Rapportering for 1. kvartal 2017

Transkript

1 Rapportering for 1. kvartal 2017 rev. 05 Udbygning af Sygehus Sønderjylland, Aabenraa Eksempel fra 3D illustrationsmodel af ny sengebygning. 1

2 Indhold 1. Indledning Kortfattet status Overblik Økonomi Tid Kvalitet Risiko Rapportering Byggeriets fremdrift Projektets økonomi Risikovurdering Organisering af risikoarbejdet Nye risici i forhold til sidste rapportering Udgåede risici i forhold til sidste rapportering Økonomiske konsekvenser af risici Uddybning af risici ID 95 - Forskel i bygge- og PL-indeks ID 125 Risiko for nye/ændrede IT- og medicotekniske standarder ID 139 Manglende fundraising til uderum i Familiehuset Styringsmanualen Kvalitet og indhold Bilag Bilag 1 tidsmæssig fremdrift Bilag 2: Oversigt over disponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler Bilag 3 risikovurdering med score på sandsynlighed og konsekvens Bilag 4 Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet projekt

3 1. Indledning Denne rapport omhandler kvalitetsfondsprojektet for om- og udbygning af akutsygehuset i Sygehus Sønderjylland, Aabenraa. Projektet er opdelt i Fase 1 og Fase 2. Fase 1 består bl.a. af fælles akutmodtagelse, familiehus, hjertemedicinsk ambulatorium, sterilcentral, modtagekøkken og varemodtagelse. Fase 2 består bl.a. af behandlingsområder med sengestuer og ambulatorier, intensivklinik, laboratorier og kliniske kontorarealer. Kvalitetsfondsprojektet er en del af en større omlægning af Sygehus Sønderjylland, som skal munde ud i en samling af de akutte funktioner i Aabenraa, samt en reduktion af sygehuset i Sønderborg, der derpå fortsætter som specialsygehus. Sideløbende med kvalitetsfondsprojektets Fase 1 har Region Syddanmark, for egne midler, opført et psykiatrisk hospital på matriklen i Aabenraa. Det projekt er ikke en del af nærværende rapport. Fase 1 og psykiatriens byggeri er begge afsluttet. 2. Kortfattet status 2.1. Overblik Fase 1 Som det fremgår af Figur 1 er Fase 1 uændret markeret grøn på alle parametre, da projektet er afsluttet og ibrugtaget, og de uafklarede forhold omkring tvister med totalrådgiver og entreprenør er overgået til Fase 2. Fase 2 Vurderingen af Fase 2 er uændret på samlige parametre Tid, Kvalitet og økonomi, jf. Figur 1. Status er, at der blev modtaget endelige tilbud fra 3 af de 5 prækvalificerede hovedentreprenører. På baggrund heraf blev der udarbejdet evalueringsrapport med indstilling til valg af hovedentreprenør, som Innovationsudvalget godkendte på møde d. 23. februar og indstillingen blev endelig godkendt af Regionsrådet den 27. marts. På den baggrund er der indgået kontrakt med 5E Byg A/S. Tidsplanen følges. Figur 1: Projektets status Samlet status Fase 1 Fase 2 Økonomi Uændret Uændret Uændret Tid Uændret Uændret Uændret Kvalitet Uændret Uændret Uændret 3

