Allerød Kommunes generelle beredskabsplan Sidst opdateret

Transkript

1 Allerød Kommunes generelle beredskabsplan Sidst opdateret

2

3 Indholdsfortegnelse INDLEDNING 3 Formålet med Allerød Kommunes generelle beredskabsplan 3 Planens centrale præmisser Allerød Kommunes krisestyringsorganisation 3 4 Allerød Kommunes krisestab 5 Stabsstøttefunktionerne 5 Planens gyldighedsområde 6 Planens ajourføring og afprøvning 7 1. AKTIVERING OG DRIFT AF ALLERØD KOMMUNES KRISESTAB Krav til Krisestaben Modtagelse af varsler og alarmer mv Aktivering af Allerød kommunes krisestab Beslutning om aktivering af krisestaben Indledende opgaver vedrørende aktivering af krisestaben Gennemførelse af 1. krisestabsmøde Gennemførelse af efterfølgende krisestabsmøder Udsendelse af forbindelsesofficerer Afløsning af krisestabsmedlemmerne Allerød kommunes alternative mødested (2nd site) Deaktivering af krisestaben INFORMATIONSHÅNDTERING Målet med håndtering af informationer Tilgang af informationer om hændelsen Intern fordeling af mails og telefonopkald Dokumentation af informationer Log og journalisering Referat og aktionsliste 2.5. Opstilling af Allerød Kommunes situationsbillede Overblik over Allerød Kommunes ressourcer KOORDINERING AF HANDLINGER OG DISPONERING AF RESSOURCER Målet med koordinering af handlinger og disponering af ressourcer Krav til koordinationen af handlinger og disponering af ressourcer Bemyndigelse Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Krisestabens hasteprocedure KOMMUNIKATION Målet med kommunikationsindsatsen Indledende kommunikationsopgaver 4.3. Generelle kommunikationsopgaver OVERSIGT OVER ALLERØD KOMMUNES DELPLANER, INDSATSPLANER MV. 19 1

4 BILAGSLISTE 20 ORDFORKLARING 22 2

5 Indledning Formålet med Allerød Kommunes generelle beredskabsplan Beredskabsplanen anvendes ved hændelser, hvor der er behov for at etablere en krisestyringsorganisation til at håndtere hændelsen. Planen har således til formål at beskrive forhold vedrørende etablering af en krisestyringsorganisation, der gør det muligt for Allerød Kommune hurtigt og effektivt at løse sine opgaver. Planens centrale præmisser Den generelle beredskabsplan er baseret på Allerød kommunes almindelige organisation (basisorganisationen) suppleret med etablering af en krisestab og tilhørende stabsstøttefunktioner. Planen er baseret på fire overordnede principper: Sektoransvarsprincippet: Den enhed, der har ansvaret for en opgave til daglig, bevarer ansvaret for opgaven i krisestaben. Lighedsprincippet: De procedurer og ansvarsforhold, der anvendes i dagligdagen, anvendes i videst muligt omfang også i krisestyringsorganisationen. Handlingsprincippet: I en situation med uklare eller ufuldstændige informationer er det mere hensigtsmæssigt at etablere et lidt for højt beredskab end et lidt for lavt beredskab. Samtidig skal der hurtigt kunne ændres på beredskabet i nedadgående retning for at undgå ressourcespild. Fleksibilitetsprincippet: Planens forskellige elementer kan tilpasses og tages i anvendelse på baggrund af en vurdering af behovet. Beredskabsplanen er bygget op over de fem kerneopgaver i krisestyringen: Aktivering og drift af krisestaben, håndtering af informationer om krisen, koordinering af handlinger og ressourcer, kommunikation og operativ indsats. Krisestaben er omdrejningspunktet for Allerød kommunes samlede krisestyring. Krisestaben ledes, organiseres og bemandes afhængigt af den konkrete hændelse. Stabs-/Afdelingschefen (se pkt ) leder krisestaben frem til 1. krisestabsmøde, hvor der tages beslutning om ledelse og opgavefordelingen. Beredskabsplanen er derudover baseret på, at det er et chefansvar at sikre en forsvarlig og effektiv løsning af pålagte opgaver og at afklare eventuelle tvivlsspørgsmål med krisestaben. Alle berørte enheder skal også uden for arbejdstid og efter behov smidigt kunne bemandes og efter behov styrkes med ressourcer fra andre enheder. I en krisesituation tilrettelægges arbejdet i de berørte enheder i overensstemmelse med enhedernes egne instrukser. Beredskabsplanen er opbygget med den nationale beredskabsplan som referenceramme, og anvender aktiveringstrinene fra den nationale operative stab (NOST). Uanset om der er fastsat et nationalt beredskabsniveau, kan Allerød Kommune normalt efter forudgående drøftelse med Forsvarsministeriet iværksætte en række beredskabsforanstaltninger for at opretholde et forsvarligt beredskab i en lokal, national eller international beredskabssituation. 3

