Vejledning i udbud af Befordring Oktober 2011

Transkript

1 Vejledning i udbud af Befordring Oktober 2011 Udbudsportalen.dk Weidekampsgade København S [email protected]

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Indledning Formål Baggrund Særlige forhold og problemstillinger Intern organisering Organisationens sammensætning Organisationens opgaver fastsætte af hvilke opgaver der skal udbydes Opfølgende organisation Fastlæggelse af udbudsstrategi Udbudsform Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Evalueringsmodel Kontrolbud mv Mulige forbehold Alternative bud Tidsplan Erfaringsopsamling Afdækning af kørselsomfang og serviceniveau En eller flere delaftaler Afklaring af kontraktudformning Entreprenørens forhold Hensigtsmæssige afregningsprincipper Aftalelængde og muligheder for forlængelse

3 2.7.4 Prisreguleringer Virksomhedsoverdragelse og overtagelse af materiel Arbejdsmiljøregler, miljøforhold Muligheder for løbende kontrol og tilpasning af leverancer Misligholdelse, bod og bonus Garantistillelse Optioner Politisk behandling Annoncering Gennemførelse af udbuddet Spørgsmål og spørgemøde/informationsmøde Aflevering af tilbud Evaluering af tilbud Evaluering Tildeling af kontrakt Udkast til udbudsmateriale Udbudsvilkår Omfang og anvendelse af udbudsmaterialet Den udbudte kørsel Henvendelser Kontraktlængde Krav til køretøjer Krav til chauffører og service over for brugere Overdragelse af personale Overtagelse af busser ved kontraktophør Overtagelse af de hidtil anvendte busser

4 Sikkerhedsstillelse Betingelser for deltagelse Forsikringer Tilbuddets form Tildelingskriterium Tidsfrister og tidsplan Offentliggørelse Kontraktindgåelse Kontrakt Kapitel 1 - Generelt Kapitel 2 - Ydelser efter kontrakten Kapitel 3 - Entreprenørens forhold Kapitel 4 - Køreplanlægning Kapitel 5 - Krav til køretøjer og udstyr Kapitel 6 - Kørslen Kapitel 7 - Betalingsmodel Kapitel 8 - Misligholdelse og bod Kapitel 9 - Ikrafttræden, varighed og ophør Kapitel 10 - Tvister Tilbudshæfte Eksempel på tilbudshæfte: Formular til angivelse af tro- og loveerklæring

5 1 Indledning 1.1 Formål Denne vejledning har til formål at inspirere og understøtte de kommuner, der ønsker at udbyde befordringsopgaver. Vejledningen har relevans for udbud af kommunale befordringsopgaver, blandt andet inden for: Serviceloven Sundhedsloven Folkeskoleloven Lov om aktiv socialpolitik Lov om specialundervisning for voksne Lov om ungdomsuddannelse Integrationsloven Lov om aktiv beskæftigelsesindsats. I afsnit er nævnt en række af de typiske kørselstyper, der er omfattet af ovennævnte lovområder. Vejledningen indeholder en beskrivelse af de særlige forhold, der gør sig gældende for udbud af befordringsopgaver. Desuden rummer vejledningen et paradigme for udbudsmateriale bestående af udbudsvilkår, kontraktvilkår og tilbudsliste samt en artikel, der sammenfatter erfaringerne fra to kommuners konkurrenceudsættelse af befordringsopgaver. Kravspecifikationen er, på baggrund af tradition på området og forsøget på at lave et så pædagogisk og tilgængeligt materiale for tilbudsgiverne som muligt, indarbejdet i udbudsvilkår og kontraktvilkår. Udbud af befordringsopgaver kan omfatte en lang række forskellige kørselstyper. Paradimematerialet er dog ikke dækkende for alle disse forskellige kørselstyper, da kravene vil variere afhængigt af den enkelte kommunes individuelle behov og krav til tilrettelæggelse af kørslen. Vejledningen indeholder dog en beskrivelse af de forhold, som typisk skal tages med i overvejelserne i forbindelse med udbud af befordringsopgaver. Vejledningen er en overbygning til Udbudsportalens vejledning Udbud - Trin-for-Trin, der behandler de særlige forhold, der gør sig gældende for udbud generelt. Derfor henvises i en række tilfælde til Udbudsportalens vejledning Udbud - Trin-for-Trin i relation til generelle udbudsretlige problemstillinger, der er mere uddybende beskrevet der. Vejledningen er udarbejdet for Udbudsportalen af COWI A/S. 1.2 Baggrund Baggrunden for at gennemføre udbud af kommunale befordringsopgaver er som oftest, at omfanget af kørsel - selv i ordningerne isoleret betragtet - overskrider tærskelværdien for EU-udbud og dermed gør et udbud nødvendigt. Desuden kan det være hensigtsmæssigt at sammentænke udbud af befordring i én ordning med andre kommunale befordringsopgaver for at opnå højere effektivitet og lavere samlede udgifter. 5

6 2 Særlige forhold og problemstillinger Ved udbud af kommunale befordringsopgaver er der en række særlige forhold og problemstillinger, der kræver opmærksomhed. Det gælder følgende: Intern organisering Fastlæggelse af udbudsstrategi Tidsplan Erfaringsopsamling Afdækning af kørselsomfang og serviceniveau Afklaring af kontraktudformning Politisk behandling Annoncering Gennemførelse af udbuddet Evaluering af tilbud 2.1 Intern organisering Der kan med fordel etableres en mindre, midlertidig organisation, der skal forberede udbuddet. Organisationen skal først og fremmest håndtere data om den kørsel, der udbydes, men skal også gøre det muligt at optimere koordinering og tilrettelæggelse af kørsel på tværs af forvaltninger og institutioner. I den forbindelse skal eventuelle muligheder i den åbne kollektive trafik udnyttes Organisationens sammensætning Afhængigt af kommunens aktuelle kørselsopgaver og ønskerne til omfanget af det kommende udbud, kan organisationen f.eks. bestå af repræsentanter fra: børn-, unge- og familieområdet ældre- og sundhedsområdet socialområdet teknik- og miljøområdet skoler, idrætsinstitutioner, SFO-ordninger, børnehaver dag- og genoptræningscentre. I tilfælde, hvor kørsel til praktiserende læger og speciallæger ønskes koordineret, og hvor det samtidig omfatter ændrede rutiner hos lægernes personale, vil det være en fordel også at inddrage udvalgte læger i planlægningen. Organisationen kan også med fordel omfatte de medarbejdere, der efterfølgende skal stå for gennemførelsen af selve udbuddet - udbudskonsulenter, jurister og andre. Det vil skabe gode muligheder for, at de grundlæggende elementer i den udbudte kørsel afspejles i det udbudsmateriale, der efterfølgende udarbejdes. 6

7 2.1.2 Organisationens opgaver fastsætte af hvilke opgaver der skal udbydes Organisationens første opgave vil typisk være at afdække og udvælge den kørsel, der skal udbydes. Ofte vil der være klare forventninger om hvilken kørsel, der skal udbydes, men en indledende screening af de samlede kørselsopgaver kan alligevel være hensigtsmæssig. Den kan afklare, dels om flere kørselsopgaver med fordel kan kombineres i udbuddet, dels om betingelserne for at et samlet udbud praktisk kan lade sig gøre. Den kan også afklare, om det er mest hensigtsmæssigt, at noget af kørslen udelades af udbuddet. Fordelene ved at etablere koordinerede løsninger på tværs af forvaltninger og institutioner og på tværs af lovbestemte og ikke-lovbestemte kørselsopgaver vedrører bedre driftsøkonomi og højere fleksibilitet. Alt andet lige vil det være fordelagtigt for driftsøkonomien, hvis flere opgaver løses med de samme køretøjer, enten med et turmønster, der er forskudt tidsmæssigt, eller ved at flere grupper af kørselsberettigede køres på samme tid i de samme køretøjer. I sidstnævnte tilfælde gælder særlige regler, hvis kørslen skal udføres med køretøjer, der er indrettet til flere end ni personer inkl. føreren, og det anbefales at orientere sig om gældende lovgivning på netop dette område forud for den videre tilrettelæggelse af udbuddet. Udover fordele i relation til driftsøkonomien vil koordinerede ordninger også gøre det muligt at udnytte den samlede kapacitet bedre og dermed sikre højere fleksibilitet for institutioner og brugere. Hvorvidt der er fordele forbundet med koordinerede løsninger og fælles udbud af forskellige kørselstyper afhænger af en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde. Alle typer af kørsel kan i princippet tænkes koordineret, men liggende patientbefordring og udbringning af varmt mad vil typisk stille så specielle krav til køretøjet, at det ikke vil være praktisk muligt at koordinere med anden kørsel. Kørselstyper, der egner sig til koordination kan være: skolebuskørsel kørsel til/fra skovbørnehave kørsel til/fra SFO kørsel til/fra svømning og idræt kørsel med elever til/fra specialklasseundervisning kørsel med elever til/fra sprogundervisning kørsel til/fra læger og speciallæger kørsel til/fra dagcentre i forbindelse med genoptræning og aktivitet kørsel til/fra hjælpemiddelleverandører (bandagister o.l.) kørsel med fysisk og psykisk handicappede børn, unge og voksne kørsel med midlertidigt syge børn. Når der foreligger et samlet overblik over kørselsopgaverne, overvejes muligheder og perspektiver ved at koordinere to eller flere opgaver. Overvejelserne i den forbindelse bør omfatte hvilke typer af kørsel, der uden videre hensyn kan koordineres, og hvilke typer, der fortrinsvis eller udelukkende skal udføres 7

8 isoleret. Det kan også overvejes hvilke kørselstyper, der tidsmæssigt kan tilpasses hinanden uden overlap og dermed kan udføres med samme køretøj. Der er umiddelbart ingen faste regler for, hvilke kørselsopgaver, der fornuftigt og hensigtsmæssigt lader sig koordinere. Kørselsopgaver, der i nogle situationer er mulige at koordinere, kan i andre situationer være umulige at koordinere. Det kan bl.a. skyldes tidsmæssige udfordringer (kørslerne lapper over hinanden) og særlige krav til kørslen. Overvejelserne foretages i første omgang på et overordnet niveau, idet en detaljeret beskrivelse af de forskellige kørsler til selve udbudsmaterialet først udarbejdes senere af de respektive fagansvarlige. Se i øvrigt afsnit 2.5. Hvis koordination af forskellige kørselsopgaver medfører, at køretøjerne både skal udføre lukket og åben kørsel, er det væsentligt at være opmærksom på, at opgaven overgår til det regionale trafikselskab, der i så fald skal stå for udbuddet og den efterfølgende kontrakt med en eller flere entreprenører. Det anbefales at orientere sig om gældende lovgivning på netop dette område forud for den videre tilrettelæggelse af udbuddet Opfølgende organisation Det er også en god idé at opbygge en mindre, operationel enhed, der sammen med faglige sagsbehandlere kan følge op på kørselsordningerne på et overordnet niveau i kontraktperioden. Den mindre enhed (to-tre personer) kan f.eks. bestå af centrale projektledere, udbudskonsulenter og jurister. Enheden vil på det konkrete plan bl.a. kunne assistere med kontraktstyring i forhold til spørgsmål om fortolkning af indgåede aftaler og i forbindelse med effektvurderinger. Enheden vil efterhånden opnå viden og erfaring, som kan anvendes i forbindelse med fremtidige genudbud. 2.2 Fastlæggelse af udbudsstrategi Når de overordnede rammer kendes for den kørsel, der ønskes udbudt, og der er gennemført indledende overvejelser om evt. koordinering af forskellige kørselsopgaver, kan den interne organisation (arbejdsgruppen) fastlægge detaljerne i den samlede udbudsstrategi. De udbudsstrategiske overvejelser bør omfatte følgende punkter: Valg af udbudsform Fastlæggelse af udvælgelseskriterier Fastlæggelse af tildelingskriterium og evt. tilhørende underkriterier Evt. fastlæggelse af evalueringsmodel Evt. udarbejdelse af kontrolbud Identifikation af mulige forbehold Stillingtagen til alternative bud. 8

9 2.2.1 Udbudsform Befordringsopgaver er i udbudsretlig forstand en bilag II-A tjenesteydelse omfattet af tjenesteydelseskategori nr. 2. Udbuddet skal typisk gennemføres som EU-udbud, da kontrakternes størrelse, som nævnt indledningsvist, overstiger tærskelværdien. En prækvalifikation, der typisk vil have til formål at begrænse antallet af tilbudsgivere i et marked med mange potentielle tilbudsgivere, vurderes som udgangspunkt at være mindre hensigtsmæssig i denne sammenhæng. Det skyldes, at kommunale befordringsopgaver ofte udbydes i flere mindre delaftaler, og at tilbudsgivere ofte ikke vil afgive tilbud på samtlige delaftaler. Hvis man skal opnå tilbud på alle delaftaler, er det vigtigt, at antallet af tilbudsgivere ikke begrænses. Det skyldes endvidere, at der generelt ikke er behov for på forhånd at indsnævre feltet af tilbudsgivere. Alle tilbudsgivere der opfylder kravene betragtes som lige kvalificerede, og derfor gælder det først og fremmest om at opnå så stor konkurrence blandt tilbudsgivere som muligt. Det anbefales på denne baggrund, at udbud af befordringsopgaver gennemføres som et offentligt udbud. Se i øvrigt Udbudsportalens vejledning Udbud - Trin-for-Trin for en beskrivelse af de tilgængelige udbudsformer Udvælgelseskriterier Det anbefales, at udvælgelseskriterierne tager udgangspunkt i de lovgivningsmæssige krav til entreprenører, der udfører erhvervsmæssig persontransport med bus og taxi. De relevante krav om økonomisk formåen og køretekniske forudsætninger anses for opfyldt, hvis en entreprenør enten har eller kan opnå EP-tilladelse til kørsel med bus eller bevilling til taxikørsel. Det bør derfor stilles som et mindstekrav, at entreprenøren har eller kan opnå EP-tilladelse. Som udvælgelseskriterium benyttes meget sjældent oplysninger om erfaring mv. Det hænger sammen med, at befordringsopgaver ofte udbydes i flere mindre delaftaler og sjældent med den helt store konkurrence. Herudover er befordringsopgaver af så speciel en karakter, at tilbudsgiver nøje har overvejet, om det er en type opgave for hans virksomhed. Derfor vil en ny og omhyggelig entreprenør, der sætter sig ind i tingene, kunne udføre opgaverne lige så godt som mere erfarne entreprenører. Tilbudsgiverne skal afkræves en tro og love erklæring vedrørende: Ubetalt forfalden gæld til det offentlige jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger Der er desuden mulighed for - men ikke pligt til - at indhente en tro og love erklæring vedrørende: Udelukkelsesgrundene i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni , stk. 2 vedrørende strafbare forhold og Udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-c og e-f som bl.a. omfatter begæringer om konkurs mv. samt betaling af skatter og afgifter mv. 9