4 2.2. Økonomi Der er modtaget endelige tilbud, som ligger under eller snævert over anlægsbudget. Der er herefter fra bygherres side gjort brug af en række ændringspriser vedr. fradrag og tilkøb, ligesom hovedentreprenøren har gennemført en mængdeverificering, hvorefter hovedentreprenøren har overtaget ansvaret for tilbuddets indhold. Endvidere er der korrigeret for indeholdte omkostninger til vejrlig og stipulerede ydelser. Kontraktsummen ligger således ca. 4 mio. kr. under det endelige tilbud. Det bemærkes således, at kontraktsummen fortsat er indenfor budget. Dette svarer til forventningen i forrige rapportering. Derfor er Økonomi markeret grøn, på trods af at udfaldet af Fase 1 tvister endnu ikke er kendt Tid Tidsplanen for tilbudsevaluering, mængdeverificering og kontrahering følges. Der er således indgået kontrakt primo april Tid Fase 2 er uændret markeret grøn, da projektet er indenfor rammerne af tidsplanen afspejlet i bilag Kvalitet Kvalitet på Fase 2 er uændret markeret grøn, idet det udbudte projekt holder sig indenfor de økonomiske rammer, og indeholdte arealer og funktioner er uændrede Risiko Risikostyringen i kvartalsrapporten bruges til at skabe et samlet overblik over de økonomiske risici på en række delposter, samt på tid og kvalitet. Kvantificeringen af risikobilledet på Fase 2 udgør med udgangen af 1. kvartal 2017 ca. 3,9 mio. kr., hvilket er uændret i forhold til 4. kvartal De højest rangerende risici på Fase 2 er fortsat: Forskel i udvikling af byggeomkostningsindeks og PL-indeks Risiko for nye/ændrede IT- og medicotekniske standarder Risiko for manglende fundraising til uderum i Familiehuset 3. Rapportering 3.1. Byggeriets fremdrift Fase 2 Den 26. januar 2017 blev der modtaget endelige tilbud fra 3 af de oprindeligt 5 prækvalificerede tilbudsgivere. På baggrund heraf blev der udarbejdet evalueringsrapport med indstilling til valg af hovedentreprenør, som Innovationsudvalget godkendte på møde d. 23. februar og indstillingen blev endelig godkendt i Regionsrådet den 27. marts. På baggrund heraf, blev der primo april 2017 indgået hovedentreprisekontrakt med 5E Byg A/S om udførelse af Fase 2. Den overordnede tidsplan, som fremgår af bilag 1, følges. 4

5 Tid er markeret grøn, idet tidsplanen svarer til den forventede byggetid, som 5E Byg har bekræftet i.f.m. kontraktindgåelse. Ovenstående S-kurve viser byggeriets økonomiske fremdrift for hele projektet i Aabenraa Projektets økonomi Fase 2 Den økonomiske ramme er med udgangen af 1. kvartal 2017 fortsat på 754,8 mio. kr. (løbende priser). Regionsrådet meddelte den 27. marts 2017 anlægsbevilling til såvel hele den økonomiske ramme for Fase 2, samt anlægsbevilling til risikopuljen, som koncerndirektøren blev bemyndiget til at udmønte. Regionsrådet orienteres løbende i forbindelse med den kvartalsvise rapportering om udmøntningen af risikopuljen. Der blev i januar 2017 modtaget endelige tilbud fra 3 hovedentreprenører, som viste en tilbudssum snævert omkring (lidt under og lidt over) budgetrammen for håndværkerudgifter, jævnfør ovennævnte pl-indeksering i løbende priser. Efter valg af hovedentreprenør ud fra bedste forhold mellem pris og kvalitet er der herefter fra bygherres side gjort brug af en række ændringspriser vedr. fradrag og tilkøb, ligesom hovedentreprenøren har gennemført en verificering af de i tilbudslisten indeholdte mængder, hvorefter entreprenøren overtager ansvaret for tilbuddets indhold. Endvidere er der korrigeret for de i tilbuddet indeholdte omkostninger til vejrlig og stipulerede ydelser, som ikke indgår i entreprisesummen ved kontraktindgåelse. Kontraktsummen ligger således ca. 4 mio. kr. under tilbudssummen i det endelige tilbud. Det bemærkes hertil, at kontraktsummen er indenfor budget. Dette svarer til forventningen i sidste rapportering. På baggrund af faseskiftet til udførelsesfasen, samt det opnåede licitationsresultat, er der udarbejdet et nyt Change Request katalog, hvor både emner for fradrag og tilkøb samt priser er revideret. Dette katalog blev godkendt af regionsrådet den 27. marts Bemyndigelse til at iværksætte de forskellige tiltag er specificeret i kataloget. 5

