Billund Kommune. Plan for fortsat drift (GENEREL BEREDSKABSPLAN) Udarbejdet september Senest ajourført:. Senest afprøvet:

Transkript

1 Billund Kommune Plan for fortsat drift (GENEREL BEREDSKABSPLAN) Udarbejdet september 2013 Senest ajourført:. Senest afprøvet: *Der er bibeholdt fagudtryk og forkortelser fra beredskabet i denne plan idet det er de termer der vil blive anvendt i forbindelse med en krise.

2 Indholdsfortegnelse Indledning... 4 Formålet med Billund Kommunes generelle beredskabsplan... 4 Planens gyldighedsområde... 4 Planens centrale præmisser... 4 Planens ajourføring og afprøvning Aktivering og drift af Billund Kommunes krisestab Målet med aktivering og drift af Billund Kommunes krisestab Modtagelse af varsler, alarmer m.v Aktivering af Billund Kommunes krisestab Krisestabens støttefunktioner Udsendelse af forbindelsesofficerer Afløsning af stabsmedlemmerne Billund Kommunes alternative mødested (2nd site) Håndtering af informationer om krisen Målet med håndtering af informationer Tilgang af informationer om krisen Krisestabens behandling af informationer om krisen Koordinering af handlinger og ressourcer Målet med koordinering af handlinger og ressourcer Typiske samarbejdspartnere under kriser Forholdsregler vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Overblik over Billund Kommunes ressourcer Modtagelse af anmodninger om Billund Kommunes bistand Ændringer i situationen Opstilling af forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Opfølgning på iværksatte tiltag Krisekommunikation Side 2 af 32

3 4.1. Målet med krisekommunikation Krisekommunikationsteamet (KKT) Indledende kommunikationsopgaver Det videre kommunikationsarbejde Afslutning af KKT s arbejde Operativ indsats Delplaner, instrukser, skabeloner m.v. til Billund Kommunes generelle plan Operative indsatsplaner udgivet af Billund Kommune. Fejl! Bogmærke er ikke defineret.fejl! Bogmærke er ikke defineret Andre myndigheders beredskabsplaner m.v Side 3 af 32

4 Indledning Formålet Billund Kommunes generelle beredskabsplan Beredskabsplanen skal sikre en effektiv varetagelse af Billund Kommunes ansvar og opgaver med: At sikre kommunen kan opretholde sin virksomhed i ekstraordinære situationer. At kunne starte en indsats for at begrænse og afhjælpe skader på personer, ejendomme og miljø ved ulykker og katastrofer. At sikre en koordineret kommunal indsats med koordineret anvendelse af de ressourcer der er til rådighed. At sikre at andre myndigheder og samarbejdsparter kan anvende planen hvis de bliver involveret i en løsning af de kommunale opgaver. Planens gyldighedsområde Beredskabsplanen gælder for Billund Kommune herunder Billund Kommunes decentrale enheder. Beskrivelse af Billund Kommune kan findes i den risikobaserede dimensionering for kommunen. Planens centrale præmisser Denne generelle beredskabsplan bygger på, at det i en situation med uklare eller ufuldstændige informationer er mere hensigtsmæssigt at etablere et lidt for højt beredskab end et lidt for lavt beredskab. Samtidig skal der hurtigt kunne ændres på beredskabet i nedadgående retning for at undgå ressourcespild. Planen er bygget op over de fem kerneopgaver i krisestyringen: 1. Aktivering og drift af krisestaben 2. Håndtering af informationer om krisen 3. Koordinering af handlinger og ressourcer 4. Krisekommunikation 5. Operativ indsats Planen bygger på Billund Kommunes daglige organisation, suppleret med etablering af en krisestab og tilhørende støttefunktioner. Krisestaben er omdrejningspunktet for Billund Kommunes samlede krisestyring. Staben ledes, organiseres og bemandes efter den konkrete krise (fastlægges på 1. stabsmøde). Afhængigt af den konkrete krise løser Billund Kommune en række opgaver i basisorganisationen uanset aktiveringsniveau af krisestaben. Planen bygger endvidere på, at informationer er en forudsætning for effektiv krisestyring. Et højt informationsniveau er dog krævende - både for udfærdiger og for modtager. Planen bygger derfor på, at mest mulig information udarbejdes skriftligt, og at stabsmøderne ikke anvendes til orienteringer, men til koordination og beslutning. Et nøgledokument er Billund Kommunes samlede si- Side 4 af 32

