Redaktion v. Danmarks Bløderforening i samarbejde med Dansk Epilepsiforening, Kræftens Bekæmpelse & Center for Små Handicapgrupper

Transkript

1 Cybermusen: Hej, hvordan går det i dag Netnørden: Det går bedre, tak. Har fået mere styr på sagerne. Og dig? Cybermusen: Jeg styrer for vildt. Vi er klar til årsmøde.altså sådan næsten Netnørden: Håber det bliver ligeså fedt som sidste år. Cybermusen:Hehe du havde i hvert fald en god fest om lørdagen *LOL* Netnørden: Nogen skal jo stå for underholdningen ;-) Men i år må det være en anden, der indtager talerstolen Cybermusen: Det har jeg talt med Kristina om. Hun holder festtalen - super Virtuelvirtuos: Hallo i 2 kan I ikke tale om andet end årsmøde??? Der er eksempelvis ikke nogle af jer, der har godkendt referat fra sidste udvalgsmøde. Cybermusen: Hey tak for sidst! Netnørden: Hej du. Fedt brugernavn du har Cybermusen: Åhr har helt glemt referat. Skal nok se på det i aften. Hvad var det nu jeg sagde, jeg ville gøre? Virtuelvirtuos: - Værktøjskasse Oplæg til hvervekampagne for dig, der skal sammen lave med et internetforum Signe og Klaus. Cybermusen: Så sandt Netnørden: Hvad var det nu jeg sagde, jeg ikke ville gøre? ;-) Virtuelvirtuos: Alt det hårde arbejde derfor har jeg besluttet at det er dig der skal være vært ved næste udvalgsmøde. Vi vil ha mad Cybermusen: Har I egentlig hørt hvordan det gik med fondsansøgningerne? Netnørden: Næh Virtuelvirtuos: Håber bare de går igennem. Penge til inf.materiale NU tak Cybermusen: Nå jeg skal altså gå nu. Vi ses i morgen ikk? Netnørden: kl. 16 på chatten som altid Virtuelvirtuos: jadadada ses i morgen husk referatet Cybermusen: Out Netnørden: Har du set i brugerprofilerne?? Kender absolut ingen af de nye. Virtuelvirtuos: Sådan ska det være. Send lige en besked til Kasimo skriver hun lige er blevet syg igen og er vist ret ked Netnørden: Øv men det er vi jo flere der har prøvet. Kender du hende? Virtuelvirtuos: Sagde hurtigt hej til hende på sommerlejr. Virker ret sød!!!!! Netnørden: Så må jeg også vide hvem hun er? Var det hende m. halskæden? Virtuelvirtuos: Høj, langt rødt hår, briller og plat humor med hang til slik Netnørden: Jeg er med skriver med det samme. Det kan være hun vil med os andre i biffen på lørdag. Det bliver superhygsomt vi er 15 der skal afsted Virtuelvirtuos: Ærgerligt jeg ikke kan komme. Men familiefest er familiefest Redaktion v. Danmarks Bløderforening i samarbejde med Dansk Epilepsiforening, Kræftens Bekæmpelse & Center for Små Handicapgrupper

2 INDLEDNING 3 HVAD ER ET INTERNETFORUM? 4 SÅDAN BRUGER DU VÆRKTØJSKASSEN 6 FASE 1: MÅL OG MÅLGRUPPE 8 FASE 2: LAV EN PROJEKTPLAN 14 FASE 3: SØRG FOR SIKKERHEDEN 16 FASE 4: LAV EN KRAVSPECIFIKATION 18 FASE 5: PRODUKTION 21 FASE 6: MARKEDSFØRINGSPLAN 23 FASE 7: DAGLIG VEDLIGEHOLDELSE 25 DIN TJEKLISTE 28 LITTERATURLISTE 29 2

3 Indledning I et internetforum er det brugerne, der sætter dagsorden. De knytter venskaber og samarbejder om arbejdsopgaver. De deler oplevelser, erfaringer, bekymringer og glæder, præcis når de har lyst til det. Det eneste, brugerne behøver, er en computer og adgang til internettet. For en medlemsorganisation kan der være store fordele ved at udarbejde et internetforum. Her kan en gruppe frivillige eksempelvis koordinere deres aktiviteter uden at mødes fysisk. Personer, der ønsker at være anonyme, har alligevel mulighed for at hæve stemmen. Et internetforum kan også bruges af personer, der ikke i øvrigt har tilknytning til medlemsorganisationen. Denne værktøjskasse er til dig, der skal udarbejde et internetforum. Værktøjskassen er lavet på initiativ fra Projekt Virtuelt Netværk, der er et samarbejdsprojekt mellem Danmarks Bløderforening og Dansk Epilepsiforening. Her har en gruppe unge, frivillige samarbejdet om at lave internetforumet Kronisk-ung.dk. Med værktøjskassen ønsker Projekt Virtuelt Netværk at formidle sine erfaringer med at lave et internetforum. Kræftens Bekæmpelse og Center for Små Handicapgrupper har bidraget til værktøjskassen med deres erfaringer med at udarbejde de to internetfora Debat og kontakt samt Fællesforum. Ligeså enkelt det kan være for brugerne at anvende et internetforum, ligeså svært kan det imidlertid være at udarbejde et. Hvilke tekniske funktioner skal internetforumet have? Hvordan sikrer man sig, at personlige oplysninger ikke kommer i hænderne på de forkerte? Hvad skal brugerne egentlig foretage sig i internetforumet? Der er flere spørgsmål, der skal afklares, hvis et internetforum skal fungere og være til glæde for dets brugere. Har man ikke i forvejen erfaring med at udarbejde et internetforum, kan opgaven være svær at overskue. Ved at samle erfaringer fra i alt tre internetfora tilbyder værktøjskassen et godt udgangspunkt for dig, der skal i gang med at lave et internetforum. God fornøjelse! 3

