FORVALTNINGSREVISON 2018 LEDELSE, STYRING OG SPARSOMMELIGHED I ORDNINGER OM KONTANTE TILSKUD OG BPA

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISON 2018 LEDELSE, STYRING OG SPARSOMMELIGHED I ORDNINGER OM KONTANTE TILSKUD OG BPA Besøgsnotat til: GLOSTRUP KOMMUNE MARTS 2019

2 INDHOLD 1. Baggrund og formål 2 2. Metodetilgang 2 3. Organisering 3 4. Ledelse og styring 3 5. Samarbejde 4 6. Sagsoplysning og udmålingsmetode 4 7. Tilskud og timeramme 5 8. Socialfaglig opfølgning 5 9. Økonomisk opfølgning Vores samlede vurdering 7

3 2 OM LEDELSE, STYRING OG SPARSOMMELIGHED I BPA-ORDNINGER 1. BAGGRUND OG FORMÅL Flere kommuner oplever i disse år udfordringer med deres ordninger for borgerstyret personlig assistance, herunder bl.a. manglende kendskab til lovgivningen, uklarhed om målgruppeafgrænsning og udmålingskriterier, såvel manglende økonomisk opfølgning på bevilligede og udbetalte tilskud. Forvaltningsrevisionen har derfor som formål at afdække kommunens ledelse, styring og sparsommelighed i forhold til BPA-ordningernes bevilling, økonomi og opfølgning under hensyntagen til juridisk-kritisk revision såvel forvaltningsrevision. Beløbsmæssigt ligger den samlede udgift til BPA-ordninger i mange kommuner under den finansielle væsentlighedsgrænse, men til gengæld har det væsentlig politisk og samfundsmæssig værdi, at der foretages rettidig og hensigtsmæssig opfølgning med bevilligede tilskud. BPA-ordningerne bevilliges efter servicelovens 95 og 96. De giver borgere med et betydeligt nedsat fysisk funktionsniveau mulighed for at ansætte og lede egne hjælpere, når de samtidig vurderes i stand til at varetage rollen som arbejdsleder og arbejdsgiver for hjælperne. I bevilling af ydelsen udmåler kommunen borgerens behov for hjælp til personlig pleje, praktisk hjælp, ledsagelse, overvågning mv. På baggrund af timeudmålingen udbetaler kommunen tilskud til borgeren, som anvendes til ansættelse og aflønning af hjælpere foruden dækning af en række følgeudgifter, som knytter sig til borgerens ordning, herunder forsikring, vikardækning og evt. arbejdsgiverfirmahonorar. I disse ordninger er borgerne forpligtiget til årligt at indsende time- og økonomisk regnskab for brugen af de udbetalte tilskud. Samtidig er kommunerne bl.a. forpligtet til at føre tilsyn med om tilskuddet anvendes efter hensigten. 2. METODETILGANG Til brug for udførelsen af forvaltningsrevisionen har vi foretaget en gennemgang af BPA-områdets relevante styringsdokumenter, herunder eksempelvis strategi- og visionsplan, kvalitetsstandarder, brugerhåndbog, administrationsgrundlag, instrukser, udmålingsredskaber, økonomisk oversigt mv., for at afdække om der derigennem er gjort de fornødne tiltag til at vurdere, om der tages økonomiske hensyn i bevilling og opfølgning i BPA-ordninger. Materialegennemgangen er efterfulgt af fokusgruppeinterviews med ledere, sagsbehandlere og økonomikonsulenter i kommunens team omkring BPA-ordninger. Fokusgruppeinterviews afvikles for dels at undersøge efterlevelsen af den styringspraksis, som områdets styringsdokumenter anviser, og dels undersøge den adfærd hos ledere og medarbejdere, som skal sikre området en tilstrækkelig ledelse, styring og økonomisk sparsommelighed. På baggrund af de indhentede styringsdokumenter og oplysninger fra fokusgruppeinterview afgiver vi en samlet vurdering af BPA-områdets ledelse, styring og sparsommelighed. Vi anviser i forlængelse heraf de delområder, som er relevante for kommunen at ændre på ift. at opnå en bedre ledelse, mere sikker styring og øget sparsommelighed med bevilligede og udbetalte tilskud til BPA-ordninger. Vores konklusion og anbefalinger afrapporteres til direktøren for området. Forvaltningsrevisionens anvendte metoder: A. Vurdering af styringsredskaber, herunder kommunens strategi for området, administrationsgrundlag, retningslinjer, kvalitetsstandarder, bevillingsark, brugerhåndbog mv. B. Vurdering af økonomisk overblik over ordningernes paragraffordeling og udgifter. C. Fokusgruppeinterview med ledere og medarbejdere med ansvar for BPA-ordningernes sagsbehandling, økonomisk opfølgning og tilsyn, herunder myndighedschef, teamleder, sagsbehandlere og den økonomimedarbejder, som eventuelt hjælper sagsbehandlerne med den økonomiske del. D. Afrapporteringsmøde med socialdirektør.

