ØVRIGE DELTAGERE: Catrine Boas Abrahamsson fra Fælles Service CPH (CBA) Referat: Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger.

Transkript

1 REFERAT AF MØDE I CAMPUSRÅDET AAU CPH # DATO KL LOKALE 4.06 FREDERIKSKAJ 12 AAU CPH DELTAGERE: Thorkild Ærø (TKA), Martin Vive Ivø (MVI), Michael Mullins (MULLINS), Thomas Ploug (TP), Stephanie Redmond (SRS), Nikolaj Stegeager (NS), Jens Balslev (JBA), Dorte Caswell (DC) REFERENT: Niels Aasberg Husted Madsen (NAHM) ØVRIGE DELTAGERE: Catrine Boas Abrahamsson fra Fælles Service CPH (CBA) AFBUD: Egon Moesby, Simon Holmen Reventlow Clemmensen TIDSPUNKT DAGSORDEN Godkendelse af dagsorden OPFØLGNING Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger Opsamling på Campusrådets møde med Direktionen Campusrådet havde i juli et konstruktivt møde med direktionen om status og udviklingsperspektiver for AAU CPH. Campusrådet samler op på indtrykkene fra mødet og drøfter, hvordan de kan omsættes til konkrete indsatser. Indledningsvist til punktet orienterede TKA om indholdet på mødet mellem direktionen og campusrådet. Man drøftede den organisatoriske sammenhængskraft på universitet, herunder relationerne mellem campusserne. I forlængelse heraf blev vigtigheden af den AAU kernefortælling, der udarbejdes i regi af AAU strategien Viden for verden og heriunder de elementer, der herunder indgår i arbejdet med fortællingen om AAU CPH. MVI bemærkede hertil, at der fortsat er behov for mere specifikt materiale om AAU CPH som supplement den overordnede AAU fortælling. TKA bemærkede hertil, at det var vigtigt, at fortællingsarbejdet blev koordineret med implementeringen af strategien i indsatsområdet Identitet, Kultur og Kommunikation. Det blev fra DC og TP bemærket, at fortællingen om AAU CPH udover virksomhedssamarbejde også skal omhandle videnssamarbejder, der involverer offentlige myndigheder, hvilket i højere grad er muligt ved at have en campus i København. Campusrådet drøftede besøget fra direktionen, og rådet var enige om, at mødet havde været en succes, der skulle gentages. TKA vil eftersende følgende: 1) Det godkendte referat fra direktionsmødet mandag den 22. august ) Noterne fra mødet med direktionen i København

2 Hertil blev det bemærket, at forberedelsen af direktionens besøg havde bidraget til et konstruktivt møde. Et enigt råd konkluderede, at der fremadrettet skulle være færre punkter på dagsordenen til møderne med direktionen for at styrke opmærksomheden mod de punkter, der så blev taget op. Under dette punkt udspandt der sig en drøftelse om udfordringerne omkring studiemiljøforholdene på campus og disses relevans ift. uddannelsesakkreditering mv. Rådet var enige om løbende at følge udviklingen i studiemiljøforbedringerne på campus. 3. Tema: Erfaringer med lokaleanvendelse på AAU APV-resultaterne viste at nogle medarbejdere stadig oplever udfordringer med at arbejde i storrum på AAU CPH. HAMiU har bedt Campusrådet om at drøfte erfaringer med indretning og anvendel se af både storrums- og flerpersonerskontorer. HAMiU skal have en kort, skriftlig tilbagemelding til udvalgets møde i december Campusrådet drøfter, hvordan en indhentning og kondensering af erfaringerne bedst kan tilrettelægges. MULLINS foreslog, at de enkelte institutter hver især leverer en one-pager, der viser hvordan de har arbejdet med at forbedre arbejdsmiljøet med et fokus på, hvordan deres arbejde har virket eller ej. Rådet drøftede, at der ikke var sikkerhed for, at alle havde gennemført runderinger om arbejdsmiljøet, og at der ikke på alle tjenestesteder var implementeret en egentlig arbejdsmiljøsektion. Heri indgik der drøftelser af betydningen af de fysiske rammer for det psykiske arbejdsmiljø. Rådet var enigt om, at der ikke skulle udarbejdes nye undersøgelser/runderinger, hvis runderingen allerede havde fundet sted, men at de enkelte institutter og afdelinger skulle tage udgangspunkt i de runderinger, der i de fleste tilfælde allerede var foretaget. Var den ikke det, så var det op til den enkelte institutleder at beslutte en model for, hvordan inputtene om det fysiske og psykiske arbejdsmiljø blev indhentet. Sammenfattende blev det konkluderet, at der udarbejdes en skabelon for den one-pager, der sendes ud til institutterne. Hvert campusrådsmedlem får ansvaret for, at de institutter/afdelinger, der organisatorisk er tilknyttet medlemmet får afleveret en one-pager til campusrådet. Fælles Service CPH vil sammen med formanden for campusrådet vil udarbejde skabelonen til en one-pager og sende denne rundt til rådets medlemmer, der kommunikerer videre ned i organisationen. Der udarbejdes også en tids- og procesplan for, hvem der skal modtage de udfyldte onepagers. Når alle svar er modtaget vil Fælles Service CPH udarbejde et udkast til et svar til HAMiU. Udkastet forelægges campusrådet til drøftelse og godkendelse.

