Uddannelsesrådet Referat fra møde d. 21. september 2016

Transkript

1 Uddannelsesrådet Referat fra møde d. 21. september 2016

2 Uddannelsesrådet Tid: Onsdag d. 21. september 2016 kl Sted: Rektors mødelokale Deltagere: Bjarne Graabech Sørensen (prorektor, formand), Henning Andersen (uddannelsesdirektør TEK), Lars Grassmé Binderup (prodekan HUM), Martin Svensson (institutleder NAT), Merete Munk (uddannelseschef SUND), Ole Friis (prodekan SAM), Annette Lund (studiechef) Afbud: Sekretær: Charlotte Hundstrup Nielsen (Studieservice) Indhold 1 Velkommen, opfølgning fra sidste møde samt generel orientering Projekt Fælles Fagbase Status, udviklingsplan og budget Testbaseret optag endelig plan for SDU-modellen Prækvalifikation ny diplomingeniøruddannelse i robotteknologi Digital understøttelse af uddannelsesberetningen SDU s Studiestartsundersøgelse Oversigt emner til kommende møder Eventuelt

3 1 Velkommen, opfølgning fra sidste møde samt generel orientering Sagsindhold: a. Godkendelse af referat Referatet blev godkendt. b. Formanden orienterer i. Studieturen i januar 2017 bliver udelukkende for Uddannelsesrådets medlemmer ii. Taxameter der er meget fokus på det regionale aspekt iii. Uddannelses- og forskningsministeren besøger SDU på fredag (23/9) i forbindelse med åbning af dronecenter på TEK iv. Styringseftersyn model for at styrke indflydelse fra staten på universiteternes ledelse v. Campusledelsessystemer Yderligere orienteringspunkter: - Studiechefen orienterede om introduktionsprogram for nye vejledere - Fælles frister for kandidatoptag Bilag: 1. Ingen 2

4 2 Projekt Fælles Fagbase Status, udviklingsplan og budget Sag: Projekt Fælles Fagbase Status, udviklingsplan og budget Bilag: Statusrapport Plan fase Projektplan Business Case Projektorganisation Sagsindhold: Projekt fælles fagbase har afsluttet præprojektet (fase 1), og projektet er nu gået ind i udviklingsfasen (fase 2). Uddannelsesrådet besluttede den 3. juni 2016, at udviklingen af den ny fagbase skal ske internt. ITudviklingsafdelingen og SFEO har indgået aftale om at samarbejde om udviklingen af den ny fagbase, og der er afholdt workshops med udviklere fra begge afdelinger, hvor delelementer er identificeret og opgaverne er fordelt mellem de to team. Udviklingsarbejdet er således i gang. Efter aftale mellem Styregruppeformand (prorektor) og Seniorleverandør (IT-chef) den 30. august 2016 er der fastsat en tidstolerance på +1 måned for fase 2. Dermed forventes levering af fagbasen til test at kunne ske senest den 1. juni Den overordnede Projektplan forventes fortsat at holde. IT-udviklingsafdelingen har på baggrund af tidsestimater for udvikling af de enkelte delleverancer beregnet, at prisen for fagbasen vil være kr. Leverandøren ønsker, at der fastsættes en omkostningstolerance på kr. for fase 2. Til Uddannelsesrådets drøftelse har projektleder udarbejdet Statusrapport og Plan fase 2, ligesom Projektplan, Business Case og Projektorganisation er opdateret. Indstilling: Det indstilles, at Uddannelsesrådet: tager projektleders statusrapport til efterretning godkender plan for fase 2, herunder: o godkender tidsplan for udviklingsarbejdet inkl. tidstolerancen +1 måned o godkender budget inkl. omkostningstolerancen kr. godkender de opdaterede projektdokumenter: Projektplan, Business Case og Projektorganisation. 3

