UDKAST Holbæk Kommunes generelle Beredskabsplan

Transkript

1 10. december 2013 UDKAST Holbæk Kommunes generelle Beredskabsplan Plan for fortsat drift

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Formål Opgaver Ansvar Planens gyldighedsområde Planens centrale præmisser Holbæk Kommunes krisestyringsorganisation Holbæk Kommunes krisestab Planens ajourføring og afprøvning Placering af beredskabsplanen 5 2 Aktivering og drift af Holbæk Kommunes stab Målet med aktivering og drift af Holbæk Kommunes Krisestab Krav til krisestaben Modtagelse af varsler og alarmer mv Aktivering af Holbæk Kommunes krisestab Beslutning om aktivering af krisestaben Sammensætningen af Holbæk Kommunes krisestab Indledende opgaver vedrørende aktivering af staben Gennemførelse af 1. stabsmøde Gennemførelse af efterfølgende stabsmøder Krisestabens støttefunktioner Udsendelse af forbindelsesofficerer Afløsning af stabsmedlemmerne Holbæk Kommunes alternative mødested (2nd site) Deaktivering af staben 10 3 Informationshåndtering Målet med håndtering af informationer Tilgang af informationer om hændelsen Intern fordeling af mails og telefonopkald Dokumentation af informationer Log og journalisering Referat og aktionsliste Opstilling af Holbæk Kommunes situationsbillede Overblik over Holbæk Kommunes ressourcer 13 4 Koordinering af handlinger og disponering af ressourcer 14 Holbæk Kommune 1

3 4.1 Målet med koordinering af handlinger og disponering af ressourcer Krav til koordinationen af handlinger og disponering af ressourcer Typiske samarbejdspartnere under kriser Bemyndigelse Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Overblik over Holbæk Kommunes ressourcer Modtagelse af anmodninger Holbæk Kommunes bistand Ændringer i situationen Opstilling af forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Opfølgning på iværksatte tiltag Krisekommunikation Krisestabens hasteprocedure 16 5 Kommunikation Målet med kommunikationsindsatsen Indledende kommunikationsopgaver Generelle kommunikationsopgaver 17 6 Operativ indsats 19 7 Oversigt over Holbæk Kommunes delplaner, indsatsplaner mv. 20 Bilag 1 Dagsorden for 1. stabsmøde 22 Bilag 2 Dagsorden for stabsmøder 22 Bilag 3 Bemandingsplan 24 Bilag 4 Instruks for håndtering af varsler og alarmer 25 Bilag 5 Instruks for alarmering af Holbæk Kommunes Krisestab 27 Bilag 6 Instruks for klargøring af stabsrum SITCEN 28 Bilag 7 Huskeliste til Holbæk Kommunes forbindelsesofficerer 31 Bilag 8 Skabelon for indrapportering fra Holbæk Kommunes decentrale afdelinger 32 Bilag 9 Skabelon for hastemeldinger (SITREP) 33 Bilag 10 Skabelon for Holbæk Kommunes samlede situationsbillede 34 Bilag 11 Operationsprocedurer for krisekommunikationsberedskabet 35 Bilag 12 Brutto over mulige samarbejdspartnere 36 Bilag 13 - Instruks for opstilling af forslag til handlinger og ressourceanvendelse 37 Bilag 14 - Instruks for Log og Journalisering 38 Bilag 15 - Instruks for operative indsatsplaner 44 Holbæk Kommune 2

4 1 Indledning 1.1 Formål Beredskabsplanen anvendes ved hændelser, hvor der er behov for at etablere en krisestyringsorganisation til at håndtere en eller flere hændelser. Planen har således til formål at beskrive forhold vedrørende etablering af en krisestyringsorganisation, der gør det muligt for Holbæk Kommune hurtigt og effektivt at løse sine opgaver. 1.2 Opgaver Beredskabsplanen er en rammeplan, som skal anvendes af den kommunale ledelse ved løsning af de kommunale beredskabsmæssige opgaver såvel i daglige - som i ekstraordinære situationer. Beredskabsplanlægning er en løbende proces, der i størst mulig udstrækning bør indgå i daglig arbejdsrutine på alle niveauer. Beredskabsplanen fungerer på baggrund af et antal udarbejdede delplaner og operative planer, som de forskellige fagområder, afdelinger, skoler og institutioner m.fl. selv har udarbejdet og kontinuerligt holder opdateret. Disse delplaner og operative planer er ikke medtaget i denne plan, men opbevares, der hvor de påtænkes at skulle anvendes. 1.3 Ansvar Det overordnede lovgrundlag for beredskabsplanlægningen er Beredskabsloven. Beredskabsplanen bygger på sektoransvarsprincippet. Princippet indebærer, at det direktørområde, der har ansvaret for en funktion i det daglige, også har ansvaret i ulykker og krisesituationer. Derudover indebærer nærhedsprincippet, at beredskabsopgaverne bør løses så tæt på borgerne som muligt, så længe den pågældende myndighed er relevant og egnet til opgaven. 1.4 Planens gyldighedsområde Denne beredskabsplan gælder for hele Holbæk Kommune, og danner en overordnet ramme for Holbæk Kommunes krisestab. Specifikke planer for de forskellige fagområder findes i instrukser og bilag til denne plan. Holbæk Kommunes decentrale afdelinger udarbejder egne delplaner, som er i overensstemmelse med denne plan. Afdelingerne skal udarbejde nødvendige instrukser og bilag, som er nødvendige i forhold til denne plan. Alle udarbejdede instrukser og bilag sendes til Beredskabet (beredskab@holb.dk). 1.5 Planens centrale præmisser Den generelle beredskabsplan er baseret på Holbæk Kommunes almindelige organisation (basisorganisationen) suppleret med etablering af en stab og tilhørende stabsstøttefunktioner. Planen er baseret på fire overordnede principper: Sektoransvarsprincippet: Den enhed, der har ansvaret for en opgave til daglig, bevarer ansvaret for opgaven i staben. Holbæk Kommune 3