6 Ledelsens og personalets ansvar og forpligtigelser De enkelte afdelinger/stabes ledelse og personale skal kende beredskabsplanens opbygning og indhold således, at de kan yde en maksimal og velorganiseret indsats i en beredskabssituation. I en beredskabssituation skal kommunens organisation kunne omstilles til at løse de vigtigste normale opgaver samt de ekstraordinære behov, der måtte opstå. Denne omstilling af den kommunale organisation kan indebære, at de normale arbejdsområder ændres i et vist omfang og at opgavernes løsning må finde sted under ændrede vilkår. Ledelse og samarbejde i en beredskabssituation Ved mindre Mange hændelser er små og lokale så de oftest betragtes og behandles som lokale hændelser større driftsforstyrrelser. Disse hændelser, som må forventes at forekomme fra tid til anden, ledes og behandles alene af den pågældende afdeling/stab. Dette er også tilfældet, selv om man må trække på ressourcer fra andre forvaltninger, som har ekspertise. De enkelte institutioners beredskabsplaner (del-planer) og afdelingens/stabens ledelser håndterer sådanne hændelser. Afdelingen / staben skal hurtigst muligt orientere direktionen/krisestaben ved alle hændelser, hvor der er personskade, eller hvor offentlighedens bevågenhed må forventes. Ved større lokal hændelse En større lokal hændelse er karakteriseret ved en eller flere af følgende egenskaber: Vedrører kun Allerød Kommune og evt. nabokommuner. Omfatter mange af kommunens borgere. I længere tid at begrænse Allerød kommunes evne til at opretholde aftalte serviceniveau(er). Situationen/hændelsen gør, at afhjælpningen overstiger, hvad den enkelte afdeling/stab har ressourcer til eller af en sådan karakter at kommunens ledelse skal inddrages. Kræver internt kommunalt samarbejde i vidtgående omfang. Kræver kontakt til andre sektorer, tværkommunale institutioner eller statslige myndigheder. Politiets koordinerende ledelse er ikke involveret, eller har overladt ledelsen til kommunen. Akut Medicinsk Koordinationscenter er ikke involveret Der er et informationsbehov overfor offentligheden. Når sådanne hændelser foreligger, har Allerød Kommunes krisestab den overordnede ledelse. Den styrer samarbejdet internt mellem afdelingerne/stabene og til de eksterne institutioner og samarbejdspartnere. Indtil krisestaben er etableret, må den person, der har indkaldt, træffe de nødvendige og uopsættelige beslutninger. Ved store og omfattende hændelser En stor hændelse er karakteriseret ved, at den nationale, eller den lokale beredskabsstab træder i funktion. Når det sker, har Allerød kommunes krisestab den lokale ledelse og varetager for alle kommunens afdelinger kontakten til den overordnede ledelse. Krisestaben styrer samarbejdet internt mellem afdelingerne/stabene og til de eksterne institutioner og samarbejdspartnere. 4

7 Allerød Kommunes krisestyringsorganisation Allerød kommunes generelle beredskabsplan Allerød kommunes krisestyringsorganisation består af en krisestab samt seks stabsstøttefunktioner. Procedurer for aktivering og drift af krisestyringsorganisationen fremgår af kapitel 1. Allerød Kommunes krisestab Krisestaben skal sikre, at Allerød Kommune samlet yder en effektiv indsats i forbindelse med ekstraordinære hændelser. For at løse denne opgave skal krisestaben opstille og opretholde et overblik over situationen, koordinere handlinger og disponere ressourcer samt koordinere Allerød kommunes interne og eksterne kommunikation om hændelsen. Allerød kommunes krisestab består af fem faste medlemmer samt ad hoc-medlemmer fra relevante kontorer i Allerød kommune. Krisestabens faste medlemmer: Borgmesteren eller den udpegede politisk valgte stedfortræder Kommunaldirektør (krisestabschef) Direktionen Repræsentant fra sekretariatet Kommunikationschefen Beredskabschefen Krisestabscheffunktionen varetages, indtil kommunaldirektøren er til stede, som udgangspunkt af den chef der har iværksat krisestyringen og talsmandsfunktionen varetages som udgangspunkt af repræsentanten fra direktionen. Den videre varetagelse af funktionerne som krisestabschef og talsmand aftales på 1. krisestabsmøde, jf. dagsorden for 1. krisestabsmøde (bilag 1). Krisestabens ad hoc-medlemmer: Sundhedschef Socialchef Dagtilbud Familiechef Miiljøchef Økonomichef Personalechef Planchef Sekretariatschef Skole- og Kulturchef Teknisk chef Stabene/afdelingerne inddrages ud fra en vurdering af behovet for deres deltagelse i krisestaben. Alle stabe/afdelinger skal derfor planlægge for at kunne indgå i krisestaben med en repræsentant samt en stedfortræder. Stabsstøttefunktionerne Stabsstøttefunktionerne skal bidrage til, at krisestaben effektivt kan varetage sine opgaver. Funktionerne etableres og bemandes ud fra en vurdering af behovet for støtte. De ansvarlige enheder skal sikre, at funktionerne kan bemandes. Bemandingen sker efter en særlig bemandingsplan (bilag 3), som sekretariatet udarbejder i samarbejde med krisestabschefen og de ansvarlige enheder. 5

