````````` ````````` Beredskabsplan for Frederikshavn Kommune. Vi skaber tryghed også gennem rådgivning

Transkript

1 ````````` Vi skaber tryghed også gennem rådgivning ````````` Beredskabsplan for Frederikshavn Kommune Generel del - januar 2014

2

3 Forord Velkommen til Beredskabsplan for Frederikshavn kommune Frederikshavn Kommune skal være en robust virksomhed. Robustheden skal måles på kommunens evne til at opretholde det aftalte serviceniveau over for borgerne også når større og uventede hændelser indtræffer. Ambitionen er, at Frederikshavn kommunes drifts- og serviceniveau i størst muligt omfang opretholdes, uanset hvilke hændelser der indtræffer. Alt dette kalder på en god og gennemtænkt beredskabsplan. Denne plan sikrer entydig og enstrenget beslutnings- og kommandovej ved håndtering af større eller uventede hændelser. Det påhviler de enkelte direktører og chefer at sikre indsatsplaner og instruksers rigtighed. Dette foretages i et samarbejde med Beredskabscentret, som indsamler og kvalitetssikrer materialet for at skabe helhed i planerne og instrukserne. Det enkelte center er således garant for kommunens robusthed over for Byrådet og dermed også over for kommunens borgere. Ulykker og katastrofer Beredskabsplanen for Frederikshavn Kommune er den samlede beredskabsplan, der skal sikre en samordnet og helhedsorienteret indsats i en ekstraordinær situation, fx en større ulykke eller katastrofe, som involverer flere stabe eller afdelinger, og som kræver ekstra ressourcer. Vi anvender beredskabsplanen som et praktisk og funktionelt stykke værktøj, så vi kan yde en forsvarlig, præcis og hurtig indsats. Planen tager som udgangspunkt højde for de situationer/hændelser, der mere eller mindre uvarslet kan indtræffe i hverdagen, fx brande, trafikulykker, strømsvigt, sammenstyrtninger og miljøulykker m.v. Planen beskriver også, hvordan vi omstiller det daglige beredskab til at håndtere mere omfattende situationer/ hændelser, fx snestorme, isvintre, orkaner, epidemier, forstyrrelser af forsyningssikkerheden, fødevaremangel og i værste tilfælde - krigshandlinger. Beredskabsloven og Byrådet Beredskabsloven kræver, at alle kommuner skal lave en helhedsorienteret beredskabsplan og at den skal godkendes af det siddende Byråd. Beredskabsplan for Frederikshavn Kommune skal forelægges Byrådet til godkendelse mindst én gang i hver valgperiode. Projektets ledelse For hvert direktionsområde er der udpeget en chef, der i styregruppen for Frederikshavn Kommunes beredskabsplan, har til opgave at koordinere og sikre de rigtige overordnede beslutninger omkring arbejdet med beredskabsplanerne. Med venlig hilsen På vegne af styregruppen Tommy Rise Beredskabschef / formand

4 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Formål Planens centrale præmisser Frederikshavn Kommunes krisestyringsorganisation Frederikshavn Kommunes stab Stabsstøttefunktionerne Planens gyldighedsområde Planens ajourføring og gennemførelse Krisestyringsfaciliteter Aktivering og drift af Frederikshavn Kommunes krisestyringsstab Krav til staben Modtagelse af varsler, alarmer mv Aktivering af Frederikshavn Kommunes stab Beslutning om aktivering af staben Indledende opgaver vedrørende aktivering af staben Gennemførelse af 1. stabsmøde Gennemførelse af efterfølgende stabsmøder Frederikshavn Kommunes alternative mødested (2nd site) Afløsning af stabsmedlemmerne Deaktivering af staben Overblik og dokumentation Målet med håndtering af informationer Tilgang af informationer om hændelsen Intern fordeling af mails og telefonopkald Dokumentation af informationer Log og journalisering Referat og aktionsliste Opstilling af Frederikshavn Kommunes situationsbillede Overblik over Frederikshavn Kommunes ressourcer Koordinering af handlinger og disponering af ressourcer Målet med koordinering af handlinger og disponering af ressourcer Krav til koordinationen af handlinger og disponering af ressourcer Bemyndigelse Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Stabens hasteprocedure Kommunikation Målet med kommunikationsindsatsen Indledende kommunikationsopgaver Bilagsliste... 22

5 1. Indledning Frederikshavn Kommune skal jf. beredskabslovens 24 og 25 udarbejde en samlet plan for kommunens beredskab. Denne hedder i Frederikshavn Kommune Beredskabsplan for Frederikshavn Kommune. I planen beskrives det hvordan kommunens funktioner opretholdes og videreføres i tilfælde af varslede eller uvarslede hændelser, katastrofer, terrorhandlinger eller lign. herunder krigshandlinger. Frederikshavn Kommunes beredskabsplan skal, for den generelle dels vedkommende, bruges af kriseledelsesfunktionen og krisestyringsstaben før, under og efter en varslet eller uvarslet hændelse. Den skal tillige anvendes af de enkelte centre som orientering og ramme for udarbejdelsen af egne delplaner, specialplaner og