10 For yderligere inspiration vedr. udvælgelseskriterier se Udbudsportalens vejledning Udbud - Trin-for- Trin Tildelingskriterium Udbudsportalens vejledning Udbud - Trin-for-Trin indeholder en generel beskrivelse af de tilgængelige tildelingskriterier. Ved udbud af befordringsopgaver anbefales tildelingskriteriet laveste pris, se endvidere afsnit mht. prismodel. Der kan være ønsker om også at kunne vurdere andre parametre som f.eks. miljøforhold og håndtering af miljøspørgsmål (garageanlæg og anvendte køretøjer), uddannelsesniveau for chauffører, karakteristika om køretøjer (alder, størrelse, fleksibilitet, egnethed for gangbesværede og handicappede mv.) mv. Det kan dog ikke anbefales, at disse ønsker anvendes som tildelingskriterier. Dels kan de være vanskelige at værdisætte på en realistisk og hensigtsmæssig måde, og dels kan det være vanskeligt at opnå den kvalitet, der reelt ønskes, alene gennem de indkomne tilbud. I stedet bør ønskerne formuleres som minimumskrav og indføres i kontrakten. Kravene bør samtidig i kontrakten pålægges bod i det omfang, de ikke opfyldes undervejs i kontraktperioden Evalueringsmodel Den anvendte evalueringsmodel skal sikre, at indkomne tilbud kan sammenlignes på et ensartet grundlag. Generelt anbefales en evalueringsmodel, hvor alle udgifter forbundet med kørslen (variable som faste udgifter) omregnes til årlige udgifter (kalenderår), der derefter sammenlignes. De variable udgifter tager som regel udgangspunkt i den faktisk udførte kørsel opgjort i timer eller kilometer, og de dækker typisk entreprenørens driftsafhængige udgifter til chaufførløn, brændstof, olie, dæk mv. Når der samtidig forekommer en fast udgift, er den oftest opgjort pr. kalendermåned til dækning af udgifter til forrentning og afskrivning, administration, forsikringer, husleje mv. En opgørelse opgjort for et helt år vil afspejle udgifterne til varierende kørselsomfang hen over året og vil samtidig udgøre et praktisk grundlag for sammenligning med budgetter og regnskaber. I det omfang der gives mulighed for at tilbyde en form for rabat i forbindelse med opnåelse af kørsel i flere delaftaler, skal evalueringsmodellen tage højde herfor, således at tilbud på kombinationer kan sammenlignes med tilbud på enkeltpakker. Se eksemple herpå i afsnit Endelig skal evt. optioner indgå i evalueringsmodellen, så det fremgår, på hvilken måde optionerne indgår i den samlede vurdering Kontrolbud mv. Der kan være politiske eller andre grunde til, at en kommune ønsker at hjemtage kørsel, som udføres af en privat entreprenør. Det kan dog være vanskeligt at vurdere, hvorvidt hjemtagning af kørsel vil resultere i en bedre sammenhæng mellem service og udgifter end gennem et udbud. I sådanne situationer kan et kontrolbud overvejes. 10

11 Gennemførelse af kontrolbud er nærmere beskrevet i Udbudsportalens vejledning Udbud - Trin-for- Trin Mulige forbehold Kommunen skal tage stilling til, om tilbudsgiver skal have lov til at tage forbehold over for udbudsbetingelser og kontrakt. Der kan ikke tages forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Øvrige forbehold vil skulle prissættes og indgå i tilbudsevalueringen. Mht. udbud af befordringsopgaver kan en entreprenør typisk komme i en situation, hvor det kan være praktisk eller økonomisk fordelagtigt at udskyde anskaffelsen af krævede køretøjer eller etablering af et lokalt garageanlæg, så kontrakten ikke efterleves straks fra start. Den type af forbehold kan en kommune måske nok leve med i en kortere periode, men forbeholdene kan være vanskelige at prissætte og dermed indarbejde i en evaluering af de indkomne tilbud. Det anbefales derfor, at der ikke accepteres forbehold for kontraktens indhold og de øvrige udbudsbetingelser Alternative bud Et alternativt bud kan bestå i, at en entreprenør foreslår en ændret tilrettelæggelse af køreplaner og ruter, at der anvendes andre køretøjer end de beskrevne i udbudsmaterialet, eller andre ændringer af typisk planlægningsmæssig karakter. Den type af ændringer vil gøre det vanskeligt at gennemføre en gennemskuelig og fair sammenligning med de øvrige indkomne tilbud, og de grundlæggende principper om bl.a. ligebehandling vil derved ikke kunne efterleves. Der gøres desuden opmærksom på, at ved EU-udbud, hvor tildelingskriteriet er laveste pris, er det ikke lovligt at acceptere alternative bud. 2.3 Tidsplan Figuren viser et eksempel på en samlet udbudsproces med de vigtigste elementer. Det kan være vanskeligt at forudsige tidsforbruget til dele af processen. Det gælder f.eks. tidsforbruget til erfaringsopsamling/afdækning af kørselsomfang og til udarbejdelse af udbudsmaterialet. Hvis den eksisterende kørsel er svagt beskrevet og det fremtidige kørselsomfang uafklaret, kan det tage op til flere måneder. Behovet for politiske behandlinger kan ligeledes variere, bl.a. afhængigt af den udbudte kørsel og den tilbudte service. Det anbefales, at der afsættes ca. 12 måneder til hele den skitserede proces frem til kørselsstart. Se detaljering nedenfor: 11

12 Forberedelse af udbuddet: Intern organisation Udbudsstrategi Erfaringsopsamling/afdækning af kørselsomfang Politisk behandling Afklaring af kontrakt Udbudsmateriale Politisk behandling 3-4 måneder 3-4 måneder Gennemførelse af udbuddet: Annoncering Udbudsperiode Evaluering Politisk behandling 2-3 måneder Afslutning af udbuddet og kontraktstart: Stand-still periode og kontraktindgåelse Bekendtgørelse om kontraktindgåelse Forberedelse til kontraktstart 2-3 måneder Samlet proces for udbud af kørselsordninger: 12 måneder Der gælder særlige minimumskrav til udbudsperiode og stand-still periode. Stand-still perioden er på 10 kalenderdage, hvis underretningen gives elektronisk og 15 kalenderdage, hvis den sendes pr. brev. For yderligere information se Udbudsportalens vejledning Udbud - Trin-for-Trin. Perioden fra kontraktindgåelse og frem til kørselsstart anvender entreprenøren til at forberede sig på kørslen. Perioden skal have en tilstrækkelig varighed, afhængigt af, hvilke forberedelser, der er nødvendige - f.eks. indkøb af materiel. 2.4 Erfaringsopsamling Oftest er der tale om, at den kørsel, der skal udbydes, allerede udføres i et vist omfang. De nuværende entreprenører vil derfor have en viden om den konkrete kørsel og de nuværende kørselsaftaler, som kan være værdifuld at få inddraget i forbindelse med udarbejdelse af materialet til et nyt udbud. Tilsvarende gør sig gældende for institutioner og forvaltninger, hvor der også findes relevante erfaringer, der med fordel kan inddrages for at gøre administrationen let og effektiv. Afdækning af erfaringerne med de nuværende kørselsordninger kan ske gennem dialogmøder med nuværende entreprenører, institutioner og forvaltninger. Dialogmøder med især entreprenørerne vil 12

13 også kunne afdække fordele og ulemper ved evt. tidligere gennemførte udbud. De negative sider kan dermed søges undgået i det kommende udbud. Det er i forbindelse med drøftelserne med de nuværende entreprenører vigtigt at bemærke, at disse ikke må få muligheder for at påvirke tilrettelæggelsen af kravene til den fremtidige kørsel, således at de får en konkurrencemæssig fordel. Langt de fleste drøftelser vedrørende erfaringsopsamling vil dog ikke give de nuværende entreprenører en konkurrencemæssig fordel. Emner, der kan drøftes for at skabe afklaring, kan omfatte: Administration, generel og daglig Samarbejde og rollefordeling mellem kommune, institutioner og entreprenører Planlægning og tilrettelæggelse af kørslen Håndtering af ekstrakørsel og mindre kørsel Afregningsformer/prisstrukturer/tilbudspriser Aftalestørrelse og sammensætning af delaftaler Særlige krav til chauffører og materiel Kontraktlængde Erfaringer fra tidligere udbudsmaterialer og -processer. 2.5 Afdækning af kørselsomfang og serviceniveau Kernen i hele udbuddet er beskrivelsen af kørselsomfanget og den krævede service i forbindelse med kørslen. Fastlæggelse af kørselsomfang nås ved at afdække den nuværende kørsel kombineret med en afklaring af et evt. akut behov for ændringer samt en vurdering af det mest sandsynlige behov for ændringer i kontraktperioden. For at opnå fleksibilitet for kommunen udformes kontrakten typisk, så den indeholder muligheder for at justere kørselsomfanget undervejs i kontraktforløbet i forhold til et fastlagt udgangspunkt. Det kan f.eks. være maksimalt ± 30 pct. i hele kontraktperioden og maksimalt ± 10 pct. om året. For at sikre et fornuftigt forretningsgrundlag for entreprenøren og dermed lave tilbudspriser præciseres samtidig, at behov for justeringer, der ligger herudover (oftest et behov for kørselsreduktioner) udløser udbetaling af kompensation til entreprenøren. Det er derfor vigtigt, at det reelle behov for kørsel fra kontraktstart svarer meget nøje til det beskrevne udgangspunkt. Beskrivelsen af behov for kørsel i de enkelte kørselsordninger skal også tage højde for eventuel koordinering af kørsel imellem ordningerne. Tidligere forventninger om sammentænkning af kørsel skal eftervises og kontrolleres. Det gøres i praksis ved, at den samlede udbudte kørsel på ny gennemgås af de institutioner og forvaltninger/afdelinger, der har andel i kørslen. Svarer den afsatte kapacitet til behovet for kørsel, og udføres kørslen på de rigtige tidspunkter? Heri ligger samtidig en afklaring og kontrol af det serviceniveau, der skal tilbydes i de forskellige ordninger. Det kan f.eks. ske ved - med udgangspunkt i den aktuelle service - at indsamle ønsker fra 13

14 brugere og institutioner, vurdere de økonomiske aspekter ved forskellige muligheder og derpå gennemføre en politisk prioritering. Hvor stort fokus, der tillægges denne del, er op til de enkelte kommuner. Der gælder ingen særlige regler. Typiske karakteristika om kørslen og servicen omfatter bl.a.: Maksimal køretid/omvejskørsel/ventetid Transport: Dør-til-dør/kantsten-til-kantsten/stoppested-til-stoppested Service med trappemaskine Håndtering af kørestole Anden service fra chaufføren. I forbindelse med afdækning af kørsel og serviceniveau afklares endvidere den grundlæggende karaktér af den kørsel, der ønskes udført og hvordan kørslen ønskes afregnet. Er der tale om kørsel i faste ruter på bestemte tidspunkter udformes afregningen typisk i form af betaling for entreprenørens variable udgifter, dvs. pr. km eller pr. time. I afregningen kan ligeledes indgå betaling for entreprenørens faste udgifter til bl.a. køretøjer, typisk udformet som en fast månedlig betaling pr. vogn. Skal entreprenøren stå til rådighed inden for nogle på forhånd givne tidsrum, kan afregningen udformes som en betaling for en garantitid, hvor der ydes betaling uanset om der køres eller ej. Er kørslen mere direkte behovsstyret af brugerne selv, kan afregningen ske ud fra antallet af kørte ture, turlængder, startbetaling afhængigt af køretidspunkter mv. 2.6 En eller flere delaftaler Overvejelser om, hvorvidt det samlede udbud skal gennemføres med målet om én samlet aftale eller flere delaftaler, er ofte styret af flere forhold, f.eks. politiske ønsker, administrative udfordringer og markedsmæssige muligheder. Lovgivningsmæssigt er der ingen krav, der skal efterleves. Desuden er spørgsmålet tæt forbundet med overvejelserne om sammentænkning af kørsel i forskellige ordninger. Isoleret set kan der både være fordele og ulemper forbundet med at ende med en samlet aftale for al kørsel i udbuddet. En oplagt fordel er, at kommunen kun skal håndtere én entreprenør. Det sparer ressourcer i det daglige i forbindelse med bl.a. afregning og information og letter alt andet lige kommunikationen mellem parterne. Det kan også være en fordel for brugerne med kun én entreprenør, hvis den pågældende entreprenør er dygtig, pligtopfyldende og serviceminded. En oplagt ulempe kan være, at den løbende service og kvalitet kan være vanskelig at fastholde, hvis der ikke naturligt er en "konkurrence" mellem flere entreprenører, og hvis der ikke er flere entreprenører, som kommunen kan bruge til at måle og vurdere den indbyrdes performance. Spørgsmålet om forsyningssikkerhed vil også være mere kritisk med kun én entreprenør til at udføre al kørsel, end hvis der er flere, der deler kørslen imellem sig. Den samlede risiko for konkurs er mindre 14