8 Stabsstøttefunktionerne omfatter seks enheder: Operationssektion Operationssektionen bistår stabschefen med at varetage ledelsen af de operative aspekter af den aktuelle situation. Involverer den aktuelle hændelse Allerød kommunes operative ressourcer bistår operationssektionen krisestabschefen med at lede indsatsen og opretholde et overblik over Allerød kommunes ressourcer. Ansvarlig: Redningsberedskabet Stabssekretariat Stabssekretariatet bistår krisestabschefen og varetager opgaver vedrørende overvågning og fordeling af informationer fra mail, telefon, fax og sikrede kommunikationssystemer, logføring, udarbejdelse af referater og aktionslister, journalisering samt afsendelse af informationer til eksterne aktører. Ansvarlig: Sekretariatet v/sekretariatschef Tina Vibsig Pedersen Situationsbillede Enheden skal opstille og løbende opdatere Allerød Kommunes situationsbillede. Ansvarlig: Sekretariatet v/sekretariatschef Tina Vibsig Pedersen Logistik Logistikenheden sørger for forplejning, kørsel, indretning af lokaler mv. Ansvarlig: Rådhusbetjente v/teknisk serviceleder Ken Haslet Administration Administrationsenheden løser administrative opgaver, der relaterer sig til den aktuelle hændelse. Dette kan blandt andet omfatte afklaring af kontraktlige forhold, juridisk støtte, personaleadministrativ vejledning, indkaldelse/udsendelse af personel, økonomiske beregninger og udarbejdelse af budgetter. Ansvarlig: Personale v/ Anette Friedrichs IT It-enheden sørger for at krisestabens IT fungerer, og yder øjeblikkelig støtte, hvis der opstår IT-problemer. IT-enheden har endvidere ansvaret for at betjene Allerød kommunes geografiske informations-system (GIS) i Krisestaben. Ansvarlig: Økonomi og IT v/ Jette Møberg De nævnte områder er ansvarlige for at kunne aktivere og drive stabsstøttefunktionerne. Planens gyldighedsområde Denne beredskabsplan gælder for hele Allerød Kommune, og danner en overordnet ramme for kommunens krisestab. Specifikke planer for de forskellige fagområder findes i instrukser og bilag til denne plan. Allerød kommunes decentrale enheder udarbejder egne delplaner, som er i overensstemmelse med denne plan. Allerød kommunes decentrale enheder skal udarbejde nødvendige instrukser og bilag, som er nødvendige i forhold til denne plan. Alle udarbejdede instrukser og bilag sendes til Redningsberedskabet v/beredskabschefen 6

9 Planens ajourføring og afprøvning Redningsberedskabet v/ beredskabschefen er ansvarlig for, at planen justeres og ajourføres løbende efter behov. Redningsberedskabet skal mindst 1 gang om året, i samarbejde med sekretariatet, planlægge og gennemføre en øvelse, hvor Allerød Kommune afprøver beredskabsplanen eller væsentlige dele heraf. Krisestyringsøvelser eller anden øvelsesaktivitet kan erstatte denne afprøvning. Direktionen gennemfører ligeledes i samarbejde med sekretariatet, 1 gang om året en alarmeringsøvelse for krisestabens nøglepersoner. Direktionen har det overordnede ansvar for, at planen bliver evalueret efter øvelser og efter brug i krisesituationer. Øvrige enheder skal bidrage til evalueringen. 7

10 1. Aktivering og drift af Allerød Kommunes krisestab 1.1. Krav til krisestaben Allerød Kommune skal til enhver tid kunne aktivere Krisestaben. Krisestaben skal kunne fungere i operationsberedskab hurtigst muligt, efter det er besluttet at aktivere den. Den skal derudover kunne drives på dette niveau, så længe det er nødvendigt. Allerød Kommune skal kunne overholde gældende aftaler vedrørende udsendelse af forbindelsesofficerer til andre stabe mv. Udsendelsen skal kunne opretholdes så længe, det er nødvendigt Modtagelse af varsler og alarmer mv. Varsler og alarmer mv. modtages enten af receptionen, Redningsberedskabet eller af en af afdelingerne. De typiske varsler og alarmer mv. består af: Varsler om farligt vejr Trusselsvurderinger vedrørende sikkerhedsmæssige trusler Aktivering af NOST/Det Centrale Operative Kommunikationsberedskab (DCOK) Varsler og alarmer fra internationale organisationer Aktivering af den Internationale Operative Stab (IOS) Medieomtale af større hændelser, der kan have interesse for Allerød Kommune Uheld eller andre hændelser, der i øvrigt kan vedrøre kommunens sektoransvar Se Instruks for håndtering af varsler og alarmer (bilag 4) 1.3. Aktivering af Allerød kommunes krisestab Beslutning om aktivering af krisestaben Hvis modtageren af et varsel, en alarm eller lignende vurderer, at hændelsen kan berøre kommunens virke, og at hændelsen ikke vil kunne håndteres effektivt eller hurtigt nok af stabenes/afdelingernes daglige beredskab, skal vedkommende kontakte en af følgende, der har bemyndigelse til at aktivere kriseberedskabet: Borgmester Kommunaldirektør Vicekommunaldirektør Direktør Sekretariatschef Beredskabschef Den af ovennævnte beslutter herefter Om krisestaben skal aktiveres På hvilket aktiveringstrin (jf. tabel nedenfor) Med hvilke medlemmer og støttefunktioner (se pkt ). 8

