Rapportering for 2. kvartal 2017

Transkript

1 Rapportering for 2. kvartal 2017 rev Udbygning af Sygehus Sønderjylland, Aabenraa Jordarbejde ved fremtidig helipad Støbning af elevatorskakt og tunnel til fremtidig helipad 1

2 Indhold 1. Indledning Kortfattet status Overblik Økonomi Tid Kvalitet Risiko Rapportering Byggeriets fremdrift Projektets økonomi Risikovurdering Organisering af risikoarbejdet Nye risici i forhold til sidste rapportering Udgåede risici i forhold til sidste rapportering Økonomiske konsekvenser af risici Uddybning af risici ID 95 - Forskel i bygge- og PL-indeks ID 159 Risiko for svær bygbarhed ID 160 Usikkerhed omkring leverance af facadeelementer ID 161 Risiko for manglende koordinering af CTS-projektet ID 156 Ændringer fra sygehusets side i.f.m. ombygningen ID 158 Myndighedstilladelser ID 139 Manglende fundraising til uderum i Familiehuset Styringsmanualen Kvalitet og indhold Bilag Bilag 1 tidsmæssig fremdrift Bilag 2: Oversigt over disponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler Bilag 3 risikovurdering med score på sandsynlighed og konsekvens Bilag 4 Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet projekt

3 1. Indledning Denne rapport omhandler kvalitetsfondsprojektet for om- og udbygning af akutsygehuset i Sygehus Sønderjylland, Aabenraa. Projektet er opdelt i Fase 1 og Fase 2. Fase 1 består bl.a. af fælles akutmodtagelse, familiehus, hjertemedicinsk ambulatorium, sterilcentral, modtagekøkken og varemodtagelse. Fase 2 består bl.a. af behandlingsområder med sengestuer og ambulatorier, intensivklinik, laboratorier og kliniske kontorarealer. Kvalitetsfondsprojektet er en del af en større omlægning af Sygehus Sønderjylland, som skal munde ud i en samling af de akutte funktioner i Aabenraa, samt en reduktion af sygehuset i Sønderborg, der derpå fortsætter som specialsygehus. Sideløbende med kvalitetsfondsprojektets Fase 1 har Region Syddanmark, for egne midler, opført et psykiatrisk hospital på matriklen i Aabenraa. Det projekt er ikke en del af nærværende rapport. Fase 1 og psykiatriens byggeri er begge afsluttet. 2. Kortfattet status 2.1. Overblik Fase 1 Som det fremgår af Figur 1 er Fase 1 uændret markeret grøn på alle parametre, da projektet er afsluttet og ibrugtaget, og de uafklarede forhold omkring tvister med totalrådgiver og entreprenør er overgået til Fase 2. Fase 2 Vurderingen af Fase 2 er uændret på samlige parametre Tid, Kvalitet og økonomi, jf. Figur 1. Status er, at der i april blev indgået hovedentreprisekontrakt med 5E Byg A/S, som siden maj har været i gang med jord- og anlægsarbejder (aktiviteter fremrykket i.f.t. udbudstidsplan) og 5E gik medio juni i gang med de første indvendige ombygninger (vagtværelser og ny ambulancehal), som er nødvendige for at kunne starte op på den nye sengebygning ultimo august. Tidsplanen følges. Figur 1: Projektets status Samlet status Fase 1 Fase 2 Økonomi Uændret Uændret Uændret Tid Uændret Uændret Uændret Kvalitet Uændret Uændret Uændret 3

4 2.2. Økonomi Som nævnt i sidste kvartalsrapport er der indgået hovedentreprisekontrakt indenfor budget. I forbindelse med projektgennemgangsmøder og opstart af de første arbejder er der som ventet identificeret nødvendige ændringer i projektet, samt ønsker om ændringer fra bygherres side. Der er tale om både tilkøb og fradrag, og den endelige økonomi herfor er under afklaring ved 5E. Økonomien er fortsat indenfor budget. Derfor er Økonomi markeret grøn, på trods af at udfaldet af alle Fase 1 tvister endnu ikke er kendt. Dog er tvisten vedr. udførelse af RCMS er blevet afgjort i 2. kvartal. Udfaldet blev, at modparten fik medhold i sit erstatningskrav, til trods for at bygherre fik medhold i, at løsningen er lovlig at udføre. Erstatningskravet er afholdt i 2. kvartal. Som konsekvens af afgørelsen overvejes en projektændring vedr. beskyttelsesudstyr i tavler i Fase Tid Der er indgået hovedentreprisekontrakt primo april. Indenfor rammerne af den af regionsrådet godkendte tidsplan, er der i forbindelse med kontrakt udarbejdet en revideret tidsplan. Tid Fase 2 er uændret markeret grøn, da projektet er indenfor rammerne af tidsplanen afspejlet i bilag Kvalitet Kvalitet på Fase 2 er uændret markeret grøn, idet det udbudte projekt holder sig indenfor de økonomiske rammer, og indeholdte arealer og funktioner er uændrede Risiko Risikostyringen i kvartalsrapporten bruges til at skabe et samlet overblik over de økonomiske risici på en række delposter, samt på tid og kvalitet. Kvantificeringen af risikobilledet på Fase 2 udgør med udgangen af 2. kvartal 2017 ca. 11,6 mio. kr., hvilket er en stigning i forhold til 1. kvartal 2017, hvor den var 3,9 mio. kr. Stigningen skyldes, at der er identificeret 5 nye risici, som der rapporteres på. De højest rangerende risici på Fase 2 er : 95 Risiko for forskel i Bygge- og PL-indeks 159 Risiko for sværbygbarhed 160 Risiko for usikkerhed omkring leverance af facadeelementer 161 Risiko for manglende koordinering af CTS projekt 156 Risiko for sene ændringsønsker fra sygehuset i.f.m. ombygningen 158 Risiko for uoverenstemmelser mellem myndighedstilladelser og realiseret projekt 139 Risiko for manglende fundraising til uderum i Familiehuset 4

