P Å M A D S E R V I C E

Transkript

1 E U - U D B U D P Å M A D S E R V I C E M E D U D B R I N G N I N G Æ L D R E A F D E L I N G E N, S I L K E B O R G K O M M U N E Silkeborg Kommune, 8. maj 2009 Sagsnr. 09/19926

2 1. INDLEDNING OPGAVENS OMFANG UDBUDSBETINGELSER FORVENTET TIDSPLAN SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET ÅBNING AF DE INDKOMNE TILBUD FORMKRAV UDFORMNING AF TILBUD VEDSTÅELSESFRIST FOR TILBUD IKRAFTTRÆDEN, OPHØR OG FORLÆNGELSE UDBUDET UDBUDSFORM PRODUKTIONSUDSTYR OG ANLÆG UDVÆLGELSESKRITERIER TILDELINGSKRITERIER KRAVSPECIFIKATIONER FOR MADSERVICE MED UDBRINGNING VISITATION TIL MADSERVICE LEVERING AF MADSERVICE TIL - OG FRAMELDING TIL MADSERVICE PRODUKTIONSFORM VALGMULIGHEDER MENUPLAN OG BETINGELSER KVALITETSKRAV OG ENERGIINDHOLD MERKØB/TILKØB KVALITETSKONTROL KVALITETSKRAV VED PRODUKTIONEN KVALITETSKRAV VED ERNÆRINGSSAMMENSÆTNING KVALITETSKRAV VED UDBRINGNING TILFREDSHEDSUNDERSØGELSE SAMARBEJDE BETALING ELEKTRONISK FAKTURERING UDKAST TIL KONTRAKT KONTRAKTBILAG Kontraktbilag 1 - Kvalitetskrav og energiindhold Kontraktbilag 2 - Betaling Kontraktbilag 3 - Kvalitetskrav og energiindhold Kontraktbilag 3 Leverandørens tilbudsliste BILAG TIL UDBUDSMATERIALE Bilag 0 - Disposition for budmateriale Bilag 1 - Resume af tilbudet Bilag 2 - Udvælgelseskriterier Bilag 3 Tilbudsliste Bilag 4 Tildelingskriterier. Specificering af kvalitative tildelingskriterier Bilag 5 Underleverandørerklæring Bilag 6 Kostpolitik for bespisning af ældre i Silkeborg Kommune Bilag 7 Tjekliste... 56

3 1. Indledning Folketinget indførte den 29. maj 2002 frit leverandørvalg af personlig og praktisk hjælp mv., herunder madservice. Silkeborg Kommune ønsker på denne baggrund at indgå én kontrakt med en hovedleverandør, der kan levere mad i Kommunens tre ældreområder jf. servicelovens 83. Udbudet kommer til at forløbe som et udbud inden for rammerne af godkendelsesmodellen. Silkeborg Kommune vil efter endt udbudsrunde vælge den leverandør som afgiver det økonomisk mest fordelsagtige tilbud som hovedleverandør. Hovedleverandøren skal kunne levere et udvalg inden for følgende kategorier: Kold mad / varm mad Diæter og anden specialkost Efterfølgende har alle interesserede leverandører der opfylder Silkeborg Kommunes kvalitetsstandarder for madservice ret til at blive godkendt som leverandører af madservice med udbringning til samme pris. I øjeblikket er der ca. 750 hjemmeboende borgere som er visiteret til madservice efter Servicelovens 83, Madservice. Udbudet omfatter ikke levering af mad til plejecentre og lignende boligenheder, da disse ikke er omfattet af lovgivningen om frit valg. Hovedleverandøren vil som udgangspunkt skulle levere madservice til alle de borgere Silkeborg Kommune visiterer til madservice. Borgeren vil i forbindelse med den kommunale visitation få mulighed for frit at vælge blandt de leverandører, der til en hver tid er godkendt af Silkeborg Kommune. Ligeledes vil borgeren selv kunne vælge, om vedkommende ønsker varm eller kold mad, såfremt dette tilbydes af Silkeborg Kommunes leverandører. 1.1 Opgavens omfang Silkeborg Kommune forventes i 2010 at udgøre indbyggere. Heraf er borgere over 60 år. Ifølge befolkningsprognosen vil denne befolkningsgruppe i 2015 udgøre borgere 1. Det estimeres at Silkeborg Kommunes leverandører i 2010 samlet skal kunne levere 827 kostportioner pr. dag. Tallet er baseret på antal kostportioner som blev leveret i januar 2009 tillagt den forventet demografiske tilvækst frem til medio Fordelingen estimeres som følgende: År Madtype Normale kostportioner Små kostportioner Diæter I alt I øvrigt henvises til Indenrigsministeriets Kommunale Nøgletal. 1

4 Borgerne som er visiteret til madservice med udbringning er fordelt på følgende tre ældreområder: År Område Nord 227 borgere 232 borgere Syd 291 borgere 297 borgere Øst 292 borgere 298 borgere I alt 811 borgere 827 borgere 2. Udbudsbetingelser 2.1 Forventet tidsplan 7. maj 2009 Offentliggørelse af udbudet 8. juni 2009 Frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål 15. juni 2009 Offentliggørelse af svar på skriftlige spørgsmål 29. juni 2009 Fristen for modtagelse af tilbud 1. juli 30. september 2009 Administrativ og politisk behandling af indkomne tilbud 1. oktober Indgåelse af kontrakt 1. januar 2010 Leverancestart Tilbudet skal være Silkeborg Kommune i hænde senest mandag den 29. juni 2009 kl Tilbudet sendes eller afleveres til: Silkeborg Kommune Ældreafdelingen Søvej Silkeborg Att: Ekspeditionssekretær Claus Hegelund Jensen mærket Udbud madservice med udbringning Tilbudsgiver modtager efterfølgende en bekræftelse på modtagelse af afgivet bud. Efter tilbudsfristens udløb foretager Silkeborg Kommune en vurdering af de indkomne tilbud. På baggrund heraf foretages en indstilling, som skal behandles politisk. Ifølge Silkeborg Kommunes udbudspolitik skal valg af leverandør behandles i fagudvalget (Ældre- og Sundhedsudvalget). Det vil kunne forekomme, at sagen endvidere skal behandles i byrådet. Vinderen af udbudet kan forvente at få svar ultimo september Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal være skriftlige og rettes til ekspeditionssekretær Claus Hegelund Jensen på Claus.Jensen@silkeborg.dk eller økonomifuldmægtig Jacob Haaber Pedersen på jhp@silkeborg.dk, med emnet: "Spørgsmål EU-udbud på madservice med udbringning i Silkeborg Kommune. 2

