Rapportering for 1. kvartal Udbygning af Sygehus Lillebælt, Kolding Sygehus

Transkript

1 Rapportering for 1. kvartal 2017 Udbygning af Sygehus Lillebælt, Kolding Sygehus

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Kortfattet status Rapportering Byggeriets fremdrift Projektets økonomi Risikovurdering Kvalitet og indhold Styringsmanual Bilag

3 1 Indledning Kvalitetsfondsbyggeriet på Kolding Sygehus indeholder en om- og udbygning af Kolding Sygehus. Projektet er opdelt i 4 faser: 1) Etablering af mor/barn center 2) Etablering af fælles akutmodtagelse (FAM) 3) Etablering af ny sengebygning og ny hovedindgang 4) Renovering og ombygning af eksisterende bygninger Hovedformålet med om- og udbygningen af det eksisterende sygehus er at samle akutfunktionerne for Sygehus Lillebælt på Kolding Sygehus. 2 Kortfattet status Figur 1 Trafiklysmarkering Samlet status Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Økonomi Uændret Uændret Uændret Uændret Uændret Tid Uændret Uændret Uændret Forbedret Uændret Kvalitet Uændret Uændret Uændret Uændret Uændret Økonomi Figur 1 viser, at økonomisk rapporteres projektet overordnet fortsat i gult, idet der stadig er en række økonomiske risikoparametre (jf. afsnit 3.3. Risikovurdering). Den primære økonomiske risiko består i at udfaldet af de økonomiske tvister overstiger de afsatte risikobeløb. Projektet arbejder fortsat med at indhente de identificerede ikke leverede entrepriseydelser i takt med afslutning af entrepriserne. Økonomi-parametreret for fase 4 rapporteres fortsat i gult. De resterende aktiviteter i fase 4 er projektteknisk ikke særligt risikobehæftede. Dog er den samlede fase 4 ramme under pres, hvorfor der skal sikres en skarp projektstyring ved gennemførelse af de sidste projekter. Dele af økonomien i fase 4 har under hele projektets forløb udgjort en reserve. Idet projektets samlede reserve nu er yderligere begrænset vil der være behov for et skærpet fokus på økonomien for fase 4. Projektet har i den tidlige projektfase afholdt udgifter til flytning/ etablering af midlertidige administrative faciliteter. Disse faciliteter er opført som midlertidige bygninger som efter 2

4 aftale med bygningsmyndigheden skal fjernes efter endt anvendelse. Projektet planlægger p.t. denne fjernelse og indarbejder den afledte positive økonomi i den samlede projektøkonomi. Tid På tidsparameteret rapporteres fase 3 forbedret i grøn. Dette skyldes, at mangelafhjælpningen i bygningen har nået et naturligt leje og der ikke, udover færdiggørelsen af sengebygningens overtryksventilation, er mangler som tidsmæssigt er kritiske for bygningens drift. Den resterende mangelafhjælpning håndteres på entrepriseniveau. Det er således ikke vurderet hensigtsmæssigt, at udarbejde en decideret tidsplan for afhjælpningen. Entreprenørene har incitament til, at få færdiggjort deres mangelafhjælpning, idet en færdiggørelse jf. kontrakten vil muliggøre udbetaling af den resterende entreprisesum samt nedskrivning af deres garantier. Daghospitalet i sengebygningens plan 5 nord er ibrugtaget og afsluttet indenfor planlagt tid, kvalitet og økonomi. Der resterer pr. 1/ enkelte restarbejder. Projektet er gennemført med intern byggeledelse og har haft et meget strømlinet forløb, uden væsentlige mangler eller store økonomiske tillægskrav fra entreprenørene. De udskudte arbejder under fase 2-3 er afsluttet. I fase 4 resterer 2 delprojekter omfattende ombygning af intensiv samt indretning af lette sygehusfunktioner i sengebygningens plan 4T. For fase 4 projekterne er der fokus på rokader og afhængigheder til andre delprojekter. Ligeledes er flytningen/fjernelsen af pavillioner, som en del af fase 4, under planlægning. Kvalitet Projektet vurderes fortsat, at overholde de fastlagte kvalitetskrav, og projektet rapporteres derfor uændret i grøn. Dog rapporteres fase 3 fortsat i gul, da problematikken omkring de MgO-holdige vindspærreplader fortsat eksisterer. Det er dog fortsat en forudsætning og forventning, at den endelige kvalitet og funktion af sengebygningens facade, efter MgOsagens afslutning, ikke giver kvalitetsmæssige afvigelser. 3

5 Mio. kr. 3 Rapportering 3.1 Byggeriets fremdrift Udbygningen af Kolding Sygehus er opdelt i 4 faser. Udbygning fase 1 mor-barn-center Udbygning fase 2 og 3 akutmodtagelse, ny hovedindgang og ny sengebygning. Udbygning fase 4 renovering og ombygning af eksisterende bygninger. Figur 2.1 Byggeriets fremdrift Byggeriets økonomiske fremdrift - Hele byggeriet Oprindelig profil Revideret profil Forbrug Samlet set følger byggeriet den forventede økonomiske fremdrift. Der er i forbindelse med denne rapportering udelukkende sket forskydninger i periodiseringen af forbruget. Forskydningen er sket mellem kvartalerne i Dette skyldes, dels at den endelige beslutning om den resterende disponering af fase 4 først er truffet sent i 1. kvartal 2017, dels at der fortsat foretages tilbagehold på enkelte entrepriser som følge af endnu ikke-gennemført mangelafhjælpning. Derudover er der på anskaffelsesbudget foretaget nogle bevidste valg som gør, at dele af puljen vil kunne anvendes som reserver samtidig med, at projektet fortsat overholder minimumskravene til indkøb af anskaffelser og udstyr. 4