indsatsplaner. Frederikshavn Kommune skal, i tilfælde af at en eller flere varslede eller uvarslede hændelser indtræffer, iværksætte Beredskabsplan for Frederikshavn Kommune eller dele deraf såfremt hændelsen vurderes at kunne påvirke service niveauet i kommunen. Beredskabsplan for Frederikshavn Kommune skal sikre samarbejde og koordination imellem centre og eksterne samarbejdspartnere, således at der opnås en optimal udnyttelse af samtlige ressourcer med henblik på at yde byens borgere og andre, der opholder sig i Frederikshavn den bedst mulige service, sikkerhed og tryghed i den givne situation. Planen skal tillige medvirke til at: begrænse konsekvenserne af hændelsen, situationen håndteres på en effektiv og professionel måde, støtte Kriseledelsen i sine beslutninger og udførelsen af disse, borgerne m.fl. modtager effektiv og relevant information. 1.1 Formål Formålet med Beredskabsplan for Frederikshavn Kommune er, at sætte Frederikshavn Kommune i stand til, at kunne håndtere hændelser og sårbarheder, der sætter kommunen under pres. Beredskabsplan for Frederikshavn Kommune anvendes ved hændelser, hvor der er behov for at etablere en krisestyringsorganisation til at håndtere hændelsen. Planen har således til formål at beskrive forhold vedrørende etablering af en krisestyringsorganisation, der gør det muligt for Frederikshavn Kommune hurtigt og effektivt at løse sine opgaver.

6 1.1.1 Planens centrale præmisser Beredskabsplan for Frederikshavn Kommune er baseret på Frederikshavn Kommunes almindelige organisation (se figur 1), suppleret med etablering af en stab og tilhørende stabsstøttefunktioner (se afsnit 1.2). Figur 1. Organisationsdiagram for Frederikshavn Kommune Planen er baseret på fire overordnede principper: Sektoransvarsprincippet: Det center eller decentrale afdeling, der har ansvaret for en opgave til daglig, bevarer ansvaret for opgaven i staben. Lighedsprincippet: De procedurer og ansvarsforhold, der anvendes i dagligdagen, anvendes i videst mulig omfang også i krisestyringsorganisationen. Handlingsprincippet: I en situation med uklare eller ufuldstændige informationer er det mere hensigtsmæssigt at etablere et lidt for højt beredskab end et lidt for lavt beredskab. Samtidig skal der hurtigt kunne ændres på beredskabet i nedadgående retning for at undgå ressourcespild. Fleksibilitetsprincippet: Planens forskellige elementer kan tilpasses og tages i anvendelse på baggrund af en vurdering af behovet. Beredskabsplan for Frederikshavn Kommune er bygget op over Beredskabsstyrelsens fem kerneopgaver for krisestyring: 1. Aktivering og drift af staben 2. Håndtering af informationer om krisen 3. Koordinering af handlinger og ressourcer 4. Kommunikation 5. Operativ indsats Krisestyringsstaben er omdrejningspunktet for krisehåndteringen. Udover de faste medlemmer, organiseres og bemandes staben afhængigt af den konkrete hændelse. Beredskabschefen, eller dennes stedfortræder,

7 leder staben frem til 1. stabsmøde, hvor der tages beslutning om ledelse og opgavefordeling. Alle berørte centre og decentrale afdelinger skal nemt kunne bemandes og efter behov styrkes med ressourcer fra andre enheder, også uden for normal arbejdstid og efter behov. I en krisesituation tilrettelægges arbejdet i de berørte centre og decentrale afdelinger ud fra egne planer og instrukser. Beredskabsplan for Frederikshavn Kommune i Frederikshavn Kommune er opbygget med Beredskabsstyrelsens generelle beredskabsplan som referenceramme og tager udgangspunkt i Helhedsorienteret Beredskabsplanlægning. 1.2 Frederikshavn Kommunes krisestyringsorganisation Krisestyringsorganisationen i Frederikshavn Kommune består af det politiske niveau, kriseledelsen med tilhørende krisestyringsstab og støttefunktioner. Kriseledelsesorganisationen illustreres således: Figur 2: Krisestyringsorganisation

8 1.2.1 Frederikshavn Kommunes stab Krisestyringsstaben skal sikre at Frederikshavn Kommune samlet yder en effektiv indsats i forbindelse med ekstraordinære hændelser. For at løse denne opgave er det essentielt at staben opstiller og opretholder et overblik over situationen, koordinerer handlinger og disponerer ressourcer. Herudover skal krisestyringsstaben koordinere Frederikshavn Kommunes interne og eksterne kommunikation om hændelsen. Frederikshavn Kommunes krisestyringsstab består af fire faste medlemmer samt ad hoc medlemmer fra relevante og berørte centre eller decentrale afdelinger. Herudover kan der indkaldes eksterne aktører som ad hoc medlemmer. Krisestyringsstabens faste medlemmer: Borgmester Kommunaldirektør Beredskabschef Kommunikationschef Beredskabschefen leder som udgangspunkt krisestyringsstaben frem til 1. stabsmøde, hvorefter den videre ledelse aftales internt i staben. Som udgangspunkt udpeges der en talsmand blandt stabens medlemmer, med mindre Borgmesteren selv ønsker