5 3. Rapportering 3.1. Byggeriets fremdrift Fase 2 Jord-og anlægsarbejder for p-pladser og ny helipad pågår. Ligeså pågår de første indvendige ombygninger (vagtværelser og ambulancehal), som forberedelse til opførelse af den nye sengebygning, som går i jorden ultimo august. Skurbyen har siden 1. maj været fast bemandet af totalrådgivers byggeledelse og fagtilsyn, ligesom 5E s egne funktionærer samt underentreprenører i løbet af juni måned har indtaget deres kontorer i skurbyen. Den overordnede tidsplan, som fremgår af bilag 1, følges. Tid er markeret grøn, idet tidsplanen svarer til den forventede byggetid jf. kontrakt. Ovenstående S-kurve viser byggeriets økonomiske fremdrift for hele projektet i Aabenraa Projektets økonomi Fase 2 Den økonomiske ramme er med udgangen af 2. kvartal 2017, grundet nye PL-indeks udmeldt af Finansministeriet, øget til 764,0 mio. kr (løbende priser) fra sidste kvartals ramme på 754,8 mio. kr. Regionsrådet meddelte den 27. marts 2017 anlægsbevilling til såvel hele den økonomiske ramme for Fase 2, samt anlægsbevilling til risikopuljen, som koncerndirektøren blev bemyndiget til at udmønte. Regionsrådet orienteres løbende i forbindelse med den kvartalsvise rapportering om udmøntningen af risikopuljen. Kontraktsummen med 5E Byg er uændret siden 1. kvartal, men der foreligger nu i forbindelse med projektets fysiske opstart en række projektændringer (tilkøb og fradrag) hvor økonomien er under afklaring. Tilkøbene andrager primært en række mindre uforudseelige omkostninger vedrørende ombygningsarbejderne i eksisterende bygning. Det bemærkes, at kontraktsummen er indenfor budget. Dette svarer til forventningen i sidste rapportering. 5

6 Change Request katalog er uændret i forhold til sidste kvartal. Change Request katalog omfatter besparelsesmuligheder for 51,2 mio. kr hvoraf hovedparten udgøres af optioner på ombygningsarbejderne. Herudover er der specificeret mulige tilkøb for 26,75 mio. kr. Fradragspriserne er prissat af hovedentreprenøren. Tillægspriserne er estimeret af totalrådgiver og projektafdeling, hvorfor der vil være en usikkerhed om niveauet herfor. Bemyndigelse til at iværksætte de forskellige tiltag er specificeret i kataloget. Med den foreliggende projektøkonomi forventes det ikke, at der skal iværksættes besparelsestiltag fra Change Request kataloget, og det forventes også at alle ombygningsarbejderne skal gennemføres. Det vil sige, at der ikke forventes reduktion i funktioner eller arealer. Tvister fra Fase 1 Følgende 3 udeståender vedr. Fase 1 håndteres økonomisk under Fase 2: - Krav og modkrav, totalrådgiver - RCMS (anlæg til personbeskyttelse mod fejlstrøm), entreprenør - Kølegård, entreprenør/totalrådgiver Krav og modkrav, totalrådgiver Region Syddanmark har primo maj 2016 indgivet klageskrift til Voldgiftsretten for Bygge og Anlæg angående tvisterne med Totalrådgiver. Tvisterne består i uenighed om honorarets størrelse (herunder manglende udligning af kreditnota), rådgiveransvar for ekstraomkostninger relateret til det store antal fejl og mangler i projektet, samt ekstrabetaling til entreprenører for udokumenteret forlænget byggetid. Krav mod totalrådgiver er indarbejdet i opgørelsen over krav og modkrav, som styregruppen behandlede i 1. kvartal Fra Regionens side pågår p.t. udarbejdelse af duplik. Der er blevet udpeget 3 skønsmænd, og skønsforretningen forventes opstartet i august 2017 og forventes afsluttet ultimo RCMS (anlæg til personbeskyttelse mod fejlstrøm) Der er primo maj afsagt kendelse i voldgiftssagen om påstået meromkostning for entreprenøren for udførelse af udbudt RCMS-anlæg. Til trods for at løsningen ikke blev kendt ulovlig, tabte Regionen sagen om entreprenørens erstatningskrav, og har således afholdt sagens omkostninger, samt betalt kravet incl. procesrente. Kølegård Entreprenøren har udbedret de konstaterede fejl i forbindelse med etablering af pumpekapacitet og kølestyring i kølegård, og der er gennemført afleveringsforretning på arbejdet. Der er fremsendt faktura, som bygherren har afvist, idet det fastholdes, at fejlretningen er entreprenørens ansvar. Der er ikke siden medio november 2016 sket nyt i sagen. Økonomien for Fase 2 vurderes at være grøn, idet kontraktsummen på hovedentreprisen er indenfor budget. 6

