NOTAT. Budget- og regnskabsarbejdet i kommunen kan opdeles i 4 hovedaktiviteter:

Transkript

1 SOLRØD KOMMUNE ØKONOMIAFDELINGEN NOTAT Emne: Procedure og tidsplan for budgetlægning Til: Byrådet m.fl. Dato: 17. december 2014 Sagsbeh.: AJ Sagsnr.: 14/18683 Budget- og regnskabsarbejdet i kommunen kan opdeles i 4 hovedaktiviteter: Budgetlægning for , Budgetopfølgning for 2015 Halvårsregnskab Regnskabsaflæggelse for Budgetlægningen for Den faseopdelte budgetlægning Kommunerne og Regeringen har gennem mange år indgået årlige aftaler for den kommunale økonomi, hvori bl.a. er aftalt rammer for serviceudgifter, anlægsudgifter og skatteudskrivningen. Folketinget vedtog i juni 2012 en budgetlov. Loven har til formål at sikre balance eller overskud på de samlede offentlige finanser og en hensigtsmæssig udgiftsstyring i stat, kommuner og regioner. Den gældende budgetlov betyder, at den økonomiske ramme for kommunernes udgifter udmeldes i juni måned. Der er sanktioner over for kommunerne, hvis de overskrider udgiftsrammerne eller rammerne for den kommunale skatteudskrivning. Gennem de seneste år har kommunerne, inden for rammerne af den faseopdelte budgetlægning, intensiveret det fælleskommunale samarbejde om at overholde de indgåede økonomiaftaler. Skøn over forventet regnskabsresultat for 2015 indberettes flere gange i løbet af året. Oplysninger om budgetoplæggene for 2016 i de enkelte kommuner indberettes løbende til KL fra medio august Resultatet af indberetningerne drøftes derefter på borgmestermøderne i september måned. Budgetprocedure for budgetlægning Budgetlægningen for vil som de tidligere år blive opdelt i to faser. En faktafase, der går fra foråret og frem til slutningen af august, samt en politikfase fra slutningen af august og frem til budgetvedtagelsen. Der er følgende politiske aktiviteter i faktafasen og politikfasen: Faktafasen tilvejebringer information og viden til brug for politikfasen: Fagudvalgenes dialog med brugerbestyrelser, råd og ledere Byrådets temamøde den 15. juni Byrådets godkendelse af halvårsregnskab 2015 og forventet regnskab 2015 på mødet den 24. august C:\Temp\e3c d20-458c-91c1-c9ed88b27789.docx

