Rapportering for 1. kvartal Udbygning af Sygehus Lillebælt, Kolding Sygehus

Transkript

1 Rapportering for 1. kvartal 2015 Udbygning af Sygehus Lillebælt, Kolding Sygehus

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Kortfattet status Rapportering Byggeriets fremdrift Projektets økonomi Risikovurdering Kvalitet og indhold Styringsmanual Bilag

3 1 Indledning Kvalitetsfondsbyggeriet på Kolding Sygehus indeholder en om- og udbygning af Kolding Sygehus. Projektet er opdelt i 4 faser: 1) Etablering af mor/barn center 2) Etablering af fælles akutmodtagelse (FAM) og ny hovedindgang 3) Etablering af ny sengebygning 4) Renovering og ombygning af eksisterende bygninger Hovedformålet med om- og udbygningen af det eksisterende sygehus er at samle akutfunktionerne for Sygehus Lillebælt på Kolding Sygehus. 2 Kortfattet status Figur 1 Trafiklysmarkering Samlet status Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Økonomi Forværret Uændret Forværret Uændret Uændret Tid Uændret Uændret Uændret Uændret Uændret Kvalitet Uændret Uændret Uændret Uændret Uændret På økonomiparametret rapporteres projektet at være i gul. Udviklingen i projektet har henover 1. kvartal 2015 vist et relativt stort træk på de uforudsete udgifter primært hidrørende fra arbejderne i forbindelse med fase 2 (FAM). Projektafdelingen har igangsat en vurdering af hvorvidt dette relativt store træk vil resultere i et behov for besparelser i projektet. Resultat af dette arbejde vil foreligge i løbet af 2. kvartal Det vurderes, at projektets økonomi med de nuværende handlemuligheder fortsat er robust, dog er der en særlig opmærksomhed på, at der skal være tilstrækkelige handlemuligheder i projektet i forhold til projektstade. Der foreligger på nuværende tidspunkt et change request katalog som vil kunne aktiveres, hvis der skulle opstå et behov. Der arbejdes løbende med en præcisering og opdatering af katalogets indhold og i styregruppen vil der løbende foregå en prioritering af de enkelte elementer. På tidsparametret rapporteres fase 2, 3 og 4 fortsat i gul. Projektet følger overordnet de tilrettede tidsplaner. Der arbejdes fortsat intensivt på at få detailtidsplanerne på plads for at sikre et fælles afsæt for projektets resterende arbejder og færdiggørelse, samt planlægningen af klinikkens indflytning. Den overordnede tidsplan fremgår af bilag 1. 2

4 Ved arbejdet med udbygning af FAM blev der ultimo 4. kvartal 2014 konstateret skimmelsvamp på en del af de indvendige vægge. Der afventes fortsat tilbagemelding fra modparternes forsikringsselskaber mht. hvordan de forholder sig til ansvaret. Der er desuden ændret i den interne rokadeplan i FAM af hensyn til opretholdelse af den kliniske drift. Status på nybyg er en forventet forsinkelse på 6-8 uger. I forbindelse med etablering af den nye sengebygning er arbejdet koncentreret omkring opstart af indvendige arbejder og facademontering. Begge dele følger gældende tidsplan. Råhusmontagen er afsluttet planmæssigt og der blev afholdt rejsegilde 16. april De fysiske arbejder i forbindelse med Dialysen er startet som planlagt i 1. kvartal 2015 og følger den reviderede tidsplan. I løbet af april 2015 startede brugergruppeprocessen vedrørende udvidelsen af dagkirurgien. I forlængelse af byggeriets fremdrift og stade er forberedelser til indflytningen samt ibrugtagning af nye områder startet. I processen indgår arbejdet med at forberede det kliniske personale på nye koncepter og arbejdsgange i deres daglige arbejde. Der foreligger en struktur for arbejdet, som er startet primo Processen involverer et tæt samarbejde med sygehusets driftsorganisation. Projektet vurderes fortsat, at overholde de fastlagte kvalitetskrav, og projektet rapporteres uændret i grøn, hvad angår kvalitetsparametrene. 3

5 3 Rapportering 3.1 Byggeriets fremdrift Udbygningen af Kolding Sygehus er opdelt i 4 faser. Udbygning fase 1 mor-barn-center Udbygning fase 2 og 3 akutmodtagelse, ny hovedindgang og ny sengebygning. Udbygning fase 4 renovering og ombygning af eksisterende bygninger. Figur 2.1 Byggeriets fremdrift I marts 2015 godkendte både styregruppen og Sygehus Lillebælts Direktion en prioritering af puljen til anskaffelser. Forud for godkendelse er der foretaget en kvalificering og prioritering af ønsker og krav til anvendelsen af puljens midler. Den godkendte prioritering følger kravene til den procentvise fordeling mellem patientnært og ikke-patientnært udstyr. En overvejende del af puljen vil, i henhold til gældende principper, blive anvendt til patientnært udstyr. Det har været nødvendigt, at få foretaget en prioritering på nuværende tidspunkt, idet det tidsmæssigt har været påkrævet at udarbejde og udsende udbudsmateriale på en del medico-teknisk udstyr til FAM, røntgen og operationsgangen allerede i 1. kvartal I takt med tilbudene på det medico-tekniske udstyr kommer i hus, vil der blive foretaget en opdatering og muligvis omprioritering af puljen, for at sikre den mest optimale udnyttelse af midlerne. Da store dele af puljen er reserveret til patientnært udstyr vil alt løst inventar og teknisk udstyr som udgangspunkt blive 4