7 Økonomien for Fase 2 er dog ikke afklaret i forhold til resultatet af tvister fra Fase 1. Reserver Som følge af kontraktindgåelse og nye PL-indeks er reserverne ændret siden 1. kvartal Ændringen af PL-indeks har haft en positiv effekt. Hele indekseringen af Fase 2 er tilskrevet puljen til uforudseelige udgifter. Ligeså er forskellen (budgetreserven) mellem anlægsoverslaget og den realiserede kontraktsum blevet tilført puljen til uforudseelige udgifter, som således i alt er øget fra 44,4 mio. kr. i 1. kvartal 2017 til 57,8 mio. kr. i 2. kvartal Af den samlede pulje til uforudseelige udgifter er 33,8 mio. kr. nu reserveret til forventede projektændringer i hovedentreprisen. Det svarer til, at uforudseelige udgifter udgør 8 procent af håndværkerudgifterne, hvilket skønnes som et fornuftigt niveau henset til entrepriseformen, fordelingen mellem nybyg og ombyg, samt projektmaterialets generelle kvalitet. Reserven er flyttet fra øvrige udgifter til håndværkerudgifter, jf. skema 2. De resterende 24 mio. kr. af puljen til uforudseelige udgifter står fortsat under øvrige udgifter. Risikopuljen er indekseret fra 39 mio. til 39,6 mio. kr. I forbindelse med kontraktindgåelsen og starten på udførelsesfasen er omkostninger til vejrligsforanstaltninger nu medtaget under reserverne med 4,5 mio. kr. De samlede likvide reserver udgør således 102 mio. kr., mens reserverne var opgjort til 83,7 mio. kr. i forrige kvartal. Til reserven skal lægges besparelsesmuligheder i Change Request på op til 51,2 mio. kr. Den samlede økonomiske risiko beregnes til 11,6 mio. kr., hvortil kommer et uafklaret men af styregruppen behandlet udfald af tvister fra Fase 1. Reserven, samt de mulige besparelser, vurderes derfor fortsat at være dækkende i forhold til de angivne risici og det forventede udfaldsrum for tvister. Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Faste priser Delprojektoversigt Oprindeligt budget Korrigeret budget* Forbrug til Disponeret forbrug til Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug Evt. difference: budget og forventet forbrug Planlagt færdiggørelsesgrad 2017Q2 Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Mio. kr., faste priser (2017-pl) Realiseret færdiggørelsesgrad Fase 1 574,0 597,7 597,7 0,0 0,0 597,7 0,0 100,0% 100,0% Fase 2 746,1 752,9 80,7 382,5 289,7 752,9 0,0 9,6% 10,3% - Håndværkerudgifter 466,4 22,7 358,0 85,7 466,4 4,1% 4,7% - Øvrige udgifter 286,5 58,1 24,6 203,9 286,5 17,5% 19,5% Projektafdeling inkl. feriepenge 45,0 45,0 26,6 0,0 18,4 45,0 0,0 Reserve til regionsrådets disposition Fase 1 12,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Reserve til regionsrådets disposition Fase 2 38,8 38,8 0,0 38,8 38,8 0,0 Reserve til prisregulering 0 0,0 0,0 0,0 0,0 (stade) Procent I alt investeringsramme før indtægtsbevilling 1.416, ,4 705,0 382,5 346, ,4 0,0 47,1% 47,2% Heraf donation, legeplads 1,9 1,8 0,1 0,0 1,9 0,0 53,0% 94,4% Indtætgsbevilling: Donation, legeplads -1,9-0,7-1,2-1,9 0,0 I alt investeringsramme 1.416, ,4 705,0 382,4 346, ,4 0,0 47,1% 47,2% * Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget 7