5 Sagsbehandler: Nisrin Adel Hamad Projektleder IT-Service Referat af punktet: Nisrin orienterede om, at man er i gang med fase 2, samt at der netop har været afholdt workshops med udviklere fra SFEO og IT-Service, som er i gang med at tegne datamodellen for fagbasen. Samtidig har man planlagt forløbet med sprints og reviews, hvor projektgruppen løbende skal ind over det, der bliver udviklet. Da der er udviklere fra både SFEO og IT-service, er det aftalt, at det hele fungerer som et samarbejde med en ansvarsfordeling, som groft set er opdelt således, at SFEO er ansvarlig for udvikling af front end og IT- service for udvikling af back end. Statusrapporten er udarbejdet for at give et overblik over, hvor vi er henne i projektet. Det har taget tid at opnå enighed om krav til systemet, og ligeledes er processen for dialog med potentielle leverandører trukket ud. Derfor kan dette medføre en forsinkelse i tidsplanen i op til en måned. Udviklerne i begge team vurderer dog, at dette ikke nødvendigvis medfører, at vi bliver forsinket i forhold til at påbegynde test af systemet. Såfremt vi bliver forsinket, vil der være tale om en måned, hvor overdragelse til test vil ske. Formanden orienterede i den forbindelse om, at der er givet en tilladelse til en tidstolerance på en måned på fase 2. Nisrin bemærkede, at der fortsat er opbakning til alle skabeloner, studieordninger samt fagbeskrivelser. Derudover blev det nævnt, at de to udviklerteam er presset grundet andre projekter, men samtidig at der er vilje til samarbejdet. Kurt bemærkede, at sprint var valgt som metode, da dette giver hurtige leverancer til projektgruppen. Når der foreligger et produkt, kan man gå ind og tage bestik af, hvorvidt det lever op til det efterspurgte, hvorefter det med 14- dages kadencen hurtigt vil være muligt at justere produktet. Der blev spurgt til enkelte formuleringer i bilaget om projektorganisationen, herunder blev ordet seniorbruger især drøftet. Nisrin tilføjer, at Uddannelsesrådet udgør styregruppen. Lars spurgte til de beskrevne risici vedrørende eventuelle manglende ressourcer i SFEO og IT-service, hvortil det blev bemærket, at arbejdet med Fagbasen er højt prioriteret og ressourcerne er allokeret hertil. Ole spurgte til projektgruppens virke fremadrettet, hvortil Nisrin svarede, at gruppen sidder med til sprint reviews, og får produkterne at se til kvalitetstjek. Derudover skal gruppen teste produkterne. Projektgruppen skal ligeledes lave alle de lister i databasen til alle de indskrevne dropdown menuer. Dette arbejde skal finpudses og efterfølgende godkendes i Uddannelsesrådet. Formanden nævnte, at Nisrin forlader rollen som projektleder, da hun pr. 1. oktober begynder i Rektorsekretariatet, hvor hun skal koordinere campusarbejdet og understøtte dekanerne. Nisrin blev rost for den store indsats, der er blevet ydet i projektet. Projektledelsen forankres fremover i Studieservice. Ny projektleder er Dorthe Majlund Sørensen, som er udlånt fra SUND. Indstilling Det indstilles, at Uddannelsesrådet: tager projektleders statusrapport til efterretning Beslutning: Uddannelsesrådet tog statusrapporten til efterretning. 4

6 godkender plan for fase 2, herunder: o godkender tidsplan for udviklingsarbejdet inkl. tidstolerancen +1 måned o godkender budget inkl. omkostningstolerancen kr. godkender de opdaterede projektdokumenter: Projektplan, Business Case og Projektorganisation. Uddannelsesrådet godkendte plan for fase 2 og o godkendte herunder tidsplanen o vedrørende budgettet er der tilsagn fra Direktøren, givet at Uddannelsesrådet ligger hånd på det indholdsmæssige. Uddannelsesrådet godkendte de opdaterede projektdokumenter med enkelte bemærkninger. 5

7 3 Testbaseret optag endelig plan for SDU-modellen Sag: Orientering om plan for afvikling af testbaseret optag Bilag: Tests der indgår i SDU-Modellen B bilag (uploadet på SharePoint): Overordnet datooversigt for test og samtaler Forløbsplan for unitest på SUND og SAMF d. 22. april Forløbsplan for unitest og fagspecifikke tests på NAT, HUM og SAMF d. 23. april Detailoversigt for proces for fakulteternes optagelsesprocedurer Sagsindhold: Status Der er indmeldt i alt 59 bachelor og diplomingeniøruddannelser til testbaseret optag, ud af SDU s i alt 80 optagelsesområder. I 2017 forventes der mellem ansøgere til tests og samtaler i kvote 2 1 (Bilag 1). Planen: Et af kvalitetskriterierne for det testbaserede optag er, at ansøgerne oplever at de bliver godt modtaget på selve testdagen(e); samt at testene skal være praktisk gennemførlige og af ansøgerne opleves som acceptable. Måden det er løst på er dels ved, at der er valgt én fælles testmodel for studieegnethed (unitest i version 3,4, og 5), som kan anvendes som led i optagelse på alle uddannelser. Det er også løst ved at samle uddannelser der kombinerer studieegnethedstesten med fagspecifikke tests på én og samme dag (fx HUM, NAT og TEK). Det har været et afgørende element i planlægningen, at de ansøgere, som søger på tværs af uddannelser og fakulteter, ikke risikerer at skulle rejse til SDU af flere omgange (end allerhøjst nødvendigt). Der er planlagt to overordnede testforløb: 1. Der er de uddannelser der anvender et UDSKILLELSESLØB, hvor unitest anvendes som præselektion, og hvor den endelige optagelsestest eller samtale finder sted 2-4 uger efter unitest (uddannelser på SAMF og SUND). Her afvikles unitest samme dag, d. 22. april. På HA uddannelserne er den fagspecifikke test et struktureret interview. Emnerne og bedømmelsesvejledningen til interviewet er struktureret på en måde der gør, at resultatet fra ét interview kan anvendes som led i optagelse på alle HA uddannelserne. Det betyder, at ansøgere til HA på forskellige studieretninger, kun skal til ét interview. 1 Ifølge Whitebook d. 17. marts 2016 var der 8770 kvote 2 ansøgere til de indmeldte uddannelser 6

