Ydelsesbeskrivelse. HOFOR A/S CVR-nr Ørestads Boulevard København S. Laboratorieanalyser Aftale nr xxxxx.

Transkript

1 om Udbudt af HOFOR A/S CVR-nr Ørestads Boulevard København S herefter betegnet HOFOR

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning HOFOR Vandkvalitet arbejdsopgaver Miljø arbejdsopgaver Målsætning for leverancer til HOFOR Formål og omfang Planlægning Gældende love og regler Samarbejde mellem partnerne Møder Rådgivning Adgangsforhold Analysetider/Tidsfrister Standard procedure Hasteanalyser Vagtordning Forberedende arbejder før udførsel Bestilling af analyser Prøvetagningsplan Prøveemballage Udførsel Prøvetagning Prøvemodtagelse, transport og opbevaring Prøver udtaget af HOFOR Analysemetode Afrapportering og dokumentation Analyserapport Kvalitetssikring Tilbuds- og afregningsgrundlag Særligt vedr. vandkvalitetsanalyser Særligt vedr. miljøvand- og jordanalyser Side 2 af 19

3 1 Indledning Denne ydelsesbeskrivelse omhandler vand-, miljøvand- og jordanalyser og beskriver i overordnet form, hvordan samarbejdet mellem HOFOR og leverandøren skal udøves med hensyn til bestilling, behandling og rapportering af laboratorieanalyser. 1.1 HOFOR HOFOR står for Hovedstadsområdets Forsyningsselskab. Vi forsyner byer med drikkevand, spildevandsafledning, fjernvarme, bygas og fjernkøling og opfører vindmøller. HOFOR står for både vandforsyningen og for at lede spilde- og regnvand væk i otte kommuner: Albertslund, Brøndby, Dragør, Herlev, Hvidovre, København, Rødovre og Vallensbæk. Udover vand forsyner vi København med fjernvarme, bygas og fjernkøling og er i gang med flere vindmølleprojekter både i og uden for København. Vi ejer også Amagerværket, som producerer el og fjernvarme. HOFOR er miljøcertificeret efter ISO 14001, og vi arbejder derfor også på løbende at reducere unødig miljøbelastning ved vores aktiviteter. Vi har derfor fokus på korrekt håndteringen af jord og vand fra anlægsprojekter. HOFOR s anlægsprojekter foregår på forureningskortlagte ejendomme og arealer, områdeklassificerede ejendomme og arealer, offentlige vejarealer og på landzonearealer. Langt de fleste anlægsprojekter ligger i Københavnsområdet. Projekter uden for Københavnsområdet sker typisk i forbindelse med indvinding, produktion og distribution af drikkevand fra Sjælland Vandkvalitet arbejdsopgaver Vandkvalitetssektionens arbejdsopgaver består hovedsagelig af overvågning af grundvand til drikkevandsproduktion, vandbehandling og drikkevand. Vandkvalitetssektionen har eget laboratorium med DANAK akkreditering nr. 423 til kemisk analyse, mikrobiologisk analyse og prøvetagning af vand. Vandkvalitetssektionen udfører selv prøvetagningen og en række vandanalyser, men benytter leverandørens laboratorium som underleverandør til en række analyser Miljø arbejdsopgaver HOFOR forestår anlægsprojekter, hvor der bortgraves jord og håndteres vand for udførelse af nyanlæg, vedligehold og reparation af egne forsyningsledninger, anlæg og bygninger. HOFOR kan desuden forestå gravearbejde for eksterne ledningsejere. Arbejderne udføres overvejende af eksterne entreprenører og i mindre omfang af egne afdelinger. I forbindelse med anlægsprojekternes udførelse, skal Miljø sikre overholdelse af diverse tilladelser, korrekt bortskaffelse af jord og vand samt et sikkert arbejdsmiljø. Det sker ved udtagning og analyse af jord og miljøprøver til kontrol af forureningsgraden. Det sker, at anlægsarbejdet ligger Side 3 af 19

4 stille ind til resultaterne af de udtagne prøver foreligger, hvorfor en sikker laboratorieleverance er vigtig. Der er følgende prøvetyper: 1. Jordprøver a. Prøvetagning af jordmiler og udgravninger (renbundsprøver) b. Analyse af jord fra vejarealer, kortlagte matrikler, områdeklassificerede matrikler, landzone samt slagger mm. 2. Miljøvandprøver a. Prøvetagning fra container, byggegrube, olieudskiller, renseforanstaltning f.eks. kulfilter, moniteringsboring b. Analyse af grundvand, overfladevand, spildevand. 1.2 Målsætning for leverancer til HOFOR HOFOR har en ambition om at agere grønt, sikkert og billigt. Dette forventer vi også af vores Leverandører. Ved grønt, sikkert og billigt tænker vi: Grønt, de leverancer som HOFOR anskaffer samt de processer, der anvendes under fremstillingen af leverancen, understøtter ambitionen om at beskytte miljøet mod uhensigtsmæssige påvirkninger. Sikkert, der er fokus forsyningssikkerheden og det forhold at mange komponenter skal være i drift længe. Endvidere skal brugen af leverancen tage højde for en høj grad af beskyttelse af HOFOR medarbejdere, samarbejdspartnere, kunder og HOFORs omverden mod skadevirkninger. Billigt, vi ønsker attraktive priser på de leverancer, som vi anskaffer. Med billigst vurderes omkostningerne i forbindelse med anskaffelse, kvaliteten, driftsmæssig anvendelse, levetid mv. 1.3 Formål og omfang Laboratorieanalyseopgaverne omfatter analyserådgivning, modtagelse af ordre, pakning og levering af prøveemballage, i nogle tilfælde prøvetagning, transport af prøver fra lokaliteter i HOFORs forsyningsområde til Leverandørens laboratorium, udførsel af analyser og rapportering. Ordregiver hos HOFOR kan enten være en HOFOR medarbejder eller en rådgiver der arbejder for HOFOR, på et HOFOR projekt. Leverandøren er forpligtet til at levere alle ydelser beskrevet i denne ydelsesbeskrivelse til HOFOR uanset hvem hos HOFOR der måtte bestille ydelsen. 2 Planlægning 2.1 Gældende love og regler Leverandøren skal tilrettelægge arbejdet således, at de ansattes sikkerhed og sundhed samt forholdene til omgivelserne er i fokus. Side 4 af 19