5 senest den 8. juni 2009 kl Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive publiceret på Silkeborg Kommunes hjemmeside 15. juni 2009 på adressen: Åbning af de indkomne tilbud. Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbudene. 2.4 Formkrav Tilbud med bilag samt al kommunikation i aftaleperioden skal være på dansk. Tilbudsgiver afholder selv alle omkostninger forbundet med udarbejdelse af tilbud. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret. Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i to eksemplarer. Denne skal indeholde tilbudet hvor de fortrykte dele af bilagene skal bruges i uændret format. Alle forhold skal være indregnet i tilbudet. Eventuelle forbehold skal udtrykkelig fremgå med specifikation af forbeholdet og med specificeret angivelse af, på hvilken måde og i hvilket omfang forbeholdet øver indflydelse økonomisk. Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold, som har betydning for kvalitets- og kvalitetssikringsniveau eller for serviceniveauet. Der kan heller ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i kravspecifikationerne. Tilbudsgiver kan tage forbehold af mindre betydning, f.eks. bagatelagtige ændringer i forhold til mere tekniske kontraktbestemmelser, såfremt tilbudsgiver prissætter forbeholdet ved at omregne den økonomiske fordel for leverandøren til et beløb pr. den prisenhed, som der gives tilbud på. Denne fordel skal fremgå af tilbudslisterne i det særlige forbeholdsfelt, som indgår i tilbudslisterne. Formålet med prissætningen er at sikre, at tilbudsgiver ikke som følge af sit forbehold opnår en økonomisk fordel på de øvrige tilbudsgivers bekostning. Såfremt flere leverandører byder i fællesskab, skal det angives hvilken leverandør, der optræder som kontraktansvarlig over for udbyder. I givet fald vil tilbudet blive afvist som ukonditionsmæssigt, jvf. praksis fra Klagenævnet for Udbud 2.5 Udformning af tilbud Tilbud skal være udformet efter dispositionen som er vedlagt i bilag Vedståelsesfrist for tilbud Tilbudet skal være gældende indtil Ikrafttræden, ophør og forlængelse Silkeborg Kommune ønsker at indgå kontrakt med virkning fra 1. januar 2010 og fire år frem, til og med 31. december 2013, hvorefter den såfremt ikke andet er besluttet ophører uden yderligere varsel. 3

6 Kontrakten vil, med begge parters samtykke kunne forlænges to gange ét år. Kontraktforlængelse skal ske senest 12 måneder før kontraktens udløb. Kontrakten kan af Silkeborg Kommune opsiges med 6 måneders varsel til udløb af en måned. Leverandøren kan opsige aftalen med 12 måneders varsel til udløb af en måned. 3. Udbudet 3.1 Udbudsform Silkeborg Kommune gennemfører dette udbud som et offentlig udbud med mulighed for en evt. forhandling. Madservice er omfattet af Tilbudslovens regler om annoncering. Der gøres opmærksom på at Madservice i henhold til EU s Udbudsdirektiv er en ikke EUudbudspligtig tjenesteydelse (bilag II B-ydelse). Dette udbud er dermed ikke underlagt de detaljerede EU-udbudsretlige procedureforskrifter. Silkeborg Kommune ønsker at indgå én kontrakt med en hovedleverandør, der kan levere mad i Kommunens tre geografisk opdelte ældreområder. Såfremt Silkeborg Kommune ønsker at gennemføre en forhandling vil de tre leverandører der ud fra en umiddelbar vurdering har afgivet de tre økonomisk mest fordelagtige tilbud, blive inviteret til en mundtlig eller skriftlig forhandlingsrunde. Når der efter endt udbud er indgået aftale med en hovedleverandør, skal kvalitetskravene og den ved udbudet fastsatte pris offentliggøres. Dette skal bl.a. ske på Servicestyrelsens oversigt over muligheder for frit valg i Danmark på adressen Dette skal give andre interesserede leverandører mulighed for at blive godkendt og dermed have ret til på samme pris- og kvalitetsbetingelser, at indgå i Silkeborg Kommunes fritvalgs-ordning, og i sidste ende medvirke til at forøge borgernes valgmuligheder. Som konsekvens af dette kan hovedleverandøren ikke tilbydes et monopol eller en bestemt opgavemængde. Endvidere skal hovedleverandøren kunne tåle at opgavemængden kan variere betydeligt i kontraktperioden. 3.2 Produktionsudstyr og anlæg Silkeborg Kommune stiller som udgangspunkt ikke lokaler eller køkken til rådighed. Dog er der mulighed for at indgå aftale om leje af egnede lokaler som en del af kontrakten. Leje/forpagtning af lokalerne er dog ikke nogen betingelse for at vinde udbuddet, ligesom leje/forpagtning ikke vil indgå som et tildelingskriterium. Silkeborg Kommune er i besiddelse af egnede køkkenfaciliteter på adressen H.C. Brannersvej nr. 1R, 8600 Silkeborg. De nærmere betingelser herfor kan fås ved rekvirering af en forpagtningsaftale. 3.3 Udvælgelseskriterier Silkeborg Kommune lægger vægt på, at den fremtidige leverandør er kompetent og generelt har en solid og veldokumenteret virksomhed. Tilbudsgivere skal indfri en række mindstekrav til 4

