Førstehjælp til travle. darbejdere. - tag den tid, du har brug for. Af Trine Kolding GYLDENDAL BUSINESS.

Transkript

1 STE Førstehjælp til travle medarbejdere - tag den tid, du har brug for darbejdere Af Trine Kolding GYLDENDAL BUSINESS

2 Indhold Forord 5 DEL 1 Fra overdreven travlhed til ro og overskud 10 1 Travlhedsmanien hærger 13 2 Find ro og overskud skab din optimale arbejdstilstand 23 DEL 2 Hvad skal du bruge al din tid til? 38 3 Fokus på værdierne 41 4 Egentid, familie og arbejde 47 5 Tag tiden tilbage 61 DEL 3 Spar tid og få tingene gjort 76 6 Lær at sige fra 79 7 De tre tidstyper 91 8 Styr på planlægningen Jeg gør det lige om lidt Overvind din udskydelsesadfærd Tidssparere og nye vaner 133

3 7 De tre tidstyper I slutningen af 90 erne arbejdede jeg i en mindre konsulentvirksomhed i Århus, hvor min chef og jeg jævnligt tog på studieture til Tyskland med et hold kursister. Jeg glemmer aldrig den første gang. Toget afgår kl. 8.31, og kl står jeg klar på stationen for at tage imod kursisterne og sikre, at alle er med. Tiden går, og der er intet spor af min chef. Da klokken bliver 8.25, er jeg oprigtigt nervøs. Både over, om der kan være sket ham noget, og ved udsigten til at skulle alene af sted. Kl kommer han slentrende ned ad perronen og når lige at stige på toget, inden fløjten lyder. Siden hen gentog mønstret sig, hver gang vi skulle ud og rejse sammen. På et tidspunkt spørger jeg ham, om han aldrig er bange for ikke at nå toget eller flyet. Hans svar er såmænd logisk nok: Han er aldrig kommet for sent, og skulle det ske, kan han jo bare tage en senere afgang. Selv ville jeg aldrig kunne rejse på den måde. Forskellen på min tidligere chef og mig er, at han har et meget afslappet og optimistisk forhold til tid, mens jeg har behov for at have styr på min tid: Hvor lang tid tager det? Hvor lang tid har vi? Vi er med andre ord forskellige tidstyper. Hvilken tidstype du er, har betydning for, hvordan du opfatter tid, hvordan du planlægger din tid, og hvordan du arbejder sammen med dine omgivelser. Når du kender din tidstype, kan du nemmere tage nogle forholdsregler og begynde at udfordre dig selv på dit forhold til tid. Hvilken tidstype er du? Inden vi gennemgår de tre forskellige tidstyper, vil jeg foreslå, at du tager en lille test. Du skal bruge din kalender (hvis det er her, du har 91

4 dine aftaler og huskelister), et blankt stykke papir og en kuglepen. Testen er simpel: Du skal blot tømme hovedet for alle de arbejdsrelaterede opgaver, du skal nå i næste uge. Alt, hvad du kan komme i tanke om af stort og småt, som du skal nå i den kommende uge på arbejde, skriver du ned. Det er en god idé at lave en liste for hver ugedag, det fremmer overblikket. To do-liste for næste uge Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Nu har du en to do-liste for den kommende uge. Selve øvelsen med at skrive ned er i øvrigt ifølge Harvard Medical School et af de bedste råd 92

5 til at reducere glemsomhed og hjælpe hukommelsen. Den hyppigste årsag til glemsomhed er simpelthen, at vi har for meget at se til. Der er grænser for, hvor meget hjernen kan huske ad gangen, når den samtidig skal være kreativ, løse problemer, multitaske og hvad vi ellers forlanger af den i løbet af dagen. Så brug endelig to do-lister eller kalenderen som et værktøj til at: Huske, hvad du skal nå Skabe overblik Frigøre hjernekapacitet Give mental ro og reducere stress Næste skridt er tidsestimering, som er et fantastisk redskab til at blive mere realistisk med sin tid og planlægning. Estimér, hvor lang tid hver opgave kommer til at tage. Selvfølgelig kan alt ikke vurderes 100 procent nøjagtigt på forhånd. Nogle opgaver folder sig ud og bliver større, end man havde regnet med. Andre har man ikke prøvet at løse før, så det må blive et skud. Derfor kalder vi det også estimering, for der er naturligvis taler om estimater. Men prøv alligevel at vurdere, cirka hvor lang tid du tror, du skal bruge til at løse hver opgave. Prøv at være så realistisk som muligt. Nu mangler du blot at regne sammen, hvor mange timer du skal bruge hver dag og for ugen samlet set, og så er du klar til at læse videre og finde din tidstype. Tidsoptimisten Hvis du er en af dem, der er blevet træt af at planlægge, fordi planen alligevel aldrig holder, er det sikkert, fordi du er tidsoptimist. Sammentællingen af din tidsestimering viser, at mængden af de opgaver, du har kalkuleret med, langt overstiger den tid, du har til rådighed. Rekordindehaveren er en kvindelig medarbejder fra en kommune, hvis sammentælling af næste dags opgaver viste 32 timer! 93