5 Parterne skal indordne sig under gældende sikkerhedsregler, bl.a. Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 473 af 7. oktober 1983 om kloakarbejde med ændringsbekendtgørelse nr. 9 af 14. januar Ved arbejde på HOFORs byggepladser skal byggepladsens krav til adgangsforhold overholdes, herunder krav til sikkerhedsfodtøj, hjelm og udstyr. Anvisninger fra HOFORs entreprenør på pladsen skal følges. Arbejdstilsynets foreskrevne regler og retningslinjer for medarbejders arbejde med spildevand/slam herunder krav om vaccinationer skal overholdes af Leverandøren. Det indskærpes, at eventuelle brud på ovenstående kan medføre øjeblikkelig bortvisning fra arbejdspladsen. Hvor påkrævet, skal Leverandøren anmelde samtlige arbejder til Arbejdstilsynet. Alle prøvetagninger og analyser skal så vidt mulig udføres akkrediteret af Leverandøren og overholde den til en hver tid gældende bekendtgørelse om kvalitetskrav til miljømålinger (for tiden BEK 1903 af 29/12/2015) samt gældende standarder og anvisninger. Leverandøren er forpligtiget til at holde HOFOR orienteret om nye analysemetoder, hvis der er ændringer i bekendtgørelserne. 2.2 Samarbejde mellem partnerne Leverandøren og HOFOR forpligter sig begge til at leverancerne sker i et tæt samarbejde. Dette sikres bl.a. ved opretholdelse af en løbende kommunikation mellem parterne, så de HOFOR specifikke tilpasninger og løsninger, i denne ydelsesbeskrivelse, leveres. Denne dialog sker efter behov. Leverandøren er forpligtet til løbende at deltage i opfølgningsmøder, møderne vil blive afholdt efter behov, dog minimum en gang årligt. I forbindelse med aftalens opstart og implementering er Leverandøren forpligtet til at deltage i opstartsmøder hos HOFOR hvor de af Leverandørens medarbejdere, der har daglig kontakt med HOFOR, skal deltage. Ved tvister er Leverandøren og HOFOR gensidigt forpligtet til at søge det gode samarbejde og indgå i en konstruktiv dialog, så det gode samarbejde opretholdes Møder Der afholdes følgende møder: Aftalemøde hvert år i juni. Med ledelses deltagere fra HOFOR og Leverandør (mødefokus: evaluering af det forgangene år, samarbejde, godkendelse af revideret vejledning, opgørelse af økonomi og mængder etc.). Teknikmøder løbende, efter behov, for afklaring og opstart af opgaver. Statusmøder, ad hoc møder der afholdes efter behov. Med ledelsesmæssigt deltagere fra HOFOR og Leverandør. (mødefokus: opfølgning, samarbejde, opgørelse af økonomi og mængder etc.). HOFOR skriver referat. Referatet fremsendes til Leverandøren seneste 10 dage efter mødet. Referatet betragtes som godkendt hvis ikke Leverandøren senest indenfor 5 arbejdsdag efter modtaget referat gør indvendinger. Side 5 af 19

6 2.2.2 Rådgivning Leverandøren skal udpege en fast kontaktperson for hvert af de områder (vandkvalitetsanalyser; miljø- og jordanalyser), som Leverandøren har fået en aftale på. Denne kontaktperson er HOFORs daglige indgangsvinkel til Leverandøren, indenfor det enkelte område. I tilfælde af kontaktpersonens fravær, skal Leverandøren have udpeget en fast alternativ kontaktperson, pr. område, som HOFOR da kan kontakte. Kontaktpersonens faglige kunnen, indenfor laboratorieanalyseområdet, skal være på et sådan niveau, at denne vil kunne yde HOFOR teknisk rådgivning indenfor det konkrete område i forhold til konkrete opståede problemstillinger hos HOFOR. 2.3 Adgangsforhold Leverandøren vil i forbindelse med aftalens opstart få udleveret de nødvendige nøgler og adgangskort til prøvetager/prøveafhenter i et rimeligt omfang. Leverandøren er erstatningspligtigt overfor HOFOR hvis nøgler og kort mistes, herunder også for de direkte følger til omkodning af låse og udskiftning af nøgler mv. Nøgler og kort udleveres personligt til den enkelte medarbejder. Stopper Leverandørens medarbejder med at udføre arbejde for HOFOR, er det Leverandørens ansvar at nøgler og kort returneres. For de af Leverandørens medarbejdere der udfører arbejde eller afhenter prøver på Amagerværket, skal medarbejderen have gennemgået og bestået værkets VISIT kursus. Kurset ligger på internettet under: Kurset skal være bestået inden ankomsten til værket. Det er ikke muligt at tage kurset på værket. Kurset har en varighed af ca. 30 min. og skal opfriskes en gang årligt. 2.4 Analysetider/Tidsfrister HOFOR skal kunne ordre laboratorieanalyser på hverdage (mandag fredag) pr. telefon eller e- mail i leverandørens åbningstid, som minimum er mandag-torsdag kl til og fredag kl til Hverdage/arbejdsdage, nævnt i aftalen, defineres som værende mandage til fredage der ikke er sammenfaldende med en af følgende helligdage: Skærtorsdag, Langfredag, 2. påskedag, St. Bededag, Kr. Himmelfartsdag, 2. pinsedag, Juleaften, Juledag, 2. juledag, Nytårsaften og Nytårsdag HOFOR kan frit vælge at ordre prissatte analyser med de i tilbudslisten angivende standardtidsfrister eller som hasteanalyser. Leverandøren er forpligtiget til at levere analyserne indenfor den bestilte termin, jf. de i tilbudslistens angivende tidsfrister. Standardtidsfristen må maksimalt være 10 arbejdsdage. Hasteanalysetidsfristen skal være så kort som muligt, og må maksimalt være 5 kalenderdage. Analyse af bakteriologiske prøver skal påbegyndes inden kl. 21 på den dag, hvor prøven er udtaget. Er de bakteriologiske analyser bestilt hasteanalyseret skal de påbegyndes senest 6 timer efter at de er meldt klar til afhentning. Side 6 af 19