6 genanvendt, dog med supplering og udskiftning, hvor det er nødvendigt og mest fornuftigt rent driftsøkonomisk. Udbygning fase 2 og 3: Figur 2.2 Byggeriets fremdrift Fase 2+3 Fase 2 (FAM): Afviklingen af logistikken omkring byggepladsen og sygehusets drift forløber planmæssigt og der ses en udvikling i retning af færre tunge transporter i kræft af at byggerierne nærmer sig færdigt råhus. Afviklingen forløber således uproblematisk, og byggeprocessen gennemføres fortsat uden væsentlige logistiske påvirkninger af sygehusdriften. En del af de indvendige vægge i nybygningen blev i 4. kvartal 2014 angrebet af skimmelsvamp, hvilket medførte en periode med kortlægtning og udbedring af skaden. Hændelsen er juridisk og forsikringsmæssigt håndteret, som den skal. Der pågår nu et forsikringsmæssigt efterspil i forhold til, at få ansvaret for skaden placeret. I det videre forløb varetager forsikringsmægler bygherres interesser. Efter afholdt møde mellem alle parters forsinkringsselskaber afventes nu tilbagemelding fra modparternes forsikringsselskaber med hensyn til, hvordan de forholder sig til ansvaret i sagen. Der er udsendt en revideret tidsplan for nybygningen til kommentering hos entreprenørerne. Projektet er udbudt med en rokadeplan for indvendige ombygningsarbejder. Det er, ved detaljeplanlægningen blevet projektet bekendt, at det af hensyn til opretholdelsen af den kliniske drift, ikke er muligt at gennemføre ombygningerne i den planlagte takt. Der er således nu udarbejdet en klinisk acceptabel gennemførelsestakt. Denne vil få betydning 5

7 for fasens endelige aflevering. Der forventes, at foreligge en endelig detailplanlægning af de indvendige arbejder primo maj Som ses af ovenstående beskrivelser forsøges det løbende at indhente og mindske afledte forsinkelser, dog under hensyntagen til den kliniske drift. Status er, at der forventes en forsinkelse på nybygningen på 6-8 uger. Dette vil dog ikke have indflydelse på indflytningen fra Fredericia eller den klinisk drift. Ny hovedingang (Fase 3): Nedbrydningsarbejdet i området ved den nye hovedindgang er påbegyndt 1. kvartal Der arbejdes på en endelig detailtidsplan i samarbejde med entreprenørerne. Arbejderne følger arbejdsflowet på sengebygningen og ses ikke alene at have væsentlige bindinger i forhold til byggeriets færdiggørelse. De relaterede arbejder koordineres tæt med de øvrige arbejder i området. Detailtidsplanen forventes godkendt i 2. kvartal Fase 3 (Sengebygning): Elementmontagen i den første halvdel (sydlige del) af sengebygningen er færdig, og facademontagen er startet som planlagt medio januar Facademontagen følger gældende tidsplan. Elementmontagen på anden halvdel (nordlige del) af sengebygningen følger ligeledes gældende tidsplan. Aktiviteten afsluttes i henhold til tidsplanen. Det er besluttet, at indrette en halv sengeetage til daghospitalsfunktion. De fremtidige strukturelle og driftmæssige rammer er p.t. under afklaring. Der er en projektmæssig opmærksomhed på, at disse afklaringer foreligger rettidigt i forhold til, at få afledte anlægsarbejder udbudt og iværksat hensigtsmæssigt set i lyset af byggeriets øvrige fremdrift. I 1. kvartal 2015 arbejdes fortsat på at skabe en endelig detailtidsplan i samarbejde med entreprenørerne. I detailtidsplanen er der indarbejdet en ny udførelsestakt i forholdet mellem råhus, facademontage og indvendige arbejder. Herudover har man i detailplanlægningen af de indvendige arbejder forsøgt, at tilgodese aktiviterne på kritisk vej i størst mulig grad. I forhold til udbudstidsplanen og forudsætningerne heri, er entreprenørene fremkommet med en række krav og bemærkninger, som følges op i forhold til deres forpligtigelse til at følge tidsplanen og indgå i et samarbejde om planernes tilblivelse. De tidsmæssige forskydninger er indarbejdet i detailtidsplanerne og fremgår ligeledes af bilag 1. Tidsplanen forventes endelig godkendt i 2. kvartal Udbygning fase 4 Licitationsresultatet for dialyse-projektet er godkendt af Region Syddanmark. De fysiske arbejder er opstartet som planlagt i 1. kvartal Der er fremdrift i henhold til revideret tidsplan. Der forberedes og gennemføres løbende nødvendige rokader. Færdigprojekteringen af donortapningen afventer stadig den endelige afklaring. Den endelige placering er fortsat 6

8 afhængig af Region Syddanmarks fremadrettede strategi for donortapning. Derfor er donortapningen fortsat midlertidigt placeret uden for hovedhuset. En del af fase 4 projekterne gennemføres sideløbende med fase 2-3 arbejderne og der er derfor et skærpet fokus på planlægningen af rokader og gennemførelsestakt for de enkelte projekter, således at de enkelte delprojekter kan gennemføres uden interne bindinger. De nødvendige ombygninger til fremtidige ambulatoriefunktioner er fortsat planlagt gennemført efter ibrugtagning af den ny sengebygning og FAM. Det samme gælder tilpasning af funktionerne i dagkirurgisk afsnit og intensiv. Dog vil der allerede i 2. kvartal 2015 blive igangsat en brugerproces vedrørende etableringen af en ny dagkirurgisk skopistue. Fase 4 projekterne, der har bindinger til ibrugtagning af sengebygningen, forventes konsekvensforskudt i forhold til sengebygningens senere færdiggørelse. Som konsekvense af de tidligere udmeldte forsinkelser på sengebygningen arbejdes der på en ny tidsplanen for de resterende fase 4 projekter og indflytningen af Fredericia. Dette kan betyde en senere indflytning af Fredericia Sygehus. Når dette er afklaret vil det fremgå af rapporteringen. Budgettet for fase 4 er sammensat af alle omkostninger og anlægsudgifter. Figur 2.3 Byggeriets fremdrift Fase 4 Indflytning og ibrugtagning I 3. kvartal 2015 begynder de store indflytninger, rokader og ibrugtagning med færdiggørelsen af FAM. Som en følge af projektets stade er grundige forberedelser til processen omkring indflytninger samt ibrugtagning af de nye områder startet primo

