Brugervejledning for pensionsoverførsler

Transkript

1 EDI-løsningen er udviklet for pensionsselskaber og pengeinstitutter af Forsikring & Pension. Tlf Brugervejledning for pensionsoverførsler Brugervejledningen indeholder en beskrivelse af, hvordan EDI-løsningen anvendes. Det tekniske regelsæt m.m., der er aftalt vedrørende EDImeddelelsernes indhold, kontrol af data m.m., er beskrevet i en separat EDI-guide. EDI-løsningen giver mulighed for, at alle pensionsselskaber og pengeinstitutter kan udveksle elektronisk data mellem hinanden via et fælles web-system. Det enkelte selskab/pengeinstitut kan selv afgøre om de vil anvende systemets web-grænseflade, eller om de vil udvikle integration til egne systemer. EDI-kontoret hjælper gerne i den forbindelse. SIDE 1 Web-løsningen er opbygget omkring en internetserver, som fysisk er opstillet hos CSC Danmark A/S. Alle selskaber/pengeinstitutter, der anvender løsningen, skal være registreret i et selskabskartotek på serveren, og være tilmeldt med en brugeradministrator. Brugeradministratoren skal oprette, ændre/slette de brugere, som skal anvende web-serveren. Administrationen af dette foregår i EDI-kontoret. Web-serveren er en elektronisk postkasse. Selskaber/pengeinstitutter, som anvender serveren, har en afsender- og en modtagepostkasse, som vises i hvert sit skærmbillede. Sagsbehandlingen foregår via disse to skærmbilleder. Der er ikke etableret noget sagsbehandlingssystem på web-serveren. Hvert selskab kan læse egne sendte/modtagne EDI-meddelelser. Der er etableret en arkivfunktion, så afsluttede sager kan fjernes fra ind- og udbakken og lægges i arkiv. Hvis et selskab skal anvende dokumentation til eget sagssystem, kan der tages en udskrift af meddelelserne. Dette svarer til, at oplysningerne blev sendt/modtaget som almindelig post. Kontakt EDI-kontoret i Forsikring & Pension, hvis du har spørgsmål vedr. EDI-løsningen. Kommentarer og forslag til ændringer i denne vejledningen er også meget velkomne. EDI-kontoret Forsikring & Pension

2 Start af databehandling Du logger på EDI-serveren via Adgangskontrol SIDE 2 I forbindelse med oprettelsen på EDI-serveren, får selskabet en eller flere selskabsadministratorer, som skal oprette de brugere, der skal anvende systemet. Der er en særlig brugervejledning, som brugeradministratoren skal anvende i forbindelse med oprettelse af brugere. Link Når du er oprettet i systemet, modtager du af sikkerhedsmæssige årsager to mails fra Forsikring & Pension. I den første mail er der et brugernavn, og i den anden et link. Klik på linket i den anden mail. Herefter kommer dette skærmbillede: Adgangskontrol 2 Indbakken 4 Udbakken 6 Søg 7 Søgning på beløbsoplysninger 9 Fordelingsfunktionen 10 Indtast brugernavn fra den første mail og vælg adgangskode Udskriv 12 Vis ubesvarede sager 12 Arkiver udsøgte meddelelser 12 Arkiver udsøgte sager 12 Regler for anvendelse af adgangskode Adgangskoden skal bestå af 8-14 tegn og indeholde mindst 3 af disse typer: - Små bogstaver (a-å) - Store bogstaver (A-Å) - Tal fra 0 til 9 - Specialtegn eks. ½ ( ) osv. Adgangskoden må ikke indeholde brugernavn, fornavn, efternavn eller være en tidligere brugt adgangskode. Adgangskoden skal skiftes hver 3. måned. Du får automatisk besked.

3 Til hvert bruger-id tilknyttes brugerens fulde navn, tlf.nr. og mailadresse. Dit navn vises automatisk i de meddelelser, som du behandler. Ved ændringer skal du kontakte selskabets brugeradministrator. Ved accept af brugernavn og adgangskode får du adgang til selskabets INDBAKKE, hvor der er en oversigt over modtagne EDI-meddelelser og deres status. Hvis selskabet er tilmeldt og anvender flere EDI-løsninger, skal du vælge den EDI-løsning, som du skal arbejde med. EDI-løsninger inden for pensionsområdet: Pensionsselskab Pengeinstitut Pensionsselskab Pensionsselskab LD Pensionsinstitut SP Pensionsinstitut Vælg i denne liste SIDE 3 Adgangskontrol 2 Indbakken 4 Udbakken 6 Søg 7 Søgning på beløbsoplysninger 9 Fordelingsfunktionen 10 Udskriv 12 Vis ubesvarede sager 12 Arkiver udsøgte meddelelser 12 Arkiver udsøgte sager 12

4 Indbakken Indbakken anvendes til at læse og besvare EDI-meddelelser. Hver meddelelse vises i en linie og kan læses i vilkårlig rækkefølge. Kolonneoverskrifterne viser oplysninger om meddelelsen. SIDE 4 Ved nye meddelelser er ikonet markeret med grønt og kolonnen Status viser Ny. Du åbner meddelselsen ved at klikke på ikonet. Hvis du efter visning af meddelelsen klikkes på Luk bevarer meddelelsen status som Ny og ikonet. Hvis du klikker på Læst, eller hvis du behandler meddelelsen, skifter status til Læst og ikonet ændres til hvid. Samtidig vises din bruger-id i kolonnen Bruger-ID. Du kan se alle meddelelser vedrørende en sag ved at klikke på ikonet. Adgangskontrol 2 Indbakken 4 Udbakken 6 Skift mellem Ind- og Udbakke genvejstast I eller U. Anvendes efter en søgning, hvis du vil have vist alle meddelelser i ind-/udbakken. Grønt ikon = ulæste meddelelser. Rødt ikon = ubehandlede anmodninger, som er mere end 60 dage gamle. Søg 7 Søgning på beløbsoplysninger 9 Fordelingsfunktionen 10 Udskriv 12 Vis ubesvarede sager 12 Arkiver udsøgte meddelelser 12 Når du vil oprette en forespørgsel eller anmodning. Arkiver udsøgte sager 12