3 På baggrund af besvarelserne udarbejdes der ét samlet svar til HAMiU, der beskriver de forskellige indretningserfaringer og løsninger i AAU CPH Visioner for campusudviklingen Campuschefen orienterer om igangværende tanker og planer for udvikling af campusarealet og det øvrige område mellem Teglholmsgade og Sluseholmen samt om etablering af Innovationsdistrikt Sydhavn. Campusrådet drøfter på baggrund af campuschefens orientering notatet om Innovationsdistrikt Sydhavn og giver input til, hvordan AAU CPH og AAU som helhed kan bidrage til udvikling af innovationsdistriktet. Bilag: Notat om Innovationsdistrikt Sydhavn Forslag til helhedsplan for campus MVI orienterede om arbejdet med at udvikle campusområdet og - miljøet i København. Formålet med initiativet er at forbedre miljøet om campus generelt, at øge synligheden af AAU især i lokalområdet og at ændre de gamle Nokia udtryk til en moderne AAU campus. Udover de identitetsfremmende dele af campusudviklingen indebærer arbejdet også et fokus på at skabe bedre forhold på en række områder, herunder skiltning, cykelparkering og motionsfaciliteter. Nogle af de konkrete tiltag er bl.a. fremkommet på baggrund af en række workshops med studerende og ansatte faciliteret af Juul Frost arkitekter, som herefter har udarbejdet et inspirationskatalog med forslag til ændringer af campusområdet. MVI omdelte kataloget som foreslår bl.a.: - Flere grønne områder på campus - Motions og boldbaner omkring campus - Bedre og mere sikre trafikforhold - Bedre cykelparkering - Bedre udnyttelse af kajområdet - Etablering af rygezoner Derudover er der arbejdet med at synliggøre campus bedre og mere korrekt skiltning. Rådet drøftede især skiltningen, som flere af Campusrådets medlemmer havde hørt divergerende holdninger til og herunder de konsekvenser, det havde for udsynet fra enkelte områder. Enkelte medarbejdere havde udtrykt kritik af de blå logoer placeret i glasfacader.tka udtrykte ønske om at campusrådet bliver løbende orienteret om arbejdet med inspirationskataloget og tiltag i forlængelse deraf.