4 Hvad er et internetforum? Et internetforum er et sted for social aktivitet på internettet. Internetforumet består af en gruppe brugere og et it-system. Begrebet internetforums to sammensatte ord internet og forum beskriver på hver deres måde, hvad et internetforum er. Et forum er et sted, hvor en gruppe personer forumets brugere mødes med henblik på at opnå et eller flere mål. Disse mål kan være at samarbejde om at løse opgaver eller diskutere forskellige emner, der interesserer brugerne. Et forum er med andre ord et sted for social aktivitet. Ordet internet henviser til, at forumet findes på internettet. Det betyder, at internetforumets brugere ikke mødes ansigt til ansigt men via deres computer og et itsystem. Internetforumets tekniske funktioner Internetforumets it-system har forskellige tekniske funktioner, der udgør rammerne for, at brugerne kan mødes. Sådanne funktioner kan være: En debatfunktion hvor brugerne kan debattere og 'tale sammen', selvom de befinder sig på forskellige geografiske steder og deltager i debatten på forskellige tidspunkter. I en chatfunktion kan brugerne også befinde sig på forskellige geografiske steder, men de skal bruge chatfunktionen samtidigt for at kunne 'chatte', hvilket vil sige 'tale sammen'. I en brugerprofil kan en bruger præsentere sig selv i tekst og nogle gange også i billeder. En brugerprofil kan have en tilknyttet gæstebog, hvor internetforumets øvrige brugere kan skrive personlige hilsner. Via en mailfunktion kan brugerne skrive e- mails til hinanden. I nogle internetfora er der også mulighed for, at brugerne kan up-loade filer og andre dokumenter. Det vil sige, at en bruger lægger eksempelvis et word-dokument ud i internetforumet. De øvrige brugere kan down-loade dokumentet, hvilket vil sige åbne dokumentet og gemme det på deres egen computer. Et internetforum kan enten fungere selvstændigt eller som supplement til en almindelig hjemmeside. 4

5 At internetforumet fungerer selvstændigt vil sige, at det har sit eget domænenavn som eksempelvis At internetforumet fungerer som supplement til en almindelig hjemmeside vil sige, at brugerne kommer ind i internetforumet via hjemmesiden. Se eksempelvis - klik på Debat og kontakt. Internetfora er forskellige. Et internetforums antal og udvalg af tekniske funktioner er afhængigt af, hvor mange brugere internetforumet har, og hvilke mål brugerne mødes om. Fælles for alle internetfora er dog, at brugerne kan mødes og skrive til hinanden ved hjælp af de tekniske funktioner. Et internetforum er ikke det samme som en hjemmeside Et internetforum adskiller sig fra en almindelig hjemmeside ved, at det primært er brugerne selv, der skaber aktivitet i internetforumet. Når brugerne anvender internetforumets tekniske funktioner og skriver debatindlæg eller personlige hilsner, bliver internetforumet aktivt. Det vil sige, at det er brugerne, der beslutter, hvad der skal 'tales om' i internetforumet. Dette står i modsætning til en almindelig hjemmeside, hvor det er en redaktion, der skriver til hjemmesidens brugere. I et internetforum er det brugerne, der skriver til hinanden. Derfor fungerer internetforumet kun, hvis dets brugere er aktive. 5