5 tuationsbillede, som indeholder alle overordnede informationer, som er relevante for Billund Kommunes krisestyring. Normalt afholdes der stabsmøder hver tredje time (kl. 9, 12, 15, osv.), medmindre andet aftales. Bidrag til krisestabens samlede situationsbillede skal afleveres på senest én time inden næste stabsmøde, jf. bilag 4. Dagsorden for stabsmøde fremgår af bilag 4. Beredskabsplanen er derudover baseret på, at det er et chefansvar at sikre en forsvarlig og effektiv løsning af pålagte opgaver og at afklare eventuelle tvivlsspørgsmål med direktionen. Berørte enheder skal - også uden for arbejdstid - efter behov smidigt kunne bemandes og efter behov styrkes med ressourcer fra andre enheder. I en krisesituation tilrettelægges arbejdet i de berørte enheder i overensstemmelse med enhedernes egne instrukser m.v. Beredskabsplanen er opbygget med den nationale beredskabsplan som referenceramme. Beslutter regeringens krisestyringsorganisation at forøge beredskabet, eller aktiveres den nationale operative stab, beslutter krisestaben, hvilke beredskabsforanstaltninger Billund Kommune skal sætte i værk. Visse foranstaltninger kan dog først iværksættes efter indhentet politisk godkendelse. Uanset om der er fastsat et nationalt beredskabsniveau, kan Billund Kommune iværksætte en række beredskabsforanstaltninger for at opretholde et forsvarligt beredskab i en lokal, national eller international beredskabssituation. Planens ajourføring og afprøvning Planen justeres og ajourføres løbende efter behov. Billund Brandvæsen er i samarbejde med kontaktgruppen ansvarlig for ajourføring af denne plan. Billund Brandvæsen skal mindst hvert andet år planlægge og gennemføre en øvelse, hvor Billund Kommune afprøver beredskabsplanen eller væsentlige dele heraf. Billund Brandvæsen har det overordnede ansvar for at planen bliver evalueret efter øvelser og efter brug i krisesituationer. Øvrige enheder skal bidrage til evalueringen. Side 5 af 32

6 1. Aktivering og drift af Billund Kommunes krisestab 1.1. Målet med aktivering og drift af Billund Kommunes krisestab Målet med aktivering og drift af Billund Kommunes stab er at sikre en effektiv ramme for opgaveløsningen i forbindelse med en krise Krav til krisestaben Billund Kommune skal kunne iværksætte krisestyringen uden varsel. Krisestaben (inklusive støttefunktioner) skal kunne fungere i fuldt etableret beredskab senest 3 timer efter det er besluttet at aktivere krisestaben, og skal kunne drives på dette niveau i minimum 3 døgn. Billund Kommune skal kunne overholde gældende aftaler vedrørende udsendelse af forbindelsesofficerer til tværgående stabe m.v. Udsendelsen skal kunne opretholdes i minimum 3 døgn med [1-2] medarbejdere pr. stab i 12-timers vagter Modtagelse af varsler, alarmer m.v. Varsler, alarmer m.v. modtages enten af basisorganisationen eller af vagthavende indsatsleder ved Billund Brandvæsen (uden for normal arbejdstid). De typiske varsler, alarmer m.v. består af: vejrvarsler trusselsvurderinger vedrørende sikkerhedsmæssige trusler aktivering af den lokale beredskabsstab og/eller den nationale operative stab/dcok varsler og alarmer fra internationale organisationer informationer fra medierne 1.3. Aktivering af [myndighedens] krisestab Beslutning om aktivering af krisestaben på beredskabsniveau 2 Hvis modtageren af et varsel, en alarm eller lignende vurderer, at en hændelse ikke vil kunne håndteres effektivt af Billund Kommunes daglige beredskab skal vedkommende kontakte en af følgende: Borgmesteren Kommunaldirektøren Direktør for Social- & Sundhedsforvaltningen Direktør for Børne- & Kulturforvaltningen Side 6 af 32