2 I politikfasen foregår den egentlige politiske drøftelse og vedtagelse af budgettet: Byrådets budgetkonference den 28. august 2015, hvor direktionens budgetoplæg præsenteres. Økonomi-, teknik- og miljøudvalget godkender forslag til budget til Byrådets 1. behandling den 7. september Høring af brugerbestyrelserne og medarbejderne vedrørende 1. Behandlingsforslaget i perioden september Orienteringsmøde for alle brugerbestyrelser den 10. september Byrådets 1. Behandling af budget den 14. september Aflevering af partiernes ændringsforslag den. 2. behandling af forslag til budget den 28. september 2015 i Økonomi-, teknik- og miljøudvalget og den 5. oktober 2015 i Byrådet. De enkelte aktiviteter beskrives i det følgende. Tids- og aktivitetsplanen fremgår sidst i notatet. Udgangspunkt for budgetlægningen Kommunernes økonomiske rammevilkår må forventes at fortsætte uændret. Det betyder, at der som udgangspunkt er nulvækst. Det kan i princippet oversættes til, at servicerammen er uændret, hvilket medfører, at nye tiltag og demografiske ændringer skal finansieres ved omprioriteringer. Der er i aftale om budget bestilt et handlekatalog hos administrationen som optakt til budgetlægningen for 2016, der anviser veje til en forbedret driftsbalance. Udarbejdelse af administrativt budgetoplæg for drift og anlæg Det administrative arbejde med budgetforslag integreres med den første budgetopfølgning pr. 31. marts 2015, således at den viden, der opsamles, når der udarbejdes skøn over forventet regnskab 2015 bliver kanaliseret videre til budgetforslaget for Korrektionerne til budgetforslaget vil indgå i Direktionens udarbejdelse af budgetforslag til budgetkonferencen. Udarbejdelse af politiske mål for 2016 Lederne udarbejder i samarbejde med Ledelsessekretariatet forslag til politiske mål for 2016, der behandles i de respektive fagudvalg i juni måned Den lokale MED-struktur Den lokale MED-struktur (lokale MED-udvalg/personalemøder) har mulighed for at komme med høringssvar og forslag til ændrede aktiviteter med angivelse af, hvorledes disse kan blive finansieret inden for det område, de repræsenterer. Fagudvalgenes dialog med brugerbestyrelser, råd og ledere Dialogmøderne har til formål at skabe en regelmæssig årlig dialog mellem det pågældende fagudvalg (de folkevalgte) og brugerbestyrelserne/råd (de brugervalgte) og ledere. Dialogmøder er primært placeret i foråret, således at drøftelserne kan benyttes som inspiration i budgetlægningen for det kommende år. Det overordnede formål med dialogmøderne er, at drøfte: Områdets vilkår og udvikling. Brugernes behov og ønsker. Brugernes syn på kvaliteten. Nye tiltag og drøftelse af hvorledes disse kan blive finansieret. Konkret dagsorden, proces og metoder til dialog aftales i forhold til de enkelte områder, ligesom mødetidspunkter fastsættes af det enkelte fagudvalg. 2

3 Brugerbestyrelserne/råd har udover dialogmøderne mulighed for at indsende høringssvar og forslag til politiske handlemuligheder inden for brugerbestyrelsens område. Høringssvarene m.m. sendes via den enkelte leder senest fredag den 29. maj 2015 til Økonomiafdelingen via e-post på adressen Høringssvarene fra brugerbestyrelserne/råd skal kunne stå alene (uden henvisning til andre dokumenter), da de gives direkte videre til Byrådet i forbindelse med temamødet den 15. juni Byrådets temamøde den 15. juni 2015, kl Der er følgende emner: Status på udarbejdelse af handleplan, der anviser veje til forbedret driftsbalance Status på implementering af konkrete initiativer i budget 2015 Høringssvar fra brugerbestyrelser/råd og den lokale MED-struktur bliver uddelt på mødet. Direktionens budgetforslag Med baggrund i korrektioner til budgetgrundlaget som følge af regnskabsresultat for 2014, budgetopfølgningen pr. 31. marts 2015, halvårsregnskabet pr. 30. juni 2015, høringssvar fra brugerbestyrelser og MED-struktur, samt Økonomi- og Indenrigsministeriets udmelding af tilskud, udligning og statsgaranteret udskrivningsgrundlag udarbejdes et tilrettet administrativt forslag til budget for 2016 og overslagsårene Direktionens forslag til budget for 2016 og overslagsårene bliver uddelt til Byrådet på byrådsmødet den 24. august Byrådets budgetkonference den 28. august 2015, kl Direktionen præsenterer forslag til budget for 2016 og overslagsårene behandling Direktionens forslag til budget for 2016 og overslagsårene til budgetkonferencen er ligeledes oplæg til økonomi-, teknik- og miljøudvalgets budgetforslag til Byrådets 1. behandling. Økonomi-, teknik- og miljøudvalget fremsætter på mødet mandag den 7. september 2015 budgetforslag til Byrådets 1. Behandling den 14. september Høring af brugerbestyrelser og den lokale MED-struktur vedrørende 1. behandlingsforslaget Byrådet holder budgetorienteringsmøde for alle brugerbestyrelser torsdag den 10. september 2015 kl. 19. Høringsperioden for brugerbestyrelser løber fra den september, således at brugerbestyrelserne i forhold til det aktuelle budgetforslag, har mulighed for at supplere de synspunkter, de fremkom med i maj. Torsdag den 17. september 2014 kl. 10 er fristen for indsendelse af udtalelser fra Brugerbestyrelser, Lokale MED-udvalg og Personalemøder til Økonomiafdelingen via e-post på adressen Oekonomi@solrod.dk Høring af Hoved-MED-udvalget De indkomne høringssvar fra MED-strukturen gennemgås af Hoved-MED-udvalget torsdag den 17. september 2015, således at Hoved-MED-udvalget har mulighed for at udtale sig på baggrund af de fremsendte høringssvar fra lokale MED-udvalg og personalemøder inden kl