7 virksomhedens personlige situation samt mindstekrav til virksomhedens økonomisk, tekniske og finansielle formåen. Såfremt tilbudsgivere ikke kan indfri nedenstående krav eller såfremt tilbudsgivers dokumentation giver anledning til tvivl om tilbudsgivers virksomhedens økonomisk, tekniske og finansielle formåen, vil tilbudsgiver blive udelukket for videre deltagelse i udbuddet. De påkrævede udvælgelseskriterier er opdelt i to dele; en del for etablerede virksomheder med minimum to års erfaring på området og en del for nyetablerede virksomheder. Tilbudsgiver skal i forbindelse med afgivelse af tilbud vedlægge følgende dokumentation: For etablerede virksomheder med mindst to års erfaring med madservice vedlægges: 1. Serviceattest udstedt af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen 2. Serviceattesten må maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. 2. Revisorpåtegnede årsregnskaber for de to sidste år. Det forventes at regnskaberne følger det grundlæggende princip i ÅRL 11, om at regnskabet skaber et retvisende billede af virksomhedens aktiver og passiver på dagen. 3. Forelæggelse af soliditetserklæring (udstedt af bank eller pengeinstitut). 4. Dokumentation for Leverandørens smiley givet efter smiley-ordningen ved Fødevareregionens kontrolbesøg gennem de seneste 12 måneder. Silkeborg Kommune vurderer, om karakteren af eventuelle kritiske anmærkninger fra Fødevareregionens kontrolbesøg vil give anledning til udelukkelse. 5. Tilbudsgiver skal dokumentere at have et godkendt egenkontrolprogram. 6. Tilbudsgivers dokumentation for de seneste 2 års erfaring med den leverancetype, der er omfattet af udbudet. Herunder skal Leverandøren fremsende 4 ugers ernæringsberegnede menuplaner for såvel normalkost som superkost. 7. Referencer fra tidligere leverancer af de ydelser der afgives tilbud på. Referencer bedes angivet med korrekt og opdateret kontaktinformation, gerne med kontaktperson. 8. En tro- og love erklæring. (bilag 2g) For nyetablerede virksomheder med mindre end to års erfaring vedlægges: 1. Serviceattest udstedt af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen (se punkt 1 ovenfor). 2. En forretningsplan for virksomhedens fremtidige virke 3 3. Budget for virksomheden for det indeværende år samt det kommende år 4. Forelæggelse af soliditetserklæring (udstedt af bank eller pengeinstitut). 5. En tro- og love erklæring. (bilag 2g) 6. Dokumentation for Leverandørens smiley givet efter smiley-ordningen ved Fødevareregionens kontrolbesøg (gerne gennem de seneste 12 måneder, hvis muligt). Silkeborg Kommune vurderer, om karakteren af eventuelle kritiske anmærkninger fra Fødevareregionens kontrolbesøg vil give anledning til udelukkelse. 7. Tilbudsgiver skal dokumentere at have et godkendt egenkontrolprogram ugers ernæringsberegnede menuplaner for såvel normalkost som superkost. 2 Anmodning om Serviceattest kan ske ved henvendelse til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen ( Prisen er pr kr. Vær opmærksom på, at der må påregnes sagsbehandlingstid. Anmodning om blanket og mere information kan findes på: 3 Skabelon til udarbejdelse af en korrekt forretningsplan kan hentes hos StartVækst ( 5

8 9. Evt. referencer fra tidligere leverancer af de ydelser der afgives tilbud på. Referencer bedes angivet med korrekt og opdateret kontaktinformation, gerne med kontaktperson. En leverandør kan benytte underleverandører. I givet fald skal Leverandøren, i forbindelse med tilbudsgivningen, sikre sig, at disse underleverandører vil påtage sig opgaverne. Endvidere skal underleverandører kunne dokumentere at de kan leve op til ovenstående kriterier. Endelig skal Leverandøren udfylde en Underleverandørerklæring (bilag 5), hvis der indgås aftale med Silkeborg Kommune. Bemærk: at leverandør skal indsende disse dokumenter både for sig selv og for påtænkte underleverandører. Den angivne dokumentation skal vedlægges tilbudet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbudet ikke tages i betragtning. Silkeborg Kommune forbeholder sig i øvrigt ret til at tjekke rigtigheden af den vedlagte dokumentation og de angivne oplysninger for såvel Leverandører som underleverandører. 3.4 Tildelingskriterier Tildeling af denne kontrakt vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Udbudsformen lægger vægt på at opnå det bedst mulige resultat for borgerne i Silkeborg Kommune, ved en rimelig vægtning mellem de tilbudte ydelsers pris, kvalitet og service. På den ene side opnås ydelser af god kvalitet; på den anden side sikres det, at Silkeborg Kommune indkøber ydelserne til den bedst mulige opnåelige pris. Silkeborg Kommune har i den forbindelse lagt vægt på følgende kriterier, inddelt i intervaller: Pris %, Fleksibilitet og levering % Service 5 15 %. Tilbudsgiver skal i henhold til nedenstående uddybning af tildelingskriterier beskrive, hvorledes det forventes at sikre de nævnte elementer for kvalitet, service evt. med afsæt i løsninger hos andre kunder. Pris (65-75 %) Prisen skal angives som enhedspriser for de nævnte produkter. Priserne indsættes i vedlagt tilbudsliste (bilag 3). Tilbudsprisen skal angives eksklusiv moms. Silkeborg Kommune definerer Leverandørens pris, som de samlede udgifter ved tilbudet. Fleksibilitet og levering (15-25 %) Ved kvalitet forstår Silkeborg Kommune, Leverandørens evne til - foruden de beskrevne kvalitetskrav, jf. afsnit 4 at sikre fleksibilitet i det generelle samarbejde, levering af maden hos borgeren samt leveringssikkerheden. Tilbudsgiver skal forholde sig til følgende spørgsmål: Fleksibilitet: Vil der være mulighed for at levere i flere forskellige tidsrum i løbet af dagen og dermed gøre madservice mere fleksibelt for borgeren? 6