11 Når disse beslutninger er truffet, aktiveres kriseberedskabet (jf. pkt ). Aktiveringstrin Informationsberedskab (Varsling af chefer og nøglepersoner) Se (Bilag 5) Stabsberedskab (Indkaldelse af chefer og nøglepersoner) Se (Bilag 6) Operationsberedskab Indkaldelse af den samlede krisestab Se (Bilag 7) Beskrivelse Varsling af chefer og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der ikke vurderes at være behov for at aktivere og etablere krisestaben, men hvor chefer og nøglepersoner bør være orienteret om situationen. Receptionen eller direktionen kontakter chefer eller souschefer jf. bilag xx, som derefter kontakter egne medarbejdere. Indkaldelse af chefer og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der vurderes at være behov for cheftilstedeværelse mv. i Allerød Kommune for umiddelbart at kunne mødes og koordinere kommunens opgaver. Indkaldelse af den samlede krisestab anvendes i en situation, hvor der er behov for at Allerød kommunes ledelse og organisation kan varetage samtlige krisestyringsrelevante opgaver med det samme og i længere tid Indledende opgaver vedrørende aktivering af krisestaben Inden for normal arbejdstid varetager Sekretariatet de praktiske opgaver i forbindelse med aktivering af krisestaben. Uden for normal arbejdstid varetages opgaverne af Redningsberedskabet. De indledende opgaver omfatter: Varsling/indkaldelse af relevante medlemmer og stabsstøttefunktioner. Ansvarlig: Sekretariatet se Instruks for varsling af stabsmedlemmer (bilag 8) Etablering og bemanding af operationssektion i operationsrummet i SITCEN Ansvarlig: Redningsberedskabet se Instruks for operationssektion (bilag 21) Klargøring af situationscentret (SITCEN) på Rådhuset lokale C. Ansvarlig: Rådhusbetjente se Instruks for klargøring af SITCEN (bilag 9) Orientering af overordnede myndigheder om aktivering af Allerød kommunes krisestyringsorganisation. Ansvarlig: Kommunaldirektøren Orientering af fremmødte medlemmer til krisestaben. Ansvarlig: Krisestabschef / Kommunaldirektør Start af Allerød kommunes log og overvågning af telefon og hovedpostkasse. Ansvarlig: Sekretariatschef se Instruks for logføring og journalisering + vejledning (bilag 10) Generel orientering af Allerød kommunes medarbejdere via mail og intranet. Ansvarlig: Kommunikationschef 9

12 Gennemførelse af 1. stabsmøde. På 1. krisestabsmøde træffes beslutning om en række forhold herunder hvem, der varetager funktionerne som krisestabschef og talsmand i forbindelse med den konkrete krise. Mødet ledes af en repræsentant fra direktionen (er der ikke mødt en direktør indtræder beredskabschefen indtil videre) og gennemføres jf. dagsorden for 1. stabsmøde. Krisestaben afgør ligeledes på 1. møde, om SITCEN skal bemandes. Se Dagsorden for 1. stabsmøde (bilag 1) Gennemførelse af efterfølgende stabsmøder Deltagerkredsen fastlægges af direktionen og krisestabschefen. Møderne ledes normalt af kommunaldirektøren og gennemføres ud fra dagsorden for stabsmøder. Se Dagsorden for stabsmøde (Bilag 2) 1.4. Udsendelse af forbindelsesofficerer Allerød kommune er forpligtet til at udsende forbindelsesofficerer i forbindelse med aktivering af følgende stabe mv.: Kriseberedskabsgruppen (KBG) National Operativ Stab (NOST) Det centrale operative kommunikationsberedskab (DOCK) International Operativ Stab (IOS) Allerød kommunes decentrale enheder deltager i stabe, jf. deres egne planer. Andre stabe efter vurdering af Allerød kommunes krisestab. Se Huskeliste til Allerød kommunes forbindelsesofficerer (bilag 11) Krisestabschefen har ansvaret for udsendelse af forbindelsesofficererne. Forbindelsesofficererne skal: Fungere som et bindeled mellem Allerød kommunes krisestab og den modtagende stab. Bidrage til smidig informationsudveksling og den gensidige forståelse af de valgte mål, strategier og tiltag. Fungere som faglig støtte for den modtagende stab Afløsning af krisestabsmedlemmerne Ved længerevarende indsatser, hvor krisestaben er i operationsberedskab, har krisestabschefen ansvaret for at vurdere, om der skal iværksættes afløsning af krisestabsmedlemmerne. Alle berørte enheder er ansvarlige for, at der foretages en planlægning for krisestabens bemanding i den konkrete situation og herunder, at der udpeges afløsere til de bemandede funktioner. Krisestabens sekretariat indkalder afløserne, og fører en liste, hvoraf det fremgår, hvilke personer, man har været i kontakt med og hvornår de kan møde frem i krisestaben. Afløsningen foregår ved overlapning og personlig overlevering umiddelbart efter et stabsmøde Allerød Kommunes alternative mødested (2nd site) Såfremt krisestaben ikke kan anvende Allerød kommunes normale lokaler og faciliteter på Rådhuset, bruges Engholmskolen eller Lillerød Skole som alternativ lokalitet. Delplan for det alternative mødested udarbejdes separat. Ansvarlig: Logistik v/rådhusbetjente 10

13 1.7. Deaktivering af krisestaben Når der ikke længere er behov for krisestyringsorganisationen, og eventuelt resterende opgaver mere hensigtsmæssigt kan løses i basisorganisationen, træffer krisestabschefen efter drøftelse med krisestabens medlemmer beslutning om nedlæggelse af krisestaben og stabsstøttefunktionerne. 11