6 Mio. kr. Udbygning fase 2 og 3: Figur 2.2 Byggeriets fremdrift Fase 2+3 Byggeriets økonomiske fremdrift - Fase ,00 800,00 700,00 600,00 500,00 400,00 300,00 200,00 100, Oprindelig profil Revideret profil Forbrug Fase 2 (FAM): Både nybygning og ombygningsdelen er afleveret og idriftsat. Sidste del af fasens udskudte arbejder er afsluttet i 1. kvartal Områderne som er ibrugtaget indgår nu i den kliniske drift. Sagen om syn og skøn vedr. placering af ansvaret for det tidligere angreb af skimmelsvamp i en del af de indvendige vægge i nybygningen, kører fortsat. Primo 2017 er skønsmandensbesvarelse modtaget. Der er indhentet ekstern juridisk bistand til håndtering af sagen og parterne kontaktes herfra m.h.p., at afklare det videre forløb. Fase 3 (Ny hovedindgang): Arbejderne omkring den nye hovedingang er afsluttede og området er idriftsat. Fase 3 (Sengebygning): Bygningen er idriftsat og ibrugtaget. Der resterer fortsat mangelafhjælpning af forskellig karakter. Den udestående mangelafhjælpning er dog i sin væsentlighed koncentreret omkring afgrænsede fagområder som håndteres i forhold til de involverede entreprenører. 5

7 mio. kr. Daghospitalsfunktion etableret på etage 5 er planmæssigt afleveret og idriftsat i februar Myndighederne har givet deres godkendelse forud for indflytningen i sengebygningen. Der er fortsat en tæt dialog med bygningsmyndigheden frem mod udstedelse af endelig ibrugtagningstilladelse. Fase 4 (overordnet beskrivelse): Ved indgangen til 2. kvartal 2017 udestår der 2 overordnede delprojekter under fase 4. Det ene delprojekt omfatter ombygning af intensivafdelingen. Dette projekt opstartes primo april 2017 og forventes at kunne afsluttes i august Ligeledes er indretning af lette sygehusfunktioner i sengebygningens etage 4T i projekteringsfasen og forventes at kunne opstartes i maj Projektet forventes afsluttet i 3 kvartal Styregruppen har tidligere forhåndsgodkendt projektet under forudsætning af, at der i anlægsrammen var finansiering hertil. På styregruppemødet i april 2017 blev det besluttet, at den resterende del af projektet først endeligt igangsættes når der foreligger en ekstern vurdering af kapitaliseringen af igangværende tvister. Denne forventes, at foreligge medio maj Figur 2.3 Byggeriets fremdrift Fase 4 80,00 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 - Byggeriets økonomiske fremdrift - Fase 4 Oprindelig profil Revideret profil Forbrug Indflytning og ibrugtagning Projektets rokadestyregruppe er formelt nedlagt da langt størstedelen af projektets rokader er gennemført. 6

8 Der pågår fortsat en række opfølgningsarbejder afledt af de gennemførte rokader. Dette er en forventelig konsekvens af så store funktionsflytninger, gennemført over en relativt kort periode. Der er gennemført evalueringen af struktur og metoder samt den forudgående forberedelsesproces, selve den fysiske indflytningsproces og den første periode i de nye rammer. Evalueringen tænkes gjort tilgængelig på tværregionalt niveau. 3.2 Projektets økonomi Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og fremdrift Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift 2017-priser Delprojektoversigt Oprindeligt budget* Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift Korrigeret budget* Forbrug til Disponeret forbrug til Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug Evt. difference: budget og forventet forbrug (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Mio. kr., faste priser (2016-pl) Planlagt færdiggørelsesgrad (stade) Realiseret færdiggørelsesgrad Fase 1, Mor Barn centret 88,1 87,9 87,9 0,0 0,0 87,9 0,0 100% 100% Procent Fase ,9 - byggeentrepriser Heraf: - Fremskudte arbejder 56,6 56,1 0,0 0,5 56,6 0,0 100% 99% - Blok ,8 109,7 0,9 3,2 113,8 0,0 97% 96% - Blok ,7 269,0 10,0 4,7 283,7 0,0 97% 95% - Fælles 213,4 197,5 10,9 5,0 213,4 0,0 95% 93% - IT/Medico/Apparatur 104,2 89,6 80,7 6,6 2,3 89,6 0,0 96% 91% - Omkostninger 90,3 108,2 106,4 1,9 0,0 108,2 0,0 99% 98% - Kunst 3,6 3,5 3,4 0,1 0,0 3,5 0,0 100% 98% Fase 4 74,0 53,3 44,2 1,0 8,0 53,3 0,0 89% 83% Projektafdeling inkl. feriepenge 33,7 29,8 28,1 1,6 29,8 0,0 96% 95% I alt investeringsramme 1.039,8 1039,8 983,1 31,4 25, ,8 0,0 97% 95% * korrigeret budget: Aktuelt styrende budget Blok 4 indeholder blodprøvetagning (Fase 3) Blok 6 indeholder akutmodtagelsen samt billeddiagnostikken (Fase 2) Blok 8 indeholder FAM-senge samt OP og opvågning (Fase 3) Blok 9 indeholder den nye sengeoverbygning (Fase 3) Fase 1 er både bygningsmæssigt og økonomisk afsluttet. Den realiserede færdiggørelsesgrad i skema 1 er baseret på en konkret vurdering af, hvor stor en andel af arbejdet, som er udført. Vurderingen tager dels udgangspunkt i en konkret vurdering af forholdene på byggepladsen samt referater fra byggemøder, og dels en specificering baseret på det reelle bogførte forbrug. Denne metode er valgt, idet der i projektet ikke godkendes fakturaer, medmindre arbejdet er udført, og det vurderes derfor, at det bogførte forbrug er samstemmende med det realiserede arbejde. 7

