Test dig selv og find ud af, hvilken tidstype du er fokus på styrker og udviklingsmuligheder

Transkript

1

2 PROGRAM IDA AKADEMI DEN 26. MAJ 2015 Velkomst og kort præsentation Spar tid hver dag! Indblik i de 10 særtræk ved effektive mennesker Fra tidsstyret til tidsstyrer hvad skal der reelt til? Indsigt i De tre tidstyper : Tidsoptimisten, tidsrealisten og tidspessimisten Test dig selv og find ud af, hvilken tidstype du er fokus på styrker og udviklingsmuligheder Tips til tidsrealistisk planlægning: To do-lister, der virker og tidsbudgetter Prioriteringsmatrixen værktøj til prioritering i en travl hverdag Forventningsafstemning spar tid ved at stille flere spørgsmål Om at trykprøve opgavers vigtighed

3 BAGGRUND UNDERVISER, FORFATTER OG COACH CBS, DPU, RAMBØLL ATTRACTOR KURSER/FOREDRAG/COACHING SIDEN BØGER OM EFFEKTIVITET OG LIDT MILJØSKADET

4 SMIL! DER ER OPGAVER NOK TIL ALLE

5 VÆR NYSGERRIG SMÅ JUSTERINGER SKABER OFTE STORE FORANDRINGER! Klar til en hjerneopgave? Et virkelig enkelt tip, der kan skabe rigtig meget tid hver dag

6 STØJREDUCERENDE HOVEDTELEFONER FRA BOSE (NOISE CANCELLING) Bose QuietComfort 25 Acoustic Noise Cancelling

7 DEN EFFEKTIVE LEDER BAGGRUND OG METODE

8 10 TRÆK VED EFFEKTIVE LEDERE TRÆK 1-5

9 10 TRÆK VED EFFEKTIVE LEDERE TRÆK 6-10

10 REFLEKSION HVILKE AF DE 10 TRÆK ER SÆRLIGT VIGTIGE FOR DIG?

11 EN UVIDENSKABELIG TEST VÆRKTØJ TEST DIG SELV: Hvilken tidstype er du? Du siger ofte: A:»Jeg er færdig om fem minutter«b:»jeg har kalkuleret med...«c:»jeg tror ikke, jeg kan nå det«hvilket udsagn passer på dig? A:»Jeg har en tendens til at sige ja til for mange ting«b:»jeg arbejder med realistiske to do-lister«c:»jeg bruger meget tid på planlægning, og kan nemt fortabe mig i detaljer«hvad kendetegner din mødetid? A:»Jeg kommer ofte for sent B:»Jeg kommer til tiden eller før tid«c:»jeg kommer i meget god tid«hvilke opgaver bruger du tid på? A:»Jeg arbejder lystbetonet og starter med de nemme eller sjove opgaver«b:»jeg tager som reglen pligtopgaverne først, og derefter de sjove«c:»jeg starter med pligtopgaverne, og når sjældent de sjove«hvilket udsagn kendetegner dig? A:»Jeg er spontan og impulsiv«b:»jeg afsætter tid til uforudsete opgaver«c:»jeg har det vanskeligt med uforudsete opgaver«løsning: A = Tidsoptimist B= Tidsrealist C= Tidspessimist

12 TIDSOPTIMISTEN Det ta r kun et øjeblik Afslappet forhold til tid Manglende ur Glemmer de 3 T er Ja! Urealistiske planer I nu et Lystbetonet det sjove først Sidste øjeblik

13 TIDSREALISTEN Erfaringen viser og jeg har kalkuleret med Planlægning og struktur To do-lister og tidsestimering Buffertid Fokus på nutid og fremtid Kommer til tiden eller før tid Fokus på deadlines

14 TIDSPESSIMISTEN Har vi nu tid nok?, Det kan nok ikke lade sig gøre Nej! Detaljer Kalkulerer med alt Fremtidsorienteret Starter med pligtopgaverne Har det vanskeligt med uforudsete opgaver og hændelser I god tid!

