Rapportering for 1. kvartal Udbygning af Sygehus Lillebælt, Kolding Sygehus

Transkript

1 Rapportering for 1. kvartal 2016 Udbygning af Sygehus Lillebælt, Kolding Sygehus

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Kortfattet status Rapportering Byggeriets fremdrift Projektets økonomi Risikovurdering Kvalitet og indhold Styringsmanual Bilag

3 1 Indledning Kvalitetsfondsbyggeriet på Kolding Sygehus indeholder en om- og udbygning af Kolding Sygehus. Projektet er opdelt i 4 faser: 1) Etablering af mor/barn center 2) Etablering af fælles akutmodtagelse (FAM) 3) Etablering af ny sengebygning og ny hovedindgang 4) Renovering og ombygning af eksisterende bygninger Hovedformålet med om- og udbygningen af det eksisterende sygehus er at samle akutfunktionerne for Sygehus Lillebælt på Kolding Sygehus. 2 Kortfattet status Figur 1 Trafiklysmarkering Samlet status Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Økonomi Uændret Uændret Uændret Uændret Uændret Tid Uændret Uændret Uændret Uændret Uændret Kvalitet Uændret Uændret Uændret Forværret Uændret Økonomi Figur 1 viser, at økonomisk rapporteres projektet overordnet fortsat i gult, idet det stadig er en væsentlig mængde af risikoparametre, som er gældende (jf. afsnit 3.3. Risikovurdering). Dette skal ses i sammenhæng med at projektet nu er så fremskredet, at en del af risikoelementerne er indarbejdet i projektøkonomien. Der gennemføres løbende optimerende projektjusteringer for at imødegå de økonomiske udfordringer. Senest er der foretaget en gennemgang af samtlige entrepriser for at identificere kontraktlige ydelser, som ikke er nødvendige, eller som ikke ønskes udført. Den afledte økonomi heraf indarbejdes i byggeregnskabet henover 2. kvartal Det økonomiske risikobillede har gjort, at det i 1. kvartal 2016 har været nødvendigt at foretage en omdisponering af anskaffelsesbudgettet, så projektets økonomiske risikoprofil afspejler sig i den økonomiske resserve. Projektet har i sin gennemførelsestid opereret med et change request katalog. Dette har indeholdt en række elementer, der er implementeret i projektet inden for nogle givne tider, og handlemulighederne har som naturlig følge været bygget op omkring byggeriets fremdrift. I løbet af 2. kvartal 2016 vil hovedparten af elementerne i kataloget ikke længere 2

4 være tilgængelige. Derfor er der igangsat en proces, hvor projektet arbejder med et andet form for projekttilpasningskatalog. Change requestkataloget suppleres således af en aktualiseret liste over igangværende og mulige projektoptimeringer. Denne liste danner baggrund for at kunne forcaste den fradragsøkonomi, som vil kunne hentes i entrepriserne. Dette med henblik på hele tiden af sikre tilstrækkelige handlemuligheder inden for projektet. Set i lyset af tidligere effektuerede optimeringer og besparelser vurderes projektet sammenholdt med identificerede handlemuligheder fortsat at have mulighed for at imødegå identificerede og forecastede udfordringer. Tid På tidsparameteret rapporteres fase 2 fortsat i gult, idet gennemførelsen af arbejderne kræver en meget tæt koordinering med klinikken hvilket gør at der ikke kan opsættes en så deltaljeret og præcis tidsplan som ønsket. Fase 2 har anlægsmæssig sluttermin medio juli Fase 3 rapporteres i grøn, da der pr. 22/ er udsendt ny gældende tidsplan. Uagtet at der er mindre afvigelser fra fase 3 tidsplanen vurderes disse ikke kritiske. Dog skal det bemærkes, at området, der er udlagt til at blive indrettet som daghospital, forventeligt ikke kan færdiggøres sammen med den øvrige sengebygning. Fase 3 har anlægsmæssig sluttermin d. 4/ herefter pågår indregulering og mangelafhjælpning. Daghospilalet kører efter særskilt tidsplan og forventes afsluttet i oktober Fase 4 vurderes uændret, da der er et detaljeret grundlag at gennemføre delprojekterne efter. Detailplanlægningen af delprojekterne i fase 4 gennemføres nu. Projektet følger med mindre væsentlige afvigelser de tilrettede tidsplaner. Den overordnede tidsplan fremgår af bilag 1. Arbejderne omkring den nye hovedindgang er blevet forskudt i forhold til tidligere planlægning, men aktiviteterne har ikke været på kritisk vej. Derfor er den overordnede rokadetidsplan heller ikke påvirket af forskydningen. Dog har rådgivers udskydelse af delprojektet nu betydet, at der ikke længere er noget slack i tidsplanen, og det betyder samtidig at gennemførelsen af udvendige arbejder er presset i forhold til at blive færdiggjort sammen med den øvrige færdiggørelse af fase 2-3. For sengebygningens vedkommende er der udmeldt en ny tidsplan. Denne er senest revideret i januar Planen indeholder erfaringerne fra gennemførelsen af sengebygningen frem til nu. Til trods for at tidsplanen nu afspejler den bedst mulige byggetakt, er der fortsat en række udfordringer, som giver mindre afvigelser fra planen. Afvigelserne forventes ikke at få indflydelse på ibrugtagningstidspunktet. Det er besluttet at indrette daghospital i en ½ sengeetage. Der foreligger nu skitseforslag til indretningen og arbejdernes gennemførelse planlægges. Området forventes at stå færdigt efter de øvrige sengeetagers færdiggørelse. 3

5 For fase 4 er forberedelsen til projekterne vedrørende kontorer, skopistue, udvidelse af intensiv og ambulatoriefunktioner i gang. Delprojekterne har forskellige færdiggørelsesgrader, men er alle på planlægnings- og projekteringsstadiet. I 2. kvartal 2016 opstartes udvidelsen af skopien og til dels indretning af ambulatorier. For fase 4 projekterne er der fokus på rokader og afhængigheder til andre delprojekter. De fysiske arbejder i forbindelse med Dialysen og blodprøvetagning pågår og følger, med enkelte afvigelser den gældende tidsplan. Der har været et større fremdriftsmæssigt tilbageløb i dialysen på grund af vandindtrængning. Dette er dog håndteret, og byggeriet forventes færdigt i juli 2016 og er således fortsat klar til Dialysens planlagte indflytning fra Fredericia. I overensstemmelse med byggeriets fremdrift og stade er forberedelser til indflytningen samt ibrugtagning af de resterende nye områder startet. Der er igangsat både en teknisk, organisatorisk og klinisk proces. Kvalitet Projektet vurderes fortsat, at overholde de fastlagte kvalitetskrav, og projektet rapporteres uændret i grønt, hvad angår kvalitetsparametrene. Dog rapporteres fase 3 forværret i gult, da det er konstateret, at der i sengebygningens facader er anvendt vindspærrepladesom indeholder MgO. Vindspærrepladerne skal, efter anbefaling fra ekstern rådgiver, udskiftes. Dette kan håndteres uafhængig af projektets resterende tidsplan. Det er en klar forudsætning og forventning, at den endelige kvalitet og funktion af sengebygningens facade ikke bliver påvirket af udskiftningen. I det kliniske spor forberedes det kliniske personale samt servicepersonalet på nye koncepter og arbejdsgange i deres daglige arbejde. For at sikre en overordnet struktur for arbejdet er der nedsat en Styregruppe for rokadeplanlægning, som i udgangspunkt består af Direktionen, lederne på service/stabs-områderne samt kliniske repræsentanter. 4