4 3 OM LEDELSE, STYRING OG SPARSOMMELIGHED I BPA-ORDNINGER 3. ORGANISERING I Glostrup Kommune varetages opgaverne vedrørende Både 95 og 96, jf. serviceloven af Visitationen i Center for Sundhed og Velfærd. Visitationen udfylder udmålings- og budgetskema, som videregives til Center for Økonomi og Styring, som har ansvar for udbetaling mens Center for Sundhed og Velfærd har budgetansvaret. Vurdering af hvorvidt hjælpemidler kan erstatte behovet for hjælpertimer varetages af Visitationen i forhold til de lette hjælpemidler. Ved større eller mere indgribende hjælpemidler foretages vurderingen af hjælpemiddelteamet, som ligeledes er forankret i Center for Sundhed og Velfærd. Visitationen forestår hele sagsførelsen fra sagsopstart, sagsbehandling over sagsafgørelse, og til udmåling af hjælpertimebehovet. Det er ligeledes i Visitationen at den økonomiske udmåling og beregning af den enkelte BPA-ordnings tilskud varetages. COMPLIANCE Visitationen varetager den socialfaglige opfølgning, og der er tæt samarbejde med Center for Økonomi og Styring i forhold til den økonomiske opfølgning og tilsyn med ordningernes regnskaber. Det er vores vurdering, at organiseringen af den faglige og økonomiske sagsbehandling, og opfølgning, er hensigtsmæssigt forankret i Glostrup Kommune. Vi vurderer, at der er tæt samarbejde med relevante tværfaglige områder, som har positiv indflydelse på borgernes oplevelse af en sammenhængende indsats. 4. LEDELSE OG STYRING Til sikring af harmonisering af det tildelte serviceniveau i sagerne på tværs er der i Glostrup Kommune fokus på at stille borgerne lige, hvilket gøres ved udmålingen og efter konkrete individuelle vurderinger. Visitator træffer ikke selvstændigt afgørelser om bevilling af BPA-ordninger, da leder altid er involveret i afgørelsesprocessen. Der afholdes ugentlige visitationsmøder, hvor der er mulighed for sparring og involvering af leder. Derudover er leder tilgængelig løbende i bevillingsprocessen, ligesom Center for Økonomi og Styring involveres når bevilling er foretaget. Aktuelt er det en enkelt medarbejder i Visitationen med sygeplejefaglig baggrund, der varetager sagsførelsen. Leder ønsker, at sagsførelsen optimalt varetages af to medarbejdere. Det er vores vurdering, at Glostrup Kommune har relevant fokus på ledelse og styring af BPA-området. Der ydes sparring og involvering fra leder, der bidrager til at styrke den faglige og økonomiske styring af området.