5 Du kan sortere i de enkelte søjler i skærmbilledet ved at klikke på søjleoverskriften. En pil markerer om der er sorteret i stigende eller faldende rækkefølge. For hver meddelelse får du oplysninger om afsender, kode (meddelelsestype), reference, status og dato for afsendelse. SIDE 5 Valgfrit felt. Normalt står der Fordeling, men der kan også vises CPR-nr., Overført beløb, Bruger-ID eller en StatusDato, dvs. den dato, hvor der senest er sket en behandling af meddelelsen. Adgangskontrol 2 Indbakken 4 Vælg i denne liste Antal af sider der er i indbakken, samt det samlede antal meddelelser. Du anvender knapperne Næste, Forrige, Første og Sidste når du bladrer mellem de forskellige sider i indbakken. Udbakken 6 Søg 7 Søgning på beløbsoplysninger 9 Fordelingsfunktionen 10 Udskriv 12 Vis ubesvarede sager 12 Arkiver udsøgte meddelelser 12 Arkiver udsøgte sager 12 Antal af meddelelser, der er pr. side. Systemet sætter det automatisk til 12, men hvis du ønsker alle meddelelserne på én side, skal du ud for række/side oplyse det samlede antal rækker, der er i selskabets indbakke. Maks. antal på en side er 999.

6 Udbakke Udbakken er opbygget efter samme princip som indbakken. Blot er det her de meddelelser, selskabets har sendt eller udkast (gul ikon), som vises. Her kan du se, hvem der er sendt data til og se yderligere oplysninger fra den meddelelse, der er sendt. SIDE 6 Åbn og læs meddelelser på samme måde som i indbakken se afsnit om indbakke. Adgangskontrol 2 Indbakken 4 Udbakken 6 Søg 7 Søgning på beløbsoplysninger 9 Fordelingsfunktionen 10 Udskriv 12 Vis ubesvarede sager 12 Arkiver udsøgte meddelelser 12 Arkiver udsøgte sager 12

7 Søg Du kan søge i et eller flere felter. Systemet søger generisk. Taster du fx 123 ind i referencenr. ser du alle de meddelelser i ind- eller udbakken, hvor disse 3 tal indgår som start i referencenr. SIDE 7 De fundne meddelelser ser du i ind- eller udbakken. Du kan nu behandle meddelelserne. Modtager (udbakke): Tast selskabsnavn på modtageren. Afsender (indbakke): Tast selskabsnavn på afsender. Kode: Tast navn på meddelelsestypen eks. anmodning, overførsel eller afvisning. Reference: Tast hele eller del af referencenr. Bruger-ID: Tast bruger-id. Fordeling: Vælg mellem de fordelingsnøgler, der er oprettet i systemet. Bemærkning: Tast tekst for at søge efter tekst, som er lagt ind i feltet Bemærkninger i ind- og udbakken. CPR-nr.: Indtast ønsket CPR-nr. Beløb: Se afsnittet Beløbsoplysninger Status: Vælg alle, afsendte, afleverede, overførte eller fejl. Arkiv: Vælg aktive dvs. meddelelser i ind- eller udbakke, arkiv eller fjernarkiv (fjernarkivet anvendes endnu ikke). Afsendt: Tast fra og til dato for at angive det datointerval, der ønskes vist i ind- eller udbakken. StatusDato: Tast fra og til dato for at angive det datointerval, der ønskes vist. Statusdato er den dato, hvor der senest har været en behandling på sagen. Overførselsdato: Tast fra og til dato for at søge på overførsler, som er gennemført for en given periode. Adgangskontrol 2 Indbakken 4 Udbakken 6 Søg 7 Søgning på beløbsoplysninger 9 Fordelingsfunktionen 10 Udskriv 12 Vis ubesvarede sager 12 Arkiver udsøgte meddelelser 12 Arkiver udsøgte sager 12

8 Hvis meddelelsen er arkiveret, vælger du Arkiverede i boksen Arkiv. Skal du behandle en arkiveret meddelelse, skal den først dearkiveres. Klik på den arkiverede meddelelse og derefter på dearkivér. SIDE 8 Akiver eller deakiver Adgangskontrol 2 Indbakken 4 Udbakken 6 Søg 7 Søgning på beløbsoplysninger 9 Fordelingsfunktionen 10 Udskriv 12 Vis ubesvarede sager 12 Klik for at vende tilbage til den aktive ind- eller udbakke. Arkiver udsøgte meddelelser 12 Arkiver udsøgte sager 12

9 Søgning på beløbsoplysninger Du kan søge på specifikke beløb. Det kan være relevant, hvis et selskab har modtaget et beløb, men de ikke ved, hvad beløbet vedrører. Du kan også søge efter, hvilket samlet beløb, du modtager og sender i en given periode. Denne søgning kan også ske selskabsspecifikt. SIDE 9 Adgangskontrol 2 Indbakken 4 Eksempel Du søger efter de arkiverede overførsler, der er modtaget fra Test Bank i perioden Når du ser resultatet af søgningen, vælger du Beløb i det valgfrie felt. Du ser nu beløbet for hver overførsel i den højre kolonne, og en sammentælling i bunden af kolonnen eller på sidste side i indbakkens arkiv. Udbakken 6 Søg 7 Søgning på beløbsoplysninger 9 Fordelingsfunktionen 10 Udskriv 12 Vis ubesvarede sager 12 Arkiver udsøgte meddelelser 12 Arkiver udsøgte sager 12 Hvis selskaber kun har ubesvarede meddelelser liggende i ind- og udbakken, så kan du nøjes med ovenstående søgning. Er der ikke ryddet op dvs. modtagne overførsler arkiveret, så skal søgningen også ske i ind- eller udbakken.