15 med flere delaftaler, og skulle der alligevel indtræffe en konkurs, vil de umiddelbare konsekvenser være mere begrænsede, end hvis al kørsel pludselig ophører. Alt andet lige vil det også tage længere tid og være mere ressourcekrævende at få en helt ny entreprenør til at overtage al kørsel, end hvis andre entreprenører, der i forvejen har lokalkendskabet og er aktive i området, hjælper med at afbøde virkningerne. Men spørgsmålet om én samlet aftale eller flere delaftaler kan også have betydning for, om der med den udbudte kørsel og hos de enkelte entreprenører bliver skabt fornuftige og effektive forretningsgrundlag. Sporadisk kørsel med et lille volumen resulterer i høje tilbudspriser (pr. time, km.,..), mens bedre udnyttelse af køretøjer og mere effektiv brug af chauffører giver lavere tilbudspriser. Undgå så vidt muligt sporadisk kørsel og overvej, om geografiske, rute- eller betjeningsmæssige forhold gør det hensigtsmæssigt at opdele den samlede kørsel i mindre dele, hvor flere entreprenører kan have praktiske fordele ved at opnå delaftaler. 2.7 Afklaring af kontraktudformning Der ses mange forskellige kontraktformer inden for dette område. Historisk set har mange af kontrakterne afsæt i de standardformer for licitationskontrakter, som Amtsrådsforeningen i sin tid indførte i form af de såkaldte A- og B-kontrakter. A-kontrakterne anvendtes oftest af amterne og trafikselskaberne, mens B-kontrakterne var en forenklet kontrakt til brug for ruter med begrænset kørselsomfang f.eks. skolebusruter med etårige aftaler, eller kørsler, hvor der stilles begrænsede krav til kørslens udførelse. I afsnit 3.2 vises et paradigme for en kontrakt, der med forskellige tilføjelser og tilretninger er resultatet af mange års erfaring med konkret udformning af kontrakter inden for kommunale kørselsordninger. Det er vigtigt, at den kommende kontrakt afbalanceres på en måde, som dels sikrer den grad af fleksibilitet, som en kommune måtte ønske, og dels sikrer en kommende entreprenør en overskuelig og stabil omsætning og forretning i kontraktperioden. Der vil typisk være en meget tæt sammenhæng mellem krav og fleksibilitet på den ene side, og betalingen til entreprenøren på den anden. Derfor bør kommunen være bevidst om de opstillede krav og ikke kræve mere fleksibilitet end nødvendigt, jf. endvidere afsnit 2.6. I forbindelse med fastlæggelse af kontraktudformning er der en række emner, der er relevante at få afklaret. Det drejer sig bl.a. om følgende: Entreprenørens forhold Sikring af hensigtsmæssige afregningsprincipper Aftalelængde og muligheder for forlængelse Prisreguleringer Virksomhedsoverdragelse og overtagelse af materiel Arbejdsmiljøregler, miljøforhold Muligheder for løbende kontrol og tilpasning af leverancer 15

16 Misligholdelse, bod og bonus Garantistillelse Optioner. En række af disse emner er behandlet i Udbudsportalens vejledning Udbud - Trin-for-Trin. De følgende afsnit indeholder de overvejelser, der kan være relevante i forbindelse med fastlæggelse af kontraktvilkår for befordringsopgaver Entreprenørens forhold I kontrakten fastlægges en række krav til entreprenørens ejerforhold, herunder hans eventuelle brug af underentreprenører. Det er vigtigt, at aftaleforholdene mellem kommune, entrenør og en underentreprenør er helt klare. Entreprenøren er eneansvarlig over for kommunen og har som sådan det fulde ansvar for den udførte kørsel, uanset om han selv udfører kørslen, eller har andre entreprenører til at hjælpe. I forlængelse heraf anbefales, at kommunen kræver samme dokumentation for økonomisk formåen og køretekniske forudsætninger af underentreprenører som af den entreprenør, der indgås aftale med. Både i forbindelse med selve tilbudsgivningen og løbende undervejs i kontraktforløbet. At overlade ansvaret for at sikre sig denne dokumentation til entreprenøren er ikke hensigtsmæssigt for kommunen. Den løbende kontakt og afregning foregår ligeledes mellem kommune og entreprenøren Hensigtsmæssige afregningsprincipper I forhold til spørgsmålet om hensigtsmæssige afregningsprincipper kan fremhæves, at de bør udformes, så de er direkte afhængige af den ydelse, der ønskes leveret. Hvis entreprenørens udgifter til en given kørsel primært er afhængige af den tid, køretøjet og chaufføren er optaget, så indret afregningen ud fra en fast timepris. Spiller antallet af kørte kilometer en væsentlig rolle for de samlede udgifter for en given kørsel, så indret afregningen, således at faste kilometerpriser indgår med en rimelig høj vægt Aftalelængde og muligheder for forlængelse Aftalelængden og mulighederne for at forlænge en aftale kan have væsentlig betydning for tilbudspriserne. Jo kortere aftale, des højere tilbudspriser. Det skyldes usikerheden om nødvendige investeringer herunder afskrivning af materiel. Aftaler på to-fire år med mulighed for forlængelse i ét eller to år på uændrede vilkår kan anbefales og vil oftest være fornuftige for både kommune og entreprenør. Er der tale om udbud af skolebuskørsel, vil der ofte være tale om lidt større investeringer i busmateriel end i forbindelse med udbud af andre kommunale kørselsopgaver. Det kan begrunde lidt længere aftaleperioder end de tre-fem år, som jf. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen er udgangspunktet for den maksimale kontraktlængde. Se endvidere Udbudsportalens vejledning Udbud - Trin-for-Trin vedr. begrænsninger i forhold til kontraktlængde. 16

17 2.7.4 Prisreguleringer Det er almindeligt brugt at regulere kontraktens priser efter et omkostningsindeks, der udarbejdes af Trafikselskaberne i Danmark. Trafikselskaberne i Danmark anbefaler månedlige reguleringer, men der ses mange aftaler, hvor priserne kun reguleres to gange årligt. Afhængigt af kontraktsummen kan det virke tilstrækkeligt. I forbindelse med kontraktens udformning anbefales at fastlægge, hvem der skal forestå selve reguleringen - kommunen eller entreprenøren. Arbejdet er som regel ikke tidskrævende for nogen af parterne, og den ene part bør under alle omstændigheder kontrollere den anden parts beregninger. Historiske, praktiske eller andre grunde kan tale for det ene frem for det andet Virksomhedsoverdragelse og overtagelse af materiel Ved almindelig skolebuskørsel med lukkede skolebusruter er det kutyme i den danske busbranche, at virksomhedsoverdragelsesloven er gældende for chauffører i det omfang, de er interesserede i overdragelse til eventuel ny entreprenør. For øvrige kommunale kørselsordninger er der ikke tradition for at benytte virksomhedsoverdragelse. Det er ikke længere almindeligt at overtage kørselsmateriellet ved udbud af kommunale kørselsordninger Arbejdsmiljøregler, miljøforhold Det er vigtigt at gøre opmærksom på, at der både er arbejdsmiljøregler og miljøforhold, der skal overholdes. På arbejdsmiljøområdet er der af Arbejdstilsynet udarbejdet en række vejledninger, der kan henvises til. Vejledningerne opdateres løbende, og det vil være entreprenørens ansvar, at reglerne overholdes. På miljøområdet er det hovedsagelig materiellets miljøbelastning, der opstilles krav til. Her henvises til hvilken EURO-norm, bilen eller bussen skal overholde. Det er gængs at kræve, at den skal opfylde den gældende norm på første indregistreringstidspunkt. Ønskes at det er en nyere norm, der skal overholdes, skal det beskrives men samtidigt accepteres, at der er omkostninger forbundet med opfyldelse af en nyere EURO-norm Muligheder for løbende kontrol og tilpasning af leverancer Verden ændrer sig, og det er derfor vigtigt at sikre sig, at der i kontrakten er hensigtsmæssige muligheder for at ændre på omfanget af leverancerne og ydelserne - også uden at skulle gennemføre et nyt udbud. De kommunale budgetter ændrer sig, og da noget af den udbudte kørsel måske ikke er lovpligtig, vil den derfor kunne spares væk. Der kan også være den modsatte situation, at strukturelle omlægninger øger kørselsomfanget - f.eks. ved skolesammenlægninger. Det er derfor meget almindeligt at indskrive en mulighed for i hele kontraktperioden at kunne ændre i omfanget af leverancen. Normalt benyttes en grænse på 30 pct. i både op- og nedadgående retning uden kompensation for entreprenøren. Er nedskæringen mere end 30 pct. ydes en kompensation, mens der ved udvidelser på mere end 30 pct. blot betales efter kontraktens bestemmelser om betaling. 17

18 2.7.8 Misligholdelse, bod og bonus Løbende gennem kontraktperioden er det vigtigt at tjekke kvaliteten i ydelserne, og om den krævede kvalitet overholdes. Til dette formål anbefales at have forskellige redskaber, der kan sikre, at ikke tilfredsstillende forhold bringes i orden. Grov misligholdelse af kontrakten kan opfattes som kontraktbrud og dermed føre til opsigelse af kontrakten. Mindre forhold kan derimod håndteres med forskellige former for bod. Det kan f.eks. være i forbindelse med forsinkelser eller forglemmelser mv. Det anbefales at boden prissættes tilstrækkeligt højt, således at konsekvensen er en egentlig holdningsændring hos entreprenøren. Det er dog samtidigt vigtigt at være opmærksom på, at meget høje krav om bodsbetaling kan have en direkte effekt på den tilbudte pris for varetagelse af opgaven. I enkelte tilfælde kan en bonus også være medvirkende til, at krævede kvalitetskrav overholdes. Erfaringsmæssigt er der dog ikke mange eksempler på bonusordninger i kontakter om kommunale kørselsordninger Garantistillelse I forbindelse med tilbudsafgivelse vil dokumentationen for opfyldelses af udvælgelseskriterierne være tilstrækkelig. I forbindelse med udbud af lukket skolebuskørsel forlanges ved kontraktindgåelse derimod en sikkerhedsstillelse, der knytter sig til antallet af busser, og som varierer i forhold til busstørrelser. Jo større bus des større beløb. Sikkerhedsstillelsen bør foreligge som en garanti fra et anerkendt pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab. Garantien opretholdes, indtil den frigives af kommunen ved kontraktens udløb. Det forudsætter, at entreprenørens forpligtigelser er fuldt opfyldt. Det bør sikres, at den nævnte garanti kan hæves på anfordring og efter påkrav over for entreprenøren, såfremt entreprenøren efter kommunens skøn helt eller delvist har misligholdt sine forpligtigelser i forbindelse med kontrakten. I forbindelse med udbud af kommunale kørselsordninger, hvor der efterspørges køretøjer indrettet til færre end 9 personer inkl. føreren (dvs. taxier), er det ikke kutyme at forlange sikkerhedsstillelse ved kontraktindgåelse Optioner Der kan være politiske ønsker om - ved hjælp af optioner - at belyse udgifterne til særlige kørselsvarianter til ekstrakørsel, indsættelse af nye busser frem for ældre,rådighed over reservemateriel o.l. Det kan være fornuftigt at indhente tilbud på optioner. Men kommunen bør i den forbindelse være bevidst om, at bud på optioner vil indebære ekstra arbejde hos tilbudsgiverne, der skal gennemføre de nødvendige beregninger for at kunne byde. Optioner egner sig ikke til at afklare mere grundlæggende betjeningsmæssige spørgsmål som eksempelvis, hvorvidt en kommune skal have en telebusordning eller ej. Optioner kan desuden omfatte muligheder for forlængelse af kontraktperioden, som det er beskrevet ovenfor under afsnit

19 2.8 Politisk behandling Et udbud på området har indvirkning på den kommunale økonomi og skal derfor behandles politisk. Erfaringsmæssigt kan detaljeringsgraden i grundlaget for den politiske behandling være forskellig. I figuren i afsnit 2.3 er for eksemplets skyld indlagt tre politiske behandlinger undervejs i processen. Færre eller flere behandlinger kan forekomme afhængigt af omstændighederne. Ved den først viste behandling kan der tages stilling til f.eks. kørselsomfang, serviceniveau og aftalestruktur. Ved den anden behandling besluttes detaljer i kontrakten og det udarbejdede udbudsmateriale. Ved den sidst skitserede behandling er tilbudspriserne indkommet og evalueringen foreligger. Politikerne kan her vælge at bakke op om resultatet af evalueringen eller forkaste de modtagne tilbud og dermed annullere udbuddet, hvis særlige regler er opfyldt. Se mere om reglerne for forkastelse af tilbud og annullering af udbudsprocessen på Udbudsportalens vejledning Udbud - Trin-for-Trin. 2.9 Annoncering Annoncering af udbuddet skal som hovedregel ske i EU-tidende, da opgavens omfang oftest overskrider den tærskelværdi, der udløser EU-udbud. Herudover kan det være en fordel at supplere med informationer om udbuddet på kommunens hjemmeside, i de lokale aviser og medier. Afhængigt af udbuddets størrelse og betydning kan annoncer i landsdækkende medier også være relevante. Og endelig kan nuværende og andre entreprenører orienteres direkte om udbuddet. De specifikke regler for annoncering og offentliggørelse kan ses på i Udbudsportalens vejledning Udbud - Trin-for-Trin Gennemførelse af udbuddet Spørgsmål og spørgemøde/informationsmøde Det samlede udbudsmateriale kan give anledning til tvivl og usikkerhed hos kommende tilbudsgivere. Tilbudsgiverne skal derfor have mulighed for at fremsende spørgsmål til materialet inden en given frist. Fristen for spørgsmål skal fastsættes således, at efterfølgende svar kan sendes ud senest seks dage før tilbudsfristen udløber. Fristen på seks dage har baggrund i, at tilbudsgivere ikke må modtage nyt materiale om udbuddet i den nævnte periode op til aflevering af tilbuddet. Alle spørgsmål, der sendes til kommunen, skal være skriftlige, og kommunen skal give skriftlige svar. Alle, der har rekvireret udbudsmaterialet, skal have svar direkte og samtidigt, og svaret skal indeholde både spørgsmål og tilhørende svar på en anonymiseret måde. Hvis udbudsmaterialet kan rekvireres via kommunens hjemmeside, gøres spørgsmål og svar også tilgængelig på hjemmesiden. Årsagen er, at det kan være vanskeligt at dokumentere, hvem der har rekvireret materialet, og hvem der i givet fald skal informeres direkte om spørgsmål og svar mv. Ved at 19

