Referat af afdelingsmøde Onsdag den 18. april 2018 kl i beboerlokalet, Thad Jones Vej 2.

Transkript

1 Referat af afdelingsmøde Onsdag den 18. april 2018 kl i beboerlokalet, Thad Jones Vej 2. Deltagere: Jeanne Pedersen og Adam Vangtorp fra KAB samt driftsleder Kim Kjelgaard fra ejendomskontoret deltog i mødet. 1. Velkomst og valg af dirigent Jørgen Green bød velkommen og præsenterede den siddende bestyrelse samt medarbejderne fra KAB og ejendomskontoret. Jens Zacho Rasmussen blev valgt som dirigent og konstaterede, at afdelingsmødet var lovligt indvarslet, og alle tidsfrister var overholdt. 2. Valg af stemmeudvalg og referent Kim Kjeldgaard blev valgt som stemmetæller. Jørgen Green som referent. 3. Fremlæggelse af beretning Der har været afholdt 2 bestyrelsesmøder i årets løb, men ellers klares drøftelserne og beslutningerne via mail. Det er SAB, som ejer ejendommen, og KAB, som på vegne af SAB, står for administrationen. Sammen med ejerforeningen Askholm er der oprettet et gårdlaug. Endvidere er ejendommen medlem af Grundejerforeningen Sluseholmen Nord. Der er tilknyttet to hjemmesider til ejendommen: og hvor man kan tilmelde sig et nyhedsbrev. Bestyrelsen fører kontrol med forbruget af varme, vand og el, men siden 1. januar 2018 har vi ikke modtaget nogen tal eller opgørelser fra KAB, selv om vi betaler ekstra for denne service. Der er derfor fremsat forslag til en opsigelse af aftalen. Efter, at Rengøringsagenterne har overtaget rengøringen af trapper og elevatorer og indgangene nu bliver rengjort to gange om ugen er situationen blevet bedret, men der klages over, at der ikke bliver tørret tilstrækkelig op efter gulvvask og at gulvvaskningen efterlader en grå hinde muligvis pga. af forkert valg af sæbe. Ejendomskontoret tager dette op til drøftelse med firmaet. Der er fortsat problemer med elevatorerne især på Dexter Gordons Vej. Til gengæld er det lykkes at få begrænset regningerne vedr. reparationer. Hvor vi fra april 2016-april 2017 modtog 17 regninger på tilsammen ,26 kr. fra KONE, har vi i samme periode for 2017/2018 modtaget tre regninger med et samlet beløb på kr. Byggeskadefonden har godkendt, at sikkerhedsglassene foran de franske døre og på de udvendige trapper i gården, bliver udskiftet og betragtes som en byggeskade, hvorved vi får dækket 95 pct. af udgifterne i forbindelse med udskiftningen, som er igangsat og forventes afsluttet medio maj. Det vil være nødvendigt at komme ind i nogle lejligheder beliggende Dexter Gordons Vej 1 og Thad Jones Vej 2 for at foretage udskiftningen. Der vil blive lagt en seddel i beboernes postkasse. Ejendomskontoret vil bistå med arbejdet. Der er stigende problemer med vand, som trænger ind i parkeringskælderen. Byggeskadefonden undersøger problemerne, men venter på at få en række oplysninger fra KAB. For at løse de akutte problemer har gårdlauget lejet en ledig parkeringsplads for at få flyttet en bil, som ellers risikerer at få skader på grund af nedsivningen af vand. Beslutning Beretningen blev godkendt. 1

