Plan for Fortsat Drift

Transkript

1 Plan for Fortsat Drift Den Generelle Del Revideret senest den 14. november 2017

2 Forord... 3 Indledning... 4 Formål...4 Generelle bestemmelser for kommunens samlede beredskab...6 Ajourføring og afprøvning af planen...7 Lovgrundlag Aktivering og drift Modtagelse af varsler og alarmer Beslutning om aktivering af krisestab Beredskabsniveauerne Alarmering af krisestaben Krav til krisestaben Sammensætning af krisestaben Indledende opgaver vedrørende aktivering af krisestaben Gennemførelse stabsmøder Krisestabens støttefunktioner Afløsning af krisestabens medlemmer mf Håndtering af informationer om krisen Tilgang af informationer Overvågning af kommunikationsmidler Iværksættelse af inter rapportering Behandling af informationer Vurdering af informationer Udarbejdelse af det samlede situationsbillede Koordinering af handlinger og ressourcer Målet med koordinering af handlinger og ressourcer Forholdsregler vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Overblik over ressourcer Anmodning om bistand Beslutning vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Behov for ekstraordinære bevillinger Opfølgning af iværksatte tiltag Krisekommunikation Målet for krisekommunikation Regler for krisekommunikation Tilrettelæggelse af krisekommunikation Kommunikationsopgaver Råd om den første reaktion Operativ indsats Krisestabens opgaven er: Opbygning af operative planer Specifikke indsatsplaner Oversigt over delplaner Delplan I Teknik Miljø / Natur Delplan I Delplan II Sundhedsberedskabet: Sundhed / Omsorg Børn / familie Delplan II Delplan III Redningsberedskabet Delplan III Delplan IV Borgerservices It Stabsfunktioner Delplan IV Operative planer Instrukser Bilag

3 Forord Plan for Fortsat Drift er en samlet plan til varetagelse af kommunens ansvarsområder. Planen skal kunne anvendes som et praktisk og funktionelt værktøj til at yde en forsvarlig indsats i en ekstraordinær situation, f.eks. en større ulykke eller katastrofe, som måske berører flere fagområder, og som kræver ekstra ressourcer. Den samlede plan er en rammeplan, der giver anvisninger på løsning af de kommunale beredskabsmæssige opgaver såvel i daglige som i ekstraordinære situationer. Planen bygger på sektoransvarsprincippet. Hvilket indebærer, at den der til daglig har ansvaret for at en opgave løses, også har ansvaret for opgaven i ulykker og krisesituationer. Planen formål er at beskrive hvorledes det daglige beredskab kan omstilles til at håndtere omfattende hændelser såvel varslede som uvarslede. Alle kommunens medarbejdere har en beredskabspligt. I henhold til beredskabslovens 57 skal alle offentlige ansatte, samt ansatte i offentlige og private virksomheder og institutioner, udføre de opgaver indenfor redningsberedskabet og den civile sektors beredskab, der pålægges dem. Dvs. at medarbejderne er forpligtiget til at deltage i den civile sektors beredskab. Dette kan betyde, at der i en beredskabssituation kan foretages omlægninger og udvidelser af den enkelte medarbejders arbejdstid m.v. i det omfang, det er nødvendigt. Berørte enheder skal - også uden for arbejdstid - efter behov smidigt kunne bemandes og efter behov styrkes med ressourcer fra andre enheder. I en krisesituation tilrettelægges arbejdet i de berørte enheder i overensstemmelse med enhedernes egne instrukser m.v. Beredskabsplanlægning er en løbende proces, der i størst mulig udstrækning bør indgå i daglig arbejdsrutine på alle niveauer. Plan for Fortsat Drift gælder for hele Ringkøbing - Skjern Kommune, herunder alle kommunes forvaltningsområder, stabe, fagsekretariater og decentrale enheder. Godkendt i Ringkøbing Skjern Byråd den 12. dec Iver Enevoldsen Borgmester 3