10 Fordelingsfunktionen Ved at bruge fordelingsfunktionen kan du tildele hver meddelelse en kode. Formålet er, at du fra et centralt sted i selskabet kan fordele de meddelelser, selskabet modtager. Koderne kan enten være på person, gruppe eller afdelingsniveau. SIDE 10 Vælg Fordelinger Adgangskontrol 2 Indbakken 4 Udbakken 6 Herefter kan du oprette de fordelingsnøgler, du ønsker. Søg 7 Søgning på beløbsoplysninger 9 Fordelingsfunktionen 10 Her kan du se selskabets fordelingsnøgler. Du kan også omdøbe eller slette fordelingsnøgler. Udskriv 12 Vis ubesvarede sager 12 Arkiver udsøgte meddelelser 12 Arkiver udsøgte sager 12

11 Første gang du opretter en fordelingsnøgle, bliver der tilknyttet et nyt ikon til hver meddelelse. Klik på ikonet for at tilknytte en fordelingsnøgle til en meddelelse. SIDE 11 Adgangskontrol 2 Indbakken 4 Udbakken 6 Søg 7 Søgning på beløbsoplysninger 9 Fordelingsfunktionen 10 Udskriv 12 Vis ubesvarede sager 12 Arkiver udsøgte meddelelser 12 Arkiver udsøgte sager 12 Klik på ikonet for at tilknytte en fordelingsnøgle til en meddelelse. Fordelingsnøglen er fremover påført den enkelte meddelelse. Fordelingsfunktionen kan benyttes på alle meddelelser i arkiv, indbakke og udbakke, men det vil i de fleste tilfælde være i indbakken, at fordelingen vil ske. Du kan også ændre en meddelelse, der allerede er fordelt. Det gør du på samme måde, som da du fordelte første gang.

12 Udskriv Under boksen med Vis alle er udskrivningsfunktionen. Du kan udskrive flere meddelelser på én gang. Du kan vælge at få udskrevet nye (ulæste), læste, alle eller udvalgte meddelelser. Ved udskrivning af nye meddelelser kan du samtidig få dem markeret som læst. SIDE 12 Adgangskontrol 2 Indbakken 4 Udbakken 6 Søg 7 Vis ubesvarede sager Viser ubesvarede sager i den bakke, du står i. Står du i indbakken ser du alle anmodninger, som eget selskab ikke har besvaret endnu. Står du i udbakken, ser du alle anmodninger, som det andet selskab ikke har besvaret endnu. Den viser også meddelelser, der ved en fejl er arkiverede, og derfor ikke besvaret. Arkiver udsøgte meddelelser Arkiverer de udsøgte meddelelser i den bakke, du står i. Se også næste afsnit. Arkiver udsøgte sager Arkiverer de udsøgte sager i både indbakken og udbakken. Det er hensigtsmæssigt at anvende denne funktion, hvis du ikke løbende arkiverer meddelelser om overførsel og meddelelser om afvisninger, som du modtager. Ved at anvende denne funktion, bliver anmodningen i udbakken også arkiveret. Søgning på beløbsoplysninger 9 Fordelingsfunktionen 10 Udskriv 12 Vis ubesvarede sager 12 Arkiver udsøgte meddelelser 12 Arkiver udsøgte sager 12

13 Anmodning om overførsel Du skal sende en anmodning om overførsel på hvert policenummer/aftalenummer, du ønsker overført fra pensionsselskabet. Hver enkelt anmodning skal have et separat referencenummer (se næste afsnit). SIDE 13 Pengeinstitut sender anmodning til pensionsselskab Når et pengeinstitut skal sende en anmodning til et pensionsselskab klikkes på Opret, eller tast genvejstast o for Opret. Du kan oprette både fra Indbakken og Udbakken. Genvejstast o Vælg det pensionsselskab, som anmodningen skal sendes til og klik på Opret.

14 Stamoplysninger Indtast den reference, som sagen (anmodningen) skal have. Referencen vælges af det selskab, som starter en sag. Referencen må maks. være 18 tegn. Ved svar er modparten forpligtet til at anvende samme reference. Alle sager skal have et unikt referencenummer. SIDE 14 Kontaktperson udfyldes automatisk med det navn og telefonnummer, som er knyttet til bruger-id en. (kontakt selskabets brugeradministrator, hvis oplysningerne ønskes ændret.) Kundeoplysninger Taster du et CPR-nummer, er det tilstrækkeligt at taste fornavn og efternavn i Navn1. Taster du et fiktivt CPR-nummer (vælg i listboksen) skal du indtaste komplette navne- og adresselinjer. Det er tilstrækkeligt at taste postnummer. Bynavn tilføjes automatisk når meddelelsen bliver sendt.

15 Sagsforhold Udfyld policenr./aftalenr. på den pensionsordning, du ønsker overført. Oplys om det er ratepension, kapitalpension eller ratepension under udbetaling, du ønsker overført. Du kan vælge at det både er en ratepension og en kapitalpension, som skal overføres. Hvis det er en ratepension under udbetaling, kan den kun overføres alene. Hvis der er en skat 1 værdi på pensionsordningen, som skal overføres, skal pengeinstituttet oplyse, om skat 1 værdien skal genkøbes, eller om værdien skal blive stående i pensionsselskabet, hvis det er muligt. Hvis der også er en livrente (skat 1 værdi) på den pensionsordning, som pengeinstituttet ønsker overført, og kunden har accepteret at genkøbe skat 1 værdien med 60 pct. i statsafgift, skal pengeinstituttet oplyse reg.nr. og kontonummer, hvor nettobeløbet skal overføres til. Oplys, om overførslen skal finde sted, hvis pensionsselskabets omkostninger/gebyr i forbindelse med overførslen udgør over kr. SIDE 15 Kontooplysninger for pengeinstituttet er stamoplysninger i systemet. De bliver automatisk udfyldt, når der oprettes en anmodning. Skal kontooplysninger ændres - kontakt Forsikring & Pensions EDI-kontor.