8 2. Der er de uddannelser der måler ansøgernes studieegnethed, motivation eller særlige fagspecifikke kompetencer ud fra en samlet HELHEDSVURDERING (uddannelser på TEK, HUM og NAT). Her afvikles uni- TEST og de fagspecifikke tests samme dag, d. 23. april. Den fagspecifikke test på TEK er Multiple Mini Interview (MMI). Emnerne og bedømmelsesvejledningen til MMI er struktureret på en måde der gør, at resultatet kan anvendes som led i optagelse på alle diplom- og civilingeniøruddannelserne. Det betyder, at ansøgerne kun skal til MMI én gang. Den fagspecifikke test på HUM er en mundtlig sprogtest; ansøgere til fx IVK tysk og spansk, vil derfor skulle til to sprogtest på samme dag. Den fagspecifikke test på Biologi, Biomedicin og BMB på NAT er en skriftlig opgave som skrives på stedet, i umiddelbar forlængelse af unitest. Det vil dog ikke kunne undgås, at ansøgere som har søgt flere uddannelser, hvor der er fagspecifikke tests (fx på tværs af Samfundsvidenskab, Sundhedsvidenskab og Naturvidenskab), vil opleve en kompleks optagelsesprocedure, der indebærer testdeltagelse på flere forskellige datoer. UniTEST Der er tale om en kognitiv test, der vurderer generel studieegnethed indenfor områderne kritisk, kvantitativt og sprogligt ræsonnement. Den australske leverandør af testen (ACER), har i forbindelse med udviklingen af en fælles testløsning for hele SDU, udviklet yderligere to områder for interpersonelt og videnskabeligt ræsonnement. Med fem forskellige områder, får SDU en fleksibel testløsning, der kan modelleres og tilpasses de enkelte fagområder. Pilottesten som blev afholdt i efteråret 2015 havde til formål at sikre opbygning af IT-kapacitet til understøttelse af det testbaserede optag og IT-understøtning af dataindsamling og datamæssig drift af optaget. Endvidere gav pilottesten brugbare erfaringer for den logistiske afvikling af unitest i onlineversion. Der henvises til bilag 2,3, 4 og 5 for detailoversigter for testdatoer, forløbsplaner, testafvikling samt fakulteternes optagelsesprocedurer. Information om testbaseret optag: Der er sket en omfattende revision af de nuværende adgangskravssider for samtlige bachelor- og diplomingeniøruddannelser ift. indhold og struktur, men der fortsat behov for en forbedring af selve brugerrejsen ind til siderne, samt skærpelse af informationen om SDU s optagelsessystem og ansøgningsprocedurerne. Direktionen besluttede d. 7. september 2016 at yde en ramme til igangsættelse af en informationskampagne i forhold til branding og forankring af SDU s måde at sikre det bedste match mellem studerende og uddannelse på. Rammen er givet til Kommunikation og Studieservice i fællesskab med opdrag om at sikre, at projektet inkluderer og medtænker alle niveauer af aktører på området på SDU, samt at indsatsen omkring kvalitetsløft af hjemmesiden sker i et tæt samarbejde mellem Studieservice og Kommunikation. Tiltaget med markedsføring og brand af SDU vil køre som et sideløbende projekt til det testbaserede optag med delt projektledelse mellem hhv. SDU-Kommunikation og Studieservice. I projektet vil information til SDU s medarbejdere om testbaseret optag blive medtænkt, og der vil være fokus på at styrke vejledningsindsatsen, både på centralt og på fakultetsniveau. 7