9 De planlagte færdiggørelsesgrader er udarbejdet i overensstemmelse med de generelle principper og tager udgangspunkt i det forventede forbrug for 1. kvartal 2017 estimeret i forbindelse med kvartalsrapporteringen fra 4. kvartal Sammenligning mellem realiseret og planlagt færdiggørelsesgrad giver viden om, hvorvidt der i kvartalet er indtrådt forhold, som ikke var forventet. Dette, set i sammenhæng med vurderingen af projektets træk på uforudsete udgifter, vurderes at give et retvisende billede af projektets fremdrift. Den realiserede færdiggørelsesgrad for blok 4-9 og fælles-delen af Fase 2 og 3 er mindre end den planlagte. Der var forventet et forbrug på 22,8 mio.kr. i 1. kvartal 2017, og der er realiseret et forbrug på ca. 11,2 mio. kr. Differencen er en konsekvens af mangler og udskudte arbejder, herunder OTV-anlæg samt en løbende forhandling med entreprenørerne som fortsat pågår. Der er altså alene tale om forskydninger i udgiftsprofilen. Den realiserede færdiggørelsesgrad for anskaffelsesbudgettet er mindre end den planlagte. Dette skyldes forskydninger i forbruget, men også en forventning om en reel besparelse. Projektet vil fortsat leve op til kravet om midler til anskaffelser. Den realiserede færdiggørelsesgrad for fase 4 er mindre end den planlagte. Dette skyldes, at man har valgt, at udskyde etableringen af intensivkapacitet idet man har valgt at samle projektafdelingens ressourcer omkring færdiggørelsen af fase 2/3. Ydermere udestår den endelige beslutning om placeringen af de lette sygehusfunktioner fortsat. 8

10 Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Løbende priser I alt I alt Andel Fase 09-pl af total, pct. Mio. kr. (årets priser) PL indeks 100,0 101,0 102,8 105,4 106,5 108,1 110,2 112,0 114,0 - - Delprojektoversigt Fase 1, Mor Barn centret 1,5 29,9 32,4 14,9 0, ,1 77,1 8% Afsluttet Fase 2/3 incl. projektkonkurrence byggeentrepriser Heraf: Fremskudte arbejder ,6 33,7 2,0 0,0-0,5 52,8 49,7 5% Udførelse - Blok ,4 51,5 31,3 11,5 6,4 109,2 99,8 11% Udførelse - Blok ,5 112,5 92,7 40,1 18,3 273,1 248,9 27% Udførelse - Fælles ,4 35,9 82,3 59,6 21,6 207,0 187,2 21% Udførelse - IT/Medico/Apparatur ,4 23,1 53,4 10,9 87,9 78,6 9% Udførelse - Omkostninger - 1,7 32,3 17,5 12,9 10,2 12,7 11,5 2,1 101,0 94,9 10% Udførelse - Kunst ,0 0,0 0,5 0,4 2,4 0,1 3,4 3,1 0% Udførelse Fase ,0 4,4 16,8 19,0 9,8 52,0 46,7 5% Udførelse/Projektering Projektafdelingen - 1,2 4,0 3,5 4,3 4,3 4,2 4,4 2,3 28,1 26,1 3% I alt investeringsramme 1,5 32,7 68,7 52,5 78,7 221,8 263,6 201,9 72,0 993,6 912,2 100% ,5 0,3 0, heraf IT, udstyr, apparatur* - - 0,8 5,0 0,7 2,1 31,7 57,2 9,9 107,5 104,4 11% - heraf reserver i alt ,7 0,7 0,6 0% Prioriterings- og besparelseskatalog % Beløbet afsat til change requests tager udgangspunkt i den besparelsesparelsesstrategi, der er godkendt af regionsrådet den 24. november 2014, samt yderligere besparelser af tekniske karakter, der er identificret af projektet. *Feltet I alt 09-pl beregnes som summen af det årlige afløb i faste priser. Fastprisberegningen foretages på baggrund af en årlig stigning på 0 pct. fra , herefter benyttes den årlige stigningstakst på det regionale anlægsområde med 2014 som basisår. Skema 2 er korrigeret for senest udmeldte indeksfremskrivninger. Sundheds- og Ældreministeriet har besluttet at korrigere indeksfremskrivningen af det tilsagnsforudsatte forbrug af IT og apparatur, men samtidig fastholde den overordnede økonomiske ramme. Der er fortsat en teknisk mulighed for at foretage endnu en justering af puljen til anskaffelser. Derfor arbejdes der fortsat med en kvalificering af budgettet. Projektet overholder kravene til patientnære anskaffelser samt minimumskravet. Der er sket en revision af investeringsprofilen som følge af konsekvenserne af tidsforskydningerne og de deraf følgende omprioriteringer af aktiviteter. Konsekvensen af revisionen ses dog udelukkende på fordelingen af forventet forbrug mellem kvartalerne i 2017, idet projektet forventes afsluttet i Der foretages løbende en opfølgning på uforudsete udgifter på entrepriseniveau. Slutopgørelserne i forbindelse med afleveringsforretningerne har gjort det muligt at skærpe fokus på denne del af prognosearbejdet. I forbindelse med færdiggørelsen af blok 4-9 er der fortsat enkelte mangler som ikke er udbedret. 19 ud af 23 entrepriser er nu lukket rent økonomisk. Der pågår derfor fortsat afhjælpning af mangler for enkelte entreprenører. Sideløbende med dette pågår der forhandlinger med de enkelte entreprenører med det formål at få afsluttet de resterende entrepriser økonomisk. 9