7 Miljøvand- og jordanalyser HOFOR kan frit vælge at ordre prissatte analyser som enten 10 dages, 5 dages, 48 timers (standardtidsfrister), eller 24 timers analyser (hasteanalyser). Leverandøren er forpligtiget til at levere analyserne indenfor den bestilte termin. Standardtidsfrister opgøres i arbejdsdage og hasteanalyser i kalenderdage. Tidsfrister, - Ved 24 timers levering forstås levering af analyseresultat 24 timer efter prøven er meldt klar til afhentning. Eksempel, for en prøve der meldes klar til afhentning fredag i uge 1 kl skal analyseresultatet leveres senest lørdag i uge 1 kl Ved en 48 timers leveringstid forstås levering af analyseresultat 2 arbejdsdøgn (48 timer) efter prøven er meldt klar til afhentning. Eksempel, for en prøve der meldes klar til afhentning fredag i uge 1 kl skal analyseresultatet leveres senest tirsdag i uge 2 kl Ved en 5 dages leveringstid forstås levering af analyseresultat fem arbejdsdage (efter modtagelse på laboratoriet) inden kl Eksempel, for en prøve der meldes klar til afhentning fredag i uge 1 kl skal analyseresultatet leveres senest fredag i uge 2 kl Ved en 10 dages leveringstid forstås levering af analyseresultat ti arbejdsdage (efter modtagelse på laboratoriet) inden kl Eksempel, for en prøve der meldes klar til afhentning fredag i uge 1 kl skal analyseresultatet leveres senest fredag i uge 3 kl Standard procedure Hvis ikke andet er oplyst af HOFOR, skal ordren behandles indenfor den i tilbudslisten fastsatte standardtidsfrist. Miljøvand- og jordanalyser Hvis ikke andet er oplyst af HOFOR, er analysetidsfristen 5 dage Hasteanalyser Ved hasteanalyser kontakter HOFOR eller HOFORs rådgiver Leverandøren, pr. telefon. For hasteanalyser skal Leverandøren altid fremsende en bekræftelsesmail til ordregiver, hvori afhentningsadresse, leveringstid, analyseparametre samt navn og telefonnummer på vedkommende der skal orienteres om resultatet er anført. Leverandøren er forpligtiget til at kunne levere hasteanalyser. Ved hasteanalyser forstås analyser, hvor prøvesvarerne fremlægges for HOFOR lige så hurtigt som det er teknisk muligt. Leverandørens hasteanalyse tider, angivet i kalenderdage, fremgår af tilbudslisten. Miljøvand- og jordanalyser Side 7 af 19

8 Leverandøren er forpligtiget til at kunne levere hasteanalyser. Ved hasteanalyser forstås analyser, hvor prøvesvarerne fremlægges for HOFOR senest 24 timer efter prøven er meldt klar til afhentning. Dvs. meldes en prøve klar til afhentning torsdag kl , skal svaret forelægges HOFOR, senest fredag kl Ligeledes vil der ved en hasteanalyse bestilt fredag kl. 15, skulle foreligge svar senest lørdag kl Vagtordning Leverandøren skal kunne kontaktes telefonisk udenfor normal arbejdstid for afgivelse af ordre og igangsættelse, udførelse og afrapportering af disse analyser. 3 Forberedende arbejder før udførsel 3.1 Bestilling af analyser HOFOR kan bestille analyser på baggrund af procedurerne E-katalog, Haste eller disponeringsordre. E-katalog procedure Analyseordren sendes elektronisk til Leverandøren, af ordren vil fremgå følgende oplysninger: - STA-nr. - Sagsnr. og Sagsnavn - Prøvetagnings-/prøveafhentningsstedets adresse. - Kontaktperson (analyserapportmodtager) - Prøvedato - Fritekstfelt med uddybende oplysninger o Kontaktperson på prøvetagningssted (fx pladsformand eller anden, der kan udpege sted) o Prøvemærkning - Et antal varelinjer der beskriver hvilken analyser der skal udføres (Varelinjeteksten vil referere til Leverandørens betegnelser noteret i tilbudslisten). Varelinjen beskriver følgende: o Analysetid (10 dage, 5 dage, 48 timer eller 24 timer) o Matrice (miljøvand- eller jordprøver) o o Antal prøver Om Leverandøren skal forestå udtagning af prøve (HOFOR, rådgiver eller leverandør) Leverandøren skal fremsende ordrebekræftelse, pr. mail, til kontaktpersonen. Ordren fremsendes til en fast adresse oplyst af Leverandøren. Ordren fremsendes som standard i PDF-format. Ønsker Leverandøren, at anvende automatiks indlæsning af ordren i Leverandørens system, vil HOFOR kunne levere ordren i formaterne HTML4.0, XML eller CSV. HOFOR er villig til, i et rimeligt omfang, at medvirke til at teste integrationen mellem HOFOR og Leverandørens system. HOFORs omfang er begrænset til at yder sparring omkring de fremsendte data samt at fremsende testordre. Hasteprocedure Side 8 af 19

