Økonomiservicecentret i

Transkript

1 Økonomiservicecentret i Statens Administration Historien om dannelsen af et statsligt servicecenter for løn og regnskab

2 Introduktion Økonomiservicecentret (i daglig tale ØSC) i Statens Administration blev dannet i 2008 som et shared service center. Efter et pilotprojekt og overflytning af medarbejdere i 4 bølger, var centret fuldt udbygget i sommeren Formålet var at opnå en betydelig effektivisering på statens administration af løn og regnskab. Den business case, der blev udformet i 2008, blev opfyldt i Det betyder, at centret over en 4- årig periode har gennemført en effektivisering af ressourceanvendelsen på 46 pct. Medarbejdertilfredsheden er høj, og i 2012 kom også kundetilfredsheden op på et højt niveau. Finansministeriet har en vision om at være rollemodel for effektivisering, drift og udvikling af den offentlige sektor i Danmark. Statens Administration (SAM) vil sætte standarden for effektiv løn- og regnskabsadministration. Mange har vist interesse for ØSC s arbejde og også efterspurgt noget på skrift. SAM har derfor udarbejdet denne lille folder, som giver et hurtigt overblik over, hvad ØSC er for en størrelse. Hvis du er interesseret i at vide mere om ØSC, vil du kunne finde yderligere materiale på vores hjemmeside, tilmelde dig til vores nyhedsbrev og/eller ringe for mere information. Kontaktoplysningerne finder du på bagsiden af denne folder. Side 2

3 Hvorfor et statsligt servicecenter? Regeringen besluttede i februar 2008, at den offentlige sektor skulle effektiviseres - blandt andet ved at standardisere og digitalisere administrative opgaver og etablere servicecentre på tværs af staten. Beslutningen blev truffet på baggrund af rapporten Administrative servicecentre i staten fra februar Rapporten pegede på, at sammenlægninger af administrative opgaver ville føre til effektivisering og kvalitetsløft gennem stordrift og større, bæredygtige enheder. Økonomiservicecentret (ØSC) så dagens lys i august Centret omfatter løn- og regnskabsadministration. Etableringsperioden løb over 2 år og omfattede flytning af godt 350 medarbejdere fra mere end 50 forskellige arbejdspladser. Overflytningen foregik som et pilotprojekt og efterfølgende 4 bølger med overflytning af ca. 1 ministerområde pr. måned. ØSC indgik kundeaftaler med 170 forskellige statslige kunder. Overflytningerne blev afsluttet i juni Masterplan for etablering * Ministerområdet blev overflyttet i flere bølger. Side 3

4 Formålet med ØSC ØSC s opgave er at levere effektiv administration til staten. For perioden var effektiviseringskravet til ressourceanvendelsen i ØSC 46 pct. Forventningen er indfriet i Fundamentet for at udføre effektiv administration er ét standardopgavesplit mellem centret og de statslige kunder. Opgavesplittet omfatter en nøje digital beskrivelse af alle de processer, der udføres i centret. Systemunderstøttelsen er ens for alle centrets kunder. De primære systemer er Navision Stat på regnskabsområdet og Statens Løn System (SLS) på lønområdet. Finansministeriets departement indgår hvert år en resultatkontrakt med Statens Administration. I denne kontrakt stilles der løbende krav til ØSC s fortsatte udvikling og effektivisering. Kundetilfredsheden i 2012 på henholdsvis løn og regnskab er på 3,9 og 4,0. Der har gennem det seneste år været stor fokus på øget dialog med kunderne. Resultaterne viser, at indsatsen har båret frugt. Også medarbejdertilfredsheden er høj; nemlig 4,2. Den høje medarbejdertilfredshed ses som udtryk for, at centret nu er overgået fra etablering til drift, herunder at der er fokus på et stærkt opgavefællesskab med varierende arbejdsopgaver og fokus på god ledelse. Begge målinger er foretaget på en 5-punktsskala, hvor 5 er bedst. Side 4