9 Hvilken fleksibilitet tilbydes med hensyn til det generelle samarbejde og dialogen omkring kvalitetskontrol/udvikling, jf. afsnit 5? Levering: Hvordan kan Leverandøren sandsynliggøre, at borgeren får leveret mad ved en temperatur der overholder lovgivningen? Hvordan kan Leverandøren sandsynliggøre, at borgeren får leveret mad, med en ernæringssammensætning der overholder retningslinjerne? Hvordan kan Leverandøren sandsynliggøre leveringssikkerheden? Hvordan kan Leverandøren sandsynliggøre, at borgeren får en positiv oplevelse af levering af maden? Service(5-15 %): Ved service forstår Silkeborg Kommune borgerens valgmuligheder af hoved- og biretter samt forslag til håndtering af bestilling og afbestilling hos de enkelte borgere. Tilbudsgiver skal i sin beskrivelse besvare følgende spørgsmål: Hvor mange valgmuligheder (hovedret, biret) har borgeren? Hvordan udformes bestillingssedler samt hvordan håndteres bestilling og afbestilling, herunder leverandørskift? 4. Kravspecifikationer for madservice med udbringning 4.1 Visitation til madservice Silkeborg Kommunes Myndighedssektion er ansvarlig for tildeling af serviceydelser efter Servicelovens 83, herunder madservice inklusive diæter og specialkost, til borgere i henhold til Silkeborg kommunes kvalitetsstandarder og fritvalgslovgivningen i øvrigt. Bevilling af madservice sker på baggrund af en ansøgning foranlediget af borgeren selv, dennes læge, pårørende eller andre interessenter. Jf. fritvalgslovgivningen skal Silkeborg Kommune oplyse borgeren om alle godkendte leverandører, hvorefter borgeren vælger, hvilken leverandør der ønskes. 4.2 Levering af madservice Silkeborg Kommunes kvalitetsstandard foreskriver, at; Varm mad leveres dagligt i tidsrummet kl Kold mad leveres min. én gang om ugen i tidsrummet kl Leveringen sker på en fastsat dag, på en af ugens 5 første dage. Hvis der opnås enighed mellem borger og leverandør, er der mulighed for at aftale andet leveringstidspunkt. Udbringningsruter, som falder på helligdage, samt jule- og nytårsaftensdag afvikles på de forudgående hverdage og meddeles borgerne skriftligt. Udbringningsruten planlægges således, at den enkelte borger kan forvente levering inden for samme time, uanset om de aktuelle frameldinger har indflydelse på ruteplanen. Succeskriterier: 90 % af borgeren skal modtage maden +/- ½ time inden for aftalt tid. 7

10 Leverandøren er pålagt omgående telefonisk tilbagemeldinger til Udvikling & Forebyggelsessektionen om alle uregelmæssigheder under udbringningen, f.eks. forsinkelser på mere end en time i forhold til den aftalte leveringstid. Leverandørerne skal kunne varetage akut levering i forbindelse med udskrivning fra sygehus. Forekommer der i en leverance fejl eller mangler, der kan tilskrives Leverandøren, er denne forpligtet til omgående - og for egen regning - at levere det manglede til modtageren. Silkeborg Kommune tager udgangspunkt i at kold mad leveres 52 gange til hver borger pr. år og at varm mad leveres 365 gange til hver borger pr. år. Leverandøren bedes derfor tage udgangspunkt i disse tal ved afgivelse af tilbud. Endvidere skal priserne på levering adskilles fra priserne på selve madproduktionen. 4.3 Til - og framelding til madservice Leverandørerne er eneansvarlige for styring af leverancerne, samt ansvarlig for registrering af bestillinger og afbestillinger. Madservice iværksættes senest 5 dage efter Leverandøren er valgt, dog tilstræbes iværksættelsen hurtigst muligt. En borger har altid ret til at ændre sit leverandørvalg. Ændringer skal som udgangspunkt varsles med minimum 3 uger. Afbestilling af madservice skal kunne ske samme dag som leveringen i tidsrummet fra kl Indlæggelser på sygehus eller dødsfald afmeldes som hastesag, og leverancen ophører samme dag, som Leverandøren får besked. 4.4 Produktionsform Der er ikke fastsat kvalitetskrav om, at Leverandøren skal benytte en bestemt produktionsform. Leverandøren kan blive godkendt til at levere forskellige produktions- og leveringsformer. 4.5 Valgmuligheder Borgerne tilbydes dagligt hovedret og biret(forret eller dessert). Biret (forret eller dessert) skal kunne vælges fra. Dog er biretten til superkost undtaget, da Silkeborg Kommune visiterer til superkost i form af en særlig ydelseskategori med hovedret + biret til småtspisende borgere. Til borgere der fortrækker en daglig leverance af varmholdt mad skal tilbudet minimum indeholde: Hovedretter, normalkost og diæter: 2 valgmuligheder Biretter: 2 valgmuligheder Til borgere der fortrækker en ugentlig leverance af kold mad skal tilbudet minimum indeholde: Hovedretter, normalkost og diæter: 14 valgmuligheder Biretter: 14 valgmuligheder Desuden skal borgeren kunne vælge: Almindelig portion eller lille portion Varm mad til alle ugens dage / nogle faste ugedage eller kold mad til alle ugens dage / et mindre antal efter behov. 8