6 Sådan bruger du værktøjskassen Værktøjskassen er bygget op som et projektforløb. Brug de metoder og tips, der passer til dit projekt og dine ressourcer. Udarbejdelsen af et internetforum kan betragtes som et projekt. Det vil sige, at udarbejdelsen af et internetforum er en tidsbegrænset opgave, som skal løses af en person eller en projektgruppe. I praktisk projektplanlægning deler man et projekt op i faser. Her i værktøjskassen er 'Projekt udarbejdelse af internetforum' inddelt i syv faser, som fremgår af værktøjskassens kapitelinddeling. I hvert kapitel finder du eksempler på samt metoder og tips til, hvordan du konkret kan arbejde med hver projektfase. Det er op til dig at vurdere hvilke af værktøjskassens metoder og tips, der er relevante for dig og dit projekt. Afvej metoder og tips i forhold til dine tidslige og økonomiske ressourcer samt dit internetforums størrelse. Syv projektfaser Værktøjskassen præsenterer syv projektfaser: Fase 1: Mål og målgruppe Dette er den indledende fase, hvor du fokuserer dit projekt ved at definere internetforumets mål og målgruppe. Fase 2: Projektplan Dette er projektets planlægningsfase, hvor du blandt andet strukturerer projektets mange arbejdsopgaver og laver en tidsplan. Fase 3: Sikkerhed I denne fase forholder du dig til, hvordan du vil beskytte de personlige oplysninger, som kan blive udvekslet i internetforumet. Fase 4: Kravspecifikation I denne fase udarbejder du en detaljeret beskrivelse af, hvordan internetforumet skal se ud og fungere. Fase 5: Produktion I denne fase sætter du den tekniske produktion af internetforumet i gang. Fase 6: Markedsføring I denne fase planlægger du, hvordan du vil gøre internetforumets målgruppe opmærksom på internetforumet. Fase 7: daglig vedligeholdelse I denne fase planlægger du den daglige vedligeholdelse af det færdige internetforum. 6

7 I værktøjskassen er der endvidere en tjekliste, du kan bruge, når du skal planlægge dit eget projekt. Til sidst i værktøjskassen finder du en liste over litteratur, hvor du kan finde mere viden om de forskellige projektfaser. Dette finder du ikke i værktøjskassen Hvordan det enkelte it-system skal konstrueres (kodes) og struktureres (designes) vil være forskelligt fra projekt til projekt. Derfor indeholder værktøjskassen ikke metoder og tips et internetforums kodning og design. Værktøjskassen indeholder heller ikke metoder og tips til, hvordan du lægger budget for internetforumet. Værktøjskassens projektfokus skal understrege, at opbygningen af et internetforum indbefatter flere opgaver end den rent tekniske opbygning af internetforumets itsystem. Værktøjskassens eksempler Fællesforum er Center for Små Handicapgruppers internetforum. Fællesforum er et tilbud til mennesker med sjældne sygdomme og handicap, som ikke har en patientforening eller andet netværk at støtte sig til. På Fællesforum kan brugerne komme i dialog med hinanden via internetforumets debatfunktion. Brugerne kan drage nytte af hinandens erfaringer, etablere kontakt med andre, der har det ligesom én selv, støtte, vejlede og inspirere hinanden. Fællesforum har omkring 200 brugere. Fællesforum er kun for registrerede brugere. Kronisk-ung.dk er et internetforum drevet af Danmarks Bløderforening og Dansk Epilepsiforening. Kronisk-ung.dk er for unge mellem år, der har epilepsi eller blødersygdom. På kronisk-ung.dk har brugerne mulighed for at diskutere i en debat og i en chat samt skrive personligt sammen i hinandens gæstebøger. Endvidere kan brugerne skrive artikler, der via en redaktionsgruppe bliver lagt ud på kronisk-ung. Kronisk-ung.dk har ca. 360 brugere. Se mere på Debat og kontakt er Kræftens Bekæmpelses internetforum. Debat og kontakt henvender sig til kræftpatienter og deres pårørende. I Debat og kontakt kan brugerne mødes via en chatfunktion og deltage i en stor fælles debat, som alle kan læse. Brugerne har også mulighed for at deltage i små, lukkede debatgrupper, der er samlet om et fælles emne som eksempelvis brystkræft eller rygestop. Brugerne kan selv oprette nye grupper efter behov. Debat og kontakt har 1500 brugere. Se mere på 7

8 Fase 1: Mål og målgruppe Målet med internetforumet beskriver, hvad internetforumets brugere og din medlemsorganisation kan opnå med internetforumet. Målgruppen er de personer, internetforumet bliver lavet til. Du har besluttet dig for at lave et internetforum. Men er du også helt klar over, hvad målet med internetforumet er, og hvilken målgruppe internetforumet skal rettes mod? Du bør definere mål og beskrive dets målgruppe, inden du går i gang med den konkrete udarbejdelse af internetforumet. Klare måldefinitioner og målgruppebeskrivelser betyder nemlig, at du kan arbejde mere fokuseret med dit projekt. Det bliver blandt andet lettere at lave kravspecifikation (se fase 4) og markedsføringsplan (se fase 6).! Tip Mål og målgruppe indkredses sideløbende Nedenfor er definitionen af mål og målgruppe adskilt sådan, at målet defineres først, og målgruppen beskrives bagefter. I praksis kan denne arbejdsproces dog komme til at forløbe sådan, at du kommer til at indkredse mål og målgruppe sideløbende. Du vil måske opdage, at når du begynder at indkredse målet, bliver du også nødt til at tage stilling til målgruppen og omvendt. Dette kapitel har vejledninger til hvordan, du: 1. Definerer målet med dit internetforum 2. Beskriver internetforumets målgruppe 3. Fokuserer dit projekt Mål Internetforum Målgruppe Fig. Mål og målgruppe indkredses sideløbende. Herefter kan du arbejde mere fokuseret med den konkrete udarbejdelse af internetforumet. 8