at være den ressourceperson, der udtaler sig om hændelsen, jf. dagsorden for 1. stabsmøde (bilag 1). Krisestyringsstabens ad hoc medlemmer: Direktør Forsyningen Direktør fra relevant/berørt center Centerchef fra relevant/berørt center eller decentral afdeling Relevante eksterne aktører De enkelte centre inddrages ud fra en vurdering af behovet for deres deltagelse i staben. Alle Direktører og Centerchefer skal derfor planlægge for selv at kunne indgå i staben samt planlægge for, at en stedfortræder kan indgå i staben Stabsstøttefunktionerne Stabsstøttefunktionerne skal bidrage til, at krisestyringsstaben effektivt kan varetage sine opgaver. Funktionerne etableres og bemandes ud fra en vurdering af behovet for støtte. De ansvarlige centre og decentrale afdelinger skal sikre, at funktionerne kan bemandes. Bemandingen sker efter en særlig bemandingsplan (bilag 3), som udarbejdes af Center for HR Løn og Personale i samarbejde med Beredskabscenter Frederikshavn og de ansvarlige centre. Stabsstøttefunktionerne omfatter følgende områder: Operation Operationsenheden bistår Beredskabschefen med at varetage ledelsen af de operative aspekter af den aktuelle situation. Involverer den aktuelle hændelse Beredskabscenter Frederikshavns operative ressourcer, bistår operationsområdet Beredskabschefen med at lede det kommunale redningsberedskab og opretholde et overblik over Beredskabscenter Frederikshavns ressourcer. Ansvarlig: Beredskabscenter Frederikshavn Logistik Logistikenheden sørger for forplejning, kørsel, indretning af lokaler mv. Ansvarlig: Beredskabscenter Frederikshavn

9 IT IT-afdelingen sørger for at stabens IT fungerer, og yder øjeblikkelig støtte, hvis der opstår IT-problemer. ITafdelingen har endvidere ansvaret for at kunne aktivere og betjene de forskellige systemer og hjælpemidler. Ansvarlig: IT-afdelingen Administration Administrationsenheden løser administrative opgaver, der relaterer sig til den aktuelle hændelse. Dette kan blandt andet omfatte afklaring af kontraktlige forhold, juridisk støtte, personaleadministrativ vejledning, indkaldelse/udsendelse af personel, økonomiske beregninger og udarbejdelse af budgetter. Ansvarlig: Økonomicenteret/Center for HR Løn og Personale Kommunikation Kommunikationsteamet bistår Beredskabschefen med at sikre, at Frederikshavn Kommune kan reagere med hurtig og præcis kommunikation og holde et højt informationsniveau i forhold til presse, samarbejdspartnere og borgere samt kommunens egne medarbejdere og pårørende. Ansvarlig: Ledelsessekretariatet Stabssekretariat Stabssekretariatet bistår Beredskabschefen og varetager opgaver vedrørende overvågning og fordeling af informationer fra mail, telefon, fax og sikrede kommunikationssystemer, logføring, udarbejdelse af referater og aktionslister, journalisering samt afsendelse af informationer til eksterne aktører. Ansvarlig: Beredskabscenter Frederikshavn / Ledelsessekretariatet Situationsbillede Denne enhed skal opstille og løbende opdatere Frederikshavn Kommunes situationsbillede. Der kan gøres brug af GIS igennem miljøafdelingen. Ansvarlig: Ledelsessekretariatet De nævnte centre og decentrale afdelinger er ansvarlige for at kunne aktivere og drive stabsstøtte-funktionerne Planens gyldighedsområde Beredskabsplan for Frederikshavn Kommune gælder for hele Frederikshavn Kommune og danner en overordnet ramme for Kommunens krisestyringsorganisation. Specifikke delplaner for de enkelte centre og fagområder findes som bilag til denne plan. De enkelte centre og decentrale afdelinger i Frederikshavn Kommune udarbejder egne delplaner, som er i overensstemmelse med denne plan. De enkelte centre og decentrale afdelinger i Frederikshavn Kommune skal udarbejde nødvendige instrukser, actioncards og bilag (delplaner og specialplaner), som er nødvendige i forhold til denne plan. Alle udarbejdede instrukser, actioncards og bilag (delplaner og specialplaner) sendes til Beredskabscenter Frederikshavn Planens ajourføring og gennemførelse Beredskabscenter Frederikshavn er ansvarlig for, at Beredskabsplan for Frederikshavn Kommune justeres løbende efter behov. Denne opgave løses af Styregruppen for Beredskabsplanlægning, som består af Centerchefer fra de enkelte centre. Beredskabscenter Frederikshavn varetager formandsposten og sekretærfunktionen for Styregruppen. Styregruppen skal i samarbejde med Beredskabscenter Frederikshavn mindst hvert andet år planlægge og gennemføre en øvelse, hvor Frederikshavn Kommune afprøver Beredskabsplan for Frederikshavn Kommune eller væsentlige dele heraf. Anvendelse af planen i krisesituationer, krisestyringsøvelser eller anden øvelsesaktivitet kan erstatte denne afprøvning. Beredskabscenter Frederikshavn gennemfører ligeledes årligt en alarmeringsøvelse for krisestyringsstabens nøglepersoner. Styregruppen kan inddrages i denne planlægning.