2 analysen Analysen er lagt ud på Det fremgår af analysen, at der ikke er de store muligheder for at finde besparelser. Årsagen til de høje renovationsudgifter skal ses i sammenhæng med centralsuganlægget og driften af miljøstationen. Endvidere skal der kigges på vedligeholdelsesplanen. Blev taget til efterretning 5. Askholms 10-års jubilæumsfest Forventes gennemført i et samarbejde med ejerforeningen den 25. august Der skal nedsættes en planlægningsgruppe. Det blev aftalt at sende besked ud til beboerne for at finde ud af, hvor mange som kunne tænke sig at deltage i arrangementet og for at finde nogle personer, som vil være med til planlægge og afvikle arrangementet. 6. Vinduespudsning Det er stadigvæk Alliance, som står for at pudse alle vinduer og glas udvendigt. Det gøres to gange om året. Den nuværende ordning fortsætter. 7. Anvendelse af rådighedsbeløb Rådighedsbeløbet andrager kr., som anvendes til dækning af mødeudgifter, generalforsamling, indkøb til beboerlokalet samt papir og farvepatroner vedr. udsendelse af nyhedsbreve og information til beboerne og bestyrelsen m.fl. Der er brugt ca kr. i 2016/2017 hovedsagelig til indkøb af inventar til beboerkøkkenet samt trykning af informationsbreve og opslag vedr. afdelingen. Godkendt. 8. Fremlæggelse af regnskab for 1. august juli 2017 Regnskabet for 2016/1017 sluttede med et overskud på kr. Heraf stammer de ,17 kr. fra sagen vedr. ejendomsskatter, så overskuddet i forhold til det budgetterede og opkrævede er på ca kr. Hvilket er tilfredsstillende. Der blev stillet spørgsmål vedrørende tab ved lejeledighed, som har udgjort kr. i regnskabsåret, og tab ved fraflytning på kr. Udgiften vedr. tab ved lejeledighed (manglende udleje af lejlighed) dækkes af de bidrag, som vi betaler til dispositionsfonden (ca kr.) pr. år. Udgiften vedr. fraflytning skyldes tab, hvis en beboer ikke har været i stand til at betale for evt. skader i lejligheden ved fraflytningen. Udgiften dækkes af vores henlæggelser. Herudover blev der stillet spørgsmål vedrørende en tom lejlighed på Thad Jones Vej 4, som har stået tom siden 1. januar. På trods af flere fremvisninger er det ikke lykkes at få lejligheden lejet ud. Bestyrelsen vil følge op på denne problematik, da det efterfølgende har vist sig, at den samme problematik gælder en lejlighed Thad Jones Vej 2. Regnskabet blev godkendt. 9. Godkendelse af driftsbudget for 2018/2019 For at holde huslejen nede og sikre, at lejlighederne blev udlejet, har ejendommen siden 2010 modtaget dels et tilskud, som ikke skal betales tilbage, og dels et tilskud i form af et rente- og afdragsfrit lån, hvor der endnu ikke er taget stilling til, hvad der skal ske. Tilskuddet, som i 2018/19 andrager kr., aftrappes med over 10 år og bortfalder helt i år 2020/21. Dette tilskud skal ikke tilbagebetales til SAB. 2