9 Processen involverer mange interessenter. Processen vil i stor grad inkludere den tekniske og medico-tekniske indflytning, men vil i endnu højere høj grad omhandle arbejdet med at forberede det kliniske personale på nye koncepter og arbejdsgange i deres daglige arbejde. Der er i forbindelse med projektets design udarbejdet en række koncepter for indretning og fremtidig drift. Der er iværksat en opdatering af disse koncepter således de afspejler den fremtidige situation og tilgodeser en optimal drift i fremtidige rammer, som samtidig kan spejles over i sygehusets værdi- og ledelsesgrundlag, og realiseringen af effektiviseringsgevinsten. 8

10 3.2 Projektets økonomi Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og fremdrift Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Løbende priser Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift Delprojektoversigt Oprindeligt budget* Korrigeret budget** Forbrug til Disponeret forbrug til Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug Evt. difference: budget og forventet forbrug (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Fase 1, Mor Barn centret 79,1 79,1 79,1 0,0 0,0 79,1 0,0 100% 100% Mio. kr. Planlagt Realiseret færdiggørel færdiggørel sesgrad sesgrad pct. Fase ,4 - byggeentrepriser Heraf: - Fremskudte arbejder 52,8 52,3 0,0 0,5 52,8 0,0 99% 99% - Blok ,9 65,7 33,0 7,2 105,9 0,0 67% 62% - Blok ,3 139,2 112,1 16,9 268,3 0,0 59% 52% - Fælles 198,9 66,5 103,5 28,9 198,9 0,0 33% 33% - IT/Medico/Apparatur 97,2 97,3 0,5 1,5 95,3 97,3 0,0 4% 0,5% - Omkostninger 82,8 86,8 77,0 6,6 3,2 86,8 0,0 - Kunst 3,4 3,5 0,6 2,0 0,9 3,5 0,0 31% 19% Fase 4 incl. 3 mio. kr. til anskaffelser 69,0 55,4 7,0 23,6 24,8 55,4 0,0 60% 58% Projektafdeling inkl. feriepenge 31,2 31,6 18,3 0,0 13,3 31,6 0,0 I alt investeringsramme 965,1 979,6 506,2 282,3 191,1 979,6 0,0 * Udbetalingsanmodning (oprindeligt pl-indeks) ** Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget. Blok 4 indeholder blodprøvetagning (Fase 3) Blok 6 indeholder akutmodtagelsen samt billeddiagnostikken (Fase 2) Blok 8 indeholder FAM-senge samt OP og opvågning (Fase 3) Blok 9 indeholder den nye sengeoverbygning (Fase 3) Fase 1 er både bygningsmæssigt og økonomiske afsluttet. 9

11 Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Løbende priser I alt I alt Andel Status hvis relevant 09-pl af total, pct. Mio. kr. PL indeks 100,0 101,0 102,8 105,4 106,5 107,4 108,8 108,8 108,8 - - Delprojektoversigt Fase 1, Mor Barn centret 1,5 29,9 32,4 14,9 0, ,1 77,1 8% Afsluttet Fase 2/3 incl. projektkonkurrence byggeentrepriser Heraf: Fremskudte arbejder ,6 33,7 2,0 0, ,8 49,7 5% Udførelse - Blok ,4 51,5 20,1 25,9-105,9 98,2 11% Udførelse - Blok ,5 112,5 90,3 55,9-268,3 248,1 27% Udførelse - Fælles ,4 35,9 100,5 47,1 7,9 198,9 183,4 20% Udførelse - IT/Medico/Apparatur ,4 13,6 80,4 2,8 97,3 89,4 10% Udførelse - Omkostninger - 1,7 32,3 17,5 12,9 10,2 7,9 3,2 1,1 86,8 82,6 9% Udførelse - Kunst ,0 0,0 0,5 0,5 2,4-3,5 3,2 0% Udførelse Fase 4 incl. 3 mio. kr. til anskaffelser ,0 4,4 30,4 13,6 5,0 55,4 51,0 6% Udførelse/Projektering Projektafdelingen - 1,2 4,0 3,5 4,3 4,3 6,4 5,2 2,8 31,6 29,6 3% I alt investeringsramme 1,5 32,7 68,7 52,5 78,7 221,8 270,3 233,7 19,6 979,6 912,2 100% ,6 0,4 0, heraf IT, udstyr, apparatur - - 0,8 5,0 0,7 2,1 14,2 82,8 3,0 108,6 100,0 11% - heraf reserver i alt ,0 9,3 0,9 26,2 24,0 3% - heraf change request , ,6 26,3 3% Beløbet afsat til change requests tager udgangspunkt i den besparelsesparelsesstrategi, der er godkendt af regionsrådet den 24. november 2014, samt yderligere besparelser af tekniske karakter, der er identificret af projektet. Projektafdelingen vurderer fortsat, at der i projektet er de fornødne handlemuligheder, der sammenholdt med budgettet til uforudsete udgifter, giver den nødvendige økonomiske robusthed. Der er dog i løbet af 1. kvartal 2015 konstateret en væsentligt træk på UFO som følge af blandt andet projektmangler. Det vurderes dog alligevel at projektets økonomi fortsat er robust som følge af et change request katalog som kan indfries. Ovenstående investeringsprofil er revideret i forhold til rapporteringen fra 4. kvartal Revisionen er primært sket som følge af konsekvenserne af tidsforskydningerne og de deraf følgende omprioriteringer af aktiviteter. Derudover er der sket en større justering af periodiseringen af udgifterne til anskaffelser. Dette skyldes dels projektets tidsforskydninger, og dels et ønske om at indkøbe det medico-tekniske udstyr så sent som muligt for at imødekomme den teknologiske udvikling på området. Prioriteringen af anskaffelsespuljen er først blevet endeligt godkendt i løbet af 1. kvartal 2015, og det har derfor ikke været muligt tidligere at foretage en kvalificering af periodiseringen af anskaffelsespuljen. Samtidig foregår der en løbende dialog med regionens medicotekniske afdeling for at sikre at der indkøbes det optimale udstyr til de mest fordelagtige priser. Denne dialog og de afledte beslutninger har konsekvens for periodiseringen af anskaffelsespuljen. 10