8 Realiseret færdiggørelsesgrad for Fase 2 er ca. 10% Denne vurdering er foretaget af bygherre ud fra fakturerede beløb, samt afsluttede arbejder. Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Løbende priser I alt Mio. kr. PL indeks 100,00 101,00 102,82 105,39 106,55 108,15 110,20 111,74 113,31 115,91 115,91 115,91 115,91 Delprojektoversigt Fase 1 0,6 13,2 25,9 90,8 206,3 214,7 11,4 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 562,9 527,5 41,7% Ibrugtaget Fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 1,3 21,7 30,6 14,1 108,2 195,6 289,6 70,8 32,0 764,0 664,5 52,5% Udførelse - Håndværkerudgifter 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 3,3 8,3 4,8 95,2 180,2 152,1 30,2 0,0 474,1 411,6 32,5% - Øvrige udgifter 0,0 0,0 0,0 0,0 1,3 18,5 22,3 9,3 13,0 15,3 137,6 40,6 32,0 289,9 252,9 20,0% Projektafdeling 0,0 2,2 4,6 2,3 3,9 3,9 3,3 3,5 3,5 3,8 4,7 4,7 3,7 43,9 39,7 3,1% 0,0% Reserve til regionsrådets disposition fase 1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% Reserve til regionsrådets disposition fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 20,0 19,6 0,0 39,6 34,2 2,7% Reserve til prisregulering 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% I alt investeringsramme 0,6 15,4 30,5 93,1 211,4 240,3 45,3 17,6 111,7 199,3 314,3 95,2 35, , ,9 100,0% I alt 09-pl 2017 Q2 Andel Fase af total, pct. Heraf donation, legeplads 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,8 0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 1,9 1,7 0,1% Indtætgsbevilling: Donation, legeplads 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0-0,3-1,6 0,0 0,0 0,0 0,0-1,9-1,7-0,1% I alt investeringsramme efter indtægtsbev 0,6 15,4 30,5 93,1 211,4 240,3 45,3 17,3 110,1 199,3 314,3 95,2 35, , ,2 99,9% - heraf IT, udstyr, apparatur* 0,0 0,0 0,1 0,2 4,5 44,1 5,0 0,4 0,0 0,0 121,3 32,5 2,6 210,6 200,0 15,8% - heraf reserver i alt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 6,9 13,3 31,3 50,5 0,0 102,0 88,1 7,0% - heraf change requests 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 51,2 0,0 0,0 0,0 51,2 44,2 3,5% * Feltet "I alt 09-pl" beregens som summen af det årlige afløb i faste priser. Fastprisberegningen foretages på baggrund af en årlig stigning på 0 pct. Fra , herefter benyttes den årlige stigningstakt på det regionale anlægsområde Risikovurdering Risikostyring er en del af projektstyringen og medvirker til at skabe et samlet overblik over de økonomiske risici fordelt på en række delposter. Der risikostyres ikke længere på Fase 1, som er færdigbygget og ibrugtaget. Tid og kvalitet indgår i den samlede vurdering af risici, men der er fra bygherres side mest fokus på den økonomiske konsekvens, hvorfor prioritering sker ud fra en vurdering af dette parameter. Figur 3: Projektets hovedrisici Figur 3: Risikovurdering Nr. ID Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Fase Risiko for forskel i Bygge- og PL-indeks Uændret Uændret Uændret Risiko for for svær bygbarhed NY NY NY Risiko for usikkerhed omkring leverance af facadeelementer NY NY NY Risiko for manglende koordinering af CTS projekt NY NY NY Risiko for sene ændringer fra sygehusets side i.f.m. ombygningen NY NY NY Risiko for uoverensstemmelser mellem myndighedstilladelser og realiseret projekt NY NY NY Risiko for manglende fundraising til uderum i Familiehuset Uændret Uændret Uændret Vurderinger: Forbedret, uændret og forværret i forhold til sidste afrapportering, vurderinger foretages af projek tafdelingen Farvesk ala: I forhold til besk rivelsen i generelle principper for k vartalsrapportering, og jf vurdering i bilag 3 Ny = ny som punkt under risiko i afrapporteringsregi Organisering af risikoarbejdet Deltagerkredsen for risikoworkshops dækker bredt, og involverer både sygehusets driftspersonale (kvalitetsafdelingen, administrationen, Teknisk Service) og projektspecifikt personale (totalrådgiver, repræsentanter for regionens stabsafdelinger: Bygningsafdelingen og Projektorganisation for byggeri) samt Projektafdelingen for sygehusbyggeri på SHS. 8