6 Det nye Change Request katalog omfatter besparelsesmuligheder for 51,2 mio. kr hvoraf hovedparten udgøres af optioner på ombygningsarbejderne. Herudover er der specificeret mulige tilkøb for 21,5 mio. kr. Fradragspriserne er prissat af hovedentreprenøren. Tillægspriserne er estimeret af totalrådgiver, hvorfor der vil være en usikkerhed om niveauet herfor. Med den foreliggende prissætning af projektet forventes det ikke, at der skal iværksættes besparelsestiltag fra Change Request kataloget, og det forventes også at alle ombygningsarbejderne skal gennemføres. Det vil sige, at der ikke forventes reduktion i funktioner eller arealer. Tvister fra Fase 1 Følgende 4 udeståender vedr. Fase 1 håndteres økonomisk under Fase 2: - Krav og modkrav, totalrådgiver - RCMS (anlæg til personbeskyttelse mod fejlstrøm), entreprenør - Kølegård, entreprenør/totalrådgiver - Sprinklercentral, entreprenør/totalrådgiver Krav og modkrav, totalrådgiver Region Syddanmark har primo maj 2016 indgivet klageskrift til Voldgiftsretten for Bygge og Anlæg angående tvisterne med Totalrådgiver. Tvisterne består i uenighed om honorarets størrelse (herunder manglende udligning af kreditnota), rådgiveransvar for ekstraomkostninger relateret til det store antal fejl og mangler i projektet, samt ekstrabetaling til entreprenører for udokumenteret forlænget byggetid. Krav mod totalrådgiver er indarbejdet i opgørelsen over krav og modkrav, som styregruppen behandlede i 1. kvartal Der er ultimo oktober 2016 modtaget et omfattende svarskrift fra Totalrådgiver, som der i henhold til de fastsatte frister, er svaret på i februar Der er endvidere afgivet tema for syn og skøn, ligesom der er udpeget 2 ud af 3 skønsmænd. RCMS (anlæg til personbeskyttelse mod fejlstrøm) Der kører fortsat en voldgiftssag mod bygherre om påstået meromkostning for entreprenøren for udførelse af udbudt RCMS-anlæg. Hovedforhandling er af Voldgiftsnævnet berammet til primo maj 2017 Kølegård Entreprenøren har udbedret de konstaterede fejl i forbindelse med etablering af pumpekapacitet og kølestyring i kølegård, og der er gennemført afleveringsforretning på arbejdet. Der er fremsendt faktura, som bygherren har afvist, idet det fortsat fastholdes, at fejlretningen er entreprenørens ansvar. Omkostningen er medtaget i opgørelsen af krav/modkrav, da der er risiko for, at det munder ud i en tvist. Der har været afholdt møde med entreprenøren medio september 2016, hvor entreprenøren fortsat ikke fremlagde dokumentation for påstanden. Det blev aftalt, 6

7 at entreprenøren senest med udgangen af september skulle gøre sin stilling endeligt op d.v.s. frafalde kravet eller tage retslige skridt. Entreprenøren har efter en fristforlængelse til medio oktober meddelt, at han fastholder kravet, og har pr. medio november meddelt, at sagen overgives til advokat, og at bygherre vil høre nærmere. Der er imidlertid ikke siden medio november 2016 sket nyt i sagen. Økonomien for Fase 2 vurderes at være grøn, idet kontraktsummen på hovedentreprisen er indenfor budget. Økonomien for Fase 2 er dog ikke afklaret i forhold til resultatet af tvister fra Fase 1. Reserver Reserverne er uændret siden 3. kvartal Puljen til uforudseelige udgifter er således i alt 44,4 mio. kr. og der er 39 mio. kr. i risikopuljen. Til reserven skal lægges besparelsesmuligheder i Change Request på op til 51,2 mio. kr. Den samlede økonomiske risiko beregnes til 3,89 mio. kr., hvortil kommer et uafklaret men af styregruppen behandlet udfald af tvister fra Fase 1. Reserven, samt de mulige besparelser, vurderes derfor fortsat at være dækkende i forhold til de angivne risici og det forventede udfaldsrum for tvister. Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Faste priser Delprojektoversigt Oprindeligt budget Korrigeret budget* Forbrug til Disponeret forbrug til Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug Evt. difference: budget og Planlagt forventet færdiggørelsesgrad forbrug 2017Q1 Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Mio. kr., faste priser (2016-pl) Realiseret færdiggørelsesgrad Fase 1 577,4 601,3 601,3 0,0 0,0 601,3 0,0 100,0% 100,0% Fase 2 750,5 757,4 71,4 389,4 296,6 757,4 0,0 9,1% 9,1% - Håndværkerudgifter 448,7 16,9 361,0 70,7 448,7 3,7% 3,7% - Øvrige udgifter 308,7 54,4 28,4 225,9 308,7 17,0% 17,1% Projektafdeling inkl. feriepenge 45,3 45,3 25,8 0,0 19,4 45,3 0,0 Reserve til reigionsrådets disposition Fase 1 12,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Reserve til reigionsrådets disposition Fase 2 39,0 39,0 0,0 39,0 39,0 0,0 Reserve til prisregulering 0 0,0 0,0 0,0 0,0 (stade) Procent I alt investeringsramme før indtægtsbevilling 1.424, ,9 698,4 389,4 355, ,9 0,0 46,8% 46,9% Heraf donation, legeplads 1,9 1,8 0,1 0,0 1,9 0,0 53,0% 94,4% Indtætgsbevilling: Donation, legeplads -1,9-0,7-1,2-1,9 0,0 I alt investeringsramme 1.424, ,9 698,4 389,3 355, ,9 0,0 46,9% * Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget Realiseret færdiggørelsesgrad for Fase 2 er ca. 9% Denne vurdering er foretaget af bygherre ud fra fakturerede beløb, samt afsluttede arbejder. 7