16 Sagsforhold (fortsat) Indtast den dato, hvor kunden har underskrevet anmodningen om overførsel. Datoen må ikke ligge frem i tiden og må højst være 1 år gammel. Pensionsselskabet kan bede om få tilsendt en kopi af kundens anmodning om overførsel, hvis der er behov for det. SIDE 16 Oplys om pengeinstituttet har indhentet accept fra kundens arbejdsgiver på, at overførslen kan finde sted. Er det ikke nødvendigt med arbejdsgiverens accept inden overførslen, svarer du blot Nej. Er arbejdsgivers accept indhentet, skal arbejdsgivers navn og evt. CVR-nr. også oplyses.

17 Udkast, Gem stamdata, Kontroller m.v. Udkast anvendes, hvis du ønsker at gemme en anmodning i udbakken med henblik på at den afsendes senere, eller hvis alle oplysninger ikke straks er til rådighed. Gem Stamdata anvendes, hvis der skal sendes flere anmodninger på samme forsikringstager til samme selskab. Knappen Kontroller anvendes, hvis der ønskes en separat kontrol af indlæste data (benyttes sjældent). Samme kontrol foretages i forbindelse med at du klikker på Afsend. Klik herefter på Afsend. Anmodningen bliver sendt til afgivende pensionsselskab. Er der fejl i et felt, får du en fejlmeddelelse. Klik på OK og cursoren står i det fejlagtige felt. Ret fejlen og klik på Afsend. Skal udkaststatus stadig bevares, klik på luk efter kontrollen/rettelsen. Benyt også Udkast, hvis en kollega skal kontrollere en anmodning, inden du sender den. Udkast vises med gult meddelelsesikon i udbakken. Søg efter udkast ved at vælge udkast i Status (listboksen) i søgebilledet. SIDE 17

18 anmodning til pengeinstitut Når et pensionsselskab skal sende en anmodning til et pengeinstitut, klik på Opret, eller brug genvejstast o for Opret. Der kan oprettes både fra Indbakken og Udbakken. SIDE 18 Stamoplysninger Vælg det pengeinstitut, som anmodningen skal sendes til og klik på Opret. Indtast den reference, som sagen (anmodningen) skal have. Referencen vælges af det selskab, som starter en sag. Referencen må maks. være 18 tegn. Ved svar er modparten forpligtet til at anvende samme reference. Alle sager skal have et unikt referencenummer. Kontaktperson udfyldes automatisk med det navn og telefonnummer, som er knyttet til bruger-id en. Kontakt selskabets brugeradministrator, hvis oplysningerne ønskes ændret.

19 Kundeoplysninger Indtastes oplysninger om kunden. Taster du et CPR-nummer, er det tilstrækkeligt at taste fornavn og efternavn i Navn1. SIDE 19 Hvis du taster et fiktivt CPR-nummer (vælg i listboksen) skal du udfylde komplette navne- og adresselinjer. Det er tilstrækkeligt at taste postnummer. Bynavn tilføjes automatisk, når meddelelsen sendes.

20 Sagsforhold Udfyld bankregnr. og kontonr. på den pensionsordning, du ønsker overført. Oplys om det er ratepension, kapitalpension eller ratepension under udbetaling, du ønsker overført. Du kan vælge at det både er en ratepension og en kapitalpension, som skal overføres. Angiv om det er hele værdien af pensionsordningen (Alt overført), der skal overføres, eller det kun er en del af værdien, der skal overføres (Deloverførsel). SIDE 20 Indtast den dato, hvor kunden har underskrevet anmodningen om overførsel. Datoen må ikke ligge frem i tiden og må højst være 1 år gammel. Pengeinstituttet kan bede om et få tilsendt en kopi af kundens anmodning om overførsel, hvis der er behov for det. Oplys om pensionsselskabet har indhentet accept fra kundens arbejdsgiver på, at overførslen kan finde sted. Er det ikke nødvendigt med arbejdsgiverens accept inden overførslen, svarer du blot Nej. Er arbejdsgivers accept indhentet, skal arbejdsgivers navn og evt. CVR-nr. også oplyses. Hvis der er valgt Deloverførsel, skal der oplyses, hvor stort et beløb, der skal deloverføres. Kontooplysninger for pengeinstituttet er stamoplysninger i systemet. De bliver automatisk udfyldt, når der oprettes en anmodning. Skal kontooplysninger ændres - kontakt Forsikring & Pensions EDI-kontor.