15 TO VARIANTER AF TIDSOPTIMISTEN Den ustrukturerede tidsoptimist Fem minutter! Planlægning som spændetrøje Ustruktureret Meget afslappet forhold til tid og deadlines Glemmer at ting og mennesker tager tid Ofte i sidste øjeblik eller for sent Glemmer tid og sted Spontan og impulsiv Den planlæggende tidsoptimist Vi kan lige nå det! Stram eller endda urealistisk planlægning Struktur og lister Har tendens til at sige ja til for mange ting Presser aktiviteter sammen i forsøget på at nå det hele Hænger ofte i en klokkestreng Til tider anstrengt forhold til tid

16 FOKUS PÅ STYRKER OG UDVIKLINGSMULIGHEDER ØVELSE FIND SAMMEN I GRUPPER À 2-3, GERNE ANDRE TIDSTYPER END DIN EGEN TAG UDGANGSPUNKT I DIN TIDSTYPE (den overvejende præference) OG DISKUTÉR FØLGENDE: 1) Hvad er dine styrker? 2) Hvad skal du være særligt opmærksom på i din planlægning? 3) Hvad betyder din tidstype for samarbejdet med dine omgivelser

17 UDVIKLINGSMULIGHEDER FOR DE TRE TYPER VÆRKTØJ TIDSOPTIMISTEN Start med at lave to do-lister og tidsestimér opgaverne Registrér dit tidsforbrug nogle dage brug erfaringerne fremadrettet i planlægningen Husk 40 %-reglen Lad buffertid blive dit nye favoritord TIDSREALISTEN Fortsæt med at prioritere og tage dig tid til at løse opgaverne, inden de bliver til brandslukning Husk 40 %-reglen også tidsrealister kan blive overraskede over mængden af ad hocopgaver og uplanlagte opgaver Øv dig i at være til stede i nuet TIDSPESSIMISTEN Du vil med fordel kunne bruge mindre tid på planlægning og mere tid på udførelse Øv dig i at være til stede i nuet Øv dig i at sige pyt, når tingene ikke flasker sig som planlagt. Eller bruge sætningerne: Hvad er det værste, der kan ske? Hvor sandsynligt er det?

18 GUIDE TIL GOD PLANLÆGNING VÆRKTØJ 1. Kend målet og forventningerne 2. Tøm hovedet! 3. Drop ønskelisterne! Lav tidsrealistiske to do-lister 4. Bryd ned i små og overskuelige opgaver 5. Tidsestimering ting tager tid 6. Prioritér to do-listen. Hvad er fx. de tre vigtigste ting, du skal nå i dag? 7. Afsæt tid i kalenderen 8. Husk 40 procent-reglen - planlæg aldrig hele dagen! 9. Start- og sluttidspunkt 10. Synlige delmål og deadlines især for godt for tidsoptimister 11. Planlæg efter energiniveau 12. Planlægning af energiniveau

19 ER MÅLENE KRYSTALKLARE? OVERVEJ FØLGENDE SPØRGSMÅL: Hvad bliver du målt på? Hvad lader du dig måle på? Antal timer, synlighed, tilgængelighed, resultater...? Er målene realistiske? Kender dine omgivelser målene? Er vejen derhen klar og tydelig? Hvordan synliggør du dine mål og de resultater, du skaber? HVILKE FORBEDRINGS- MULIGHEDER SER DU:

20 PRIORITERINGSMATRIXEN EKSEMPLER VÆRKTØJ Kvadrant II: På forkant Aktiviteter med senere deadline Forberedelse og planlægning Forventningsafstemning Udvikling, strategi, personaleledelse Egen efteruddannelse Pauser Oprydning Kvadrant I: Her og nu Opgaver, møder, mennesker, mails etc., der kræver opmærksomhed nu En del daglige driftsopgaver og ad hoc IT problemer Brandslukning og pludseligt opståede problemer Udskudte opgaver Kvadrant IV: Spild af tid Overdrevent mailcheckeri Spam Multitasking Tidsrøvere Udskydelsesadfærd, overspringshandlinger Rod, manglende arkivering Kvadrant III: Vigtigt for hvem? Opgaver, der ikke bidrager til dine mål Kan du ikke lige : Orakel- og abeopgaver Nogle mails Flinkeskole, overdrevent service- /kvalitetsniveau Uklare møder manglende formål Uafstemte forventninger

21 HVOR BLIVER TIDEN AF? Tænk på, hvordan din arbejdsdag typisk forløber: Angiv i %, hvor meget tid du ca. bruger i de fire forskellige kvadranter VÆRKTØJ ØVELSE Hvilken type opgaver går din tid med? Er du tilfreds med din fordeling af tid, som den er nu? Hvad bruger du for meget tid på? Hvad bruger du for lidt tid på? Hvad præcist afholder dig fra at nå det, du har planlagt? Én ting, du kan gøre anderledes allerede i morgen?