8 Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Løbende priser I alt Mio. kr. PL indeks 100,00 101,00 102,82 105,39 106,55 108,15 110,20 111,96 113,98 113,98 113,98 113,98 113,98 Delprojektoversigt Fase 1 0,6 13,2 25,9 90,8 206,3 214,7 11,4 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 562,9 527,5 41,7% Ibrugtaget Fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 1,3 21,7 30,6 14,1 85,6 203,5 312,7 76,0 9,3 754,8 664,5 52,5% Udførelse - Håndværkerudgifter 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 3,3 8,3 4,8 81,2 185,1 132,6 32,0 0,9 448,2 393,7 31,1% - Øvrige udgifter 0,0 0,0 0,0 0,0 1,3 18,5 22,3 9,3 4,4 18,4 180,1 44,0 8,4 306,7 270,8 21,4% Projektafdeling 0,0 2,2 4,6 2,3 3,9 3,9 3,3 3,5 3,4 3,8 4,7 4,7 3,5 43,6 39,7 3,1% 0,0% Reserve til regionsrådets disposition fase 1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% Reserve til regionsrådets disposition fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 17,9 10,5 10,6 0,0 39,0 34,2 2,7% Reserve til prisregulering 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% I alt investeringsramme 0,6 15,4 30,5 93,1 211,4 240,3 45,3 17,6 89,0 225,2 327,8 91,3 12, , ,9 100,0% I alt 09-pl 2017 Q1 Andel Fase af total, pct. Heraf donation, legeplads 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,8 0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 1,9 1,7 0,1% Indtætgsbevilling: Donation, legeplads 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0-0,3-1,6 0,0 0,0 0,0 0,0-1,9-1,7-0,1% I alt investeringsramme efter indtægtsbev 0,6 15,4 30,5 93,1 211,4 240,3 45,3 17,3 87,4 225,2 327,8 91,3 12, , ,2 99,9% - heraf IT, udstyr, apparatur* 0,0 0,0 0,1 0,2 4,5 44,1 5,0 0,4 0,0 0,0 121,3 32,5 0,0 208,0 200,0 15,8% - heraf reserver i alt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 24,7 34,1 24,9 0,0 83,7 73,4 5,8% - heraf change requests 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 51,2 0,0 0,0 0,0 0,0 51,2 45,0 3,6% * Feltet "I alt 09-pl" beregens som summen af det årlige afløb i faste priser. Fastprisberegningen foretages på baggrund af en årlig stigning på 0 pct. Fra , herefter benyttes den årlige stigningstakt på det regionale anlægsområde Risikovurdering Risikostyring er en del af projektstyringen og medvirker til at skabe et samlet overblik over de økonomiske risici fordelt på en række delposter. Der risikostyres ikke længere på Fase 1, som er færdigbygget og ibrugtaget. Tid og kvalitet indgår i den samlede vurdering af risici, men der er fra bygherres side mest fokus på den økonomiske konsekvens, hvorfor prioritering sker ud fra en vurdering af dette parameter. Figur 3: Projektets hovedrisici Figur 3: Risikovurdering Nr. ID Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Fase Forskel i Bygge og PL-indeks Uændret Uændret Uændret Nye/ændrede It- og medicotekniske standarder Uændret Uændret Uændret Manglende fundraising til uderum i Familiehuset Uændret Uændret Uændret Vurderinger: Forbedret, uændret og forværret i forhold til sidste afrapportering, vurderinger foretages af projek tafdelingen Farvesk ala: I forhold til besk rivelsen i generelle principper for kvartalsrapportering, og jf vurdering i bilag 3 Ny = ny som punkt under risiko i afrapporteringsregi Organisering af risikoarbejdet Deltagerkredsen for risikoarbejdet dækker bredt, og involverer både sygehusets driftspersonale (kvalitetsafdelingen, administrationen, Teknisk Service) og projektspecifikt personale (totalrådgiver, repræsentanter for regionens stabsafdelinger: Bygningsafdelingen og Projektorganisation for byggeri) samt Projektafdelingen for sygehusbyggeri på SHS. Det konkrete arbejde med risiciene foregår i en risikogruppe, hvor Teknisk Service, totalrådgiver, Bygningsafdelingen, Projektorganisation for byggeri og Projektafdelingen er repræsenteret. Idet der ikke på workshoppen i efteråret 2016 blev identificeret risici for tilbuds- og kontraheringsperioden, er der ikke afholdt risikomøde i 1. kvartal