10 Styregruppen har det overordnede ansvar for, at Beredskabsplan for Frederikshavn Kommune bliver evalueret efter øvelser og efter brug i krisesituationer. Øvrige relevante og berørte centre og decentrale afdelinger skal bidrage til evalueringen Krisestyringsfaciliteter Når Frederikshavn Kommune nedsætter en krisestyringsstab, arbejder denne sædvanligvis fra Beredskabscenter Frederikshavn, H.C. Ørstedsvej 35, 9900 Frederikshavn, hvor udgangspunktet for staben er Beredskabschefens kontor. Beredskabschefen kan inddrage andre af Beredskabscenter Frederikshavns lokaler og kontorer, hvis situationen kræver det. De enkelte stabsmedlemmer medbringer egen bærbar pc, strømforsyning til pc, mobiltelefon og oplader til mobiltelefon.

11 2. Aktivering og drift af Frederikshavn Kommunes krisestyringsstab 2.1 Krav til staben Frederikshavn Kommune skal til enhver tid kunne aktivere staben. Staben skal være oprationel hurtigst muligt, efter det er besluttet at aktivere den (og senest efter 60 min). Den skal derudover kunne drives på dette niveau, så længe det er nødvendigt. Frederikshavn Kommune skal overholde gældende aftaler vedrørende udsendelse af forbindelsesofficerer (ressourcepersoner) til andre stabe mv., herunder blandt andet den lokale beredskabsstab nedsat af Nordjyllands Politi i Aalborg. Udsendelsen skal kunne opretholdes så længe, det er nødvendigt. 2.2 Modtagelse af varsler, alarmer mv. Varsler og alarmer modtages af Vagtcentralen ved Beredskabscenter Frederikshavn. Udover den daglige drift, opereres der indenfor 3 driftsniveauer (niveau 1, 2 og 3). Driftsniveau 1 Driftsniveau 2 Ved Driftsniveau 1 varetages opgaveløsningen i relevant Center. Vagtcentralen kan underrettes om hændelsesforløbet i tilfælde af, at situationen udvikler sig. Hvis der er risiko for at en hændelse kan medføre et nedjusteret serviceniveau skal hændelsen håndteres på Driftsniveau 2. Ved Driftsniveau 2 foretager det respektive Center en vurdering af hvilke andre Centre, der kan blive berørt af hændelsen. Vagtcentralen underrettes. Vagtcentralen eller den vagthavende indsatsleder kontakter Beredskabschefen og orienterer ham om hændelsesforløbet. Beredskabschefen vurderer herefter hvordan det videre forløb skal gennemføres. Driftsniveau 3 Beredskabschefen vurderer, om det er nødvendigt, at indkalde hele eller dele af krisestaben eller kriseledelsen for at lette koordineringen af de forskellige indsatser mellem Centrene. Ved Driftsniveau 3 foretager Beredskabschefen en underretning af Borgmesteren og/eller Kommunaldirektøren og de beslutter herefter om krisestaben og evt. Kriseledelsen aktiveres. Den normale operative ledelse fungerer som et supplement til Krisestaben i kommunen. Beredskabschefen varetager rollen som Stabschef i den kommunale krisestyringsstab. Beredskabschefen og Borgmesteren kan til enhver tid aktivere Kriseledelsen og/eller Krisestaben. (Se instruks for håndtering af varsling og alarmer (Bilagskompendium, bilag 4) 2.3 Aktivering af Frederikshavn Kommunes stab Beslutning om aktivering af staben Hvis modtageren af et varsel, en alarm eller lignende vurderer, at hændelsen kan berøre Frederikshavn Kommunes virke eller er i tvivl herom, og at hændelsen ikke vil kunne håndteres effektivt eller tilstrækkeligt hurtigt af Frederikshavn Kommunes daglige beredskab, skal vedkommende kontakte Beredskabscenter Frederikshavns vagtcentral, som efterfølgende kontakter Beredskabschefen. Beredskabscenter Frederikshavns vagtcentral kontaktes på telefonnummer , hvorefter vagtcentralen kontakter Beredskabschefen. Beredskabschefen beslutter: Om krisestyringsstaben skal aktiveres På hvilket aktiveringstrin (jf. tabel nedenfor) Med hvilke medlemmer og stabsstøttefunktioner