11 Der er ligeledes foretaget en vurdering af, hvorvidt der fortsat er projektreserver i projektet til at imødegå eventuelle udfordringer. Projektafdelingen vurderer, at der fortsat i projektet er de fornødne handlemuligheder, der sammenholdt med budgettet til uforudsete udgifter, giver den nødvendige økonomiske robusthed. Dog er projektets reserve reduceret som følge af konsekvenser af afslutningen af enkelte entrepriser, indarbejdelse af flere kendte økonomiske forpligtigelser herunder udgifter til færdiggørelse af OTV-anlæg samt en løbende prioritering af midlerne. Robustheden vurderes løbende, og der foregår løbende en kvalificering af de identificerede projektreserver. Mængden af change requests er nu reduceret så meget, at den ikke længere indgår med en reel værdi i robusthedsvurderingen. For at sikre projektets økonomiske robusthed arbejdes der fortsat med projektoptimeringskatalog, som indeholder igangværende og mulige projektoptimeringer. Projektet har på nuværende tidspunkt en samlet reserve inkl. change request på ca. 0,7 mio. kr. jf. nedenstående tabel. Slut/stade vurdering Change request katalog Samlet projektmæssig robusthed 0,7 mio. kr. 0,0 mio. kr. 0,7 mio. kr. Det vurderes, at projektet fortsat har den nødvendige økonomiske robusthed. Dette ses i den aktualiseret samlede økonomiske vurdering af projektet, herunder indholdet i projektoptimeringskataloget. Indholdet af change request kataloget vurderes ikke længere, at udgøre nogen nævneværdig værdi. Udgifterne til fase 4 dækker på nuværende tidspunkt primært over omkostninger i forbindelse med Dialysen, donortapningen, hjælpemiddeldepot, etableringer af skopistue, klyngekøkkenet samt de første udgifter i forbindelse med etablering af lette sygehusfunktioner på plan 4T. Der pågår fortsat, i samarbejde med regionsstabene, en undersøgelse af, hvorvidt udviklingen i P/L-indeks er samstemmende med udviklingen i byggeprisindekset, og hvorvidt en eventuel difference vil være problematisk for projektets økonomi. Risikoen er fortsat gældende, men dog ikke en del af top-5. I bilag 2 er anført et forventet forbrug på ca. 33,7 mio. kr. i 2. kvartal