9 Risikoarbejdet på Fase 2 vil i 2. kvartal 2017 få en anden karakter end hidtil, idet hovedentreprenøren nu er udpeget, og dermed indtræder i risikogruppen og giver et særligt fokus på konkrete udfordringer i udførelsesfasen. For at få et godt afsæt for den nye risikogruppe, skal der afholdes en risikoworkshop, når hovedentreprenøren er kommet godt i gang med entreprenørprojekteringen og projektgennemgangsmøderne, og dermed har fået et foruftigt grundlag for at vurdere risiciene i projektet. Det er forventningen at workshoppen afvikles medio maj måned Nye risici i forhold til sidste rapportering Ingen Udgåede risici i forhold til sidste rapportering Ingen Økonomiske konsekvenser af risici Ved udgangen af 1. kvartal 2017 rapporteres der på 3 risici ud fra score på sandsynlighed og økonomi. Rapporteringen er uændret i forhold til 4. kvartal 2016 fordi der i perioden alene har pågået evaluering af endeligt tilbud, samt verificering af mængder, og vigtigst fordi hovedentreprenøren som bliver en central aktør i risikoarbejdet - ikke har været på plads. Jf. ovenstående opstartes risikoarbejdet med hovedentreprenøren i 2. kvartal Kvantificering af risici sker i denne rapport ensartet, idet der er gennemført en sandsynlighedsvurdering pr. risiko, som er sammenholdt med middeltallet for den højeste og laveste økonomiske risiko. Det samlede beregnede risikobillede viser således, at der er risici for 3,89 mio. kr. på Fase 2. Hertil kommer risikoen vedr. tvister fra Fase 1, som Styregruppen har kvantificeret, men som ikke ønskes offentliggjort af hensyn til regionens forhandlingsposition i den kommende voldgiftssag. Regionsrådet og Sundheds- og Ældreministeriet er tidligere orienteret om kvantificeringen af tvisterne Uddybning af risici Nedenfor følger en uddybende beskrivelse af de bearbejdede risici, der indgår i figur ID 95 - Forskel i bygge- og PL-indeks Siden opstarten af kvalitetsfondsprojekterne har der været en lavere stigning i Pris- og Løn indekset, der regulerer budgettet, end i byggeomkostningsindekset, der regulerer udgifterne til håndværkere og totalrådgiver. Derfor er der risiko for, at reguleringerne påvirker projektet i negativ retning med økonomiske konsekvenser som følge. Det er fortsat vurderingen, at der er risiko for et stigende byggeomkostningsindeks, som følge af stor aktivitet i bygge- og anlægssektoren. På den baggrund er det vores vurdering, at de historiske erfaringer med et langsomt stigende PL-indeks i forhold til et hastigt stigende byggeomkostningsindeks, ikke ser ud til at blive ændret i gunstig retning. 9