9 Ved Hasteanalyser kontaktes Leverandøren telefonisk og ordren eftersendes jf. E-katalog proceduren. Leverandøren system skal kunne håndtere at modtage ordren mundtligt og i gang sætte denne, for efterfølgende at afregne denne iht. den modtagende E-katalog ordre. E-katalog ordren vil blive fremsendt til Leverandøren indenfor to hverdage, dvs. oftest først efter at analyseresultatet forelægger. disponeringsordre -procedure HOFOR oplyser ved bestilling af analyser et STA-nr., dette skal fremgå af Leverandørens faktura. Der må kun referere til et STA-nr. pr. faktura, ved ordre med referencer til flere STA-nr. skal ordren splittes op så der faktureres pr. STA-nr. Ordre via disponeringsordre proceduren kan ordres pr. eller ved telefonisk henvendelse. HOFOR fremsender månedsvis en bestilling (prøvetagningsplan), pr. , jf. disponeringsordre -proceduren for prøver til den kommende måned. Miljøvand- og jordanalyser Miljøvand- og jordanalyseordre vil blive bestilt via E-katalog eller hasteproceduren. 3.2 Prøvetagningsplan HOFOR fastlægger for hver måned prøvetagningsplaner for udvalgte prøvesteder. Prøvetagningsplanerne angiver prøvested, prøveudtagningsdato, analyseprogram og HOFORprøvetager. Leverandøren skal følge prøveplanerne, som HOFOR udarbejder og prøvesteder skal oprettes, navngives og afrapporteres som angivet på prøveplanerne. HOFOR kan til enhver tid ændre de fastlagte prøveplaner. Leverandøren skal informere HOFOR, hvis der opstår afvigelser i forhold til prøveplanerne, jf. fx analyser, der ikke kan udføres eller flasker der er gået i stykker under transport eller i laboratoriet. Indberetningen heraf skal ske straks efter prøven er gået tabt. HOFOR er ansvarlig for at prøvetagningsplanerne overholder gældende myndighedskrav. HOFOR bestræber sig på, at fremsende prøvetagningsplanen senest 5 arbejdsdage før første prøve skal udtages. Miljøvand- og jordanalyser For større projekter kan der være vilkår med prøvetagning og analyser fx hver 4. uge, hvor der kan være behov for at der laves en prøveplan. Side 9 af 19

10 3.3 Prøveemballage Leverandøren skal på baggrund af de bestilte analyser pakke de nødvendige flasker og evt. anden prøveemballage og fremsende til HOFOR, så de er fremme hos HOFOR senest 2 arbejdsdage inden prøverne skal udtages. For prøveemballagen gælder følgende: At der kun pakkes flasker til ét prøvested pr. køletaske. At den af HOFOR oplyste afhentningsadresse og leverandørens returadresse fremgår af seddel på køletaske. At indholdet i køletasken fremgår klart, synligt og læsbart uden på køletasken (også når de er stablede) herunder også prøvested og prøvemærkning. At der vedlægges rekvisition i køletasken med angivelse af det bestilte. At alle prøver har en unik identifikation. At der er påsat de nødvendige labels (f.eks. stregkoder) på samtlige flasker og rekvisitionen. At der i hver køletaske er ilagt 2 stk. ufrosne køleelementer. Leverandøren skal sikre at prøveflaskerne, herunder forbehandling, er i overensstemmelse med anvisninger og krav i de gældende standarder for analysemetoderne. Ved eventuel tilsætning af reagens skal det sikres, at det tilsatte reagens minimum er holdbart på prøvetagningsdagen. Leverandøren skal mod forlangen levere dokumentation for prøveflaskernes kvalitet. Derudover skal Leverandøren levere lister over alle anvendte flasker samt vejledning til håndtering. Ændringer i forbindelse med flasker og deres håndtering skal varsles inden levering. Leverandøren skal levere flaskerne til følgende adresser, eksakt adresse vil fremgå af ordren: - HOFOR Vandkvalitetssektion Parkstien København SV - HOFOR Ørestads Boulevard København S - Amagerværket Kraftværksvej København S - Direkte på navngivet byggeplads. Flaskerne skal leveres i tidsrummet kl , fredag dog senest kl Ved fremsendelse af flasker mellem jul og nytår, dagene før påske, 1. maj, Grundlovsdag og dagen efter Kristi Himmelfartsdag skal dette forinden aftales med HOFOR, herunder med kontaktperson for modtagelse. Ud over bestilte flasker til planlagte prøver, skal Leverandøren levere flasker til tre lokale HOFOR flaskelagere. Fremsendelse af kompleksbinder og øvrig nødvendig tilsætning/forbehandling til Side 10 af 19