4 Ændringsforslag fra partierne til budgetforslaget Ændringsforslag fra partierne skal sendes senest mandag den, kl til Økonomiafdelingen via e-post på adressen Byrådets 2. behandling af budget Økonomi-, teknik- og miljøudvalget indstiller ændringsforslagene til 2. behandlingen på mødet den 28. september Byrådet 2. behandler budgettet den 5. oktober 2015 og fastsætter samtidigt skatteprocent, grundskyldspromille og takster. Budgetopfølgning 2015 Den politiske budgetopfølgning for 2015 vil ske via budgetopfølgningen pr. 31. marts 2015, pr. 30. juni 2015 (halvårsregnskab) og pr. 30. september Ved budgetopfølgningerne foretages et skøn over forventet regnskabsresultat for 2015 og overførsel af driftsmidler (ØD-midler m.m.) til 2016 samt en vurdering af om rammen til serviceudgifter i budget 2015 kan overholdes. Resultatet af budgetrevisionen vil blive politisk behandlet på møderne i maj, august og november Regnskab 2014 og opfølgning på politiske mål for 2014 Byrådet vil blive orienteret om regnskabsresultatet på Byrådets time den 30. marts Den politiske behandling af regnskabet vil ske på møderne i april måned, hvor Byrådet oversender regnskabet til revisionen og samtidig godkender Årsberetning 2014 og Bilag til Årsberetning 2014 som grundlaget for revisionens arbejde. Den formelle godkendelse af regnskabet vil ske samtidig med behandling af den afsluttende revisionsberetning i august

5 Tids- og aktivitetsplan for budgetlægningen Tidspunkt Aktivitet Procedure og tidsplan fastlægges 19. januar 2015 Økonomi-, teknik- og miljøudvalget behandler procedure og tidsplan for budgetlægning januar 2015 Byrådet behandler procedure og tidsplan for budgetlægning januar 2015 Procedure og tidsplan udsendes til ledere og Hoved-MED-udvalg Politiske mål for udarbejdes 2. januar 1. februar 2015 Inden udgangen af april 2015 Lederne redegør for status for målopfyldelse på de politiske mål i budget 2014 i institutionens/afdelingens årsplan for 2015, således at status kan indgå i Årsberetning Lederne udarbejder i samarbejde med Ledelsessekretariatet forslag til politiske mål for juni 2015 Forslag til politiske mål for behandles i Familie- og Uddannelsesudvalget og Social-, sundheds- og fritidsudvalget. 8. juni 2015 Forslag til politiske mål for behandles i Økonomi-, teknik- og miljøudvalget. Høringsperiode for MED-udvalg og brugerbestyrelser 27. april 2015 Økonomiafdelingen udsender høringsbrev til brugerbestyrelser og den lokale MED-struktur, der beskriver grundlaget for høringen. 28. april 28. maj 2015 Høringsperiode for brugerbestyrelser og den lokale MED-struktur. 29. maj 2015 Aflevering til Økonomiafdelingen via e-post: Høringssvar fra brugerbestyrelserne. Høringssvar fra den lokale MED-struktur. Høringssvarene fra brugerbestyrelserne og den lokale MED-struktur skal kunne stå alene dvs. uden henvisning til andre dokumenter, da de gives videre direkte til Byrådet. Faktafase Det enkelte fagudvalg afholder dialogmøde med brugerbestyrelser, råd og ledere indenfor udvalgets område. 5