5 Lighedsprincippet: De procedurer og ansvarsforhold, der anvendes i dagligdagen, anvendes i videst muligt omfang også i krisestyringsorganisationen. Handlingsprincippet: I en situation med uklare eller ufuldstændige informationer er det mere hensigtsmæssigt at etablere et lidt for højt beredskab end et lidt for lavt beredskab. Samtidig skal der hurtigt kunne ændres på beredskabet i nedadgående retning for at undgå ressourcespild. Fleksibilitetsprincippet: Planens forskellige elementer kan tilpasses og tages i anvendelse på baggrund af en vurdering af behovet. Beredskabsplanen er bygget op over de fem kerneopgaver i krisestyringen: Aktivering og drift af Holbæk Kommunes stab, Informationshåndtering, koordinering af handlinger og disponering af ressourcer, kommunikation og operativ indsats. Krisestaben er omdrejningspunktet for Holbæk Kommunes samlede krisestyring. Staben ledes, organiseres og bemandes afhængigt af den konkrete hændelse. Beredskabschefen eller dennes stedfortræder (afsnit 2.4) leder staben frem til 1. stabsmøde, hvor der tages beslutning om ledelse og opgavefordelingen. Beredskabsplanen er derudover baseret på, at det er et chefansvar at sikre en forsvarlig og effektiv løsning af pålagte opgaver og at afklare eventuelle tvivlsspørgsmål med staben. Alle berørte enheder skal også uden for arbejdstid og efter behov smidigt kunne bemandes og efter behov styrkes med ressourcer fra andre enheder. I en krisesituation tilrettelægges arbejdet i de berørte enheder i overensstemmelse med enhedernes egne instrukser. Beredskabsplanen er opbygget med den nationale beredskabsplan som referenceramme, og anvender aktiveringstrinene fra den nationale operative stab (NOST). Uanset om der er fastsat et nationalt beredskabsniveau, kan Holbæk Kommune normalt efter forudgående drøftelse med Forsvarsministeriet iværksætte en række beredskabsforanstaltninger for at opretholde et forsvarligt beredskab i en lokal, national eller international beredskabssituation Holbæk Kommunes krisestyringsorganisation Holbæk Kommunes krisestyringsorganisation består af en krisestab samt syv stabsstøttefunktioner. Procedurer for aktivering og drift af krisestyringsorganisationen fremgår af afsnit Holbæk Kommunes krisestab Krisestaben skal sikre, at Holbæk Kommune samlet yder en effektiv indsats i forbindelse med ekstraordinære hændelser. For at løse denne opgave skal staben opstille og opretholde et overblik over situationen, koordinere handlinger og disponere ressourcer samt koordinere Holbæk Kommunes interne og eksterne kommunikation om hændelsen. Holbæk Kommunes stab består af seks faste medlemmer samt ad hoc-medlemmer fra relevante kontorer i Holbæk Kommune. Holbæk Kommune 4

6 Stabens faste medlemmer: Stabschefen, borgmesteren eller dennes stedfortræder Repræsentanter fra direktionen Repræsentant fra Ledelsessekretariatet Repræsentant fra Kommunikationsafdelingen Holbæk Kommunes talsmand Repræsentant fra Beredskabet, Beredskabschef eller dennes stedfortræder Stabscheffunktionen varetages som udgangspunkt af borgmesteren og talsmandsfunktionen varetages som udgangspunkt af repræsentanten fra direktionen. Den videre varetagelse af funktionerne som stabschef og talsmand aftales på 1. stabsmøde, jf. dagsorden for 1. stabsmøde (Bilag 1). Afdelingerne inddrages ud fra en vurdering af behovet for deres deltagelse i staben. Alle afdelinger skal derfor planlægge for at kunne indgå i staben med en repræsentant samt en stedfortræder. Stabsstøttefunktionerne Stabsstøttefunktionerne skal bidrage til, at staben effektivt kan varetage sine opgaver. Funktionerne etableres og bemandes ud fra en vurdering af behovet for støtte. De ansvarlige enheder skal sikre, at funktionerne kan bemandes. Bemandingen sker efter en særlig bemandingsplan (bilag 3), som afdelinger udarbejder i samarbejde med beredskabet og de ansvarlige enheder. Stabsstøttefunktionerne omfatter syv afdelinger: Operationssektion: Ansvarlig: Beredskabet (beredskabschefen og viceberedskabschefen) Stabssekretariat: Ansvarlig: Ledelsessekretariatet Situationsbillede: Ansvarlig: Beredskabet Logistik: Ansvarlig: Beredskabet Administration: Ansvarlig: Ledelsessekretariatet IT: Ansvarlig: IT-afdelingen GIS: Ansvarlig: GIS-afdelingen og beredskabet De nævnte afdelinger er ansvarlige for at kunne aktivere og drive stabsstøttefunktionerne. 1.6 Planens ajourføring og afprøvning Planen justeres og ajourføres løbende efter behov af den/de ansvarlige afdelinger i Holbæk Kommune. Beredskabet i Holbæk Kommune er i samarbejde med kontaktgruppen ansvarlig for koordineret ajourføring af denne plan. Beredskabet i Holbæk Kommune skal mindst 1 gang hvert andet år planlægge og gennemføre en øvelse, hvor Holbæk Kommune afprøver planen eller væsentlige dele heraf. Politiet (Midt og Vestsjællands politi) deltager i planlægning og afholdelse af øvelser i det omfang det findes formålstjeneligt. Beredskabet i Holbæk kommune har det overordnede ansvar for, at planen bliver evalueret efter øvelser og efter brug i krisesituationer. Øvrige enheder skal bidrage til evalueringen. 1.7 Placering af beredskabsplanen Holbæk Kommunes beredskabsplan vil blive placeret på By & Landskabs T-drev, under Teams Beredskab Godkendte planer. Dette link vil give mulighed for direkte indgang til mappen Godkendte planer. T:\Teams\Beredskab\Godkendte planer Holbæk Kommune 5

7 2 Aktivering og drift af Holbæk Kommunes stab 2.1 Målet med aktivering og drift af Holbæk Kommunes Krisestab Målet med aktivering og drift af Holbæk Kommunes stab er, at sikre en effektiv ramme for opgaveløsningen i forbindelse med en krise. 2.2 Krav til krisestaben Holbæk Kommune skal til enhver tid kunne aktivere staben. Staben skal kunne fungere i operationsberedskab hurtigst muligt, senest en time efter det er besluttet at aktivere den. Den skal derudover kunne drives på dette niveau, så længe det er nødvendigt. Holbæk Kommune skal kunne overholde gældende aftaler vedrørende udsendelse af forbindelsesofficerer til andre stabe mv. Udsendelsen skal kunne opretholdes så længe, det er nødvendigt. 2.3 Modtagelse af varsler og alarmer mv. Varsler og alarmer mv. modtages enten af receptionen, vagtcentral (Falck), vagthavende indsatsleder, beredskabet i Holbæk Kommune. De typiske varsler og alarmer mv. består af: Varsler om farligt vejr Trusselsvurderinger vedrørende sikkerhedsmæssige trusler Aktivering af NOST/Det Centrale Operative Kommunikationsberedskab (DCOK) Varsler og alarmer fra internationale organisationer Aktivering af den Internationale Operative Stab (IOS) Medieomtale af større hændelser, der kan have interesse for Holbæk Kommune Uheld eller andre hændelser, der i øvrigt kan vedrøre Holbæk Kommunes sektoransvar Se Instruks for håndtering af varsler og alarmer (bilag 4) 2.4 Aktivering af Holbæk Kommunes krisestab Beslutning om aktivering af krisestaben Hvis modtageren af et varsel, en alarm eller lignende vurderer, at hændelsen kan berøre Holbæk Kommunes virke, og at en hændelse ikke vil kunne håndteres effektivt eller hurtigt nok af Holbæk Kommunes daglige beredskab, skal vedkommende kontakte Beredskabschefen i Holbæk Kommune, Viceberedskabschefen eller vagthavende indsatsleder. Indsatslederen skal sikre, at der opnås kontakt til Viceberedskabschefen eller stedfortræder, som informeres om situationen til, i nævnte rækkefølge: Borgmesteren Beredskabschefen Chefer/direktører for involverede afdelinger Souschefer for involverede afdelinger Ovennævnte chefer/souschefer kan kontaktes direkte eller via ledelsessekretariatet. Herefter beslutter pågældende chef/direktør i sammentråd med beredskabet: Holbæk Kommune 6