7 Direktør for Teknik- & Miljøforvaltningen Beredskabschefen Chefen for Direktionssekretariatet Chefen for Aktivitet og pleje Chefen for (Børne- og kultur) Chefen for Miljøafdelingen Oplysninger om telefonnumre og adresser på Billund Kommunes intranet. Herefter beslutter den pågældende chef: om krisestaben skal aktiveres på hvilket aktiveringsniveau (jf. tabel nedenfor) med hvilke medlemmer og støttefunktioner Når disse beslutninger er truffet, beder den pågældende chef receptionen eller vagthavende medarbejder (brandvæsnet) om at iværksætte aktiveringen. Aktiveringsniveau Niveau 1: Varsling af chefer og nøglepersoner 1. forhøjet beredskab / 2. Informationsberedskab Niveau 2: Indkaldelse af chefer og nøglepersoner 1. Markant forhøjet beredskab 2. Stabsberedskab Beskrivelse Varsling af chefer og nøglepersoner. Anvendes i en situation, hvor der ikke vurderes at være behov for at aktivere og etablere krisestaben, men hvor chefer og nøglepersoner bør være orienteret om situationen. Receptionen eller den vagthavende medarbejder kontakter chefer eller souschefer (jf.pkt ), som derefter kontakter egne medarbejdere. Indkaldelse af chefer og nøglepersoner. Anvendes i en situation, hvor der vurderes at være behov for cheftilstedeværelse m.v. i Billund Kommune for umiddelbart at kunne mødes og koordinere opgaver. Niveau 3: Indkaldelse af den samlede krisestab Fuldt etableret beredskab Indkaldelse af den samlede krisestab. Anvendes i en situation, hvor der er behov for at Billund Kommunes ledelse og organisation kan varetage samtlige krisestyringsrelevante opgaver med Side 7 af 32

8 det samme og i længere tid Sammensætningen af Billund Kommunes krisestab Følgende er faste medlemmer af Billund Kommunes krisestab, og chef eller souschef skal indkaldes i forbindelse med alle aktiveringer: Borgmesteren Direktionen Direktionssekretariatet Beredskabschefen Kommunikationsfunktionen Herudover kan der - efter konkret vurdering - indkaldes ad hoc medlemmer fra Billund Kommunes øvrige enheder. Alle enheder i organisationen skal derfor planlægge for at kunne indgå i krisestaben jf. kravene i pkt Indledende opgaver vedrørende aktivering af krisestaben Inden for normal arbejdstid varetager receptionen de praktiske opgaver i forbindelse med aktivering af krisestaben. Uden for normal arbejdstid varetager den vagthavende medarbejder disse opgaver. De indledende opgaver omfatter: Varsling/indkaldelse af relevante medlemmer og støttefunktioner Relevante medlemmer og støttefunktioner varsles/indkaldes via telefon, sms og mail. Receptionen eller vagthavende medarbejder skal føre en liste, hvor det fremgår hvilke personer, man har været i kontakt med og hvornår de kan møde frem i staben. Hvis der indkaldes til stabsmøde skal indkaldelsen indeholde oplysninger om deltagere, tid, sted og dagsorden (normalt jf. bilag 2). Klargøring af stabsrummet Krisestaben anvender byrådssalen, Rådhuset i Grindsted og støtte funktioner anvender mødelokale 142. Hvis ikke stabsrummet kan være klar inden 1. stabsmøde afholdes mødet i mødelokale: kantinen på rådhuset i Grindsted. Orientering af fremmødte/medlemmer i staben I receptionen udleveres 1. briefing, indeholdende en kort orientering om situationen samt hvilke konkrete initiativer, der er besluttet, f.eks. afholdelse af stabsmøde. Indholdet i 1. briefing aftales med den chef, der har besluttet, at Billund kommunes stab skal aktiveres. Opstart af log samt overvågning af telefon og mail Billund Kommunes log startes og overvågningen af hovedtelefonnummer og hovedpostkasse - kommunen@billund.dk - forstærkes, når der er truffet beslutning om at Side 8 af 32