9 Definér dit mål Når du skal definere målet med internetforumet, er det en god ide at spole tiden tilbage. Hvad var det, der i sin tid motiverede dig til at lave et internetforum? Svaret på dette spørgsmål indeholder formentlig et mål for internetforumet. En god måledefinition siger noget om, hvad målgruppen kan opnå med internetforumet. Hvilke positive oplevelser skal målgruppen have ud af at anvende internetforumet? Måledefinitionen kan også sige noget om, hvilke positive konsekvenser, internetforumet skal have for din medlemsorganisation. Hvad skal den opnå med internetforumet? En måldefinition bør være konkret. En måldefinition som, 'internetforumet skal give målgruppen mulighed for at mødes på tværs af tid og rum', er alt for abstrakt og ukonkret. En måldefinition, der forklarer, hvad målgruppen helt konkret skal mødes om, er meget mere anvendelig. Eksempel: Kronisk- ung's måldefinitioner I Kronisk-ung.dk's første projektbeskrivelse var der angivet flere målsætninger. Det højest prioriterede mål var, at unge med epilepsi eller blødersygdom skulle have et sted, hvor de kunne udveksle erfaringer om, hvad det vil sige at være ung og have en kronisk sygdom. Dette mål krævede at Kronisk-ung.dk indeholdt tekniske funktioner som en debat, brugerprofiler og gæstebøger. Et mål med en lavere prioritet var, at de unge skulle bruge Kronisk-ung.dk til at planlægge foreningsaktiviteter som sommerlejr og møder. Dette mål krævede, at brugerne kunne up- og downloade dokumenter og andre arbejdsfiler i internetforumet. Da udarbejdelsen af Kronisk-ung.dk skulle påbegyndes, stod det hurtigt klart, at begge mål ikke kunne opfyldes. Der var ganske enkelt ikke penge til alle de forskellige tekniske funktioner, de to forskellige målsætninger krævede. Derfor blev det besluttet, at fokusere på det mål, der havde højest prioritet. Du kan sagtens have flere mål med internetforumet. Hvis det er tilfældet, så skriv dem alle sammen ned og prioritér dem. Hvilke af dine mål er vigtigst? Det er vigtigt at prioritere mål, fordi du senere i projektet kan blive nødt til at gå på kompromis og frasortere nogle af dine målsætninger, sådan som eksemplet fra Kronisk-ung.dk viser det. 9

10 Beskriv din målgruppe Der er to grunde til, at det er vigtigt at lave en målgruppebeskrivelse. For det første skal et internetforum både teknisk og indholdsmæssigt tilpasses målgruppen. For det andet kan en målgruppebeskrivelse sige noget om, om målgruppen reelt har behov for at mødes i et internetforum. I en målgruppebeskrivelse undersøger du altså, om målgruppen vil være motiveret for at anvende internetforumet. En målgruppebeskrivelse indeholder 'tørre facts' om målgruppens alder, størrelse og bopæl. Derudover indeholder en målgruppebeskrivelse mere 'blød viden' om blandt andet målgruppens særlige kendetegn, mediebrug, forhold til medlemsorganisationen og behov for at mødes i et internetforum. De tørre facts vil i reglen kunne beskrives forholdsvist hurtigt. Med hensyn til den bløde viden er det er det en god ide at interviewe repræsentanter fra målgruppen. På næste side finder du en liste over de emner, der kan være relevante at belyse i målgruppebeskrivelsen. Du kan bruge listen som inspiration, men det er vigtigt, at du forholder dig til, om listen mangler emner, som vil være relevante for din målgruppeanalyse.! Tip Interview din målgruppe Det tager tid og omtanke at planlægge et interview. Du skal tage stilling til interviewmetoder, hvem og hvor mange du vil interviewe, og hvordan du skal stille spørgsmålene. Derfor er det en god ide at få hjælp fra en person, der har erfaring med at lave interviews. Du kan også finde henvisninger til litteratur bagerst i værktøjskassen. Undersøg: Hvilken interviewmetode du skal bruge Interviewmetoder er blandt andet spørgeskemaundersøgelse, gruppeinterviews eller interviews af enkeltpersoner. Det kan være, at det bedste for din målgruppebeskrivelse er at kombinere nogle af metoderne. Hvor mange interviews du skal lave På den ene side skal du sørge for, at du interviewer så mange repræsentanter fra målgruppen, at alle emner bliver belyst fyldestgørende. På den anden side, skal mængden af interviews være passende, så du kan overskue at analysere dem. Hvordan du skal stille spørgsmål Når du har fundet ud af, hvilke emner du vil belyse i målgruppeanalysen, skal du finde ud af, hvordan du konkret spørger ind til dem. Derfor er det vigtigt, at alle spørgsmål er meget præcist formuleret. Nogle af emnerne vil kræve mange spørgsmål, mens andre emner vil kræve færre. 10