6

7 Tidsoptimister er selvsagt ret optimistiske, hvad angår tid og ressourcer, både på deres egne vegne og på andres. Var du en af dem, der altid skrev dansk stil natten før aflevering? Så tilhører du med stor sandsynlighed denne kategori. Alting tager kun et øjeblik eller fem minutter, og planlægning er ikke en disciplin, tidsoptimister ofrer lang tid på. Hvis de endelig planlægger, er planerne sjældent realistiske og har med garanti meget små margener. Der skal altså ikke mange uforudsete opgaver eller afbrydelser til, før planen falder sammen som et korthus. Og planer, der ikke holder, bekræfter blot tidsoptimisten i, at det er spild af tid at planlægge. Tidsoptimisten er god til at være til stede i nuet og være optaget af den igangværende aktivitet. Denne evne er ham misundt af både tidsrealisterne og især tidspessimisterne, som rent mentalt er på vej videre til næste opgave, inden de er færdige med den første. Tidsoptimisten kan imidlertid blive så opslugt, at han glemmer tid og sted. Det er slet ikke usædvanligt at opleve tidsoptimister komme for sent til møder, fordi de lige var i gang med noget andet. Da de samtidig er spontane og arbejder lystbetonet, ser man ofte, at de hopper rundt mellem opgaverne, fordi de lige får en tanke, som leder videre til noget andet osv. Qua deres tilbøjelighed til at være i sidste øjeblik tilbringer optimisterne meget af deres tid i prioriteringsmatrixens kvadrant 1, hvor opgaverne er vigtige, og alting haster. Kvadrant 3 (vigtigt for andre, haster) fylder også en del, for hernede findes også lystbetonede opgaver. De er ikke vigtige for tidsoptimistens mål og funktion, men vedkommende synes, de er sjove at løse. Tidsoptimister trives godt i innovative og kreative fag og i job uden store krav til struktur og planlægning. Netop i planlægningen af tid og opgaver støder tidsoptimisten på store udfordringer, og disse kan gøre kommunikationen og samarbejdet med omgivelserne vanskelig. Tidsoptimister og tidspessimister har særlig svært ved at arbejde sammen. Tidspessimisterne opfatter tidsoptimisterne som skødesløse, uansvar 95

8 lige og ligeglade med andre menneskers tid. Tidsoptimisterne synes derimod, at tidspessimisterne skal slappe lidt af og holde op med at være sådan nogle tidsfascister. Også tidsrealisterne vil finde samarbejdet udfordrende. Det er andres tidsoptimisme, der ødelægger min planlægning, er et typisk udsagn fra en tidsrealist eller -pessimist. Tidsoptimisterne vil have gavn af at træne deres tidsrealisme, fx ved at tidsestimere og tidsregistrere. Efter i en periode at have registreret, hvor lang tid han brugte på opgaverne, fandt en meget tidsoptimistisk chef i en bankfilial ud af, at han skulle gange med faktor to i sin fremtidige planlægning. Hans tidsfornemmelse var simpelthen, at han kunne klare tingene på den halve tid. Med den nye viden havde han nu et solidt grundlag at tidsestimere og planlægge mere realistisk ud fra. Og husk, at buffertid er uundværlig i en hektisk hverdag med mange afbrydelser. Tidsrealisten I din ugeoversigt passer tidsestimeringen nogenlunde med de timer, du har planlagt at være på arbejde. Formentlig er der lagt lidt buffertid ind til det uforudsete. Du har tjek på, hvor lang tid opgaverne tager, og hvor lang tid du har til rådighed. Som tidsrealist trives du bedst med at have overblik og struktur. Samtidig ved du, at dagen byder på en del afbrydelser og uventede opgaver, og det prøver du at indregne i din planlægning. Alligevel kan du jævnligt opleve, at tiden skrider. Hverdagen bliver mere og mere uforudsigelig på grund af hasterkulturen, stigende informationsmængder og øgede krav til fleksibilitet og omstillingsparathed, og uforudsigeligheden lader sig sjældent planlægge. I forhold til prioriteringsmatrixen bruger du en del af din tid i kvadrant 1, fordi hasteopgaver er en del af hverdagen, og du vil gerne honorere andres behov for at få ting til tiden. Men du forsøger at være på forkant og prioritere og tager dig indimellem tid til at arbejde uforstyrret. Samtidig arbejder du bevidst på at prioritere tid i kvadrant 2, så du ikke ender i hasterfælden. 96

9 Udviklingsmæssigt er du i en gunstig position. Du har en realistisk tidsfornemmelse og gør, hvad du kan for selv at styre tiden. Afhængig af om du hælder en smule til enten tidsoptimistens eller tidspessimistens side, kan du overveje, om der er nogle af punkterne under deres udviklingsmuligheder, du kan drage nytte af (se side ). Ellers gælder det om fortsat at prioritere dine vigtige opgaver, tage dig tid til kvadrant 2 og tage højde for, at arbejdsdagen ikke kan planlægges 100 procent fra kl. 9 til 17. Tidspessimisten Er du tidspessimist, har du med garanti ikke planlagt al din tid. Fordi du ved, at ting tager tid, og nogle ting tager meget lang tid. Og hvad med alle de mange afbrydelser og ikke-planlagte opgaver? Dem husker du også at kalkulere med. Du har sikkert også sat ekstratid af til de fleste af opgaverne, for der er altid nogle mennesker, der overskrider deres deadlines og afleverer for sent til dig, og så vælter hele planen. Men det har du naturligvis taget højde for. Tidspessimisten har et yderst realistisk forhold til tid, faktisk er forholdet til tider noget anstrengt. Tidspessimisten er meget pligtopfyldende og overholder altid aftaler og deadlines. Det værste, man kan udsætte en tidspessimist for, er forsinkelser og mange ubekendte faktorer. Derfor vil arbejdsdagens stigende uforudsigelighed være kilde til irritation, fordi den vanskeliggør planlægningen. Rejser du med en tidspessimist, kan du godt indstille dig på at bruge mange timer i lufthavnen eller på banegården. Det er bedre at være i meget god tid end at risikere at komme for sent. At komme i sidste øjeblik eller gud forbyde det for sent vil være en stor stressfaktor både mentalt og fysisk. Man finder tidspessimister i job, hvor struktur, overblik og overholdelse af deadlines er kernekompetencer. Tidspessimisten har en forkærlighed for skemaer og projektplaner, og værktøjer som MS Project eller Excel er blandt favoritterne. 97

10

11 Kvadrant 2 i prioriteringsmatrixen er favoritstedet at arbejde. Deadlines skal overholdes for enhver pris, og tidspessimisten er som regel så meget på forkant, at vedkommende afleverer før tid. Udfordringen er, at opgaver nogle gange afleveres så tidligt, at arbejdet viser sig at være spildt, fordi der inden den endelige deadline er kommet rettelser eller nye forslag til, eller fordi opgaven eller projektet er blevet aflyst. Som nævnt under tidsoptimisten har tidspessimisten vanskeligt ved at arbejde sammen med mennesker med et meget afslappet forhold til tid. Tidsoptimisterne opfattes som respektløse og urealistiske. Tidsrealister er derimod gode sparringspartnere, fordi de kan bidrage med et mindre rigidt men stadig realistisk bud på planlægning. Og de overholder deres deadlines, som altså er en vigtig parameter for pessimisterne. Omgivelserne vil ofte opfatte tidspessimisterne som kontrolfreaks og se deres pessimistiske forhold til tid som dræbende for både idéer og samarbejde. Tidspessimisterne vil med fordel kunne øve sig på at håndtere uforudsigelighed og træne deres rummelighed over for andre tidstyper. Det er godt at være realistisk, men der er en tendens blandt tidspessimisterne til, at deres udprægede trang til at planlægge og styre tager overhånd og dræber udviklingsmulighederne. Ofte er det i spontaniteten og det ikke-planlagte moment, at kreativitet og spontanitet opstår. Tidsoptimisten Tidsrealisten Tidspessimisten Det ta r kun et øjeblik Jeg er færdig om fem minutter Har et afslappet forhold til tid Min erfaring viser, at det tager Jeg har kalkuleret med Hvornår er deadline, og hvor mange ressourcer har jeg? Har vi nu tid nok? Jeg tror ikke, jeg kan nå det Det kan nok ikke lade sig gøre 99

12 Tidsoptimisten Tidsrealisten Tidspessimisten Går sjældent eller aldrig med ur Glemmer, at ting og mennesker tager tid Glemmer, tid til forberedelse og udførelse af opgaver Har tendens til at sige ja til for mange ting Laver urealistiske planer eller har helt droppet planlægning planlægning opfattes som lidt af en spændetrøje Afsætter sjældent eller aldrig buffertid Arbejder i nuet Er spontan og impulsiv Arbejder lystbetonet og starter med de sjove eller nemme opgaver Har det vanskeligt med rutineopgaver Tendens til at være styret af uret Har et realistisk forhold til tid og foretrækker planlægning og struktur Planlægger på kort og længere sigt Arbejder med realistiske to do-lister Tidsestimerer Afsætter tid til uforudsete opgaver og afbrydelser Lægger buffertid mellem møder Sætter tid af til at løse opgaver Tendens til at tænke på næste opgave, inden den første er afsluttet Tager som regel pligtopgaverne først, herefter de sjove Forholdet til tid er noget anstrengt Sætter flere vækkeure i forbindelse med rejser eller vigtige aftaler Siger ofte nej af frygt for ikke at kunne nå at blive færdig Bruger meget tid på planlægning og kan nemt fortabe sig i detaljer Vil være helt sikker på, at alle faktorer er medregnet Fremtidsorienterede fokus på hvad der kan ske Starter med pligtopgaverne og når sjældent til det sjove Har det vanskeligt med uforudsete opgaver og hændelser Er glad for meget buffertid For mange opgaver og spontanitet kan virke stressende Forbereder sig i sidste øjeblik Tænker forebyggende Har en forkærlighed for skemaer og planer 100

13 Tidsoptimisten Tidsrealisten Tidspessimisten Kommer ofte for sent Kommer til tiden eller før tid Kommer i meget god tid Deadlines overskrides jævnligt Deadlines overholdes eller genforhandles Afleverer altid til tiden eller før tid Udviklingsmuligheder Udviklingsmuligheder Udviklingsmuligheder Start med at lave to do-lister og tidsestimér opgaverne Registrér dit tidsforbrug i en periode på 1-2 uger, så du ved, hvor lang tid opgaverne tager Brug fx skemaet skema til tidsestimering og tidsregistrering (se side 107) Lad buffertid blive dit nye favoritord Fortsæt med at prioritere og tage dig tid til kvadrant 2- opgaverne Øv dig i at være til stede i nuet Du vil med fordel kunne bruge mindre tid på planlægning og mere tid på udførelse Øv dig i at være til stede i nuet Øv dig i at sige pyt, når tingene ikke flasker sig som planlagt. Eller bruge sætningen: Hvad er det værste, der kan ske? Hvor sandsynligt er det? Styrk samarbejdet og udfordr dig selv At vide, hvilken type du selv er, og samtidig kende til dine omgivelsers forhold til tid er nyttigt for fremtidig kommunikation og samarbejde. Når kollegaen igen kommer for sent eller afleverer i sidste øjeblik, kan det være, fordi vedkommende er en udpræget tidsoptimist. At vide det gør selvfølgelig ikke forsinkelsen mindre irriterende, og det må heller ikke blive en sovepude for optimisten, men nu kan du tage dine for 101

14 holdsregler. Fx ved at lægge ekstra buffertid ind, når planerne involverer en tidsoptimist, eller måske endda lægge planen sammen med vedkommende. Er du tidsoptimist, ved du nu, at tidsrealister og tidspessimister har behov for struktur og planer for deres arbejde. Det er vigtigt for dem, at deadlines ikke overskrides, og de vil værdsætte dig højt som kollega, hvis du viser, at du respekterer deres tid. Forsøg at finde et kompromis, og øv dig i at være bare lidt mere tidsrealistisk, når du arbejder sammen med andre tidstyper. Hvem ved, måske vil det endda være en god oplevelse at følge en plan og overholde deadline? Uanset hvilken tidstype du er, er det gavnligt at udfordre sig selv lidt. Hvordan vil det være at bevæge sig lidt ind på tidsoptimistens territorium? Hvilke fordele kunne der være ved at tage både tid og ting lidt mere afslappet? Eller hvordan mon arbejdsdagen ville forløbe, hvis du satte tid af til at få overblik over dagens opgaver, udarbejdede en prioriteret rækkefølge og fulgte listen? Hyppigt stillede spørgsmål Er det normalt at genkende sig selv i flere af tidstyperne? Ja, absolut. Oversigten viser rendyrkede tidstyper, og fremstillingen af persontyper bliver nemt sort-hvid. De færreste mennesker er udelukkende én type. Forskellige opgavetyper kan fremhæve bestemte træk. Er der store konsekvenser ved overskridelse af deadline, kan selv en tidsoptimist fremvise tidsrealistiske træk. Er der derimod tale om en opgave uden egentlig deadline, kan tidsrealisten også sagtens opføre sig tidsoptimistisk og endda udvise udskydelsesadfærd. Som tidsrealist kan du sagtens stå med et ben i tidsoptimistens eller i tidspessimistens lejr. I virkeligheden kan det være en stor fordel at have træk fra flere af typerne. Det betyder, at du mestrer flere discipliner og kan skrue henholdsvis op og ned for en parameter afhængig af situationen. På den måde kan du udnytte din evne til realistisk planlægning samtidig med, at du er fuldt ud til stede i det, du laver. Og hvis 102

15 planen af en eller anden årsag går i vasken, kan du trække på din evne til at være afslappet med tiden. Omvendt kan du skrue op for tidspessimismen, hvis du ved, at afleveringen af en bestemt opgave er meget kritisk, og at overskridelse af deadline ikke er en mulighed. Så er det en god evne at kunne tænke i worst case scenario. Kan man være én type på arbejde og en anden derhjemme? Ja, måske kræver de to situationer noget forskelligt af dig. Det er ikke ualmindeligt, at en person fx er meget tidsrealistisk på arbejde for herefter at blive tidsoptimist derhjemme. For nogles vedkommende kan den hjemlige tidsoptimisme være en måde at kompensere for høje krav til tidsrealisme på arbejde på. En anden forklaring er, at partneren derhjemme er tidsrealist eller -pessimist. Så kan du nemmere slappe af og lade tidsoptimismen overtage. For du ved jo, at partneren har styr på tiden. Kan man skifte tidstype? Det er usandsynligt, at en tidsoptimist pludselig konverterer til tidspessimist og omvendt! Det betyder dog ikke, at vi ikke kan udfordre os selv og tilegne os nogle af karaktertrækkene hos de andre typer. Motivation spiller en væsentlig rolle. Vi ændrer kun på vores vaner, hvis motivationen er stor nok. Jeg er tidsrealist med en snert af tidspessimisme. Min mand, derimod, er tidsoptimist. Mange ting tager kun et øjeblik. At træne til en halvmaraton tager kun et øjeblik og kan ordnes ugen før løbet. Når vi skal ud og rejse, stønner han over, at vi skal så tidligt af sted til lufthavnen. Vi boarder jo alligevel først et kvarter inden afgang, er hans modargument til mit ønske om at være der to timer før. Kan du nikke genkendende til disse uenigheder? Vi øver os begge på at nærme os en form for midte, for det vil unægtelig gøre mange ting nemmere. I den forbindelse har jeg gjort en interessant opdagelse. Vi påvirker hinandens tidstyper. Jo mere tidsrealistisk/-pessimistisk jeg opfører mig derhjemme, jo mere optimitisk bliver min mand. Slapper jeg i stedet af og 103

16 slækker på planlægningen, så øges hans tidsrealistiske side gradvis. Han er nemlig ikke rendyrket optimist. På arbejdet er han tidsrealist. Og her kommer motivationen ind. Sammen med en partner driver han en it-virksomhed, og derfor er incitamentet for at planlægge sin tid stort. Det handler om kundetilfredshed, indtjeningsevne og faglig integritet. Vi kan altså påvirke hinandens tidstyper gennem vores adfærd og samtidig opdyrke nye tidsmæssige sider af os selv, hvis motivationen er stor nok. Spørgsmålet er så, om du har lyst til at afprøve nye tidsevner, og hvad din motivation er for at gøre det? Uanset tidstype er det en god idé jævnligt at foretage en stikprøvekontrol af dit tidsforbrug. Du kan med fordel følge bankfilialchefens eksempel og tidsregistrere 1-2 uger for at finde ud af, hvor lang tid opgaverne egentlig tager, og om tidsforbruget hænger sammen med din tidsestimering. Jeg viser her et enkelt og overskueligt værktøj, som samtidig vil være et godt udgangspunkt for både forventningsafstemning og god planlægning: 104

17 Skema til tidsestimering og tidsregistrering Opgaver Tidsestimering Tidsregistrering reel tid