11 Tilkøb af ekstra portioner til gæster, efter nærmere retningslinjer, og mod yderligere betaling fra borgeren og med særskilt afregning med borgeren. Silkeborg Kommune skal desuden kunne visitere til superkost som minimum leveres 5 dage pr. uge. Superkost visiteres af Silkeborg Kommune til borgeren og er således ikke en mulighed borgeren selv kan vælge til. 4.6 Menuplan og betingelser Leverandøren skal forestå den løbende praktiske information om madservice til borgerne, herunder udsendelse af menuplan og bestillingsseddel. Leverandørens materiale, skal være målrettet den ældre borger. Materialet skal være udformet letlæseligt og overskueligt og sendes ud i papirformat. Menuplaner må maksimalt bestå af bestillingssedler for 4 uger. Materialet kan tidligst sendes ud 3 uger før første leveringsdag. Menuplaner til borgere der ønsker varm mad, skal dagligt indeholde: 2 forskellige hovedretter til såvel normalkost som diætkost 2 forskellige biret (forret eller dessert). Menuplaner til borgere der ønsker kold mad, skal ugentligt indeholde: 14 forskellige hovedretter til såvel normalkost som diætkost. 14 forskellige biretter (forret eller dessert) Hovedretten skal over en periode på 4 uger variere på følgende måde: Fisk 4 gange Fjerkræ 4-6 gange Svinekød 4-6 gange Oksekød 4-6 gange Kalvekød 4-6 gange Indmad 1-2 gange Lam 1 gang På søn- og helligdage tilbydes gode søndagsmenuer samt traditionelle danske højtidsmenuer. Der serveres højtidsmenuer: Skærtorsdag, Langfredag, Påskedag, 2. Påskedag, St. Bededag, Kr. Himmelfartsdag, Pinsedag, 2. Pinsedag, Mortensaften, Juleaftensdag, 1. juledag, 2. juledag, nytårsaftensdag og nytårsdag. 4.7 Kvalitetskrav og energiindhold Råvarer skal være af god kvalitet. Råvarer af god kvalitet er defineret som råvarer, der er produceret skånsomt, så færrest mulige næringsstoffer går tabt. Det er råvarer, der er så friske som muligt og fri for unødvendige tilsætningsstoffer. Maden skal tilberedes med råvarer af god kvalitet, således at den er velsmagende, har en passende konsistens/mørhed og et indbydende udseende. 9

12 Normalkosten: Normalkosten, kosten til den raske ældre. Normalkosten er hovedret og biret, hvor biret kan vælges fra. Målet er, at normalkosten skal medvirke til at opretholde den ældres ernæringstilstand. Middagsmåltidet til en rask ældre anbefales til: Normal portion: % af ca kj = ca kj. Lille portion: % af ca kj = ca kj. Energiprocentfordeling: Protein 15 E % Fedt 30 E % Kulhydrat 55 E % Superkosten: Superkosten, er en kost til den småtspisende ældre, der vurderes til at være i stor risiko for, eller allerede have ernæringsmæssige problemer i form af undervægt. Superkosten er hovedret og biret, hvor biret ikke kan vælges fra. Målet er, at superkosten skal medvirke til at genoprette eller opretholde den ældres ernæringstilstand. Middagsmåltidet til den småtspisende borger består af en superkost-hovedret og en superkost-biret og anbefales til: Normal portion: 20 % af ca kj = ca kj. Energiprocentfordeling: Protein E % Fedt 45 E % Kulhydrat E % Emballage Engangsemballage skal være C-Pet. 4.8 Merkøb/tilkøb Leverandøren har mulighed for at tilbyde borgeren tilkøbsydelser ud over de opgaver, som er indeholdt i den ydelse, som borgeren er visiteret til. I sådanne tilfælde skal Leverandøren gøre borgeren klart opmærksom på, at der er tale om en tilkøbsydelse, som borgeren selv skal betale for. Alle aftaler om tilkøbsydelser skal indgås med respekt for vilkårene i lov om visse forbrugsaftaler. Der henvises til LBK nr. 886 af 23. december 1987 (Dørsalg mv., fjernsalg og løbende tjenesteydelser). 10

13 Det understreges at tilkøbsydelser, som aftales direkte mellem Leverandøren og borgeren, er Silkeborg Kommune uvedkommende og uden forpligtelser af nogen art for Kommunen. 5. Kvalitetskontrol Det er centralt for kvaliteten af måltiderne, at enhver leverandør af madservice lever op til de gældende retsregler. Leverandøren forpligter sig til, at ajourføre sig ved ny lovgivning, der er relevant for produktionen og udbringningen af mad. Der henvises til hjemmesiderne og Silkeborg Kommune kan inddrage fødevareregionens vurdering i forbindelse Kommunens leverandørtilsyn. Leverandøren skal leve op til Silkeborg Kommunes kostpolitik (bilag 6) for bespisning af ældre samt kvalitetsstandarden for madservice med udbringning Kvalitetskrav ved produktionen Silkeborg Kommune er til en hver tid berettiget til, at aflægge uanmeldt besøg hos Leverandøren, for at konstatere, at produktionen af madservice fortages efter de i kontrakten opstillede krav. 5.2 Kvalitetskrav ved ernæringssammensætning Leverandøren skal til en hver tid leve op til og sikre, at madens næringsindhold opfylder kravene i Anbefalinger for den danske institutionskost udgivet af ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri og Økonomaskolen i København af marts Silkeborg Kommune kan til enhver tid udbede sig ernæringsberegnede menuplaner og opskrifter. Silkeborg Kommune er til en hver tid berettiget til, uden beregning, at foretage stikprøver af produktionen til sikring af opfyldelsen af kvalitets- og produktionskrav, og Leverandøren er forpligtet til - på opfordring fra Silkeborg Kommune - at sende prøver på dagens menu. Silkeborg Kommune er til enhver tid berettiget til at foretage en kostanalyse, som fødevareregionen udarbejder. Lever kostanalysen ikke op til kravene i energifordelingen på f.eks. superkosten, skal Silkeborg Kommune forelægge undersøgelserne for Leverandøren. Leverandøren får inden for en periode på 3 mdr. muligheden for at forbedre kosten inden der foretages en ny kostanalyse. Lever Leverandøren fortsat ikke op til kravene, vil Silkeborg Kommune kræve tilbagebetaling for merprisen mellem normalkost og diætkost med tilbagevirkende kraft. Kontrakten kan på grundlag heraf i visse tilfælde helt eller delvis opsiges af Silkeborg Kommune. 5.3 Kvalitetskrav ved udbringning Ved udkørsel af maden skal de i lovgivningen anførte minimums- og maksimumstemperaturer overholdes. 4 Kvalitetsstandard for madservice findes på Silkeborg Kommunes hjemmeside: Forside > Borger > Ældre > Kvalitetsstandarder for hjælp (bemærk, Kvalitetsstandarden ligger i menuen til venstre) 11