9 Det konkrete arbejde med risiciene foregår derefter i en risikogruppe, hvor Teknisk Service, totalrådgiver, Bygningsafdelingen, Projektorganisation for byggeri og Projektafdelingen er repræsenteret. I forbindelse med opstart af udførelsesfasen er der i juni afholdt indledende risikomøde med såvel 5E som Totalrådgivers byggeledelse til identificering af risici. Risikogruppen aktiveres med faste møder efter sommerferien Nye risici i forhold til sidste rapportering ID 159: Risiko for svær bygbarhed ID 161: Risiko for manglende koordinering af CTS-projektet ID 156: Ændringer fra sygehusets side i.f.m. ombygningen ID 160: Risiko for manglende leverance af facadeelementer ID 158: Myndighedstilladelser Udgåede risici i forhold til sidste rapportering ID 125: Nye/ændrede It- og medicotekniske standarder Økonomiske konsekvenser af risici Ved udgangen af 2. kvartal 2017 rapporteres der på 7 risici ud fra score på sandsynlighed og økonomi. Rapporteringen er ændret i forhold til 1. kvartal 2017, idet der i forbindelse med opstart af udførelsesperioden er inddraget hovedentreprenør og totalrådgivers byggeledelse til identificering af risici, hvilket har givet flere input. Kvantificering af risici sker i denne rapport ensartet, idet der er gennemført en sandsynlighedsvurdering pr. risiko, som er sammenholdt med middeltallet for den højeste og laveste økonomiske risiko. Det samlede beregnede risikobillede viser således, at der er risici for 11,6 mio. kr. på Fase 2. Hertil kommer risikoen vedr. tvister fra Fase 1, som Styregruppen har kvantificeret, men som ikke ønskes offentliggjort af hensyn til regionens forhandlingsposition i den kommende voldgiftssag. Regionsrådet og Sundheds- og Ældreministeriet er tidligere orienteret om kvantificeringen af tvisterne Uddybning af risici Nedenfor følger en uddybende beskrivelse af de bearbejdede risici, der indgår i figur ID 95 - Forskel i bygge- og PL-indeks Siden opstarten af kvalitetsfondsprojekterne har der været en lavere stigning i Pris- og Løn indekset, der regulerer budgettet, end i byggeomkostningsindekset, der regulerer udgifterne til håndværkere og totalrådgiver. Derfor er der risiko for, at reguleringerne påvirker projektet i negativ retning med økonomiske konsekvenser som følge. 9

10 Det er fortsat vurderingen at de historiske erfaringer med et langsomt stigende PL-indeks i forhold til hurtigere stigende byggeomkostningsindeks, ikke ser ud til at blive ændret i gunstig retning. Det bemærkes dog, at det kan være vanskeligt at vurdere stigningstakten i PL-indekset i forhold til byggeomkostningsindekset, da førstnævnte justeres på årlig basis (og i sin levetid kan have 3 forskellige niveauer, inden det bliver endegyldigt, og sidstnævnte udmeldes pr. kvartal og er endegyldigt. Der er i vurderingen således kun tale om et øjebliksbillede, idet byggeomkostningindekset ikke kendes for hele 2017, ligesom PL-indekset kun er foreløbigt, hvorfor det ikke kan tages som udtryk for noget endeligt - højst en tendens. Men udviklingen følges naturligvis nøje. Sandsynlighed og konsekvens: De sidste 8 år har stigningstakten for PL-indeks i gennemsnit været ca. 99,67% af stigningstakten for byggeomkostningsindekset. Den resterende byggesum for Fase 2 udgør 686,9 mio. kr. Heraf udgør omkostninger, som indeksreguleres efter byggeomkostningsindekset ca. 502,2 mio. kr. (nemlig restbudget for håndværkerudgifter + totalrådgivning + uforudseelige udgifter). Apparaturrammen og rådgivning udenfor totalrådgiveraftalen, i alt kr. 184,7 mio. kr, reguleres efter PL-indeks, og har således en stabiliserende virkning på budgetreguleringen. Hvis ovenstående gennemsnitlige udvikling fremskrives uændret, vil der således mangle bevilling for 0,33% af 502,2 mio. kr., svarende til 1,66 mio. kr. Gennemsnittet dækker dog over forholdsvis store variationer fra år til år. Gennemsnittet af de 3 år, hvor PL-indekset har fulgt byggeindekset bedst, giver en risiko på 0,05 mio. kr. Dette er dog meget teoretisk, og skyldes ovennævnte afvigelse i udviklingen. I risikokvantificeringen anvendes derfor konservativt en risiko på mindst 0,5 mio. kr Gennemsnittet af de 3 år, hvor PL-indekset har fulgt byggeindekset dårligst, giver en risiko på 3,87 mio. kr. Sandsynligheden indtil videre uændret 1,0. Skulle der imidlertid komme indikationer på, at indeksene fremadrettet vil følges bedre ad, end historikken indtil nu har vist, vil sandsynlighedsvurderingen blive ændret. Fokus på risikovurderingen af indeksering er uændret. Såfremt hændelsen indtræffer, vurderes den således at koste mellem 0,76 3,87 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 3,1 mio. kr. Tiltag: Det vurderes ikke muligt at afværge risikoen, som er et politisk vedtaget vilkår for kvalitetsfondsprojekterne. Dog kan projektet ved at følge udviklingen tæt, reservere midler til negative påvirkninger i forbindelse med indeksreguleringer. 10