4 Indledning Formål Plan for Fortsat Drift har som hovedformål: At sikre at kommunen kan opretholde sin virksomhed i ekstraordinære situationer. At kunne iværksættelsen en alarmering såvel internt som eksternt. At kunne aktivere det nødvendige beredskabsniveau At kunne starte en indsats for at begrænse og afhjælpe skader på personer, ejendomme og miljø ved ulykker og katastrofer herunder krigshandlinger At skabe et grundlag for en koordineret beredskabsmæssig indsats og en koordineret anvendelse af de beredskabsmæssige ressourcer. At kunne anvendes af andre myndigheder og instanser som i en beredskabssituation kan blive involveret i løsning af de kommunale beredskabsopgaver. Planen for Fortsat Drift fungerer på baggrund af en generel plan med generelle instrukser, bilag og operative planer for håndtering af specifikke hændelser samt 4 delplaner. Udover de 4 delplaner har forskellige afdelinger og institutioner m.fl. udarbejdet egne planer fx evakueringsplaner. Disse institutionsplaner er ikke medtaget i Plan for Fortsat Drift. Kommunens samlede Plan for Fortsat Drift er placeret på Kommunens ESDH system, edoc sagsnr Nedenfor ses et skematisk eksempel på den samlede Plan for Fortsat Drift 4

5 Planer Planer Planer Planer Plan for Fortsat Drift Generelle Plan (Plan for Krisestaben) Indledning 1 Aktivering 2 Informationshåndtering 3 Koordination 4 Krisekommunikation Instrukser Bilag oversigter - skabeloner Operationelle planer Instrukser Bilag Operative planer Lister Delplan I Delplan II Delplan III Delplan IV Teknik Miljø / Natur Sundhedsberedskabs plan Sundhed/Omsorg Børn/familie Redningsberedskabet Borgerservice IT Stabsfunktioner 5

6 Instrukser, bilag og operative planer er gældende for samtlige delplaner Plan for Fortsat Drift er opbygget med: En generel del, der angive de fælles informationer. I den generelle del indgår tre indeks med samtlige de bilag, instrukser og operative indsatsplaner, der indgår i kommunens Plan for Fortsat Drift, herunder de enkelte delplaner. Delplan I Teknik Miljø / Natur Delplan II Sundhedsberedskabsplan inkl. områderne: Sundhed/Omsorg og Børn/familie Delplan III Redningsberedskabet Delplan IV Borgerservices It Stabsfunktioner I den generelle del er der anvisning på krisestabens: Aktivering og drift Håndtering af informationer om krisen Koordinering af handlinger og ressourcer Krisekommunikation Alle planer er opbygget efter krisestyringens fem kerneopgaver: 1. Aktivering og drift af staben (ledelsen) 2. Håndtering af informationer om krisen 3. Koordinering af handlinger og ressourcer 4. Krisekommunikation 5. Operativ indsats Generelle bestemmelser for kommunens samlede beredskab Ved en beredskabssituation skal afdelingsledere m.fl. sikre sig at egen plan, operative planer (indsatsplaner) og bilag er ajourførte. I forbindelse hermed foretages den fornødne orientering, instruktion af personale. Ligeledes foretages der en registrering vedrørende de til rådighed værende kommunale og privatejede materielle ressourcer. Der træffes aftaler vedrørende fremskaffelse af eventuelle manglende ressourcer. Ansvarsfordeling Alle forvaltningsområder, stabe, fagsekretariater og decentrale enheder er ansvarlige for at egne planer er ajourførte og operative. Selvstændige institutionsplaner mv., der ikke indgår direkte i Plan for Fortsat Drift ajourføres og holdes operative ved den enkelte institutionsleders foranstaltning. Beredskabschefen har i nært samarbejde med direktion og fag og stabschefer det administrative ansvar for at Planen for Fortsat Drift herunder delplaner, fælles instrukser og bilag holdes ajourført og operativ. 6

7 Brand og Redningsberedskabet sikrer sig at der findes en backup af den samlede Plan for Fortsat Drift. IT-chefen skal sikre at planen kan tilgås på kommunes intranet via denne adresse: Ajourføring og afprøvning af planen Når udviklingen gør det nødvendigt revideres Planen for Fortsat Drift og godkendes i Byrådet. Jf. Beredskabsloven 25 skal planen dog mindst en gang i hver valgperiode revideres og godkendes af Byrådet. Ændringer til delplaner, Indsatsplaner, bilag, oversigter og instrukser godkendes af beredskabschefen. Det tilstræbes at der en gang årligt eller mindst en gang i hver kommunal valgperiode gennemføres en øvelse, hvor Planen for Fortsat Drift eller væsentlige dele heraf afprøves. Brand & Redning har det overordnede ansvar for at planen bliver evalueret efter øvelser og efter brug i krisesituationer. Øvrige enheder skal bidrage til evalueringen. Lovgrundlag Kommunalbestyrelsen er jf. Beredskabsloven 25 stk. 1 (LBK nr. 137 af 01/03/2004) forpligtet til at udarbejde en samlet plan for kommunens beredskab. 7