9 Indstilling: Det indstilles til Uddannelsesrådet at tage orientering om planen for testbaseret optag til efterretning. Sagsbehandler: Maria Vonsild Projektleder Studieservice Referat af punktet: Maria orienterede om, at der har været en god og konstruktiv proces for at finde en fælles løsning samt for at afviklingen af de mange test og samtaler tilgodeser ansøgerne, således at ansøgerne ikke skal herud af for mange omgange. Det er blevet løst således, at testmodellen der er valgt, er UniTEST, som er den primære test og vil indgå som et led i optagelsen på alle uddannelser med enkelte undtagelser. Maria bemærkede yderligere, at Acer har videreudviklet standardmodellen med tre domæner for at tilgodese ønsker fra TEK og Datalogi således, at der nu er udviklet op til fem forskellige områder, der kan testes indenfor. Med valg at UniTEST som fælles testmodel, kan vi nu sige til ansøgerne, at ligegyldigt hvilken uddannelse, man søger ind på, så skal man til UniTEST, samt at man kun skal til UniTEST eén gang. Dette har været essentielt for at få accept fra ansøgernes side ift. antal gange, de skal herud. Maria orienterede om, at der også er blevet kigget på logistikken, samt at det er besluttet, at vi samler uddannelser på SUND og SAMF (d. 22. april). Dette gælder for alle uddannelser, der har UniTEST som præselektion og skal videre til en samtale på et senere tidspunkt. Ligeledes samles uddannelser på TEK, NAT OG HUM, hvor UniTEST kombineres med en fagspecifik test (23. april), således ansøgerne kun skal herud en gang. Tidsmæssigt afvikles disse test i løbet af en weekend samt i en periode, så ansøgerne stadig kan gå til studentereksamen etc. Worst case scenario vil være, at ansøgerne kan risikere at skulle herud 3 gange plus en samtale. Udenlandske ansøgere kan til gå testen via remote proctoring, hvilket direktionen har godkendt, at SDU betaler for. Uddannelsesrådet bemærkede, at det vil være vigtigt, at de ansøgere der kommer, får en god oplevelse og en venlig modtagelse. Maria nævnte, at man vil blive mødt med SDU-medarbejdere, når man registrerer sig. De studerende kommer ind i rul, således vi kan få 4000 igennem på campus om lørdagen (fra 8.00 om morgenen til om aftenen). Der vil blive lavet rulleplaner, således at det ikke kolliderer ift. de fagspecifikke tests, hvis en ansøger fx har søgt på både TEK og Datalogi. IT-support er til stede og vil blive placeret i basecamps samt ved teststederne (undervisningslokalerne). Det blev foreslået, at der bliver adgang til vand og kaffe. Maria orienterede om, at adgangskravsiderne på SDU.dk har været under en større revision. Siderne er dog ikke udgivet endnu, da der stadig er behov for tilretning. Siderne vil være klar og publiceret på SDU.dk til 1. oktober. Det fremadrettede fokus vil være på at informere internt på SDU såvel som eksternt til ansøgerne. Der ligger planer på dette, som er godkendt i direktionen. Kommunikation og Studieservice skal sørge for at lave en kommuni- 8

10 kationsplan. Der har været afholdt møder med et par konsulentbureauer, som skal hjælpe os med kommunikationen ift. brugerrejsen. Lars spurgte til om testbaseret optag udrulles for alle uddannelser fra 2018, og hvorvidt der foreligger en plan herfor. Bjarne svarede, at det gør der ikke, men at beslutningen har været, at i 2017 skulle mindst 25 % studerende på hvert fakultet optages via testbaseret optag. Vi vil samtidig gerne gøre os erfaringer fra 2017 inden, der planlægges yderligere. Såfremt dette bliver en succes, skal alle uddannelserne på længere sigt være med. Der er også en tendens til, at de andre universiteter er på vej og vil anvende testbaseret optag. Merete nævnte, at vi har forskellige test i omløb, og spurgte derfor til muligheden for sammenlignelige resultater, hvortil Maria forklarede, at Acer kalibrerer testresultaterne. Merete appellerede til, at vi anvender så få forskellige tests som muligt. Det blev besluttet, at der skal foreligge en plan B, såfremt der sker strømsvigt, således at testmaterialet også findes i papirudgave. Slutteligt blev Maria rost for arbejdet. Indstilling Det indstilles til Uddannelsesrådet at tage orientering om planen for testbaseret optag til efterretning. Beslutning: Uddannelsesrådet tog orienteringen til efterretning 9