20 gøre informationen tilgængelig på hjemmesiden, bliver den direkte skriftlige kommunikation med tilbudsgivere til gengæld unødvendig. Det anbefales, at der afholdes et spørgemøde, hvor kommende tilbudsgivere kan spørge ind til alle dele af materialet. På mødet gennemgås udbudsmaterialet i hovedtræk, herunder forhold der kræver særlig opmærksomhed fra tilbudsgivers side. Formålet med spørgemødet er dels at rydde evt. misforståelser og uklarheder af vejen, dels at sikre, at tilbudsgiverne så vidt muligt har opnået indgående kendskab og forståelse for den kørsel, der efterfølgende bydes på. Spørgemødet bør afholdes på et tidspunkt, hvor tilbudsgivere har haft god mulighed for at sætte sig ind i det samlede materiale, og hvor der efterfølgende er mulighed for at stille yderligere skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle spørgsmål, der fremkommer på mødet, noteres - også selv om de besvares på mødet. Både spørgsmål og svar sendes ud til alle, der har rekvireret udbudsmaterialet. Hvis udbudsmaterialet er tilgængeligt på kommunens hjemmeside, gøres spørgsmål og svar også tilgængelige på hjemmesiden. Skriftlige svar sendt direkte til tilbudsgivere er i så fald ikke nødvendige. Kommunen kan svare på de spørgsmål, der er fremkommet skriftligt eller på spørgemødet, i ét samlet svar. Afhængigt af spørgsmålenes karakter og væsentlighed kan kommunen vurdere, om det kan være hensigtsmæssigt at udsende svar på indkomne spørgsmål undervejs i processen. Hvis kommunen vurderer, at det er nødvendigt at foretage ændringer eller supplere oplysningerne i udbudsmaterialet på grund af faktuelle fejl, at der er behov for yderligere præcisering eller andet, vil dette ske som rettelsesblade. Rettelsesbladene nummereres fortløbende og indgår som del af det samlede udbudsmateriale. Rettelsesblade udsendes til alle, der har rekvireret udbudsmaterialet. Hvis udbudsmaterialet er tilgængeligt på kommunens hjemmeside, gøres rettelsesblade også tilgængelige på hjemmesiden Aflevering af tilbud Her præciseres, hvordan tilbud skal afleveres for at være konditionsmæssige. Fristen for aflevering anføres - dato og klokkeslæt - og den nøjagtige adresse. Hvis postadressen og adressen for personlig aflevering er forskellige, så skal det fremgå. Kommunen bestemmer selv i hvilken form, tilbud ønskes. Hvis tilbuddet kan afleveres eller ønskes afleveret i anden form end papir, f.eks. i elektronisk form, skal det fremgå. Det skal også fremgå, om tilbuddet skal afleveres i flere eksemplarer. Formen bør afspejle udbuddets karakter og omfang og bør sikre, at arbejdsindsatsen for tilbudsgiver forud for aflevering og for kommunens sagsbehandlere efterfølgende er balanceret og hensigtsmæssig. For at sikre, at alle indkomne tilbud så vidt muligt er konditionsmæssige, kan med fordel udarbejdes et samlet tilbudshæfte, enten i papirform eller elektronisk, hvor alle de nødvendige dokumenter og oplysninger for at kunne byde er samlet. Hvis tilbuddet skal afleveres i lukket kuvert med særlig mærkning skal det fremgå. Baggrunden for at anvende særlig mærkning er at sikre, at tilbud ikke ved en fejl åbnes som anden indgående post. 20

21 Ved udbud af tjenesteydelser afgør kommunen selv, om tilbudsgivere må overvære åbningen af de indkomne tilbud. Det skal fremgå af udbudsmaterialet, om der er valgt det ene eller det andet, og i givet fald, hvor åbningen finder sted Evaluering af tilbud Evaluering Når tilbud er modtaget, foretages en evaluering på baggrund af den evalueringsmodel, der er beskrevet tidligere, se afsnit Først gennemgås de indkomne tilbud for at konstatere, om de er konditionsmæssige, herunder om alle ønskede oplysninger, bilag og bud på optioner indgår i tilbuddet, og om tilbuddet er modtaget rettidigt. Hvis der er tekniske uklarheder i tilbuddet, kan kommunen sikre den korrekte forståelse af tilbuddet ved at kontakte tilbudsgiveren. Det kan forekomme, at der ikke modtages tilbud på al den udbudte kørsel. I så fald skal kommunen afklare, om det er nødvendigt og hensigtsmæssigt at genudbyde de dele af kørslen, der ikke er blevet budt på, eller om der kan ske en kontraktindgåelse på et andet grundlag, fx ved at overgå til udbud med forhandling. De konkrete omstændigheder og ikke mindst omfanget af de ikke tildelte dele af kørslen vil afgøre, hvad der er mest hensigtsmæssigt i situationen. Hvis en del af den udbudte kørsel ikke kan udføres som planlagt, skal kommunen afklare, hvordan kørslen kan udføres på anden måde i en periode, frem til et nyt udbud har været gennemført, eller en alternativ kontrakt kan indgås om kørslen Tildeling af kontrakt Samtlige tilbudsgivere orienteres direkte og samtidigt om resultatet af udbudsforretningen. Orienteringen skal som minimum indeholde navnet på den vindende tilbudsgiver og - hvis tildelingskriteriet er laveste pris - prisen på det vindende tilbud. Orienteringen kan også indeholde navne og priser for alle tilbudsgivere, så orienteringen reelt kommer til at fungere som erstatning for en offentlig åbning af de indkomne tilbud. Hvis tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud skal meddelelsen indeholde en beskrivelse af det antagne tilbuds relative fordele i forhold til de øvrige tilbud. Det vil sige en beskrivelse af de forhold, der fører frem til vurderingen som det bedste tilbud. Orienteringen om udbuddets vinder(e) udløser en stand-still periode, hvis varighed afhænger af, om orienteringen sker elektronisk (10 dage) eller pr. brev (15 dage). De specifikke regler for opgørelse af og håndtering af stand-still perioden fremgår af Udbudsportalen.dk. Efter endt stand-still periode indgås de(n) endelige og bindende kontrakt(er) af parterne, hvorefter kommunen offentliggør resultatet. Det kan ske på kommunens hjemmeside samtidig med en tilsvarende bekendtgørelse i EU-tidende efter de gældende regler, se Udbudsportalen.dk. 21

22 3 Udkast til udbudsmateriale I det følgende er der opstillet et paradigme for et udbudsmateriale omhandlende udbud af kommunale kørselsordninger. Udformningen og indholdet af det samlede udbudsmateriale vil som regel bære tydeligt præg af de forhold, der er mest karakteristiske for den kørsel, der udbydes konkret. Af samme grund vil den følgende beskrivelse af udbudsmaterialet primært omhandle de emner, som er relevante at inddrage. Desuden angives en række forslag til konkrete formuleringer til udbudsbetingelser og kravsspecifikation, hvor det giver mening og er muligt. Disse forslag fremstår som eksempler og fremgår i kursivskrift. Forudsætningen for udarbejdelsen af paradigmet er, at udbuddet gennemføres som et offentligt EUudbud og at tildelingskriteriet er laveste pris. Et udbudsmateriale består som hovedregel af følgende: Udbudsvilkår (vilkår og kravspecifikation) Kontrakten Bilag med detaljeret beskrivelse af den udbudte kørsel Der er i paradigmet for udbudsvilkår (afsnit 3.1) ikke skarpt adskilt mellem, hvad der er udbudsvilkår og hvad der er kravspecifikation. Der er derimod fokuseret på, at udarbejde et paradigme for udbudsvilkår, der på en pædagogisk og hensigtsmæssig måde præsenterer den eller de stillede opgaver for tilbudsgiver. Der er i paradigmet for både udbudsvilkår og kontrakten henvist til forskellige bilag med detaljeret beskrivelse af den udbudte kørsel mv.. Disse bilag er ikke medtaget i vejledningen. 3.1 Udbudsvilkår Omfang og anvendelse af udbudsmaterialet Som indledning beskrives kort i udbudsmaterialet, hvad udbuddet omhandler samt hvad udbudsmaterialet består af og hvilke bilag, der hører til hvilke afsnit. Hvis udbudsmaterialet består af flere dokumenter, skal det fremgå, hvilke dokumenter, der er tale om, og hvordan de hænger sammen. Det er en god idé at lave en læsevejledning, der gør det enkelt for tilbudsgiverne at orientere sig i udbudsmaterialet. Endelig beskrives udbudsformen og der henvises til bekendtgørelsen. 22

23 Eksempel: "XXX Kommune udbyder en række kommunale befordringsopgaver. Udbuddet foretages som et offentligt udbud i henhold til EU's udbudsdirektiv 2004/18/EF. Der henvises endvidere til bekendtgørelse offentliggjort gennem EU. Det samlede grundlag for afgivelse af tilbud på kørslen består af: Udbudsbetingelser (kap. 1), Kontrakt om xxx-kørsel (kap. 2) med Bilagene B1-Bn, Kontrakt om yyy-kørsel (kap. 3) med Bilagene C1-Cn, Kontrakt om zzz-kørsel (kap. 4) med Bilagene D1-Dn, Tilbudshæfte. Udbudsbetingelserne, som beskrives i dette kapitel, anvendes alene i forbindelse med tilbudsgivningen og efterfølgende ved indgåelse af kontrakt. De indeholder primært vejledninger og krav til tilbudsgiveren for afgivelse af tilbud. Kontrakten om xxx-kørsel i kapitel 2, kontrakten om yyy-kørsel i kapitel 3, kontrakten om zzz-kørsel i kapitel 4 fastlægger de krav, der vil være gældende for kørslens udførelse og angiver, hvordan forholdet mellem xxx Kommune og entreprenøren reguleres. Det er bindende vilkår, det vil sige, at kørslen skal udføres på det grundlag, kontrakten angiver." Den udbudte kørsel Når selve kontrakten indgår som en del af udbudsmaterialet, vil beskrivelsen af den udbudte kørsel være af overordnet karakter. Som grundregel skal forhold, der detaljeres i kontrakten, kun kort nævnes med en henvisning til kontrakten. Det er ikke hensigtsmæssigt at gentage beskrivelser og oplysninger flere steder i udbudsmaterialet. I dette afsnit beskrives den udbudte kørsel: Opdeling i eventuelle delaftaler Beskrivelse af eventuelle optioner Omfang beskrevet enten som et årligt timetal, årligt km.tal eller den enhed, der afregnes efter. Beskrivelse af hvilke brugere, der skal transporteres, og særlige krav fremhæves, og detaljeres i kontrakten. Hvis det er relevant, henvises til bilag med køreplaner, adresselister mv., der beskriver kørslen mere detaljeret. Endelig beskrives, hvordan omfanget af kørsel er fastlagt og i hvilket omfang, der kan ske ændringer i den udbudte kørsel. Detaljeret beskrivelse af reguleringsmuligheder beskrives i kontrakten. Endelig beskrives, hvordan selve planlægningen af kørslen ønskes gennemført med tilhørende kontrolog godkendelsesprocedurer. 23

24 Eksempel: "Den udbudte kørsel omhandler følgende kørselsordninger i XXX Kommune: Lukket skolebuskørsel, jf. Bilag A1 Speciel skolekørsel, jf. Bilag A2 Lukket skolebuskørsel Skolekørsel, svømmekørsel og anden fagkørsel samt ungdomsskolekørsel udbydes som køreplanlagt kørsel. Det vil sige, at al kørsel er beskrevet gennem køreplaner med angivelse af afgangstider og -steder samt ankomsttider og -steder. Køreplanerne fastlægges ved skolestart og vil sjældent blive ændret i løbet af skoleåret. Køreplanerne fastlægges i samarbejde med skoler og entreprenør. Der er tale om lukket kørsel, hvor passagererne udelukkende er skoleelever, og som udgangspunkt vil der ikke forekomme nogen form for billettering. I tilfælde af at på- og afstigning på trafikfarlige veje sker i den modsatte side af passagerens bestemmelsessted, skal chaufføren så vidt muligt hjælpe alle børn i alderen 0. klasse til og med 7. klasse over vejen. Speciel skolekørsel Speciel skolekørsel er elever/børn, der af den ene eller anden grund ikke kan benytte almindelig kollektiv trafik eller de lukkede skolebusser til transport. Nogle af eleverne er enten fysisk eller psykisk handicappede eller har forskellige adfærdsmæssige problemer og har måske forskellige hjælpemidler, der skal medtages under transporten. Andre er 100 pct. selvhjulpne. Chaufførerne skal derfor være opmærksomme på, at eleverne kan være meget forskellige, og at de skal behandles med respekt for deres eventuelle handicaps. Eleverne er ikke mindre begavede, men opfatter og bearbejder oftest indtryk fra omverdenen anderledes end almindelige mennesker. De mister ofte situationsfornemmelse og har svært ved at kontrollere sig selv. Det anbefales derfor generelt, at chaufføren optræder stille og roligt og afholder sig fra at opdrage eller rette på eleverne. Opstår der problemer i forhold til elevernes adfærd i forbindelse med transporten, er det meget vigtigt, at chaufføren og entreprenøren søger råd og vejledning hos den pågældende institutions personale. Aflevering af elever skal ske til tredje person, medmindre andet er aftalt. Ved afhentning er det ikke altid, at alle elever er klar. Chaufføren skal derfor minimum vente fem minutter, før han må fortsætte turen og eventuelt efterlade eleven på afhentningsstedet. I tilfælde af, at eleven efterlades, skal der straks tages kontakt til institutionen, og det skal sikres, at eleven ikke efterlades alene. Institutionerne tager initiativ til at afholde møde med entreprenører og chauffører om gennemførelsen af kørslen. Der er et krav, at alle entreprenører og chauffører deltager i møderne." 24

25 3.1.3 Henvendelser I udbudsmaterialet præciseres hvem der udbyder kørslen og hvilken adresse, spørgsmål til materialet skal rettes til. Beskriv hvordan spørgsmål håndteres. Tillad kun skriftlige spørgsmål og pointér, at alle spørgsmål besvares skriftligt. Spørgsmål og svar sendes til alle de deltagende tilbudsgivere, idet det ikke angives, hvem der har stillet spørgsmålet. Angiv, hvis spørgsmål og svar også offentliggøres på kommunens hjemmeside. Angiv frister for afgivelse af spørgsmål og hvornår der senest svares på spørgsmål. Hvis der afholdes spørgemøde, skal det fremgå hvor og hvornår. Eksempel: "Alle henvendelser i form af spørgsmål til indholdet og forståelsen af udbudsmaterialet eller vedrørende proceduremæssige spørgsmål skal stiles skriftligt til: XXX Kommune 0000 Xkøbing Att.: xxx. mail:xx@xkøbing.dk Alle spørgsmål besvares skriftligt. Spørgsmål og svar sendes til alle de deltagende tilbudsgivere, idet det ikke angives, hvem der har stillet spørgsmålet. Svar og spørgsmål offentliggøres også på kommunens hjemmeside. Alle spørgsmål skal senest være XXX Kommune i hænde den dd.mm.åå. Der vil blive afholdt orienteringsmøde den dd.mm.åå kl. xx:xx. Mødet afholdes hos XXX Kommune, 0000 Xkøbing." Kontraktlængde Her beskrives kontraktlængden samt eventuelle muligheder for kontraktforlængelse. Eksempel: "Kontraktløbetiden for xxx-kørsel og yyy-kørsel er fra den dd.mm.åå til og med den dd.mm.åå. XXX Kommune har mulighed for at forlænge kontrakten med op til 2 år, med et år ad gangen på uændrede vilkår. Kontrakterne vedrørende xxx-kørsel og yyy-kørsel er uopsigelige af entreprenøren i kontraktløbetiden." Krav til køretøjer Her angives køretøjstyper og overordnede krav til størrelse, kapacitet og maksimal alder. Der henvises til kontraktens mere detaljerede beskrivelse af kravene - herunder miljøkrav, arbejdsmiljøkrav, krav om særligt udstyr, lift, alder og farve mv. 25