5 4 OM LEDELSE, STYRING OG SPARSOMMELIGHED I BPA-ORDNINGER 5. SAMARBEJDE Samarbejdet om ordningernes sagsbehandling og opfølgning er velfungerende, både eksternt såvel som internt i teamet. Det fremhæves, at der er et godt samarbejde med andre myndighedsområder, og der er fokus på koordinerende sagsbehandling, ligesom samarbejdet på tværs prioriteres højt. Der opleves ikke generelle udfordringer i samarbejdet med BPA-brugerne eller arbejdsgivervirksomhederne. Aktuelt er der meget kommunikation med en arbejdsgivervirksomhed omkring vikarforbrug hos en BPA-bruger. Det er vores vurdering, at der er et velfungerende samarbejde internt, såvel som eksternt om BPA-ordningerne og at det velfungerende samarbejde kommer borgerne til gode ved smidig sagsgang. BDO bemærker, at Glostrup Kommune med fordel kan overdrage ansvaret for kommunikation med arbejdsgivervirksomhederne til arbejdsleder, da arbejdsleder er ansvarlig for samarbejde med arbejdsgiver. 6. SAGSOPLYSNING OG UDMÅLINGSMETODE I Glostrup Kommune anvendes Fælles Sprog 3 (FS3) i udredningsprocessen. Visitator oplever ikke udfordringer i udredningen og vurderer, at metoden i tilstrækkelig grad beskriver borgerens situation og funktionsniveau. Glostrup Kommune har udarbejdet en række redskaber, der har til hensigt at understøtte det daglige arbejde med sagsbehandling og opfølgning i BPA-ordningerne. Herunder er der udarbejdet kvalitetsstandarder, brugerhåndbog, budgetark og brevskabeloner. Der opleves stor anvendelighed i brugen af redskaberne og der er fokus på og interesse for sammenhængen i indsatserne for den enkelte borger. Redskaberne er udviklet med udgangspunkt i let forståeligt sprog og tilgængelighed for den respektive målgruppe. Til vurdering af hvad ansøgeren selv kan klare af situationer og opgaver i hjemmet anvendes funktionsvurderingen. Derudover vurderer visitator om der kan være behov for inddragelse af udredningsteamet, som primært varetager ydelser til personlig pleje og praktisk hjælp, jf. servicelovens 83. Teamet besidder terapeutfaglige kompetencer. Visitationen understøtter løbende funktionsvurderingen med indhentelse af lægeerklæringer, neurologiske vurderinger, terapeutfaglige vurderinger, hvis borgers funktionsevner udvikler sig negativt. Det er vores vurdering, at Glostrup Kommune har et tilstrækkeligt grundlag for styring af tilskudsordningerne. Der er formuleret en række relevante redskaber, der har til hensigt at understøtte sagsførelsen på området. Glostrup Kommune tilbyder handleplaner, jf. servicelovens 141, til alle borgere med BPA-ordninger. Det er vores vurdering, at handleplaner, jf. servicelovens 141, bidrager til den faglige styring. Derudover er tilbud om handleplan efter servicelovens 141 lovpligtigt.