11 4 Prækvalifikation ny diplomingeniøruddannelse i robotteknologi Sag: Prækvalifikation: Ny diplomingeniøruddannelse i robotteknologi Bilag: Udkast til uddannelsesansøgning til diplomingeniøruddannelse i robotteknologi Aftagerudtalelser eftersendes i uge 37/38. Sagsindhold: Det Tekniske Fakultet ønsker at indsende en ansøgning om en ny diplomingeniøruddannelse i robotteknologi til prækvalifikation allerede i indeværende år med henblik på opstart af uddannelsen til studiestart 1. september Baggrunden for ønsket om en hurtig behandling af ansøgningen(se nedenstående oversigt) skal findes i stærke og markante tilkendegivelser fra aftagermiljøet af robotingeniører og fra fagmiljøet bag uddannelse om, at der er akut mangel på ingeniører inden for robotteknologi. Arbejdet med uddannelsen har pågået igennem længere tid, og man har på det Tekniske Fakultet arbejdet ud fra en tidshorisont, der hed første optagelse på uddannelsen 1. september Denne tidshorisont er imidlertid blevet udfordret af aftagerne, da man således først vil kunne forvente at ansætte færdiguddannede diplomingeniører i robotteknologi i foråret Det Tekniske Fakultet har som følge heraf fremrykket planen, så den sikrer, at der udarbejdes en ansøgning, der kan leve op til både interne og eksterne krav til prækvalifikation af nye uddannelser, og som på den anden side muliggør start af uddannelsen allerede i Diplomingeniør i robotteknologi SDU udbyder en civilingeniøruddannelse i robotteknologi. Baggrunden for at udvikle og udbyde en ny diplomingeniøruddannelse inden for samme fagområde er, at der er stor mangel på ingeniører, som er specialiseret i at installere og drive allerede udviklede robotteknologier. Diplomingeniøruddannelsen adskiller sig på dette punkt fra civilingeniøruddannelsen, da denne er rettet mod udvikling af nye robotteknologier. Der er som følge heraf et stærkt ønske fra aftagere og fra fagmiljøet om, at man opretter en uddannelse, som kan udfylde det hul der er på arbejdsmarkedet i forhold til ingeniører, der er specialiseret indenfor netop installation og drift af robotteknologier. Ønsket fra aftagerne skal også ses i relation til, at der ikke findes andre diplomingeniøruddannelser i Danmark, som har dette fokus. 10

12 Det Tekniske Fakultet har igennem en årrække oplevet en stigning i antallet ansøgere til civilingeniøruddannelsen i robotteknologi, og man vurderer, at denne stigning ikke vil blive påvirket af udbuddet af en ny diplomingeniøruddannelse i robotteknologi. Vurderingen bygger på det forhold, at de to typer af uddannelser henvender sig til forskellige grupper af ansøgere. Den nye diplomingeniøruddannelse henvender sig således til ansøgere som ønsker en mere praksisnær tilgang til robotteknologierne, mens den eksisterende civilingeniøruddannelse henvender sig til de mere teoretisk funderede ansøgere. Proces for prækvalifikation af nye uddannelser Ansøgninger om nye uddannelser skal igennem en intern kvalitetssikringsproces, der indbefatter behandlinger i uddannelsesrådet og i direktionen over to omgange, og endelig en godkendelse af bestyrelsen af den færdige ansøgning. Processen påbegyndes to gange årligt. I denne særlige situation vil processen blive tidsmæssigt komprimeret, så ansøgningen kan færdiggøres til ansøgningsfristen 1. oktober Indstilling: Det indstilles, at uddannelsesrådet: 1. Drøfter det foreliggende udkast til ansøgning om ny diplomingeniøruddannelse i robotteknologi (bilag 1). Sagsbehandler: Jesper Hedegaard Vesterbæk Kvalitetskoordinator Studieservice Referat af punktet: Formanden roste TEK for at have arbejdet hurtigt på sagen og berettede samtidig, at bestyrelsen enstemmigt gav tilsagn til at gå videre med ansøgningen om den nye diplomingeniør uddannelse på mødet i mandags. US en samt aftagerudtalelserne foreligges direktionen torsdag. Der er særligt to dimensioner i fokus, når ansøgningen bedømmes, hvor den ene er, hvorvidt der er behov for uddannelsen (aftagerønske). Den anden dimension er, om der er andre uddannelser, der vil kunne levere til markedet. Derudover blev det nævnt, at der har været en fin aftagerdialog. Henning orienterede om, at der pt. arbejdes på at indhente høringssvar fra virksomheder. Der er d.d. kommet 30 + høringssvar med udelukkende positive tilkendegivelser. Ansøgningen vil være på plads til d. 30. september. Uddannelsesrådets medlemmer gav TEK konkrete tilbagemeldinger til US en, som fakultetet kan indarbejde i ansøgningen. Herefter konkluderede Uddannelsesrådet, at der er tale om et godt tiltag, samt at der er en positiv indstilling til at understøtte indsendelsen af ansøgningen. 11

13 1 Indstilling 1. Drøfter det foreliggende udkast til ansøgning om ny diplomingeniøruddannelse i robotteknologi (bilag 1). Beslutning: Uddannelsesrådet drøftede udkast til ansøgning om ny diplomingeniør i robotteknologi og indstiller denne positivt videre til direktionen med henblik på indsendelse til prækvalifikation. 12