9 aktivere krisestaben. Loggen føres af receptionen eller vagthavende medarbejder indtil opgaven kan overdrages til krisestabens logfører. Generel orientering af Billund Kommunes medarbejdere Billund Kommunes medarbejdere orienteres via mail og intranettet om situationen, herunder hvilket niveau krisestaben er aktiveret på. Det skal fremgå af orienteringen, at alle enheder og medarbejdere er forpligtet til at støtte krisestaben (inklusiv støttefunktionerne), hvis der viser sig behov herfor Gennemførelse af 1. stabsmøde På 1. stabsmøde træffes beslutning om en række forhold i forbindelse med den konkrete krise. Mødet ledes normalt af kommunaldirektøren og gennemføres ud fra dagsorden for 1. stabsmøde Gennemførelse af efterfølgende stabsmøder Deltagere fastlægges af kriselederne og stabschefen. Mødet ledes normalt af stabschefen, og gennemføres ud fra dagsorden for stabsmøder Krisestabens støttefunktioner Krisestaben kan efter behov få støtte fra nedenstående funktioner. Note: Det er den enhed, som har det overordnede ansvar for støttefunktionen, som har ansvaret den nærmere planlægning, herunder ansvaret for at de forskellige funktioner løbende kan bemandes med kvalificerede medarbejdere, når krisestaben er aktiveret. Også uden for normal arbejdstid. Støttefunktioner skal være funktionsdygtige 2 timer efter varsling om behov for støtten Sekretariatsbistand Byrådssekretariatet har det overordnede ansvar for at yde sekretariatsbistand til stabschefen, herunder især medvirke til at sikre, at alle væsentlige informationer og beslutninger bliver dokumenteret og journaliseret. Sekretariatsfunktionerne omfatter logførere, sekretærer og referenter Udarbejdelse af Billund Kommunes situationsbillede Staben har det overordnede ansvar for at udarbejde Billund Kommunes situationsbillede. De nærmere procedurer vedrørende håndtering af informationer om krisen fremgår af kapitel Billund Kommunes krisekommunikation Staben har det overordnede ansvar for Billund Kommunes informationer til borgere og medier om krisen, for overvågningen af mediernes dækning af situationen m.v. De nærmere forhold vedrørende Billund Kommunes krisekommunikation fremgår af kapitel Logistik (forplejning, hvilefaciliteter og kørsel m.v.) Staben har det overordnede ansvaret for Billund Kommunes interne logistik (forplejning, hvilefaciliteter, kørsel m.v.). Side 9 af 32

10 Der skal altid være adgang til kaffe, te, kolde vand, frugt m.v. Større måltider serveres som udgangspunkt [kl. 8, 13 og 19]. I tilfælde af en langvarig krise træffes der på stabsmødet konkret beslutning om etablering af egentlige hvilefaciliteter. Staben sikrer, at der er biler og chauffører til rådighed for staben. Stabschefen skal godkende kørsler IT IT har det overordnede ansvar for at krisestabens IT fungerer, og for at yde øjeblikkelig støtte, hvis der opstår IT-mæssige problemer GIS Teknik & Miljø har det overordnede ansvar for at betjene Billund Kommunes geografiske informationssystem (GIS) i krisestaben Betjening af de sikrede kommunikationsmidler IT har det overordnede ansvar for at betjene Billund Kommunes sikrede kommunikationsmidler, samt at modtagne og afsendte klassificerede informationer bliver journaliseret efter gældende bestemmelser Udsendelse af forbindelsesofficerer Billund Kommunes er forpligtet til at udsende forbindelsesofficerer i forbindelse med aktivering af følgende tværgående stabe m.v.: Den Lokale Beredskabsstab National Operativ Stab International Operativ Stab Personaleafdelingen har det overordnede ansvar for at udsendelse af forbindelsesofficererne, sker i henhold til gældende procedurer for aktivering af de nævnte stabe. Forbindelsesofficererne skal: Fungere som et personligt forbindelsesled mellem Billund Kommunes krisestab og den modtagende stab. Bidrage til smidig informationsudveksling og den gensidige forståelse af de valgte mål, strategier og tiltag. Fungere som faglig støtte for den modtagende stab Afløsning af stabsmedlemmerne Hvis kriselederen og stabschefen 10 timer efter aktiveringen vurderer, at krisen vil fortsætte, skal der inden for 12 timer fra aktiveringstidspunktet gennemføres afløsning af stabsmedlemmerne, herunder støttefunktionerne. Side 10 af 32