12 Projektet har på nuværende tidspunkt en samlet reserve incl. change request på ca. 54,8 mio. kr. jf. nedenstående tabel. Justeret UFO pr ,4 Forbrugt UFO pr ,3 Resterende UFO pr ,2 Operationel change request katalog 28,6 Reserver i alt pr ,8 Det vurderes, at projektet fortsat har den nødvendige økonomiske robusthed. Dette ses i et aktualiseret change request katalog der repræsenterer økonomiske handlemuligheder for den resterende gennemførelsesperiode. Udgifterne til fase 4 dækker på nuværende tidspunkt primært over omkostninger i forbindelse med dialysen, donortapningen, hjælpemiddeldepot samt klyngekøkkenet. I forbindelse med estimeringen af det forventede forbrug for 2. kvartal 2015 er der taget højde for forsinkelsen i fase 3, samt de afledte konsekvenser for de indvendige arbejder. Derudover er der taget hensyn til eventuelle forsinkelser som forventeligt vil opstår i blok 6-8 som følge af en ændring i rokadeplanen. I forbindelse med 4. kvartal 2014 var der forventet et forbrug på ca. 75,6 mio. kr. i 2015 på anskaffelsespuljen. Dette er i indeværende rapport justeret ned til 13,6 mio. kr.. Tilsvarende er det forventede forbrug i 2016 opskrevet, jf. forklaring på side 10 vedrørende justeringen af investeringsprofilen. Den realiserede færdiggørelsesgrad i skema 1 er baseret på en konkret vurdering af, hvor stor en andel af arbejdet, som er udført. Vurderingen tager dels udgangspunkt i en konkret vurdering på baggrund af forholdene på byggepladsen samt referater fra byggemøder, og dels en specificering baseret på de reelle bogførte forbrug. Denne metode er valgt, idet der i projektet ikke godkendes faktura medmindre arbejdet er udført, og det vurderes derfor at det bogførte forbrug er samstemmende med det realiseret arbejde. De planlagte færdiggørelsesgrader er udarbejdet i overensstemmelse med de generelle principper, og tager udgangspunkt i det forventede forbrug for 1. kvartal 2015 estimeret i forbindelse med kvartalsrapporteringen fra 4. kvartal Sammenligning mellem realiseret og planlagt færdiggørelsesgrad giver viden om hvorvidt der i kvartalet er indtrådt forhold som ikke var forventet. Dette, set i sammenhæng med vurderingen af projektets træk på UFO, vurderes at give et retvisende billede af projektets fremdrift. De planlagte og realiserede færdiggørelsesgrader for blok 6-8, blok 4-9 samt fælles projekterne er ikke samstemmende. I forbindelse med rapporteringen for 4. kvartal 2014 forventede man et større forbrug på disse delprojekter end realiseret. Dette er imidlertid ikke sket, hvilket primært skyldes ændringer i udførelsestakten og dermed faktureringstakten. 11

13 Den realiserede færdiggørelsesgrad for fase 4 er en smule mindre end den planlagte. Dette skyldes ligeledes, at udbetalingsplanen fortsat på et overordnet niveau divergerer i forhold til det faktiske forbrug. Der er nu foretaget en prioritering af puljen til IT/Medico/Anskaffelser. Prioriteringen er nu godkendt af både Sygehus Lillebælts direktion og projektets styregruppe. Prioriteringen samt ændringer i udførelsestakten på blandt andet FAM har gjort at forbruget i 1. kvartal 2015 har været mindre end forudsat. Der er på den baggrund foretaget en fuldstændig revidering af investeringsprofilen for dette delbudget. For de øvrige delprojekter og faser er der overordnet overensstemmelse mellem de planlagte og realiserede færdiggørelsesgrader. Der pågår fortsat, i samarbejde med regionsstabene, en undersøgelse af, hvorvidt udviklingen i P/L-indeks er samstemmende med udviklingen i byggeprisindekset, og hvorvidt en eventuel difference vil være problematisk. Risikoen forbundet hermed er fortsat at finde på top-10 over risikoelementer. I bilag 2 er anført et forventet forbrug på ca. 73,55 mio. kr. i 2. kvartal