14 2. Informationshåndtering 2.1. Målet med håndtering af informationer Målet med håndtering af informationer er at sikre, at Krisestaben til stadighed har et overblik over den samlede situation og løbende kan dokumentere forløbet Tilgang af informationer om hændelsen I forbindelse med en hændelse, hvor Allerød kommunes krisestyringsorganisation er aktiveret, vil krisestaben løbende modtage information fra forskellige kilder. Information vil tilgå fra samarbejdspartnere og [Organisationens] egne enheder. For at sikre, at relevante informationer kommer frem til Krisestaben, kan der iværksættes følgende foranstaltninger: Forstærket overvågning af postkasser, telefoner og sikrede kommunikationsmidler Overvågningen omfatter Allerød kommunes hovedpostkasse, hovedtelefonnummer samt de sikrede kommunikationsmidler. Enhederne er selv ansvarlige for at overvåge egne postkasser. Ansvarlig: Sekretariatet Se instruks for fordeling af post (Bilag 14) Iværksættelse af medieovervågning Kommunikationschefen vil løbende overvåge TV2 NEWS og DR s TV-, radio- og internetkanaler. Herudover kan overvågningen omfatte relevante regionale og udenlandske medier. Ansvarlig: Kommunikationschefen Se stående operationsprocedurer for kommunikationsenheden (bilag 19) Iværksættelse af rapportering Krisestaben kan iværksætte en løbende rapporteringsordning fra Allerød kommunes decentrale enheder, forbindelsesofficerer m.fl. Ansvarlig: Sekretariatet Se skabelon for indrapportering fra Allerød kommunes decentrale enheder (bilag 12) Hastemeldinger fra Allerød kommunes decentrale enheder (SITREP) Allerød Kommunes decentrale enheder, forbindelsesofficerer m.fl. har mulighed for at sende en hastemelding til Krisestaben, hvis der er indtruffet en begivenhed, som ikke kan afvente regelmæssig rapportering. Ansvarlig: Decentrale enheder Se skabelon for hastemeldinger (SITREP) (bilag 13) 2.3. Intern fordeling af mails og telefonopkald Fordeling af mail til Allerød kommunes hovedpostkasse Alle mails til kommunen@alleroed.dk vedrørende hændelsen fordeles efter konkret vurdering til Krisestabens postkasse, - sekretariatet@alleroed.dk Ansvarlig: Sekretariatet Se instruks for fordeling af post mv. (bilag 14) 12

15 Viderestilling af telefoner Alle opkald til Allerød kommunes krisestab viderestilles til krisestaben eller Sekretariatet, subsidiært overdrages telefonbeskeder til krisestabschefen. Informationer fra sikrede kommunikations systemer skrives ud og overdrages til krisestabschefen. Ansvarlig: Sekretariatet Se instruks for fordeling af post mv. (bilag 14) 2.4. Dokumentation af informationer Væsentlige informationer og beslutninger skal fastholdes på skrift, så der er enighed om, og klarhed over, hvad der er oplyst til og besluttet af krisestaben. Det er krisestabschefens ansvar under inddragelse af stabssekretariatet at sikre en korrekt, effektiv og rettidig dokumentation af alle væsentlige informationer, møder, beslutninger mv Log og journalisering Alle relevante informationer og beslutninger vedrørende krisen skal løbende og hurtigst muligt registreres i Allerød Kommunes webbaserede log. Alt udgående post sendes cc. til stabssekretariatet sekretariatet@alleroed.dk, så de udgående signaler kan registreres og senere journaliseres. Al indgående post registreres af stabssekretariatet (med henblik på senere journalisering) Ansvarlig: Sekretariatet Se instruks for logføring og journalisering (bilag 10) Referat og aktionsliste Der tages beslutningsreferat under hvert krisestabsmøde. Referatet udarbejdes normalt af Sekretariatet. Referatet fordeles til relevante aktører umiddelbart efter hvert stabsmøde. Referatet skal godkendes af stabschefen før fordeling. Der udarbejdes en fortløbende aktionsliste, som indeholder informationer om hvilke tiltag, Krisestaben har besluttet at sætte i værk samt status for udførelsen ( gennemført, under udførelse, afventer ). Ansvarlig: Sekretariatet Se skabelon for aktionsliste (bilag 20) Opstilling af Allerød kommunes situationsbillede For at sikre et højt og ensartet informationsniveau, der kan danne grundlag for beslutninger i krisestaben, skal der opstilles et situationsbillede, som opsummerer de væsentligste informationer om Allerød kommunes andel af hændelsen. Det samlede overblik i større krisesituationer (flere kommuner/regioner/stat) over hændelsen opretholdes ved hjælp af det nationale situationsbillede, der udarbejdes af NOST Det samlede situationsbillede skal tage udgangspunkt i de informationer, som Allerød Kommune har modtaget fra interne og eksterne kilder. Det samlede situationsbillede skal udarbejdes så kortfattet som muligt (1-2 sider), fokusere på den konkrete hændelse og være umiddelbart forståeligt, også for samarbejdsparter. Informationerne præsenteres i skabelonen for Allerød kommunes situationsbillede Ansvarlig: Sekretariatet Se skabelon for Allerød Kommunes situationsbillede (Bilag 16) Instruks for enhedernes bidrag til opstilling af situationsbillede (bilag 17) Instruks for opstilling af situationsbillede Ajourførte versioner af Allerød kommunes situationsbillede fordeles til medlemmerne af Krisestaben senest 15 minutter før næstkommende stabsmøde. 13

16 2.6. Overblik over Allerød Kommunes ressourcer Krisestaben skal løbende have et generelt overblik over Allerød kommunes centrale og decentrale enheders disponerede og ikke-aktiverede ressourcer, herunder de kritiske ressourcer, samt have overblik over, hvilke ressourcer, der kan frigøres eller omdisponeres uden at svække den samlede indsats. Dette overblik tilvejebringes i operationssektionen. Ansvarlig: Krisestabschefen / beredskabschefen Se Instruks for operationssektionen (Bilag 21) 14