26 Eksempel: "Lukkede skolebusruter For kørsel under kontrakt med de lukkede skolebusruter skal der bydes med følgende bustyper: almindelig bus er en alm. 12-meter bus med en samlet kapacitet på minimum 60 passagerer minibus med en samlet kapacitet på minimum 19 passagerer. Øvrige befordrings-opgaver For yyy-kørsel kan der bydes med fem forskellige vogntyper: Type 1: Sedan Type 2: Stationcar Type 3: Stor taxi Type 4: Vogn med lift Type 5: Høj vogn med lift. Minimumskrav til de fem vogntyper er beskrevet i bilag." Krav til chauffører og service over for brugere Krav til maksimal transporttid, sprog, straffeattester og børneattester mv. beskrives i kontrakten. Hvis der er særlige forhold, der gør sig gældende og hvor det synes rigtigt at fremhæve det yderligere, kan det beskrives overordnet med henvisning til mere detaljeret beskrivelse i kontrakten Overdragelse af personale Det skal fremgå, hvilke chauffører, der kan være tale om og følgende oplysninger skal fremgå af udbudsmaterialet: Eksempel: Antallet af chauffører Anciennitet Overenskomst "Kørslen dækket af kontrakt om lukkede skolebusruter er omfattet af lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse (lov nr. 710 af 20. august 2008) og EU-overførelsesdirektiv (77/187 EØF) med eventuelle senere ændringer. Den tilbudsgiver, der opnår kontrakt, vil derfor være stillet som ved erhvervelse af en virksomhed. Det indebærer, at tilbudsgiver umiddelbart indtræder i rettigheder og pligter i henhold til: kollektiv overenskomst og aftale bestemmelser om løn- og arbejdsforhold, der er fastsat eller godkendt af offentlig myndighed individuel aftale om løn- og arbejdsforhold. Der må i tilbuddet ikke tages forbehold for virkningerne af virksomhedsoverdragelsesloven. 26

27 Det kan oplyses, at der kan blive tale om at overtage følgende personale: Kørselstype og delaftale Ansat Antal medarbejdere Anciennitet Overenskomst Chauffører Chauffører Oplysninger om den gældende chaufføroverenskomst samt entreprenørens lønmodtagere beror på oplysninger fra entreprenøren." Overtagelse af busser ved kontraktophør Det skal beskrives, om der er overtagelse af eventuelt kørselsmateriel ved kontraktslut. Eksempel: "XXX Kommune forpligter sig ikke til at overtage entreprenørens busser ved kontraktophør." Overtagelse af de hidtil anvendte busser Det skal beskrives, om der er overtagelse af eventuelt kørselsmateriel ved kontraktstart. Eksempel: "Der er ikke overtagelsespligt på de hidtil anvendte busser." Sikkerhedsstillelse Beskriv hvilke krav, der er til sikkerhedsstillelse. Eksempel: "Der forlanges ingen sikkerhedsstillelse i forbindelse med afgivelse af tilbud. I forbindelse med kontrakt om lukkede skolebusruter, vil der ved kontraktindgåelse blive forlangt en sikkerhedsstillelse på anfordringsvilkår på. kr ,- pr. driftsbus (almindelige 12-meter busser). For minibusser (samlet kapacitet på minimum 19 passagerer) dog kun kr ,- pr. driftsbus. Sikkerhedsstillelsen skal foreligge i form af en garanti fra et anerkendt pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab. I forbindelse med de øvrige kontrakter forlanges ingen sikkerhedsstillelse ved kontraktindgåelse." Betingelser for deltagelse Her skal præciseres hvilke udvælgelseskriterier, der er gældende samt hvordan dokumentation skal afleveres i forbindelse med tilbudsgivning. 27

28 Her skal det også præciseres, hvilken dokumentation, der skal foreligge i forbindelse med brug af eventuelle underentreprenører. Normalt vil man kræve samme dokumentation fra underentreprenører som for tilbudsgiver. Eksempel: "Aftale om kørsel kan indgås med såvel en enkeltperson som et selskab eller anden juridisk person. Den udbudte kørsel vil være speciel rutekørsel og vil derfor kunne udføres af såvel busser som taxi. Kørsel med taxi kan ske på grundlag af taxibevilling, mens kørsel med øvrige køretøjer kræver tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring efter Busloven. Dokumentation for, at tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring efter Busloven eller taxibevilling foreligger eller kan opnås, skal vedlægges tilbuddet. Herudover skal tilbudsgiverne afgive en tro og love erklæring vedrørende: Ubetalt forfalden gæld til det offentlige jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger Udelukkelsesgrundene i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni , stk. 2 og Udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-c og e-f. "Tro og love"-erklæring skal vedlægges tilbuddet. Erklæringen afgives i Tilbudshæftet. XXX Kommune kan anmode om supplerende oplysninger til dokumentation for tilbudsgiverens økonomiske forhold og faglige baggrund. Kontaktperson Entreprenøren udpeger en kontaktperson, der med bindende virkning for entreprenøren kan indgå alle aftaler vedrørende den løbende opfyldelse af kontrakten. Kontaktpersonen skal beherske det danske sprog i skrift og tale, da al kommunikation med XXX Kommune skal foregå på dansk. Underentreprenør I tilbudshæftet skal tilbudsgiveren oplyse om brug af eventuelle underentreprenører. Underentreprenører skal opfylde kvalifikationerne i lov om buskørsel, og tilladelse efter lov om buskørsel eller taxibevilling skal dokumenteres på samme måde som for entreprenører, der selv udfører kørslen. Underentreprenører skal, inden kørslen påbegyndes, indsende "Tro og love"-erklæring. Tilbudsgiveren er eneansvarlig over for XXX Kommune. Tilbudsgiveren har derfor det fulde ansvar for den kørsel og kontraktopfyldelse, der udføres af underentreprenører. Afregning sker altid til den entreprenør, der har kontrakten med XXX Kommune og til de heri aftalte priser. Aktie- og anpartsselskaber For aktie- og anpartsselskaber skal XXX Kommune i forbindelse med kontraktindgåelsen have oplysning om ejerforholdet." 28

29 Forsikringer Beskriv kravene til entreprenørens forsikring i forbindelse med kontrakten. Som minimum kræves en erhvervsansvarsforsikring i overensstemmelse med reglerne for erhvervsmæssig persontransport. Det er ikke relevant at skrive de lovmæssige krav til forsikringer, men kun krav der går udover de lovmæssige krav. Eksempel: "Der stilles krav om, at entreprenøren til enhver tid er forpligtiget til at have erhvervsansvarsforsikring i et anerkendt forsikringsselskab i overensstemmelse med reglerne for erhvervsmæssig persontransport." Tilbuddets form Her beskrives, hvordan tilbud afgives samt hvilke tilbudspriser, der ønskes - dvs. om der er tale om timepriser, pris pr. km., fast månedlig omkostning mv. Herudover beskrives: Prisniveau og om prisen reguleres og i givet fald hvorledes. Hvis det er detaljeret beskrevet i kontrakten, henvises hertil. Eventuelle bodsbestemmelser i kontraktperioden - der henvises til beskrivelsen i kontrakten Beskrivelse af, om der accepteres alternative tilbud eller ej Hvis udbuddet er opdelt i mindre delaftaler, skal det fremgå, hvordan der kan bydes på kombinationer af de udbudte delaftaler Hvordan tilbudsgiver skal forholde sig til optioner - skal der bydes eller er det frivilligt Beskrivelse af hvordan eventuelle forbehold håndteres Det beskrives, at når der er tale om offentligt udbud, kan der ikke forhandles med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Der vil således ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger. Det er derfor yderst vigtigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, herunder angiver samtlige priser, og at tilbuddet er præcist i alle henseender. Af hensyn til præcisionen i tilbudsgivningen og for at sikre, at tilbudsgiver får afleveret alle relevante og krævede oplysninger, anbefales det at lave et egentligt tilbudshæfte, hvor alle oplysninger, der ønskes i forbindelse med tilbudsafgivelse fremgår, jf. afsnit 3.3. I forbindelse med elektronisk tilbudsafgivelse kan listen over indholdet i det anbefalede tilbudshæfte benyttes som tjekliste til udarbejdelsen af den elektroniske formular til afgivelse af tilbud. 29

30 Eksempel: "Tilbuddet skal afgives på de blanketter, der er vedhæftet udbudsmaterialet. Tilbudsblanketterne er samlet i et tilbudshæfte bagest i udbudsmaterialet, og det er tilbudshæftet, der afleveres i en lukket kuvert mærket "Må ikke åbnes - tilbud på kommunale kørselsordninger i XXX Kommune ". Ekstra tilbudshæfter kan rekvireres hos XXX Kommune. Tilbuddet skal afgives på dansk og i danske kroner. Tilbudsgiver afholder selv alle omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen. Prisniveau Tilbuddet angives i prisniveauet for mm 20xx. Der reguleres månedligt, jf. xx i kontrakt om xx-kørsel og xx i kontrakt om yy-kørsel. Reguleringen sker efter et sammenvejet indeks, jf. Bilag Cx og Dx til kontrakterne. Der reguleres første gang i mm 20xx med udgangspunkt i indekset for mm 20xx. [her indsættes detaljeret beskrivelse af hvilke tilbudspriser, der skal afgives] Generelt Specifikationerne refererer til xx i kontrakt om xx-kørsel og xx i kontrakt om yy-kørsel, og det er disse priser, der indføjes i kontrakten og danner grundlag for den løbende afregning. Bod I tilfælde af manglende kvalitet under udførelsen af kørslen kan entreprenøren pålægges betaling af bod, jf. xx i kontrakt om xx-kørsel og xx i kontrakt om yy- kørsel. Vedståelse Tilbud på xx-kørsel og yy-kørsel skal vedstås til og med kontraktstart. Alternative bud Der accepteres ikke alternative bud. Kombinationstilbud Det er tilladt at tilbyde afslag i pris ved opnåelse af mere end én delaftale. Et kombinationstilbud, der er betinget af kørsel inden for både kørsel xx og kørsel yy accepteres ikke. Forbehold Der accepteres ikke forbehold. Forhandling Det skal fremhæves, at der ikke kan forhandles med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Der vil således ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger. Det er derfor yderst vigtigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, herunder angiver samtlige priser, og at tilbuddet er præcist i alle henseender. 30

31 Tildelingskriterium Angiv at tildelingskriterium er laveste pris og beskriv den prismodel, der ligger til grund for fastlæggelse af, hvilket tilbud, der samlet set tilbyder den laveste pris. Hvis udbuddet er opdelt i forskellige delaftaler, angiv da også her hvilke muligheder, der er for at afgive tilbud på kombination af forskellige delaftaler. Forklar hvordan tilbud skal afleveres samt hvordan kombinationstilbuddene vurderes i forhold til tildelingskriteriet. Det er også vigtigt at tydeliggøre, at hvis udbuddet består af kørsel i flere delaftaler, er kriteriet for tildeling af kørslen den samlet set laveste pris for samtlige delaftaler inden for hver kørselstype. Endelig oplyses, at udbyder forbeholder sig ret til at aflyse udbudsforretningen, i det omfang det kan ske inden for EU's udbudsregler. Eksempel: "For kørsel på kontrakt om xx-kørsel og yy-kørsel vil tilbud blive valgt på grundlag af tildelingskriteriet laveste pris. Laveste pris for tilbud på hhv. xx-kørsel og yy-kørsel vil være den årlige omkostning for gennemførelse af kørslen. Kombinationstilbud Det er muligt at afgive kombinationstilbud, dvs. tilbyde eventuel rabat ved opnåelse af to eller flere delaftaler. Kriteriet for tildeling af kørslen vil være den samlet set laveste pris for samtlige delaftaler på hhv. xx-kørsel eller yy-kørsel. XXX Kommune vil dermed tildele delaftalerne på kørsel til den kombination af tilbud inkl. eventuelle rabatter, der samlet set giver den laveste pris for kommunen. Ønsker man at byde på en eller flere enkeltstående delaftaler, gøres dette i samme tilbudshæfte. Ønsker man at afgive et kombinationstilbud, sker dette i et separat tilbudshæfte, hvor der kun udfyldes priser for de delaftaler, som indgår i kombinationen. Husk at angive tydeligt i bemærkningsfeltet, at der er tale om et kombinationstilbud. Afgives der et kombinationstilbud, skal der altid samtidig afleveres et tilbudshæfte indeholdende tilbud på, hvad byderen vil køre hver af de enkelte delaftaler i kombinationstilbuddet for, hvis de skal udføres som enkeltstående delaftaler. Hvis der ikke opnås kontrakt på det samlede kombinationstilbud, vil disse tilbud da indgå på lige fod med de øvrige indkomne enkelttilbud. Aflysning XXX Kommune forbeholder sig ret til at aflyse udbudsforretningen, i det omfang dette kan ske inden for rammerne af EU's udbudsregler." 31

32 Tidsfrister og tidsplan Nævn alle de vigtige datoer i hele tilbudsforløbet: Eksempel: Dato og klokkeslæt for aflevering af tilbud Adresse for aflevering af tilbud (kan også være link til elektronisk afgivelse af tilbud) Angivelse af, om der skal benyttes speciel kuvert og om kuverten skal være mærket på en bestemt måde. Ved elektronisk afgivelse af tilbud kan det være oplysning om adgangskode eller brug af digital signatur mv. Angiv om der er adgang for tilbudsgivere i forbindelse med åbning af tilbud Angiv kontraktstart og vedståelsesfrist "Tilbud skal være XXX Kommune i hænde senest xxdag den dd.mm 20xx kl. xx.xx, dansk tid på følgende adresse: XXX Kommune 0000 Xkøbing Tilbud afleveres i kuvert mærket med: "Må ikke åbnes. Tilbud på xx-kørsel i XXX Kommune". Der afholdes ikke offentlig åbning af tilbuddene. XXX Kommune udarbejder et skema med oplysninger om tilbudsgiver, samlede tilbudspriser og eventuelle forbehold. Skemaet udsendes til alle tilbudsgivere pr. . Husk derfor at opgive en -adresse i tilbudshæftet. Kørslen påbegyndes fra og med den dd.mm 20xx. Tilbud skal vedstås til og med den dd.mm 20xx." Offentliggørelse Beskriv hvilke oplysninger fra tilbudsgivningen, der i givet fald offentliggøres og hvordan. Generelt anbefales at udsende oplysninger om bydere og overordnede tilbudspriser til alle tilbudsgivere. Eksempel: "XXX Kommune vil efter reglerne om offentlighed og aktindsigt oplyse, hvem der har afgivet tilbud samt de samlede tilbudspriser. Oplysninger sendes til alle tilbudsgiverne." Kontraktindgåelse Beskrivelse af, hvordan den praktiske kontraktindgåelse vil foregå. Eksempel: "Hvis tilbud accepteres, vil udfyldt kontrakt blive fremsendt af XXX Kommune til underskrift. Kontrakten udfærdiges i to eksemplarer, der begge underskrives. Et eksemplar af kontrakten opbevares af XXX Kommune og et eksemplar af entreprenøren. Det tilbud (inkl. bilag), der danner grundlag for kontrakten, optages som Bilag Bn. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem udbudsvilkår (kapitel 1) og bestemmelserne i efterfølgende kontrakter (kapitel 2 mv.) gælder kontrakten." 32