21 Udkast, Gem stamdata, Kontroller m.v. Udkast anvendes, hvis du ønsker at gemme en anmodning i udbakken med henblik på at den afsendes senere, eller hvis alle oplysninger ikke straks er til rådighed. Gem Stamdata anvendes, hvis der skal sendes flere anmodninger på samme forsikringstager til samme selskab. Knappen Kontroller anvendes, hvis der ønskes en separat kontrol af indlæste data (benyttes sjældent). Samme kontrol foretages i forbindelse med at du klikker på Afsend. Klik herefter på Afsend. Anmodningen bliver sendt til afgivende pensionsselskab. Er der fejl i et felt, får du en fejlmeddelelse. Klik på OK og cursoren står i det fejlagtige felt. Ret fejlen og klik på Afsend. Skal udkaststatus stadig bevares, klik på luk efter kontrollen/rettelsen. Benyt også Udkast, hvis en kollega skal kontrollere en anmodning, inden du sender den. Udkast vises med gult meddelelsesikon i udbakken. Søg efter udkast ved at vælge udkast i Status boksen i søgebilledet. SIDE 21

22 Pengeinstitut sender overførsel til pensionsselskab Modtagne anmodninger ligger i indbakken. Klik på meddelelsesikonet i yderste venstre søjle for at se en anmodning. Vælg Overførsel eller Afvisning og klik på Opfølg. Se afsnittet om afvisning. SIDE 22 Har du valgt Overførsel, får du nedenstående skærmbillede. Kontaktpersonnavnet kan overskrives, hvis du har behov for det. Kundeoplysninger får du direkte fra anmodningen. Vælg Ratepension eller Kapitalpension.

23 Udbetalingsbestemmelser Du skal oplyse, hvilken tidligste pensionsalder, der gælder for den overførte pensionsordning. Du skal altid oplyse, om den overførte pensionsordning er Privat eller Arbejdsgiveradministreret. Er der ikke særlige forhold som gælder, hvis kunden ønsker at ophæve pensionsordningen før pensionsalder (ophævelse 60 pct. afgift), vælger du Fri rådighed. Hvis der er særlige forhold i forbindelse med ophævelse, så vælger du den relevante regel fra listen. Hvis der er en regel på pensionsordningen, men den ikke findes på listen vælger du anden klausul og taster i feltet Fri tekst. Du kan også angives en regel som supplement til en valgt regel fra listen. SIDE 23 Supplerende indbetalingsoplysninger Du taster relevante beløb vedr. indbetalinger til skattekode 3 i overførselsåret.

24 Ratepension under udbetaling Hvis det er en ratepension under udbetaling, der skal overføres, så er det oplysningerne i dette afsnit, du skal udfylde. Oplys den dato, hvor udbetalingen af ratepensionen startede. SIDE 24 Oplys, hvornår det er aftalt, at sidste udbetaling skal ske. Oplys om der sker en månedlig, kvartalsvis, halvårlig eller årlig udbetaling af ratepension. Oplys, hvornår den sidste udbetaling inden overførsel er sket fra afgivende selskab. Tillægskonto/Tillægsaftale Dette afsnit ser du kun, hvis det er en ratepension, du skal overføre, og kunden er fyldt 60 år på overførselstidspunktet. Svar Ja, hvis denne pensionsordning/-konto er oprettet, som en separat aftale ved brug af forhøjelsesgrundlag. Hvis du har svaret Ja: er det den aftalte årlige indbetaling efter AMB, du oplyser under Årlig indbetaling. oplyser du den aftalte sidste indbetalingsdato på pensionsordningen. indtaster du navnet på pengeinstituttet/pensionsselskabet, hvor moderkontoen bliver administreret. indtast moderkontoens kontonummer eller aftalenummer. Svarer du Nej til at det er en normal ratepension, skal du ikke udfylde de øvrige oplysninger.

25 Oplysninger om forhøjelsesgrundlag m.v. Afsnittet vises kun, hvis det er en ratepension, der skal overføres, og kunden er over 60 år på overførselstidspunktet. Er pensionsordningen/-kontoen ikke en tillægskonto/-aftale, så udfyld oplysningerne i dette afsnit. Indtast det samlede beløb, der ikke er anvendt af forhøjelsesgrundlaget inkl. evt. tillægsaftaler i eget og andre pengeinstitutter/pensionsselskaber. Indtast den aftalte sidste indbetalingsdato for indbetalingerne, der gælder på overførselstidspunktet. SIDE 25 Indtast udløbsdatoen for den oprindelige aftale. Indtastes den årlige indbetaling som gjaldt ved 60 år. Det er det årlige (kalenderår) aftalte indbetalingsbeløb på overførselstidspunktet, du skal oplyse. Hvis der sker en årlig pristalsregulering af indbetalingen på pensionsordning vælger du Ja ellers Nej.

26 Beløbsoplysninger/overførsel af pensionskonto Systemet udfylder automatisk feltet Overførselsdato med dagen efter dags dato. Datoen kan overskrives og maksimalt rykkes 1 måned frem. Datoen viser modtageren, hvornår selve pengeoverførslen sker eller er sket. Det er vigtigt, at datoen er den dato, hvor beløbet reelt bliver overført fra afgivende selskab. Du skal indtaste en oprettelsesdato/tegningsdato, for den skattekode, der bliver overført. Tast beløbene i de relevante felter. Hvis oprettelses-/tegningsdato er før skal du også taste en friholdt værdi. Er datoen før , skal du også taste en værdi af bidrag fra Er datoen før , skal du også taste en værdi af bidrag fra før SIDE 26 Hvis beløb ikke indeholder ører tastes kun hele kroner systemet supplerer automastisk med,00. Hvis du skal taste ører anvendes komma som decimaltegn. Systemet sætter automatisk punktum ved tusinder.

27 Udbetaling Det sidste afsnit i meddelelsen er Udbetaling og oplysningerne udfyldes automatisk. Beløbet hentes fra afsnittet Beløbsoplysninger/overførsel af pensionskonto, og kontooplysningerne hentes fra selskabernes stamoplysninger i EDI-systemet. Oplysninger kan ikke ændres. SIDE 27 Afsend Klik på Afsend, når meddelelsen er udfyldt. Herefter tjekker systemet, at de indtastede oplysninger er i overensstemmelse med de kontroller, der er i systemet. Hvis ikke de er det, så får du en pop-up på skærmen, hvoraf det fremgår, hvilket felt der ikke er udfyldt korrekt. Obs! Selve pengeoverførslen skal ske uden om dette system, men det overførte beløb skal indsættes på den konto, der er angivet i afsnittet Udbetaling.