17 3. Koordinering af handlinger og disponering af ressourcer 3.1. Målet med koordinering af handlinger og disponering af ressourcer Målet med krisestabens koordinering af handlinger og disponering af ressourcer er at opnå den bedst mulige udnyttelse af Allerød kommunes kapaciteter, så konsekvenserne af hændelsen kan begrænses, og situationen kan normaliseres hurtigst muligt Krav til koordinationen af handlinger og disponering af ressourcer Krisestaben skal sørge for, at der løbende er klarhed over de overordnede politiske prioriteringer samt sikre, at der er dækning for større, ekstraordinære økonomiske dispositioner, hvis dette er nødvendigt for at den operative indsats kan forløbe effektivt. Krisestaben bør være særlig opmærksom på følgende forhold: Operative handlinger eller ressourceanvendelse, hvor det i situationen er uklart, hvem der skal betale. Operative dispositioner, som vil indebære store udgifter for Allerød Kommune, andre aktører eller for det danske samfund som helhed. Beredskabsforanstaltninger, som kan få langvarige eller meget indgribende konsekvenser for det danske samfund og/eller vil have stor politisk signalværdi. Beredskabsforanstaltninger, som kan påvirke relationer til andre lande. (Listen er ikke udtømmende.) Ved relevante anmodninger om bistand fra Allerød kommunes enheder eller eksterne aktører skal krisestaben hurtigst muligt og i videst muligt omfang søge at imødekomme behovet, enten ved at omdisponere egne ledige ressourcer eller ved at videreformidle anmodningen til andre aktører Bemyndigelse Krisestaben kan inddrage ressourcer fra afdelinger, enheder eller udpege enkeltpersoner, der skal inddrages i opgaveløsningen. Dette gælder også personer, der ikke normalt er inddraget i krisestyringssammenhæng. Allerød kommunes decentrale enheder kan iværksætte handlinger og disponere over egne ressourcer, indtil krisestaben beslutter andet. Krisestaben kan centralisere beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse i hele Allerød Kommune. 15

18 3.3. Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Krisestaben har kompetence til at træffe beslutninger vedrørende Allerød kommunes handlinger og ressourceanvendelse. Visse tiltag kan dog først iværksættes efter, at Direktionen har indhentet politisk godkendelse. Krisestaben kan i samråd med direktionen udarbejde en samlet plan for fortsat drift, herunder foretage en prioritering af opgaverne, udskyde tidsfrister osv. Krisestaben kan ligeledes allokere ressourcer til afdelinger/enheder, der er hårdt belastet af hændelsen. 3.4 Krisestabens hasteprocedure Hvis en anmodning om støtte fra Allerød Kommune har særligt hastende karakter, rådfører krisestabschefen sig med direktionens repræsentant i krisestaben, eventuelt pr. telefon. Krisestabschefen træffer herefter beslutning om den videre behandling, herunder om anmodningen skal forelægges for det politiske niveau. Krisestabschefen orienterer hurtigst muligt herefter medlemmerne af krisestaben. 16

19 4. Kommunikation 4.1. Målet med kommunikationsindsatsen Målet med kommunikationsindsatsen i forbindelse med ekstraordinære hændelser inden for Allerød Kommunes virkefelt er at sikre: at kommunen kan reagere med en hurtig og præcis kommunikation ved en pludseligt opstået informationsefterspørgsel at kommunen er i stand til at opretholde et højt informationsniveau i forhold til presse, samarbejdspartere og befolkning samt til kommunens egne medarbejdere og pårørende i langvarige perioder med stor efterspørgsel efter information. Kommunikationsenheden placeres i umiddelbar nærhed af krisestaben i situationscentret Indledende kommunikationsopgaver I tilfælde af en ekstraordinær hændelse vil der ofte opstå et akut behov for meget hurtigt at forsyne pressen med information og for at bevare et overblik over mediernes omtale af hændelsen og Allerød kommunes andel i den. Kommunikationsenheden er ved ekstraordinære hændelser derfor bemyndiget til at hurtigst muligt og inden afholdelsen af 1. stabsmøde at iværksætte en række indledende kommunikationsopgaver, som kan foretages udelukkende med reference til krisestabschefen/direktionen: at udpege talsmænd, som kan stå til rådighed for medierne ved pressehenvendelser. Den/de pågældende skal som udgangspunkt fritages for andre opgaver. at iværksætte forstærket pressebetjening og medieovervågning at udsende evt. kortfattede nyheder og/eller pressemeddelelser, med foreløbig information til presse og offentlighed at udarbejde en indledende pressestrategi for Allerød Kommune. at indkalde kommunikationsenheden mhp. at iværksætte en forstærket kommunikations- og presseindsats samt medieovervågning 4.3. Generelle kommunikationsopgaver I tilfælde af en aktivering af Allerød kommunes krisestab, varetager kommunikationsenheden følgende opgaver: Forstærket medieovervågning TV2 NEWS, DR s kanaler og relevante internettjenester overvåges konstant. Herudover kan overvågningen efter behov omfatte relevante udenlandske medier (CNN eller tilsvarende). Forstærket pressebetjening Pressehenvendelser modtages, registreres, prioriteres og videreformidles til relevante talsmænd i Allerød Kommune. Talsmænd udpeges i samarbejde med relevante fagkontorer. Pressestrategier ud- 17