12 3.3 Risikovurdering Figur 3 Risikovurdering Nr. ID Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet 1 57 Potientielle voldgiftssager Forværret Uændret Uændret 2 63 Mangelafhjælpning Uændret Uændret Uændret 3 55 Overtagelse/ idriftsætning Uændret Forbedret Forbedret 4 60 Integration af tekniske systemer Uændret Uændret Uændret 5 11 Myndighedskrav ibrugtagning Ny Ny Ny Ovenstående figur er en samlet vurdering af risici på tværs af byggeriets faser. Risikobilledet afspejler projektets stade, men er fokuseret omkring deciderede projektrisici. Risikogruppen har på seneste risikomøde d. 22/ aftalt at det indstilles til styregruppen at risikogruppen fremadrettet alene afholder ad hoc møder og at den fremadrettede risikostyring i højere grad har driftmæssig karakter og således ikke er relevant i projektsammenhæng. Som det fremgår af risikobilledet for 1 kvartal 2017 er der tale om ganske få risici der reelt kan få indflydelse på det snart afsluttede projekt. Disse risici behandles hvad angår baggrund, kvantificering og korrigerende handlinger i nærværende rapport. Projektets overordnede risikoelementer koncentrerer sig ud over tvister i hovedtræk fortsat om mangler og idriftsætning. Overordnet er der foretaget en række tiltag for at imødegå disse elementer. Derudover kredser en del risikoelementer i denne rapportering om den endelige færdiggørelse af udskudte arbejder samt mangelafhjælpning i Fase 2/3. Proceduren i forhold til en endelig afslutning af entrepriserne er i fokus. I forbindelse med afleveringsforretningen er udarbejdet afleveringsprotokoler, hvori mangler og udskudte arbejder er kapitaliseret. For at sikre at mangler faktisk udbedres, er der i kontrakterne med entreprenørerne indarbejdet en mulighed for tilbageholdelse af 5 % af entreprisesummen, indtil alle arbejder er udført. De enkelte konkrete tiltag fremgår af nedenstående risikooversigt. Den samlede økonomiske konsekvens af top 5 risici vurderes (ud fra en successiv kalkulation og sammenholdt med sandsynligheden for at risikoen indtræffer) at være ca. 1,1 mio. kr. Anførte risikobeløb for de enkelte risici herunder er ligeledes opgjort på baggrund af 3-punktsestimater, hvorfor disse skal ses som økonomiske niveauer og ikke eksplicitte afledte omkostninger. 3-punktsestimaterne består af en minimumsværdi, maksimumsværdi og en mest sandsynlig værdi, såfremt hændelsen indtræffer. 11

13 En del af de identificerede risici er overgået fra at være risikoelementer til at være reelle hændelser, og den økonomisk afledte konsekvens er således indarbejdet i projektøkonomien. Risikoelementerne vil således fortsat være gældende, men for den del af risikoen, som allerede er indtruffet, vil der ske en nedskrivning af kvantificeringen, og den indtrufne hændelse er således indarbejdet i projektøkonomien. Det vurderes, at der inden for projektet netop er mulighed for at skabe den tilstrækkelige økonomiske reserve til gennemførelse af projektet inden for kvalitetsfondens rammer. De tidsmæssige risici afspejles i projektets status for tid i figur 1 Trafiklysmarkering. 1. Potentielle voldgiftssager Projektet oplever voldsomme krav, som følge af entreprenørenes vurdering af gener og forskydninger m.m. Sammenligneligt for den overvejende del af kravene foreligger der ikke dokumentation for de fremsatte krav. Det har på den baggrund ikke været muligt fuldt at afvise og ej heller indgå aftaler om delvis honorering af kravene. Hverken kravenes berettigelse eller økonomiske omfang har således kunne behandles på et faktuelt grundlag. Projektet har udstukket retningslinjer for hvilken form for dokumentation der kræves i det tilfælde entreprenørene måtte rejse krav om godtgørelse for gene eller tidsfristforlængelse. Risikoelementet rapporteres forværret da de fremkomne bruttokrav i højere grad er blevet beløbsmæssigt konkretiseret. Dog fortsat uden bagvedliggende dokumentation. Det er fortsat sandsynligt, at en eller flere sager kan udmønte sig i juridiske efterspil. Ved eventuelle voldgiftssager vil sagerne forventeligt ikke kunne afsluttes samtidigt med byggesagen. Der forventes ingen tidsmæssig indflydelse på projektet. Projektet har involveret den nødvendige juridiske bistand til håndtering af enkeltsagerne. Der vurderes alene, at være en økonomisk risiko. 12

14 Tiltag: For at sikre en systematisk behandling af indkomne krav følger projektorganisationen en fast procedure når der modtages et krav fra en leverandør. Materiale modtaget fra leverandøren arkiveres og projektchefen foretager en vurdering af, hvorvidt der skal inddrages juridisk bistand. Samtidig melder projektorganisationen tilbage til leverandøren, så der sikres en hurtig og rettidig behandling af indkomne krav samt en ensartet håndtering ift. dokumentationskrav m.v.. Sandsynligheden for, at risikoen indtræffer, vurderes til at være lav. Såfremt risikoen mod forventning indtræffer, vurderes den at koste mellem 1,5 9,0 mio. Udgiften, hvis risikoen indtræffer sammenholdt med sandsynligheden for, at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 1,05 mio. kr. 2. Mangelafhjælpning Da afleveringsprocessen har været komprimeret, og afslutningen af de fysiske arbejder sker tæt op imod afleveringen (og for enkelte arbejder efter), vil der blive en mangelafhjælpningsperiode, som ligger efter ibrugtagning. Der konstateres udfordringer i forhold til at få entreprenørene til at foretage mangelafhjælpningerne. Dette kan betyde, at bygherre vil være tvunget til, at få udbedret "kritiske" mangler af anden entreprenør. Der vurderes ingen tidsmæssig konsekvens, men klinik og drift kan opleve en kvalitetsforringelse i mangelafhjælpningsperioden. Der er siden sidste rapportering foretaget en væsentlig del af mangelafhjælpningen dog er der fortsat en række udeståender ligesom der er konstateret nye ikke tidligere registrede mangler. Tiltag: For at kunne lukke entrepriserne af gåes disse systematisk igennem for at kunne indgå aftaler om forudsætningerne for afslutning af entreprisen. Det har endnu ikke været nødvendigt at gøre udlæg i entreprenørgarantierne. Dette kan dog komme på tale for enkelte entrepriser. Der fremsættes over for entreprenøren tydelige krav, ønsker og deadlines omkring mangelafhjælpning. Afhjælpning koordineres og indpasses i klinikkens arbejde. Sandsynligheden for, at risikoen indtræffer, vurderes til at være lav. Såfremt risikoen mod forventning indtræffer, vurderes den at koste mellem 0,05 0,4 mio. Udgiften, hvis risikoen mod forventning indtræffer sammenholdt med sandsynligheden for, at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 0,05 mio. kr. 3. Overtagelse/ idriftsætning Selv om projektet i store træk er afsluttet opleves fortsat en række uforudsete forhold i forbindelse med idriftsætningen. Dette kan betyde, at der efter ibrugtagning er aktiviteter som må gennemføres som en del af projektet. Når projektet i.f.m. ibrugtagning udsættes for en fuldskalatest opstår der forhold som ikke tidligere har været håndteret og som er en forudsætning for bygningernes drift. 13