12 Aktiveringstrin Informationsberedskab (trin1) (Varsling og orientering af chefer og nøglepersoner) Se (Bilagskompendium, bilag 5) Stabsberedskab (trin2) (Udpegning af stabsmedlemmer) Se (Bilagskompendium, bilag 6) Operationsberedskab (trin3) (Indkaldelse af krisestyringsstaben) Se (Bilagskompendium, bilag 7) Beskrivelse Varsling og orientering om en konkret hændelse eller situation. Anvendes når en hændelse kan medføre, at staben skal samles, men, hvor der endnu ikke vurderes at være behov for at aktivere staben. Chefer og nøglepersoner bør være opmærksomme på situationen og være disponible. Vagtcentralen kontakter chefer og nøglepersoner, på Beredskabschefens opfordring, hvorefter chefer og nøglepersoner efter behov kontakter egne medarbejdere. Beredskabschefen kan udpege en stab og indkalde til stabsmøder efter behov. Udpegning af stabens medlemmer og evt. stabsstøttefunktioner på baggrund af en konkret situation. Anvendes, når en hændelse kan medføre, at staben skal samles indenfor ca. 2 timer, for at koordinere Frederikshavn Kommunes opgaver. Beredskabschefen kan indkalde til stabsmøder efter behov. Indkaldelse af stabens medlemmer og evt. stabsstøttefunktioner på baggrund af en konkret situation. Anvendes, når der er behov for at Frederikshavn Kommune kan varetage samtlige krisestyringsrelevante (herunder operative) opgaver hurtigst muligt. Beredskabschefen indkalder til stabsmøde og efterfølgende møder efter behov Indledende opgaver vedrørende aktivering af staben Beredskabscenter Frederikshavn og Vagtcentralen varetager som udgangspunkt de praktiske opgaver i forbindelse med aktivering af staben både inden for og uden for normal arbejdstid. De indledende opgaver kan indeholde: Orientering, varsling, indkaldelse af relevante stabsmedlemmer og stabsstøttefunktioner. Se instruks for varsling af stabsmedlemmer (Bilagskompendium, bilag 8) Ansvarlig: Beredskabschefen / Vagtcentralen Etablering og bemanding af operationsenheden. Se instruks for operationsenheden (Bilagskompendium, bilag 18) Ansvarlig: Beredskabschefen / vagthavende indsatsleder / bagvagt indsatsleder Etablering af krisestabsrummet (Beredskabschefens kontor). Se instruks for klargøring af krisestabsrum (Bilagskompendium, bilag 9) Ansvarlig: Stabssekretariatet Orientering af Nordjyllands Politi om aktivering af Frederikshavn Kommunes krisestyringsorganisation. Ansvarlig: Beredskabschefen / Vagtcentralen Orientering af fremmødte medlemmer til staben Ansvarlig: Beredskabschefen

13 Overvågning af telefon og hovedpostkasse. Se instruks for logføring og journalisering + vejledning (Bilagskompendium, bilag 10) Ansvarlig: Stabssekretariatet Generel orientering af Frederikshavn Kommunes medarbejdere via mail og intranet. Ansvarlig: Ledelsessekretariatet/Kommunikations Teamet Gennemførelse af 1. stabsmøde På 1. stabsmøde skal der foretages beslutning om en række forhold, herunder hvem der varetager funktionen som leder af staben og hvem der er varetager funktionen som talsmand i forbindelse med den konkrete situation. Det skal herudover besluttes, om Styregruppen, eller enkelte medlemmer heraf, skal deltage i stabsmøderne med henblik på evaluering. Mødet ledes af Beredskabschefen og gennemføres jf. dagsorden for 1. stabsmøde. Staben afgør ligeledes om operationsenheden skal bemandes. Se dagsorden for 1. stabsmøde (Bilagskompendium, bilag 1) Gennemførelse af efterfølgende stabsmøder Deltagerkredsen fastlægges af Borgmester, Kommunaldirektør og Beredskabschef. Møderne ledes normalt af Beredskabschefen og gennemføres ud fra dagsorden for stabsmøder. Borgmester, Kommunaldirektør og Beredskabschef koordinerer inden møderne. Se Dagsorden for stabsmøde (Bilagskompendium, bilag 2) 2.4 Frederikshavn Kommunes alternative mødested (2nd site) I tilfælde af, at det ikke er muligt at mødes på Beredskabscenter Frederikshavn, H. C. Ørstedsvej 35, 9900 Frederikshavn, mødes krisestaben og kriseledelsen samt alle støttefunktioner på følgende adresse: Byrådslounge, lokale 0.23 Rådhusallé Frederikshavn 2.5 Afløsning af stabsmedlemmerne Ved længerevarende indsatser, hvor staben er i operationsberedskab, har Beredskabschefen ansvaret for at vurdere, om der skal iværksættes afløsning af stabsmedlemmerne. Alle berørte centre og decentrale afdelinger er ansvarlige for, at der foretages en planlægning for stabens bemanding i den konkrete situation, herunder, at der udpeges afløsere til de bemandede stabsstøttefunktioner. Staben kan i den forbindelse beslutte at etablere rådgivningsvagtordninger, der gør det muligt med forkortet varsel at øge beredskabet. Stabens sekretariat indkalder afløserne og fører en liste, hvoraf det fremgår, hvilke personer man har været i kontakt med, og hvornår de kan møde frem i staben. Afløsning foregår ved overlapning og personlig overlevering umiddelbart efter et stabsmøde. 2.6 Deaktivering af staben Når der ikke længere er behov for krisestyringsorganisationen eller de resterende opgaver mere hensigtsmæssigt kan løses i basisorganisationen, træffer Beredskabschefen efter drøftelse med stabens medlemmer beslutning om at deaktivere staben og stabsstøttefunktionerne.