20 arbejdes og distribueres løbende internt i kommunen. Som minimum skal de indeholde retningslinjer for, hvem der udtaler sig og om hvad. Udarbejdelse af relevant ekstern og intern kommunikation Nyheder til Allerød kommunes hjemmeside og Allerød Kommunes intranet, pressemeddelelser samt evt. nyhedsbreve til pårørende udarbejdes i samarbejde med relevante fagkontorer og decentrale enheder. Deltagelse i Det Centrale Operative Kommunikationsberedskab (DCOK) i NOST Hvis Rigspolitiet indkalder DCOK i NOST mhp. at koordinere myndighedernes kommunikation i forbindelse med en krise, afgiver kommunikationsenheden en medarbejder hertil. Kommunikationsopgaverne iværksættes i henhold til kommunikationschefens interne instrukser. Se stående operationsprocedurer for kommunikationsenheden (bilag 19) Til møderne i Allerød kommunes krisestab gør kommunikationsenheden rede for mediebilledet og indkomne pressehenvendelser til Allerød Kommune samt udarbejdet og påtænkt ekstern og intern kommunikation, såsom nyheder til Allerød kommunes intranet, hjemmeside og pressemeddelelser. Herudover afleverer kommunikationschefen en sammenfatning af mediebilledet, pressehenvendelserne samt ekstern og intern kommunikation til krisestabschefen til brug for udarbejdelsen af kommunens samlede situationsbillede (se kapitel 2, pkt. 2.5) 18

21 5. Oversigt over Allerød kommunes delplaner, indsatsplaner mv. Allerød kommunes Generelle Beredskabsplan Sundhed og omsorg DELPLAN Sundhedsberedskabsplan Sundhedsberedskabsplan og 5 INSTUTUIONSPLANER Borgerservice DELPLAN (revideres løbende) Dagtilbud DELPLAN (revideres løbende) 18 INSTUTUIONSPLANER Familier DELPLAN (revideres løbende) 1 INSTUTUIONSPLAN Natur og Miljø DELPLAN 2 INSTUTUIONSPLANER Økonomi og IT DELPLAN (revideres løbende) Personale DELPLAN (revideres løbende) Plan og Byg DELPLAN (revideres løbende) Sekretariatet DELPLAN (revideres løbende) Skole og Kultur DELPLAN (revideres løbende) 12 INSTUTUIONSPLANER Teknik og Drift DELPLAN (revideres løbende) 3 INSTUTUIONSPLANER Det kommunale Redningsberedskab (brandvæsen) Plan for den risikobaserede dimensionering af redningsberedskabet 19

22 Bilagsliste Bilag 1: Dagsorden for 1. krisestabsmøde Bilag 2: Dagsorden for krisestabsmøde Bilag 3: Bemandingsplan Bilag 4: Instruks for håndtering af varsler og alarmer Bilag 5: Instruks for aktivering af informationsberedskab Bilag 6: Instruks for aktivering af krisestabsberedskab Bilag 7: Instruks for aktivering af Operationsberedskab Bilag 8: Instruks for varsling af stabsmedlemmer Bilag 9: Instruks for klargøring af SITCEN Bilag 10: Instruks for logføring og journalisering + vejledning Bilag 11: Huskeliste til Allerød kommunes forbindelsesofficerer Bilag 12: Skabelon for indrapportering fra Allerød kommunes decentrale enheder Bilag 13: Skabelon for hastemeldinger (SITREP) Bilag 14: Instruks for fordeling af post Bilag 15: Instruks for Captering Bilag 16: Skabelon for Allerød kommunes samlede situationsbillede Bilag 17: Instruks for enhedernes bidrag til opstilling af situationsbilledet Bilag 18: Instruks for opstilling af situationsbilledet Bilag 19: Stående operationsprocedurer for kommunikationsenheden Bilag 20: Skabelon for aktionsliste Bilag 21: Instruks for operationssektion 20

23 RESSOURCELISTER: Krisestab Evt. stedfortræder Borgmester Erik Lund John Køhler Viceborgmester Kommunaldirektør Tommy Poulsen Vicekommunaldirektør Anne Steffensen Direktør Agnete Thomsen Sekretariatschef Tina Vibsig Pedersen Kommunikationschef Jesper Holdflod Pallesen Beredskabschef Thøger Refshauge Viceberedskabschef (Ulrik Bjelbæk) Krisestabens ad hoc-medlemmer: Sundhedschef Lisbeth Petersen Socialchef Gitte Overgaard Dagtilbud Lisbeth Bundgaard Familiechef Elly Mørkeberg Miiljøchef Niels Erik von Freiesleben Økonomichef Jette Møberg Personalechef Anette Friedrichs Planchef Poul Rasmussen Sekretariatschef Tina Vibsig Pedersen Skole og Kulturchef Hanne Thygesen Teknisk chef Flemming Kjølstad Larsen Kommunikationschef Jesper Holdflod Pallesen 21