33 3.2 Kontrakt I det følgende er der gengivet et paradigme for en kontrakt om kommunale kørselsordninger. De forskellige kontraktdele er beskrevet med eksempler. Eksemplerne udgør tilsammen en samlet kontrakt. Henvisninger mellem paragraffer er ajourført som i en sammenhængende kontrakttekst. Kontrakt om befordring af [angivelse af kørselstyper og steder] Her beskrives parterne, der indgås kontrakt imellem. Eksempel: "Mellem XXX Kommune [afdeling] [adresse] Herefter kaldet "Kommunen", Og [Navn på Entreprenør] [cvr-nr.] [adresse], Herefter kaldet "Entreprenøren" Kapitel 1 - Generelt I det generelle afsnit henvises til, hvilke udbudsregler udbuddet er foretaget i henhold til. Endvidere beskrives hvilket dokumenter, kontraktgrundlaget består af samt hvilken prioriteret rækkefølge de enkelte dokumenter har i forhold til hinanden. Eksempel: " 1. Denne kontrakt er indgået efter udbud afholdt i overensstemmelse med udbudsdirektivet (Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr.712 af 15. juni 2011). 2. Kontraktgrundlaget består af følgende dokumenter i prioriteret rækkefølge: nærværende aftale samtlige bilag vedlagt denne aftale (Bilag A og Bilag B1-B4) det øvrige udbudsmateriale Entreprenørens tilbud - Bilag C. 33

34 I tilfælde af uoverensstemmelser mellem kontraktens dokumenter har dokumenterne forrang i nævnte rækkefølge. 3. Kommunen forpligter sig til i kontraktperioden ikke at anvende andre entreprenører til levering af ydelser efter denne kontrakt. Ved skolekørsler gælder dog, at forældrene selv kan befordre eleverne mod befordringsgodtgørelse. I tilfælde, hvor Kommunen vælger at hjemtage hele eller dele af kørslen og derfor får behov for at opsige kontrakten før kontraktudløb vil der ske en kompensation til Entreprenøren i overensstemmelse med 23. " Kapitel 2 - Ydelser efter kontrakten I dette afsnit præciseres ydelserne, leveringstid og mængder. Endelig beskrives mulighederne for ændringer af ydelsens omfang og levering i kontraktperioden. Eksempel: " 4. Ydelserne består i befordring af [elever / daghjemsbrugere], herefter kaldet brugere, for hvem Kommunen efter lovgivningen kan eller skal tilbyde befordring for Kommunens regning. Stk. 2. Kørslen udføres på de vilkår, der fremgår af nærværende kontrakt med bilag samt udbudsmaterialet i øvrigt. Det tilbud (inkl. bilag), der danner grundlag for kontrakten, indgår som Bilag C. Kørslen skal ske i overensstemmelse med kontrakten og lovgivningen. I det omfang kontrakten eller lovgivningen ikke giver tilstrækkelig vejledning, skal disse udføres fagmæssigt korrekt. 5. Kørslen omfatter ved kontraktstart de ruter og den kørsel, der er angivet i Bilag A. 6. Befordringen sker til og fra de lokaliteter, som fremgår af Bilag A. Lokaliteterne kan ændres under kontraktperioden som angivet i Bilag A. 7. Der vil kunne forekomme ændringer over tid som følge af ændring af Kommunens visiteringspraksis, nedlæggelse eller midlertidig lukning af institutioner, ændring af antallet af forældre, som selv kører deres børn mod befordringsgodtgørelse i stedet for befordring o.a. Ændringer, som skyldes Kommunens forhold, skal ske med mindst 3 måneder varsel til den første i en måned. (Der henvises i øvrigt til 23). Stk. 2. Både Kommunen og Entreprenøren kan forlange ændringer i den aftalte serviceydelses art, omfang og leveringstidspunkt, når det følger af ændring af kollektive overenskomster, nye lovkrav eller ændret offentlig regulering. Ændringerne skal ske i overensstemmelse med eventuelle frister i den pågældende overenskomst, lov eller offentlige regulering. Entreprenøren har ret til at levere den ændrede befordring, medmindre Kommunen påviser særlige forhold, der begrunder, at Kommunen lader andre levere den ændrede befordring, eller hvis det vil være i strid med konkurrence- /udbudsretten at lade den ændrede befordring være omfattet af den oprindeligt udbudte aftale. Stk. 3. Hvis en ændring af visitationspraksis medfører, at en række kørsler flyttes fra en lokalitet til en anden lokalitet, som ikke er omfattet af denne aftale, vil de samme vilkår som i øvrigt følger af denne kontrakt gælde den ændrede kørsel. Stk. 4. Ved ændringer efter stk. 1, 2 eller 3 udarbejdes der tillægsaftale efter 28." 34

35 3.2.3 Kapitel 3 - Entreprenørens forhold I dette afsnit beskrives entreprenørens ejerforhold, eventuel brug af underentreprenører, overdragelse af kontrakt, forsikringer, sikkerhedsstillelse samt grundlæggende krav til chauffører og andet personale i forbindelse med udførelsen af kontraktens ydelser. Eksempel: "Ejerforhold og underentreprenører 8. Kontrakten kan indgås med en enkeltperson, et selskab eller en anden juridisk person. Stk. 2. Ændringer i ejerforholdet i aktie- eller anpartsselskaber i løbet af kontraktperioden skal skriftligt meddeles Kommunen. Aktie- eller anpartsbesiddelser på under 10 pct. af aktie- eller anpartskapitalen skal dog ikke oplyses, medmindre en sådan aktie- eller anpartspost giver adgang til bestemmende indflydelse i selskabet. På anmodning skal selskabet indsende regnskaber til Kommunen med en detaljeringsgrad og informationsværdi, svarende til kravene i Aktieselskabsloven. Stk. 3. Hvis der i aktie- eller anpartsselskaber sker ændringer i ejerforholdet til bestemmende andele i kapitalen, er Kommunen berettiget til at opsige kontrakten med tre måneders varsel, hvis vægtige grunde taler herfor. Opsigelsen skal i givet fald ske senest en måned efter, at Kommunen har modtaget meddelelse om ændringen i ejerforholdet. Stk. 4. Hvis Entreprenøren er organiseret som en forening, har Kommunen stedse krav på at få udleveret gældende vedtægter samt dokumenteret oplysninger om foreningens kapitalgrundlag og drift, f.eks. i form af seneste regnskab, revideret af registreret eller statsautoriseret revisor, samt budgettet for indeværende og eventuelt kommende regnskabsår. På anmodning skal Kommunen have fremsendt regnskab. Hvis kapital- eller organisationsforholdene tilsiger det, kan Kommunen kræve, at de entreprenører, der er medlemmer af foreningen, og som deltager i kørslen under nærværende kontrakt, skal hæfte direkte over for Kommunen for misligholdelse og andre forhold i forbindelse med deres egen kørsel. 9. [Udfyldes i forbindelse med kontraktindgåelsen. Hvis der benyttes underentreprenører: Udfyldes med Entreprenørens oplysninger om brug af underentreprenører. Hvis der ikke benyttes underentreprenører skrives: Entreprenøren benytter ikke underentreprenører på tidspunktet for denne kontrakts ikrafttræden.] Stk. 2. Entreprenøren er eneansvarlig over for Kommunen og har det fulde ansvar for den kørsel, der udføres af underentreprenører. Stk. 3. Ønsker Entreprenøren at benytte [yderligere eller andre] underentreprenører, kræver det Kommunens forudgående, skriftlige samtykke. Kommunen kan ikke nægte samtykke uden saglig grund. Stk. 4. Entreprenøren har samme ansvar efter denne aftale, uanset om der benyttes underentreprenører. Entreprenøren indestår for, at underentreprenører lever op til alle krav i denne kontrakt. Stk. 5. Forholdet mellem Entreprenøren og underentreprenører er Kommunen uvedkommende. Kommunen fraskriver sig ved afgivelse af samtykke til brug af underentreprenører ikke retten til tilbageholdelse af eller modregning i forfaldent vederlag i tilfælde af Entreprenørens mangelfulde opfyldelse af kontrakten. Al betaling, kontakt m.v. sker til Entreprenøren. 35

36 Overdragelse 10. Ægtefælle eller børn kan med Kommunens godkendelse indtræde i kørselskontrakten i stedet for Entreprenøren. Stk. 2. Entreprenøren kan i øvrigt overdrage sin forretning til tredjemand, hvis Kommunen godkender den nye Entreprenør. Stk. 3. Anvendelse af stk. 1 og 2 forudsætter, at dette ikke er i strid med EU's udbudsregler og at ægtefælle eller børn besidder alle krav og kvalifikationer, som forudsat i denne kontrakt og det forudgående udbud. Forsikring 11. Entreprenøren er til enhver tid forpligtet til at have erhvervsansvarsforsikring i et anerkendt forsikringsselskab i overensstemmelse med reglerne for erhvervsmæssig transport. Stk. 2. Entreprenørens ansvarsforsikring efter stk. 1 skal dække ydelserne efter denne kontakt og skal pr. hændelse udgøre mindst 5 mio. kr. for personskader og 10 mio. kr. for tingsskader. Stk. 3. Betjener Entreprenøren sig af underentreprenører, jf. 9, er Entreprenøren forpligtet til at sørge for, at underentreprenøren på samme måde opfylder de i stk. 2 nævnte krav om forsikringsdækning. Kommunen kan ligeledes kræve dokumentation herfor. Sikkerhedsstillelse 12. Entreprenøren stiller sikkerhed for et beløb svarende til kr pr. køretøj der medgår til kørslen. Sikkerheden skal opretholdes indtil 3 måneder efter kontraktperiodens udløb og nedskrives ikke i perioden. Stk. 2. Sikkerheden skal stilles senest 8 hverdage efter aftalens indgåelse i form af pengeinstitutgaranti eller kautionsforsikring eller på anden betryggende måde. Stk. 3. Sikkerheden tjener til fyldestgørelse af alle krav, som Kommunen har i anledning af aftaleforholdet, herunder krav vedrørende eventuelle ekstraarbejder og tilbagebetalinger. Stk. 4. Hvis Kommunen ønsker udbetaling i henhold til den stillede sikkerhed, skal dette samtidigt meddeles Entreprenøren og garanten med nøje angivelse af arten og omfanget af den påståede misligholdelse samt størrelsen af det krævede beløb. Dette udbetales til Kommunen inden 10 hverdage fra meddelelsens fremkomst. Krav til chauffører og andet personale 13. Entreprenøren leder og driver selvstændigt sin virksomhed. Ethvert personaleanliggende afgøres af Entreprenøren. Stk. 2. For alle chauffører, der er tilknyttet kørslen, skal Entreprenøren sørge for, at der foreligger rene børneattester, jf. Lov om Børneattester. Stk. 3. Kommunen kan kræve dokumentation for, at Entreprenøren har indhentet børneattesterne, jf. stk. 2. Stk. 4. Chaufførerne skal, udover at have ret til at føre erhvervskøretøjer, kunne dokumentere erfaring med transport af handicappede. Alternativt skal chaufførerne have gennemgået kursus i transport af bevægelseshæmmede (AMU-kursus). 36

37 Stk. 5. Entreprenøren og dennes medarbejdere har tavshedspligt med hensyn til de oplysninger, de måtte blive bekendt med under udførelsen af arbejdet ifølge denne kontrakt. Entreprenøren og dennes medarbejdere må som følge heraf ikke drøfte eleverne eller deres handicap med udenforstående og ikke drøfte andre elever med forældrene. Tavshedspligten fortsætter efter kontraktens ophør og efter den enkelte medarbejders fratræden, uanset af hvilken årsag. Stk. 6. Entreprenør og chauffører er forpligtet til at deltage i orienteringsmøder og evalueringsmøder, som Kommunen eller institutionerne kan indkalde til efter behov. Møderne vil ofte være af ca. 1 times varighed. Stk. 7. Kommunen kan kræve, at Entreprenøren forflytter en chauffør, således at denne ikke længere udfører kørsler for Kommunen, hvis chaufføren gentagne gange har givet anledning til berettigede klager. Stk. 8. Kommune forudsætter, at Entreprenøren og eventuelle underentreprenører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155). Det forudsættes endvidere, at Entreprenøren og dennes underentreprenører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN's Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Hvis Kommunen bliver bekendt med, at Entreprenøren ikke lever op til foranstående bestemmelser, er Entreprenøren forpligtet til at opfylde kontrakten med en tilsvarende ydelse, som opfylder alle kontraktens krav til ydelsen. Entreprenørens eventuelle omkostninger forbundet hermed er Kommunen uvedkommende. Stk. 9. Kommunen ønsker, med henvisning til ILO-konvention nr. 94 vedrørende løn- og ansættelsesforhold, at sikre gode vilkår for medarbejderne hos Entreprenøren af de udbudte ydelser. Entreprenøren forpligter sig derfor til at sikre, at de ansatte som Entreprenøren og eventuelle underentreprenører beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, har løn og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet skal udføres. Kommunen kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtelse. Entreprenøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne som eventuelle underentreprenørers arbejdstagere. Dokumentationen skal være Kommunen i hænde senest fem arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation kan f.eks. være lønsedler, lønregnskab, ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser." 37