8 Om staben skal aktiveres På hvilket aktiveringstrin (jf. tabel nedenfor) Med hvilke medlemmer og støttefunktioner (se bilag 3). Når disse beslutninger er truffet, beder beredskabschefen eller denne stedfortræder, den vagthavende medarbejder i kommunikationsafdelingen eller ledelsessekretariatet om at iværksætte aktiveringen. Aktiveringstrin Informationsberedskab (Varsling af chefer/direktører og nøglepersoner) Se (Bilag 5) Beskrivelse Varsling af chefer og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der ikke vurderes at være behov for at aktivere og etablere staben, men hvor chefer og nøglepersoner bør være orienteret om situationen. Receptionen, chefer eller berørte kontakter chefer eller souschefer, som derefter kontakter egne medarbejdere. Stabsberedskab (Indkaldelse af chefer/direktører og nøglepersoner) Indkaldelse af chefer og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der vurderes at være behov for cheftilstedeværelse mv. i Holbæk Kommune for umiddelbart at kunne mødes og koordinere Holbæk Kommunes opgaver. Operationsberedskab Indkaldelse af den samlede stab Indkaldelse af den samlede stab anvendes i en situation, hvor der er behov for at Holbæk Kommunes ledelse og organisation kan varetage samtlige krisestyringsrelevante opgaver med det samme og i længere tid Sammensætningen af Holbæk Kommunes krisestab - Borgmester (stabschef) eller dennes stedfortræder - Repræsentant fra direktionen - Repræsentant fra Ledelsessekretariatet - Repræsentant for kommunikationsafdelingen - Repræsentant for beredskabet Følgende funktioner er faste medlemmer af Holbæk Kommunes krisestab som skal indkaldes. Herudover kan der efter konkret vurdering indkaldes ad hoc medlemmer fra Holbæk Kommunes øvrige afdelinger. Alle afdelinger i organisationen skal derfor planlægge at kunne indgå i krisestaben jf. kravene i pkt Der kan indkaldes en byrådsrepræsentant hvis dette skønnes nødvendigt Indledende opgaver vedrørende aktivering af staben Inden for normal arbejdstid varetager beredskabet de praktiske opgaver i forbindelse med aktivering af staben. Uden for normal arbejdstid varetages opgaverne af beredskabet. Holbæk Kommune 7

9 De indledende opgaver omfatter: Varsling/indkaldelse af relevante medlemmer og stabsstøttefunktioner. Ansvarlig: Beredskabet + Ledelsessekretariatet Etablering og bemanding af operationssektion i operationsrummet i SITCEN Ansvarlig: Beredskabet se Instruks for klargøring af stabsrum (Bilag 6) Klargøring af situationscentret (SITCEN) i lokale 1A, Kanalstræde 2. Ansvarlig: Beredskabet, se Instruks for klargøring af lokale 1A, Bilag 6. Orientering af Forsvarsministeriet om aktivering af Holbæk Kommunes krisestyringsorganisation. Ansvarlig: Stabschef/beredskabschef Orientering af fremmødte medlemmer til staben. Ledelsessekretariatet udarbejder og opsætter et opslag med en kort orientering om situationen samt hvilke konkrete initiativer der er besluttet. Indholdet i opslaget aftales med stabschefen. Ansvarlig: Stabschef Start af Holbæk Kommunes log og overvågning af telefon og hovedpostkasse. Ansvarlig: Beredskabet se Instruks for logføring og journalisering + vejledning (Bilag 14) Generel orientering af Holbæk Kommunes medarbejdere via mail og intranet. Holbæk Kommunes medarbejdere orienteres via og Holbæk kommunes intranet (Holbækken) om situationen, herunder hvilket niveau krisestaben er aktiveret på. Det skal fremgå af orienteringen, at alle afdelinger og medarbejdere er forpligtet til at støtte krisestaben (inklusiv støttefunktionerne), hvis der viser sig behov herfor. Ansvarlig: Kommunikationsafdelingen Gennemførelse af 1. stabsmøde. På 1. stabsmøde træffes beslutning om en række forhold herunder hvem, der varetager funktionerne som stabschef og talsmand i forbindelse med den konkrete krise. Mødet ledes af stabschefen og gennemføres jf. dagsorden for 1. stabsmøde. Staben afgør ligeledes på 1. møde, om SITCEN skal bemandes. Se Dagsorden for 1. stabsmøde (bilag 1) Gennemførelse af efterfølgende stabsmøder Deltagerkredsen fastlægges af direktionen og stabschefen. Møderne ledes normalt af stabschefen og gennemføres ud fra dagsorden for stabsmøder. Se Dagsorden for stabsmøde (Bilag 2) Krisestabens støttefunktioner Stabsstøttefunktionerne skal bidrage til, at staben effektivt kan varetage sine opgaver. Funktionerne etableres og bemandes ud fra en vurdering af behovet for støtte. De ansvarlige afdelinger skal sikre, at funktionerne kan bemandes. Bemandingen sker efter en særlig bemandingsplan (bilag 3), som beredskabet udarbejder i samarbejde med relevante og ansvarlige afdelinger. Holbæk Kommune 8

10 Stabsstøttefunktionerne omfatter syv enheder: Operationssektion Operationssektionen bistår stabschefen med at varetage ledelsen af de operative aspekter af den aktuelle situation. Involverer den aktuelle hændelse Holbæk Kommunes operative ressourcer bistår operationssektionen stabschefen med at lede indsatsen og opretholde et overblik over Holbæk Kommunes ressourcer. Ansvarlig: Beredskabschefen, Viceberedskabschefen Stabssekretariat Stabssekretariatet bistår stabschefen og varetager opgaver vedrørende overvågning og fordeling af informationer fra mail, telefon, fax og sikrede kommunikationssystemer, logføring, udarbejdelse af referater og aktionslister, journalisering samt afsendelse af informationer til eksterne aktører. Ansvarlig: Kommunikationsafdelingen/Ledelsessekretariatet Situationsbillede Enheden skal opstille og løbende opdatere Holbæk Kommunes situationsbillede. Ansvarlig: Beredskabet (Holbæk Brandsyn) Logistik Logistikenheden sørger for forplejning, kørsel, indretning af lokaler mv. Ansvarlig: Beredskabet (Holbæk Brandsyn) Administration Administrationsenheden løser administrative opgaver, der relaterer sig til den aktuelle hændelse. Dette kan blandt andet omfatte afklaring af kontraktlige forhold, juridisk støtte, personaleadministrativ vejledning, indkaldelse/udsendelse af personel, økonomiske beregninger og udarbejdelse af budgetter. Ansvarlig: Ledelsessekretariatet IT IT-afdelingen i Holbæk Kommune sørger for at krisestabens IT fungerer, og yder øjeblikkelig støtte, hvis der opstår IT-problemer. Ansvarlig: IT afdelingen i Holbæk Kommune GIS (geografiske informationssystem) Geodata afdelingen og beredskabet har det overordnede ansvar for at betjene Holbæk Kommunes GIS-system i krisestaben. Ansvarlig: GIS-afdelingen De nævnte afdelinger er ansvarlige for at kunne aktivere og drive stabsstøttefunktionerne. 2.5 Udsendelse af forbindelsesofficerer Holbæk Kommune er forpligtet til at udsende forbindelsesofficerer i forbindelse med aktivering af følgende stabe mv.: Kriseberedskabsgruppen (KBG) National Operativ Stab (NOST) Holbæk Kommune 9