10 Det bemærkes, at stigningstakten i byggeomkostningsindekset fra 2015 til 2016 (baseret på realiserede indeks for 1. kvartal og 2. kvartal, samt vurderede indeks for 3. og 4. kvartal) faktisk svarede til stigningstakten i PL-indekset fra 2015 til Imidlertid er der kun tale om et øjbliksbillede, idet byggeomkostningindekset ikke kendes for hele 2016, ligesom PL-indekset kun er foreløbigt, hvorfor det ikke kan tages som udtryk for en tendens. Men udviklingen følges naturligvis nøje. Sandsynlighed og konsekvens: De sidste 7 år har stigningstakten for PL-indeks i gennemsnit været ca. 99,71% af stigningstakten for byggeomkostningsindekset. Den resterende byggesum for Fase 2 udgør 684,8 mio. kr. Heraf udgør omkostninger, som indeksreguleres efter byggeomkostningsindekset ca. 501,5 mio. kr. (nemlig restbudget for håndværkerudgifter + totalrådgivning + uforudseelige udgifter). Apparaturrammen og rådgivning udenfor totalrådgiveraftalen, i alt 183,3 mio. kr, reguleres efter PL-indeks, og har således en stabiliserende virkning på budgetreguleringen. Hvis ovenstående gennemsnitlige udvikling fremskrives uændret, vil der således mangle bevilling for 0,29% af 501,5 mio. kr., svarende til 1,45 mio. kr. Gennemsnittet dækker dog over forholdsvis store variationer fra år til år. Gennemsnittet af de 3 år, hvor PL-indekset har fulgt byggeindekset bedst, giver en risiko på 0,19 mio. kr. Dette er dog meget teoretisk, og skyldes ovennævnte afvigelse i udviklingen. I risikokvantificeringen anvendes derfor konservativt en risiko på mindst 0,5 mio. kr Gennemsnittet af de 3 år, hvor PL-indekset har fulgt byggeindekset dårligst, giver en risiko på 3,65 mio. kr. Trods den indledningsvist nævnte afvigelse fra de seneste mange års udvikling, vurderes sandsynligheden indtil videre uændret 1,0. Skulle der imidlertid komme indikationer på, at indeksene fremadrettet vil følges bedre ad, end historikken indtil nu har vist, vil sandsynlighedsvurderingen blive ændret. Fokus på risikovurderingen af indeksering er uændret. Såfremt hændelsen indtræffer, vurderes den således at koste mellem 0,66 3,65 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 2,9 mio. kr. Tiltag: Det vurderes ikke muligt at afværge risikoen, som er et politisk vedtaget vilkår for kvalitetsfondsprojekterne. Dog kan projektet ved at følge udviklingen tæt, reservere midler til negative påvirkninger i forbindelse med indeksreguleringer ID 125 Risiko for nye/ændrede IT- og medicotekniske standarder Der er risiko for, at nye/ændrede standarder kan påvirke tidligere indarbejdede forhold i projektet. Der sker meget udvikling som man skal holde sig ajour omkring, og det kan måske være vanskeligt at gennemskue hvad der er ændret i forhold til tidligere versioner. Dette skaber risiko for at overse væsentligt ændringer. 10

11 Udviklingen indenfor IT og medico sker løbende, og kan have store konsekvenser for såvel økonomi som kvalitet. Sandsynlighed og konsekvens: Såfremt hændelsen indtræffer, vurderes den således at koste mellem 0,25 3,0 mio. kr. til indarbejdelse af nye krav i projektmaterialet, samt evt. omgørelse af allerede udført arbejde. Der regnes med op til 400 timer á 850 kr. til rådgivning, og op til 800 timer á 500 kr til udførelse. Dertil ændring af udstyr/komponenter for op til ca kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 0,578 mio. kr. Tiltag: Stor opmærksomhed herpå fra rådgivers og projektafdelings side for at opdage nye tiltag så tidligt som muligt, og brug af revisionslog hvor man hurtigt kan se hvad der bliver ændret i forhold til tidligere standarder ID 139 Manglende fundraising til uderum i Familiehuset Der er risiko for, at der ikke via donationer kan rejses den nødvendige kapital til første etape i etableringen af uderummet. Fase 2-projektet er garant for finansieringen af etape 1 på uderummet, som der samlet set skal bruges 1,85 mio. kr. til. Heraf er der pr. marts 2017 doneret kr, hvoraf der er modtaget indbetaling af kr (på grund af 17,5 % udligningsmoms). Fase 2-projektet har således fortsat en risiko på 1 mio. kr., som i givet fald skal tages fra udearealerne i Fase 2-projektet. Sandsynlighed og konsekvens: Såfremt risikoen indtræffer i form af manglende finansiering, vurderes den at koste mellem 0,75 1,0 mio. kr., svarende til at mellem 0 og 25% af den manglende finansiering er tilvejebragt. Idet der i lang tid ikke har været bevægelse i fundraisingen, vurderes det på det foreliggende grundlag, at der er 50% sandsynlighed for at hændelsen indtræffer, hvilket giver et vægtet beløb på 0,469 mio. kr. Tiltag: Fra sygehusets side er der etableret samarbejde med Syddansk Sundhedsinnovation til at hjælpe med at skaffe den manglende finansiering via fundraising Styringsmanualen Revideret styringsmanual for Akutsygehus Aabenraa blev godkendt af regionsrådet den 28. november Kvalitet og indhold Byggeprojektet gennemføres i tråd med tilsagnet om støtte fra Kvalitetsfonden, således effektiviseringsgevinster og kravet om et fuldt funktionsdygtigt sygehus realiseres som forudsat. Der er ikke foretaget ændringer i kvaliteten siden dispositionsforslaget, som blev godkendt af regionsrådet den 26. maj Kvalitet er uændret markeret grøn i figur 1, da der ikke er foretaget reduktion i den kliniske kapacitet i forhold til behovet. 11