6 Tidspunkt 12. januar februar marts marts april maj juni november 2015 Aktivitet Familie- og uddannelsesudvalget: Skole og dagtilbudsafdelingen, kl Skolebestyrelsen Uglegårdsskolen, kl Skolebestyrelsen Munkekærskolen, kl Skolebestyrelsen Havdrup skole, kl Forældrebestyrelser og ledere i Dagtilbud, kl Børn og Ungerådgivningen, kl Ungdomsskolens bestyrelse og ledelse, kl Ungeforum, kl Skolebestyrelserne, kl Skolelederne og fagkonsulenter, kl januar februar marts marts april maj august november 2015 Social-, sundheds- og kulturudvalget: Fritid og kultur, kl Ældreområdets afdelinger, kl Ældrerådet, kl Job- og SocialCentret, kl Solrød Lokalhistoriske Forening, kl Solrød Idræts Union, kl Handicaprådet, kl Ældrerådet, kl Musikskolens bestyrelse, kl Bruger/Pårørende råd - Christians Have, kl maj 2015, kl Møde i Beredskabskommission 11. maj 2015 Møde Økonomi-, teknik- og miljøudvalg og Hoved-MED-udvalg 15. juni 2015 kl (før Byrådsmøde) Byrådets budgettemamøde på Solrød Bibliotek i lokale 25A og 25B. Forberedelse af budgetlægning : Orientering om administrationens udarbejdelse af handlekatalog Status på implementering af konkrete initiativer i budget 2015 Høringssvar fra brugerbestyrelserne og den lokale MED-struktur (uddeles på mødet). Politikfase 24. august 2015 Direktionen udsender budgetmateriale til byrådskonferencen den 28. august 2015 (uddeles på byrådsmødet). 25. august 20. september 2015 Fredag den 28. august 2015, kl Borgmesteren har politiske forhandlinger med henblik på indgåelse af budgetaftale for budget Byrådets budgetkonference. Direktionen præsenterer forslag til budget for 2016 og overslagsårene behandling 7. september 2015 Økonomi-, teknik- og miljøudvalget fremsætter budgetforslag til 1. behandlingen i Byrådet 9. september 2015 Budgetforslag til Byrådets 1. behandling offentliggøres og sendes ud til høring. 6

7 Tidspunkt Aktivitet 9. september 2015, kl. 9 Orienteringsmøde for lederne, tillidsrepræsentanter og medarbejderrepræsentanter i Hoved-MED-udvalg (punkt på DIA-dag). 10. september 2015 kl september 2015, kl Byrådet holder orienteringsmøde for alle brugerbestyrelserne i Rådhusets kantine. Høringsmøde Beredskabskommission af 1. behandlingsforslag 14. september 2015 Byrådets 1. behandling af budgetforslaget for behandling 17. september 2015, kl september 2015, kl september 2015, kl , kl Frist for indsendelse af udtalelser fra Brugerbestyrelser, Lokale MED-udvalg og Personalemøder til Økonomiafdelingen på oekonomi@solrod.dk Frist for indsendelse af udtalelse fra Hoved-MED-udvalget til Økonomiafdelingen på oekonomi@solrod.dk De modtagne udtalelser fra brugerbestyrelser, lokale medarbejderudvalg og personalemøder samt Hoved-MED-udvalget udsendes elektronisk til byrådsmedlemmerne. Frist for indsendelse af ændringsforslag fra partier/partilister til Økonomiafdelingen på oekonomi@solrod.dk 28. september 2015 Økonomi-, teknik- og miljøudvalget indstiller ændringsforslag til byrådets 2. behandling af budgetforslaget oktober 2015 Byrådets 2. behandling af budget , herunder fastsættelse af skatteprocent, grundskyldspromille og takster, samt særlige politiske fokusområder i