14 5 Digital understøttelse af uddannelsesberetningen Sag: Ny digital understøttelse af kvalitetsarbejdet på SDU Bilag: Udkast til kommissorium - Ny digital understøttelse af kvalitetsarbejdet på SDU Sagsindhold: På baggrund af indstilling fra SAK-kval drøftede uddannelsesrådet den 3. maj behovet for en ny digital understøttelse af kvalitetsarbejdet på SDU, herunder i særlig grad de processer, der knyttes til arbejdet med uddannelsesberetningerne. Uddannelsesrådet besluttede følgende: Uddannelsesrådet besluttede, at ambitionen er at udvikle et nyt, permanent og mere overskueligt system. Arbejdet med uddannelsesberetningen er på nuværende tidspunkt i gang, hvorfor det ikke giver mening at haste med udarbejdelsen af en kravspecifikation til det nye system. Det vil derimod være oplagt at påbegynde arbejdet med en kravspecifikation i forlængelse af revideringen af kvalitetspolitikken i efteråret 2016 (referat fra mødet den 3. maj). I det netop vedtagne kommissorium for evaluering af kvalitetssystemet lægges der op til, at revisionen af kvalitetssystemet skal pågå i efteråret Jf. uddannelsesrådets beslutning fra mødet den 3. maj bevirker dette, at arbejdet med at udvikle et nyt digital system til understøttelse af kvalitetsarbejdet først vil kunne påbegyndes på samme tidspunkt. Det er som følge heraf tvivlsomt, at et sådan system kan være klar til brug til foråret 2018, hvor næste omgang uddannelsesberetninger skal pågå. SAK-kval ønsker derfor, at uddannelsesrådet i lyset af den reviderede plan for evaluering af kvalitetssystemet genovervejer dets beslutningen fra mødet den 3. maj. Indstilling: Det indstilles, at uddannelsesrådet: 1. Drøfter behovet for, at der påbegyndes et arbejde med at udvikle et nyt digitalt system til understøttelse af kvalitetsarbejdet på SDU allerede i efteråret 2016, 2. Såfremt der er tilslutning til forslaget, giver SAK-kval bemyndigelse til at udarbejde et nyt revideret kommissorium for arbejdet med at udvikle et nyt digitalt system til understøttelse af kvalitetsarbejdet på SDU 13

15 Sagsbehandler: Jesper Hedegaard Vesterbæk Kvalitetskoordinator Studieservice Referat af punktet: Jesper bemærkede, at indstillingen er blevet til på baggrund af en drøftelse i SAK-KVAL. I maj drøftede Uddannelsesrådet ligeså behov for et nyt system til understøttelse af uddannelsesberetningen. Jesper forklarede, at vi ikke kan afvente revideringen af kvalitetssystemet i foråret 2017, hvorfor SAK-KVAL beder om lov til at gå i gang med dette arbejde, herunder udarbejdelse af nyt kommissorium. Formanden vurderede, at det viser rettidig omhu at gå i gang, da det er væsentligt at få tænkt modellen grundigt igennem. Ligeledes nævntes finansieringen som et element, der ikke nævnes i indstillingen, hvorfor et estimat på omkostningerne med udarbejdelsen af et nyt system blev efterspurgt. Uddannelsesrådet var enigt om, at det er en god ide, at gå i gang med forarbejdet til det nye system på nuværende tidspunkt. Annette spurgte hvorvidt, man har kigget på eksterne leverandør af kvalitetssystemer, da det eventuelt vil være en god ide at kigge på de standardsystemer, der er. Merete og Ole erklærede sig enig heri. Derudover nævnte Merete, at Fagbasen kører i test samtidig og sammenkoblet med, at der kun er fem udviklere i IT- service, blev der spurgt til, hvorvidt opgaven er handlet af, så vi sikrer, der er allokeret ressourcer. Jesper svarede, at det i første omgang kræver, at der udarbejdes et nyt kommissorium, hvorefter IT- service skal tages i ed. Såfremt der kunne være relevante eksterne systemer, skal disse også tages med i betragtning. Pointen er blot, at vi skal i gang og have afdækket krav til det nye system, herunder nice-to-have og need-to-have elementer. I forlængelse heraf nævnte Merete, at vi eventuelt skulle bruge flere kræfter på arbejdet med nøgletal og indikatorer fremfor fokus på at fremstille et nyt og stort system. Det er vigtigt, at vi bruger vores kræfter det relevante sted, og findes der noget allerede, så skal vi ikke opfinde den dybe tallerken. Martin vurderede, at det er vigtigt, at vi har et system, som vi selv kan videreudvikle, og dette behøver ikke at være super kompliceret. Ole spurgte til organiseringen og nedsættelsen af projektgruppen med repræsentanter fra fakulteterne. Ole efterlyste, at man også inkluderede nogle, der i realiteten har indsigt i, hvordan tingene er skruet sammen (hands-on viden). Derudover blev det foreslået, at man i virkeligheden øger det til, at man har to med fra hvert fakultet (en fra administrationen og en med teknisk viden). Formanden rundede drøftelsen af med forslaget om, at lade SAK-KVAL arbejde videre jf. indstillingen. Uddannelsesrådet ser frem til at modtage forslag til nyt kommissorium, herunder et overblik over omkostningerne forbundet med at udvikle et nyt system. Indstilling Det indstilles, at uddannelsesrådet: 1. Drøfter behovet for, at der påbegyndes et arbejde med at udvikle et nyt digitalt system til understøttelse af kvalitetsarbejdet på SDU al- Beslutning: 1. Uddannelsesrådet drøftede indstillingen og tilsluttede sig denne, således at arbejdet med et nyt digitalt system til understøttelse af kvalitetsar- 14