14 3.3 Risikovurdering Figur 3 Risikovurdering på top 10 Nr. ID Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet 1 55 Overtagelse/ idriftsætning Uændret Forværret Uændret 2 59 Konsekvenser af udstyrs og leveranceprioritering Ny Ny Ny 3 53 Arbejdstidsplaner ikke endeligt fastlagt Uændret Uændret Uændret 4 12 Udskiftning og bemanding hos byggledelse/ Tilsyn Ny Ny Ny 5 45 Konceptændringer Uændret Uændret Uændret 6 47 Forskel i Bygge- og PL-index Forbedret Uændret Forbedret 7 48 Omfang af installationsomlægninger større end projekteret Ny Ny Ny 8 58 Rokade og flytteprocesser Ny Ny Ny 9 11 Myndighedskrav ved løbende ibrugtagning Ny Ny Ny Brugerønsker opstår i udførelsesfasen. Forværret Forværret Forværret De risici, som behandles i nærværende kvartalsrapportering, omhandler fase 2-4. I ovenstående top 10 relaterer ID 45, 47, 58 og 59 sig delvist til fase 4. Øvrige elementer koncentrerer sig om fase 2-3. Nærværende top 10 rating afspejler byggeprocessen, men er fokuseret omkring deciderede projektrisici. Risikoarbejdet gennemføres ud fra en model, der samler op på de projektrelaterede elementer i de grænseflader, projektet har til øvrige afdelinger og arbejdsområder. Således er drift, internt arbejdsmiljø, klinik og byggeplads repræsenteret i risikoarbejdet. Fra disse grupper indmeldes relevante overordnede risici til behandling i risikogruppen. I forbindelse med et internt projekt Sikker Kommunikation er der iværksat et arbejde, som blandt andet skal sikre, at der sker udveksling af relevant information omkring arbejdsmiljø og patientsikkerhed. Der er personsammenfald mellem disse grupper, så det sikres, at nødvendig information deles på tværs, og at der kan opsamles risikoelementer fra en bredere skare af fagområder. Med baggrund i projektstade er det besluttet at risikomøder afholdes kvartalsvis. Der er ikke afholdt risikomøde siden sidste rapportering. Risikoelementerne i nærværende rapportering er dog afstemt med risikogruppen. Den samlede økonomiske konsekvens af top 10 risici vurderes ud fra en succesiv kalkulation og sammenholdt med sandsynligheden for at risikoen indtræffer at være ca. 8,9 mio. kr. Anførte risikobeløb for de enkelte risici herunder er ligeledes opgjort på baggrund af 3 punkts estimater, hvorfor disse skal ses som økonomiske niveauer og ikke eksplicitte afledte omkostninger. 3 punktsestimaterne består af en minimumsværdi, maksimumsværdi og en mest sandsynlig værdi, såfremt hændelsen indtræffer. Det vurderes, at der inden for projektet er mulighed for at skabe den tilstrækkelige økonomiske reserve til gennemførelse af projektet inden for kvalitetsfondens rammer. De tidsmæssige risici afspejles i projektets status for tid i figur 1 Trafiklysmarkering. 13

15 1. Overtagelse/ idriftsætning Når så store områder skal overgå til drift på en gang, kræver det en helt særlig forberedelse. Dette gælder både for den kliniske drift, men også den tekniske del. Der er opstillet retningslinier for, hvordan entreprenørene skal dokumentere krav til drift og vedligehold. Samtidig er der defineret opstartskurser af tekniske anlæg. Dog vurderes der at være et risikoelement i, at klinik og teknisk drift kan opleve udfordringer i forbindelse med idriftsætningen, såfremt der ikke iværksættes helt særlige opstartsprocedurer. Tiltag: Nye arbejdsgange og samarbejdsformer skal forankres i klinikken inden idriftsætning. Der skal løbende fra 1. kvartal 2015 iværksættes brugerforløb med kliniske afdelinger, således der ved overdragelsen af områderne er klarhed over de nye fysiske forhold. Samtidig skal der iværksættes et formaliseret arbejde omkring systematisering af den tekniske overtagelse. Tiltag er opstartet. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem 1,0 3,0 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden for, at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 0,85 mio. kr. 2. Konsekvens af udstyrs- og leveranceprioritering Det er foretaget en nøje prioritering af budgettet for indkøb af udstyr, løst inventar mv. Prioriteringen betyder tilvalg såvel som fravalg. I det godkendte budget er forudsat et stort omfang af genbrug af udstyr og inventar. Klinikken kan have en forventning om, at nybygninger er bestykket med nyt inventar. Forventningen kan munde ud i at der skabes et behov for tilpasninger der er påkrævet for at skabe en acceptabel driftsituation. Ligeledes repræsenterer prioriteringen en række fravalg. Tiltag: Der skal ske en forventningsafstemning med Klinikken og Serviceafdelinger i forhold til betydningen af den godkendte prioritering. Tiltag er opstartet. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem 3,0 6,0 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden, for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 2,1 mio. kr. 3. Arbejdstidsplaner ikke endeligt fastlagt Der foreligger endnu ikke en endelig godkendt arbejdstidsplan for henholdsvis fase 2 og 3. Der pågår en række tidsplansforhandlinger med de enkelte kontraktholdere. De afledte konsekvenser af den indtrufne forsinkelse sammenholdt med udbudstidsplanens forudsætninger gør det for fase 3 yderligere kompliceret at fastlægge en endelig arbejdstidsplan. For fase 2 er forholdet ligeledes gældende, der er det dog etapeforudsætninger, der i forhold til den fysiske udførelse komplicerer fastlæggelse af en endelig tidsplan. Ved ændringer af tidsplaner kan forventes økonomiske krav fra entreprenører. 14