11 Det centrale operative kommunikationsberedskab (DCOK) International Operativ Stab (IOS) Holbæk Kommunes (eventuelle) decentrale afdelinger deltager i stabe, jf. deres egne planer. Andre stabe efter vurdering af Holbæk Kommunes stab. Se Huskeliste til Holbæk Kommunes forbindelsesofficerer (bilag 7) Stabschefen har ansvaret for udsendelse af forbindelsesofficererne. Forbindelsesofficererne skal: Fungere som et bindeled mellem Holbæk Kommunes stab og den modtagende stab. Bidrage til smidig informationsudveksling og den gensidige forståelse af de valgte mål, strategier og tiltag. Fungere som faglig støtte for den modtagende stab. 2.6 Afløsning af stabsmedlemmerne Ved længerevarende indsatser, hvor staben er i operationsberedskab, har stabschefen ansvaret for at vurdere, om der skal iværksættes afløsning af stabsmedlemmerne. Alle berørte afdelinger er ansvarlige for, at der foretages en planlægning for stabens bemanding i den konkrete situation og herunder, at der udpeges afløsere til de bemandede funktioner. Stabssekretariatet indkalder afløserne, og fører en liste, hvoraf det fremgår, hvilke personer, man har været i kontakt med og hvornår de kan møde frem i staben. Afløsningen foregår ved overlapning og personlig overlevering umiddelbart efter et stabsmøde. 2.7 Holbæk Kommunes alternative mødested (2nd site) Såfremt staben ikke kan anvende Holbæk Kommunes normale lokaler og faciliteter på Kanalstræde 2, bruges Holbæk Kommunes lokaler på det gamle rådhus, Rådhusvej 1 (byrådssalen med tilstødende lokaler) som alternativ lokalitet. Delplan for det alternative mødested udarbejdes separat. Ansvarlig: Stabschefen/beredskabet 2.8 Deaktivering af staben Når der ikke længere er behov for krisestyringsorganisationen, og eventuelt resterende opgaver mere hensigtsmæssigt kan løses i basisorganisationen, træffer stabschefen efter drøftelse med stabens medlemmer beslutning om deaktivering af staben og stabsstøttefunktionerne. Holbæk Kommune 10

12 3 Informationshåndtering 3.1 Målet med håndtering af informationer Målet med håndtering af informationer om krisen er at sikre, at staben til stadighed har et overblik over den samlede situation og løbende kan dokumentere forløbet. 3.2 Tilgang af informationer om hændelsen I forbindelse med en hændelse, hvor Holbæk Kommunes krisestyringsorganisation er aktiveret, vil krisestaben løbende modtage information fra forskellige kilder. Information vil tilgå fra samarbejdspartnere og Holbæk Kommunes egne afdelinger. For at sikre, at relevante informationer kommer frem til staben, kan der iværksættes følgende foranstaltninger: Forstærket overvågning af postkasser, telefoner og sikrede kommunikationsmidler Overvågningen omfatter Beredskabet i Holbæk Kommunes hovedpostkasse beredskab@holb.dk, hovedtelefonnummer samt de sikrede kommunikationsmidler. Afdelingerne er selv ansvarlige for at overvåge egne postkasser. Ansvarlig: Beredskabet Iværksættelse af medieovervågning Kommunikationsafdelingen vil løbende overvåge TV2 NEWS og Ritzaus telegramtjeneste. Herudover kan overvågningen omfatte relevante landsdækkende medier og relevante regionale og udenlandske medier. Ansvarlig: Kommunikationsafdelingen Se Operationsprocedurer for Krisekommunikationsberedskabet (Bilag 11) Iværksættelse af rapportering Staben kan iværksætte en løbende rapporteringsordning fra Holbæk Kommunes decentrale afdelinger, forbindelsesofficerer m.fl. Ansvarlig: Ledelsessekretariatet Se Skabelon for indrapportering fra Holbæk Kommunes decentrale afdelinger (Bilag 8) Hastemeldinger fra decentrale afdelinger m.fl. (SITREP) Holbæk Kommunes decentrale enheder], forbindelsesofficerer m.fl. har mulighed for at sende en hastemelding til staben, hvis der er indtruffet en begivenhed, som ikke kan afvente regelmæssig rapportering. Ansvarlig: Holbæk Kommunes decentrale afdelinger, forbindelsesofficerer m.fl. Se Skabelon for hastemeldinger (SITREP) (Bilag 9) Holbæk Kommune 11

13 3.3 Intern fordeling af mails og telefonopkald Fordeling af mail til Beredskabet i Holbæk Kommunes hovedpostkasse Alle mails til beredskab@holb.dk vedrørende hændelsen fordeles efter konkret vurdering til stabens postkasse. Ansvarlig: Beredskabet i Holbæk Kommune Viderestilling af telefoner Alle opkald til Holbæk Kommune viderestilles til staben eller beredskabet, subsidiært overdrages telefonbeskeder til stabschefen. Informationer fra sikrede kommunikationssystemer skrives ud og overdrages til stabschefen. Ansvarlig: Ledelsessekretariatet 3.4 Dokumentation af informationer Væsentlige informationer og beslutninger skal fastholdes på skrift, så der er enighed om, og klarhed over, hvad der er oplyst til og besluttet af staben. Det er stabschefens ansvar under inddragelse af stabssekretariatet at sikre en korrekt, effektiv og rettidig dokumentation af alle væsentlige informationer, møder, beslutninger mv Log og journalisering Alle relevante informationer og beslutninger vedrørende krisen skal løbende og hurtigst muligt registreres i Acadre. Alt udgående post sendes cc. til beredskabet beredskab@holb.dk, så de udgående signaler kan registreres og senere journaliseres. Al indgående post registreres af stabssekretariatet (med henblik på senere journalisering) Ansvarlig: Stabschefen/Beredskabet Se Instruks for logføring og journalisering + vejledning (Bilag 14) Referat og aktionsliste Der tages beslutningsreferat under hvert stabsmøde. Referatet udarbejdes normalt af ledelsessekretaraitet/beredskabet. Referatet fordeles til relevante aktører umiddelbart efter hvert stabsmøde. Referatet skal godkendes af stabschefen før fordeling. Der udarbejdes en fortløbende aktionsliste, som indeholder informationer om hvilke tiltag, staben har besluttet at sætte i værk samt status for udførelsen ( gennemført, under udførelse, afventer ). Ansvarlig: Ledelsessekretariatet/Beredskabet 3.5 Opstilling af Holbæk Kommunes situationsbillede For at sikre et højt og ensartet informationsniveau, der kan danne grundlag for beslutninger i staben, skal der opstilles et situationsbillede, som opsummerer de væsentligste informationer om Holbæk Kommunes andel af hændelsen. Det samlede overblik over hændelsen opretholdelses ved hjælp af det nationale situationsbillede, der udarbejdes af NOST (nationale operative stab). Holbæk Kommune 12