11 ID 159 Risiko for svær bygbarhed Der er risiko for, at råhuset ikke kan udføres, sådan som rådgiverne har illustreret løsningen. 5E Byg har givet udtryk for, at der er udfordringer med den valgte konstruktion, som indeholder mange specialelementer, og mange tidskrævende arbejdsgange ved sammenstøbning af dæk. Sandsynlighed og konsekvens: Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem 0,8 og 5 mio. kr., svarende til ekstra tidsforbrug på opførelse af råhuset på mellem 1600 og timer á 500 kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 1,975 mio. kr. Tiltag: Et muligt tiltag kunne være at omprojektere dele af råhuset til mere standardiserede elementer med færre arbejdsgange for sammenstøbning, sådan at 5E Byg har mulighed for at udføre opgaven i et mere rationelt flow (tid og økonomi). Byggeledelsen bekræftede, på risikomødet , at denne ændring pågår ved TRG ID 160 Usikkerhed omkring leverance af facadeelementer Der er risiko for, at hovedentreprenøren ikke kan få leveret de ønskede facadeelementer, da det rent produktionsteknisk muligvis ikke kan lade sig gøre eller leverandøren prioriterer at levere standardløsning til andre kunder. Sandsynlighed og konsekvens: Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem 0,8 og 5 mio. kr. til ekstra arbejdsgange og håndtering af betonelementer under produktion på elementfabrikken. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 1,975 mio. kr. Tiltag: 5E Byg er i dialog med rådgiver og potentiel leverandør for at finde en løsning som både kan produceres af elementleverandøren og som fortsat overordnet har det ønskede udtryk. Byggeledelsen oplyste på risikomødet , at denne afklaring fortsat pågår ID 161 Risiko for manglende koordinering af CTS-projektet Der er risiko for, at beslutningen omkring styringsstrategien for CTS (som er en bygherreleverance), og de deraf affødte krav til komponenter og opbygning af de underliggende anlæg (som leveres af hovedentreprenøren) vil blive taget for sent. Den nuværende aftale, der definerer CTS styringen, blev taget i forbindelse med bygningen af fase 1, og er således af ældre dato. Sandsynlighed og konsekvens: Såfremt risikoen indtræffer i form af indarbejdelse af et ikke opdateret produkt- eller funktionsønske, vurderes den at koste mellem 0,8 og 5 mio. kr. Heraf mellem 0,4 og 2,5 mio. kr til ændring af komponenter, og mellem 500 og 3100 arbejdstimer á 800 kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 1,975 mio. kr. Sandsynligheden vurderes her til højst at være 50%. 11

12 Tiltag: Aftalegrundlaget for CTS er blevet opdateret til at være dækkende for Fase 2. Endvidere holdes et fælles opstartsmøde med CTS-leverandøren og de funktionsprojekterende entreprenører under hovedentreprisen, for at sikre, at grænseflader og leveringsomfang er på tydelige for alle ID 156 Ændringer fra sygehusets side i.f.m. ombygningen Der er risiko for, at der meget sent i udførelsesfasen vil komme ønske om ændringer fra brugerens side. Det kan både være i forhold til nye arbejdsgange, eller ændret indretning af rum. Sandsynlighed og konsekvens: Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem 0,8 og 3 mio. kr., fordelt med halvdelen af beløbet til materialer og mellem 800 og 3000 arbejdstimer á 500 kr. til ændring af allerede udførte rum. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 1,225 mio. kr. Tiltag: Et tiltag vil være konsekvent at inddrage brugerne på informationsmøder for på den måde at sikre sig at brugerne forstår, hvad der kommer til at ske i den nærmeste fremtid. Dette viser også involvering fra projektets side ID 158 Myndighedstilladelser Der er risiko for, at efterhånden som byggeprojektet bliver tilpasset, så er myndighedstilladelserne ikke tilrettet i samme omfang. Sandsynlighed og konsekvens: Det kan betyde markante ændringer i konstruktionen eller materialevalg, såfremt offentlige myndigheder ikke er informeret om ændringer i projektet. Det kan også have en betydning, hvis der imellemtiden er kommet skærpet brandkrav. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem 0,8 og 5 mio. kr. til efterfølgende tilretning/lovliggørelse af projektet. Heraf ca. halvdelen af beløbet til materialer/komponenter og mellem 800 til arbejdstimer á 500 kr. udførelsen. Sandsynligheden for denne risiko indtræffer vurderes til at ligge mellem 0 og 25%. Dette giver et vægtet beløb på 0,988 mio. kr. Tiltag: Myndighedsvilkår i forbindelse med byggetilladelsen er indarbejdet i projektmaterialet. Bygherre og byggeledelse følger op på, at arbejdet udføres i overensstemmelse med projektmaterialet ID 139 Manglende fundraising til uderum i Familiehuset Der er risiko for, at der ikke via donationer kan rejses den nødvendige kapital til første etape i etableringen af uderummet. Fase 2-projektet er garant for finansieringen af etape 1 på uderummet, som der samlet set skal bruges 1,85 mio. kr. til. Heraf er der pr. marts 2017 doneret kr, hvoraf der er modtaget indbetaling af kr (på grund af 12

13 17,5 % udligningsmoms). Fase 2-projektet har således fortsat en risiko på 1 mio. kr., som i givet fald skal tages fra udearealerne i Fase 2-projektet. Sandsynlighed og konsekvens: Såfremt risikoen indtræffer i form af manglende finansiering, vurderes den at koste mellem 0,75 1,0 mio. kr., svarende til at mellem 0 og 25% af den manglende finansiering er tilvejebragt. Idet der i lang tid ikke har været bevægelse i fundraisingen, vurderes det på det foreliggende grundlag, at der er 50% sandsynlighed for at hændelsen indtræffer, hvilket giver et vægtet beløb på 0,469 mio. kr. Tiltag: Opgaven med fundraising er lagt over i Projektafdelingen, ligesom der fra sygehusets side er etableret samarbejde med Syddansk Sundhedsinnovation til at hjælpe med at skaffe den manglende finansiering via fundraising Styringsmanualen Revideret styringsmanual for Akutsygehus Aabenraa blev godkendt af regionsrådet den 28. november Efter indgået hovedentreprisekontrakt arbejdes der med reservestrategien for udførelsesfasen, og det er planen, at principperne for reservestrategien indarbejdes i en opdateret styringsmanual, som forelægges til regionsrådets godkendelse 27. november Kvalitet og indhold Byggeprojektet gennemføres i tråd med tilsagnet om støtte fra Kvalitetsfonden, således effektiviseringsgevinster og kravet om et fuldt funktionsdygtigt sygehus realiseres som forudsat. Der er ikke foretaget ændringer i kvaliteten siden dispositionsforslaget, som blev godkendt af regionsrådet den 26. maj Kvalitet er uændret markeret grøn i figur 1, da der ikke er foretaget reduktion i den kliniske kapacitet i forhold til behovet. 13

14 4. Bilag 4.1. Bilag 1 tidsmæssig fremdrift Bilag 1. Tidsmæssig fremdrift ID Fase 1 Godkendelse af licitationsresultat (afsluttet) S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D Status Kontraktindgåelse (afsluttet) Udførelse (afsluttet) Risikotid (afsluttet) Fase 2 Udbudsproces (afsluttet) Projektkonkurrence (afsluttet) Planlægning Entrepriseudbud, kontrakt og projektgennemgang 17 Udførelse, nybygning (hovedtilbud) 191 Kontrakt + entreprenørprojektering (optioner) 191 Udførelse, ombygning (optioner) Risikotid 14

15 4.2 Bilag 2: Oversigt over disponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Bilag 2 Deponerede midler samt forventet investeringsprofil Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler Kr. (årets priser) Fkt Renter af hensatte beløb 901 Hensættelser vedr. kvalitetsfonden 902 Overført til projektspecifik egenfinansiering Fælles Fkt Tilskud vedr. kvalitetsfondsinvesteri nger 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesteri nger 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfondsinvesteri nger 1673 Sygehus Sønderjylland Sygehus Lillebælt Nyt OUH Total Deponeret ifm. afhændelse af ejendomme Forventet forbrug (mio. kr.) Nuværende Samlet set beholdning kvartal kvartal kvartal kvartal 2018 pl-indeks Sygehus Sønderjylland 49,5 49,5 50,9 55,8 Sygehus Lillebælt 31,3 14,7 0,0 0,0 Nyt OUH* 38,7 29,7 110,4 110,4 Total 119,5 93,9 161,3 166,2 * Heraf udgør indtægtsbevilling for Letbanen 15,3 mio. kr. i 2. kvt

16 4.2. Bilag 3 risikovurdering med score på sandsynlighed og konsekvens Bilag 3: Risikovurdering med score på sandsynlighed og konsekvens Konsekvens Nr. ID Risikoemne Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet Fase Risiko for forskel i Bygge- og PL-indeks Risiko for for svær bygbarhed Risiko for usikkerhed omkring leverance af facadeelementer Risiko for manglende koordinering af CTS projekt Risiko for sene ændringer fra sygehusets side i.f.m. ombygningen Risiko for uoverensstemmelser mellem myndighedstilladelser og realiseret pro Risiko for manglende fundraising til uderum i Familiehuset Sandsynlighed:vurder på skala fra 0-4 Konsekvens: vurder på skala fra 0-4 Vurdering af konsekvens Tidsplan Økonomi Kvalitet % 3% 7% 12% >12% Der er ingen forsinkelse under 1 måned under 3 måneder under 5 måneder Over 5 måneder eller kritisk ibrugtagelsesdato bliver overskredet 0% 0,10% 0,40% 0,70% > 0,70% Der er ingen ekstra udgift under 0,8 mio. kr. under 3 mio. kr. under 5 mio. kr. over 5 mio. kr. Ingen betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger Risikoen har en betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette kan give kritiske bemærkninger Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevilling Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette vil få betydning for bevillingen. Note: Økonomiske og tidsmæssige konsekvenser er i 4. kvartal 2016 tilpasset nye fælles regionale retningslinjer. Kvalitet er her defineret som: Fleksibilitet i byggeriet Patientsikkerhed og patientforhold Bedre opgaveløsning og ressourceanvendelse Vurdering af sandsynlighed under 5% under 15% under 25% under 50% 50% - 100% Forekomst Indtræffer yderst sjældent. Sandsynligheden er under 5%. Indtræffer sjældent. Sandsynligheden er under 15%. Indtræffer mindre end hver 4. gang. Sandsynligheden er under 25%. Indtræffer mindre end hver 2. gang. Sandsynligheden er under 50%. Indtræffer hver 2. gang eller mere. Sandsynligheden er 50%-100%. Vurdering af konsekvens Påvirkning på mennesker (PPM) Ingen betydning for mennesker Risikoen kan have en lille betydning for mennesker. Det vil dog ikke kunne give anledning til kritiske situationer. Ikke behov for tiltag. Risikoen har en betydning for mennesker, og kan give kritiske situationer. Forholdet drøftes med relevante parter og tiltag iværksættes i fht. arbejdsgange, udstyr og/eller værnemidler. Der er ikke øget beredskab i forhold til aktiviteten. Risikoen har væsentlig betydning for mennesker. Det vil give kritiske situationer. Forholdet drøftes med relevante parter og tiltag til beskyttelse og risikostyring iværksættes straks. Der iværksættes øget beredskab og fokus i hele forløbet Risikoen har væsentlig betydning for mennesker, og medfører alvorlige kritiske situationer. Arbejdet standses indtil en løsning er fundet. Der fastholdes øget beredskab og fokus på området under hele forløbet 16