16 Tiltag: Der pågår en intens forhandlingsproces med kontraktholderne. Tiltaget er opstartet, men ikke afsluttet. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem 2,0 4,0 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden, for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 1,5 mio. kr. 4. Udskiftning af bemanding hos byggeledelse/tilsyn Der er fortsat et væsentligt arbejdspres i rådgiverkonsortiet som følge af et, sent håndteret behov for byggeledelse og fagtilsyn. Dette betyder, at der er et mærkbart pres på konsortiets allokerede ressourcer. Der foretages løbende justering af bemandingen, såvel tvungen som reaktivt. Da sagen i forvejen er kompleks, er der en ekstraordinær risiko for tab af viden og historik, når der sker udskiftning. Den direkte afledte økonomiske konsekvens er svær at opgøre. Dog er det forbundet mulige økonomiske konsekvenser når nye ressourcer skal håndtere så komplekse sammenhænge og forløb. Samtidig giver situationen afledt et øget pres på projektorganisationen. Et pres der kan bringe samme risikoelementer i spil internt. Tiltag: Der foregår fortløbende dialog med totalrådgiver om bemandingen på projektet. Der bør iværksættes undersøgelse af muligheden for at gøre organisationen mindre sårbar i form af overlap på centrale poster. Ligeledes skal det afklares om nuværende bemanding er tilstrækkelig til at gennemføre den resterende del af projektet. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem 1,0 2,5 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden, for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 0,3 mio. kr. 5. Kliniske konceptændringer Der arbejdes på at få fastlagt de endelige og overordnede fremtidige koncepter for fx bespisning, kontorer og logistik. Ændringer af de centrale koncepter kan betyde projekttilpasninger. Logistikkonceptet for varer og udstyr på sengeafdelingerne forudsætter centrale depotfunktioner. Ligeledes er en af de væsentlige afklaringer, der afventer, udflytning af psykiatrien, da dette er væsentligt for hele den samlede arealdisponering og indflytning af Fredericia Sygehus. Der er blandt andet blevet arbejdet med muligheden for implementering af lagerautomat i sengebygningen og ligeledes truffet foranstaltninger for forberedelse til en senere implementering. Tiltag: Risikoelementet kræver tiltag på en række forskeliige områder. I forhold til køkkenkonceptet skal konsekvenserne og beslutningsdeadlines fastlægges således en evt ændring kan ske indenfor byggeriets flow og en ændring af udstyr kan foretages forud for produktion og leverance. Der er i udstyrspuljen prioriteret muligheden for implementering af lagerreol. Hvis ikke lagerautomat implementeres sammen med projektet, skal der 15

17 udarbejdes en procesplan for brugerforløb og planlægning af depoter og udstyrsflow. Tiltag er opstartet. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at have en anlægsmæssig økonomisk konsekvens på mellem 0,5 4,5 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 1,1 mio. kr. 6. Forskel i bygge- og PL-index Det er i 2. kvartal 2014 konstateret en afvigelse imellem bygge- og PL-indexet, der ved akkumulering henover projekttiden vil kunne få konsekvenser for den samlede projektøkonomi. Der er i projektet afsat reserve til håndtering af udsving. I forhold til rapporteringen for 4. kvartal 2014, rapporteres der en positiv udvikling. Dette på baggrund af den faktuelt udbetalte indexering. Risikoelementet og den usikkerhed der kobler sig op på divergensen mellem de 2 index er for så vidt uændret. Tiltag: Løbende monitorering af udvikling i index. Sikre handlemuligheder i change request kataloget. Tiltag opstartet, men ikke afsluttet. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem 2,0 8,0 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden, for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 1,1 mio. kr. 7. Omfang af installationsomlægninger større end projekteret Gennemførte arbejder har vist en større mængde installationsmæssige omlægninger, der ikke har været en del af projektet. Der er i udgangspunktet to typer, den ene relaterer sig til de ændrede funderinger, den anden er regulære projektmangler. Omfanget er endnu ikke kendt, dog indikerer gennemførte arbejder, at forholdet vil gøre sig gældende for den videre proces. Ligeledes ses der for fase 2 p.t. et stort omfang af nødvendige installationsmæssige ændringer. Risikoelementet er korrigeret for allerede indtrufne hændelser og tilhørende økonomi. Tiltag: Skærpet rådgiverfokus omkring vurdering af omfang samt planlægning af de nødvendige arbejder, så disse ikke får tidsmæssig konsekvens. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem 2,0 4,0 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 2,3 mio. kr. 8. Rokade og flytteprocesser I forbindelse med byggeriet skal der gennemføres store rokade- og flytteprocesser. Processerne omhandler mange afdelinger og araler på Sygehuset og skal ske samtidigt med, at Klinikken er i fuld drift. Sådanne processer kræver derfor en detaljeret planlægning og brugerinddragelse både centralt fra og internt i afdelingerne. En succesrig rokade- og flytteproces understøtter kvaliteten i projektet. 16

18 I forbindelse med den udarbejdede rokadeplan har det vist sig, at byggeriets indflydelse på klinikken har kunnet reduceres kraftigt i forhold til tidligere antagelser. Kommmende fase vil i høj grad dreje sig om at sikre optimale flytteprocesser. Der er p.t. ikke budgetteret med udgifter til gennemførelse af midlertidige og permanente flytninger. Sandsynligheden for, at risikoen indtræffer, vurderes derfor at være stor. Tiltag: Organsiationen skal løbende opdateres omkring rokadeplanens stade samt inddrages i både planlægning og gennemførelse af flytteprocesser. Tiltag opstartet. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem 1,0-3,5 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 0,5 mio. kr. 9. Myndighedskrav ved løbende ibrugtagning Der opstår nye myndighedskrav i forbindelse med udførelsen og efterfølgende løbende ibrugtagning. Der foretages løbende justeringer af flugtveje og adskillelser. Det kan betyde, at der fra myndighedsside vil fremkomme krav om særlige foranstaltninger for, at sygehuset kan drifte med et acceptabelt sikkerhedsniveau. Tiltag: Løbende dialog med myndigheder. Der afholdes 14 dags møder Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem 0,5 1,5 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden, for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 0,2 mio. kr. 10. Brugerønsker i udførelsesfasen Der er tidligt i projektforløbet aftalt retningslinier for håndtering af projektændringer. Dog opstår der erfaringsmæssigt i slutfaserne brugerønsker. Dette understøttes af, at byggerierne på grund af omfang har haft et langstrakt tidsmæssigt forløb og de personer, der har været med til at definere og designe projektet måske ikke længere har projektrelation. Ligeledes kan der i mellemliggende periode være indført nye retningslinier og arbejdsgange, der kræver projektjusteringer. Tiltag: Sikre en forståelse for projektets forudsætninger omkring logistik og arbejdsgange. Styregruppen for udbygning af Kolding Sygehus har taget en principbeslutning om at projektets rammer for overordnet indretning fastholdes og i erkendelse af projektstade og økonomi ikke giver reelle muligheder for at ændre projektet, uden at det har voldsomme konsekvenser for både tidsplan og økonomi. 17