11 De tørre facts: Målgruppens alder Målgruppens alder siger noget om målgruppens interesser. Der er forskel på, hvad der interesserer en 15-årig og en 35- årig og dermed også, hvordan man skal henvende sig til dem. Målgruppens størrelse Målgruppens størrelse siger noget om, hvorvidt målgruppen er stor nok til at skabe aktivitet og et levende internetforum. Jo større målgruppen er, des større er sandsynligheden for aktivitet i internetforumet. Målgruppens størrelse i sig selv kan dog ikke give et endegyldigt svar på, om der vil være nok aktivitet i internetforumet. Det er også vigtigt at undersøge, om målgruppen har et behov for et internetforum. Målgruppens bopæl Viden om, hvor målgruppen bor, er relevant, hvis internetforumet eksempelvis skal anvendes til at planlægge konkrete aktiviteter for målgruppen. Også i forbindelse med markedsføringen af internetforumet, kan det være relevant at vide, hvor målgruppen bor.! Tip Lav målgruppeprofiler En målgruppeprofil er beskrivelsen af en fiktiv person, du laver på baggrund af målgruppebeskrivelsen. En målgruppeprofil er blandt andet et godt arbejdsredskab, når der skal laves kravspecifikation og udarbejdes markedsføringsplan (se fase 4 & 6). Hvis der for eksempel er en stor overvægt af piger i målgruppen, er målgruppeprofilens fiktive person en pige. Hvis en stor del af målgruppen interesserer sig for politik og helst vil tilbringe fritid med familien, så skriv, at den fiktive person finder sine interesser her. Skriv også den fiktive persons alder, hvor han/hun bor, familieforhold osv. Det kan være en god ide at lave flere målgruppeprofiler, sådan at hele målgruppen bliver beskrevet. Lav målgruppeprofiler, der matcher målgruppens forskellige aldersgrupper, køn, interesser osv. 11

12 Den bløde viden: Målgruppens særlige kendetegn Hvis din målgruppe har særlige kendetegn, er det vigtigt at beskrive disse detaljeret i målgruppeanalysen. Måske har målgruppen et handicap eller en særlig interesse. Spørg målgruppen, hvilke specifikke konsekvenser handicappet eller interessen har for deres livssituation. Den detaljerede indsigt i målgruppens særlige kendetegn kan sige meget om, hvad målgruppen kan bruge internetforumet til. Målgruppens mediebrug Undersøg om målgruppen har internetadgang og computer. Aktivitetsniveauet i dit internetforum bliver svært hæmmet af målgruppens manglende adgang til internettet. Målgruppens forhold til din medlemsorganisation Spørg ind til hvad målgruppen værdsætter mest og mindst ved din medlemsorganisation. Svarene på disse spørgsmål kan sige en masse om, hvilke behov din målgruppe får dækket og ikke får dækket via organisationen. På den måde kan du få indsigt i, hvad der vil motivere målgruppen til at anvende internetforumet. Målgruppens motivation for et internetforum Find ud af om målgruppen har konkrete ideer til, hvad de kan mødes om i internetforumet. Hvis de har det, er dette en indi- kation på, at målgruppen finder internetforumet relevant og derfor også er motiverede for at bruge det. Overvej også at spørge målgruppen hvilke øvrige medier de anvender. Viden om dette kan sige noget om målgruppens interesser. Endvidere kan indsigt i målgruppens mediebrug blive relevant, når der skal udarbejdes markedsføringsplan (se fase 6).! Tip Er et internetforum det rigtige medie? Spørg dig selv om et internetforum i virkeligheden er det helt rigtige medie i forhold til dit mål og din målgruppe. Tænk på at et internetforum kræver brugernes aktivitet i form af debatindlæg, chat osv. Derfor skal mål- og målgruppedefinitionerne lægge op til aktivitet. Eksempelvis lægger et mål om at imødekomme et behov for bedre information om organisationens arbejde ikke nødvendigvis op til aktivitet i internetforumet. I denne sammenhæng vil nyhedsbreve eller artikler på en hjemmeside formentlig være mere oplagte medier. 12

13 Fokusér dit projekt Når du har defineret dit mål og beskrevet din målgruppe kan du fokusere dit 'Projekt-internetforum'. Stil dig selv følgende spørgsmål: Kan målgruppen skabe tilstrækkeligt med aktivitet i internetforumet? Tjek din målgruppebeskrivelse for at vurdere, om din målgruppe har behov for at mødes i et internetforum. Har målgruppen konkrete ideer til, hvad et internetforum kan bruges til? Udtrykker målgruppen, at et internetforum er relevant for dem? Vurder også om målgruppen er stor nok til at kunne skabe et fornuftigt aktivitetsniveau i internetforumet. Er der en eller flere målgrupper? Måske indeholder målgruppebeskrivelsen flere aldersgrupper eller flere forskellige behov for at mødes i internetforumet. Hvis det er tilfældet, må du overveje, om din måldefinition skal revideres med henblik på at imødekomme alle målgrupper. Du kan også overveje at afgrænse målgruppen. Er der sammenhæng mellem mål og målgruppe? Sammenhold din måldefinition og din målgruppebeskrivelse. Vurdér om din målgruppe viser behov og motivation for at anvende internetforumet med det mål, du har defineret. Hvis du ikke er enig med din målgruppe om, hvad et internetforum kan bruges til, kan du ændre måldefinitionen, så den stemmer overens med målgruppebeskrivelsen. Eksemplet viser, hvordan der er sammenhæng mellem Fællesforums måldefinition og målgruppebeskrivelse. Målgruppebeskrivelsen beskriver en gruppe patienters behov for et netværk, hvor de kan udveksle erfaringer med hinanden om, hvad det vil sige at leve med en sjælden sygdom. Af måldefinitionen fremgår det, at Fællesforum skal imødekomme målgruppens behov for et netværk. Eksempel: Fællesforums mål og målgruppe Målet med Fællesforum er at skabe mulighed for, at personer med en sjælden diagnose kan udveksle erfaringer med hinanden også på tværs af diagnoser. Målgruppen er personer, der har en sjælden diagnose eller er pårøre n- de til en person med en sjælden diagnose, men hvor der ikke eksisterer en patientforening eller andet netværk af ligestillede, som Center for Små Handicapgrupper kan henvise til. 13

14 Fase 2: Lav en projektplan En projektplan er et dokument, der giver et overblik over projektets delmål, opgaver, deadlines og ansvarsfordeling. Når du har defineret internetforumets mål og målgruppe, kan du planlægge dit projekt i en projektplan. markedsføringsprodukter. Du kan eventuelt opstille dine delmål ud fra de faser, som er beskrevet her i hæftet. Udarbejdelsen af en projektplan bidrager til, at du får overblik over hvor lang tid, det vil tage dig at lave internetforumet. Herudover får du detaljeret indsigt i hvilke arbejdsopgaver, der skal løses, for at internetforumet bliver til virkelighed. Jo grundigere en projektplan er, des større vished er der for, at projektet forløber som det skal uden for mange overraskelser undervejs. En projektplan indeholder: 1. Delmål 2. En tidsplan 3. Arbejdsopgaver 4. En ansvarsfordeling Sæt delmål Det er en god ide at opdele dit projekt i delmål. Ved at arbejde med delmål bliver projektet mere overskueligt, fordi du ikke skal have overblik over hele projektet på en gang, men kan nøjes med at fokusere på et delmål af gangen. Lav en tidsplan Når du har fastsat projektets delmål, kan du fastsætte tidsfrister for dels, hvornår hele projektet skal være færdigt, og dels hvornår de enkelte delmål skal være nået. Fordelen ved at lave en tidsplan er, at den giver overblik over, hvor lang tid det vil tage at dels at nå de enkelte delmål, dels det færdige internetforum.! Tip Planlæg baglæns Når man skal lave en tidsplan for projektet, er det en god ide at starte med den endelige deadline: På hvilken dato skal det samlede projekt afsluttes? Herefter kan man sætte tidsfrister for de enkelte delmål. Du kan fastsætte delmål ved at undersøge, hvad der konkret skal fremstilles i projektet. Det kan eksempelvis være en kravspecifikation, selve internetforumet og 14

15 Bestem arbejdsopgaver Når projektet er inddelt i delmål og tidsfrister, kan du gøre projektplanen endnu mere konkret ved at bestemme hvilke specifikke opgaver, der skal løses, for at de enkelte delmål bliver opfyldt til tiden. Lav en ansvarsfordeling Til sidst er det en god ide at planlægge, hvem der har ansvaret for, at de enkelte arbejdsopgaver bliver løst. Dette sikrer, at ingen opgaver bliver glemt. Herudover kan ansvarsfordelingen også bruges til at tjekke tidsplanen en ekstra gang. Når man laver ansvarsfordelingen, vil det fremgå, om alle involverede personer kan nå at udføre de opgaver, de skal inden for den fastsatte tidsramme.! Tip Lav en fleksibel projektplan Det er en god ide at lave en projektplan, der er tids- og opgavemæssigt fleksibel, sådan at projektplanen giver plads til uforudsete arbejdsopgaver. Du kan indbygge fleksibilitet i projektplanen ved ikke at bestemme alle arbejdsopgaver fra starten. Bestem i stedet de konkrete arbejdsopgaver for et delmål af gangen. På denne måde sørger du for, at projektplanen bliver justeret i overensstemmelse med projektets udvikling, og at der bliver plads til uforudsete arbejdsopgaver. Eksempel: Et udsnit af Kronisk- ung.dk's projektplan Målgruppeprofil Opgaver Ansvarlige Januar Februar Oplæg om målgruppeanalyse Louise X Udkast til interviewguide Christian, Søren X X Evaluering af udkast Alle X Afholdelse af fokusgruppeinterviews Christian, Louise X X Analyse af fokusgruppeinterviews Christian, Louise X X Færdig målgruppeprofil Christian, Louise DL I nederste linje, helt til venstre er delmålet 'Færdig målgruppeprofil' markeret.ovenfor delmålet står en række arbejdsopgaver, som skal løses for at nå delmålet. Kolonnen 'Ansvarlige' viser ansvarsfordelingen. Tidsplanen fremgår af månedsoversigten. Krydserne ud for de enkelte opgaver viser, hvornår opgaverne skal løses. Ud for delmålet står 'DL', hvilket står for 'deadline'. Det er altså på dette tidspunkt, at delmålet skal være nået. 15