28 overførsel til pengeinstitut Modtagne anmodninger ligger i indbakken. Klik på meddelelsesikonet i yderste venstre søjle for at se anmodningen. Vælg Overførsel eller Afvisning. Klik på Opfølg. Se afsnittet om afvisning. SIDE 28 Har du valgt Overførsel, får du dette skærmbillede. Overskriv kontaktpersonnavnet, hvis der er behov for det. Kundeoplysninger og oplysninger om sagsforhold får du direkte fra anmodningen.

29 Udbetalingsbestemmelser Oplys i listboksen, hvilken tidligste pensionsalder, der gælder for den overførte pensionsordning. Oplys altid,om den overførte pensionsordning er Privat eller Arbejdsgiveradministreret. SIDE 29 Er der ikke særlige forhold i forbindelse med udbetaling (60 pct. afgift) før tidligste pensionsalder (genkøbsklausul), vælger du Fri rådighed. Er der særlige forhold i forbindelse med udbetaling på pensionsordningen, så vælg den relevante regel fra listboksen. Er der en regel på pensionsordningen, som ikke findes i listboksen, vælg anden klausul (se fri tekst), og tast en fri tekst der. Du kan også angives en regel som supplement til en valgt regel fra listboken. Supplerende indbetalingsoplysniger Tast relevante beløb vedr. indbetalinger til skattekode 3 i overførselsåret. Udfyld med arbejdsgivers CVR-nr., hvis der i feltet Udbetalingsbestemmelser er oplyst, at Ordningen er: Arbejdsgiveradministreret. Skal du altid udfylde, hvis kunden er født den eller senere. Er kunden født før den , er det valgfrit at udfylde feltet. Hvis seneste arbejdsgivers CVRnr. er oplyst, indtast seneste arbejdsgivers navn her.

30 Ratepension under udbetaling Er det en Ratepension under udbetaling, du skal overføre, så skal du udfylde dette afsnit. Oplys, den dato, hvor udbetalingen af ratepensionen startede. Oplys, hvornår det er aftalt, at sidste udbetaling skal ske. Oplys, hvornår den sidste udbetaling inden overførsel er sket. SIDE 30 Tillægskonto/Tillægsaftale Vælg mellem månedlig, kvartalsvis, halvårlig eller årlig udbetaling af ratepension. Dette afsnit ser du kun, hvis det er en ratepension, du skal overføre, og kunden er fyldt 60 år på overførselstidspunktet. Svar Ja, hvis denne pensionsordning/-konto er oprettet, som en separat aftale ved brug af forhøjelsesgrundlag. Hvis du har svaret Ja: er det den aftalte årlige indbetaling efter AMB, du oplyser under Årlig indbetaling. oplyser du den aftalte sidste indbetalingsdato på pensionsordningen. indtaster du navnet på pengeinstituttet/pensionsselskabet, hvor moderkontoen bliver administreret. indtast moderkontoens kontonummer eller aftalenummer. Svarer du Nej til at det er en normal ratepension, skal du ikke udfylde de øvrige oplysninger.

31 Oplysninger om forhøjelsesgrundlag m.v. Afsnittet vises kun, hvis det er en ratepension, du skal overføre, og kunden er over 60 år på overførselstidspunktet. Hvis pensionsordningen/-kontoen ikke er en tillægskonto/-aftale, skal du udfylde oplysningerne i dette afsnit. Indtast det samlede beløb, der ikke er anvendt af forhøjelsesgrundlaget inkl. evt. tillægsaftaler i eget og andre pengeinstitutter/pensionsselskaber. Indtast den aftalte sidste indbetalingsdato, der gælder på overførselstidspunktet. Indtast udløbsdatoen for den oprindelige aftale. Indtast den årlige indbetaling som gjaldt ved 60 år. Det er det årlige (kalenderår) aftalte indbetalingsbeløb på overførselstidspunktet, du skal oplyse. Hvis der sker en årlig pristalsregulering af indbetalingen på pensionsordning vælger du Ja ellers Nej. SIDE 31

32 Beløbsoplysninger/overførsel af pensionskonto Systemet udfylder automatisk feltet Overførselsdato med dagen efter dags dato. Datoen kan overskrives og rykkes maks. 1 måned frem. Datoen viser modtageren, hvornår selve pengeoverførslen sker eller er sket. Det er vigtigt, at datoen er den dato, hvor beløbet reelt bliver overført fra afgivende selskab. SIDE 32 Du skal indtaste en oprettelsesdato/tegningsdato, for hver af de skattekoder, du skal overføre. Tast beløbene i de relevante felter. Hvis oprettelses-/tegningsdato er før skal du også taste en friholdt værdi. Er datoen før , skal du også taste en værdi af bidrag fra Er datoen før , skal du også taste en værdi af bidrag fra før Hvis beløb ikke indeholder ører tastes kun hele kroner systemet supplerer automastisk med,00. Hvis du skal taste ører anvendes komma som decimaltegn. Systemet sætter automatisk punktum ved tusinder.

33 Udbetaling Det sidste afsnit i meddelelsen er Udbetaling, og oplysningerne udfyldes automatisk. Beløbet hentes fra afsnittet Beløbsoplysninger/overførsel af pensionskonto, og kontooplysningerne hentes fra selskabernes stamoplysninger i EDI-systemet. Oplysninger kan ikke ændres. SIDE 33 Afsend Når du har udfyldt meddelelsen, så klik på Afsend, hvorefter systemet tjekker, at de indtastede oplysninger er i overensstemmelse med de kontroller, der er i systemet. Hvis ikke de er det, får du en pop-up på skærmen, hvoraf det fremgår, hvilket felt der ikke er udfyldt korrekt. Obs! Selve pengeoverførslen skal ske uden om dette system, men det overførte beløb skal indsættes på den konto, der er angivet i afsnittet Udbetaling.