8 1. Aktivering og drift 1.1. Modtagelse af varsler og alarmer Meddelelse om en større ulykke eller katastrofe vil normalt tilgå kommunen fra Politiets alarmcentral 112 til den vagthavende indsatsleder fra Redningsberedskabet. Vagthavende Indsatsleder kontakter straks Beredskabschefen. Vurderer Beredskabschefen at den aktuelle hændelse ikke kan håndteres effektivt af Ringkøbing - Skjern Kommunes basisorganisationen skal én af kommunens beredskabsniveauer iværksættes. Beredskabschefen kontakter Borgmesteren eller dennes stedfortræder. Modtages et varsel eller en alarm om en hændelse direkte til en fagchef og det vurderes at basisorganisationen ikke kan håndterer hændelsen effektivt skal Borgmesteren eller dennes stedfortræder hurtigst muligt kontaktes. Se Instruks nr. 1 om håndtering af varsler og alarmer 1.2. Beslutning om aktivering af krisestab Indenfor normal arbejdstid beslutter borgmesteren, eller en af ham udpeget person, hvilket beredskabsniveau der skal etableres. Udenfor normal arbejdstid vil det normalt være vagthavende indsatsleder, der kontakter beredskabschefen, som så i samråd med borgmesteren eller en af ham udpeget person bestemmer hvilket beredskabsniveau der skal etableres Beredskabsniveauerne Beredskabsniveau I: (Informationsberedskab) Varsling af chefer og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der ikke vurderes at være behov for at aktivere og etablere staben, men hvor chefer og nøglepersoner bør være orienteret om situationen. Se Instruks 3 - Aktivering af niveau I Beredskabsniveau II: (Stabsberedskab) Indkaldelse af chefer og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der vurderes at være behov for cheftilstedeværelse mv. i kommunen for umiddelbart at kunne mødes og koordinere kommunens opgaver. Se Instruks 4 - Aktivering af niveau II Beredskabsniveau III: (Operationsberedskab) Indkaldelse af den samlede krisestab anvendes i en situation, hvor der er behov for at kommunens ledelse og organisation kan varetage samtlige krisestyringsrelevante opgaver med det samme og i længere tid. Se Instruks 5- Aktivering af niveau III 8

9 1.4. Alarmering af krisestaben Inden for normal arbejdstid varetager Byråds- og direktionssekretariatet de praktiske opgaver i forbindelse med aktivering af krisestaben. Uden for normal arbejdstid varetager Brand & Redning disse opgaver. Basisorganisation I daglig drift Hændelse/varsel som ikke kan håndteres effektivt af basisorganisation Borgmesteren fastsætter beredskabsniveau Beredskabsniveau 1 (Informationsberedskab ) Varsling af chefer og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der ikke vurderes at være behov for at aktivere og etablere krisestaben, men hvor chefer og nøglepersoner bør være orienteret om situationen. Beredskabsniveau 2 (Stabsberedskab) Indkaldelse af chefer og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der vurderes at være behov for cheftilstedeværelse m.v. i kommunen for umiddelbart at kunne mødes og koordinere kommunes opgaver. Beredskabsniveau 3 (Operations beredskab) Indkaldelse af den samlede krisestab anvendes i en situation, hvor der er behov for at kommunes ledelse og organisation kan varetage samtlige krisestyringsrelevante opgaver med det samme og i længere tid. 9