4 Et enigt råd konkluderede, at de igangsatte aktiviteter var gode og nødvendige, herunder ny skiltning og en mere klar visuel identitet i gadebilledet. Rådet fandt inspirationskataloget meget brugbart, men anbefalede en tættere orientering af rådet fremover og gerne tidligere, så rådets medlemmer kender til baggrunden for initiativer og fysiske ændringer. Campuschefen vil fremsende en skriftlig orientering til rådet Fysiske ændringer på campus sommeren 2016 Der ved at blive sat nye skilte op indvendigt og udvendigt, på campus der giver AAU CPH en mere ensartet identitet. Desuden er det store auditorium blevet renoveret, og mødearealet på 4. Sal i Frederikskaj 12 står over for en opdatering Punktet blev behandlet sammen med punkt Lokalefordeling og anvendelse af campusfaciliteter Fælles Service CPH gør status på lokalefordelingsprocessen for efterårssemesteret 2016 og orienterer om de væsentligste erfaringer og udfordringer. Desuden orienterer Fælles Service CPH om status og årshjul for afholdelse af større konferencer og lignende på campus. Catrine Boas Abrahamsson (CBA) deltager under dette punkt Bilag: Statusnotat om lokalefordelingsprocessen Årshjul for afholdelse af større arrangementer TKA bød CBA velkommen til mødet. CBA orienterede om, at lokalefordelingen igen i går er gået op. Processen glider fortsat lettere og hurtigere, Der er stadigt fokus på at forbedre det system, der anvendes til lokalebookingsprocessen. Herudover er der fortsat nogle opmærksomhedspunkter, som institutterne skal være opmærksomme på, herunder at begrænse mængden af undervisning i uge 43, da der er studiepraktik i tre dage, hvor gymnasielever kan besøge AAU. Det blev besluttet, at medlemmerne af campusrådet skal orientere om nødvendigheden af, at der ikke planlægges fuld undervisning i uge 43. Rådet drøftede herefter spidsbelastningsperioderne Medlemmerne af campusrådet har fået til opgave at orientere sit organisatoriske bagland om at uge 43 ikke skal bookes til undervisning, da der er studiepraktik. Konference- og Eventteamet vil levere en oversigt over anvendelsesgraden af AAU CPHs lokaler til campusrådet i årets spidsbelastningsperioder.

5 generelt og udfordringer med at have lokalekapacitet til større arrangementer som f.eks. konferencer i spidsbelastningsmånederne. Fælles Service CPH havde derfor lavet et årshjul for, hvornår det lettest lader sig gøre at finde lokaler til større arrangementer. Rådet udtrykte tilfredshed med, at der er udarbejdet et årshjul, således konferencer kan planlægges i god tid med vished om, at der er ledige lokalefaciliteter også flere år ude i fremtiden. Rådet bestilte fra CBA desuden en opgørelse over anvendelseskapaciteten af lokalerne Studiestart Programmet for morgenens og eftermiddagens fællesarrangementer præsenteres Catrine Boas Abrahamsson deltager under dette punkt CBA orienterede om programmet for studiestart. 8. Julefrokost Som opfølgning på rådets drøftelse på det foregående møde præsenteres forslag til koncept og etablering af planlægningsgruppe. Catrine Boas Abrahamsson deltager under dette punkt Bilag: Forslag til koncept CBA præsenterede den nye model for julefrokost, hvor de enkelte afdelinger/institutter starter med at holde julefrokost selv og derefter mødes til fælles julefrokost i kantinen. Til at koordinere julefrokosterne skal hvert hovedområde stille med en repræsentant. Rådet tiltrådte konceptet. Det blev besluttet, at medlemmerne af campusrådet, der repræsenterer et hovedområde, hver især skal finde en repræsentant til koordineringsopgaven. 9. Evt. a) I forlængelse af aftalen mellem AAU og Factum Books etableres en pop-up shop på campus de første tre uger af hvert semester. Fælles Service CPH kommunikerer nærmere om dette via intranettet. b) TP bemærkede, at Vidensby Sydhavnen ikke blev taget op på mødet i dag, men at der var planer om en opstartsceremoni mellem AAU, Københavns Kommune Hvert campusrådsmedlem fra hovedområderne skal melde et navn på en repræsentant til julefrokostkoordineringsopgaven senest 1. oktober 2016 til Konference og Eventteamet i Fælles Service CPH på mail: conference.event@cph.aau.dk

6 og Professionshøjskolen UCC, hvor man gerne så, at et direktionsmedlem deltog. TKA stillede sig positivt over for dette forslag og bemærkede, at emnet om Vidensby i Sydhavnen bringes op igen på næste møde i campusrådet. c) MVI orienterede om, at en gruppe studerende på campus har tage initiativ til at lave en studenteravis. Umiddelbart var indtrykket, at avisen var informativ og godt stykket sammen. Det overvejes at støtte avisen med midler fra Fælles Service CPHs pulje til fremme af studiemiljøet på AAU CPH.