5 Opgaver ØSC varetager følgende opgaver: ØSC Regnskabs kerneopgaver: Udarbejdelse af perioderegnskab Administration af kreditorer Administration af debitorer Administration af kasse, bank og likviditet Administration af anlæg Regnskabsmæssig registrering af tilskud Oprettelse og vedligeholdelse af registreringsramme i Navision Månedlig erklæring om institutionens regnskab ØSC Løns kerneopgaver: Løbende lønudbetaling Ændringer i forbindelse med tiltrædelser og fratrædelser Lønkontrol Refusioner ØSC har endvidere indgået aftaler med enkelte kunder om varetagelse af en række opgaver i form af tillægsydelser. ØSC løn bistår således fx Statsministeriets departement med personaleadministrative opgaver, mens ØSC Regnskab tilsvarende varetager udvidet regnskabsservice. Pr. 8. januar 2013 overtog ØSC Regnskab endvidere regnskabsopgaver fra Udenrigsministeriets udetjeneste (ambassader mv.), herunder en udvidet kreditorhåndtering og support. Side 5

6 Kunder ØSC servicerer 162 lønkunder og 144 regnskabskunder (december 2012). ØSC s kunder er meget forskellige. Nogle institutioner har under 10 ansatte, mens den største kunde har over 7000 ansatte. Der er en tæt løbende kontakt til kunderne, blandt andet via forskellige typer kundemøder. En gang om året undersøges kundernes tilfredshed. Spørgeskemaundersøgelserne er ikke anonyme. Når resultaterne foreligger, drøftes de helt overordnede resultater med departementerne i det enkelte ministerområde. Endvidere følges op på resultaterne på individuelle kundemøder. Her drøftes kundens vurdering og bemærkninger. Der er oprettet et Kundeforum med deltagelse af 1-2 repræsentanter pr. ministerområde. På disse møder får ØSC input til udviklingsinitiativer og øvrige kundeforhold. Dette forum mødes 3 gange om året. Du kan læse mere om Kundeforum på SAM s hjemmeside. ØSC kundetilfredshed ØSC Løn ØSC Regnskab ,5 3, ,6 3, ,9 4,0 Anm.: Tilfredsheden måles på en skala fra 1-5, hvor 5 er bedst. Side 6

7 Organisering Ved udgangen af 2012 beskæftiger ØSC 224 årsværk, altovervejende kontorfunktionærer. 83 pct. er kvinder. Gennemsnitsalderen i ØSC er 44 år. ØSC holder til i midten af København. Et team med 20 medarbejdere har hjemsted i Viborg. Alle team er leveranceteam og løser alle opgaver inden for henholdsvis løn eller regnskab. Centret er kundeorienteret, således at kunderne henvender sig i ét team på løn og ét team på regnskab. Centret er organiseret i 12 team, hver ledet af en teamleder med ansvar for daglig drift og personaleledelse af medarbejdere. 4 team udgør et kontor, som er ledet af en kontorchef med ansvar for det mere strategiske arbejde, herunder den overordnede driftssikkerhed. Til centret er knyttet en stabsfunktion, som i samarbejde med driftsorganisationen blandt andet tager sig af procesoptimering, systemunderstøttelse og øvrig forretningsudvikling. Side 7

8 Procesoptimering Procesoptimering foregår i faglige ekspertgrupper, fx kreditor, debitor og lønudbetaling. Ekspertgrupperne er tværgående og ledes af en teamleder. Medarbejdere, der ønsker at indgå i en ekspertgruppe, søger om at komme med i arbejdet, som kræver, at medarbejderne har særlig viden om et område og ønsker at arbejde med forbedringer på tværs af centret. Medarbejdere i ekspertgrupperne gennemgår en særlig uddannelse inden for procesforbedring, formidling og implementering, så de er i stand til at understøtte udrulningen af ændringer i bedste praksis. Alle opgaver (bedste praksis) er beskrevet i procesdiagrammer og handlingsbeskrivelser. Mere om opgaver og opgavesplit findes på SAM s hjemmeside under EpiCenter. Nedenfor ses eksempelvis procesdiagrammet for proces Forudbetaling: Side 8