14 Det samlede situationsbillede skal tage udgangspunkt i de informationer, som Holbæk Kommune har modtaget fra interne og eksterne kilder. Det samlede situationsbillede skal udarbejdes så kortfattet som muligt (1-2 sider), fokusere på den konkrete hændelse og være umiddelbart forståeligt, også for samarbejdsparter. Informationerne præsenteres i skabelonen for Holbæk Kommunes situationsbillede Ansvarlig: Beredskabet Se Skabelon for Holbæk Kommunes situationsbillede (Bilag 10) Ajourførte versioner af Holbæk Kommunes situationsbillede fordeles til medlemmerne af staben senest 15 minutter før næstkommende stabsmøde. 3.6 Overblik over Holbæk Kommunes ressourcer Staben skal løbende have et generelt overblik over Holbæk Kommunes decentrale afdelingers disponerede og ikke-aktiverede ressourcer, herunder de kritiske ressourcer, samt have overblik over, hvilke ressourcer, der kan frigøres eller omdisponeres uden at svække den samlede indsats. Dette overblik tilvejebringes i operationssektionen. Ansvarlig: Beredskabet Se Instruks for operative indsatsplaner (Bilag 15) Holbæk Kommune 13

15 4 Koordinering af handlinger og disponering af ressourcer 4.1 Målet med koordinering af handlinger og disponering af ressourcer Målet med stabens koordinering af handlinger og disponering af ressourcer er at opnå den bedst mulige udnyttelse af Holbæk Kommunes kapaciteter, så konsekvenserne af hændelsen kan begrænses, og situationen kan normaliseres hurtigst muligt Krav til koordinationen af handlinger og disponering af ressourcer Krisestaben skal sørge for, at der løbende er klarhed over de overordnede politiske prioriteringer samt sikre, at der er dækning for større, ekstraordinære økonomiske dispositioner, hvis dette er nødvendigt for at den operative indsats kan forløbe effektivt. Krisestaben bør være særlig opmærksom på følgende forhold: Operative handlinger eller ressourceanvendelse, hvor det i situationen er uklart, hvem der skal betale. Operative dispositioner, som vil indebære store udgifter for Holbæk Kommune, andre aktører eller for det danske samfund som helhed. Beredskabsforanstaltninger, som kan få langvarige eller meget indgribende konsekvenser for det danske samfund og/eller vil have stor politisk signalværdi. Beredskabsforanstaltninger, som kan påvirke relationer til andre lande. (Listen er ikke udtømmende.) Ved relevante anmodninger om bistand fra Holbæk Kommunes afdelinger eller eksterne aktører skal krisestaben hurtigst muligt og i videst muligt omfang søge at imødekomme behovet, enten ved at omdisponere egne ledige ressourcer eller ved at videreformidle anmodningen til andre aktører Typiske samarbejdspartnere under kriser Under kriser vil Holbæk Kommune typisk samarbejde med en række forskellige aktører. Konkrete samarbejdspartnere identificeres på 1. stabsmøde, jf. dagsorden for 1. stabsmøde. Bruttoliste over mulige samarbejdspartnere under krisen (Bilag 12) 4.2 Bemyndigelse Krisestaben kan inddrage ressourcer fra afdelinger, enheder eller udpege enkeltpersoner, der skal inddrages i opgaveløsningen. Dette gælder også personer, der ikke normalt er inddraget i krisestyringssammenhæng. Holbæk Kommunes decentrale afdelinger kan iværksætte handlinger og disponere over egne ressourcer, indtil krisestaben beslutter andet. Krisestaben kan centralisere beslutninger vedrørende handlinger og ressource anvendelse i hele Holbæk Kommune. Holbæk Kommune 14

16 4.3 Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Krisestaben har kompetence til at træffe beslutninger vedrørende Holbæk Kommunes handlinger og ressourceanvendelse. Visse tiltag kan dog først iværksættes efter, at Holbæk Kommune har indhentet politisk godkendelse. Krisestaben kan i samråd med direktionen udarbejde en plan for opretholdelse og videreførelse for de daglige arbejdsopgaver, herunder foretage en prioritering af opgaverne, udskyde tidsfrister osv. Krisestaben kan ligeledes allokere ressourcer til afdelinger/enheder, der er hårdt belastet af hændelsen. 4.4 Overblik over Holbæk Kommunes ressourcer Krisestaben skal løbende have et overblik over Holbæk Kommunes disponerede og ikke-aktiverede ressourcer, herunder de kritiske ressourcer, samt have overblik over, hvilke ressourcer der kan frigøres eller om disponeres uden at svække den samlede indsats. Opgaven varetages i krisestaben af Beredskabet i Holbæk Kommune (beredskabschefen eller dennes stedfortræder) med udgangspunkt i indrapporteringer fra Holbæk Kommunes decentrale afdelinger (se bilag 8), og opdeles i følgende kategorier: Aktuelle ressourcer (mandskab/materiel) til umiddelbar indsættelse Disponerede ressourcer (mandskab/materiel) Ikke-aktiverede ressourcer (reserve) (mandskab/materiel) Ressourcer, der i situationen betragtes som kritiske skal være markeret tydeligt på den samlede oversigt. Instruks for opstilling af forslag til handlinger og ressourceanvendelse (Bilag 13) 4.5 Modtagelse af anmodninger Holbæk Kommunes bistand Anmodninger om Holbæk Kommunes bistand kan komme enten fra Holbæk Kommunes decentrale afdelinger eller fra eksterne aktører. Alle anmodninger skal hurtigst muligt efter modtagelse afleveres direkte til afdelingslederen, som tager stilling den videre behandling, herunder om der er behov for øjeblikkelige tiltag. 4.6 Ændringer i situationen Informationer om krisen, herunder det samlede situationsbillede kan pege på, at den erkendte situation eller den forventede udvikling har ændret sig. Det kan skyldes, at der er indtruffet nye hændelser, at samarbejdspartnere har iværksæt nye tiltag m.v. Informationer, som indikerer behov for øjeblikkelige tiltag fra Holbæk Kommunes side afleveres direkte til stabschefen. 4.7 Opstilling af forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Ved anmodninger om Holbæk Kommunes bistand eller ved ændringer i situationen skal krisestaben opstille og drøfte nye forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. Stabschefen beslutter hvilke enheder, der skal bidrage til at udarbejde nye forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. Holbæk Kommune 15