14 3. Overblik og dokumentation 3.1 Målet med håndtering af informationer Målet med håndtering af informationer er at holde overblik over den samlede situation og løbende at kunne dokumentere forløbet. 3.2 Tilgang af informationer om hændelsen I forbindelse med en hændelse, hvor krisestyringsstaben er aktiveret, vil staben løbende få informationer fra forskellige kilder, herunder samarbejdspartnere og Kommunens egne centre og decentrale afdelinger. Det er derfor vigtigt at sikre at information når frem til staben, hvorfor der kan iværksættes følgende foranstaltninger: Forstærket overvågning af postkasser, telefoner og sikrede kommunikationsmidler. Overvågningen omfatter Frederikshavn Kommunes hovedpostkasse, hovedtelefonnummer og sikrede kommunikationsmidler. De enkelte centre og decentrale afdelinger er selv ansvarlige for at overvåge egne postkasser. Ansvarlig: Ledelsessekretariatet / Kommunikationsteamet Se instruks for fordeling af post (Bilagskompendium, bilag 13) og instruks for forstærket overvågning postkasser, telefoner og sikrede kommunikationsmidler (Bilagskompendium, bilag 17) Iværksættelse af medieovervågning. Kommunikationsteamet vil løbende overvåge TV2 News og Ritzaus telegramtjeneste. Herudover kan overvågningen omfatte relevante landsdækkende medier og relevante regionale og udenlandske medier. Ansvarlig: Ledelsessekretariatet / Kommunikationsteamet Se stående operationsprocedurer for kommunikationsteamet (Bilagskompendium, bilag 17) Iværksættelse af rapportering. Staben kan iværksætte en løbende rapporteringsordning fra Frederikshavn Kommunes centre og decentrale afdelinger, forbindelsesofficerer m.fl. Ansvarlig: Stabssekretariatet Se skabelon for indrapportering fra Frederikshavn Kommunes centre og decentrale afdelinger (Bilagskompendium, bilag 11) Hastemeldinger fra den operative ledelse til Krisestaben. Se skabelon for hastemeldinger (Bilagskompendium, bilag 12) Ansvarlig: Operativ ledelse

15 3.3 Intern fordeling af mails og telefonopkald Fordeling af mail til Frederikshavn Kommunes hovedpostkasse Alle mails til og vedrørende hændelsen fordeles efter konkret vurdering til stabens postkasse Ansvarlig: Ledelsessekretariatet / Kommunikationsteamet Se instruks for fordeling af post mv. (Bilagskompendium, bilag 13) Viderestilling af telefoner Alle opkald til Frederikshavn Kommune vedrørende hændelsen viderestilles til vagtcentralen. Se instruks for fordeling af post mv. (Bilagskompendium, bilag 13) 3.4 Dokumentation af informationer Væsentlige informationer og beslutninger SKAL fastholdes på skrift, så der er enighed om og klarhed over, hvad der er oplyst til og besluttet af staben. Det er Beredskabschefens ansvar under inddragelse af stabssekretariatet at sikre en korrekt, effektiv og rettidig dokumentation af alle væsentlige informationer, møder, beslutninger mv Log og journalisering Alle relevante informationer og beslutninger vedrørende hændelser skal løbende og hurtigst muligt registreres ved hjælp af referater, situationsbilleder eller for operationsenheden vedkommende i Frederikshavn Kommunes webbaserede hændelseslog (C3). Alt udgående post sendes cc. til stabssekretariatet stab@frederikshavn.dk, så de udgående signaler kan registreres og senere journaliseres. Alt indgående post registreres af stabssekretariatet (med henblik på senere journalisering) Ansvarlig: Beredskabschefen / Stabssekretariatet Se instruks for logføring og journalisering (Bilagskompendium, bilag 10) Referat og aktionsliste Der tages beslutningsreferat under hvert stabsmøde. Referatet udarbejdes normalt af Stabssekretariatet. Referatet fordeles til relevante aktører umiddelbart efter hvert stabsmøde. Referatet skal godkendes af Beredskabschefen før fordelingen. Der kan udarbejdes en fortløbende aktionsliste, som indeholder informationer om hvilke tiltag staben har besluttet at sætte i værk samt status for udførelsen ( gennemført, under udførelse, afventer ). Ansvarlig: Beredskabschefen / Stabssekretariatet 3.5 Opstilling af Frederikshavn Kommunes situationsbillede For at sikre et højt og ensartet informationsniveau, der kan danne grundlag for beslutninger i staben, skal der opstilles et situationsbillede, som opsummerer de væsentligste informationer om Frederikshavn Kommunes andel af hændelsen. Det samlede situationsbillede skal tage udgangspunkt i de informationer, som Frederikshavn Kommune har modtaget fra interne og eksterne kilder. Det samlede situationsbillede skal udarbejdes så kortfattet som