11 Logistikfunktionen i krisestaben indkalder afløserne, og fører en liste, hvor det fremgår hvilke personer, man har været i kontakt med og hvornår de kan møde frem i staben. Afløsningen foregår ved overlapning og personlig overlevering umiddelbart efter et stabsmøde [Myndighedens] alternative mødested Såfremt krisestaben ikke kan anvende Billund Kommunes normale lokaler og faciliteter på Jorden Rundt 1 samles krisestaben på adressen Tinghusgade 11, Grindsted. Side 11 af 32

12 2. Håndtering af informationer om krisen 2.1. Målet med håndtering af informationer Målet med håndtering af informationer om krisen er at sikre, at Billund Kommunes stab til stadighed har et overblik over den samlede situation, som kan indgå i grundlaget for at træffe beslutninger samt indgå i grundlaget for at varetage en effektiv krisekommunikation Krav til håndteringen af informationer 1. udgave af Billund Kommunes situationsbillede skal foreligge inden for 1 time efter aktiveringen af krisestaben. Billund Kommunes opdaterede situationsbillede skal fordeles til stabsmedlemmerne senest 15 minutter før næste planlagte møde i krisestaben. Alle relevante informationer og beslutninger vedrørende krisen skal løbende og hurtigst muligt registreres i Billund Kommunes log Tilgang af informationer om krisen Under krisen vil krisestaben modtage informationer fra forskellige kilder, herunder: Billund Kommunes foresatte enhed Billund Kommunes decentrale enheder Billund Kommunes basisorganisation Nationale og internationale samarbejdspartnere Tværgående stabe (direkte eller via egne forbindelsesofficerer) Nationale og internationale medier Befolkningen Informationer udefra vil typisk tilgå Billund Kommune via: Telefon (hovednummer, enhedernes numre, personlige numre) Mail (hovedpostkasse, enhedernes postkasser, personlige mailadresser) Videokonference Sikrede kommunikationssystemer Fax Forstærket overvågning I forbindelse med 1. stabsmøde træffer staben beslutning om hvilke telefonnumre, mailadresser og andre kommunikationssystemer, der skal indføres forstærket overvågning af. Side 12 af 32