16 Fase 3: Sørg for sikkerheden Sikkerhed handler om at beskytte personlige oplysninger, sådan at de ikke bliver tilgængelige for uvedkommende. I et internetforum kan brugerne udveksle personlige oplysninger om private forhold som telefonnumre, adresser, familieforhold, personlige forhold osv. Udveksling af personlige oplysninger kan eksempelvis ske i forbindelse med oprettelse af brugerprofiler, eller når brugerne deler erfaringer med hinanden i debatter, på en chat eller andre steder i internetforumet. Det er vigtigt, at du sætter dig ind i gældende lovgivning om, hvordan personlige oplysninger skal behandles og beskyttes. På denne baggrund kan du beslutte, hvordan du konkret vil skabe sikkerhed for personlige oplysninger i internetforumet. Du bør: 1. Kende Persondataloven 2. Sikre de personlige oplysninger i internetforumet Kend Persondataloven Den lov, der fastsætter, hvordan personlige oplysninger skal beskyttes, er Persondataloven. Som ansvarlig for internetforumet er det dit ansvar, at behandling og beskyttelse af personlige oplysninger sker i overensstemmelse med Persondataloven. Den myndighed, der skal sikre at Persondataloven overholdes, er Datatilsynet. I nogle tilfælde kræver Persondataloven, at man anmelder sit internetforum til Datatilsynet. Det vil sige, at Datatilsynet registrerer internetforumet og kontrollerer, om Persondataloven bliver overholdt. Samtidig offentliggør Datatilsynet, hvordan du behandler de personlige oplysninger i internetforumet. Kontakt Datatilsynet. Det kan nemlig være svært at vurdere, i hvilke tilfælde loven kræver, at der sker en anmeldelse.! Tip Her finder du Persondataloven Bliv sikker på, at dit internetforum overholder Persondatalovens bestemmelser. På Datatilsynets hjemmeside kan du finde Persondataloven samt en informationspjece, der gennemgår loven. På hjemmesiden kan du ligeledes anmelde dit internetforum. 16

17 Sikring af personlige oplysninger i internetforumet I dit internetforum kan du beskytte personlige oplysninger på flere måder. En kombination af forskellige sikkerhedstiltag vil formentlig være nødvendigt. Nedenfor har vi beskrevet sikkerhedstiltag, som ofte anvendes. Netikette En netikette er et sæt sociale spilleregler for internetforumet. Det er altid en god ide at lave en netikette. I netiketten gør du brugerne opmærksomme på, at de skal tænke nøje over, hvor meget de fortæller om sig selv i internetforumet (se fase 7). Internetforumet er helt eller delvist lukket I et lukket internetforum er det kun registrerede brugere, der har adgang til internetforumet. For at kunne deltage i internetforumet skal en bruger logge sig på med et brugernavn og et password. Et internetforum kan være helt eller delvist lukket. Fællesforum er et eksempel på et helt lukket internetforum. Alle Fællesforums brugere skal igennem en godkendelsesprocedure for at blive oprettet. Alle brugere skal logge sig ind med kode for at kunne se og deltage i Fællesforums debatter. Debat og kontakt er et delvist lukket internetforum. Det vil sige, at nogle debatter er tilgængelige for alle, mens andre debatter kræver, at man er registreret bruger. Anonymitet Du kan også beskytte personlige oplysninger ved at sørge for, at brugerne er anonyme. Det vil sige, at oplysninger om brugerens navn, bopæl, udseende, telefonnummer osv. ikke registreres. Overvågning At overvåge internetforumet vil sige, at nye debatindlæg, brugerprofiler mv. bliver tjekket med henblik på at slette personlige oplysninger. På Debat og kontakt er der eksempelvis konstant overvågning af nye indlæg i debatten. Administratoren af Debat og kontakt sletter oplysninger om , telefonnummer, adresse osv. Kryptering At kryptere vil sige, at man koder information sådan, at den bliver ulæselig. Ved at kryptere information sikrer man sig, at det kun er dem, som informationen er stilet til, der kan læse informationen. For uvedkommende er informationen ulæselig.! Tip Her finder du mere viden om it- sikkerhed Du kan finde mere information om sikkerhed på nettet hos Rådet for ITsikkerhed. Find dem på 17