14 Leverandøren skal kvartalsvis kunne dokumentere temperaturen. Skema med registreringer, skal på anmodning inden for en 14 dages frist indsendes til Udvikling & Forebyggelsessektionen. Leverandøren skal kunne dokumentere de enkelte ruters temperatur ved første, midterste og sidste leverance. Køretøjet må i øvrigt ikke anvendes til andre transportopgaver, der på nogen måder kan rejse tvivl ved den hygiejniske kvalitet ved udbringningen. 5.4 Tilfredshedsundersøgelse Udvikling & Forebyggelsessektionen er ansvarlig for den subjektive kvalitetskontrol, f.eks. via tilfredshedsundersøgelser, fokusgruppeinterviews og kvalitative individuelle interviews. I tilfredshedsundersøgelsen stilles et nærmere antal spørgsmål. For at opfylde succeskriteriet skal 90 % af de afgivne svar være positive eller neutrale. De adspurgte skal svare til minimum 25 % af borgerne hos hver individuel leverandør. Leverandøren orienteres om undersøgelsen og resultaterne sendes til høring hos Leverandøren. Tilfredshedsundersøgelser offentliggøres med henblik på, at synliggøre om kvalitetsmålet er nået. 6. Samarbejde Silkeborg Kommune lægger vægt på et positivt og konstruktivt samarbejde. Et velfungerende samarbejde - båret af respekt for borgerne betragtes af Silkeborg Kommune som væsentligt i forhold til den service, der kan tilbydes borgere der er visiteret til madservice. Madservice indgår i et trepartsamarbejde, hvor borgeren, Leverandøren og Silkeborg Kommune samarbejder om at skabe de bedst mulige betingelser for borgeren. I Silkeborg Kommune er servicering og kontakt med borgerne opdelt i en Myndighedssektion og en Udvikling & Forebyggelsessektionen. Myndighedssektionen forestår visiteringen af borgeren og Udvikling & Forebyggelsessektionen forestår kvalitetssikring og udvikling af den tilbudte madservice. Derfor er det vigtigt, at samarbejdet mellem Leverandøren og Silkeborg Kommune forløber bedst muligt, herunder: At Leverandøren forpligtiger sig til at medvirke til, at det daglige samarbejde fungerer. At leverandørerne har pligt til at deltage i et kostudvalg, med repræsentation fra Silkeborg Kommune, godkendte leverandører og borgere visiteret til madservice. Et kostudvalg skal give borgere visiteret til madservice medindflydelse på tilbudet. Det forudsættes, at der opretholdes en tæt, venlig og serviceminded kontakt til borgerne. At Leverandøren har pligt til at deltage i et forum for leverandørerne, der har til formål at tilgodese en effektiv drift og informationsudveksling. Der afholdes som minimum møder 2 gange om året, mellem medarbejdere fra Udvikling & Forebyggelsessektionen og repræsentanter fra leverandørerne. Der kan afholdes flere møder efter behov. Det overordnede formål med møderne er gensidig informationsudveksling, drøftelse af samarbejdet og kvalitetsudvikling. At Leverandøren på opfordring fra Silkeborg Kommune præsenterer deres materiale herunder menuplanen for myndighedssektionen, således at medarbejderne i sektionen, kan 12

15 få kendskab til det materiale og de produkter den enkelte leverandør tilbyder Silkeborg Kommunes borgere. At Leverandøren omgående telefonisk kontakter Myndighedssektionen, hvis borgeren ikke er hjemme eller ikke lukker op, eller hvis borgeren forekommer at have behov for assistance fra Silkeborg Kommune, f.eks. hjemmeplejen. I weekender og ved aftenlevering kontaktes de enkelte Ældreområder (Nord, Syd og Øst). At Leverandøren ligeledes har pligt til omgående telefonisk at kontakte læge, vagtlæge eller 112, hvis borgeren forekommer at have behov for lægehjælp. Borgeren har dog stadig selvbestemmelsesret, så hvis en borger der er ved sine sansers fulde brug klart og tydeligt tilkendegiver, at han eller hun ikke ønsker, at Leverandøren kontakter Silkeborg Kommune eller læge m.v., har udbringeren ingen pligt til det. At Leverandøren er forpligtiget til at kontakte Udvikling & Forebyggelsessektionen, hvis der opstår forhold, hvorom der senere måtte opstå tvivl. Det kan være forhold som på en eller anden måde har betydning for gennemførelsen af kvalitative leverancer eller forhold, som på nogen måde vil kunne påvirke opfattelsen af Silkeborg Kommunes forsvarlige opfyldelse af sine forpligtigelser overfor målgruppen. Ud over de ovennævnte punkter vedrørende samarbejde om madleverance lægger Silkeborg Kommune desuden vægt på at Leverandøren indgår i et generelt samarbejde vedrørende personalet og disses arbejdsmæssige forhold, herunder: At Leverandøren har pligt til at indgå i et samarbejde med den tidligere hovedleverandør om at mindske ulemper for medarbejdere som måtte falde ind under loven om virksomhedsoverdragelse og gøre overgangen mellem arbejdsgivere så let som muligt. Dette forudsætter naturligvis, at der bliver tale om skift af hovedleverandør. At en kommende hovedleverandør er forpligtiget til at indgå i et samarbejde med Silkeborg Kommune og en eventuel efterfølgende hovedleverandør, såfremt virksomhedsoverdragelse af leverandørens personale bliver aktuelt ved denne kontrakts afslutning. Klager Klager over madservice behandles af Klagerådet for hjemmehjælpsområdet. Modtager Leverandøren en sådan klage skriftligt, videresender Leverandøren straks klagen til Klagerådet (sendes til Økonomi, IT & Administration). Modtager Leverandøren eller en medarbejder klagen mundtligt, henvises hjemmehjælpsmodtageren til at henvende sig til Økonomi, IT & Administration Klager over udførelsen af Leverandørens opgaver, herunder konkrete driftsforhold og hændelser, og klager over manglende udførelse af Leverandørens opgaver, besvares snarest muligt af Leverandøren. Skriftlige klager besvares skriftligt. Modtager Leverandøren sådanne klager skriftligt, skal Leverandøren underrette Silkeborg Kommune herom straks, og når Leverandøren besvarer klagen, skal Leverandøren sende kopi af svaret til Kommunen (sendes til sektionen for Udvikling & Forebyggelse). Modtager Silkeborg Kommune en sådan klage, videresender Kommunen straks klagen til Leverandøren. Klager over Leverandøren eller dennes medarbejdere besvares af Kommunen efter indhentelse af udtalelse fra Leverandøren. Modtager Leverandøren sådanne klager skriftligt, videresender Leverandøren straks om klagen til Kommunen (sendes til sektionen for Udvikling & Forebyggelse). Modtager Leverandøren eller en medarbejder klagen mundtligt, noterer Leverandøren klagen og videresender notatet. Klager af generel eller principiel karakter, herunder om det generelle serviceniveau, kvalitetsstandarderne eller kvalitetskravene til Leverandøren, besvares af Silkeborg Kommune, om 13