16 muligt (1-2 sider), herudover skal det som dokument kunne stå alene, fokusere på den konkrete hændelse og være umiddelbart forståeligt, også for samarbejdspartnere. Informationerne præsenteres i skabelonen for Frederikshavn Kommunes situationsbillede Ansvarlig: Ledelsessekretariatet / Kommunikationsteamet Se skabelon for situationsbillede (Bilagskompendium, bilag 14), Instruks for enhedernes bidrag til opstilling af situationsbilledet (Bilagskompendium, bilag 15) og Instruks for opstilling af situationsbilledet (Bilagskompendium, bilag 16). Ajourførte versioner af situationsbilledet fordeles til medlemmerne af staben senest 15 minutter før næstkommende stabsmøde. 3.6 Overblik over Frederikshavn Kommunes ressourcer Staben skal løbende have et generelt overblik over Frederikshavn Kommunes disponerede og ikke-aktiverede ressourcer, herunder de kritiske ressourcer, samt have overblik over, hvilke ressourcer der kan frigøres eller omdisponeres uden at svække den samlede indsats. Dette overblik tilvejebringes i operationsenheden. Se Instruks for operationsenheden (Bilagskompendium, bilag 18)

17 4. Koordinering af handlinger og disponering af ressourcer 4.1 Målet med koordinering af handlinger og disponering af ressourcer Målet med koordinering af handlinger og ressourcer er at opnå den bedst mulige udnyttelse af Frederikshavn Kommunes kapaciteter. Koordinering begrænser konsekvenserne af hændelsen og betyder at situationen kan normaliseres hurtigst muligt. Herudover betyder koordinering, at der er overensstemmelse mellem kommunens udmeldinger og handlinger, når der er flere centre eller eksterne aktører involveret Krav til koordinationen af handlinger og disponering af ressourcer For at den operative indsats kan forløbe effektivt, skal krisestyringsstaben sørge for, at der løbende er klarhed over de overordnede politiske prioriteringer, samt sikre, at der er dækning for større, ekstraordinære økonomiske dispositioner. Staben bør være opmærksom på: Operative handlinger eller ressourceanvendelse, hvor det i situationen er uklart, hvem der skal betale. Operative dispositioner, som vil indebære store udgifter for Frederikshavn Kommune, andre aktører eller for det danske samfund som helhed. Beredskabsforanstaltninger, som kan få langvarige eller meget indgribende konsekvenser for lokalsamfundet og/eller have stor politisk signalværdi. Beredskabsforanstaltninger, som kan påvirke relationen til andre kommuner eller Regionen. (listen er ikke udtømmende) 4.2 Bemyndigelse Krisestyringsstaben kan inddrage ressourcer fra centre, afdelinger eller udpege enkeltpersoner, der skal inddrages i opgaveløsningen. Dette gælder også personer, der ikke normalt er inddraget i krisestyringssammenhæng. Frederikshavn Kommunes centre og decentrale afdelinger kan iværksætte handlinger og disponere over egne ressourcer, indtil staben beslutter andet, dog skal krisestyringsstaben informeres. Staben kan centralisere beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse i hele Frederikshavn Kommune. 4.3 Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Krisestyringsstaben har kompetence til at træffe beslutninger vedrørende Frederikshavn Kommunes handlinger og ressourceanvendelse. Staben kan udarbejde en kontinuitetsplanlægning for de daglige arbejdsopgaver, herunder foretage en prioritering af opgaverne, udskyde tidsfrister osv. Staben kan ligeledes allokere ressourcer til centre/afdelinger, der er hårdt belastet af hændelsen. 4.4 Stabens hasteprocedure Hvis en anmodning har særlig hastende karakter, rådfører Beredskabschefen sig med Borgmester og/eller Kommunaldirektør, evt. pr. telefon. Beredskabschefen træffer herefter beslutning om den videre behandling. Beredskabschefen orienterer hurtigst muligt herefter medlemmerne af staben.