22 FIND GULDET! INSPIRATION TIL AT FINDE DINE TIDSSPARERE VÆRKTØJ ØVELSE Kvadrant II: På forkant Lav tidsrealistisk planlægning og afsæt tid til at udføre opgaverne Øget fokus: Minimér transittid, bundt opgaverne, gør en ting ad gangen Afsæt buffertid (op til 40 procent) Forventningsafstemning: Stil flere spørgsmål og spar masser af tid Tjek jævnligt op på dine mål Kvadrant IV: Spild af tid Håndtér mails 2-4 gange dagligt du sparer en masse transittid Gør det NU og gør det EN gang Fjern fristelserne! Øjenstøj, Instant Satisfacition-opgaver mm. Ryd op med jævne mellemrum Hold reelle pauser i stedet for overspringshandlinger Kvadrant I: Her og nu Ikke alting haster! Udfordre hasteropgaver Bidrager du selv til haster-kulturen? Kom på forkant vha. planlægning Reducér overspringshandlingerne Ikke alle afbrydelser er vigtige hvilken afbrydelseskultur har I? TAG dig tid til kv. 2 du FÅR den aldrig! Kvadrant III: Vigtigt for hvem? Hvad er målet/formålet, hvilken værdi skaber det, hvorfor mig Involver omgivelserne i din prioritering: Hvad er vigtigst: X, Y eller Z? Er mødet/din deltagelse nødvendigt? Opgaver søger derhen, hvor de bliver løst: Dimittér fra Flinkeskolen FAQ, hjælp til selvhjælp

23 KUNSTEN AT AFSTEMME FORVENTNINGER

24 TRYKPRØV OPGAVERNES VIGTIGHED SPØRGSMÅL, DER KAN SPARE DIG FOR MEGET TID 1) Hvilke resultater skal jeg levere? 2) Hvilken værdi skaber opgaven/aktiviteten? 3) Hvorfor vil du gerne have mig til at løse den opgave? (Lars Ingerslev, capability ressource manager, CSC) Forventningsafstemning går begge veje: 1) Hvad kan du bidrage med? 2) Og hvilken deadline er realistisk? Trykprøv også mødernes relevans og værdi: 1) Hvorfor har du indkaldt mig til dette møde? 2) Hvad er min rolle? Hvad skal jeg bidrage med?

25 SUPPLERENDE LITTERATUR Allen, David: Få tingene gjort, Forlaget Bazar 2007 Covey, Stephen R.: 7 gode vaner - Personlig udvikling og livskvalitet, J.H. Shultz Information A/S, 2001 Crenshaw, Dave: The Myth of Multitasking: How "Doing It All" Gets Nothing Done, Jossey-Bass, 2088 Ferris, Timothy: 4-timers arbejdsuge, Borgen 2008 Fredens og Prehn: Coach dig selv og få hjernen med til en forandring, Gyldendal Business, 2010 Garcia, Maria, Finally Organized, Finally Free for the Office, BlueMoon Publishing, 2006 Gleeson, Kerry: Bliv mere effektiv, Egmont Lademann A/S, 1998 Honoré, Carl: Lev livet langsomt, Bazar Forlag ApS, 2006 Jönsson, Bodil: Ti tanker om tid, Rosinante Forlag A/S, 2000 Jönsson, Bodil: I tide og utide, Rosinante Forlag A/S, 2003 Jørgensen, Gitte: Simple Living sådan gør du, Det Schønbergske Forlag A/S,2005 Kolding, Trine: Få styr på tiden sådan bliver du mere effektiv, Børsens Forlag, 2007 Kolding, Trine: Førstehjælp til travle medarbejdere tag den tid, du har brug for, Gyldendal Business, 2008 Kolding, Trine: Førstehjælp til travle børnefamilier, Gyldendal Business, 2009 Kolding, Trine: Den effektive leder succes med en 40 timers arbejdsuge, Gyldendal Business 2011 Kolding, Trine: Overskud i familien 149 konkrete tips til mere familietid i hverdagen, Når tiden er vigtig 2013 Tilmeld dig nyhedsbrevet på og modtog gratis kapitler fra Den effektive leder og Førstehjælp til travle børnefamilier Find masser af tips på Facebook: Overskud i familien Maurer, Robert: KAIZEN et lille skridt kan ændre dit liv, Borgen, 2006 Raastrup Kristensen, Anders: Det grænseløse arbejdsliv - at lede de selvledende medarbejdere, Gyldendal Business,2011 Tracy, Brian: Slug Frøen, Borgen, 2003 Trossing, Malin: Våga leda effektivt! Når du vill få ut mer af dig själv og din grupp, TUK Förlag AB, 2010 Wikström, Owe: Til langsomhedens pris eller faren ved at køre på knallert gennem Louvre, Høst & Søn, 2003

26 KONTAKT