Prioritér og skab en realistisk balance Tid & Tanke materialet må ikke gengives uden forudgående aftale

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Prioritér og skab en realistisk balance. 2008 Tid & Tanke materialet må ikke gengives uden forudgående aftale"

Sten Overgaard
8 år siden
Visninger:

1 Prioritér og skab en realistisk balance

2 Brug tiden på det rigtige Du kan kun få kontrol over dine opgaver og aktiviteter i den udstrækning, du holder op med at gøre nogle ting og bruger mere tid på nogle få aktiviteter, som virkelig kan gøre en forskel... Citat: Brian Tracy, Slug Frøen

3 Prioriteringsmatrix Vigtig Haster Kvadrant I Nogle møder, opgav er etc. med deadline nu Nogle kundehenv endelser, telefoner og mails Ad hoc-opgav er Kolleger, samarbej dspartnere Medarbej dere IT-problemer Uløste kv adrant 2-opgav er Pludseligt opståede problemer Brandslukning Haster ikke Kv adrant II Møder, opgav er, proj ekter med senere deadline Forretningsudv ikling Ledelse, delegering Planlægning Udv iklingsopgav er Kundeplej e Udarbej delse af skabeloner og standarder Opsøgende salg og markedsføring Egen efteruddannelse/kurser Pleje og udv ikling af netv ærk Afslapning og pauser Arkiv ering Ikke vigtig Kv adrant III Uklare mål bruger tid på de forkerte ting Nogle kollega-afbrydelser, kunder og sælgere Nogle mails Uklare møder manglende formål For lange møder Uafstemte forv entninger Kv adrant IV Spam Tidsrøv ere Unødv endigt mailcheckeri Udskydelse af opgav er Ov erspringshandlinger Rod, manglende arkiv ering

4 Mini-tidsanalyse Registrér, hvad du bruger din tid på den næste uge. Brug den tomme matrix til at notere i løbet af dagen, om opgaven er en 1, 2, 3 eller 4 er. Haster Haster ikke Vigtig I II Ikke vigtig III IV

5 Tøm hovedet

6 Tidsoptimister & Tidsrealister TIDSOPTIMISME TIDSREALISME Bruger udtryk som: Det tager kun et øjeblik, Det kan jeg sagtens nå, jeg springer bare frokosten over, Der er masser af tid Kigger sjældent på uret og glemmer let tid og sted Sætter sjældent tid af til udførelse af aktiviteter Arbejder med urealistiske to do-lister Planlægger møder lige efter hinanden uden tanke for eventuel forsinkelse eller transport Er fokuseret på nu et Kommer nemt bagud med opgaver og/eller kommer for sent Kalkulerer ikke med uforudsete ting eller afbrydelser Lystbetonet har mange indskydelser og handler ofte på dem med det samme Hvor lang tid tager det?, Hvor lang tid har vi? Har tendens til at være styret af uret Visualiserer forestiller sig på forhånd, hvordan en given situation eller opgave skal forløbe, herunder rækkefølge, varighed, udfordringer Tidsestimerer opgaver, møder etc. og laver realistiske huskelister Fokuserer på fremtiden i form af planlægning Kommer til tiden eller før tid Kalkulerer med uforudsete ting og lægger fleksibilitet og buffertid ind i kalenderen Fokuserer på at nå det planlagte Er på forkant med kalender og opgaver Tænker forebyggende

7 Tips til større tidsrealisme 1. Sammenlign mængden af opgaver med den tid og de ressourcer, du har til rådighed. Er det realistisk? 2. Kig også på fritiden. Er der balance mellem alle de ting, du gerne vil nå - eller synes du bør nå - og tiden til rådighed? 3. Hvad er vigtigst at bruge tid på, og hvad kan du sige nej til? 4. Undgå at planlægge 100 % af din tid - fleksibilitet minimerer følelsen af altid at hænge i en klokkestreng og være bagud med opgaverne 5. Læg buffer-tid ind i kalenderen undgå, at uforudsete opgaver og afbrydelser vælter planen 6. Udvid din to do-liste med en kolonne til tidsestimering af hver opgave

8 Kontakt Trine Kolding Tid & Tanke Havnegade København K T: M: trine@tidogtanke.dk

Relaterede dokumenter

Førstehjælp til travle ledere. - Fra tidsstyret til tidsstyrer

Førstehjælp til travle ledere. - Fra tidsstyret til tidsstyrer Førstehjælp til travle ledere - Fra tidsstyret til tidsstyrer FØRSTEHJÆLP TIL TRAVLE LEDERE FRA TIDSSTYRET TIL TIDSSTYRER Leder på normal arbejdstid? 10 særtræk ved effektive ledere Test: Kend din tidstype