fra 1. januar MVI fandt at det er en meget positiv udmelding fra innovationsdirektøren, da der fra Fælles Service CPH s side længe er blevet slået på, at der mangler manpower i København til at løfte innovationsindsatsen ud over fundraising. MVI fortalte om drøftelserne om etablering af en fysisk inkubatorindsats på campus, der nu burde have fået grønt lys fra direktionen. Det forventes, at den vil skulle tage hånd om at hjælpe nystartede virksomheder på campus på vej, men det konkrete koncept er endnu ikke præsenteret/fastlagt. Dog forventes der et digitaliseringsfokus, men det er ikke helt klart, hvad det i praksis vil sige. PLOUG nævnte, at et godt udgangspunkt vil være en kortlægning af allerede igangsatte digitaliseringsprojekter. DC anså ikke digitalisering som et oplagte tema for en innovationshub set fra et SAMF-perspektiv og slog på, at der også er behov for en lyttende proces, hvor fagpersonerne bliver direkte inddraget. SAMF har ikke erfaring med at få hjælp til fundraising etc. PLOUG fortalte, at der på HUM er en del digitaliseringsprojekter undervejs, men at de ikke nødvendigvis er hverken definerede som sådan eller fylder så meget. TKA fortalte, at Dorte Stigaard havde nævnt, at der vil blive etableret en styregruppe for indsatsen i København. Den skal sikre, at innovationsindsatsen bliver inkluderende, så alle dele af organisationen står sammen om at løfte opgaven sammen forstået sådan, at AAU etablerer en strategisk satsning men bygger det konkrete arbejde op sammen med de lokale miljøer. DC spurgte til, hvem der bærer fagmiljøernes behov tilbage til AAU Innovation. TKA nævnte, at det må blive styregruppen, som evt. kunne tage form af campusrådet. 3

4 Rådet drøftede også universitetets engagement i formaliserede innovationsinitiativer med Dorte Stigaard, hvor der ikke er kommet ret meget ud af Innovationsdistrikt Sydhavn, mens der er gode relationer specifikt med områdefornyelsen og i ØICC, hvor universitetet er involveret bl.a. internationaliseringsnetværk, uddannelsessamarbejde med Rambøll og TKA s medlemskab af bestyrelsen. Dorte Stigaard har endnu ikke det fulde overblik over aktiviteterne og potentialet i hovedstadsområdet men talte om at engagere større virksomheder i lokalmiljøet langt mere direkte på topniveau end tidligere. TKA orienterede til slut under dette punkt om, hvordan universitetet arbejder med myndighedsbetjening. På dette område har AAU Innovation endnu ikke kunnet byde ind, så derfor ansætter SBi/ENG nu en udviklingskonsulent i København specifikt ift. at kunne byde ind på de kommende udbud af de store myndighedsbetjeningskontrakter. Stillingen handler også bredere om virksomhedssamarbejder og vil være meget udadvendt. 7. Evaluering af særbevilling fra dekanerne og ansøgning om at gøre denne permanent ( ) Fælles Service CPH har, som ønsket af dekanerne ved tildelingen af bevillingen, evalueret anvendelsen af de ekstra midler til udvikling af studie- og arbejdsmiljøet på AAU CPH. Midlerne har bl.a. været anvendt til opgradering af fitness- og omklædningsfaciliteterne (yderligere skabe), ansættelse af en studielivskoordinator, indkøb af møbler til fællesområderne samt afvikling af fælles faglige og sociale arrangementer for de ansatte. Campuschefen har ansøgt dekanerne om at gøre ekstrabevillingen permanent, dog i mindre skala, men da de netop har truffet en principbeslutning om ikke længere at behandle ansøgninger om særbevillinger, blev ansøgningen afvist for I stedet har universitetsdirektøren allokeret kr. fra Fælles Service-budgettet til campus, hvoraf mindst kr. kommer til at gå til studenter- og medarbejderrettede aktiviteter. Campusrådet tog evalueringen til efterretning og støttede campuschefens bestræbelser på at gøre særbevillingen permanent. Bilag: Indstilling om varig forøgelse af AAU CPH fakultetsbidrag 8. Status for initiativer og fysiske tiltag vedrørende campus (fast punkt) ( ) MVI orienterede om, at det store indeklimaprojekt været sat på hold af Campus Service pga. kontraktforhandlingerne med PFA. Men med indgåelsen af den nye kontrakt er kortlægningen af udfordringerne i bygning A sat i gang, så det fornødne arbejde kan sættes i udbud i starten af 2019: Derefter er håbet, at der vil blive allokeret penge til at forbedre de øvrige bygninger. CAS har efter sommerferien bevilget ekstra midler til at færdiggøre projektet med skiltning og wayfinding på, så der kommer ensartet skiltning i alle fire bygninger. MVI fortalte, at vores skiltemanual ny også bliver brugt som rollemodel i Aalborg. Der er stadig fokus på at udvikle studiemiljøet på campus, og aktuelle projekter er at forbedre akustikken på Birketorvet i bygning C og at forbedre udnyttelsen af arealerne på Studentertorvet og Vandtorvet i bygning B. LT nævnte, at der kunne findes inspiration til akustisk velegnede arbejdspladser i Kroghstræde 3 i Aalborg. Studiestarten var også i år vellykket, og ansættelsen af en studielivskoordinator har haft en stor positiv effekt, så denne stilling gøres nu permanent. 4

5 LT spurgte til, om vi har modtaget resultaterne af den centrale studiestartsundersøgelse. Det er endnu ikke tilfældet, hvilket LT og SRC følger op på. FS CPH laver også en evaluering og af studiestartsforløbet og sender denne rundt til rådets orientering, når den foreligger inden rådets næste møde. 9. Evt. ( ) MVI orienterede om at der er enighed med PFA og grundejerforeningen om at etablere parkeringsforbud på hele strækningen foran bassinet på A.C. Meyers Vænge, men at Københavns Kommune endnu ikke har ageret. MVI nævnte at Campus Service CPH i stigende omfang havde observeret et problem med, at cykler parkeres inden døre under trappeafsatser etc. Cykler henstillet på indendørs fællesområder bliver fjernet. Ift. cykler spurgte DC til, om der af og til vil blive ryddet op i langtidsparkerede cykler. MVI opfordrede til at henlede CAS CPH s opmærksomhed på evt. relevante cykler. DC spurgte også til ansvaret for oprydning i gården mellem bygning B og C, og MVI fortalte om den igangværende proces med at få ryddet op i forbindelse med det nu iværksatte projekt om bedre udnyttelse af gården. TKA spurgte, om FS CPH får meldinger ind om tyverier. Det vil MVI undersøge, men indtrykket var generelt nej. MVI fortalte at der fortsat er store problemer med, at service forsvinder fra kantinen, og han opfordrede til selvjustits ift. at bringe det tilbage, da kantinen ellers må overgå til papservice. PLOUG fortalte om et søvnforedrag, han havde været til, hvori det var blevet fortalt at personer, der arbejder uden direkte solindfald har større helbredsudfordringer end dem med. Derfor iværksætter HUM nu indkøb af lyslamper og vil rundsende information. PLOUG fortalte desuden, at HUM nu går i gang med en proces, hvor medarbejderne skal booke deres kontorer for at fremme en fortætning og yderligere udnyttelse af kontorarealerne. 5