34 Pengeinstitut afviser overførsel Du kan afvise en anmodning, du har modtaget. Vælg Afvisning og klik på Opfølg. SIDE 34 Vælg relevant afvisningsårsag og suppler eventuelt med en fritekst på maks. 60 karakterer. Se forklaring til liste.

35 Den afviste meddelelse sendes til afsender. Når du sendes en afvisning af en anmodning, sker der en automatisk arkivering, dvs. at den modtagne meddelelse og afvisningen automatisk arkiveres i ind- og udbakke. Hos afsender vil den afviste anmodning ligge i indbakken. Hvis afvisningen skyldes en fejl, som kan rettes, fx et forkert policenurmmer, klik på Gendan. SIDE 35 Hvis afvisningen skyldes, at anmodningen er sendt til et forkert selskab, kan du ikke bruge Gendan-funktionen. Du må indtaste en helt ny anmodning. Arkiver den afviste oprindelige meddelelse. Klik på sagsdatasymbolet, så ser du den oprindelige meddelelse og svaret. Arkiver begge ved klik på Arkiver ovenstående sag.

36 overførsel Du kan afvise en anmodning, du har modtaget. Vælg Afvisning og klik på Opfølg SIDE 36 Vælg relevant afvisningsårsag og suppler eventuelt med en fritekst på maks. 60 karakterer. Se forklaring til liste.

37 Når du afviser en anmodning, sker der en automatisk arkivering, dvs., at den modtagne meddelelse og afvisningen automatisk bliver arkiveret i ind- og udbakke. Hos afsender vil den afviste anmodning ligge i indbakken. Hvis afvisningen skyldes en fejl, som kan rettes, fx et forkert policenurmmer, så klik på Gendan. SIDE 37 Så ser du den oprindelige meddelelse. Ret og send meddelelsen frem igen. Referencenummerfeltet er blanket ud, idet du ikke kan genbruge det gamle referencenummer. Sæt evt. -2, -3 etc. efter det oprindelige nummer, hvis fx CPR-nummer eller aftalenummer anvendes som referencenummer. Hvis afvisningen skyldes, at anmodningen er sendt til et forkert selskab, kan du ikke bruge Gendan-funktionen. Du må indtaste en helt ny anmodning. Arkiver den afviste oprindelige meddelelse. Klik på sagsdatasymbolet, så ser du den oprindelige meddelelse og svaret. Arkiver begge ved klik på Arkiver ovenstående sag.

38 pensionsselskab eller pengeinstitut på samme kunde Hvis du skal sende flere anmodninger på samme kunde til samme pensionsselskab eller pengeinstitut, kan du anvende funktionen Gem stamdata. SIDE 38 Oplysninger om bl.a. referencenummer, kunden og arbejdsgiver bliver gemt, når du på den efterfølgende oprettelse klikker på Hent stamdata. Disse oplysninger sættes automatisk ind i den nye meddelelse. Husk at ændre referencenummeret fx ved at tilføje et -1 eller -2 efter nummeret på den første meddelelse.

39 Efterbehandling Når et pensionsselskab eller et pengeinstitut har afsendt en anmodning, ligger der en kopi af meddelelsen i udbakken. Vent på svar fra afgivende selskab. Det er indtil videre besluttet, at der ikke skal være mulighed for at rykke elektronisk. Hvis der er gamle, ubesvarede meddelelser, skal sagsbehandlerne i overtagende selskab tage telefonisk kontakt til afgivende selskab. I systemet kan du søge på ubesvarede sager. Det gør du i udbakken, hvis du skal identificere gamle ubesvarede meddelelser. Hvis der i udbakke ligger anmodninger, som er ældre end 60 dage, bliver de markeret med rødt. SIDE 39 Bemærk at du kan søge efter arkiverede sager i de arkiverede meddelelser - se afsnit xx. Når en sag er afsluttet, bør du arkivere alle meddelelser i sagen. Herved sikrer du, at det kun er aktuelle sager, der er i ind- og udbakken. Fx sker der automatisk arkivering af meddelelser hos afgivende selskab, når en anmodning er afvist, eller en overførsel er gennemført. Benyt sagsikonen i venstre side af skærmbilledet for at få en oversigt over de meddelelser, der ligger på sagen. Tilsvarende bør det overtagende selskab arkivere, når sagsbehandlingen vedrørende en anmodning er afsluttet. HUSK, at EDI-løsningen primært er tænkt som en elektronisk udveksling af data. Det har ikke været målsætningen at udvikle et fælles sagsbehandlingssystem.

40 Arkivering og sagsbehandling i øvrigt Fjern færdigbehandlede sager fra ind- og udbakken umiddelbart efter at du har afsluttet sagsbehandlingen. Så sikrer du, at udbakken kun indeholder anmodninger, som afventer et svar fra modparten, og at indbakken kun indeholder modtagne meddelelser, som endnu ikke er færdigbehandlede. Klik på det gule sagsikon i ind- eller udbakken. Så får du en oversigt, dvs. alle de meddelelser der er udvekslet med samme referencenummer. Hvis der er sendt flere anmodninger om overførsler for den samme person, kan du se status på disse anmodninger ved at klikke på Gruppér på CPR-nummer. SIDE 40 Hvis sagen er afsluttet, fx fordi der er sendt en overførsel eller en afvisning, så klik på Arkiver ovenstående sag. De pågældende meddelelser bliver da fjernet fra ind- og udbakken.