10 1.5. Krav til krisestaben Krisestaben skal kunne iværksættes uden varsel. Krisestaben (inklusive støttefunktioner) skal kunne fungere i fuldt etableret beredskab senest 1 time efter det er besluttet at aktivere krisestaben, og skal kunne drives på dette niveau i minimum 3 døgn Sammensætning af krisestaben De normale ledelses- og samarbejdsrelationer bevares i videst mulig omfang. I krisestaben indgår normalt: Borgmesteren Direktionen Den aktuelle stabschef Beredskabschefen Sekretariatschefen for Byråds- og direktionssekretariatet Kommunikationschef Herudover kan der - efter konkret vurdering - indkaldes ad hoc medlemmer fra kommunes øvrige enheder. Alle enheder i organisationen skal derfor planlægge for at kunne indgå i krisestaben Borgmesteren fastsætter hvem der i den aktuelle situation skal fungerer som krisestabschef. Krisestaben forbliver etableret indtil borgmester, kommunaldirektør giver meddelelse om at nedlægge krisestaben Indledende opgaver vedrørende aktivering af krisestaben Varsling/indkaldelse af relevante medlemmer og støttefunktioner Relevante medlemmer af krisestaben og personel til støttefunktioner varsles/indkaldes via telefon, sms og mail. Byråds- og direktionssekretariatet eller Brand & Redning skal føre en liste, hvor det fremgår hvilke personer, man har været i kontakt med og hvornår de kan møde frem i krisestaben. Se Instruks 1-Håndtering af varsler og alarmer Hvis der indkaldes til stabsmøde skal indkaldelsen indeholde oplysninger om deltagere, tid, sted og dagsorden. Se Instruks 8 -mødeindkaldelse og Instruks 9 -dagsorden 1. møde Klargøring af stabsrummet Krisestaben anvender Direktionens møderum på Rådhuset Ved Fjorden, når det vurderes relevant. Instruks for klargøring af stabsrum. Dokumentet er ikke udarbejdet og det overvejes udeladt da det allerede nu indeholder Videoudstyr mm. Orientering af fremmødte/medlemmer i krisestaben Der udarbejdes en kort orientering om situationen samt hvilke konkrete initiativer, der er besluttet, Opstart af log samt overvågning af telefon og mail Krisestabens log startes og overvågningen af hovedtelefonnummer Kommunens hovedpostkasse post@rksk.dk betjenes konstant af min. en person fra der er truffet beslutning om at aktivere krisestaben. Loggen føres af Byråds- og direktionssekretariatet eller Brand & Redning indtil opgaven kan overdrages til krisestabes logfører. 10

11 Generel orientering af Ringkøbing - Skjern Kommunes medarbejdere Kommunes medarbejdere orienteres via mail og intranettet om situationen, herunder hvilket niveau krisestaben er aktiveret på. Det skal fremgå af orienteringen, at alle enheder og medarbejdere er forpligtet til at støtte krisestaben (inklusiv støttefunktionerne), hvis der viser sig behov herfor Gennemførelse af stabsmøder På første stabsmøde træffes beslutning om en række forhold i forbindelse med den konkrete krise. Mødet ledes normalt af krisestabschefen og gennemføres ud fra dagsorden for første stabsmøde. Se Instruks 9 -dagsorden 1. møde Efter hvert stabsmøde udarbejdes et beslutningsreferat. Normalt afholdes der krisestabsmøder hver tredje time (kl. 9, 12, 15, osv.), medmindre andet aftales. Bidrag til det samlede situationsbillede skal afleveres post@rksk.dk senest én time inden næste krisestabsmøde. Efterfølgende stabsmøder Deltagere fastlægges af kriseledelsen. Mødet ledes normalt af krisestabschefen, og gennemføres ud fra dagsorden for stabsmøder. Efter hvert møde udfærdiges der et beslutningsreferat, der hurtigst muligt runddeles til mødets deltagere Krisestabens støttefunktioner Sekretariatet for Byrådet har det overordnede ansvar for støttefunktionerne. Herunder ansvaret for at de forskellige støttefunktioner løbende kan bemandes med kvalificerede medarbejdere, når krisestaben er aktiveret, også uden for normal arbejdstid. Krisestaben kan efter behov få støtte fra nedenstående funktioner. Sekretariatsbistand Til at føre krisestabens log og journaler mv. Medvirke til at sikre, at alle væsentlige informationer og beslutninger bliver dokumenteret og journaliseret. Sekretariatsfunktionerne omfatter logfører, sekretærer og referenter. Se Instruks 2- Log og Journalføring Udarbejdelse af kommunens situationsbillede Indhente aktuelle situationsmelder fra interne og eksterne institutioner og myndigheder, samt udarbejde statusoversigter til brug ved stabsmøder. De nærmere procedurer vedrørende håndtering af informationer om krisen fremgår under afsnit 2 samt af Bilag 5 - Samlede situationsbillede. Krisekommunikation Varsler og andre handlingsanvisende budskaber til direkte berørte/truede befolkningsgrupper skal være troværdige og målrettede. Derfor skal krisestaben kommunikere: Åbent og ud fra en reel vurdering af risici og usikkerhedsmomenter, Rettidigt, let forståeligt og via flere kommunikationskanaler. 11