38 3.2.4 Kapitel 4 - Køreplanlægning I dette afsnit beskrives krav og håndtering af selve planlægningen af kørslen og dens gennemførelse. Det er her det præciseres hvem, der forestår den praktiske planlægning og hvilke godkendelsesprocedurer, der skal overholdes. Eksempel: "Kørsel med specialklasseelever 14. For kørsel med elever revideres listerne med tilmeldte elever ved skoleårets start, jf. Bilag A. Stk. 2. Entreprenøren udarbejder forslag til køreruter med udgangspunkt i elevernes adresser. For kørsel til og fra XXX-skole skal køreruterne så vidt muligt sikre en maksimal køretid på 75 minutter, regnet fra opsamlingstidspunktet for den først opsamlede elev til ankomsttidspunktet ved først ankomne afsætningssted. For kørsel til og fra de øvrige skoler skal køreruterne så vidt muligt sikre en tilsvarende maksimal køretid på 60 minutter. Stk. 3. Som udgangspunkt for tilrettelæggelsen af de enkelte ruter gælder princippet, at de elever der bor tættest på skolen opsamles sidst ved kørsel til skole og afleveres først ved hjemkørsel fra skole. Stk. 4. Forslag til køreruter godkendes af de respektive skoler. Stk. 5. Entreprenøren foretager skriftlig underretning til elevens hjem om tidspunkt for afhentning og hjemkomst. Hjemmet underrettes senest 5 skoledage før skoleårets start og 2 skoledage før varige ændringer i løbet af skoleåret. Stk. 6. Der kan forekomme daglige ændringer i form af sygdom, ferie eller transport til aflastning mv. De daglige ændringer aftales enten direkte mellem institutionen og Entreprenøren eller mellem forældrene og Entreprenøren. Stk. 7. De enkelte ruter kan i løbet af skoleåret blive ændret som følge af, at eleverne ændrer transportform, forlader institutionen, skifter bopæl eller der kommer nye elever til. Ved varige tilføjelser og ændringer i rutelisten orienteres Entreprenøren senest fem skoledage før ændringen skal træde i kraft. Stk. 8. Entreprenøren har altid mulighed for med accept fra de respektive skoler at ændre rækkefølgen i ruternes optagning og afsætning af elever, hvis det viser sig hensigtsmæssigt. Ændringerne skal dog tage hensyn til de specielle krav, der knytter sig til de enkelte elever. Kørsel med daghjemsbrugere 15. For kørsel med daghjemsbrugere revideres listerne med tilmeldte løbende, jf. Bilag A. Stk. 2. Entreprenøren udarbejder forslag til køreruter med udgangspunkt i brugernes adresser. Køreruterne skal så vidt muligt sikre en maksimal køretid på 60 minutter, regnet fra opsamlingstidspunktet for den først opsamlede bruger til ankomsttidspunktet ved først ankomne afsætningssted. Stk. 3. Forslag til køreruter godkendes af de respektive institutioner. Stk. 4. Der kan forekomme daglige ændringer. De daglige ændringer aftales enten direkte mellem institutionen og Entreprenøren." 38

39 3.2.5 Kapitel 5 - Krav til køretøjer og udstyr I dette afsnit beskrives de konkrete krav til busser og køretøjer samt eventuelt udstyr (lifte, trappetjenere, fastspænding mv.) samt betjening og udførelse af kørsel med køretøjer og udstyr. Det anbefales, at der henvises til dansk lovgivning og kun detaljeres krav til de forhold, som ligger udover gældende lovgivning på området. Eksempel: "Krav til køretøjer 16. Krav til køretøjer fremgår af Bilag B3. Stk. 2. De anvendte køretøjer, jf. Bilag B2, skal have en god standard, og de skal altid være rengjorte og vel vedligeholdte. Køretøjer og andet materiel skal desuden være i sikkerhedsmæssig forsvarlig stand og opfylde alle relevante krav i lovgivningen. Stk. 3. Køretøjerne må højst være 10 år gamle. Stk. 4. Alle køretøjer skal være udstyret med mobiltelefoner med håndfri betjening. Stk. 5. Alle køretøjer skal i vinterperioden (1. november til 1. april) have monteret vinterdæk. Stk. 6. Det kræves, at de anvendte køretøjer opfylder den i Danmark på vognens første indregistreringsdato gældende EU-norm for emissioner. Betjening af udstyr 17. Entreprenøren er ansvarlig for, at de chauffører, der anvendes til kørslen, er i stand til at betjene det udstyr, der findes i køretøjerne og kender og overholder reglerne for transport af handicappede mv. Stk. 2. Ved befordring skal alle brugere anvende godkendte seler. Børn under syv år skal transporteres i korrekt barnesæde. Der kan forekomme elever, der af fysiske årsager kræver tilsvarende fastspænding, selv om de aldersmæssigt er ældre. Stk. 3. For kørestolsbrugere skal chaufførerne sørge for, at både kørestole og brugere er forsvarligt fastspændt ved brug af godkendte seler. Stk. 4. Hvis der køres med børn i et køretøj med airbag ved højre passagersæde, skal denne kunne slås fra. Stk. 5. Chauffører, der anvender trappemaskine, skal være instrueret i at bruge denne på forsvarlig måde. Kommunen kan kræve dokumentation for uddannelse og erfaring hos chauffører, der anvender trappemaskiner. Stk. 6. Det er Entreprenørens ansvar, at alle forhold vedrørende driften sker på en arbejdsmiljømæssig forsvarlig måde og i overensstemmelse med gældende arbejdsmiljølovgivning. 39

40 Stk. 7. Hvis Entreprenøren eller dennes ansatte møder arbejdsopgaver, der ikke kan udføres på en arbejdsmiljømæssig forsvarlig måde, skal Entreprenøren underrette Kommunen med henblik på at aftale, hvordan den pågældende opgave løses. Stk. 8. Med hensyn til særlige arbejdsmiljørisici (brugerne og adgangsforhold) i forhold til de konkrete befordringsopgaver henvises til Bilag A. Det kan endvidere generelt oplyses, at den udbudte kørsel skal udføres på såvel offentlige veje som private fællesveje, og at der under kørslen skal passeres trafikchikaner, herunder trafikdæmpende foranstaltninger i form af bump m.v. Enkelte vejstrækninger kan endvidere være grusveje. Stk.9. Der må ikke ryges i de anvendte køretøjer." Kapitel 6 - Kørslen I dette afsnit præciseres krav til selve udførelsen af kørslen. Det skal beskrives, hvordan entreprenøren og dennes chauffører skal forholde sig i tilfælde af driftsforstyrrelser mv.. Herudover beskrives kravene til kundebetjening. Det anbefales at være meget detaljeret i beskrivelserne af kundebetjeningen, således der ikke er tvivl om kravene og således at brug af eventuel bod smidiggøres. "Kørslens udførelse 18. Entreprenøren er ansvarlig for kørslens planmæssige gennemførelse, medmindre udefra kommende begivenheder, som Entreprenøren ikke kan afværge eller afhjælpe, hindrer dette. Stk. 2. Ved driftsstop, sygdom el.lign. skal Entreprenøren straks indsætte reservemateriel, reservechauffører eller træffe aftale med anden trafikudøver om kørslens gennemførelse. Hvis dette ikke er muligt, skal skoler/daghjem/brugere straks underrettes. Stk. 3. Ved driftsstop - på grund af arbejdskonflikt, blokade el.lign. - bortfalder betalingen ifølge 25 fuldt ud. Stk. 4. Entreprenøren har pligt til at indberette uregelmæssigheder i driften til skoler/daghjem/brugere. Evt. afvigelser aftales som udgangspunkt direkte mellem Entreprenør og institution. Ved forsinkelser skal chaufføren give besked til henholdsvis afleveringssted eller afhentningssted. Stk. 5. Entreprenøren/chaufføren må ikke ændre kørslen og f.eks. aflevere/hente brugere andre steder, end de fast aftalte, uden særskilt aftale med skoler/daghjem. Stk. 6. Entreprenøren/chaufføren er i øvrigt forpligtet til at følge de anvisninger vedrørende kørslens udførelse, der gives af skoler/daghjem. Stk. 7. Entreprenøren er ansvarlig for, at chauffører og afløsere har det nødvendige kendskab til ruterne. Stk. 8. For kørsel med elever sikrer Entreprenøren, at den enkelte rute i videst muligt omfang betjenes af samme chauffør og elevledsager, således at hver rute højst betjenes af to chauffører. Ved en rute forstås kørsel mellem hjem og skole, mens kørsel mellem skole og hjem er en anden rute. Hver elev vil således ved ud- og hjemtransport køre to ruter og maksimalt blive betjent af fire chauffører. 40

41 Stk. 9. Ved samtidig udskiftning af chauffør og ledsager, søges det nye mandskab indarbejdet inden skiftet. Stk. 10. Når der kommer nye elever, kan skolerne kræve, at Entreprenøren og dennes chauffører tager kontakt til forældre eller pårørende for at introducere sig selv og skabe tillid. Kundebetjening 19. Kørslen skal udføres i overensstemmelse med gældende love og regler, eksempelvis færdselsreglerne og køre- og hviletidsbestemmelserne. Stk. 2. Kørslen skal foregå på en nænsom, sikker og rolig måde. Kørslerne skal have en god, omhyggelig og ensartet kvalitet. Navnlig skal kørslen være skånsom, når der køres med kørestolsbrugere eller personer med nedsat kraft, manglende balance eller lign. Stk. 3. Hvis der er sikkerhedsseler eller andet sikkerhedsudstyr i køretøjet, skal chaufføren henstille til brugerne, at sikkerhedsselerne benyttes under kørslen. Stk. 4. Entreprenøren er ansvarlig for korrekt billettering og afregning med brugere efter nærmere aftale med Kommunen. 20. Kørslen skal ske inden for de tidsintervaller m.v., som fremgår af Bilag A. Stk. 2. Chaufførerne skal ved afhentning og aflevering af brugere hjælpe disse ind og ud af køretøjet sammen med brugerens ejendele. Stk. 3. Elever afhentes hver dag ved fast aftalt adresse og afleveres ved skolen tidligst 10 minutter før den pågældende elevs første times start. Eleven afhentes ved skolen senest 10 minutter efter pågældende elevs sidste time/ophør af SFO og afleveres ved fast aftalt adresse. Stk. 4. Ved afhentning skal chaufføren afvente min. 5 minutter i tilfælde af, at brugeren ikke er klar på det aftalte tidspunkt, før han må fortsætte ruten. Stk. 5. Brugeren afhentes/afleveres som udgangspunkt ved "kantsten", dog kan det forekomme at afhentning/aflevering skal ske til en ansvarlig person (håndaflevering) i det omfang, brugeren er visiteret dertil af Kommunen. Stk. 6. Entreprenøren kan til enhver tid kontaktes med henblik på at meddele afbud. Stk. 7. Fysisk magtanvendelse, ydmygende eller anden form for nedværdigende behandling af eleverne er ikke tilladt. Dog kan fysisk magtanvendelse undtagelsesvis anvendes, hvis en elev udviser voldsom eller truende adfærd, der formodes at medføre skade på eleven selv eller andre. Har magtanvendelse fundet sted, skal skolen underrettes herom umiddelbart efter bussens ankomst til skolen. Stk. 8. Episoder undervejs f.eks. i form af slagsmål, sygdomsanfald og lignende skal meddeles til skolen umiddelbart efter bussens ankomst til skolen. Stk. 9. Chaufførerne, andet personale og Entreprenøren betragtes som repræsentanter for Kommunen, og skal i hele deres fremtræden være i overensstemmelse hermed. Chaufførerne skal således yde en korrekt og venlig betjening og kunne betjene køretøjet korrekt under alle forhold samt præstere en passagervenlig transport. Stk. 10. Chaufførerne, andet personale og Entreprenøren skal beherske det danske sprog i skrift og tale. 41

42 Stk. 11. Chaufførerne skal bære uniform svarende til Entreprenørens standard på dette område. Udgifterne til anskaffelse og vedligeholdelse afholdes af Entreprenøren. Stk. 12. Entreprenøren er ansvarlig for skader, der forårsages på personer eller gods under udførelse af pligter i henhold til nærværende aftale, det være sig personer eller gods, som Entreprenøren befordrer i henhold til denne aftale, eller tredjemands person eller gods." Kapitel 7 - Betalingsmodel I dette afsnit indsættes priserne fra tilbuddet, og det præciseres hvorledes disse priser reguleres i kontraktperioden. Det anbefales at benytte et anerkendt indeks til regulering af priserne og Trafikselskaberne i Danmark har udarbejdet et indeks, der benyttes i langt de fleste kørselskontrakter i Danmark. Det specificeres, hvordan faktureringen skal foregå, samt hvilke oplysninger, der skal fremgå af fakturaen. Eksempel: "Priser 21. Entreprenørens betaling for kørslen opgøres på baggrund af en fast timepris og en garanteret køretid (garantitid) fordelt på dagtype og ugedag. Der betales alene for dage med kørsel. Stk. 2. Garantitiden opgøres dagligt i timer og minutter. Jf. Bilag C betales for garantitid i: Delaftale 1: kr. pr. time (60 minutter) Delaftale 2: kr. pr. time (60 minutter). Stk. 3. Alle beløb er angivet i DKK og svarende til januar 20xx-niveau. I priserne er inkluderet told og øvrige afgifter bortset fra moms. Stk. 4. Der betales kun for opgjort garantitid. Der er ingen betaling for tomkørsel, garagekørsel, opstart- og afslutningskørsel o.l. 22. Priserne reguleres hvert år pr. 1. januar og 1. juli efter Trafikselskaberne i Danmarks omkostningsindeks. Reguleringen er nærmere beskrevet i Bilag B1. Yderligere information om indekset kan findes på Trafikselskaberne i Danmarks hjemmeside. Stk. 2. Udgangspunktet for reguleringen er indekset for januar 20xx. Reguleringen sker første gang den 1. juli 20xx. Stk. 3. Det er Entreprenørens ansvar at gennemføre den halvårlige regulering og reguleringen skal fremgå tydeligt af de fremsendte fakturaer. Stk. 4. Parterne er berettiget og forpligtet til at regulere priserne, hvis omkostningsudviklingen på grund af ny lovgivning afviger væsentligt fra reguleringen i stk Hvis den daglige garantiperiode ændres opad eller nedad, justeres Kommunens betaling svarende til den tilbudte timepris for kørsel i garantiperioden. 42