41 Hvis du skal søge efter en arkiveret sag, så vælg søg i ind- eller udbakke. Indtast det/de kendte søgeargumenter fx et referencenummer, en tidsperiode. Vælg Arkiverede under Arkiv. På nuværende tidspunkt anvendes funktionen Fjernarkiverede ikke. SIDE 41 Meddelelser, der opfylder søgekriteriet, ser du i et skærmbillede der svarer til ind- eller udbakken. Læs den enkelte meddelelse ved at klikke på meddelelsesikonet eller se en sagsoversigt ved at klikke på sagsikonet. Klik på OK udfor Vis alle og vend tilbage til den aktive ind- eller udbakke.

42 I sagsoversigen er det muligt at dearkivere dvs. at de pågældende meddelelser placeres i ind- eller udbakken. Du kan ikke behandle sager, som ligger i arkiv. Dearkiver også, hvis en sag ved en fejltagelse arkiveres. SIDE 42 Obs! Der er ikke udviklet et egentligt sagsbehandlingssystem. Løsningen har primært til formål, at udveksle oplysninger elektronisk mellem et pensionsselskab og et pengeinstitut samt at opbevare de udvekslede data. Det er op til det enkelte selskab at integrere denne fælles løsning i deres egne systemer. Er du interesseret i at høre mere om dette, er du velkommen til at kontakte Forskirng & Pensions EDI-kontor.

43 Forklaring til afvisningsårsagerne: Konto-/policenr. er ukendt Anvendes hvis konto-/policenr. i anmodningen ikke er kendt. Kunden er ukendt Anvendes hvis kunden/cpr-nr. ikke er kendt. Uigenkaldelig begunstiget Anvendes hvis der er en uigenkaldelig begunstiget på den pensionsordning, der ønskes overført. Kursværn Anvendes, når der er kursværn på ordningen. Et kursværn sikrer, at kunder, der bliver i et pensionsselskab, ikke bliver straffet økonomisk, når andre flytter. Med pludselige, meget kraftige kursfald kan der opstå en situation, hvor markedsværdien af aktiverne i selskabet aktier, obligationer m.v. bliver lavere end værdien af hensættelserne til dækning af kundernes pensioner. Uden kursværn ville det være muligt at stikke af fra tabet og efterlade regningen til de øvrige forsikrede. Så kunne man flytte sin pension over i en ordning uden investeringsfællesskab, hvor renten følger den løbende markedsudvikling og her få glæde af den optur, der må forventes at komme, når krisen er ovre. Derfor er et kursværn nødvendigt. Kursværn anvendes ikke på markedsrenteprodukter. Skattefri opsparing på pensionsordningen Anvendes hvis der er skattekode 5 eller 7 opsparing på pensionsordningen. I disse tilfælde skal kunden beslutte, hvad der skal ske med den skattefri opsparing før en evt. resterende pensionsordning overføres. Der indbetales fortsat på pensionsordningen Anvendes hvis der indbetales på den pensionsordning, som ønskes overført, og pensionsoverførsel derfor ikke kan gennemføres. Original policen skal indsendes Anvendes hvis der er krav om, at pensionsselskabet skal have modtaget den originale police, inden pensionsordningen kan overføres. Pensionsordningen er bodelt Anvendes hvis pensionsordningen er bodelt, og overførsel af pensionsordningen derfor ikke kan ske. Skattekode 1 opsparing kan ikke ophæves Anvendes hvis der på pensionsordningen er skattekode 1 (livrente) opsparing, som ikke kan ophæves (60 pct. afgift). Skattekode 1 opsparing overstiger opfyldningsfradraget Anvendes hvis der på pensionsordningen er skattekode 1 (livrente) opsparing, som kan ophæves (60% afgift), men værdien af skattekode 1 er større end opfyldningsfradraget. Skattekode 1 opsparing er under opfyldningsfradraget Anvendes hvis der på pensionsordningen er skattekode 1 (livrente) opsparing, som kan ophæves (60% afgift), og værdien af skattekode 1 er under opfyldningsfradraget. Accept fra tidligere arbejdsgiver mangler Anvendes hvis det modtagende selskab ikke har indhentet accept fra tidligere arbejdsgiver, hvis der er krav om dette inden overførsel. Kunden har fortrudt Anvendes hvis kunden har meddelt pensionsselskabet, at han/hun alligevel ikke ønsker overførsel. Omkostninger/gebyret er overskredet Anvendes hvis omkostningerne og/eller gebyret for overførsel er større end den grænse, der er oplyst i anmodning. Anden årsag Anvendes hvis ikke en af ovenstående afvisningsårsager kan anvendes. I disse situationer oplyses afvisningsårsagen i fritekstfeltet. Tilbage til emnet SIDE 43

44 Forklaring til afvisningsårsagerne Kontoen er ukendt Anvendes hvis reg.nr. og/eller konto nr. i anmodningen ikke kendes Kunden er ukendt Anvendes hvis kunden/cpr-nr. ikke kendes SIDE 44 Kunden har fortrudt Anvendes hvis kunden har meddelt pengeinstituttet, at han/hun alligevel ikke ønsker overførsel. Uigenkaldelig begunstiget Anvendes hvis der er en uigenkaldelig begunstiget på den pensionsordning, der ønskes overført. Accept fra tidligere arbejdsgiver mangler Anvendes hvis det modtagende selskab ikke har indhentet accept fra tidligere arbejdsgiver, hvis der er krav om dette inden overførsel. Pensionsordningen er bodelt Anvendes hvis pensionsordningen er bodelt, og overførsel af pensionsordninge derfor ikke kan ske. Kontoen er tilknyttet en forsikring Anvendes hvis der er tilknyttet en forsikring til pensionsordning, og overførsel først kan ske når forsikringen er tilknyttet den nye pensionsordning eller opsagt. Anden årsag Anvendes hvis ikke en af ovenstående afvisningsårsager kan anvendes. I disse situationer oplyses afvisningsårsagen i fritekstfeltet. Tilbage til emnet