12 Kommunikationsarbejdet skal tilrettelægges så: Befolkningen og eksterne medier har nem adgang til at komme i dialog med Ringkøbing - Skjern Kommune. Pårørende, befolkningen, medier, kommunens ansatte m.fl. tidligt og løbende bliver orienteret om situationen samt kommunes handlinger, vurderinger og anbefalinger Fejl i eksterne mediers dækning af hændelsen bliver korrigeret Logistik (forplejning, hvilefaciliteter og kørsel m.v.) Byråds- og direktionssekretariatet har det overordnede ansvaret for den interne logistik (forplejning, hvilefaciliteter, kørsel m.v.). IT og GIS Stabsfunktion for IT og GIS har det overordnede ansvar for at krisestabens IT fungerer, og for at yde øjeblikkelig støtte, hvis der opstår IT-mæssige problemer. Den pågældende stabsfunktion har det overordnede ansvar for at betjene kommunes geografiske informationssystem (GIS) i krisestaben. Behandling af personfølsomme oplysninger Byråds- og direktionssekretariatet har det overordnede ansvar for at personfølsomme og klassificerede oplysninger håndteres efter gældende regler. Forbindelsesmedarbejder Ringkøbing - Skjern Kommune kan blive bedt om at udsende en forbindelsesmedarbejdere fx til Den Lokale Beredskabsstab ved Midt- og Vestjyllands Politi, Holstebro Forbindelsesmedarbejdere skal: Fungere som et personligt forbindelsesled mellem Kommunens Krisestab og den modtagende stab. Bidrage til smidig informationsudveksling og den gensidige forståelse af de valgte mål, strategier og tiltag. Fungere som faglig støtte for den modtagende stab Afløsning af krisestabens medlemmer mf. Hvis krisestaben 10 timer efter aktiveringen vurderer, at krisen vil fortsætte, skal der inden for 12 timer gennemføres afløsning af krisestabsmedlemmerne, herunder støttefunktionerne. Logistikfunktionen i krisestaben indkalder afløserne, og fører en liste, hvor det fremgår hvilke personer, man har været i kontakt med og hvornår de kan møde frem i krisestaben. Afløsningen foregår ved overlapning og personlig overlevering umiddelbart efter et krisestabsmøde. 12

13 2. Håndtering af informationer om krisen 2.1. Tilgang af informationer Krisestaben kan forvente at modtage informationer fra: Den lokale beredskabsstab ved Midt- og Vestjyllands Politiet Beredskabsstyrelsen Kommunens forvaltninger Direkte fra et/flere indsatssteder Kommunens borgere Informationerne vil tilgå i form af: Telefon (hovednummer, enhedernes numre, personlige numre) Mail (hovedpostkasse, enhedernes postkasser, personlige mailadresser) Videokonference Sikrede kommunikationssystemer 2.2. Overvågning af kommunikationsmidler I forbindelse med alarmeringen af krisestaben besluttes det også hvem der skal overvåge kommunens telefonnumre, mailadresser og øvrige kommunikationsmidler Iværksættelse af intern rapportering Såfremt krisestaben er etableret gives der besked til kommunens forvaltninger mf. om at der inden en time skal indsendes en statusrapport inkl. en oversigt over ressourcer Se Instruks 7- Udfærdigelse af Situationsmelding og Bilag 6-ressourceoversigt Efterfølgende skal der indsendes en situationsrapport hver 3. time opbygget efter samme skema som statusrapporten. Der gives besked til kommunens forvaltninger mf. om at hastemeldinger skal udfyldes på en meldeblanket (den samme som situationsrapport "SITREP") Se Instruks 7- Udfærdigelse af Situationsmelding 2.4. Behandling af informationer Alle relevante informationer sendes til stabsrummet og forelægges stabschefen Hastemeldinger kan: Indkommen mail på kommunens officielle mailadresse sendes videre til en mailadresse der er oprettet i stabsrummet. Kris adresse: skal afklares Relevante telefonsamtaler stilles om til stabsrummet. Alle ind- og udgående relevante informationer samt stabens beslutninger registreres i en log Vurdering af informationer Informationer der indikerer behov for øjeblikkelig tiltag afleveres direkte til krisestabschefen. Øvrige informationer indgår i det samlede situationsbillede. 13