6 3 Rapportering 3.1 Byggeriets fremdrift Udbygningen af Kolding Sygehus er opdelt i 4 faser. Udbygning fase 1 mor-barn-center Udbygning fase 2 og 3 akutmodtagelse, ny hovedindgang og ny sengebygning. Udbygning fase 4 renovering og ombygning af eksisterende bygninger. Figur 2.1 Byggeriets fremdrift Samlet set følger byggeriet den forventede økonomiske fremdrift. Indkøb på anskaffelsespuljen forløber planmæssigt, og der foretages løbende en validering af disponeringen af puljen. Der arbejdes fortsat med den forudsætning at eksisterende udstyr og inventar, der generelt er af høj standard, skal genanvendes. Der er inden for puljen prioriteret patientnært udstyr i nødvendigt omfang. Der er foretaget en omprioritering af anskaffelsespuljen primært hvad angår medicoteknisk udstyr, dette har givet en besparelse på budgettet til medicoteknisk udstyr. Denne besparelse henstår indtil videre udisponeret og repræsenterer en del af den samlede projektreserve, der til sammen udgør projektets økonomiske robusthed. Besparelsen har betydet at der kan overflyttes 12,3 mio. kr. fra anskaffelsesbudgettet til projektreserver under fase 2/3. Projektet overholder fortsat den overordnede tilsagnsbetingelse, herunder kravet til fordeling mellem patientnært og ikke patientnært udstyr. 5

7 Udbygning fase 2 og 3: Figur 2.2 Byggeriets fremdrift Fase 2+3 Fase 2 (FAM): FAM sengeafsnit og tilhørende administrative funktioner er taget i brug. Primo april 2016 starter driften af nyt OP-afsnit og Røngtenområde. Der er indflytning i det nye opvågningsområde ultimo maj. Indflytning i det nye receptionsområde sker midt maj. Frem til juli 2016 vil der således være løbende ibrugtagning af både nybygnings- og ombygningsdelen. I forhold til afleveringsprocessen er der sket en en del-aflevering af det meste af nybygningsdelen. Frem mod delsagens færdiggørelse vil det være de indvendige arbejder, som er omdrejningspunkt for sagens gennemførelse. Denne del må anses for at være den teknisk og koordineringsmæssigt største udfordring i området. Der er foretaget en række for-registreringer, der danner baggrund for gennemførslsen. Gennemførelsen af delprojektet planlægges i tæt kontakt med de kliniske afdelinger. Kolding Kommune har som planlagt i efteråret 2015 startet udvidelsen af vejkryds omkring sygehusets matrikel. Der er afholdt koordinerende møder, så dette arbejde kan planlægges i overensstemmelse med sygehusets drift og byggeriets transporter. Arbejdet gennemføres uden mærkbar påvirkning af sygehusets logistik. Det første vejkryds er færdigt, og det næste forventes opstartet midt Projektets udvendige arbejder er ligeledes opstartet planmæssigt og er frem til nu gennemført uden komplikationer. Sagen om syn og skønsforretningen vedr. placering af ansvaret for det tidligere angreb af skimmelsvamp i en del af de indvendige vægge i nybygningen kører fortsat. Der forventes afgørelse i sagen inden for 6-12 måneder. 6

8 Under hensyntagen til den kliniske drift tilrettes arbejdstakten løbende for så vidt angår ombygningsarbejder i eksisterende områder. De indvendige ombygningsarbejder har været svært håndterlige i planlægningsmæssig sammenhæng. Arbejderne i området kræver særlig planlægning og hensyn til den omkringliggende kliniske drift. Der er opstået mindre forskydninger, dog har disse ikke haft indflydelse på sagens overordnede ramme. Fasen forventes endeligt afsluttet i juli Herefter er FAM fuld funktionsdygtig, dog er den fulde kapacitet afhængig af den øvrige færdiggørelse af kvalitetsfondsprojektet. Fase 3 (Ny hovedindgang): Forhallen er nu lukket - både med tag og ny facade. De indvendige arbejder omkring gulve og overflader er påbegyndt og der arbejdes sideløbende med projektering af et forslag til den indvendige indretning af de tilstødende lokaler til forhallen. Færdiggørelsen koordineres med de omkringliggende projekter fx blodprøvetagning. Fase 3 (Sengebygning): De indvendige arbejder er fortsat i gang og gennemføres i princippet som 2 halvdele, hvor der arbejdes ned gennem den sydlige halvdel og herefter starter ovenfra i den nordlige. Det betyder, at byggeriet vil blive løbende færdiggjort og giver mulighed for at iværksætte bygherreleverancer og tekniske gennemgange løbende. Dette forkorter den planlagte periode uden for entreprisearbejderne til klargøring forud for klinisk drift. Der er udarbejdet ny gældende tidsplan af 22. december 2015, som er styrende for den resterende del af gennemførelsen af sengebygningen. Tidsplanen er yderligere bearbejdet og senest udsendt i en revision i januar måned. Entreprenørene følger i store træk tidsplanen, der opleves dog en række mindre afvigelser fra planen. Afvigelserne forventes dog ikke at få indflydelse på den planlagte indflytning i sengebygningen. Indflytning i sengebygningen starter for sengeafsnittenes vedkommende i september og forventes afsluttet primo december Konstaterinen af, at der i sengebygningens facade er anvendt en vindspærreplade, der indeholder MgO, har medført involvering af advokatbistand for afklaring af ansvarsforhold og procesforløb. Der skal, iht. Konsulentanbefalingen, ske en udskiftning af pladerne, hvilket dog kan ske uafhængig af projektets resterende tidsplan. Udskiftningen forventes ikke at påvirke brugen af sengestuerne. Der er på baggrund af den eksterne juridiske vurdering afsendt reklamationsskrivelser til entreprenør og totalrådgiver. Entreprenør og totalrådgiver har meddelt at de ikke erkender et ansvar i sagen og dermed ikke vil bære omkostningerne til udskiftning af MgO pladerne. Dialog mellem parterne pågår. 7