17 4.8 Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Krisestaben har kompetence til at træffe beslutninger vedrørende Holbæk Kommunes handlinger og ressourceanvendelse. Visse tiltag kan dog først iværksættes efter at krisestaben har indhentet politisk godkendelse. Med udgangspunkt i en drøftelse af de opstillede forslag beslutter krisestaben hvilke tiltag, Holbæk Kommune skal sætte i værk. Forslagene drøftes som udgangspunkt på stabsmøderne. Hvis der er akut behov for at iværksætte tiltag, orienterer stabschefen krisestaben på næste ordinære stabsmøde. Alle beslutninger indføres i Holbæk Kommunes log og krisestaben udarbejder i nødvendigt omfang skriftlige ordrer til Holbæk Kommunes enkelte afdelinger og decentrale afdelinger. 4.9 Opfølgning på iværksatte tiltag Krisestaben skal løbende følge op på gennemførelsen af de iværksatte tiltag. Status for de enkelte tiltag skal fremgå af Holbæk Kommunes log ( afventer, iværksat, gennemført, annulleret ) Krisekommunikation Målet med krisekommunikationen er at få direkte berørte/truede befolkningsgrupper til at tage ansvar for deres egen sikkerhed på en hensigtsmæssig måde, samt at imødekomme behovet for dialog med og informationer til pårørende, befolkningen, medier, Holbæk Kommunes ansatte m.fl. Krisekommunikation ved større hændelser skal koordineres mellem kommunens krisekommunikationsteam (KKT), beredskabet og politiet. Procedurer og instrukser vedrørende krisekommunikation fremgår af plan for Holbæk Kommunes krisekommunikation Denne plan indeholder dog nedenstående instrukser til brug for krisestaben: Skabelon for hastemeldinger (SITREP) Bilag 9 Skabelon for Holbæk Kommunes samlede situationsbillede Bilag Krisestabens hasteprocedure Hvis en anmodning om støtte fra Holbæk Kommune har særligt hastende karakter, rådfører stabschefen sig med direktionens repræsentant i krisestaben, eventuelt pr. telefon. Stabschefen træffer herefter beslutning om den videre behandling, herunder om anmodningen skal forelægges for det politiske niveau. Stabschefen orienterer hurtigst muligt, herefter medlemmerne af krisestaben. Holbæk Kommune 16

18 5 Kommunikation 5.1 Målet med kommunikationsindsatsen Målet med kommunikationsindsatsen i forbindelse med ekstraordinære hændelser inden for Holbæk Kommunes virkefelt er at sikre: at Holbæk Kommune kan reagere med en hurtig og præcis kommunikation ved en pludseligt opstået informationsefterspørgsel at Holbæk Kommune er i stand til at opretholde et højt informationsniveau i forhold til presse, samarbejdspartere og befolkning samt til Holbæk Kommunes egne medarbejdere og pårørende i langvarige perioder med stor efterspørgsel efter information. Kommunikationsafdelingen placeres i umiddelbar nærhed af krisestaben i situationscentret (Mødelokale 1B, Kanalstræde 2). 5.2 Indledende kommunikationsopgaver I tilfælde af en ekstraordinær hændelse vil der ofte opstå et akut behov for meget hurtigt at forsyne pressen med information og for at bevare et overblik over mediernes omtale af hændelsen og Holbæk Kommunes andel i den. Kommunikationsafdelingen er ved ekstraordinære hændelser derfor bemyndiget til, hurtigst muligt og inden afholdelsen af 1. stabsmøde at iværksætte en række indledende kommunikationsopgaver, som kan foretages udelukkende med reference til Holbæk Kommunes direktion: at udpege talsmænd, som kan stå til rådighed for medierne ved pressehenvendelser. Den/de pågældende skal som udgangspunkt fritages for andre opgaver: at iværksætte forstærket pressebetjening og medieovervågning at udsende evt. holding messages (kortfattede nyheder og/eller pressemeddelelser med foreløbig information til presse og offentlighed) at udarbejde en indledende pressestrategi for Holbæk Kommune at indkalde kommunikationsafdelingen mhp. at iværksætte en forstærket kommunikations- og presseindsats samt medieovervågning samarbejde med andre stabe, herunder den lokale beredskabstab. 5.3 Generelle kommunikationsopgaver I tilfælde af en aktivering af Holbæk Kommunes krisestab, varetager kommunikationsafdelingen følgende opgaver: Forstærket medieovervågning TV2 NEWS og Ritzaus telegramtjeneste overvåges konstant. Herudover kan overvågningen efter behov omfatte relevante landsdækkende medier (tv, radio og dagblades onlineudgaver) og relevante regionale og udenlandske medier (CNN eller tilsvarende). Holbæk Kommune 17

19 Forstærket pressebetjening Pressehenvendelser modtages, registreres, prioriteres og videreformidles til relevante talsmænd i Holbæk Kommune. Talsmænd udpeges i samarbejde med relevante fagkontorer. Pressestrategier udarbejdes og distribueres løbende internt i Holbæk Kommune. Som minimum skal de indeholde retningslinjer for, hvem der udtaler sig og om hvad. Udarbejdelse af relevant ekstern og intern kommunikation Nyheder til (eksternt) og Holbækken (internt), pressemeddelelser samt evt. nyhedsbreve til pårørende udarbejdes i samarbejde med relevante fagkontorer og decentrale afdelinger. Deltagelse i Det Centrale Operative Kommunikationsberedskab (DCOK) i NOST Hvis Rigspolitiet indkalder DCOK i NOST mhp. at koordinere myndighedernes kommunikation i forbindelse med en krise, afgiver kommunikationsafdelingen en medarbejder hertil. Kommunikationsopgaverne iværksættes i henhold til kommunikationsafdelingens interne instrukser. Se Operationsprocedurer for Krisekommunikationsberedskabet (bilag 11). Til møderne i Holbæk Kommunes stab gør kommunikationsafdelingen rede for mediebilledet og indkomne pressehenvendelser til Holbæk Kommune samt udarbejdet og påtænkt ekstern og intern kommunikation såsom nyheder til til Holbækken og pressemeddelelser. Herudover afleverer kommunikationsafdelingen en sammenfatning af mediebilledet, pressehenvendelserne samt ekstern og intern kommunikation til stabschefen til brug for udarbejdelsen af Holbæk Kommunes samlede situationsbillede (se kapitel 3, pkt. 3.5) Holbæk Kommune 18

20 6 Operativ indsats Holbæk Kommunes plan for fortsat drift består af denne overordnede plan, beredskabets procedurer og planer for indsats, samt de enkelte afdelinger temaplaner. Fordeling over allerede udarbejdede temaplaner findes under punkt 7. Beredskabet og afdelingerne er selv ansvarlige for drift og vedligeholdelse af planerne. Temaplanerne bliver med et endnu ikke fastsat interval auditeret af beredskabet gennem auditeringer og øvelser. Holbæk Kommune 19

21 7 Oversigt over Holbæk Kommunes delplaner, indsatsplaner mv. Under udarbejdelse Holbæk Kommune 20