14 2.6. Udarbejdelse af det samlede situationsbillede Byråds- og direktionssekretariatet har ansvaret for at der udpeges kompetente personer fx fra: Byråds- og direktionssekretariatet 2 personer Kommunikationsteamet 1 person GIS 1 person IT 1 person Disse personer skal opstille og holde situationsbilledet ajourført. Situationsbilledet bør: Tager udgangspunkt i informationer fra interne og eksterne kilder. Være så kortfattet som muligt samtidig med at der fokuseres på den konkrete krise Være udarbejdet jf. Bilag 5 Samlede situationsbillede Beskrive ændringer i forhold til tidligere situationsbillede Evt. beskrive hvad der ikke må offentliggøres. Være klar til brug ved planlagte stabsmøder 3. Koordinering af handlinger og ressourcer 3.1. Målet med koordinering af handlinger og ressourcer Målet med krisestabens koordinering af handlinger og ressourcer er at opnå bedst mulig udnyttelse af de tilstedeværende ressourcer således at en normalisering hurtigst muligt kan ske Forholdsregler vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Den enkelte forvaltning/institution iværksætter selv sine handlinger og ressourcer indtil andet besluttes Overblik over ressourcer For at krisestaben kan have et overblik over disponerede og ikke- aktiverede ressourcer, opstilles disse i følgende kategorier: Aktuelle ressourcer (personel / materiel) klar til umiddelbar indsættelse Disponerede ressourcer (personel / materiel) jf. situationsbilledet Ikke- aktiverede ressourcer (reserver af personel og materiel) Ressourcer der er kritiske markeres i oversigten 3.4. Anmodning om bistand Anmodning om hjælp kan komme såvel fra eksterne som interne enheder. Alle anmodninger forelægges stabschefen, der tager stilling til videre behandling. 14

15 3.5. Beslutning vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Krisestaben har kompetence til at træffe beslutninger vedrørende kommunens handlinger og anvendelse af ressourcer. De enkelte anmodninger om bistand drøftes som udgangspunkt på stabsmøderne. Ved akut behov for iværksættelse af tiltag træffer stabschefen en beslutning og orienterer staben om det på næste stabsmøde. Alle beslutninger noteres i log og udarbejdes i nødvendigt omfang som skriftlige ordre Behov for ekstraordinære bevillinger Kræver situationen ekstraordinære bevillinger, skal det forelægges Borgmesteren og Kommunaldirektøren. Der tager stilling til om bevillingen kræver at Byrådet indkaldes Opfølgning af iværksatte tiltag Krisestaben følger op på iværksatte handlinger på stabsmøderne ud fra følgende stikord: Afventer iværksat gennemført annulleret 4. Krisekommunikation Informationsafdelingen indgår i kriseledelsens sekretariat. Lederen af informationsafdelingen er med ved stabsmøderne. Se Instruks 6- Pressestrategi 4.1. Målet for krisekommunikation Målet er at få direkte/truede befolkningsgrupper til at tage ansvar for egen sikkerhed på en hensigtsmæssig måde, samt at give relevante informationer til medierne, kommunens borger og ansatte Regler for krisekommunikation De informationsmæssige opgaver varetages i tæt koordination med politiet. Varsler og anvisninger skal være: Troværdige og målrettede. Åbne og ud fra en reel vurdering Rettidig og let forståeligt Udsendes via flere kommunikationskanaler 4.3. Tilrettelæggelse af krisekommunikation Kommunens borger mf. skal have nem adgang til kontakt til kommunen. Pårørende, borgerne, medierne, ansatte m.fl. skal tidligt og løbende orienteres om situationen samt kommunens tiltag Kommunikationsopgaver Det skal hurtigst muligt fastlægges følgende: Hvem der udtaler sig på kommunens vegne Foreløbige budskaber Eventuel ændringer af procedurer for håndtering af henvendelse fra pressen. Hvem der skal opdatere kommunens hjemmeside 15