15 Risikoen kan have indflydelse på både tid, økonomi og den oplevede brugerkvalitet. Både nye rammer og nye arbejdsgange kan være en udfordring for klinikken, idet de samtidigt skal yde samme gode service over for patienterne, hvilket i en overtagelsesfase kan påvirke den oplevede brugerkvalitet. Nedenstående tiltag er dog medvirkende til, at overtagelse og idriftsægning fungerer. Tiltag: Projektet har en løbende dialog med driftorganisationen om afvigelser og uhensigtsmæssige forhold som skal tilpasses i projektregi. Sandsynligheden for, at risikoen indtræffer, vurderes til at være lav. Såfremt risikoen mod forventning indtræffer, vurderes den at koste mellem 0,05 0,2 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden for, at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 0,02 mio. kr. 4. Integration af tekniske systemer Der opleves fortsat uhensigtsmæssigheder i grænsefladerne mellem de tekniske styringsområder hvor eksisterende bygningsmasse og nyt ikke er sammenligneligt og derfor ikke har en ensartet brugerflade. Det kan betyde, at overvågninger af systemer ikke sker som ønsket eller må foregå manuelt. Som forventet er der identificeret nye systemer, der kræver specifikke tiltag for sammenkobling med eksisterende systemer. Det betyder samtidigt udgifter, som relaterer sig til at skabe de samme tekniske funktionaliteter som i resten af bygningsmassen. Tiltag: Nødvendige tiltag identificeres og vurderes hvor vidt disse skal gennemføres som en del af projektet. Der kan være nødvendige integrationstiltag, som ligger ud over det kontraktuelt indeholdte. Men også ønskelige tiltag som ligger ud over projektets præmis. Sandsynligheden for, at risikoen indtræffer, vurderes til at være lav. Såfremt risikoen mod forventning indtræffer, vurderes den at have en anlægsmæssig økonomisk konsekvens på mellem 0 0,150 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 0,01 mio. kr. 5. Myndighedskrav ifm ibrugtagning Bygningsmyndigheden har givet accept forud for indflytning i byggeriet. Dog er der fortsat projekter som skal gennemføres og opsamling på udeståender. Der er en tæt og særdeles konstruktiv dialog med brand og bygningsmyndighed som har været særdeles værdifuld for processen. Dette samarbejde videreføres omkring den resterende del af projektet. Der kan komme supplerende myndighedskrav som skal opfyldes for at projektet og delprojekter endeligt kan afsluttes myndighedsmæssigt. Tiltag: Den tætte myndighedsdialog videreføres således tingene tages i opløbet. Ligeledes tages problematikker op til forhåndsdialog forud for en egentlig sagsbehandling. 14

16 Sandsynligheden for, at risikoen indtræffer, vurderes til at være lav. Såfremt risikoen mod forventning indtræffer, vurderes den at koste mellem 0,05 0,5 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 0,02 mio. kr. Risikoen forbundet med Rokade og flytteprocesser er nu udgået af top 5. Dette skyldes, at langt størstedelen af rokaderne og flytningerne er gennemført. De restende rokader er langt mindre kompliceret og forventes derfor ikke, at udgøre en risiko for hverken tid, økonomi eller kvalitet. 3.4 Kvalitet og indhold Projektet opfylder de ønskede kvalitetsnormer. Igangværende og gennemførte projekter udføres generelt med et tilfredsstillende kvalitetsniveau. Både i projektet og organisationen er der stor fokus på overgangen fra projekt til drift herunder overlevering til driftsafdelinger. For at skabe de bedste forudsætninger for projektet og videreførelse til driften,vidensdeling og inddrages sygehusets driftsafdelinger løbende via skriftlig dokumentation, møder og fysiske gennemgange mv. Dette skal medvirke til at sikre kvaliteten i det færdige projekt. Sygehus Lillebælt har iværksat en planlægningsproces og initiativer frem imod realiseringen af effektiviseringskravene i forbindelse med nybyggeriet. For eksempel er der igangsat sengetilpasning parallelt med byggeriet. Arbejdet med driftsbesparelserne pågår, og det er vigtigt, at der henimod ibrugtagningen er mulighed for at investere i de organisatoriske, logistiske og faglige forandringer, som skal gøre realiseringen mulig. Effektiviseringsgevinsterne kan realiseres, når den samlede struktur og bygningsmasse er tilvejebragt, og dermed understøtter en mere effektiv drift for såvel klinikken som den afledte drift. Rigsrevisionen har i deres opfølgning på effektiviseringsgevinsterne i beretningen om sygehusbyggerier II (2/2013) den 2. december 2016 konkluderet, at Region Syddanmark arbejder med, at effektivisere sygehusdriften i de kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier, og at denne del af sagen derfor kan afsluttes. Konklusionen baseres på, at Region Syddanmark har identificeret tiltag svarende til det enkelte byggeris effektiviseringskrav. 3.5 Styringsmanual Den nuværende styringsmanual for udbygningen af Kolding Sygehus er godkendt 28. november