13 Iværksættelse af medieovervågning Kommunikationsfunktionen skal hurtigst muligt efter aktiveringen af krisestaben iværksætte systematisk overvågning af udvalgte medier (tv, radio/netradio og hjemmesider), se kapitel Iværksættelse af rapportering fra decentrale enheder m.fl. For løbende at have overblik over situationen ved Billund Kommunes decentrale enheder m.fl. kan krisestaben iværksætte en rapporteringsordning. Når rapporteringsordning er sat i værk skal de decentrale enheder hver 3. time, og senest 1 time før næste planlagte stabsmøde sende krisestaben en ajourført situationsrapport på [stabsrum@billund.dk] Hastemeldinger fra decentrale enheder m.fl. (SITREP) Billund Kommunes decentrale enheder, forbindelsesofficerer m.fl. har mulighed for at sende en hastemelding til krisestaben, hvis der er indtruffen begivenhed, som ikke kan afvente regelmæssig rapportering Videre sendelse af informationer til stabsrummet Under krisen skal alle relevante informationer umiddelbart sendes videre til stabsrummet uanset hvor og hvordan informationerne modtages. For at undgå information overload er det væsentligt, at afsenderen vurderer, hvilke informationer der er relevante i forhold til den aktuelle krisestyring, inden de videresendes til krisestaben. Mails videresendes til [stabsrum@billund.dk], telefoner omstilles til stabsrummets hovednummer (7972 xxxx) eller telefonbeskeder (standard tlf. besked) overdrages til stabschefen. Informationer fra sikrede kommunikationssystemer skrives ud og overdrages til stabschefen Krisestabens behandling af informationer om krisen Dokumentation af informationer, beslutninger m.v. Væsentlige informationer og beslutninger skal fastholdes på skrift, så der er enighed om, og klarhed over, hvad der er oplyst til og besluttet af krisestaben. Det er stabschefens ansvar at sikre en korrekt, effektiv og rettidig dokumentation af alle væsentlige informationer, møder, beslutninger m.v. yder sekretariatsbistand til stabschefen, jf. pkt Det indebærer bl.a.: Krisestabens logførere skal løbende og hurtigst muligt registrere alle ind- og udgående krisestyringsrelevante informationer samt stabens beslutninger i Billund Kommunes log. Det skal tydeligt fremgå af loggen, om informationer er bekræftede eller ubekræftede. Krisestabens referent skal skrive aktionspunkter og beslutninger ned under stabsmøderne, så de kan fordeles til relevante interne og eksterne parter ved mødernes afslutning. Stabschefen godkender inden fordeling. Side 13 af 32

14 Vurdering af informationer om krisen Krisestaben skal - i videst muligt omfang - systematisk vurdere alle relevante informationer om krisen, så der skabes grundlag for effektiv koordination af handlinger og ressourcer (internt og eksternt) samt rettidig og målrettet krisekommunikation. I forbindelse med vurderingen skal krisestaben i særlig grad være opmærksom på informationer, som indikerer ændringer i den erkendte situation eller den forventede udvikling, herunder: Ændringer, som kan påvirke allerede iværksatte tiltag. Ændringer, som kan skabe behov for nye tiltag. Informationer, som indikerer behov for øjeblikkelige tiltag fra Billund Kommunes side afleveres direkte til stabschefen. Øvrige informationer sendes til støttefunktionen, som udarbejder Billund Kommunes samlede situationsbillede, så disse informationer kan indgå i den samlede situationsbeskrivelse (se pkt ) Opstilling af Billund Kommunes samlede situationsbillede Staben har det overordnede ansvar for støttefunktionen, som skal opstille og ajourføre Billund Kommunes samlede situationsbillede. Da opgaven er omfattende, skal denne funktion som minimum bemandes med to medarbejdere. Ved udarbejdelsen af det samlede situationsbillede skal støttefunktionen være opmærksom på følgende: Det samlede situationsbillede skal tage udgangspunkt i de informationer, som Billund Kommune har modtaget fra interne og eksterne kilder, jf. pkt Det samlede situationsbillede skal udarbejdes så kortfattet som muligt (1-2 sider), fokusere på den konkrete krise og være umiddelbart forståeligt, også for samarbejdsparter. Beskrivelserne af situationen suppleres med kort og andre relevante former for illustrationer. Informationerne sammenfattes og præsenteres i skabelonen for Billund Kommunes samlede situationsbillede. Ændringer i forhold til tidligere situationsbillede skal fremgå tydeligt. Af hensyn til krisekommunikationen skal det tydeligt fremgå, hvilke dele af situationsbilledet, der ikke må offentliggøres. Klassificerede informationer må ikke fremgå af det samlede situationsbillede. Billund Kommunes samlede situationsbillede skal opdateres forud for alle planlagte stabsmøde (hver 3. time) eller hvis der indtræffer væsentlige ændringer i situationen. De øvrige funktioner i krisestaben, Billund Kommunes basisorganisation, decentrale enheder m.fl. kan anmodes om at levere specifikke bidrag til de enkelte punkter i situationsbilledet. Bidrag skal afleveres på stabsrum@billund.dk senest 1 time inden næste planlagte stabsmøde. Billund Kommunes samlede situationsbillede fordeles til stabsmedlemmerne senest 15 minutter før næste planlagte møde i krisestaben. Side 14 af 32