16 Hvordan informationerne når alle berørte personer herunder: turister, personer der ikke forstår dansk, hørehæmmede og enlige ældre i eget hjem, der måske ikke har adgang til kommunens hjemmeside. Hvem der varetage kontakt til samarbejdspartner og hvordan det skal ske 4.5. Råd om den første reaktion a. Reagér hurtigt Undgå at skabe et nyhedstomrum, som kan blive fyldt ud af rygter og spekulationer. Fordelene ved en hurtig reaktion vil være større end risikoen for fejl. b. Tal med én stemme Informationer bør være sammenhængende, entydige og koordinerede, så de ikke bidrager til unødig forvirring og usikkerhed. c. Vær åben og ærlig Vær tilgængelig for medierne, vær villig til at give informationer, og vær ærlig, både om det I ved og ikke ved. Ukorrekte informationer undergraver troværdigheden og medvirker til at forværre krisen. d. Udtryk sympati med de direkte berørte personer Kriser betyder, at en række personer vil være påvirket fysisk, psykisk eller økonomisk. Sympati viser, at I bekymrer jer om dem. e. Giv instruerende information Borgerne har et akut behov for at vide, hvordan krisen kan påvirke dem. Derfor har de behov for information om faktuelle forhold om krisen, og om hvad de skal gøre for at beskytte sig selv samt om, hvad myndighederne gør. 5. Operativ indsats Operativ indsats dækker over den / de tiltag Kommunen og / eller den enkelte forvaltning iværksætter for at løse en specifik opgave. Den operative ledelse på et indsatssted er beskrevet i Retningslinjer for indsatsledelse 2008 hvor principperne for samarbejdet mellem politi, redningsberedskab og sundhedsberedskabet samt andre aktører, der indgår i den samlede indsats på et skadested er beskrevet se Retningslinjer for indsats. Bilag 40 Retningslinjer for indsats Krisestabens opgaven er: At skaffe oversigt over krisesituationen og hvilke konsekvenser den kan få for kommunens indbyggere og for kommunen som helhed At udarbejde og iværksætte en handlingsplan At sørge for at kommunens samlede ressourcer bliver udnyttet optimalt og hvis nødvendigt at skaffe eksterne ressourcer At samordne og koordinere med relevante myndigheder på alle niveauer og mellem forskellige sektorer At informere kommunens indbyggere og pressen om situationen 16

17 5.2. Opbygning af operative planer Detaljeret planlægning for de operative indsatser fremgår af de forskellige Indsatsplaner og er i princippet opbygget med følgende punkter: Hvilke hovedopgaver og delopgaver skal løses som led i indsatsen? Hvem leder den operative indsats og med hvilket mandat? Hvilke enheder skal indgå i opgaveløsningen, og hvordan skal den eksisterende organisation eventuelt tilpasses for at gennemføre en tilfredsstillende indsats? Hvor meget mandskab og materiel er der behov for til indsatsen, hvor og hvornår skal det indsættes, og hvem skal gøre hvad? Hvordan skal opgaverne konkret løses, og hvordan skal koordineringen med andre afdelinger ske? 5.3. Specifikke indsatsplaner Til håndtering af her og nu situationer kan der med fordel anvendes specifikke indsatsplaner (Action card). I de enkelte delplaner bør det fremgå til hvilke hændelser forvaltningen har udarbejdet sådanne Action Card. Action Card kan være opbygget jf. følgende punkter: Situation Opgave Udførelse Ressourcer Ledelse / kommunikation Oversigt over delplaner Delplan I Teknik Miljø / Natur Delplan II Sundhedsberedskabet: Sundhed / Omsorg Børn / familie Delplan III Redningsberedskabet Delplan IV Borgerservices It Stabsfunktioner Delplan I Delplan II Delplan III Delplan IV 17