11 vedligeholdelse af de lokale flaskelagere fremsendes til ovennævnte adresser. Leveringen skal ske inden udløb af holdbarhed for foregående levering. For ordrer, der er en del af en prøvetagningsplan gælder det at alle flasker skal pakkes og leveres til 14 dage ad gangen. Flasker til de første 14 dage af måneden skal leveres 2 arbejdsdage før d. 1. i måneden. Og flasker til den resterende del af måneden skal leveres 2 arbejdsdage før d. 14 i måneden. For prøveemballagen gælder deslige følgende: At dato for prøvetagning og prøvetager klart fremgår, synligt og læsbart uden på køletasken (også når de er stablede). At der er vedlagt ekstra labels til påsætning af HOFORs interne prøvetagningsrapport (minimum 2 stk.). At øvrig mærkning til brug for laboratoriet (eksempelvis mærkater til mærkning af vandtype) er vedlagt i køletasken. Miljøvand- og jordanalyser For ordrer, der er en del af en prøvetagningsplan gælder det, at alle flasker skal leveres senest 2 arbejdsdage inden den første prøve skal udtages. 4 Udførsel 4.1 Prøvetagning HOFOR udfører selv akkrediteret prøvetagning. Miljøvand- og jordanalyser Prøvetagning fortages enten af Leverandøren, HOFOR eller HOFORs rådgiver/entreprenør. Laboratorieanalysen foretages altid af Leverandøren. Det oplyses altid ved bestilling om Leverandør skal foretage prøvetagning. Forestår Leverandøren prøvetagning, skal prøveudtager, hvis det fremgår af ordren, melde sin ankomst jf. beskrivelsen på ordren. Prøver bestilt til prøveudtagning på hverdage inden kl. 13, skal kunne udtages af Leverandøren først kommende hverdag. Prøver skal udtages, så de bliver så repræsentative som muligt. Den enkelte prøve skal udtages iht. danske standarder eller anvisninger. Findes der ikke en dansk standard eller anvisning, udtages prøven efter en international anerkendt standard. Prøvetagningsmetoder der ikke følger Dansk Standard skal forhåndsgodkendes af HOFOR. Ved udtagning af miljøvand- og jordprøver skal prøvetager udarbejde en prøvetagningsrapport med tydelig angivelse af prøvetagningssted fx ved foto eller skitse. For jordprøver skal Side 11 af 19

12 prøvetagningssteder desuden markeres med prøvenr. i felten. Ved udtagning af jordprøver fra jordmile fremsendes desuden skitse over jordmilen med markering af prøvetagningssteder, prøvenr. samt stedsspecifikke oplysninger som fx vejnavne. Foretages prøvetagningen af Leverandøren, skal HOFOR straks kontaktes, hvis det ikke er muligt at udtage vandprøver i hht. akkrediteringen eller jordprøver iht. den til en hver tid gældende Jordflytningsbekendtgørelse (for tiden BEK nr 1452 af 07/12/2015), eller hvis det ikke er muligt at udtage tilstrækkelig prøvemængde til det ønskede analyseprogram. HOFOR vil da vurdere om prøven skal udtages og hvilke analyser, der i så fald er vigtigst at få analyseret. 4.2 Prøvemodtagelse, transport og opbevaring Leverandøren skal stå for transport af alle prøver. Transporten af prøverne og den efterfølgende opbevarering skal ske iht. gældende standarder og anvisninger for de pågældende analyser. Benyttes transport og opbevaringsmetoder, der ikke følger Dansk Standard eller danske anvisninger, skal HOFOR godkende dette skriftligt. Leverandøren skal kunne dokumentere at transport og opbevaring opfylder gældende krav. Vandkvalitetsprøver og miljø- & jordprøver skal under transport og efterfølgende opbevaring altid være adskilte, således at der på intet tidspunkt er mulighed for nogen form for kontaminering af vandkvalitetsprøverne. For hasteanalyser gælder det, at Leverandøren jf. afsnit skal levere analyseresultatet indenfor den fastsatte tidsfrist, efter prøven er meldt klar til afhentning. Er det ikke muligt, for Leverandøren, at opfylde kravet via afhentning med den faste kørsel skal Leverandøren afhente prøven straks efter den er meldt klar til afhentning og køre den direkte til Leverandørens laboratorium. Ved modtagelse af prøverne på laboratoriet skal Leverandøren kontakte HOFOR, hvis den bestilte analysepakke ikke kan gennemføres pga. for lidt prøvemateriale eller hvis der er forhold, der kan påvirke analysernes resultat, f.eks. anvendelse af forkert emballage. HOFOR vil herefter afgøre hvilke parametre, der evt. skal udgå eller om prøven skal kasseres. For hasteanalyseprøver modtaget hos Leverandøren efter kl beslutter Leverandøren selv ovenstående og skal kontakte HOFOR den efterfølgende dag kl Prøver udtaget af HOFOR For prøver udtaget af HOFOR gælder det, at Leverandøren på alle hverdage skal afhente, efter en fast plan, de på dagen udtagne prøver, på en af nedenstående adresser: - HOFOR Vandkvalitetssektion Parkstien København SV Vandkvalitetsprøver vil være klar til afhentning på ovenstående adresse efter kl. 15. Miljøvand- og jordanalyser - HOFOR Ørestads Boulevard 35 Side 12 af 19