9 Det foreløbige skøn over den økonomiske udgift foranlediget af forholdet er mellem mio. kr. Indtil ansvarsforholdet er belyst, kan det eventuelle og sandsynlige økonomiske udfald for projektet ikke vurderes. For den halve sengeetage, som indrettes til daghospitalsfunktion, er der nu udført skitseforslag. Af hensyn til byggeriets fremdrift køres en del af de plads- og håndteringstunge materialer nu op på etagen, så disse står klar, når de skal bruges i området. De fremtidige strukturelle - og driftsmæssige rammer for funktionen er afklaret og brugerprocessen er afsluttet. Styregruppen for Ny Kolding Sygehus og Sygehus Lillebælts Direktion har godkendt, at der i projektet implementeres 2 lagerautomater. Implementeringen er indarbejet i gældende tidsplan for sengebygningen, og automaterne planlægges idriftsat sammen med indflytningen i sengebygningen. Udgiften til indkøb af automaterne er disponeret i anskaffelsesbudgettet. Fasen forventes afsluttet i august 2016, hvorefter der vil ske indflytning fra september Fase 4 (overordnet beskrivelse): Projekterne under fase 4 er under overordnet detailplanlægning, hvad angår indhold og gennemførelse. Projekterne er indbyrdes afhængige og kræver sammen med øvrige projekter ca. 70 nødvendige rokader af varierende kompleksitet. Fase 4 projekter med bindinger til ibrugtagning af sengebygningen gennemføres under hensyntagen til sengebygningens færdiggørelse. De nødvendige ombygninger til kontorer og fremtidige ambulatoriefunktioner er således fortsat planlagt gennemført etapevis efter ibrugtagning af henholdsvis FAM og den nye sengebygning. Den endelige indflytning fra Fredericia sker sammen med den interne rokade af sengeafdelinger efter sengebygningens færdiggørelse. Indflytning i sengebygningen planlægges fortsat i uge 48, hvor Medicinsk Afdeling samt dialysen rykker ind i Kolding. Fase 4 (Dialyse og blodprøvetagning) De fysiske arbejder i dialyseprojektet pågår i henhold til gældende tidsplan. Rokader og opretholdelsen af den kliniske drift har betydet ændring af projektets etapeplanlægning, og den endelige afleveringsdato for dialyseprojektet forventes fortsat forskudt med ca. 10 uger. Desuden har der været vandindtrængning i byggeområdet, hvilket har betydet tilbagegang og dermed en forsinkelse. Dialyseprojektet er ikke på kritisk vej og har derfor ikke indflydelse på afleveringsdatoen for det samlede kvalitetsfondsprojekt. Projektets sidste etape vedr. etablering af blodprøvetagning ved den nye hovedindgang er startet 1. januar 2016 som planlagt. Delprojektet forventes færdigt i juli

10 Fase 4 (Tilpasning af funktionerne i dagkirurgien) Der er indgået kontrakter på entreprisearbejderne, og projektet forventes opstartet i uge 18. Projektet gennemføres frem til uge 34. Fase 4 (Udvidelse af intensiv) På grund af projektets stade er der nu bedre mulighed for at vurdere den fremtidige og nødvendige intensive kapacitet sammenholdt med den eksisterende kapacitet. Der er udfærdiget projektforslag som endeligt valideres i 2. kvartal Fase 4 (Tilpasning af nuværende sengeafsnit til ambulatorieområder) Brugermøder pågår med henblik på indretning af de fremtidige ambulatorieområder. Tilpasningerne sker primært i løbet af 2016, men vil strække sig frem til starten af 2017 og følger overordnet tidsplaner for rokader og byggeriets øvrige projekter. Fase 4 (Ombygninger og indretning til kontorer) Der arbejdes med det overordnede koncept for kontorfaciliteter. Kontorerne placeres delvist i udflyttede sengeafdeling i blok 5 samt i dele af psykriatrien. Planlægningen af arealdisponeringen sker i samarbejde med psykiatrien, så indflytningen kan afspejle frigivelsestakten. Figur 2.3 Byggeriets fremdrift Fase 4 9

11 Indflytning og ibrugtagning Projektet har i 4. kvartal 2015 draget de første erfaringer med den struktur, som er skabt omkring projektets rokader. Der foretages løbende små tilpasninger af konceptet, og de opnåede erfaringer indarbejdes i det fremadrettede arbejde. Som en følge af projektets stade er grundige forberedelser til processer omkring indflytninger samt ibrugtagning af de nye områder startet. Processerne involverer mange interessenter. Processerne inkluderer den tekniske og Medico-tekniske indflytning, og de vil parallelt omhandle arbejdet med at forberede det kliniske personale på nye koncepter og arbejdsgange i deres daglige arbejde. Der er et projektorienteret fokus på de mulige konsekvenser af en klinisk-organisatorisk forandringsproces. Der er i organisationen fokus på både forberedelserne til indflytningen, selve indflytningen samt den fremtidige drift. Som ses af afsnit 3.3. Risikovurdering omhandler en stor del af denne afrapporterings elementer i top 10 netop risici i forbindelse med rokader og indflytning. Som et led i rokadearbejdet foretages opfølgning på interessenter og bidragsyders stade i forhold til rokadens milepæle. Dette sker i erkendelse af, at rokaderne er indbyrdes afhængige både i klinisk og byggeriperspektiv. Kontinuitet og overholdelse af rokadestrukturen er således afgørende for, at planerne kan overholdes fx lukning af Fredericia Sygehus. 10