18 Fase 4: Lav en kravspecifikation En kravspecifikation er et dokument, der i detaljeret form præsenterer de tekniske krav til internetforumet. Inden du går i gang med at lave dit internetforum eller får en leverandør til det, bør du udarbejde en kravspecifikation. Kravspecifikationen er et vigtigt arbejdsdokument, fordi den præsenterer en komplet liste over alle tekniske krav til internetforumet. Den person, der skal udarbejde internetforumet, bruger derfor kravspecifikationen som rettesnor for, hvordan internetforumet reelt skal se ud og fungere. Når internetforumet er færdigt, kan du bruge kravspecifikationen til at tjekke, at det færdige internetforum honorerer de krav, du har stillet til internetforumet. Brug god tid på at udarbejde kravspecifikationen. På den måde sikrer du dig, at du får et internetforum, der lever op til dine forventninger. Der findes ikke faste regler for, hvordan en kravspecifikation helt specifikt skal se ud. Du kan vælge at formulere kravspecifikationen meget præcist, eller du kan vælge at lave den mere løs for på den måde at åbne op for leverandørens ideer og kreativitet. I litteraturlisten bagerst i hæftet finder du henvisninger til litteratur, der giver anvisninger til, hvordan man konkret kan skrive og strukturere sin kravspecifikation. Kravspecifikationen kan indeholde: 1. Præsentation af projektet 2. Krav til internetforumets tekniske funktioner 3. Krav til økonomiske og organisatoriske rammer Inden du går i gang Din måldefinition, målgruppebeskrivelse og dine sikkerhedskrav til internetforumet bør danne udgangspunkt for din kravspecifikation. Tjek dem derfor inden du skriver kravspecifikationen. Hvis dit mål med internetforumet eksempelvis er, at brugerne skal kunne arbejde sammen om forskellige opgaver, kan det stille krav til, at brugerne skal kunne up- og downloade dokumenter og andre filer i internetforumet. Hvis din målgruppeanalyse eksempelvis viser, at din målgruppe ikke er så øvede ved en computer, kan dette stille krav til et simpelt internetforum. 18

19 Hvis din kontakt til Datatilsynet eksempelvis viser, at du får brug for at overvåge dit internetforum, kan dette stille krav til et administrations-modul, hvor administratoren kan se alt det, der debatteres og eventuelt også kan slette indlæg eller dele af indlæg. Præsentation af projektet Hvis det er en leverandør, der skal udarbejde internetforumet, så sørg for at leverandøren bliver grundigt præsenteret for dit projekt. Det kan du gøre ved at indlede kravspecifikationen med en kort præsentation af din organisation, hvad målene med internetforumet er, og hvem målgruppen er. Ved at præsentere projektet sikrer du dig, at leverandøren får et godt fundament at arbejde ud fra. Krav til internetforumets tekniske funktioner Efter præsentationen af projektet kan du gå i gang med kravspecifikationens mest centrale del: En opremsning af alle de tekniske krav internetforumet skal leve op til. Nedenfor finder du en liste over nogle af de spørgsmål, du kan stille dig selv, når du skal finde frem til de tekniske krav. Hvad skal administratoren af dit internetforum kunne? Eksempelvis Slette og redigere i brugerprofiler. Slette, flytte og redigere debatindlæg. Statistik over blandt andet debatindlæg og brugeroprettelser. Kunne give brugere forskellige rettigheder til specifikke dele af internetforumet. Give administratorer forskellige rettigheder til at administrere udvalgte dele af internetforumet. Hvad skal brugerne kunne? Eksempelvis Debattere. Chatte. Oprette brugerprofiler. Up- og downloade dokumenter og andre filer. Hvilke sikkerhedskrav har du til internetforumet? Eksempelvis Skal internetforumet være åbent eller lukket? Skal der være en særlig oprettelsesprocedure for nye brugere? Skal brugerne kunne være anonyme? Skal alle administratorer kunne se alle brugeroplysninger? 19

20 Er der specifikke træk hos målgruppen, der skal tages særlig hensyn til? Eksempelvis Har din målgruppe et handicap eller en lidelse, der skal tages teknisk hensyn til? Er der specifikke designkrav til internetforumet? Eksempelvis Skal internetforumet have specielle farver? Er der krav til, hvordan det grafiske design kan hjælpe brugeren med at finde rundt i internetforumet? Krav til økonomiske og organisatoriske rammer Hvis du vælger at købe dit internetforum hos en leverandør, er det også vigtigt, at din kravspecifikation indeholder information om: Hvor meget dit internetforum må koste. Hvornår dit internetforum skal være færdigt. At der skal være tid til at teste internetforumet, inden det offentliggøres. Hvordan du ønsker, at jeres samarbejde skal foregå.! Tip Gør kravspecifikationen overskuelig Sørg for at hvert enkelt krav står for sig selv med sin egen overskrift og sit eget afsnitsnummer. På den måde er det let for alle at finde rundt i kravspecifikationen. Endvidere kan en leverandør henvise til specifikke steder i kravspecifikationen for at informere om, hvilke af de enkelte krav der kan eller ikke kan imødekommes. 20