22 Bilagsliste Bilag 1: Dagsorden for 1. stabsmøde Bilag 2: Dagsorden for stabsmøde Bilag 3: Bemandingsplan Bilag 4: Instruks for håndtering af varsler og alarmer Bilag 5: Instruks for alarmering af Holbæk Kommunes Krisestab Bilag 6: Instruks for klargøring af stabsrum SITCEN Bilag 6: Fortsat Bilag 7: Huskeliste til Holbæk Kommunes forbindelsesofficerer Bilag 8: Skabelon for indrapportering fra Holbæk Kommunes decentrale afdelinger Bilag 9: Skabelon for hastemeldinger (SITREP) Bilag 10: Skabelon for Holbæk Kommunes samlede situationsbillede Bilag 11: Operationsprocedurer for krisekommunikationsberedskabet Bilag 12: Bruttoliste over mulige samarbejdspartnere under krisen Bilag 13: Instruks for opstilling af forslag til handlinger og ressourceanvendelse Bilag 14: Instruks for logføring og journalisering + vejledning Bilag 15: Instruks for operative indsatsplaner Holbæk Kommune 21

23 Bilag 1 Dagsorden for 1. stabsmøde Dagsorden, 1. stabsmøde 1. Deltagere og referent 2. Situationen 3. Holbæk Kommunes opgave 4. Udpegning af kriseleder, stabschef og presseansvarlig 5. Fastlæggelse af organisation (daglig organisation, skeletbemanding af staben eller fuld bemanding af staben) 6. Bemanding af staben (afgivelser og omfordeling) 7. Identifikation af relevante samarbejdspartnere 8. Særlige procedurer (modtagelse og fordeling af informationer, iværksættelse af rapportering fra decentrale afdelinger m.fl., økonomi, herunder bemyndigelser) 9. Status vedrørende tværgående stabe og andre krisestyringsfora 10. Krisekommunikation 11. Orientering af Holbæk Kommunes personale 12. Erfaringsopsamling 13. Eventuelt 14. Opsummering af væsentlige beslutninger 15. Næste møde Holbæk Kommune 22

24 Bilag 2 Dagsorden for stabsmøder Dagsordener, stabsmøder Status og opdatering 1. Opdatering siden fordeling af seneste samlede situationsbillede 2. Nøgleopgaver Koordination og beslutning 3. Opgave 4. Opgave 5. Krisekommunikation Andet 6. Punkter til erfaringsopsamling 7. Eventuelt 8. Opsummering af væsentlige beslutninger 9. Næste møde Holbæk Kommune 23

25 Bilag 3 Bemandingsplan Stabens faste medlemmer: Stabschefen, borgmesteren eller dennes stedfortræder Repræsentanter fra direktionen Repræsentant fra Ledelsessekretariatet Repræsentant fra Kommunikationsafdelingen Holbæk Kommunes talsmand Repræsentant fra Beredskabet, Beredskabschef eller dennes stedfortræder Stabsstøttefunktionerne omfatter syv afdelinger: Operationssektion: Ansvarlig: Beredskabet (beredskabschefen og viceberedskabschefen) Stabssekretariat: Ansvarlig: Ledelsessekretariatet Situationsbillede: Ansvarlig: Beredskabet Logistik: Ansvarlig: Beredskabet Administration: Ansvarlig: Ledelsessekretariatet IT: Ansvarlig: IT-afdelingen GIS: Ansvarlig: GIS-afdelingen og beredskabet Ad hoc-medlemmer udvælges ud fra den konkrete hændelse: Holbæk Kommune 24

26 Bilag 4 Instruks for håndtering af varsler og alarmer Instruks for håndtering af varsler og alarmer Formål Ansvar Situation Instruksen skal sikre ensartet modtagelse og korrekt formidling af indgående varsler og alarmer fra eksterne instanser uden for Holbæk Kommune. Ved Varsler og Alarmer forstås: Varsel om ekstreme Vejrligssituationer som f.eks. oversvømmelse, orkan, kraftigt snefald eller lignende der vil true kommunens infrastruktur. Alarm om større ulykker med et stort antal tilskadekomne eller større udslip/forurening der truer et stort geografisk område af kommunen. Alarm ved omfattende, længerevarende driftmæssige forstyrrelser ved eksempelvis nedbrud af it, telefoni, el, vand, kloak, varmeforsyning m.v. Varsel om Epidemi Trusselsvurdering fra Politiet (PET) om ændring af trusselsbillede Direkte anmodning fra den Lokale Beredskabsstab Direkte anmodning fra Beredskabsstyrelsen Direkte Anmodning fra Akut Medicinsk Koordinationscenter Andre hændelser der påvirker kommunens evne til at opretholde den normale infrastruktur Basisorganisationen (ansvarlige/berørte afdeling) i driftstiden, og/eller vagthavende medarbejdere typisk uden for normal arbejdstid. Vagthavende medarbejdere i Holbæk Kommune kan være: Vagthavende Indsatsleder fra Beredskabet Drift- og Anlægsvagten Miljøvagten Varsler og Alarmer kan indgå enten fra eksterne instanser som eks. Politiet (typisk via 1-1-2), DMI (vejrligsvarsler), Regionen (Sygehusberedskabet) og Medierne Eller fra Kommunens egne sektorer som eks. Holbæk-forsyning (Nedbrud på vand, varme m.v.), IT og Digitalisering (IT nedbrud) osv. Opgave Varsler og Alarmer kan indgå til Basisorganisationen i normal driftstid eller vagthavende medarbejdere typisk uden for normal driftstid. Basisorganisationen: Når Basisorganisationen i normal driftstid modtager en varsel eller alarm, afgøres hvorvidt den opståede situation kan håndteres ved brug af det daglige beredskab. Hvis det daglige beredskab vurderes utilstrækkeligt, skal den pågældende afdelingschef iværksætte aktivering af Krisestaben. Vagthavende medarbejdere: Når Vagthavende medarbejdere modtager en varsel eller alarm vurderes ligeledes om situationen kan håndteres ved hjælp at det stående beredskab. Såfremt det stående beredskab vurderes utilstrækkeligt, kontakter den vagthavende medarbejder sin nærmeste chef som derefter iværksætter aktivering af krisestaben. Holbæk Kommune 25

27 Såfremt kontakt til den nærmeste chef ikke kan opnås, iværksætter den vagthavende medarbejder selv aktivering af krisestaben, alternativt via Beredskabets vagthavende Indsatsleder. Udførelse Opfølgning Aktivering af Krisestaben sker ved at kontakte en af direktørerne i krisestaben. Kontakt forsøges opnået til følgende (i angivet rækkefølge): Beredskabschefen/viceberedskabschefen Borgmesteren Kommunaldirektøren Direktionen Kontaktoplysninger hentes fra Adressekartoteket i Outlook. Efter aktivering af krisestaben er foretaget klargøres til varsling/indkaldelse af Kommunikationsafdelingen samt andre relevante støttefunktioner. Der skal oprettes en liste over varslede og indkaldte personer, hvor den forventede fremmødetid anføres. Såfremt det meddeles fra den underrettede direktør, at Krisestaben samles, skal klargøring af stabsrum iværksættes. Holbæk Kommune 26