16 nødvendigt efter samråd med Leverandøren. Modtager Leverandøren en sådan klage skriftligt, videresender Leverandøren straks klagen til Silkeborg Kommune (sendes til sektionen for Udvikling & Forebyggelse). Modtager Leverandøren eller en medarbejder klagen mundtligt, henvises hjemmehjælpsmodtageren til at henvende sig til sektionen for Udvikling & Forebyggelse. 7. Betaling Leverandøren er ansvarlig for styringen og registrering af bestilling og afbestillinger. Når en visitator har bevilget madservice, sendes en kopi af bevillingen til Leverandøren. Leverandøren registrerer herefter borgeren afhængig af hvilke type mad pågældende er bevilget. Får Leverandøren meddelelse om indlæggelser eller dødsfald, skal leveringen ophøre samme dato. Forekommer der fejl eller mangler i en leverance, der kan tilskrives Leverandøren, er Leverandøren forpligtiget hurtigst muligt - for egen regning at rette disse fejl og mangler. Leverandøren skal via sit bestillingssystem sikre en korrekt og effektiv afregning mellem Silkeborg Kommune og Leverandøren, herunder den fornødne dokumentation for leverede ydelser. Leverandørens vederlag opgøres ultimo hver måned på grundlag af faktisk leverede ydelser. Afmelding af madportioner efter at bilen har forladt produktionsstedet er at sidestille med leveret og der faktureres for såvel madportion som for kørsel. Fakturering af Leverandørens vederlag for det faktiske udførte ydelser sker hver den 2. hverdag i den efterfølgende måned og forfalder til betaling den 20. i denne måned Ved indsendelse af faktura skal antallet af ydelser for den enkelte måned fremgå og følge nedenstående skabelon. Cpr. nr. Navn Adresse Hovedret almindelig Hovedret lille Diæt almindelig Diæt lille Superkost Biret Levering Brugerbetaling i alt Ægtepar/samlevende som er bosiddende på samme adresse faktureres altid kun for én kørsel. Sammen med fakturaen skal der fremsendes en oversigt over antallet af borgere der har fået leveret mad i den pågældende måned. Heraf skal det fremgå, hvor mange borgere der får diætkost. Faktura skal fremsendes til Økonomi, IT & Administration på EAN-nummer: Elektronisk fakturering E-fakturering betyder, at offentlige myndigheder skal kunne modtage og sende regninger elektronisk. Alle virksomheder, der fakturerer til det offentlige, skal sende regninger i elektronisk format. 14

17 8. Udkast til kontrakt Kontrakt på madservice med udbringning i Silkeborg Kommune mellem Ældreafdelingen Silkeborg Kommune Søvej Silkeborg og Leverandør 15

18 Formål 1. Nærværende kontrakt har til formål at styrke Silkeborg Kommunes madservice i sin målsætning om, at Maden skal være medvirkende til at højne livskvaliteten hos borgeren Maden skal være af en sådan karakter, at borgeren får en positiv oplevelse Aftalegrundlaget 2. Aftalegrundlaget består af: 1) Nærværende kontrakt med tilhørende kontraktbilag 2) Tilbud inkl. tilbudsliste Ydelsen 3. Leverandøren er forpligtet til på baggrund af Silkeborg Kommunes visitation til madservice at kunne varetage produktion, udbringning og administration af madservice til borgere i eget hjem. Leverandøren leverer [Indsæt: Varm eller kold mad] Stk. 2. Der kan ikke garanteres en bestemt mængde portioner, da antallet kan variere i forbindelse med, at der er andre leverandører under fritvalgsordningen. Stk. 3. Leverandøren har pligt til at levere til alle de borgere som måtte vælge den pågældende leverandør. Stk. 4. Ydelsen leveres i henhold til den i udbudsmaterialet angivne kravspecifikation og i overensstemmelse med de anførte kvalitetskrav og tidsfrister mv. Stk. 5. Silkeborg Kommunes Myndighedssektion er ansvarlig for visitering til serviceydelser efter servicelovens 83, herunder madservice inklusive diæter og specialkost, til borgere i henhold til Silkeborg Kommunes kvalitetsstandarder og fritvalgslovgivningen i øvrigt. Bevilling af madservice sker på baggrund af en ansøgning foranlediget af borgeren selv, dennes læge, pårørende eller andre interessenter. Leveringstid 4. Varm mad leveres dagligt i tidsrummet kl Stk. 2. Kold mad leveres min. én gang om ugen i tidsrummet kl Leveringen sker på en fastsat dag på en af ugens 5 første dage. Hvis der opnås enighed mellem borger og leverandør, er der mulighed for at aftale andet leveringstidspunkt. Kold mad, som skal udbringes på dage, som falder på helligdage samt jule- og nytårsaftensdag, afvikles på de forudgående hverdage og meddeles borgerne skriftligt. Stk. 3. Udbringningsruten planlægges således, at den enkelte borger kan forvente levering inden for samme time, uanset om de aktuelle frameldinger har indflydelse på ruteplanen. Stk. 4. Succeskriterier: 90 % af borgeren skal modtage maden +/- ½ time inden for aftalt tid. Til- og framelding