13 2300 København S - Amagerværket Kraftværksvej København S - Direkte på navngivet byggeplads. Miljøvand- og jordprøver vil blive meldt klar til afhentning på en af ovenstående adresser, når de er udtaget, dog senest kl Analysemetode Alle analyser skal som hovedregel udføres akkrediteret og følge de kvalitetskrav, der er givet i den til en hver tid gældende bekendtgørelse fra Miljøministeriet om kvalitetskrav til miljømålinger udført af akkrediterede laboratorier. Såfremt analysemetoden ikke er præciseret i bekendtgørelsen, anvendes Dansk Standard eller anden veldokumenteret metode. For parametre, der ikke er omfattet af bekendtgørelsen, følges de retningslinjer, som Miljøministeriets referencelaboratorium udarbejder. Leverandøren skal bestemme coliforme bakterier og E. coli ved anvendelse af Colilert Quanti Tray (colilertmetoden) 18 timer. Yderligere krav og ønsker til vandkvalitetsanalyserne fremgår af tilbudslisten. 5 Afrapportering og dokumentation Afrapportering såvel mundtligt som skriftligt skal ske på dansk. Leverandøren skal levere analyseresultatet i elektronisk form til HOFOR. Ved hasteanalyser skal den af HOFOR oplyste kontaktperson ligeledes kontaktes pr. sms og/eller , af Leverandøren, med det samme resultatet foreligger. Leverandøren er dog fortsat forpligtet til at fremsende analyseresultatet i elektronisk form. Videre rapportering af analyseresultater til relevante myndigheder, efter de til enhver tid gældende bekendtgørelser, varetages af HOFOR. Rapporteringen gælder for alle prøver analyseret af Leverandøren eller tilhørende underleverandører. Leverandøren skal være i stand til at sende resultater mv. til en gruppe af personer og skal vedligeholde kontaktpersonlisten efter henvendelse fra HOFOR. Afrapportering af resultater, skal ske indenfor den bestilte analysetid. Side 13 af 19

14 Leverandøren skal underrette HOFOR straks, pr. telefon, hvis der sker eller opdages fejl ved analyse af en prøve, hvorefter der fremsendes erstatningsrapporter til HOFOR. HOFOR skal løbende skriftlig orienteres om evt. ændringer i analysemetoder, detektionsgrænser, måleusikkerhed og standatnummer etc. Analyseresultater der overskrider de bakteriologiske vandkvalitetskrav i bekendtgørelsen om vandkvalitet og tilsyn med vandforsyningsanlæg, eller kvalitetskrav nærmere defineret af HOFOR afrapporteres til HOFOR i en straks, senest 5 timer, efter resultatet foreligger på laboratoriet. Analyseresultater, der overskrider de bakteriologiske vandkvalitetskrav svarende til kogeanbefalingerne afrapporteres endvidere hurtigst muligt både telefonisk og pr. mail. Såfremt der i prøver konstateres indhold af miljøfremmede stoffer over detektionsgrænsen eller overskridelse af kvalitetskrav til drikkevand, skal der straks fremsendes en varsling pr. mail til HOFOR med angivelse af prøvested og analyseresultat. Afrapportering skal ske ved fremsendelse af analyserapporten i papirformat, som PDF dokument og som standatfil. Papirrapporten skal fremsendes til HOFOR så snart analysen er afsluttet og analyserapporten er kvalitetssikret. PDF-analyserapporter fremsendes enkeltvis til en mailliste oplyst af HOFOR. Af ens emnefelt skal fremgå følende oplysninger: prøvetagningssted, prøvetagningsdato og rapportnummer. Den vedhæftet PDF-fil skal navngives med rapportnummeret. Standatfiler opsættes efter HOFOR s retningslinjer, således at data kan importeres i HOFORs Vandkvalitetsdatabase. Standatfilerne skal leve op til kravene i Vejledning om indberetning og godkendelse af vandforsyningsdata, By- og Landskabsstyrelsen, november I bilag 1 Krav til Standat importformat, er angivet hvorledes standetfilerne HEADER OG DATA definition skal sættes op, herunder hvilke felter der skal være udfyldt og hvilke felter der ikke må indeholde data. Nye standatnumre for eksempelvis parametre og metoder udmeldes i god tid til HOFOR inden ibrugtagning. HOFOR påregner i 2016 at omlægge import af eksterne data, så data også skal leveres via en webservice med indberetning i stancoder. Afrapporteringen af standatfiler/scancoder skal ske ugentligt og indeholde alle afsluttede prøver på dette tidspunkt. Miljøvand- og jordanalyser Afrapportering skal ske ved fremsendelse af analyserapporten i PDF format til de(n) oplyste kontaktperson(er). Ved afrapportering af jordprøver sendes desuden Excel-ark med klassificering jf. Sjællandsvejledningen. Ved levering af flere jordprøver fra samme projekt, opsummeres resultaterne i samme Excel-ark. Side 14 af 19

15 Ved afrapportering af flere miljøprøver fra samme projekt, opsummeres resultaterne i samme Excel-ark løbende over projektperioden. 5.1 Analyserapport Analyserapporten skal som minimum indeholde følgende: - HOFORs eller Leverandørens prøvetagers initialer. - De feltmålinger der er noteret af HOFOR eller Leverandøren og som fremgår af rekvisitionen på analyserapporten. - Prøvesteder og vandtyper med de betegnelser, som HOFOR anvender. - På analyserapporter for drikkevand angives kvalitetskrav til drikkevand og det bemærkes, hvis der er parametre, som ikke overholder kvalitetskravene. - Ved afrapportering af miljøvandprøver angives de projektspecifikke grænseværdier, hvis oplyst af HOFOR. Det er et krav, at parametrene angives i de hovedgrupper, som er anført i tilbudslisten og HOFOR kan få indflydelse på rækkefølgen af parametrene. I det omfang love og bekendtgørelser fastsætter grænser eller afskæringsværdier for de målte parametre, skal grænseværdien anføres ud for måleresultatet. 5.2 Kvalitetssikring Leverandøren skal gemme vand-/jordprøver frem til 4 uger efter resultater er fremsendt til brug for eventuelle omprøver. Generelt forpligter Leverandøren sig til at fremvise dokumentation for analysearbejdet, hvis HOFOR ønsker det til gennemsyn. Hvis Leverandøren konstaterer uregelmæssigheder ifm. prøvetagning, transport, opbevaring og analyse mv., herunder også påtale fra akkrediteringsmyndighed, der har betydning for HOFOR, skal HOFOR straks kontaktes telefonisk. Henvendelsen skal følges op af en skriftlig redegørelse pr. fra Leverandøren. Opstår der hos HOFOR tvivl om rigtigheden af et analyseresultat, er Leverandøren forpligtet til at genåbne sagen og gennemgå analysen, beregninger og kvalitetssikring for fejl og om nødvendigt reanalysere prøven om muligt, eller udtage en ny prøve til analyse. Leverandøren vil, hvor HOFOR er i tvivl om rigtigheden af analyseresultatet, fremsende en skriftlig beskrivelse af problematikken. Leverandøren forpligter sig til én gang om året at orientere HOFOR om de gennemførte præstationsprøvninger og resultaterne heraf indenfor rammerne af leverancen til HOFOR. Ligeledes forpligter Leverandøren sig til én gang om året, indenfor rammerne af leverancen til HOFOR, at orientere HOFOR om antal og overordnet indhold af eventuelle reklamationer samt Leverandørens aktion herpå. HOFOR forbeholder sig ret til løbende at udføre kontrolbesøg hos Leverandøren. Side 15 af 19