16 lerede i efteråret 2016, 2. Såfremt der er tilslutning til forslaget, giver SAK-kval bemyndigelse til at udarbejde et nyt revideret kommissorium for arbejdet med at udvikle et nyt digitalt system til understøttelse af kvalitetsarbejdet på SDU bejdet kan påbegyndes. 2. Uddannelsesrådet gav SAK-KVAL bemyndigelse til at udarbejde et nyt kommissorium. 15

17 6 SDU s Studiestartsundersøgelse Sag: SDU s Studiestartsundersøgelse v/prodekan Lars Grassmé Binderup Bilag: Undersøgelsesdesign i Studiestartsundersøgelsen Sagsindhold: SDU har, jf. udviklingskontrakt , forpligtet sig til at implementere en række krav til styrkelse af studiestarten. For at følge op på indsatsen valgtes det at etablere en måling af de studerendes tilfredshed med forskellige aspekter af studiestartsforløbet, herunder et spørgsmål om den generelle tilfredshed med studiestarten, hvor sidstnævnte indgår som målepunkt i udviklingskontrakten (1.3. Bedre studiestart). Undersøgelsesdesignet er oprindeligt udfærdiget af en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra Rektorsekretariatet, Studieservice, udvalgte medlemmer af Uddannelsesrådet, samt Syddanske Studerende. Undersøgelsen tager udgangspunkt i SDU s Principper for Studiestart, som den fungerer som en slags opfølgning på implementeringen af. Studiestartsundersøgelsen blev gennemført første gang i december 2014 for nye aktive bachelorheltidsstuderende på SDU, og den blev gentaget i 2015 i uændret form. SDU Analyse har oplyst, at de i efteråret 2016 vil lave en analyse af de to første gennemløb af undersøgelsen, herunder se på eventuelle sammenhænge mellem de studerendes svar i undersøgelsen og efterfølgende tendens til studieforsinkelse og frafald. Indstilling: Det indstilles, at Uddannelsesrådet: 1) Drøfter behovet for eventuelle ændringer i Studiestartsprøvens design, herunder hvorvidt de ni spørgsmål, der indgår i SDU s Studiestartundersøgelse skal fastholdes 2) Drøfter hvorvidt der skal gøres mere for at koordinere mellem de lokale studiestartsundersøgelser og den centrale undersøgelse, herunder hvorvidt de lokale undersøgelser skal eller skal kunne indlejres i den centrale undersøgelse 16