6 5 OM LEDELSE, STYRING OG SPARSOMMELIGHED I BPA-ORDNINGER 7. TILSKUD OG TIMERAMME Borgerens samlede bevilgede timeramme udmåles ved en helhedsorienteret behovsvurdering samt ved opsamling i et tidsskema, der bidrager til et overblik til udmålingen. COMPLIANCE Glostrup Kommune har fastsat 7,5 timer pr. hjælper årligt til personalemøder og medarbejderudviklingssamtaler (MUS), som fremgår af det fremsendte beregningsskema. Det fremgår af Glostrup Kommunes brugerhåndbog, at der er fastlagt et serviceniveau til udgifter til lovpligtige forsikringer på kr , som betales efter regning. Visitationen vejleder borgerne i hvilke forsikringer, der er bedst og billigst. Endvidere er der fastlagt et niveau på kr pr. måned til direkte afledte udgifter af hjælperordningen; herunder f.eks. toiletpapir og ekstra el. Beløbet er lagt ind i det anvendte beregningsskema og der følges årligt op på niveauet. I de tilfælde hvor BPA-brugeren vælger at overføre det kontante tilskud til aflønning af hjælpere til en arbejdsgivervirksomhed, er der fastsat et niveau på 3 % af den samlede lønsum for støtte til dækning af udgifter til lønadministration og indirekte afledte udgifter af BPA-ordningen ved selve arbejdsgiveropgaven, herunder fx ledelse, arbejdsmiljø, ansættelse og afskedigelse. Proceduren i Glostrup Kommune til fastsættelse eller regulering af ordningernes kontante tilskud i forhold til f.eks. ændringer i løn- eller takstfremskrivninger sker i forbindelse med opdatering af overenskomsten for FOAs medlemmer og ved den årlige socialfaglige opfølgning. Leder af Visitationen følger med i opdateringerne sammen med Løn- og Personaleadministrationen og beregningsarket ændres i takt med ændringerne. Glostrup Kommune udbetaler løbende tilskud til dækning af omkostninger efter regning, fx ved ekstra tilskud i forbindelse med afholdelse af borgers ferie. Det er vores vurdering, at Glostrup Kommune har tilstrækkelige faglige forudsætninger for hensigtsmæssig styring i forhold til fastlæggelse af tilskudsudmåling og timeramme. 8. SOCIALFAGLIG OPFØLGNING Der følges op på borgers behov for fortsat hjælp ved udarbejdelse af funktionsrevurdering og på baggrund af dialogbaseret kontakt med borger. Det angives, at Visitationen foretager årlig revurdering for at afklare hvorvidt en borger fortsat lever op til forpligtelserne som arbejdsleder og eventuelt arbejdsgiver. Det afklares bl.a. hvorvidt der følges op på arbejdspladsvurderingen (APV), medarbejderudviklingssamtaler og personalemøder.

7 6 OM LEDELSE, STYRING OG SPARSOMMELIGHED I BPA-ORDNINGER COMPLIANCE Glostrup Kommune angiver, at der føres tilsyn med tilskudsordningerne i forbindelse med opfølgningerne. BDO har modtaget eftersendt materiale vedrørende to borgere, der modtager ydelse efter henholdsvis 95 og 96, jf. serviceloven. Det fremgår ikke af det fremsendte materiale, at der er ført tilsyn. Det er vores vurdering, at Glostrup Kommune i arbejdsgangsbeskrivelser på området har relevant fokus på indhold og omfang af opfølgning og personrettet tilsyn. Vi har ikke fundet dokumentation for at der er udført fagligt tilsyn i det eftersendte materiale. Det er på den baggrund vores vurdering, at Glostrup ikke konsekvent foretager personrettede tilsyn, og dermed overholdes kommunens tilsynsforpligtelse ikke. 9. ØKONOMISK OPFØLGNING Ved interviewet i Glostrup Kommune angives det, at det er uklart hvem der varetager den økonomiske opfølgning af tilskudsordningerne. Visitator ser på den månedlige udbetaling sammenholdt med de udmålte timer, og kan ofte konstatere sygdom blandt hjælperne og vikardækning i ordningerne. COMPLIANCE Glostrup Kommune har i brugerhåndbogen fastsat deadline for indsendelse af årsregnskaber til den det følgende år. Center for Økonomi og Styring bistår med om der er sammenhæng mellem udmålingen og de faktiske forbrugte timer. Der følges løbende op månedligt. Det er planlagt, at det skal tydeliggøres, at det er Visitationen, der skal modtage årsregnskaberne. Der angives ved interviewet, at det er uklart hvorvidt årsregnskaberne indeholder både det lovbestemte økonomiske regnskab såvel som timeopgørelse over udmålte og forbrugte timer. Ligeledes er det uklart hvordan processen er, såfremt det viser sig, at regnskaberne ikke indeholder ovennævnte. Glostrup Kommune har ikke udarbejdet kontrol og procedure for tilbagebetaling eller overførsel af tilskud til næste års bevilling, såfremt regnskabet viser, at der er forbrugt færre timer end udmålt i en given BPAordning. Glostrup Kommune varetager lønadministrationen for en borger med tilskudsordning. Der er udarbejdet et regneark, hvor borger angiver præcise antal forbrugte timer, og det angives, at på baggrund heraf, udarbejder Glostrup Kommune udførligt timeregnskab en gang månedligt samt det lovpligtige årsregnskab. Det er vores vurdering, at styringen af, og tilsynet med den økonomiske opfølgning af tilskudsordningerne i Glostrup Kommune, ikke er tilstrækkelig. Elementerne i opfølgningen og tilsynet er således ikke tilstrækkelig systematiseret; herunder kontrol med, at der årligt indsendes time- og økonomisk regnskab for brugen af det udbetalte tilskud, samt en dokumenteret vurdering af om tilskuddet anvendes efter hensigten.