18 5. Kommunikation 5.1 Målet med kommunikationsindsatsen Målet med kommunikationsindsatsen i forbindelse med ekstraordinære hændelser i Frederikshavn Kommune er at sikre: At Frederikshavn Kommune kan reagere med en hurtig og præcis kommunikation ved en pludseligt opstået informationsefterspørgsel At Frederikshavn Kommune er i stand til at opretholde et højt informationsniveau i forhold til presse, samarbejdspartnere og borgere samt kommunens egne medarbejdere og pårørende i langvarige perioder med stor efterspørgsel efter information. Kommunikationsteamet placeres i umiddelbar nærhed af staben på Beredskabscenter Frederikshavn, H. C. Ørstedsvej 35, 9900 Frederikshavn. 5.2 Indledende kommunikationsopgaver Fremgangsmåde ved krisestart, når nettet fungerer Kommunikationsteamet ringer til de lokale medier DR-Nordjylland, TV2Nord og Nordjyske Medier A/S samt netaviserne KanalFrederikshavn, Sæby Avis, Skagens Avis og beder dem informere om krisen Ritzau kontaktes. Alle Frederikshavns Kommunes medier henviser til som det sted, der opdateres med ny information. Det drejer sig om bl.a. institutionernes hjemmesider, bibliotekets hjemmeside og forsyningens hjemmeside. Hvis Kommunikationsteamet finder det relevant, kan også telefonsvareren i telefonomstillingen og autotekst i eksterne mails kobles på. Fremgangsmåde ved krisestart, når Frederikshavns Kommunes net ikke fungerer Kommunikationsteamet ringer til de lokale medier DR-Nordjylland, TV2Nord og Nordjyske Medier A/S samt netaviserne KanalFrederikshavn, Sæby Avis, Skagens Avis og beder dem informere om krisen Ritzau kontaktes. Derefter tages igen telefonisk kontakt og Kommunikationsteamet holder pressemøder i det omfang, det er muligt Fremgangsmåde ved krisestart, når Internettet ikke fungerer Kommunikationsteamet ringer til de lokale medier DR-Nordjylland, TV2Nord og Nordjyske Medier A/S. Ritzau kontaktes Derefter tages igen telefonisk kontakt og Kommunikationsteamet holder pressemøder i det omfang, det er muligt Første information til pressen skal som minimum indeholde En kort orientering om hændelsen og kommunens involvering i håndteringen Meddelelse om, at kommunen forventer, at pressen stiller sine informationskanaler til rådighed til information til borgerne Oplysninger om kommunens talsmand, og om hvordan pressen kan kontakte Frederikshavn Kommune Tidspunkt for, hvornår Frederikshavn Kommune forventer at kunne offentliggøre yderligere information. For yderligere information vedrørende kommunikationsberedskabet henvises til bilagskompendiets bilag 19.

19 Bilagsliste Bilag 1: Dagsorden for 1. stabsmøde Bilag 2: Dagsorden for stabsmøde Bilag 3: Bemandingsplan Bilag 4: Instruks for håndtering af varsler og alarmer Bilag 5: Instruks for aktivering af informationsberedskab Bilag 6: Instruks for aktivering af stabsberedskab Bilag 7: Instruks for aktivering af operationsberedskab Bilag 8: Instruks for varsling af stabsmedlemmer Bilag 9: Instruks for klargøring af krisestyringsrum Bilag 10: Instruks for logføring og journalisering + vejledning Bilag 11: Skabelon for indrapportering fra Kommunens centre og decentrale afdelinger Bilag 12: Instruks for hastemeldinger Bilag 13: Instruks for fordeling af post Bilag 14: Skabelon for Frederikshavn Kommunes samlede situationsbillede Bilag 15: Instruks for interne og eksterne kilders bidrag til opstilling af situationsbilledet Bilag 16: Instruks for opstilling af situationsbilledet Bilag 17: Forstærket overvågning af postkasser, telefoner og sikrede kommunikationsmidler Bilag 18: Instruks for operationsenheden Bilag 19: Beredskabsplan for krisekommunikation

20 Beredskabscenter Frederikshavn H.C. Ørsteds Vej Frederikshavn Tel.: Fax: Frederikshavn Kommune Rådhus Allé Frederikshavn Tel.: