Kend din tidstype og få styr på planlægningen!

Transkript

1 VINTERKONFERENCE DEN 25. JANUAR: PERSONLIG PLANLÆGNING Kend din tidstype og få styr på planlægningen! 1

2 KEND DIN TIDSTYPE Indsigt i de tre tidstyper : Tidsoptimisten, tidsrealisten og tidspessimisten Test dig selv og find ud af, hvilken tidstype du er Fokus på tidstypernes styrker og udviklingsmuligheder Masser af tips til tidsrealistisk planlægning Et lille fif, der (måske) kan revolutionere din indbakke 2

3 TØM HOVEDET! ET VÆRKTØJ MED MANGE FUNKTIONALITETER VÆRKTØJ - Overblik - Stress-reducerende - Hukommelse - Øget lagerplads - Frigør hjernekapacitet - Nye ressourcer - Mental ro 3

4 EN UVIDENSKABELIG TEST VÆRKTØJ TEST DIG SELV: Hvilken tidstype er du? Du siger ofte: A:»Jeg er færdig om fem minutter«b:»jeg har kalkuleret med...«c:»jeg tror ikke, jeg kan nå det«hvilket udsagn passer på dig? A:»Jeg har en tendens til at sige ja til for mange ting«b:»jeg arbejder med realistiske to do-lister«c:»jeg bruger meget tid på planlægning, og kan nemt fortabe mig i detaljer«hvad kendetegner din mødetid? A:»Jeg kommer ofte for sent B:»Jeg kommer til tiden eller før tid«c:»jeg kommer i meget god tid«hvilke opgaver bruger du tid på A:»Jeg arbejder lystbetonet og starter med de nemme eller sjove opgaver«b:»jeg tager som reglen pligtopgaverne først, og derefter de sjove«c:»jeg starter med pligtopgaverne, og når sjældent de sjove«hvilket udsagn kendetegner dig? A:»Jeg er spontan og impulsiv«b:»jeg afsætter tid til uforudsete opgaver«c:»jeg har det vanskeligt med uforudsete opgaver«løsning: A = Tidsoptimist B= Tidsrealist C= Tidspessimist 4

5 TIDSOPTIMISTEN Det ta r kun et øjeblik Afslappet forhold til tid Manglende ur Glemmer de 3 T er Ja! Urealistiske planer I nu et Lystbetonet det sjove først Sidste øjeblik 5

6 TIDSREALISTEN Erfaringen viser og jeg har kalkuleret med Planlægning og struktur To do-lister og tidsestimering Buffertid Fokus på nutid og fremtid Kommer til tiden eller før tid Fokus på deadlines 6

7 TIDSPESSIMISTEN Har vi nu tid nok?, Det kan nok ikke lade sig gøre Nej! Detaljer Kalkulerer med alt Fremtidsorienteret Starter med pligtopgaverne Har det vanskeligt med uforudsete opgaver og hændelser I god tid! 7

8 TO VARIANTER AF TIDSOPTIMISTEN Den ustrukturerede tidsoptimist Fem minutter! Planlægning som spændetrøje Ustruktureret Meget afslappet forhold til tid og deadlines Glemmer at ting og mennesker tager tid Ofte i sidste øjeblik eller for sent Glemmer tid og sted Spontan og impulsiv Den planlæggende tidsoptimist Vi kan lige nå det! Stram eller endda urealistisk planlægning Struktur og lister Har tendens til at sige ja til for mange ting Presser aktiviteter sammen i forsøget på at nå det hele Hænger ofte i en klokkestreng Til tider anstrengt forhold til tid 8

9 FOKUS PÅ STYRKER OG UDVIKLINGSMULIGHEDER ØVELSE FIND SAMMEN I GRUPPER À 2-3, GERNE ANDRE TIDSTYPER END DIN EGEN TAG UDGANGSPUNKT I DIN TIDSTYPE (den overvejende præference) OG DISKUTÉR FØLGENDE: 1) Hvad er dine styrker? 2) Hvad skal du være særligt opmærksom på i din planlægning? 3) Hvad betyder din tidstype for samarbejdet med dine omgivelser? 9

10 OVERVEJELSER I FORHOLD TIL DIN PLANLÆGNING Tag dig tid. Du får den aldrig! Hvor stor en andel af din arbejdsdag går med uforudsete opgaver og henvendelser? Hvor stor en andel er arbejdsdagen planlægger du? Hvor meget buffertid har du brug for dagligt for at kunne imødekomme det uforudsete og samtidig sikre en vis tilgængelighed? 10

11 UDVIKLINGSMULIGHEDER FOR DE TRE TYPER VÆRKTØJ TIDSOPTIMISTEN Start med at lave to do-lister og tidsestimér opgaverne Registrér dit tidsforbrug nogle dage brug erfaringerne fremadrettet i planlægningen Husk 40 %-reglen Lad buffertid blive dit nye favoritord TIDSREALISTEN Fortsæt med at prioritere og tage dig tid til at løse opgaverne, inden de bliver til brandslukning Husk 40 %-reglen også tidsrealister kan blive overraskede over mængden af ad hocopgaver og uplanlagte opgaver Øv dig i at være til stede i nuet TIDSPESSIMISTEN Du vil med fordel kunne bruge mindre tid på planlægning og mere tid på udførelse Øv dig i at være til stede i nuet Øv dig i at sige pyt, når tingene ikke flasker sig som planlagt. Eller bruge sætningerne: Hvad er det værste, der kan ske? Hvor sandsynligt er det? 11