12 3.2 Projektets økonomi Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og fremdrift 2016-priser Delprojektoversigt Oprindeligt budget* Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift Korrigeret budget* Forbrug til Disponeret forbrug til Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug Evt. difference: budget og forventet forbrug (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Mio. kr., faste priser (2016-pl) (stade) Planlagt færdiggørelsesgrad Realiseret færdiggørelsesgrad Fase 1, Mor Barn centret 86,0 85,8 85,8 0,0 0,0 85,8 0,0 100% 100% Procent Fase ,8 - byggeentrepriser Heraf: - Fremskudte arbejder 55,3 54,8 0,0 0,5 55,3 0,0 99% 99% - Blok ,9 97,3 8,0 0,5 105,9 0,0 93% 92% - Blok ,8 234,4 28,9 4,6 267,8 0,0 88% 87% - Fælles 219,9 155,3 40,9 23,7 219,9 0,0 74% 70% - IT/Medico/Apparatur 101,7 90,3 31,1 60,9-1,8 90,3 0,0 41% 34% - Omkostninger 88,2 103,2 96,2 6,7 0,3 103,2 0,0 95% 93% - Kunst 3,6 3,5 1,8 1,1 0,7 3,5 0,0 45% 49% Fase 4 72,2 53,8 26,4 8,8 18,5 53,8 0,0 56% 49% 0,0 Projektafdeling inkl. feriepenge 32,9 29,9 23,5 6,4 29,9 0,0 78% 78% 0,0 I alt investeringsramme 1.015, ,4 806,6 155,4 53, ,4 0,0 81% 79% * korrigeret budget: Aktuelt styrende budget Blok 4 indeholder blodprøvetagning (Fase 3) Blok 6 indeholder akutmodtagelsen samt billeddiagnostikken (Fase 2) Blok 8 indeholder FAM-senge samt OP og opvågning (Fase 3) Blok 9 indeholder den nye sengeoverbygning (Fase 3) Fase 1 er både bygningsmæssigt og økonomisk afsluttet. Den realiserede færdiggørelsesgrad i skema 1 er baseret på en konkret vurdering af, hvor stor en andel af arbejdet, som er udført. Vurderingen tager dels udgangspunkt i en konkret vurdering af forholdene på byggepladsen samt referater fra byggemøder, og dels en specificering baseret på det reelle bogførte forbrug. Denne metode er valgt, idet der i projektet ikke godkendes fakturaer, medmindre arbejdet er udført, og det vurderes derfor, at det bogførte forbrug er samstemmende med det realiseret arbejde. De planlagte færdiggørelsesgrader er udarbejdet i overensstemmelse med de generelle principper og tager udgangspunkt i det forventede forbrug for 1. kvartal 2016 estimeret i forbindelse med kvartalsrapporteringen fra 4. kvartal Sammenligning mellem realiseret og planlagt færdiggørelsesgrad giver viden om, hvorvidt der i kvartalet er indtrådt forhold, som ikke var forventet. Dette, set i sammenhæng med 11

13 vurderingen af projektets træk på UFO, vurderes at give et retvisende billede af projektets fremdrift. Den realiserede og planlagte færdiggørelsesgrad for blok 6-8 er næsten sammenfaldende. Gappet mellem færdiggørelsesgraderne er mindsket betydeligt i forhold til sidste rapportering. Dette var forventeligt, idet differencen ved sidste rapportering skyldes en forskydning i færdiggørelsesgraden på centrale anlæg i forbindelse med delafleveringen af FAM. Det har derfor været muligt at indarbejde den justerede takt i forecast for forbruget i 1. kvartal Dette gør sig ligeledes gældende for arbejderne i blok 4-9. Den realiserede færdiggørelsesgrad for fælles-delen af Fase 2 og 3 er mindre end den planlagte. Der var forventet et forbrug på 30 mio.kr. i 1. kvartal 2016 og der er realiseret et forbrug på 27 mio. kr.. Differencen skyldes dels, at installationen af køleanlæg og indregulering af ventilation gennemføres senere end forudsat, og dels at sanitetsleverancen til sengebygningen opstartes senere end forudsat. Der er altså alene tale om forskydninger i udgiftsprofilen. Den realiserede færdiggørelsesgrad for anskaffelsesbudgettet er mindre end den planlagte. Dette skyldes blandt andet at installationen af OP-udstyr og MR-skanner er blevet lidt forsinket i forhold til forudsat. Primært som følge af udfordringer med køl. Dette har også haft afledte konsekvenser for indkøb af løst inventar til rummene. Ydermere har man valgt at udskyde indkøbet af løst inventar til sengebygningen en anelse, så man kunne drage fuld nytte af erfaringerne fra ibrugtagning af FAM. Færdiggørelsesgraderne for omkostningsbudgettet følger stort set hinanden, og differencen er udelukkende et udtryk for at forbruget på omkostninger følger de tids- og dermed udgiftsmæssige forskydninger der ellers er i investeringsprofilen. Den realiserede færdiggørelsesgrad for kunst er større end den planlagte. Dette skyldes at man på FAM-delen er nået længere end forudsat. Der er udelukkende tale om tidsforskydninger. 12

14 Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Løbende priser I alt I alt Andel Fase 09-pl af total, pct. Mio. kr. (årets priser) PL indeks 100,0 101,0 102,8 105,4 106,5 108,1 109,6 111,3 111,3 - - Delprojektoversigt Fase 1, Mor Barn centret 1,5 29,9 32,4 14,9 0, ,1 77,1 8% Afsluttet Fase 2/3 incl. projektkonkurrence byggeentrepriser Heraf: Fremskudte arbejder ,6 33,7 2,0 0,0 0,5-52,8 49,7 5% Udførelse - Blok ,4 51,5 31,3 12,2-103,5 95,1 10% Udførelse - Blok ,5 112,5 92,7 47,9-262,6 240,6 26% Udførelse - Fælles ,4 35,9 82,3 82,3 9,2 217,2 197,6 22% Udførelse - IT/Medico/Apparatur ,4 23,1 64,8 1,6 89,9 81,1 9% Udførelse - Omkostninger - 1,7 32,3 17,5 12,9 10,2 12,7 10,0 0,9 98,3 92,7 10% Udførelse - Kunst ,0 0,0 0,5 0,4 2,5-3,5 3,2 0% Udførelse Fase ,0 4,4 16,8 24,1 6,0 53,3 48,3 5% Udførelse/Projektering Projektafdelingen - 1,2 4,0 3,5 4,3 4,3 4,2 4,5 2,9 28,9 26,9 3% I alt investeringsramme 1,5 32,7 68,7 52,5 78,7 221,8 263,6 248,9 20,6 989,1 912,2 100% ,5 0,4 0, heraf IT, udstyr, apparatur* - - 0,8 5,0 0,7 1,2 32,6 58,7 6,2 105,2 103,0 11% - heraf reserver i alt ,5 3,5 9,0 8,1 1% Prioriterings- og besparelseskatalog ,5-5,5 4,9 1% Beløbet afsat til change requests tager udgangspunkt i den besparelsesparelsesstrategi, der er godkendt af regionsrådet den 24. november 2014, samt yderligere besparelser af tekniske karakter, der er identificret af projektet. *Feltet I alt 09-pl beregnes som summen af det årlige afløb i faste priser. Fastprisberegningen foretages på baggrund af en årlig stigning på 0 pct. fra , herefter benyttes den årlige stigningstakst på det regionale anlægsområde med 2014 som basisår. Sundheds- og Ældreministeriet har besluttet, at korrigere indeksfremskrivningen af det tilsagnsforudsatte forbrug af IT og apparatur, men samtidig fastholde den overordnede økonomiske ramme. Dette har, sammenholdt med en gunstig udvikling i prisniveauet og en omprioritering af puljen, åbnet mulighed for at styrke projektets økonomiske robusthed. Der er i forbindelse med denne rapportering derfor foretaget en overflytning af 12,3 mio. kr. i løbende priser fra anskaffelsespuljen til fælles-budgettet i Fase 2/3. Projektet overholder fortsat kravene til patientnære anskaffelser. Der er i nærværende investeringsprofil foretaget en effektuering af tidligere besluttede besparelsesstrategier, hvilket har betydet en opjustering af omkostningsbudgettet som følge af realiserede besparelser til entrepriserne. Der er sket en revision af investeringsprofilen som følge af konsekvenserne af tidsforskydningerne og de deraf følgende omprioriteringer af aktiviteter. Den løbende optimering af tidsplaner samt prioriteringen af anskaffelserne har og vil fortsat have løbende konsekvens for investeringsprofilen. Der sker ligeledes en intern justering i delene af fase 2 & 3, idet der løbende foretages en validering af forecast på UFO og forventede indeksudbetalinger på de enkelte entrepriser. Der foretages løbende en opfølgning af uforudsete udgifter (UFO) på entrepriseniveau. Opfølgningen vurderes i forhold til status på UFO-budgettet. 13