17 4 Bilag Bilag 1. Tidsmæssig fremdrift 16

18 Bilag 2. Deponerede midler samt forventet investeringsprofil Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler Kr. (årets priser) 900 Renter af hensatte 901 Hensættelser vedr. 902 Overført til Fkt beløb kvalitetsfonden projektspecifik egenfinansiering Fælles Fkt Tilskud vedr. 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesterin kvalitetsfondsinvesterin ger ger 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 1673 Sygehus Sønderjylland Sygehus Lillebælt Nyt OUH Total Deponeret ifm. afhændelse af ejendomme Nuværende Samlet set beholdning Forventet forbrug (mio. kr.) 2. kvartal kvartal kvartal kvartal 2018 pl-indeks Sygehus Sønderjylland* 3,9 34,8 48,2 48,2 Sygehus Lillebælt 33,7 18,9 0,6 0,0 Nyt OUH** 48,7 48,7 52,1 143,0 Total 86,3 102,4 100,9 191,2 Salg af Fredericia Sygehus på 23 mio. kr. er medtaget ovenfor under "Deponeret ifm afhændelse af ejendomme" - Beløbet er dog ikke overført til deponeringskontoen pr. 31. marts Beløbet overføres til deponeringskontoen i april * Heraf udgør indtægtsdækkede udgifter 0,1 mio. kr. i 2. kvartal ** Heraf udgør indtægtsbevilling for Letbanen 8,6 mio. kr. i 3. kvartal 2017, 6,6 mio. kr. i 4. kvartal

19 Bilag 3A - Risikovurdering med score på sandsynlighed og konsekvens Konsekvens Nr. Id. Risikoemne Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet Fase 2 og Potientielle voldgiftssager Mangelafhjælpning Overtagelse/ idriftsætning Integration af tekniske systemer Myndighedskrav ibrugtagning Vurdering af konsekvens Økonomi % satser af den samlede byggesum eks. afsluttede projekter/faser ,10% 0,40% 0,70% 0,70% Der er ingen ekstra udgifter Under 0,9 mio. kr Under 4 mio kr. Under 6 mio. kr Over 6 mio. kr Tid % sats af byggeperioden 0% 3% 7% 12% Der er ingen forsinkelse Under 1 måned Under 2 måneder Under 3 måneder Over 3 måneder eller kritisk ibrugtatningsdato bliver overskredet Kvalitet Fleksibilitet i byggeriet Patientsidderhed og patientforhold Bedre opgaveløsning og ressourceanvendelse Ingen betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger Risikoen har en betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette kan give kritiske bemærkninger Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette kan give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevillingen Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette vil få betydning for bevillingen Vurdering af sandsynlighed Forekomst Under 5 % under 15 % Under 25 % Under 50 % 50 % % Vil aldrig indtræffe Indtræffer hver 10. gang eller sjældnere Indtræffer hver 5. gang eller sjældnere Indtræffer hver 2. gang eller sjældnere Indtræffer næsten hver gang 18