15 Med stabschefens godkendelse fordeles Billund Kommunes samlede situationsbillede både internt og eksternt umiddelbart efter stabsmødet. Side 15 af 32

16 3. Koordinering af handlinger og ressourcer 3.1. Målet med koordinering af handlinger og ressourcer Målet med krisestabens koordinering af handlinger og ressourcer er at opnå den bedst mulige udnyttelse af Billund Kommunes kapaciteter, så konsekvenserne af krisen kan begrænses og situationen kan normaliseres hurtigst muligt Krav til koordinationen af handlinger og ressourcer Ved anmodninger om bistand fra Billund Kommunes decentrale enheder eller eksterne aktører skal krisestaben hurtigst muligt og i videst muligt omfang søge at imødekomme behovet; enten ved at omdisponere egne ledige ressourcer eller ved at videreformidle anmodningen til andre aktører. Ved ændringer i den erkendte situation eller den forventede udvikling skal krisestaben hurtigst muligt opstille alternative forslag og træffe beslutning om handlinger og ressourceanvendelse Typiske samarbejdspartnere under kriser Under kriser vil Billund Kommune typisk samarbejde med en række forskellige aktører. Konkrete samarbejdspartnere identificeres på 1. stabsmøde, jf. dagsorden for 1. stabsmøde Forholdsregler vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Billund Kommunes decentrale enheder kan iværksætte handlinger og disponere over egne ressourcer indtil krisestaben beslutter andet. Stabschefen har bemyndigelse til at centralisere beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Overblik over Billund Kommunes ressourcer Krisestaben skal løbende have et overblik over Billund Kommunes disponerede og ikke-aktiverede ressourcer, herunder de kritiske ressourcer, samt have overblik over, hvilke ressourcer der kan frigøres eller omdisponeres uden at svække den samlede indsats. Opgaven varetages i krisestaben med udgangspunkt i indrapporteringer fra Billund Kommunes decentrale enheder (se bilag 6), og opdeles i følgende kategorier: Aktuelle ressourcer (mandskab/materiel) til umiddelbar indsættelse Disponerede ressourcer (mandskab/materiel) Ikke-aktiverede ressourcer (reserve) (mandskab/materiel) Ressourcer, der i situationen betragtes som kritiske skal være markeret tydeligt på den samlede oversigt Modtagelse af anmodninger om Billund Kommunes bistand Anmodninger om Billund Kommunes bistand kan komme enten fra Billund Kommunes decentrale enheder eller fra eksterne aktører. Side 16 af 32

17 Alle anmodninger skal hurtigst muligt efter modtagelse afleveres direkte til stabschefen, som tager stilling den videre behandling, herunder om der er behov for øjeblikkelige tiltag Ændringer i situationen Informationer om krisen, herunder det samlede situationsbillede kan pege på, at den erkendte situation eller den forventede udvikling har ændret sig. Det kan skyldes, at der er indtruffet nye hændelser, at samarbejdspartnere har iværksæt nye tiltag m.v. Informationer, som indikerer behov for øjeblikkelige tiltag fra Billund Kommunes side afleveres direkte til stabschefen, jf. pkt Opstilling af forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Ved anmodninger om Billund Kommunes bistand eller ved ændringer i situationen skal krisestaben opstille og drøfte nye forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. Stabschefen beslutter hvilke enheder, der skal bidrage til at udarbejde nye forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Krisestaben har kompetence til at træffe beslutninger vedrørende Billund Kommunes handlinger og ressourceanvendelse. Med udgangspunkt i en drøftelse af de opstillede forslag beslutter krisestaben hvilke tiltag, Billund Kommune skal sætte i værk. Forslagene drøftes som udgangspunkt på stabsmøderne. Hvis der er akut behov for at iværksætte tiltag, orienterer stabschefen krisestaben på næste ordinære stabsmøde. Alle beslutninger indføres i Billund Kommunes log, og krisestaben udarbejder i nødvendigt omfang skriftlige ordrer til Billund Kommunes basisorganisation og de decentrale enheder Opfølgning på iværksatte tiltag Krisestaben skal løbende følge op på gennemførelsen af de iværksatte tiltag. Status for de enkelte tiltag skal fremgå af Billund Kommunes log ( afventer, iværksat, gennemført, annulleret ). Side 17 af 32