28 Bilag 5 Instruks for alarmering af Holbæk Kommunes Krisestab Udløsende årsager Alarmering af Holbæk Kommunes krisestab skal iværksættes når der indtræder ekstraordinære hændelser, som kan sætte kommunens serviceniveau under pres. Eksempelvis svigt i forsyningssikkerheden (vand, varme, el), oversvømmelse, pandemi/større influenzaepidemi el. lign. Se endvidere generel plan for Holbæk Kommune afsnit 1.4 samt side 6, aktiveringsniveau. Krisestabens aktivering Krisestaben aktiveres af Borgmesteren, en af Holbæk Kommunes rådmænd, et medlem af Holbæk Kommunes direktørkollegium, Beredskabschefen eller en af ovenfor anførte funktioners stedfortrædere. Vagt- og Kommunikationscentralen ved Beredskabet i Holbæk Kommune opretter log i krisestyringssystemet og tilkalder krisestabens medlemmer efter nedenstående telefonnumre. Jf. pkt består krisestaben af borgmesteren, medlemmer fra direktørkollegiet samt beredskabschefen. Det er disse medlemmer, der skal tilkaldes. Stabsplanlægger/kommunikations- og vagtcentralleder ved Beredskabet i Holbæk Kommune tilkaldes jf. intern telefonliste. Krisestaben skal kunne træde sammen med 1 times varsel året rundt, døgnet rundt. Krisestaben træder sammen i Stabsrummet 1A, ved Holbæk Kommune,. Holbæk Kommune 27

29 Holbæk Kommune 28

30 Bilag 6 Instruks for klargøring af stabsrum SITCEN Instruks for klargøring af stabsrum (SITCEN) Opgave: Ledelse: Organisation: Bemanding: Procedurer: Klargøring af krisestabens faciliteter Denne instruks tages i brug, når krisestaben aktiveres på niveau 3. Chefen for Ledelsessekretariatet (CH/LSEK) (Kontaktoplysninger findes i Adressekartoteket i Outlook.) Normal organisation (ikke behov for ekstern forstærkning) Inden for normal arbejdstid: Medarbejderne i Ledelsessekretariatet. Uden for normal arbejdstid: Vagthavende indsatsleder fra Beredskabet. A. Indretning af krisestabens mødelokale Mødelokalet indrettes jf. oversigten (se næste side) med det udstyr der fremgår afmateriellisten. B. Opstart af computere og AV-udstyr Alle computere i mødelokalet startes op og der kontrolleres for netadgang på hver enkelt maskine. Projektere stilles op og tændes, hvor det kontrolleres at der er signal fra tilsluttede computere. C. Kontrol af kommunikationsudstyr Alle telefoner kontrolleres for klartone. Alle SINE terminales tændes og kontrolleres, der etableres kontakt til indsatsleder D. Forplejning Der stilles kaffe, te, koldt vand samt engangskopper og servietter frem i mødelokalet. E. Afrapportering Medarbejderne melder tilbage til CH/LSEK så snart krisestabens mødelokale er klar til brug. CH/LSEK melder tilbage til lederen af krisestaben så snart krisestabens mødelokale er klar til brug Holbæk Kommune 29

31 Bilag 6 - fortsat Holbæk Kommune 30

32 Bilag 7 Huskeliste til Holbæk Kommunes forbindelsesofficerer Holbæk Kommune 31

33 Bilag 8 Skabelon for indrapportering fra Holbæk Kommunes decentrale afdelinger Holbæk Kommune 32

34 Bilag 9 Skabelon for hastemeldinger (SITREP) Melding (SITREP) 1. Fra: 2. Tidspunkt for hændelsen 3. Hvad er der sket? 4. Hvor er det sket? 5. Hvordan er situationen? 6. Hvad er der iværksat? 7. Udfærdigelsestidspunkt og godkendelse Holbæk Kommune 33

35 Bilag 10 Skabelon for Holbæk Kommunes samlede situationsbillede Udfærdigelsestidspunkt: Godkendt af: 1. Situationen (kort beskrevet) 2. Hvad er det sket? (faktuelt om situationen) Dræbte.. Sårede.. Berørte Materiel skade Andet 3. Hvor er hændelsen/-erne sket? 4. Trusselsvurdering (fastsættes af efterretningstjenesterne) 5. Kommunens beredskabsniveau: - Dagligt beredskab - Let forhøjet beredskab - Forhøjet beredskab - Markant forhøjet beredskab - Fuldt etableret beredskab 6. Kommunens beredskabsforanstaltninger og tiltag 7. Kommunens ressourceanvendelse: - hvad er indsat? - tilstrækkelige ressourcer/ behov for yderligere? 8. Hvordan kan situationen udvikle sig? (vurdering) 9. Mediebilledet og Krisekommunikation 10. Kort og illustrationer Holbæk Kommune 34

36 Bilag 11 Operationsprocedurer for krisekommunikationsberedskabet Ansvarlig: Opgave: Aktivering Opgaver Indkald personale Information på hjemmeside og til presse Information på andre sprog Beredskabsmelding via pressen og hjemmeside Kommunikationsafdelingen. Information til borgere, virksomheder og ansatte, på foranledning af krisestyringsstaben eller en berørt forvaltning. Kommunikationsberedskabet aktiveres ved henvendelse fra krisestyringsstaben eller dennes administrative støttefunktion eller fra en berørt forvaltning. Indhold Indkald nødvendigt personale. Indhold udarbejdes i samarbejde med krisestyringsstaben eller den berørte forvaltnings ledelse. Endvidere rådføres med embedslæger og andre ekspertberedskaber i fornødent omfang. Overvej om information på andre sprog skal udsendes. Meddelelsens indhold udarbejdes i samarbejde med krisestyringsstaben eller den berørte forvaltnings ledelse. Forvaltninger og Kommunikationsafdelingen har forud udarbejdede oplæg klar for de mest almindelige situationer så som: - Ekstreme og farlige vejrsituationer. - Større hændelser, der kan have interesse eller påvirke Holbæk Kommune. - Svigt af forsyninger. - Forurening af vandforsyningen. - Informationer til pårørende på berørte institutioner. Pressekontakter DR (hovednr.): Tlf.: DR, nyhedsred.: Tlf Mail: 1212@dr.dk DR TV-avisen: Tlf.: tva@dr.dk Mail DR Radioavisen: Tlf.: Mail: radioavisen@dr.dk DR P4 Sjælland: Tlf.: Mail: p4sj@dr.dk TV2 (hovednr.): Tlf.: TV2 Nyhederne: Tlf.: Mail: plan@tv2.dk TV2 øst: Tlf.: redaktion@tv2east.dk Mail: Ritzau Bureau (hovednr.): Mail: ritzau@ritzau.dk NU-redaktion: Tlf: nu@ritzau.dk Mail: Pressemøder Afvikling Hvis redningsberedskabet er indsat på et skadested, henvises til de pressemøder som Politi og Redningsberedskabet forventes at afholde. Normalt er det først når Politiet og Redningsberedskabets indsats på skadestedet er afsluttet, at kommunale pressemøder kan være nødvendige. Kommunikationsberedskabets ophør besluttes af krisestyringsstaben eller den berørte afdeling. Holbæk Kommune 35