8 7 OM LEDELSE, STYRING OG SPARSOMMELIGHED I BPA-ORDNINGER 10. VORES SAMLEDE Det er vores vurdering, at organiseringen af den faglige og økonomiske sagsbehandling og opfølgning er hensigtsmæssigt forankret i Glostrup Kommune. Der er tæt samarbejde med relevante tværfaglige områder, som har positiv indflydelse på borgernes oplevelse af en sammenhængende indsats. Vi vurderer, at Glostrup Kommune overordnet har relevant fokus på ledelse og styring af BPA-området. Der ydes sparring og involvering fra leder, der bidrager til at styrke den faglige og økonomiske styring af området. Der er et velfungerende samarbejde internt, såvel som eksternt om BPA-ordningerne, og det velfungerende samarbejde kommer borgerne til gode ved smidig sagsgang. Vi bemærker, at Glostrup Kommune med fordel kan overdrage ansvaret for kommunikation med arbejdsgivervirksomhederne til arbejdsleder, da arbejdsleder er ansvarlig for samarbejde med arbejdsgiver. Vi vurderer, at Glostrup Kommune har et tilstrækkeligt grundlag for styring af tilskudsordningerne. Der er udarbejdet en række relevante redskaber, der har til hensigt at understøtte sagsførelsen på området. Glostrup Kommune tilbyder handleplaner, jf. servicelovens 141, til alle borgere med BPA-ordninger. Det er vores vurdering, at handleplaner, jf. servicelovens 141, bidrager til den faglige styring. Derudover er tilbud om handleplan efter servicelovens 141 lovpligtigt. Glostrup Kommune har tilstrækkelige faglige forudsætninger for hensigtsmæssig styring i forhold til fastlæggelse af tilskudsudmåling og timeramme. Det er vores vurdering, at Glostrup Kommune i arbejdsgangsbeskrivelser på området har relevant fokus på indhold og omfang af opfølgning og personrettet tilsyn. Vi har dog ikke fundet dokumentation for ført fagligt tilsyn i det eftersendte materiale. Det er på den baggrund vores vurdering, at Glostrup ikke konsekvent foretager personrettede tilsyn, og dermed overholdes kommunens tilsynsforpligtelse ikke. Det er vores vurdering, at styringen af, og tilsynet med den økonomiske opfølgning af tilskudsordningerne i Glostrup Kommune, ikke er tilstrækkelig. Elementerne i opfølgningen og tilsynet er således ikke tilstrækkelig systematiseret; herunder kontrol med, at der årligt indsendes timeog økonomisk regnskab for brugen af det udbetalte tilskud, samt en dokumenteret vurdering af om tilskuddet anvendes efter hensigten.

9 KONTAKT BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet rådgivnings- og revisionsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UKbaseret selskab med begrænset hæftelse - og del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer. BDO er varemærke for både BDO netværket og for alle BDO medlemsfirmaerne. BDO i Danmark beskæftiger godt medarbejdere, mens det verdensomspændende BDO netværk har godt medarbejdere i 154 lande. Copyright - BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, cvr.nr