17 Bilag 4 Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet projekt Bilag 4. Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet projekt År Oprindelig Akk. Investeringsp rofil (mio. kr.)* Revideret Akk. Investeringsp rofil (mio. kr.)** Akkumuleret forbrug (mio. kr.) Pct. af total Pct. af total Pct. af total ,1 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,3 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,4 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,6 0,0% 0,6 0,0% 0,6 0,0% ,4 0,3% 4,4 0,3% 4,4 0,3% 8,3 0,6% 8,3 0,6% 8,3 0,6% 12,1 0,9% 12,1 0,9% 12,1 0,9% 16,0 1,2% 16,0 1,1% 16,0 1,1% ,6 1,7% 23,6 1,7% 23,6 1,7% 31,2 2,3% 31,2 2,2% 31,2 2,2% 38,9 2,9% 38,9 2,8% 38,9 2,8% 46,5 3,4% 46,5 3,3% 46,5 3,3% ,2 7,4% 69,8 4,9% 57,0 4,0% 154,0 11,3% 93,0 6,6% 80,7 5,7% 207,8 15,3% 116,3 8,2% 104,6 7,4% 261,5 19,2% 139,6 9,9% 139,6 9,9% ,6 24,4% 189,7 13,5% 189,7 13,5% 401,6 29,5% 216,7 15,4% 216,7 15,4% 471,6 34,7% 295,6 21,0% 295,6 21,0% 541,7 39,8% 351,0 24,9% 351,0 24,9% ,9 41,2% 400,6 28,4% 400,6 28,4% 578,2 42,5% 481,5 34,1% 481,5 34,1% 596,5 43,9% 548,9 38,9% 548,9 38,9% 614,7 45,2% 591,3 41,9% 591,3 41,9% ,3 45,8% 609,6 43,2% 609,6 43,2% 629,8 46,3% 612,3 43,4% 612,3 43,4% 637,4 46,9% 623,0 44,2% 623,0 44,2% 644,9 47,4% 636,5 45,1% 636,5 45,1% ,5 48,9% 645,5 45,8% 645,5 45,8% 684,2 50,3% 650,2 46,1% 650,2 46,1% 703,8 51,8% 652,2 46,2% 652,2 46,2% 723,5 53,2% 654,1 46,4% 654,1 46,4% ,2 57,5% 656,2 46,5% 656,2 46,5% 839,0 61,7% 666,8 47,3% 666,8 47,3% 896,7 66,0% 716,3 50,8% 954,4 70,2% 765,8 54,3% ,8 73,2% 816,8 57,9% 1.037,2 76,3% 872,5 61,9% 1.078,6 79,3% 918,8 65,1% 1.120,0 82,4% 965,1 68,4% ,4 86,6% 1.043,7 74,0% 1.234,8 90,8% 1.122,3 79,6% 1.292,2 95,0% 1.200,9 85,1% 1.349,6 99,3% 1.279,5 90,7% ,2 99,5% 1.303,3 92,4% 1.354,7 99,6% 1.327,1 94,1% 1.357,3 99,8% 1.350,9 95,8% 1.359,5 100,0% 1.374,6 97,5% ,5 100,0% 1.383,6 98,1% 1.359,5 100,0% 1.392,5 98,7% 1.359,5 100,0% 1.401,5 99,4% 1.359,5 100,0% 1.410,4 100,0% * Oprindelig indeks ved udbetalingsanmodning (2009=100, 2010=101,0, 2011=102,82, 2012=103,23, 2013 og fremefter=104,88) ** Aktuelt løbende indeks (2009=100, 2010=101,0, 2011=102,82, 2012=105,39, 2013=106,55, 2014=107,4, 2015 og fremefter=108,8) 17