9 Kundeaftaler og servicemål Standardydelseskataloget definerer alle de opgaver, ØSC leverer, og fastlægger arbejdsdelingen mellem kunde og ØSC. Kunderne har som udgangspunkt pligt til at aftage alle ydelser i kataloget. Der er indgået en kundeaftale med hver enkelt kunde. Afvigelser fra standardaftalen sker i sjældne tilfælde og hænger sammen med kundens særlige vilkår i forhold til fx fagsystemer. Afvigelser fremgår af et bilag til kundeaftalen. ØSC har opstillet en række servicemål. Nedenfor ses en opgørelse af servicemål og resultater for ØSC Regnskab for 3. kvartal Endvidere fremgår en række nøgletal, fx antal kreditorfakturaer i kvartalet. Område Mål Resultat Antal Regnskab Kreditorfaktura Købsfakturaer og købskreditnotaer bogføres inden 3 arbejdsdage fra modtagelse af opgaven. Rejser Salgsfaktura Salgsfakturaer og salgskreditnotaer bogføres inden for 3 arbejdsdage fra modtagelse af opgaven. Rejseafregning Behandling af rejseafregning bogføres indenfor 3 arbejdsdage fra modtagelse af opgaven. 95 % 96 % % 100 % % 99 % Nøgletal for ØSC Løn for 2012: ØSC Løn sikrer årligt udbetaling af løn til ca medarbejdere i centraladministrationen. ØSC Løn administrerer refusionsområder for alle lønkunder og søger årligt om ca. 0,5 mia. kr. i refusioner. Side 9

10 Benchmark ØSC vil gerne sammenligne sine resultater med resultater fra andre tilsvarende servicecentre i ind- og udland. I 2012 har ØSC derfor deltaget i en benchmarkanalyse med en række større offentlige og private administrative servicecentre. ØSC kan på baggrund af undersøgelsen konstatere, at ØSC Regnskab placerer sig midt i feltet, mens ØSC Løn ligger i toppen. Med deltagelsen i undersøgelsen har ØSC opnået en indsigt i områder, hvor der er muligheder for forbedringer og effektiviseringer. ØSC forventer at fortsætte med at benchmarke også i årene fremover. Side 10

11 De tre grundprincipper Statens Administration (SAM) arbejder ud fra de 3 grundprincipper i figuren: Vi DRIVER effektiv administration hver dag! Medarbejderne i SAM skal eksempelvis gennem kompetenceudvikling og erfaringsudveksling fastholde og styrke kompetencen til at drive opgaverne i SAM. I SAM har vi energien og viljen til at fastholde og udbygge vores effektive produktion. Herved skaber vi også bedre og billigere løsninger for kunderne. Vi UDFORDRER os selv og vores administration hver dag! I SAM udfordrer og evaluerer vi os selv, vores arbejdsgange og systemer. Dette sker blandt andet gennem målinger af vores produktion og gennem kundeundersøgelser. Således sikres en fortsat udvikling og effektivisering i SAM. Vi udvikler en metode, som INSPIRERER til effektiv administration! I SAM finder vi nye og bedre løsninger. Vi vil bidrage til forenkling af regler, arbejdsgange og systemer, og vi vil inspirere andre til effektiv administration. Side 11

12 Statens Administration Landgreven 4 Postboks 1017 København K T E statens-adm@statens-adm.dk På vores hjemmeside kan du blandt andet læse mere om vores arbejdsgange og EpiCenter, se en oversigt over vores ledelsesgruppe og følge med i nyheder fra Statens Administration. Du kan tilmelde dig til vores nyhedsbrev Nyt fra Statens Administration på Hvis du vil vide mere, er du også velkommen til at kontakte: Bitten Nielsen bit@statens-adm.dk T Juni 2013