3 Herudover bevilgede SAB s organisationsbestyrelsesmøde den 19. april 2010 et løbende rente- og afdragsfrit lån til Askholm på kr. Lånet blev senere nedsat til kr. pr. år og bortfalder helt næste regnskabsår. Det blev bevilliget for at dække nogle voldsomme stigninger i ejendomsskatterne, indtil der kom en afklaring af grundlaget for beregningen af ejendomsskatterne. Det har taget flere år at få afklaret disse sager, men som nu er afsluttet. Provenuet på ,17 kr., som var til rest efter, at vi havde betalt en advokatregning på kr ,51 kr. er blevet anvendt til at nedsætte vores gæld hos SAB. Så afdelingen vil fortsat på grund af ovennævnte forhold stå over for en økonomisk udfordring i de kommende år, hvor tilskuddene og lånet vil blive nedtrappet med kr. hvert år frem 2019/20 og med kr. i 2020/21, hvor der så skal tages stilling til evt. tilbagebetaling af det rente- og afdragsfrie lån til KAB, som i 2020/2021 vil andrage ca. 1 mio. kr. Alligevel er det lykkes at fastholde, at huslejen kun stiger med 1,6 procent i år mod 1,74 pct. sidste år. Driftsbudgettet blev godkendt. 10. Behandling af indkomne forslag Der var indkommet to forslag: Etablering af låneordning vedr. brug af hinandens parkeringspladser, fremsat af Malene Kruger. Forslaget var inspireret af en lignende ordning i en anden ejendom på Sluseholmen, hvor der var oprettet en facebook-gruppe, hvor beboerne kunne stille deres parkeringsplads til rådighed for andre beboere og deres gæster, når de ikke selv havde brug for deres parkeringsplads, f.eks. i forbindelse med weekenden og ferier. Forslaget har været drøftet med ejerforeningen, som ikke vil modsætte sig etablering af en låneordning, hvis beboerne selv står for administrationen. Forslaget blev godkendt under forudsætning, at pladserne alene stilles til rådighed for beboere og gæster med tilknytning til beboere i ejendommen, og såfremt ejeren/lejeren af parkeringspladsen, påtager sig ansvaret for brugen af parkeringspladsen, og at reglerne bliver overholdt. Opsigelse af aftale med KAB vedr. forbrugsmålinger, fremsat af bestyrelsen. Siden 1. januar har afdelingen ikke modtaget forbrugsmålinger fra KAB på trods af, at vi betaler kr. for denne ekstraydelse, som vi ikke er forpligtet til at modtage. Den manglende udsendelse skyldes tekniske vanskeligheder med det nye Edb-system. KAB vil ikke anbefale, at vi opsiger aftalen. Beslutning Afdelingsmødet godkendte, at bestyrelsen kan opsige aftalen med KAB, hvis ikke systemet fungerer tilfredsstillende i løbet af året, samt at der rejses krav om tilbagebetaling for den periode, hvor vi ikke har eller modtager forbrugsmålinger. 11. Valg af bestyrelsesmedlemmer På valg var: - Jens Zacho Rasmussen. - Mark Baun. Som begge blev genvalgt for to år. 12. Valg suppleanter: På valg var: - Birgitte Bidstrup. Morten Rasmussen blev valgt som ny suppleant. 13. Valg af medlemmer til SAB s repræsentantskab Det blev overladt til bestyrelsen at udpege de to repræsentanter. 3

4 14. Evt. Under eventuelt blev der stillet spørgsmål om udleje af beboerlokale og gæsteværelse, om værnet som skal forhindre, at duer sætter sig på ejendommens tag, om trapperummene istandsættelse, da der efterhånden er mange skader på væggene, om udlejning af parkeringspladser samt udskiftning af opvaskemaskine til en mere effektiv maskine, som kan klare mængden af opvask ved større arrangementer i beboerlokalet. Betingelserne for udleje af beboerlokale og gæsteværelse fremgår af afdelingens hjemmeside. Det koster 800 kr. at leje beboerlokalet en weekend + depositum. Ejendomskontoret og KAB vil kigge på værnet vedr. duerne, som er begyndt at falde ned på gaden. Problematikken med trapperummene vil blive taget op i forbindelse med næste markvandring, som forventes at finde sted i efteråret. Problemerne med udlejning af parkeringspladser vedrørte problematikken, når der var tale om en bil som enten var lejet eller leaset, hvor udlejningen i KAB i første omgang afviste at en beboer kunne leje en parkeringsplads på trods af, at der var ledige parkeringspladser. Adam oplyste, at det skyldes en misforståelse af reglerne og beklagede de problemer, som det have medført, men nu var blevet løst. Vedr. udskiftning af opvaskemaskine vil bestyrelsen arbejde videre for at undersøge mulighederne for udskiftning til en mere effektiv maskine. Til slut takkede dirigenten for god ro og orden. Referent Jørgen Green 4

5 8. Valg til bestyrelsen Jørgen Green og Emil Hansen blev genvalgt for to år. Morten Wagner blev valgt for to år som nyt bestyrelsesmedlem og Jens Zacho Rasmussen blev som suppleant. Bestyrelsen består herefter af Jørgen Green, Emil Hansen, Birgitte Bidstrup, Adam Drewes og Morten Wagner med Jens Zacho Rasmussen som suppleant. Der vil blive indkaldt til konstituerende bestyrelsesmøde i maj. 9. Evt. Der er behov for ekstra rengøring i trapperummet ved Gordon Dexter Vej 1 på grund af den megen trafik med barnevogne, forældre og børn. Opsætning af børnesikret hegn ved udgangen til kanalen mellem Ben Websters Vej og Dexter Gordons Vej kan godkendes. Endvidere blev problemerne med elevatorerne rejst. Bestyrelsen vil følge op på de rejste problemer. Referent Jørgen Green 5