16 6 Tilbuds- og afregningsgrundlag Det forudsættes, helt overordnet, at samtlige ydelser til analysernes fuldstændige færdiggørelse, er indeholdt i rammeaftalens enhedspriser. Hvorvidt en ydelse til opfyldelse heraf, der ikke er beskrevet eksplicit eller på anden måde er anført i rammeaftalen, er indeholdt, skal baseres på princippet om "den professionelle leverandør", der har særlig viden om og særlig erfaring med udførelse af de omhandlede leverancer. Med mindre andet fremgår direkte i det enkelte tilfælde, er samtlige ydelser, der er beskrevet/anført i ethvert af de aftaledokumenter, der udgør rammeaftalen, herunder i særligt omfang i ydelsesbeskrivelsen, indeholdt i rammeaftalens enheds- og timepriser. Er en ydelse anført blot ét sted i ét af aftaledokumenterne skal den være indeholdt i én eller flere poster i tilbudslisten alt efter relevans. Skulle der opstå tvivl om, hvad der er indeholdt i den enkelte post eller tvivl om, hvorvidt en ydelse er indeholdt i det hele taget, skal Leverandøren søge dette afklaret med HOFOR. Udredningen af de relevante forhold skal være skriftlig fra begge parters side, hvilket også vil gælde HOFORs afgørelse. Sådan afklaring kan også være sket i forbindelse med spørgsmål og svar til udbudsdokumenterne forud for tilbudsgivning, og det vil da være gældende i det omfang, det er blevet inkluderet i rammeaftalen. Det overordnede princip for slutopgørelse og slutafregning af mængder er de faktisk udførte og dokumenterede mængder og tidsfrister. I tillæg hertil gælder et overordnet princip om "unødigt fordyrende udførelse": Har Leverandøren uden aftale med ordregiver valgt en udførelsesmetode, der åbenlyst er unødigt fordyrende for HOFOR, vil leverandøren blive afregnet på basis af den udførelsesmetode, der havde været den økonomisk mest optimale for HOFOR. Til støtte for Leverandørens prissætning, planlægning, løbende opfølgning og egenkontrol af arbejderne følger her en række generelle ydelser, der ikke ydes separat betaling for, og som forudsættes indregnet i aftalens enheds- og timepriser (listen kan ikke forventes at være udtømmende): Bemærk, at der ikke ydes separat betaling for følgende ydelser som forudsættes indregnet i de oplyste enhedspriser: 1. Deltagelse i møder og planlægning mv. 2. Ventetid, spildtid, ledelse, koordinering, kvalitet-, arbejdsmiljø-, miljøledelse/ydelser og administrationstid mv. 3. Afholdelse af miljø-, patent- og licensafgifter etc., der måtte være forbundet med anvendelse af materialer eller arbejdsmetoder. 4. Nødvendige apparatur, køretøjer, værktøj, materiel, forbrugsmaterialer herunder prøveflasker, tasker mv. og mandskab til arbejdernes udførelse. 5. Afhentning af prøver, kørt med den faste kørsel på hverdage mellem kl. 7 og Enhver form for svind og materialespild. 7. Udarbejdelse af analyserapport og afrapportering. 8. Evt. filtrering af prøver. 9. Rydning af arbejdsarealer, herunder fjernelse af enkeltstående objekter. 10. Foretage nødvendig fjernelse og eller flytning af evt. forhindringer for at opnå de nødvendige adgangsforhold. 11. Gener/ulemper ved vanskelige arbejds- og tilkørselsforhold, pladsforhold, træer, beplantning, trafiktæthed, fodgængere, cykellister, parkerede biler mv. Side 16 af 19