43 Stk. 2. Hvis den daglige garantiperiode reduceres med mere end 30 pct. i forhold til udbudsmaterialets opgivelser, betaler Kommunen en godtgørelse til Entreprenøren svarende på 10 pct. af garantitimeprisen for hvert af de minutter, der overstiger reduktionen på 30 pct.. Stk. 3. Hvis garantiperioden reduceres og et køretøj kommer i overtal, betaler Kommunen en godtgørelse på 20 pct. af den årlige betaling for køretøjet, beregnet på baggrund af det opgjorte garantitimetal i udbudsmaterialet og den tilbudte timepris. Stk. 4. Godtgørelsen i stk. 2 og stk. 3 ydes for ét år - uanset længden af restperioden af kontrakten. Betalingen sker som et engangsbeløb. Fakturering 24. Alle fakturaer fremsendes som elektroniske fakturaer efter reglerne herom. Fakturaerne med eventuelle bilag skal fremsendes til Kommunen eller institutionen efter nærmere aftale. Faktura og evt. bilag skal indeholde følgende oplysninger: EAN-nummer Navn på den afdeling regningen vedrører Navn på kontaktperson i den pågældende afdeling Bilag - af bilaget skal tydeligt fremgå, hvilke brugere der er blevet befordret, hvor der er kørt fra og til samt i hvilken periode, bilaget dækker. Stk. 2. Entreprenøren skal efter retningslinjer fastsat af Kommunen føre særligt indtægtsregnskab for kontraktkørsel. Eventuelle indtægter skal oplyses på den indsendte faktura. Stk. 3. Eventuelle indtægter modregnes i den månedlige betaling, jf. 25. Stk. 4. Fakturering sker månedsvist bagud. Stk. 5. Faktura indsendes til Kommunen senest den 5. bankdag i den efterfølgende måned. Betaling 25. Betaling af faktura skal ske senest den sidste bankdag i samme måned, som fakturaen skal være indsendt, jf. 24. Stk. 2. Ved for sent indsendt faktura, udskydes Kommunens betaling efter stk. 1 med samme antal dage. Betalingen sker dog tidligst 30 dage fra modtagelsen af korrekt faktura, jf. 24. Stk.3. Betaling med frigørende virkning anses for sket rettidigt ved indbetaling til bank, posthus eller lignende. Falder betalingsdagen på en lørdag, søndag eller helligdag, er sidste rettidige betalingsdag første hverdag herefter. Overskrides betalingsfristen kan Entreprenøren kræve gebyrer eller morarenter i overensstemmelse med rentelovens regler. Stk. 4. Hvis Kommunen er uenig med Entreprenøren om betalingens størrelse, skal den uomstridte del af kravet betales uanset indsigelse." 43

44 3.2.8 Kapitel 8 - Misligholdelse og bod I dette afsnit præciseres forholdene i tilfælde af misligholdelse af kontrakten og dens bestemmelser. Er der i kontrakten indlagt bestemmelser om bod i tilfælde af misligholdelse, beskrives bodsstørrelserne her. " 26. Hvis Entreprenøren undlader at udføre en aftalt kørsel uden forudgående underretning af og accept fra Kommunen, er Kommunen berettiget til at modregne kr. i kontraktbetalingen. I gentagelsestilfælde er Kommunen efter skriftlig advarsel berettiget til at ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning for Entreprenøren. Stk. 2. Hvis Entreprenøren ikke overholder de aftalte tider, uden aftale indsætter en vogn, der ikke opfylder kravene eller undlader at fastspænde passagerer og kørestole under transporten, er Kommunen berettiget til at modregne kr. i kontraktbetalingen pr. konstateret tilfælde. I gentagelsestilfælde er Kommunen efter skriftlig advarsel berettiget til at ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning for Entreprenøren. Stk. 3. Hvis Entreprenøren ikke anvender den samme chauffør eller eventuelt en fast afløser på de kørsler, hvor der er aftalt fast chauffør og det ikke kan tilskrives sygdom, kursus, ferie eller force majeure, kan Kommunen modregne kr. i kontraktbetalingen pr. konstateret tilfælde. I gentagelsestilfælde er Kommunen efter skriftlig advarsel berettiget til at ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning for Entreprenøren." Kapitel 9 - Ikrafttræden, varighed og ophør I dette afsnit beskrives, hvornår kontrakten træder i kraft, hvor længe den er gældende samt forhold om mulige forlængelser af kontrakten. Herudover beskrives forholdene omkring en eventuel ophævelse af kontrakten. Eksempel: "Ikrafttræden og varighed 27. Kontrakten træder i kraft den xx.xx 201x. Stk. 2. Kontrakten udløber den xx.xx 201x. Kommunen har mulighed for at forlænge kontrakten med op til 2 år, med ét år ad gangen på uændrede vilkår. En eventuel forlængelse skal meddeles skriftligt af Kommunen senest seks måneder før kontraktudløb. Stk. 3. Entreprenøren kan ikke nægte forlængelsen af kontraktperioden nævnt i stk. 2. Alle kontraktens bestemmelser er også gældende i forlængelsesperioden. Stk. 4. Hvis kontrakten ikke forlænges, udløber den uden varsel den dd.mm 20xx. Stk. 5. Kontrakten er i kontraktperioden uopsigelig for Entreprenøren, jf. dog Ved ændringer af denne kontrakt udarbejdes der tillægskontrakter. Det skal fremgå af disse, at der er tale om tillægskontrakter til denne kontrakt. Ophævelse 29. Kommunen har ret til at ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning, hvis Entreprenøren går konkurs eller standser sine betalinger, eller hvis Entreprenøren, der driver en personlig enkeltmandsvirksomhed, afgår ved døden, og 44

45 hans bo behandles som gældsfragåelsesbo. Dødsboet, konkursboet eller den, der i øvrigt handler på Entreprenørens vegne, kan dog, hvis Kommunen godkender dette, midlertidigt indtræde i kontraktforholdet med henblik på virksomhedens afvikling, afhændelse eller overdragelse. Stk. 2. Enhver af parterne kan ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning, hvis modparten gør sig skyldig i grov eller oftere overtrædelse af kontraktens bestemmelser. Stk. 3. Kommunen kan endvidere opsige kontrakten med fire ugers varsel, hvis Entreprenøren gør sig skyldig i andre forhold, der giver grund til at antage, at Entreprenøren ikke fremover vil udføre kørslen på forsvarlig måde. Stk. 4. Entreprenøren kan, inden to uger efter modtagelse af en opsigelse efter stk. 3 eller 8, stk. 3, indbringe opsigelsen for den i 30 nævnte voldgiftsret. Medmindre voldgiftsretten træffer afgørelse om det modsatte, har en sådan indbringelse opsættende virkning. Stk. 5. Såfremt Entreprenørens tilladelse efter Taxiloven eller Busloven tilbagekaldes af kommunalbestyrelsen eller Færdselsstyrelsen, ophører kontrakten i sin helhed uden varsel." Kapitel 10 - Tvister Afslutningsvis beskrives, hvordan eventuelle tvister afgøres. Det er almindeligt at benytte voldgift i forbindelse med tvister, der ikke kan håndteres på mindelig vis. Eksempel: " 30. Enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med denne kontrakt, herunder tvister vedrørende kontraktens eksistens eller gyldighed, og som ikke kan bilægges ved forhandling, skal afgøres ved forenklet voldgift ved Voldgiftsinstituttet efter de af Voldgiftsinstituttet vedtagne regler herom, som er gældende ved voldgiftssagens anlæg." XXX, den / 20xx Entreprenøren XXX, den / 20xx Kommunen 45

46 3.3 Tilbudshæfte Af hensyn til præcisionen i tilbudsgivningen og for at sikre, at tilbudsgiver får afleveret alle relevante og krævede oplysninger, anbefales det at lave et egentligt tilbudshæfte, hvor alle oplysninger, der ønskes i forbindelse med tilbudsafgivelse fremgår. Hæftet indeholder således: Skema til relevante oplysninger om tilbudsgiver (navn, adresse, telefon mv.) Evt. huskeliste ved afgivelse af tilbud - dvs. oplysninger om hvordan tilbud afgives samt afleveringsfrist mv. Evt. plads til oplysninger om erfaring fra andre lignede opgaver. Oplysningerne er kun interessante som baggrundsviden om tilbudsgiver og indgår ikke i selve tilbudsvurderingen. Såfremt der indættes yderligere udvælgelseskriterier end de, der er beskrevet ovenfor i vejledningen under afsnit 2.2.2, kan oplysningerne anvendes i forbindelse med udvælgelsen og dermed tilbudsevalueringen når der er tale om et offentligt udbud. Plads til angivelse af eventuelle underentreprenører Plads til bemærkninger eller eventuelle forbehold Underskriftsfelt med angivelse af vedståelsesfrist Tilbudsliste, hvor det tydeligt fremgår, hvor tilbudsgiver skal indskrive sine priser. Det anbefales, at tilbudsgiver foretager udregningen af de årlige omkostninger svarende til den prismodel, der er opstillet til vurdering af tilbuddene. Formular til afgivelse af den krævede tro og love erklæring Det er vigtigt at gøre tilbudsgiver opmærksom på, at hele tilbudshæftet skal afleveres. 46

47 3.3.1 Eksempel på tilbudshæfte: Afleveres senest XX.XX 201X, kl. 12 XXX Kommune TILBUDSHÆFTE på kørsel med skoleelever, specialklasseelever og demente Entreprenør: Navn: Adresse: Telefon: Telefax: Kontaktperson: Mobil: Ansvarlig leder: Beskrivelse af entreprenørens virksomhed: Kører for XXX Kommune: Ja Nej Hvis nej, hvad er da tidligere erfaring med kollektiv transportvirksomhed, herunder speciel kørsel: Antal år : Område: Almindelig rutekørsel: Speciel rutekørsel: Turist- og bestillingskørsel: Taxi: Siddende patientbefordring: Andet: Anden virksomhed (udover kontraktkørsel for XXX Kommune): Ja Nej Hvis Ja, hvilke: Andre oplysninger vedrørende entreprenørens virksomhed: 47

48 Kopi af dokumentation for tilladelse til erhvervsmæssig buskørsel fra Trafikstyrelsen: Vedlægges Eller Kopi af taxibevilling Vedlægges EVT. BEMÆRKNINGER Underentreprenør Påregnes anvendt underentreprenør: Ja Nej Hvis ja, antal vogne: Navn på underentreprenør: Kopi af dokumentation for tilladelse til erhvervsmæssig buskørsel fra Trafikstyrelsen: Vedlægges Eller Kopi af taxibevilling Vedlægges Undertegnede er indforstået med, at kørslen udføres på de vilkår, der fremgår af udbudsbetingelserne. Alle tilbud skal vedstås til og med den xx. xx 201x (Underskrift) 48

49 Tilbuddet skal afleveres som post eller ved personlig aflevering til: XXX Kommune, 0000 Xkøbing. Skolebuskørsel Der kan bydes på en eller flere pakker Der kan bydes på en eller flere pakker Pakke 1 - XXX-skole Pakke 1 - XXX-skole Kørsel efter køreplan på skoledage Køreplanstimer/år kr./køreplanstime I alt kr./år (1) (2) (1)x(2) Kl (a) Dubleringskørsel Faste busomkostninger Driftsbus 1 (alm. 12-meter) Driftsbus 2 (alm. 12-meter) Driftsbus 3 (alm. 12-meter) Dubleringsbus (alm. 12-meter) kr./måned (b) kr./måned (c) kr./måned (d) 0 kr/måned (der betales kun for køreplanstimer). Samlet tilbudspris for pakke 1 (a)+12*((b)+(c)+(d)) Kr/år Pakke 2 - XXX-skole Kørsel efter køreplan på skoledage køreplanstimer/år kr./køreplanstime I alt kr./år (1) (2) (1)x(2) Kl (a) Dubleringskørsel Faste busomkostninger Driftsbus 1 (min. 45 pers. bus) Driftsbus 2 (min. 45 pers. bus) Driftsbus 3 (min. 45 pers. bus) Driftsbus 4 (minibus min. 19 pers.) Driftsbus 5 (minibus min. 19 pers.) Driftsbus 6 (minibus min. 19 pers.) Dubleringsbus (alm. 12-meter) kr./måned (b) kr./måned (c) kr./måned (d) kr./måned (e) kr./måned (f) kr./måned (g) 0 kr/måned (der betales kun for køreplanstimer). Samlet tilbudspris for pakke 2 (a)+12*((b)+(c)+(d)+(e)+(f)+(g)) Kr/år 49

50 Rabat Rabat ved opnåelse af kørsel i flere pakker: Entreprenøren kan vælge at tilbyde rabat ved opnåelse af kørsel i mere end en pakke. Rabatten skal ydes som en procentvis reduktion af alle de angivne timepriser i alle de pakker, der bydes på. Der ydes rabat på de opgivne timepriser % 50

51 3.3.2 Formular til angivelse af tro- og loveerklæring En ordregiver må ikke antage et tilbud fra en tilbudsgiver, der ikke har afgivet tro- og loveerklæring, eller som har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr. Ved gæld til det offentlige forstås: forfaldne ubetalte skatter forfaldne ubetalte afgifter, herunder forbrugsafgifter forfaldne ubetalte bidrag til sociale sikringsordninger Der er tale om gæld til offentlige myndigheder såvel i Danmark som det land, hvor tilbudsgiver har sit erhvervsmæssige hovedsæde. Undertegnede tilbudsgiver erklærer på tro og love i henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997, om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger, at virksomhedens ubetalte, forfaldne gæld til det offentlige på tidspunktet for aflevering af tilbud Udgør kr. Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige overstigende kr. Ligeledes erklærer undertegnede tilbudsgiver på tro og love, at der ikke er afsagt endelig dom mod tilbudsgiveren af de grunde, der er nævnt i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni , stk. 2. Udelukkelsesgrundene omfatter følgende situationer: medvirken til en strafbar handling, jf. straffelovens 23, i tilfælde, hvor forholdet i forbindelse med straffastsættelsen er blevet henført under straffelovens 81, nr. 3 overtrædelse af forbuddet mod aktiv bestikkelse i offentlig tjeneste eller hverv, jf. straffelovens 122 og forbuddet mod bestikkelse i private retsforhold (returkommission), jf. straffelovens 299, nr. 2 overtrædelse af forbuddet mod EU-svig, jf. straffelovens 289 a overtrædelse af forbuddet mod hvidvaskning af penge, jf. straffelovens 290. Herudover erklæres det på tro og love, at tilbudsgiveren ikke er omfattet af de Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-c, og e-f anførte udelukkelsesgrunde. Udelukkelsesgrundende omfatter følgende situationer: at virksomheden er eller er begæret taget under konkurs, likvidation eller tvangsakkord uden for konkkurs, ikke er i betalingsstandsning eller befinder sig en anden lignende situation 51

52 at virksomheden ved en retskraftig dom i henhold til dansk lovgivning er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om virksomhedens faglige hæderlighed at virksomheden ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark, og at virksomheden ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til lovgivningen i Danmark. Med underskriften gives samtykke til, at ordregiver må kontrollere oplysningerne hos de relevante myndigheder. Dato: Underskrift tilbudsgiver 52