18 Operative planer Plan for alarmering af nøglepersoner... Plan 1 Plan for krisestabens behandling af informationer... Plan 2 Plan for informationer og kommunikation... Plan 3 Plan for krisekommunikation... Plan 4 Plan for afholdelse af stabsmøder... Plan 5 Plan for forøgelse af skolernes elevantal... Plan 6 Plan for børnepasning... Plan 7 Plan for indkvartering af ældre... Plan 8 Plan for voksen handicap og socialpsykiatrien... Plan 9 Plan for udbringning af mad... Plan 10 Plan ved svigt af naturgasforsyningen... Plan 11 Plan ved svigt ved kloak og rensningsanlæg... Plan 12 Plan for håndtering af affald... Plan 13 Plan for svigt ved varmeforsyningen... Plan 14 Plan for svigt af strømforsyningen... Plan 15 Plan for svigt af drikkevandsforsyningen... Plan 16 Plan vedr. kraftig storm og orkan... Plan 17 Plan vedr.kraftigt snefald... Plan 18 Plan ved stormflod... Plan 19 Plan vedr. terror... Plan 20 Plan vedr. større kemikalieudslip... Plan 21 Plan vedr. CBRN hændelse... Plan 22 Plan vedr. nedbrud af IT-Data og telefoni... Plan 23 Plan vedr. Miljøuheld... Plan 24 Plan for Alarmering og brug af frivillige... Plan 25 Plan vedr. redning eller nødslagtning af dyr... Plan 26 Redningsberedskabets Udrykningsplan... Plan 27 Plan for Nødindkvartering... Plan 28 Plan for udstyr i stabsrummet (ej lavet)... Plan 29 Plan for back up af kommunens vigtige data (ej lavet)... Plan 30 18

19 Instrukser Håndtering af varsler og alarmer... Instruks 1 Instruks for log og journalføring... Instruks 2 Aktivering af Beredskabsniveau I (Informationsberedskabet)... Instruks 3 Aktivering af Beredskabsniveau I I (Stabsberedskab)... Instruks 4 Aktivering af Beredskabsniveau I I I (Operationsberedskab)... Instruks 5 Pressestrategi... Instruks 6 Udfærdigelse af situationsmelding... Instruks 7 Mødeindkaldelse til første stabsmøde... Instruks 8 Dagsorden første stabsmøde... Instruks 9 Dagsorden efterfølgende møder...instruks 10 19

20 Bilag Organisationsskema... Bilag 1 Telefonliste... Bilag 2 Telefonliste - Nøglepersoner... Bilag 3 Oversigt Kontaktpersoner - Sundhed... Bilag 4 Samlet situationsbillede (Skabelon)... Bilag 5 Ressourceoversigt (Skabelon)... Bilag 6 Situationsmelding (Skabelon)... Bilag 7 Lovgrundlag - Sundhedsberedskabet... Bilag 8 Midt og Vestjyllands Politis Operationsplan for lokalberedskabsstaben... Bilag 9 Link til National trusselsvurdering (Link)... Bilag 10 Udrykningsinstrukser Redningsberedskabet... Bilag 11 Redningsberedskabets ressourcer... Bilag 12 Oversigt over mødeplaner for Redningsberedskabet... Bilag 13 Kommunens servicesniveau - Redningsberedskabet... Bilag 14 Oversigt over Vandværker... Bilag 15 Oversigt over Pumpestationer... Bilag 16 Oversigt over Indkvarteringssteder... Bilag 17 Oversigt over Beskyttelsesrum... Bilag 18 Oversigt over Nødstrøm... Bilag 19 Oversigt over Risikovirksomheder... Bilag 20 Oversigt over Ældrecentre... Bilag 21 Ældrecentrenes beredskabskapacitet... Bilag 22 Oversigt over Elforsyningen... Bilag 23 Oversigt over Varmeværker... Bilag 24 Oversigt over Rensningsanlæg... Bilag 25 Aldersintegrerede daginstitutioners beredskabskapacitet... Bilag 26 Børnehavernes beredskabskapacitet... Bilag 27 Private Børnehavers beredskabskapacitet... Bilag 28 Skolernes beredskabskapacitet... Bilag 29 Specialinstutionernes beredskabskapacitet... Bilag 30 Voksenhandicap og socialpsykiatriens beredskabskapacitet... Bilag 31 Kriseledelsen for Børn og Familie... Bilag 32 Kriseledelsen for Dagtilbud... Bilag 33 Kriseledelsen for Sundhed og Omsorg... Bilag 34 Kriseledelsen for Undervisning... Bilag 35 Kriseledelsen for Voksenhandicap og socialpsykiatri... Bilag 36 Minutrapport til brug ved strandrensning... Bilag 37 Risiko- og Sårbarhedsanalyse - Sundhedsberedskabet... Bilag 38 Kort over Udrykningsområder Redningsberedskabetp - pdf... Bilag 39 Retningslinjer for indsats - (2009) Redningsberedskabet - pdf... Bilag 40 National Beredskabsforanstaltninger - pdf... Bilag 41 Plan for Risikobaseret dimensionering af Redningsberedskabet ( mappe)... Bilag 42 20

21 21