15 Der er ligeledes foretaget en vurdering af, hvorvidt der fortsat er projektreserver i projektet til at imødegå eventuelle udfordringer. Projektafdelingen vurderer, at der med den netop foretagne justering og omprioritering fortsat i projektet er de fornødne handlemuligheder, der sammenholdt med budgettet til uforudsete udgifter, giver den nødvendige økonomiske robusthed. Robustheden vurderes løbende og der foregår løbende en kvalificering af de identificerede projektreserver. I de foregående rapporteringer har en stor del af projektets reserver været udgjort af et change request katalog. Størstedelen af de optioner som udgjort change requests udløber endelig i løbet af 2. kvartal Derfor arbejdes der nu med en anden form for projekttilpasningskatalog, som indeholder igangværende og mulige projektoptimeringer. Der er i 1. kvartal 2016 foretaget en gennemgang af samtlige entreprisekontrakter. I forbindelse med denne gennemgang er der identificeret flere projektoptimeringer. Idet der primært er tale om tekniske besparelser er der fortsat udelukkende tale om projekttilpasninger som ikke har konsekvens for projektets kvalitet. De økonomiske konsekvenser heraf er indarbejdet i byggeregnskaberne i løbet af 2. kvartal Projektet har på nuværende tidspunkt en samlet reserve inkl. change request på ca. 14,5 mio. kr. jf. nedenstående tabel. Identificerede besparelser Estimat kontraktgennemgang Slut/stade vurdering før besparelser Change request katalog Samlet projektmæssig robusthed 2,7 mio. kr. 2,5 mio. kr. 3,8 mio. kr. 5,5 mio. kr. 14,5 mio. kr. Det vurderes, at projektet fortsat har den nødvendige økonomiske robusthed. Dette ses i et aktualiseret change request katalog, der repræsenterer økonomiske handlemuligheder for den resterende gennemførelsesperiode. Udgifterne til fase 4 dækker på nuværende tidspunkt primært over omkostninger i forbindelse med dialysen, donortapningen, hjælpemiddeldepot, etableringer af skopistue samt klyngekøkkenet. Der pågår fortsat, i samarbejde med regionsstabene, en undersøgelse af, hvorvidt udviklingen i P/L-indeks er samstemmende med udviklingen i byggeprisindekset, og hvorvidt en eventuel difference vil være problematisk for projektets økonomi. Risikoen er fortsat gældende, men dog ikke en del af top-10. I bilag 2 er anført et forventet forbrug på ca. 76,9 mio. kr. i 2. kvartal

16 3.3 Risikovurdering Figur 3 Risikovurdering på top 10 Nr. ID Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet 1 57 Potientielle voldgiftssager Ny Ny Ny 2 48 Omfang af installationsomlægninger større end projekteret Uændret Uændret Forværret 3 53 Arbejdstidsplaner Uændret Uændret Uændret 4 55 Overtagelse/ idriftsætning Forbedret Forbedret Uændret 5 60 Integration af tekniske systemer Uændret Uændret Uændret 6 12 Udskiftning og bemanding hos byggeledelse/ Tilsyn Ny Ny Ny 7 58 Rokade og flytteprocesser Uændret Uændret Uændret 8 59 Konsekvenser af udstyrs- og leveranceprioritering Uændret Uændret Uændret 9 61 Daghospital Uændret Uændret Uændret Projekttilpasninger som følge af medico udstyr Forbedret Uændret Uændret Ovenstående top 10 er en samlet vurdering af risici på tværs af byggeriets faser. Nærværende top 10 rating afspejler byggeprocessen, men er fokuseret omkring deciderede projektrisici. Risikoarbejdet gennemføres ud fra en model, der samler op på de projektrelaterede elementer i de grænseflader, projektet har til øvrige afdelinger og arbejdsområder. Således er drift, internt arbejdsmiljø, klinik og byggeplads repræsenteret i risikoarbejdet. Fra disse grupper indmeldes relevante overordnede risici til behandling i risikogruppen. I forbindelse med et internt projekt Sikker Kommunikation er der iværksat et arbejde, som blandt andet skal sikre, at der sker udveksling af relevant information omkring arbejdsmiljø og patientsikkerhed. Der er personsammenfald mellem disse grupper, så det sikres, at nødvendig information deles på tværs, og at der kan opsamles risikoelementer fra en bredere skare af fagområder. Seneste risikomøde er afholdt d. 15/

17 Risikomøderne følger en fast dagsorden, hvor alle undergrupper har mulighed for at byde ind med projektrelaterede risici. Samtidig behandles projektets aktuelle risikobillede, ligesom nye projektrisici behandles. Projektets overordnede risikoelementer koncentrerer sig i hovedtræk om aflevering og idriftsætning og derudover risikoelementer, der hæfter sig op på installationer. Overordnet er der foretaget en række tiltag for at imødegå disse elementer. Hovedelementerne i de iværksatte tiltag omkring aflevering og idriftsætning er, at der i regi af servicefunktionerne og driftafdelingen sker en detaljeret forberedelsesproces forud for idriftsætningen. Der er planlagt overdragelsesmøder på fagniveau, og projektets fagansvarlige indfører driftorganisationen i de tekniske og driftmæssige forhold forud for overdragelsen. Herved har driften mulighed for at planlægge nødvendige tiltag i tide forud for nybygningernes faktiske drift. Der gennemføres præinstallationsgennemgange af installationer, så eventuelle ændringer kan håndteres inden aktiviteterne gennemføres i henhold til tidsplanen. Tilsvarende afholdes systematiske koordineringsmøder med medico-teknisk afdeling. Herved imødegås de installationsmæssige tilpasninger, der er nødvendige som følge af udstyrsleverancerne. Tilsvarende vil observationer og øvrige konstaterede forhold blive indarbejdet i byggeriets flow for at sikre, at forholdene ikke giver udslag i en forlængelse af tidsplanen med eventuelle yderligere tidskrav til følge. De enkelte tiltag fremgår af nedenstående risikooversigt. Den samlede økonomiske konsekvens af top 10 risici vurderes ud fra en successiv kalkulation og sammenholdt med sandsynligheden for at risikoen indtræffer at være ca. 3,47 mio. kr. Anførte risikobeløb for de enkelte risici herunder er ligeledes opgjort på baggrund af 3-punktsestimater, hvorfor disse skal ses som økonomiske niveauer og ikke eksplicitte afledte omkostninger. 3-punktsestimaterne består af en minimumsværdi, maksimumsværdi og en mest sandsynlig værdi, såfremt hændelsen indtræffer. En del af de identificerede risici overgået fra at være risikoelementer til at være reelle hændelser og den økonomisk afledte konsekvens er således indarbejdet i projektøkonomien. Det vurderes, at der inden for projektet er mulighed for at skabe den tilstrækkelige økonomiske reserve til gennemførelse af projektet inden for kvalitetsfondens rammer. De tidsmæssige risici afspejles i projektets status for tid i figur 1 Trafiklysmarkering. Ligeledes er forholdene omkring projektkvalitet beskrevet under et særskilt afsnit i rapporten. 16