12 4. Bilag 4.1. Bilag 1 tidsmæssig fremdrift Bilag 1. Tidsmæssig fremdrift Fase 1 Godkendelse af licitationsresultat (afsluttet) S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D Status Kontraktindgåelse (afsluttet) Udførelse (afsluttet) Risikotid (afsluttet) Fase 2 Udbudsproces (afsluttet) Projektkonkurrence (afsluttet) Planlægning Entrepriseudbud, kontrakt og projektgennemgang Udførelse, nybygning Udførelse, ombygning Risikotid 12

13 4.2 Bilag 2: Oversigt over disponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Bilag 2 Deponerede midler samt forventet investeringsprofil Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler Kr. (årets priser) Fkt Renter af hensatte beløb 901 Hensættelser vedr. kvalitetsfonden 902 Overført til projektspecifik egenfinansiering Fælles Fkt Tilskud vedr. kvalitetsfondsinvesteri nger 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesteri nger 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfondsinvesteri nger 1673 Sygehus Sønderjylland Sygehus Lillebælt Nyt OUH Total Deponeret ifm. afhændelse af ejendomme Forventet forbrug (mio. kr.) Nuværende Samlet set beholdning kvartal kvartal kvartal kvartal 2018 pl-indeks Sygehus Sønderjylland* 3,9 34,8 48,2 48,2 Sygehus Lillebælt 33,7 18,9 0,6 0,0 Nyt OUH** 48,7 48,7 52,1 143,0 Total 86,3 102,4 100,9 191,2 Salg af Fredericia Sygehus på 23 mio. kr. er medtaget ovenfor under "Deponeret ifm afhændelse af ejendomme" - Beløbet er dog ikke overført til deponeringskontoen pr. 31. marts Beløbet overføres til deponeringskontoen i april * Heraf udgør indtægtsdækkede udgifter 0,1 mio. kr. i 2. kvartal ** Heraf udgør indtægtsbevilling for Letbanen 8,6 mio. kr. i 3. kvartal 2017, 6,6 mio. kr. i 4. kvartal

14 4.2. Bilag 3 risikovurdering med score på sandsynlighed og konsekvens Bilag 3: Risikovurdering med score på sandsynlighed og konsekvens Konsekvens Nr. ID Risikoemne Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet Fase Forskel i Bygge og PL-indeks Nye/ændrede It- og medicotekniske standarder Manglende fundraising til uderum i Familiehuset

15 Vurdering af konsekvens Tidsplan Økonomi Kvalitet % 3% 7% 12% >12% Der er ingen forsinkelse under 1 måned under 3 måneder under 5 måneder Over 5 måneder eller kritisk ibrugtagelsesdato bliver overskredet 0% 0,10% 0,40% 0,70% > 0,70% Der er ingen ekstra udgift under 0,8 mio. kr. under 3 mio. kr. under 5 mio. kr. over 5 mio. kr. Ingen betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger Risikoen har en betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette kan give kritiske bemærkninger Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevilling Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette vil få betydning for bevillingen. Note: Økonomiske og tidsmæssige konsekvenser er i 4. kvartal 2016 tilpasset nye fælles regionale retningslinjer. Kvalitet er her defineret som: Fleksibilitet i byggeriet Patientsikkerhed og patientforhold Bedre opgaveløsning og ressourceanvendelse Vurdering af sandsynlighed under 5% under 15% under 25% under 50% 50% - 100% Forekomst Indtræffer yderst sjældent. Sandsynligheden er under 5%. Indtræffer sjældent. Sandsynligheden er under 15%. Indtræffer mindre end hver 4. gang. Sandsynligheden er under 25%. Indtræffer mindre end hver 2. gang. Sandsynligheden er under 50%. Indtræffer hver 2. gang eller mere. Sandsynligheden er 50%-100%. Vurdering af konsekvens Påvirkning på mennesker (PPM) Ingen betydning for mennesker Risikoen kan have en lille betydning for mennesker. Det vil dog ikke kunne give anledning til kritiske situationer. Ikke behov for tiltag. Risikoen har en betydning for mennesker, og kan give kritiske situationer. Forholdet drøftes med relevante parter og tiltag iværksættes i fht. arbejdsgange, udstyr og/eller værnemidler. Der er ikke øget beredskab i forhold til aktiviteten. Risikoen har væsentlig betydning for mennesker. Det vil give kritiske situationer. Forholdet drøftes med relevante parter og tiltag til beskyttelse og risikostyring iværksættes straks. Der iværksættes øget beredskab og fokus i hele forløbet Risikoen har væsentlig betydning for mennesker, og medfører alvorlige kritiske situationer. Arbejdet standses indtil en løsning er fundet. Der fastholdes øget beredskab og fokus på området under hele forløbet 15