20 Bilag 4. Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet projekt Bilag 4. Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet projekt Løbende indeks År Oprindelig Akk. Investeringsprofil (mio. kr.) Revideret Akk. Investeringsprofil (mio. kr.) Akkumuleret Pct. af total Pct. af total forbrug (mio. kr.) Pct. af total ,4 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,8 0,1% 0,8 0,1% 0,8 0,1% 1,1 0,1% 1,2 0,1% 1,2 0,1% 1,5 0,2% 1,5 0,1% 1,5 0,1% ,7 1,0% 3,5 0,4% 3,5 0,4% 17,8 1,8% 5,4 0,5% 5,4 0,5% 26,0 2,6% 11,4 1,2% 11,4 1,2% 34,1 3,5% 34,2 3,4% 34,2 3,4% ,2 5,2% 51,5 5,2% 51,5 5,2% 68,2 6,9% 66,5 6,7% 66,5 6,7% 85,3 8,7% 82,1 8,3% 82,1 8,3% 102,4 10,4% 102,9 10,4% 102,9 10,4% ,8 11,8% 111,4 11,2% 111,4 11,2% 129,1 13,1% 122,4 12,3% 122,4 12,3% 142,5 14,5% 134,8 13,6% 134,8 13,6% 155,9 15,9% 155,4 15,6% 155,4 15,6% ,3 18,5% 160,5 16,2% 160,5 16,2% 208,8 21,2% 181,0 18,2% 181,0 18,2% 235,3 23,9% 197,5 19,9% 197,5 19,9% 261,8 26,6% 234,1 23,6% 234,1 23,6% ,9 34,3% 264,4 26,6% 264,4 26,6% 412,0 41,9% 322,0 32,4% 322,0 32,4% 487,1 49,6% 380,0 38,2% 380,0 38,2% 562,3 57,2% 455,9 45,9% 455,9 45,9% ,5 65,3% 506,2 50,9% 506,2 50,9% 720,8 73,3% 578,7 58,2% 578,7 58,2% 800,0 81,4% 645,4 65,0% 645,4 65,0% 879,3 89,4% 719,6 72,4% 719,6 72,4% ,2 91,8% 780,3 78,5% 780,3 78,5% 925,1 94,1% 845,8 85,1% 845,8 85,1% 947,9 96,4% 881,4 88,7% 881,4 88,7% 970,8 98,8% 921,5 92,7% 921,5 92,7% ,5 99,0% 940,4 94,7% 940,4 94,7% 976,1 99,3% 958,0 96,4% 978,8 99,6% 962,0 96,8% 981,5 99,8% 993,6 100,0% ,9 99,9% 982,3 99,9% 982,7 100,0% 983,1 100,0% 19

21 Bilag 4.2 Økonomisk færdiggørelse (observationer) - Fase 2/3 Løbende indeks År Oprindelig Investeringsprofil (mio. kr.) Pct. af total Revideret Investeringsprofil (mio. kr.) Pct. af total Akkumuleret forbrug (mio. kr.) Pct. af total ,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% - 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% - 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% - 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% ,4 0,1% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,8 0,1% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 1,2 0,2% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 1,7 0,2% 1,7 0,2% 1,7 0,2% ,7 1,2% 4,5 0,6% 4,5 0,6% 17,8 2,2% 12,0 1,5% 12,0 1,5% 25,9 3,2% 21,1 2,7% 21,1 2,7% 34,0 4,2% 34,0 4,3% 34,0 4,3% ,6 5,3% 40,0 5,0% 40,0 5,0% 51,2 6,4% 47,8 6,0% 47,8 6,0% 59,7 7,5% 56,5 7,1% 56,5 7,1% 68,3 8,5% 68,1 8,6% 68,1 8,6% ,6 11,6% 72,9 9,2% 72,9 9,2% 116,9 14,6% 91,2 11,5% 91,2 11,5% 141,2 17,6% 106,8 13,5% 106,8 13,5% 165,5 20,7% 140,0 17,6% 140,0 17,6% ,8 29,3% 168,5 21,2% 168,5 21,2% 304,1 37,9% 223,5 28,2% 223,5 28,2% 373,3 46,6% 287,6 36,2% 287,6 36,2% 442,6 55,2% 353,2 44,5% 353,2 44,5% ,5 64,1% 401,8 50,6% 401,8 50,6% 584,4 72,9% 469,1 59,1% 469,1 59,1% 655,4 81,8% 528,9 66,6% 528,9 66,6% 726,3 90,6% 597,3 75,3% 597,3 75,3% ,1 92,9% 652,8 82,3% 652,76 82,3% 762,0 95,1% 708,3 89,2% 708,3 89,2% 779,8 97,3% 737,8 93,0% 737,8 93,0% 797,7 99,6% 774,4 97,6% 774,4 97,6% ,6 99,7% 791,4 99,7% 791,4 99,7% 799,5 99,8% 793,6 100,0% 800,4 99,9% 793,6 100,0% 801,3 100,0% 793,6 100,0% 20

22 Bilag 4.3 Økonomisk færdiggørelse (observationer) - Fase 4 Løbende indeks År Oprindelig Investeringsp rofil (mio. kr.) Pct. af total ,0 1,4% Revideret Investeringsprofil (mio. kr.) Pct. af total Akkumuleret forbrug (mio. kr.) Pct. af total 2,0 2,8% 3,0 4,2% 4,0 5,6% 0,0 0,0% 0,0 0,0% ,8 12,4% 2,9 5,6% 2,9 5,6% 13,5 19,2% 4,3 8,3% 4,3 8,3% 18,3 25,9% 4,7 9,0% 4,7 9,0% 23,1 32,7% 6,4 12,3% 6,4 12,3% ,4 43,0% 17,1 32,9% 17,1 32,9% 37,7 53,3% 17,1 32,9% 17,1 32,9% 44,9 63,5% 17,1 32,9% 17,1 32,9% 52,2 73,8% 21,7 41,8% 21,7 41,8% ,2 79,4% 25,9 49,9% 25,9 49,9% 60,1 85,0% 34,9 67,1% 34,9 67,1% 64,1 90,6% 39,9 76,8% 39,9 76,8% 68,1 96,2% 42,2 81,2% 42,2 81,2% ,7 97,2% 46,2 83,3% 43,3 83,3% 69,4 98,1% 49,2 94,6% 70,0 99,1% 50,9 97,9% 70,7 100,0% 52,0 100,0% 21