18 1. Potentielle voldgiftssager Projektet oplever en række meget voldsomme, dog udokumenterede krav, som projektet ikke kan behandle, da der ikke er vilje til at dokumentere de krav, der fremlægges. Det må vurderes som sandsynligt at en eller flere sager kan udmønte sig i juridiske efterspil herunder voldgiftsager. Da det ikke er muligt at vurdere entreprenørernes reelle krav og berettigelsen hertil medtages risikoelementet i risikoregistret. Der forventes ingen tidsmæssig indflydelse på projektet. Tiltag: Der foretages løbende afklaring af uoverensstemmelser i det omfang, det er muligt. Desuden inddrages både intern og ekstern juridisk bistand for at afdække muligheden for afklaring og afgørelse inden voldgift. Sandsynligheden for, at risikoen indtræffer, vurderes til at være høj. Udgiften, hvis risikoen indtræffer sammenholdt med sandsynligheden for, at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 1,75 mio. kr. 2. Omfang af installationsomlægninger større end projekteret Søjlerokaderne har vist, at projektet har nogle mangler hvad angår installationer i eksisterende byggeri. Dette vil forventeligt også være tilfældet for ombygningsarbejderne i FAM. Samtidigt må det forventes, at der udover et mangelfuldt installationsprojekt er afledte konsekvenser i form af uklare entreprisegrænser. Tiltag: Der foretages en fysisk gennemgang af områder samt en granskning af projektmateriale. De nødvendige arbejder planlægges så tidligt som muligt for at undgå tidsmæssig konsekvens. Samtidig er der stor opmærksomhedhed på, at der gennemføres det nødvendige og kompetente fagtilsyn på installationsprojekter. Desuden foretages en tidlig kapitalisering af afledte omkostninger for at sikre de nødvendige reserver. Tiltag igang, men ikke afsluttet. Sandsynligheden for, at risikoen indtræffer, vurderes til at være høj. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem 0,5 1,0 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 0,39 mio. kr. 3. Arbejdstidsplaner Der foreligger nu arbejdstidsplaner for de enkelte projekter. Det forsøges løbende at optimere planerne, hvilket dog kan resultere i et ikke entydigt referencegrundlag. Der pågår fortsat en række forhandlinger på baggrund af entreprenørkrav som følge af de reviderede, og gældende arbejdstidsplaner. Risikoelementet omhandler indvendige arbejder i fase 2. Tiltag: 17

19 De indkomne entreprenørkrav behandles og vurderes med hensyn til, hvorvidt de er berettigede. Der er aftale om deadline for fastlagte tidsplaner. Tiltag opstartet, men ikke afsluttet. Reduktionen i elementets økonomiske konsekvens er et udtryk for, at tidsplanen for fase 2 nu er formelt og endeligt juridisk gældende. Samtidig er en del af tidligere identificerede risiko indarbejdet i projektets økonomi. Sandsynligheden for, at risikoen indtræffer, vurderes til at være høj. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem 0,5 0,75 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden, for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 0,25 mio. kr. 4. Overtagelse/ idriftsætning Når så store områder skal overgå til drift på en gang, kræver det en helt særlig forberedelse. Dette gælder både for den kliniske drift, men også den tekniske del. For den tekniske del er projektet ikke udbudt med en løbende ibrugtagning, og entreprenørene skal derfor levere en ydelse, der ikke er indeholdt i deres kontrakt. Primært teknikentreprenørene får et forøget arbejde med at overlevere systemer og dokumentere tidligere og mere, end de har forudsat. Forudsætningen i estimatet er primært arbejdstimer til programmering, men også fysiske foranstaltninger. Der bliver gennemført processer for det kliniske personale, hvor de har mulighed for via simulering at udvikle nye arbejdsgange, inden de tager de nye rammer i brug. Dog vurderes der at være et risikoelement i, at klinik og teknisk drift kan opleve udfordringer i forbindelse med idriftsætningen, såfremt der ikke iværksættes helt særlige opstartsprocedurer. Tiltag: Styregruppen for rokadeplanlægning varetager de overordnede rammer på klinisk og driftsmæssigt niveau i forhold til at klargøre til indflytning og drift. Formålet er at skabe ejerskab og engagement hos de klinske afdelinger. Samtidig skal dette arbejde sikre, at nye arbejdsgange og samarbejdsformer forankres inden idriftsætning. Yderligere er indledt et formaliseret arbejde omkring systematisering af den tekniske overtagelse. Der er opstillet retningslinjer for, hvordan entreprenørerne skal dokumentere krav til drift og vedligehold. Samtidig er der defineret opstartskurser af tekniske anlæg. Tiltag er igang. Sandsynligheden for, at risikoen indtræffer, vurderes til at være høj. Dog er den økonomiske konsekvens af hændelsen begrænset da der er skabt klarhed over rollefordelinger og ressourceallokeringer til opgaverne. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem 0 0,75 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden for, at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 0,14 mio. kr. 18