17 12. Parkeringsafgifter. 13. Transporttid til og fra det pågældende arbejdssted, skal være indeholdt i enhedspriserne. 6.1 Særligt vedr. vandkvalitetsanalyser De i dette afsnit beskrevne poster henviser til tilbudslistens hovedgruppe/fane omhandlende Håndtering. Pos. 1.1 Prøveafhentning hasteanalyse Tillæg for afhentning af prøver der ikke kan køre med den faste kørsel, hvis dette er eneste måde hvorpå Leverandøren kan opfylde hasteanalysetidsfristkravet. Posten kan kunne anvendes hvis Leverandøren har gjort det tydeligt for HOFOR ifm. modtagelse af ordren, at det er nødvendigt med en særkørsel for opfyldelse af hasteanalysetidsfristkravet. Prøven afhentes mandag-søndag. Enhedsprisen faktureres én gang pr. ordre (afhentning). Pos. 1.2 Bestilling af prøve (aften og weekend) Tillæg for bestilling af prøver aften mandag-fredag (udenfor normal arbejdstid jf. afsnit 2.4) samt lørdag, søndag og helligdag. Enhedsprisen faktureres én gang pr. ordre (bestilling). Pos. 2.1 Hasteanalysesats Hvis en vandkvalitetsanalyse bestilles udført som en hasteanalyse, multipliceres analysepakkens enhedspris for standardtidsfrist med denne faktor. 6.2 Særligt vedr. miljøvand- og jordanalyser De i dette afsnit beskrevne poster henviser til tilbudslistens hovedgruppe/fane omhandlende Håndtering. Pos. 1.1 Prøvetagning, jord (hverdag) Udtagning af jordprøve fra enten mile, sider/bund af udgravning eller boring. Prøven udtages mandag-fredag mellem kl Enhedsprisen faktureres én gang pr. prøve. Pos. 1.2 Prøvetagning, jord (aften og weekend) Udtagning af jordprøve fra enten mile, sider/bund af udgravning eller boring. Prøven er bestilt, af HOFOR, til udtagning aften (mellem kl ) samt lørdag, søndag og helligdag. Enhedsprisen faktureres én gang pr. prøve. Pos. 1.3 Prøvetagning, miljøvand, udledning til kloak eller recipient (hverdag) Udtagning af vandprøve ved udløb til kloak eller recipient. Vandprøven udtages i udgravning/ sedimentationscontainer eller ved udløb fra sedimentationscontainer, olieudskiller eller anden renseforanstaltning. Prøven udtages mandag-fredag mellem kl Enhedsprisen faktureres én gang pr. prøve. Pos. 1.4 Prøvetagning, miljøvand, udledning til kloak eller recipient (aften og weekend) Udtagning af vandprøve ved udløb til kloak eller recipient. Vandprøven udtages i udgravning/ sedimentationscontainer eller ved udløb fra sedimentationscontainer, olieudskiller eller anden Side 17 af 19

18 renseforanstaltning. Prøven er bestilt, af HOFOR, til udtagning aften (mellem kl ) samt lørdag, søndag og helligdag. Enhedsprisen faktureres én gang pr. prøve. Pos. 1.5 Prøvetagning, miljøvand, boringer (hverdag) Udtagning af vandprøve fra boring i forbindelse med fx grundvandssænkning. Prøven udtages mandag-fredag mellem kl Enhedsprisen faktureres én gang pr. prøve. Pos. 1.6 Prøvetagning, miljøvand, boringer (aften og weekend) Udtagning af vandprøve fra boring i forbindelse med fx grundvandssænkning. Prøven er bestilt, af HOFOR, til udtagning aften (mellem kl ) samt lørdag, søndag og helligdag. Enhedsprisen faktureres én gang pr. prøve. Pos. 1.7 Renpumpning af grundvandsboring, tillæg til pos. 1.5 og 1.6 Renpumpning af grundvandsboring inden udtagning af vandprøve. Ydes som tillæg til Pos. 1.5 og 1.6. Enhedsprisen faktureres én gang pr. boring. Pos. 1.8 Prøvetagning samme dag, tillæg til post Tillæg for udtagning af miljøvand-/jordprøve samme dag som bestilt. Ydes som tillæg til Pos. 1.1 til 1.6. Prøven udtages mandag-søndag. Eksempel 1, Leverandøren kontaktes torsdag kl. 10 med henblik på en prøveudtagning samme dag Leverandøren er berettiget til et tillæg. Eksempel 2, Leverandøren kontaktes torsdag kl. 15 med henblik på en prøveudtagning fredag - Leverandøren er berettiget til et tillæg. Eksempel 3, Leverandøren kontaktes torsdag kl med henblik på en prøveudtagning fredag - Leverandøren er ikke berettiget til et tillæg. Eksempel 4, Leverandøren kontaktes lørdag kl. 10 med henblik på en prøveudtagning lørdag - Leverandøren er berettiget til et tillæg. Enhedsprisen faktureres én gang pr. ordre (bestilling). Pos. 1.9 Prøveafhentning inden kl. 13 (hverdag) Tillæg for afhentning af prøver inden kl. 13, hvis dette er eneste måde hvorpå Leverandøren kan opfylde analysetidsfristkravet ved 24- og 48-timersanalyser. Posten kan kunne anvendes hvis Leverandøren har gjort det tydeligt for HOFOR ifm. modtagelse af ordren, at det er nødvendigt med en særkørsel for opfyldelse af analysetidsfristkravet. Prøven afhentes mandag-fredag. Enhedsprisen faktureres én gang pr. ordre (afhentning). Pos Prøveafhentning (aften og weekend) Side 18 af 19

19 Tillæg for afhentning af prøver aften og weekend, hvis dette er eneste måde hvorpå Leverandøren kan opfylde analysetidsfristkravet ved 24- og 48-timersanalyser. Posten kan kun anvendes hvis Leverandøren har gjort det tydeligt for HOFOR ifm. modtagelse af ordren, at det er nødvendigt med en særkørsel for opfyldelse af analysetidsfristkravet. Prøven afhentes mandag-fredag (mellem kl ) samt lørdag, søndag og helligdag. Enhedsprisen faktureres én gang pr. ordre (afhentning). Pos Prøveoplukning Oplukning af miljøvandprøve inden analyse. Enhedsprisen faktureres én gang pr. prøve. Pos Bestilling af prøve (aften og weekend) Tillæg for bestilling af prøver aften mandag-fredag (udenfor normal arbejdstid jf. afsnit 2.4) samt lørdag, søndag og helligdag. Enhedsprisen faktureres én gang pr. ordre (bestilling). Side 19 af 19