19 Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at have en anlægsmæssig økonomisk konsekvens på mellem 1,0 4,0 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 0,5 mio. kr. 3.4 Kvalitet og indhold Projektet opfylder de ønskede kvalitetsnormer. Igangværende og gennemførte projekter udføres generelt med et tilfredsstillende kvalitetsniveau. Der foretages systematisk projektopfølgning og tilsyn med udførte arbejder så eventuelle afvigelser, fra det i projektet fastlagte kvalitetsniveau, afdækkes så tidlig som muligt. Formålet med dette er at kunne iværksætte de nødvendige afhjælpnings- og korrektionstiltag rettidigt i forhold til projektets overordnede fremdrift. På Regionsrådsmødet d. 24. november 2014 blev der vedtaget en besparelsesstrategi til håndtering af den ekstraordinære UFO-udfordring. Det vurderes ikke at den vedtagne strategi har indflydelse på projektets kvalitet og klinisk indhold. Forudsætningerne for projektets fleksible logistikløsninger optimeres i forbindelse med planlægning og projektering af den resterende del af projektet. Arbejdet pågår i tæt samarbejde med sygehusets driftsorganisation. For at sikre muligheden for implementering af lagerautomater er der i forbindelse med besparelsesstrategien iværksat foranstaltninger til forberedelse af automater i sengebygningen. I besparelsesstrategien indgår desuden et opdateret change request -katalog med aktualiserede, yderligere handlemuligheder. Besparelsesstrategien vurderes således at bevare projektets kvalitetsmæssige niveau og giver gennem et aktualiseret change request katalog projektet yderligere økonomiske handlemuligheder i den resterende gennemførelsesperiode. Sygehus Lillebælt har iværksat en flerårig planlægningsproces og initiativer frem imod realiseringen af effektiviseringskravene i forbindelse med nybyggeriet. For eksempel er der igangsat sengetilpasning parallelt med byggeriet. Arbejdet med driftsbesparelserne pågår, og det er vigtigt, at der i årene frem imod ibrugtagningen er mulighed for at investere i de organisatoriske, logistiske og faglige forandringer, som skal gøre realiseringen mulig. Dette skal ses i sammenhæng med disponeringen af midlerne til IT/Medico/Anskaffelser. 3.5 Styringsmanual Senest godkendte styringsmanual er dateret 20. januar

20 4 Bilag Bilag 1. Tidsmæssig fremdrift Bilag 1. Tidsmæssig fremdrift Status Fase 1 J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S Udførelse Idriftsættelse Fremskudte fase 2-3 projekter Kapel, apotek, P-pladser og pavillioner Etablering af heliport Fremskudt fundering Fase 2 (FAM-udbygning og renovering) Nybygning Renovering Idriftsættelse Fase 3 (sengebygning og ny forhal) Sengebygning Ny forhal Idriftsætning Fase 4 Klyngekøkken Dialyse Ambulatorier, dagkirogi og intensivafs --> 2017 Farven markere ændringer i tidsplanen 19

21 Bilag 2: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Løbende priser 902 Overført til Fkt Renter af hensatte beløb 901 Hensættelser vedr. kvalitetsfonden projektspecifik egenfinansiering Kvalitetsfondsprojekter, fælles Tilskud vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfondsinvesteringer Fkt Sygehus Sønderjylland Sygehus Lillebælt Total Forventet forbrug mio. kr. 2. kvartal kvartal kvartal kvartal 2016 Pl-indeks 108,8 108,8 108,8 108,8 Sygehus Lillebælt, Kolding 73,6 76,7 65,9 95,7 Sygehus Sønderjylland, Aabenraa 5,2 13,1 5,2 5,2 Total 78,8 89,8 71,1 100,9 Der er frigivet midler ( ) vedr. Sygehus Sønderjylland og Sygehus Lillebælt pr. 20. april 2015 på henholdsvis kr ,83 og ,47. Der er frigivet kvalitetsfondsmidler ( ) vedr. Sygehus Sønderjylland og Sygehus Lillebælt pr. 20. april 2015 på henholdsvis kr ,23 og ,88. 20

22 Bilag 3 - Risikovurdering med score på sandsynlighed og konsekvens Konsekvens Nr. Id. Risikoemne Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet Fase 2 og Overtagelse/ idriftsætning Konsekvenser af udstyrs og leveranceprioritering Arbejdstidsplaner ikke endeligt fastlagt Udskiftning og bemanding hos byggledelse/ Tilsyn Konceptændringer Forskel i Bygge- og PL-index Omfang af installationsomlægninger større end projekteret Rokade og flytteprocesser Myndighedskrav ved løbende ibrugtagning Brugerønsker opstår i udførelsesfasen