20 5. Integration af tekniske systemer Alt nybyg leveres med nye tekniske systemer, og der skal sikres systemintegration til eksisterende driftsystemer. Udbygningsprojektet er udbudt i fagentreprise og det har ikke været muligt at definere alle tekniske systemer ligesom det heller ikke har været muligt at beskrive en ydelse, der dækker den systemintegration, som er i den resterende bygningsmasses tekniske systemer. Der er identificeret en række nye systemer, der kræver specifikke tiltag for sammenkobling med eksisterende systemer.derfor vil der forventeligt komme udgifter som rellaterer sig til at skabe de samme tekniske funktionaliteter som i resten af bygningsmassen. Tiltag: Nødvendige tiltag identificeres og vurderes implementerbare parallelt med byggeriets færdiggørelse. Implementeringen har betydning for bygningens driftsikkerhed. Der kan være nødvendige integrationstiltag som ligger ud over det kontraktuelt indeholdte. Gennemgangen og tiltag sker sammen med Klinikken og drift med henblik på så tidligst som muligt at iværksætte nødvendige indsatser. Sandsynligheden for, at risikoen indtræffer, vurderes til at være høj. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at have en anlægsmæssig økonomisk konsekvens på mellem 0,1 1,0 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 0,16 mio. kr. 6. Udskiftning og bemanding hos byggeledelse / fagtilsyn Der opleves udskiftning i bemanding hos totalrådgiver og frafald af medarbejder hos fagtilsyn. Desuden opleves, at ressourceallokeringen i afslutningsperioden til tider er mangelfuld. Dette betyder også, at det faste personale på projektet er mere belastet end ellers med risiko for yderligere frafald og sygemelding. Tab af viden på nuværende tidspunkt kan have afledt effekt på kvaliteten og økonomi. Tiltag: Der er indgået aftale med totalrådgiver om byggeledelse i forsinkelsesperioden, og der skulle således kunne forventes samme niveau som tidligere. Der skal opretholdes en dialog med totalrådgiver omkring at holde niveauet. Tiltag er startet, men ikke afsluttet. Sandsynligheden for, at risikoen indtræffer, vurderes til at være middel. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem 0-2,0 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 0,26 mio. kr. 19

21 7. Rokade og flytteprocesser I forbindelse med byggeriet skal der gennemføres store rokade- og flytteprocesser. Der pågår en detaljeret planlægning af rokader og flytninger, som er nødvendige for, at der opnås optimal drift i de nye rammer. På grund af de mange rokader belyses de organisatoriske, logistiske og personalemæssige konsekvenser. Processerne omhandler mange afdelinger og arealer på sygehuset og skal ske samtidigt med, at Klinikken er i fuld drift. Der pågår en detaljeret planlægning og gennemførelse af processer og brugerinddragelse både centralt fra og internt i afdelingerne. En succesrig rokade- og flytteproces understøtter kvaliteten i projektet og er en forudsætning for drift. Finansiering af flytteudgifterne skal afklares samtidig med en øvrig detailbearbejdning af udstyrsbudgettet. På nuværende tidspunkt forudsættes projektet at afholde udgifter til rokader og flytninger i det omfang som er budgetteret. Tiltag: De fysisk flytninger har interne sammenhænge mellem projekter, der giver risiko for refleksforskydninger. Organisationen opdateres løbende omkring rokadeplanens stade samt inddrages i både planlægning og gennemførelse af flytteprocesser. Se punkt 4. Overtagelse/ idriftsætning. Tiltag igang. Rokaderne betyder at der for så vidt muligt flyttes til permanente lokationer men da der ikke findes decideret rokadeplads vil der også blive tale om midlertidige placeringer. Såvel de fysiske rokader som de bygningsfysiske tilpasninger der er nødvendige for at opretholde driften skal afholdes indenfor projektet. Der er i budgettet som sådan ikke afsat fuld økonomi til disse rokader - Flytteprocesser er p.t. ikke indeholdt i budgettet, men muligheden i regnskabsinstruksen i forhold til at afholde udgiften ved siden af projektets ramme skal undersøges. Sandsynligheden for, at risikoen indtræffer, vurderes til at være middel. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem 0,5 1,5 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 0,2 mio. kr. 8. Konsekvens af udstyrs- og leveranceprioritering Der er foretaget en nødvendig prioritering af anskaffelsespuljen. Prioriteringen tilgodeser primærfunktioner og patientnært udstyr. Prioriteringen betyder tilvalg såvel som fravalg, og der er forudsat genbrug af inventar og udstyr i stort omfang. Dette har betydning for projektets fleksibilitet og kvalitet, og der vurderes en risiko for, at der er nødvendige indkøb, der ligger udover prioriteringen. Sene tilvalg kan have tidsmæssige konsekvenser, ligesom genanvendelse af udstyr giver risiko for nedbrud efter en udstyrsflytning. Dette er forbundet med en økonomisk risiko. Tiltag: Der er igangsat en forventningsafstemning med Klinikken og Serviceafdelinger i forhold til betydningen af den godkendte prioritering. Desuden er iværksat proces omkring bearbejdning af den resterende pulje. Udstyr, der planlægges flyttet og har en alder, der 20

22 nærmer sig erfaringsmæssig levetid, skal nøje overvejes, så der ikke bruges ressourcer på flytning og evt. efterfølgende udskiftning. Tiltag er opstartet. Sandsynligheden for, at risikoen indtræffer, vurderes til at være middel. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem 0,5 1,0 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden, for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 0,11 mio. kr. 9. Daghospital En ½ etage i den nye sengebygning skal indrettes til daghospital. Forud for indretningen er gennemført en intern proces vedr. den fremtidige drift af daghospitalet. Der har ligeledes været gennemført workshop og brugermøde vedrørende indretning. Planlægningen og udførelsen af Daghospital kan ikke gennemføres indenfor tidsplanen af det øvrige sengebygningsprojekt. Der vil være en klinisk udfordring, hvis færdiggørelsen ikke nåes sammen med den øvrige bygning. Da sengebygningens facade lukkes helt i uge 14 er der økonomiske konsekvenser forbundet med at få materialer til indvendige arbejder ind i bygningen. Tiltag: Der er iværksat indretning af området og detailprojekteringen pågår. Tiltag er opstartet. Sandsynligheden for, at risikoen indtræffer, vurderes til at være middel. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem 0,2 0,5 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden, for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 0,07 mio. kr. 10. Projekttilpasninger som følge af medico udstyr Bygherreleverancerne i form af medico-teknisk og teknisk udstyr kan give anledning til projekttilpasninger. På baggrund af gennemførte udbud vedrørende Medico-teknisk udstyr ses et behov for projekttilpasninger. De tilpasninger, der er kendskab til, går primært på områder, hvor der sker kapacitetsudvidelser. Det betyder, at de afledte tidsmæssige konsekvenser kan håndteres udenom kritisk vej. Tiltag: Samtlige områder med medico-tekniske leverancer gennemgås for at sikre, at der skabes overblik over nødvendige projekttilpasninger. Der er iværksat tæt koordinering med teknisk og medicoteknisk afdeling Tiltag er opstartet. Sandsynligheden for, at risikoen indtræffer, vurderes til at være høj. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at have en anlægsmæssig økonomisk konsekvens på mellem 0,5 1,0 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 0,15 mio. kr. 21