24 BILAG ORDFORKLARING Begreb Evt. for - kortelse Delplan Indsatsplan Instruks / Actioncards Forklaring / definition Planer for afdelinger/stabe En retningslinje for den operative håndtering af konkrete hændelsestyper Kort præcis handlingsanvisning for bestemte opgaver Kommandostade KST Fælles facilitet (på et skadested) for politi og brandvæsen, hvorfra der kan opretholdes kontakt til overordnede og sideordnende beredskabsmyndigheder eller organisationer. KST oprettes af indsatsledelsen og er indsatsledelsens samlingssted, der hvor hændelsen er sket. KST vil ofte blive oprettet af politiet og i politiets indsatslederbil. Overordnet er KST en fysik lokalitet som indsatsleder beredskab og indsatsleder politi bruger for at få fred til at skabe et overblik og koordinere deres indsats Kommandostation KSN Lokalitet (typisk på politistation) hvorfra politiet udøver den koordinerede ledelse for politi og brandvæsen. Ved større hændelser sker dette i samarbejde med relevante aktører som for eksempel sundhedsberedskabet Det er også på KSN at den lokale beredskabsstab udøver sin indsats Lokal Beredskabsstab LBS Lokal beredskabsstab defineres som en tværfaglig beredskabsstab, der er oprettet i de enkelte politikredse, og som i forbindelse med en større hændelse/indsats vil kunne fungere som et forum for samarbejde og for koordineret anvendelse af samfundets ressourcer. Den lokale beredskabsstab består af politidirektøren (leder af Krisestaben), repræsentant for Beredskabsstyrelsens Regionale Beredskabscenter og repræsentant for Totalforsvarsregionen samt disses personlige rådgivere som faste medlemmer. Andre lokale myndigheder kan indkaldes til kefter behov. Politiet, der har den koordinerende ledelse, varetager ledelsen af LBS. Følgende sektorer er pt. faste medlemmer af LBS i Nordsjællands politikreds og kan indkaldes ved behov: - 13 kommuner repræsenteret ved 5 udpegede beredskabschefer - Region Hovedstaden præhospital - Fødevareregion Øst - Movia - Bane Danmark - Falck - Naturstyrelsen - Folkekirken kriseberedskab - Energinet DK - GovCERT varsling vedr. internettrusler - Beredskabsstyrelsen - Hjemmeværnet 22

25 Begreb Sektoransvar National Operative Stab Akut Medicinsk Koordinationscenter Evt. forkortelse NOST AMK Forklaring / definition Hver enkelt myndighed har ansvar inden for eget myndighedsområde Politiet varetager imidlertid den koordinerende ledelse, når flere myndigheder medvirker ved konkrete beredskabsindsatser. Med henblik på at styrke koordinationen mellem forsvar, politi og andre civile myndigheder i tilfælde af større kriser i Danmark blev der i 2005 oprettet en National operativ stab (NOST). NOST varetager som sin hovedopgave koordinationsopgaver i forbindelse med større hændelser, katastrofer og sikkerhedsmæssige trusler, herunder terrorhandlinger i Danmark. Det vil sige hændelser, der ikke kan løses decentralt, og hvor der opstår et behov for koordinering på centralt plan. Krisestabens helt centrale opgave er at skabe og opretholde et overblik over en given situation med henblik på at tilvejebringe et relevant beslutningsgrundlag for de sektoransvarlige myndigheder og skabe grundlag for den fornødne koordination og prioritering af både opgaveløsning og resurser med henblik på forelæggelse for relevante beslutningstagere. NOST videreformidler således også relevante oplysninger m.v. til Kriseberedskabsgruppen i det civile beredskab. I NOST, der som udgangspunkt ledes af Rigspolitiet, indgår repræsentanter for relevante myndigheder på lige fod. Krisestaben består af repræsentanter for en fast kreds af myndigheder: Rigspolitiet, Politiets Efterretningstjeneste, Forsvarskommandoen, Forsvarets Efterretningstjeneste, Beredskabsstyrelsen og Sundhedsstyrelsen. Afhængig af situationen og efter konkret vurdering kan repræsentanter fra andre myndigheder m.fl. deltage i Krisestabens arbejde. Udenrigsministeriet vil skulle inddrages i Krisestaben i de tilfælde, hvor en given hændelse kan have konsekvenser for fremmede magter, for Danmarks forhold til udlandet, herunder til internationale organisationer. AMK har ansvar for sundhedsberedskabet i det regionale sundhedsvæsen. AMK varetager den overordnede ledelse og koordination af dette sundhedsberedskab ved større ulykker og enhver form for ekstraordinære hændelser, der kan inddrage sundhedsvæsenet. AMK er således indgangsporten til sundhedsberedskabet, dels for de enkelte hospitaler og dels for de eksterne samarbejdspartnere som fx brandog redningsberedskab, politi, regionens kommuner, øvrige regioner inklusive region Skåne samt Sundhedsstyrelsen og den Internationale Operative Stab. 23

26 Begreb Det Centrale Operative Kommunikationsberedskab Internationale Operative Stab Evt. forkortelse DCOK IOS Forklaring / definition Det centrale operative kommunikationsberedskab I tilfælde af en større hændelse i eller uden for Danmark vil der skulle ske en koordination af den centrale kommunikation. Der sondres i den forbindelse mellem den politisk-strategiske krisekommunikation, som koordineres inden for rammerne af regeringens krisestyringsorganisation, og den operative krisekommunikation, som varetages af de sektoransvarlige myndigheder og koordineres inden for rammerne af National Operativ Stab. Umiddelbart efter en hændelse i Danmark vil det centrale operative kommunikationsberedskab (DCOK) i den nationale operative stab udarbejde oplæg til en kommunikationsstrategi. DCOK har endvidere til opgave at sikre hurtig videregivelse af relevante, præcise og koordinerede informationer til offentligheden, herunder medierne, og at besvare henvendelser fra medierne samt koordinere arbejdet i eventuelle spørge/svarcentraler, hvor borgere kan ringe og få yderligere oplysninger i forhold til en konkret hændelse. Indsatsen ved hændelser i udlandet, som involverer et større antal danskere, koordineres af den internationale operative stab (IOS), hvor Udenrigsministeriet har formandskabet. Private operatører fra eksempelvis rejsebranchen kan også deltage. Situationscenter SITCEN Situationscenteret er det lokale hvorfra krisestaben udøver sin indsats - som udgangspunkt lokale C på rådhuset Situationsrapport SITREP Kort redegørelse for den aktuelle situation typisk opstillet i et skema Rapporten giver i store træk et samlet overblik over situationen og udarbejdes normalt på faste tidspunkter. 24