23 Bilag 4. Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet projekt Løbende indeks År Oprindelig Akk. Investeringsprofil (mio. kr.) Revideret Akk. Investeringsprofil (mio. kr.) Akkumuleret forbrug (mio. kr.) Pct. af total Pct. af total Pct. af total ,4 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,8 0,1% 0,8 0,1% 0,8 0,1% 1,1 0,1% 1,2 0,1% 1,2 0,1% 1,5 0,2% 1,5 0,2% 1,5 0,2% ,7 1,0% 3,5 0,4% 3,5 0,4% 17,8 1,8% 5,4 0,6% 5,4 0,6% 26,0 2,7% 11,4 1,2% 11,4 1,2% 34,1 3,5% 34,2 3,5% 34,2 3,5% ,2 5,2% 51,5 5,3% 51,5 5,3% 68,2 7,0% 66,5 6,8% 66,5 6,8% 85,3 8,7% 82,1 8,4% 82,1 8,4% 102,4 10,5% 102,9 10,5% 102,9 10,5% ,8 11,8% 111,4 11,4% 111,4 11,4% 129,1 13,2% 122,4 12,5% 122,4 12,5% 142,5 14,6% 134,8 13,8% 134,8 13,8% 155,9 15,9% 155,4 15,9% 155,4 15,9% ,3 18,6% 160,5 16,4% 160,5 16,4% 208,8 21,3% 181,0 18,5% 181,0 18,5% 235,3 24,1% 197,5 20,2% 197,5 20,2% 261,8 26,8% 234,1 23,9% 234,1 23,9% ,4 34,4% 264,4 27,0% 264,4 27,0% 411,0 42,0% 322,0 32,9% 322,0 32,9% 485,6 49,6% 380,0 38,8% 380,0 38,8% 560,2 57,3% 455,9 46,5% 455,9 46,5% ,9 65,3% 506,2 51,7% 506,2 51,7% 717,6 73,4% 579,7 59,2% 796,3 81,4% 656,4 67,0% 875,0 89,5% 722,3 73,7% ,7 91,8% 818,0 83,5% 920,5 94,1% 864,0 88,2% 943,2 96,4% 910,0 92,9% 966,0 98,8% 956,0 97,6% ,6 99,0% 967,8 98,8% 971,2 99,3% 979,6 100,0% 973,9 99,6% 976,5 99,8% ,9 99,9% 977,3 99,9% 977,7 100,0% 978,1 100,0% 22

24 Bilag 4.2 Økonomisk færdiggørelse (observationer) - Fase 2/3 Løbende indeks År Oprindelig Investeringsprofil (mio. kr.) Revideret Investeringsprofil (mio. kr.) Akkumuleret forbrug (mio. kr.) Pct. af total Pct. af total Pct. af total ,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% - 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% - 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% - 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% ,4 0,1% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,8 0,1% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 1,2 0,2% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 1,7 0,2% 1,7 0,2% 1,7 0,2% ,7 1,2% 4,5 0,5% 4,5 0,5% 17,8 2,2% 12,0 1,5% 12,0 1,5% 25,9 3,3% 21,1 2,6% 21,1 2,6% 34,0 4,3% 34,0 4,2% 34,0 4,2% ,6 5,3% 40,0 4,9% 40,0 4,9% 51,2 6,4% 47,8 5,9% 47,8 5,9% 59,7 7,5% 56,5 6,9% 56,5 6,9% 68,3 8,6% 68,1 8,4% 68,1 8,4% ,6 11,6% 72,9 9,0% 72,9 9,0% 116,9 14,7% 91,2 11,2% 91,2 11,2% 141,2 17,7% 106,8 13,1% 106,8 13,1% 165,5 20,8% 140,0 17,2% 140,0 17,2% ,3 29,4% 168,5 20,7% 168,5 20,7% 303,1 38,0% 223,5 27,5% 223,5 27,5% 371,9 46,7% 287,6 35,4% 287,6 35,4% 440,7 55,3% 353,2 43,4% 353,2 43,4% ,1 64,1% 401,8 49,4% 401,8 49,4% 581,6 73,0% 462,6 56,9% 652,0 81,8% 528,1 64,9% 722,4 90,6% 582,7 71,6% ,1 92,9% 668,1 82,1% 757,9 95,1% 712,6 87,6% 775,6 97,3% 757,1 93,1% 793,3 99,6% 801,6 98,5% ,2 99,7% 807,5 99,3% 795,1 99,8% 813,4 100,0% 796,0 99,9% 796,9 100,0% 23

25 Bilag 4.3 Økonomisk færdiggørelse (observationer) - Fase 4 Løbende indeks År Oprindelig Investeringsp rofil (mio. kr.) Pct. af total ,0 1,4% Revideret Investeringsprofil (mio. kr.) Pct. af total Akkumuleret forbrug (mio. kr.) Pct. af total 2,0 2,8% 3,0 4,2% 4,0 5,7% 0,0 0,0% 0,0 0,0% ,7 12,4% 2,9 5,2% 2,9 5,2% 13,5 19,2% 4,3 7,8% 4,3 7,8% 18,2 26,0% 4,7 8,5% 4,7 8,5% 23,0 32,7% 6,4 11,6% 6,4 11,6% ,2 43,0% 7,0 12,6% 7,0 12,6% 37,4 53,3% 17,6 31,7% 44,6 63,5% 27,0 48,7% 51,9 73,8% 36,8 66,4% ,8 79,4% 45,6 82,3% 59,7 85,0% 47,2 85,2% 63,7 90,6% 48,8 88,1% 67,6 96,3% 50,4 91,0% ,3 97,2% 52,9 95,5% 68,9 98,1% 55,4 100,0% 69,6 99,1% 70,2 100,0% 24