23 3.4 Kvalitet og indhold Projektet opfylder de ønskede kvalitetsnormer. Igangværende og gennemførte projekter udføres generelt med et tilfredsstillende kvalitetsniveau. Der foretages systematisk projektopfølgning og tilsyn med udførte arbejder så eventuelle afvigelser, fra det i projektet fastlagte kvalitetsniveau, afdækkes så tidlig som muligt. Formålet med dette er at kunne iværksætte de nødvendige afhjælpnings- og korrektionstiltag rettidigt i forhold til projektets overordnede fremdrift. Senest er samtlige entrepriser gennemgået for at identificere kontraktlige ydelser, som ikke er nødvendige, eller som ikke ønskes udført. De identificerede projektbesparelser vurderes ikke at have indflydelse på projektets kvalitet og kliniske indhold. I besparelsesstrategien indgår et change request -katalog med aktualiserede, yderligere handlemuligheder. Change requestkataloget suppleres af en aktualiseret liste over igangværende og mulige projektoptimeringer. Denne liste danner baggrund for at kunne forecaste den fradragsøkonomi, som vil kunne hentes i entrepriserne for hele tiden af sikre tilstrækkelige handlemuligheder inden for projektet. At styregruppen i december 2015 besluttede at implementere to lagerautomater i sengebygningen betyder, at automaternes idriftsætning er planlagt til at ske samtidigt med ibrugtagning af sengebygningen og bidrager til et logistik og driftsmæssig kvalitetsløft af projektet. Den positive påvirkning af logistik og drift forventes at bidrage til den samlede effektiviseringsgevinst. Både i projektet og organisationen er der stor fokus på overgangen fra projekt til drift herunder overlevering til driftsafdelinger, hvilket er medvirkende til at sikre kvaliteten i det færdige projekt. Sygehus Lillebælt har iværksat en planlægningsproces og initiativer frem imod realiseringen af effektiviseringskravene i forbindelse med nybyggeriet. For eksempel er der igangsat sengetilpasning parallelt med byggeriet. Arbejdet med driftsbesparelserne pågår, og det er vigtigt, at der henimod ibrugtagningen er mulighed for at investere i de organisatoriske, logistiske og faglige forandringer, som skal gøre realiseringen mulig. Effektiviseringsgevinsterne kan realiseres når den samlede struktur og bygningsmasse er tilvejebragt, og dermed understøtter en mere effektiv drift for såvel klinikken som den afledte drift. 3.5 Styringsmanual Styringsmanualen for udbygningen af Kolding Sygehus er sidst opdateret i foråret 2015 og godkendt administrativt i juni

24 4 Bilag Bilag 1. Tidsmæssig fremdrift Status Fase 1 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D Udførelse Idriftsættelse Fremskudte fase 2-3 projekter Kapel, apotek, P-pladser og pavillioner Etablering af heliport Fremskudt fundering Fase 2 (FAM-udbygning og renovering) Nybygning Renovering Idriftsættelse Fase 3 (sengebygning og ny forhal) Sengebygning Ny forhal Idriftsætning Udvendige arbejder Fase 4 Klyngekøkken Dialyse og blodprøvetagning Ambulatorier Kontorer Dagkirurgi Intensivafsnit 0 23

25 Bilag 2. Deponerede midler samt forventet investeringsprofil Bilag 2: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Løbende priser - kr. Fkt Renter af hensatte beløb 901 Hensættelser vedr. kvalitetsfonden 902 Overført til projektspecifik egenfinansiering Kvalitetsfondsprojekter, fælles Fkt Tilskud vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfondsinvesteringer Sygehus Sønderjylland Sygehus Lillebælt Nyt OUH Total Forventet forbrug mio. kr. 2. kvartal kvartal kvartal kvartal 2017 Pl-indeks 111,3 111,3 111,3 111,3 Sygehus Lillebælt, Kolding 76,9 73,4 37,9 10,1 Sygehus Sønderjylland, Aabenraa* 8,5 1,6 0,8 0,9 Nyt OUH** 83,2 99,6 113,6 136,5 Total 168,6 174,6 152,3 147,5 * Heraf udgør indtægtsdækkede udgifter 1 mio. kr. i 2. kvartal 2016 og 0,885 mio. kr. i 3. kvartal ** Heraf udgør indtægtsbevilling for Letbanen 4,1 mio. kr. i 2. kvartal 2016, 4,1 mio. kr. i 3. kvartal 2016, 4,1 mio. kr. i 4. kvartal 2016 og 1,0 mio. kr. i 1. kvartal

26 Bilag 3 - Risikovurdering med score på sandsynlighed og konsekvens 25

27 Bilag 4. Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet projekt Bilag 4. Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet projekt Løbende indeks År Oprindelig Akk. Investeringsprofil (mio. kr.) Revideret Akk. Investeringsprofil (mio. kr.) Akkumuleret Pct. af total Pct. af total forbrug (mio. kr.) Pct. af total ,4 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,8 0,1% 0,8 0,1% 0,8 0,1% 1,1 0,1% 1,2 0,1% 1,2 0,1% 1,5 0,2% 1,5 0,1% 1,5 0,1% ,7 1,0% 3,5 0,4% 3,5 0,4% 17,8 1,8% 5,4 0,5% 5,4 0,5% 26,0 2,6% 11,4 1,2% 11,4 1,2% 34,1 3,5% 34,2 3,5% 34,2 3,5% ,2 5,2% 51,5 5,2% 51,5 5,2% 68,2 6,9% 66,5 6,7% 66,5 6,7% 85,3 8,7% 82,1 8,3% 82,1 8,3% 102,4 10,4% 102,9 10,4% 102,9 10,4% ,8 11,8% 111,4 11,3% 111,4 11,3% 129,1 13,1% 122,4 12,4% 122,4 12,4% 142,5 14,5% 134,8 13,6% 134,8 13,6% 155,9 15,9% 155,4 15,7% 155,4 15,7% ,3 18,5% 160,5 16,2% 160,5 16,2% 208,8 21,2% 181,0 18,3% 181,0 18,3% 235,3 23,9% 197,5 20,0% 197,5 20,0% 261,8 26,6% 234,1 23,7% 234,1 23,7% ,9 34,3% 264,4 26,7% 264,4 26,7% 412,0 41,9% 322,0 32,5% 322,0 32,5% 487,1 49,6% 380,0 38,4% 380,0 38,4% 562,3 57,2% 455,9 46,1% 455,9 46,1% ,5 65,3% 506,2 51,2% 506,2 51,2% 720,8 73,3% 578,7 58,5% 578,7 58,5% 800,0 81,4% 645,4 65,2% 645,4 65,2% 879,3 89,4% 719,6 70,6% 719,6 72,8% ,2 91,8% 780,3 77,4% 780,3 78,9% 925,1 94,1% 857,2 87,1% 947,9 96,4% 930,6 94,5% 970,8 98,8% 968,5 97,2% ,5 99,0% 978,8 98,6% 976,1 99,3% 989,1 100,0% 978,8 99,6% 981,5 99,8% ,9 99,9% 982,3 99,9% 982,7 100,0% 983,1 100,0% 26