12 GUIDE TIL GOD PLANLÆGNING VÆRKTØJ 1. Kend målet og forventningerne 2. Tøm hovedet! 3. Drop ønskelisterne! Lav tidsrealistiske to do-lister 4. Bryd ned i små og overskuelige opgaver 5. Tidsestimering ting tager tid 6. Prioritér to do-listen. Hvad er fx. de tre vigtigste ting, du skal nå i dag? 7. Afsæt tid i kalenderen 8. Husk 40 procent-reglen - planlæg aldrig hele dagen! 9. Start- og sluttidspunkt 10. Synlige delmål og deadlines især for godt for tidsoptimister 11. Planlæg efter energiniveau 12. Planlægning af energiniveau 12

13 TIPS TIL TIDSREALISTISK PLANLÆGNING VÆRKTØJ Hvilke strategier vil virke for dig, og hvilke kan du begynde på allerede i morgen? Kryds af: Drop ønskelisterne! De fleste to do- eller opgavelister er snarere udtryk for ønsketænkning end for et realistisk bud på, hvad vi kan nå i løbet af en arbejdsdag eller uge. Lav tidsrealistiske to do-lister. Begynd at tidsestimere opgaverne. Derved træner du både tidsrealisme-musklen og bliver samtidig opmærksom på, hvor lang/kort tid opgaverne reelt tager. Prioritér to do-listen. Hvad er fx. de tre vigtigste ting, du skal nå i dag? På den måde har du et helt klart mål for dagen, og det gør det nemmere for dig at prioritere, når afbrydelser og ad hoc-opgaver truer med at tage al din tid. En to-do liste gør det også lettere at genskabe fokus, når du er blevet afbrudt. Husk 40 procent-reglen. Op til 40 procent af arbejdsdagen går med uplanlagte opgaver, afbrydelser etc. Planlæg aldrig hele dagen! Er der luft nok i din planlægning? 13

14 TIPS TIL TIDSREALISTISK PLANLÆGNING VÆRKTØJ Sæt tid af til opgaveløsning i løbet af dagen. Brug kalenderfunktionen eller opgavelisten. Planlægning af store opgaver: Bryd større opgaver og projekter ned i mindre og overskuelige delogaver à max. en-to timers varighed. Brug den endelige deadline som mål, og sæt nu delmål (deldeadlines) for hver af delopgaverne ind i kalenderen. Husk også buffertid her, da hverdagen som bekendt er uforudsigelig. Nu har du en realistisk plan og har afsat tid til den i kalenderen. Især for tidsoptimister er det godt at have synlige delmål og deadlines, så endemålet ikke tabes af sigte. Nedbrydning af opgaver er i øvrigt også en effektiv strategi til at undgå udskydelsesadfærd i forbindelse med store, uoverskuelige eller komplicerede opgaver. De små skridts filosofi: Små skridt er altid bedre end ingen skridt! Hvad er ellers vigtigt i din planlægning? Skriv selv flere på 14

15 ØVELSE: HVAD ER DINE ENERGIBOOSTERE OG ENERGIDRÆNERE? ØVELSE Når man står over for eller er i gang med en energidræner, kan man sommetider blive så overvældet af den, at man ikke kan komme i tanke om noget, der vil kunne tilføre fornyet energi. Derfor er det en god idé allerede nu at skrive nogle af energiboosterne og energidrænerne ned. Så har du altid en oversigt over, både Hvad du skal være opmærksom på i forhold til dalende energiniveau, og hvad du kan gøre for at komme op igen. 15

16 ENERGIDRÆNERE ØVELSE HVILKE 3 TING DRÆNER MEST ENERGI I DIT ARBEJDE? HVORFOR? HVORDAN KAN DU MINIMERE ENERGIDRÆNERNE? 16

17 ENERGIBOOSTERE ØVELSE HVILKE 3 TING GIVER DIG MEST ENERGI I DIT ARBEJDE? HVORFOR? HVORDAN KAN DU FÅ MERE AF DET? 17

18 SUPPLERENDE LITTERATUR Allen, David: Få tingenen gjort, Forlaget Bazar 2007 Covey, Stephen R.: 7 gode vaner - Personlig udvikling og livskvalitet, J.H. Shultz Information A/S, 2001 Ferris, Timothy: 4-timers arbejdsuge, Borgen 2008 Fredens og Prehn: Coach dig selv og få hjernen med til en forandring, Gyldendal Business, 2010 Garcia, Maria, Finally Organized, Finally Free for the Office, BlueMoon Publishing, 2006 Gleeson, Kerry: Bliv mere effektiv, Egmont Lademann A/S, 1998 Honoré, Carl: Lev livet langsomt, Bazar Forlag ApS, 2006 Jönsson, Bodil: Ti tanker om tid, Rosinante Forlag A/S, 2000 Jönsson, Bodil: I tide og utide, Rosinante Forlag A/S, 2003 Jørgensen, Gitte: Simple Living sådan gør du, Det Schønbergske Forlag A/S,2005 Kolding, Trine: Få styr på tiden sådan bliver du mere effektiv, Børsens Forlag, 2007 Kolding, Trine: Førstehjælp til travle medarbejdere tag den tid, du har brug for, Gyldendal Business, 2008 Kolding, Trine: Førstehjælp til travle børnefamilier, Gyldendal Business, 2009 Kolding, Trine: Den effektive leder succes med en 40 timers arbejdsuge, Gyldendal Business, 2011 Maurer, Robert: KAIZEN et lille skridt kan ændre dit liv, Borgen, 2006 Tracy, Brian: Slug Frøen, Borgen, 2003 Wikström, Owe: Til langsomhedens pris eller faren ved at køre på knallert gennem Louvre, Høst & Søn,

19 KONTAKT 19