19 5. Leverandørerne er eneansvarlige for styring af leverancerne samt ansvarlig for registrering af bestillinger og afbestillinger. Stk. 2. Madservice iværksættes senest 5 dage efter Leverandøren er valgt, dog tilstræbes iværksættelsen hurtigst muligt. En borger har altid ret til at ændre sit leverandørvalg. Ændringer skal som udgangspunkt varsles med minimum 3 uger. Stk. 3. Leverandørerne skal kunne varetage akut levering i forbindelse med udskrivning fra sygehuset, til borgere som før indlæggelse har været visiteret til Madservice. Stk. 4. Afbestilling af madservice skal kunne ske samme dag som leveringen i tidsrummet fra kl Stk. 5. Indlæggelser på sygehus eller dødsfald afmeldes som hastesag, og leverancen ophører samme dag, som Leverandøren får besked. Borgerens valgmuligheder 6. Hovedretten skal over en periode på 4 uger variere på følgende måde: 1) Fisk 4 gange 2) Fjerkræ 4-6 gange 3) Svinekød 4-6 gange 4) Oksekød 4-6 gange 5) Kalvekød 4-6 gange 6) Indmad 1-2 gange 7) Lam 1 gang Stk. 2. På søn- og helligdage tilbydes gode søndagsmenuer samt traditionelle danske højtidsmenuer. Stk. 3. Der serveres højtidsmenuer følgende dage: Skærtorsdag, Langfredag, Påskedag, 2. Påskedag, St. Bededag, Kr. Himmelfartsdag, Pinsedag, 2. Pinsedag, Mortensaften, Juleaftensdag, 1. juledag, 2. juledag, nytårsaftensdag og nytårsdag. Kvalitet 7. Leverandøren er forpligtiget til at efterleve de krav til madens kvalitet og energiindhold som er beskrevet i kontraktbilag 1. Aftaleændringer 8. Leverandøren er ikke garanteret en bestemt mængde portioner og leverancer, da en borger altid har ret til at ændre sit leverandørvalg med frist som anført i 5, stk. 2. Stk. 2. Silkeborg Kommune tager forbehold for, at der løbende kan ske ændringer i kvalitetskravene til Leverandøren, afhængigt af Silkeborg Kommunes serviceniveau. I øvrigt henvises til 35. Samarbejde 9. Repræsentanter fra Silkeborg Kommune og Leverandøren afholder møde minimum to gange årligt, eller når en af parterne måtte ønske dette, hvor samarbejde, drift, informationsudveksling

20 m.v. drøftes. I perioden umiddelbart før og efter opgavens overdragelse må der påregnes en større mødehyppighed. Leverandøren er forpligtet til at medvirke til, at det daglige samarbejde fungerer. Stk. 2. Leverandøren har her ud over pligt til at deltage i et forum for leverandørerne, der har til formål at tilgodese en effektiv drift og informationsudveksling. Der afholdes som minimum møder 2 gange om året, mellem medarbejdere fra sektionen for Udvikling & Forebyggelse og repræsentanter fra leverandørerne. Der kan afholdes flere møder efter behov. Det overordnede formål med møderne er gensidig informationsudveksling, drøftelse af samarbejdet og kvalitetsudvikling. Stk. 3. Leverandøren er forpligtet til at indgå i et kostudvalg, som skal give borgere visiteret til madservice medindflydelse på tilbuddet, og Leverandøren udpeger en repræsentant hertil. Stk. 4. Leverandøren skal på opfordring fra Silkeborg Kommune præsentere deres materiale, herunder menuplanen, for Myndighedssektionen, således at medarbejderne i sektionen kan få kendskab til det materiale og de produkter, den enkelte leverandør tilbyder Silkeborg Kommunes borgere. Stk. 5. Leverandøren er forpligtiget til at kontakte sektionen for Udvikling & Forebyggelse, hvis der opstår forhold, hvorom der senere måtte opstå tvivl. Det kan være forhold som på en eller anden måde har betydning for gennemførelsen af kvalitative leverancer eller forhold, som på nogen måde vil kunne påvirke opfattelsen af Silkeborg Kommunes forsvarlige opfyldelse af sine forpligtigelser overfor målgruppen. Stk. 6. Leverandøren er forpligtiget til at indgå i et samarbejde med Silkeborg Kommune og en eventuel efterfølgende hovedleverandør, såfremt virksomhedsoverdragelse af leverandørens personale bliver aktuelt ved denne kontrakts afslutning. Samarbejde med Myndighedssektionen og læge 10. Leverandøren kontakter omgående Myndighedssektionen telefonisk, hvis borgeren ikke er hjemme eller ikke lukker op, eller hvis borgeren forekommer at have behov for assistance fra Silkeborg Kommune, f.eks. hjemmeplejen. I weekender og ved aftenlevering kontaktes de enkelte Ældreområder (Nord, Syd og Øst). Stk. 2. Leverandøren har ligeledes pligt til omgående telefonisk at kontakte læge, vagtlæge eller 112, hvis borgeren forekommer at have behov for lægehjælp. Borgeren har dog stadig selvbestemmelsesret, så hvis en borger der er ved sine sansers fulde brug klart og tydeligt tilkendegiver, at han eller hun ikke ønsker, at Leverandøren kontakter Silkeborg Kommune eller læge m.v., har udbringeren ingen pligt til det. Information 11. Leverandøren skal forestå den løbende praktiske information omkring madleverance til borgerne, herunder udsendelse af menuplan og bestillingsseddel. Materialet skal være målrettet til ældre og udsendes i papirformat. Stk. 2. Silkeborg Kommune er ansvarlig for og forestår via visitering, kvalitetsstandarder m.v. den mere generelle information om madservice til borgerne. Kommunen orienterer de visiterede borgere om Leverandøren. Silkeborg Kommune har pligt til at videreformidle eventuelt markedsføringsmateriale til borgeren. Silkeborg Kommune kan opkræve betaling for distributionen, hvis der er tale om et omfattende materiale, som medfører ekstra forsendelsesomkostninger.