18 3) Drøfter mulighed for igangsættelsen af en studiestartundersøgelse på 1. semester på kandidatuddannelser, hvor et særlig behov herfor identificeres. (En sådan undersøgelse vil være i tråd med kravet om en passende kandidatintro i SDU s studiestartsprincipper) Referat af punktet: Lars orienterede om, at Studiestartsundersøgelsen skal køre igen i december, hvilket er tredje gang. Analyse har modtaget spørgsmål fra TEK i forhold til, om man kan få indflydelse på undersøgelsens spørgsmål, samt mulighed for at få egen undersøgelse koordineret med denne, og ligeledes er der forespurgt om muligheden for at få en studiestartsundersøgelse på kandidaten. Lars nævnte, at Uddannelsesrådet tidligere har drøftet disse spørgsmål, men at der er behov for, at denne diskussion genoptages. Uddannelsesrådet drøftede undersøgelsesdesignet i Studiestartsundersøgelsen og vurderede, at de ni spørgsmål fastholdes. Studiestartsundersøgelsen er først og fremmest en temperaturmåling på hele institutionens optag af studerende, men ved behov kan der koordineres og de lokale spørgsmål tilkobles. Behovet vil ikke være til stede for alle fakulteter, da der også er forskellige ønsker til udsendelsestidspunktet. NAT vil fx gerne gøre brug af muligheden for at tilkoble fakultetets undersøgelse til den centrale, hvorimod SAMF og SUND ikke ønsker dette. Samtidig vurderede Uddannelsesrådet, at det vil være fint at udbrede studiestartsundersøgelsen på kandidatuddannelser dog ikke over en bred kam, men hvor behov herfor identificeres. Det anbefales, at undersøgelsen på kandidaten foregår centralt, samt at denne rettes mod studerende, der kommer ude fra, fx professionsbachelorer, akademiske bachelorer fra andre institutioner end SDU og internationale full-degree studerende samt eventuelt udvekslingsstuderende i første semester. Lars nævnte i den forbindelse, at spørgsmålene bør tilrettes denne kontekst helt konkret var der forslag om at ændre spørgsmål 3 og 4. Annette bakkede op om tilpasningen af spørgsmål, samt at Studieservice vil komme med et forslag til uddannelser, hvor der kommer studerende ude fra. Annette gjorde opmærksom på forskellen i de lovpligtige undersøgelser (SMU en) eller undersøgelser, der knytter sig til fx kvalitetspolitikken eller udviklingskontrakten, sammenholdt med andre typer af undersøgelser (frivillige), fx forskning - undersøgelser som man vurderer, er relevante samt de studerendes undersøgelser. I Studieservice arbejdes der med et koncept for anvendelse af kanaler til udsendelse af undersøgelser alt efter dennes karakter (lovpligtig = mail og de frivillige/ikke lovpligtige = website/sdu.dk). Man kunne også overveje at tilføje, at man for at opnå plads på sitet med de frivillige undersøgelser, skal give en tilbagemelding på resultatet. Uddannelsesrådet drøftede slutteligt muligheden for at tilføje fritekstfelter i Studiestartsundersøgelsen. Diskussionen centrerede sig omkring, hvordan man får samlet op på fritekstfelterne, hvortil det blev fremført, at der findes software programmer til denne type af opsamling. Nu hvor der åbnes op for, at fakulteterne kan få tilføjet de lokale spørgsmål i Studiestartsundersøgelsen, vurderede Uddannelsesrådet, at man også skulle have mulighed for at vælge fritekstfelter til, såfremt der er et klart formål for anvendelsen af disse. Annette, Lars og Merete arbejder videre med dette. Indstilling Det indstilles, at Uddannelsesrådet: 1) Drøfter behovet for eventuelle ændringer i Studiestartsprøvens design, herunder hvorvidt de ni spørgsmål, der indgår i Beslutning: 1) Uddannelsesrådet besluttede, at spørgsmålene i Studiestartsundersøgelsen - der udsendes på bacheloruddannelserne - fastholdes. 17

19 SDU s Studiestartundersøgelse skal fastholdes 2) Drøfter hvorvidt der skal gøres mere for at koordinere mellem de lokale studiestartsundersøgelser og den centrale undersøgelse, herunder hvorvidt de lokale undersøgelser skal eller skal kunne indlejres i den centrale undersøgelse 3) Drøfter mulighed for igangsættelsen af en studiestartundersøgelse på 1. semester på kandidatuddannelser, hvor et særlig behov herfor identificeres. (En sådan undersøgelse vil være i tråd med kravet om en passende kandidatintro i SDU s studiestartsprincipper) 2) Uddannelsesrådet besluttede, at fakulteterne får mulighed for at vælge de lokale spørgsmål til således, at disse kan indgå i forlængelse af den centrale Studiestartsundersøgelse. 3) Uddannelsesrådet tilsluttede sig forslaget om en studiestartsundersøgelse på 1.semester af kandidaten for de studerende, der kommer udefra jf. specificeringen ovenfor. 18

20 7 Oversigt emner til kommende møder Sag: Oversigt emner til kommende møder i Uddannelsesrådet v/prorektor, Bjarne Graabech Sørensen Bilag: Oversigt - status over sager til forelæggelse for Uddannelsesrådet og direktionen Sagsindhold: Der fremlægges en oversigt over emner eller sager, som er foreslået behandlet i regi af Uddannelsesrådet, eller som Uddannelsesrådet tidligere har besluttet skal behandles. Indstilling: Det indstilles, at Uddannelsesrådet drøfter ajourføring af oversigt og prioritering af emner til kommende møder. Referat af punktet: Lars spurgte til processen for opfølgning på nøgletal. Dette tilføjes oversigten med emner til et af de kommende møder. Indstilling Det indstilles, at Uddannelsesrådet drøfter ajourføring af oversigt og prioritering af emner til kommende møder. Beslutning: Uddannelsesrådet drøftede oversigten med ovennævnte bemærkninger. 19

21 8 Eventuelt Referat af punktet: Ole spurgte til fakulteternes uddannelsesberetninger og hvorvidt man kunne gøre noget for at disse bliver lettere at skrive sammen til universitetets uddannelsesberetning. Uddannelsesrådet var enigt om, at de fakulteter der er færdige, gerne må cirkulere disse. 20