16 Bilag 4 Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet projekt Bilag 4. Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet projekt År Oprindelig Akk. Investeringsp rofil (mio. kr.)* Revideret Akk. Investeringsp rofil (mio. kr.)** Akkumuleret forbrug (mio. kr.) Pct. af total Pct. af total Pct. af total ,1 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,3 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,4 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,6 0,0% 0,6 0,0% 0,6 0,0% ,4 0,3% 4,4 0,3% 4,4 0,3% 8,3 0,6% 8,3 0,6% 8,3 0,6% 12,1 0,9% 12,1 0,9% 12,1 0,9% 16,0 1,2% 16,0 1,1% 16,0 1,1% ,6 1,7% 23,6 1,7% 23,6 1,7% 31,2 2,3% 31,2 2,2% 31,2 2,2% 38,9 2,9% 38,9 2,8% 38,9 2,8% 46,5 3,4% 46,5 3,3% 46,5 3,3% ,2 7,4% 69,8 5,0% 57,0 4,1% 154,0 11,3% 93,0 6,6% 80,7 5,8% 207,8 15,3% 116,3 8,3% 104,6 7,5% 261,5 19,2% 139,6 10,0% 139,6 10,0% ,6 24,4% 189,7 13,5% 189,7 13,5% 401,6 29,5% 216,7 15,5% 216,7 15,5% 471,6 34,7% 295,6 21,1% 295,6 21,1% 541,7 39,8% 351,0 25,1% 351,0 25,1% ,9 41,2% 400,6 28,6% 400,6 28,6% 578,2 42,5% 481,5 34,4% 481,5 34,4% 596,5 43,9% 548,9 39,2% 548,9 39,2% 614,7 45,2% 591,3 42,2% 591,3 42,2% ,3 45,8% 609,6 43,5% 609,6 43,5% 629,8 46,3% 612,3 43,7% 612,3 43,7% 637,4 46,9% 623,0 44,5% 623,0 44,5% 644,9 47,4% 636,5 45,5% 636,5 45,5% ,5 48,9% 645,5 46,1% 645,5 46,1% 684,2 50,3% 650,2 46,4% 650,2 46,4% 703,8 51,8% 652,2 46,6% 652,2 46,6% 723,5 53,2% 654,1 46,7% 654,1 46,7% ,2 57,5% 656,2 46,9% 656,2 46,9% 839,0 61,7% 691,1 49,3% 896,7 66,0% 739,2 52,8% 954,4 70,2% 743,1 53,1% ,8 73,2% 799,4 57,1% 1.037,2 76,3% 855,7 61,1% 1.078,6 79,3% 912,0 65,1% 1.120,0 82,4% 968,3 69,2% ,4 86,6% 1.050,3 75,0% 1.234,8 90,8% 1.132,2 80,9% 1.292,2 95,0% 1.214,2 86,7% 1.349,6 99,3% 1.296,2 92,6% ,2 99,5% 1.319,0 94,2% 1.354,7 99,6% 1.341,8 95,8% 1.357,3 99,8% 1.364,6 97,5% 1.359,5 100,0% 1.387,4 99,1% ,5 100,0% 1.390,7 99,3% 1.359,5 100,0% 1.393,9 99,5% 1.359,5 100,0% 1.397,1 99,8% 1.359,5 100,0% 1.400,3 100,0% 16