18 4. Krisekommunikation 4.1. Målet med krisekommunikation Målet med krisekommunikationen er at få direkte berørte/truede befolkningsgrupper til at tage ansvar for deres egen sikkerhed på en hensigtsmæssig måde, samt at imødekomme behovet for dialog med og informationer til pårørende, befolkningen, medier, Billund Kommunes ansatte m.fl. For at nå disse mål skal kommunikationsarbejdet være en integreret del af krisestyringen Krav til krisekommunikationen Kommunikationsarbejdet skal tage afsæt i modtagernes situation og baseres på løbende analyser af mediebilledet, målgrupper og det aktuelle situationsbillede. Kommunikationen skal ske gennem både dialog, massekommunikation og elektroniske selvbetjeningsløsninger. Varsler og andre handlingsanvisende budskaber til direkte berørte/truede befolkningsgrupper skal være troværdige og målrettede. Derfor skal Billund Kommune kommunikere: åbent og ud fra en reel vurdering af risici og usikkerhedsmomenter, rettidigt, let forståeligt og via flere kommunikationskanaler. Kommunikationsarbejdet skal tilrettelægges så: befolkningen og eksterne medier har nem adgang til at komme i dialog med Billund Kommune pårørende, befolkningen, medier, Billund Kommunes ansatte m.fl. tidligt og løbende bliver orienteret om situationen samt Billund Kommunes handlinger, vurderinger og anbefalinger fejl i eksterne mediers dækning af hændelsen bliver korrigeret 4.2. Krisekommunikationsteamet (KKT) Staben - Udvikling opstiller og leder Billund Kommunes krisekommunikationsteam (KKT), som er en forstærket udgave af Billund Kommunes daglige kommunikationsenhed. KKT opgave er at rådgive krisestaben og varetage [myndighedens] kommunikationsopgaver under krisen Aktivering af KKT Staben - Udvikling indkaldes som fast medlem ved aktivering af Billund Kommunes krisestab jf. pkt Chefen for Staben - Udvikling eller dennes stedfortræder indkalder snarest herefter KKT. KKT skal så vidt muligt mødes inden 1. møde i Billund Kommunes krisestab. På mødet orienteres om situationen, og den planlagte ansvars- og opgavefordeling for KKT justeres i forhold til den aktuelle hændelse og bemanding i KKT. Side 18 af 32

19 4.3 Indledende kommunikationsopgaver En lang række initiativer kan med fordel sættes i gang hurtigst muligt og i tæt samarbejde med stabsledelsen. De bør derfor ikke afvente 1. stabsmøde Iværksættelse af medieovervågning og medieanalyse KKT iværksætter systematisk overvågning af eksterne medier og andre aktørers hjemmesider umiddelbart efter aktiveringen af KKT. Overvågning og analyse af mediebillede skal bidrage til Billund Kommunes samlede situationsbillede, den skal danne grundlag for [myndighedens] presse- og kommunikationsstrategier samt sikre, at fejlagtige oplysninger kan blive korrigeret. Overvågningen skal analyseres og dokumenteres forud for 1. stabsmøde/ 1. møde i KKT og herefter før alle stabsmøder. Analysen overdrages til den presseansvarlige i krisestaben Foreløbig pressestrategi I forbindelse med kriser vil medierne hurtigt henvende sig for at få udtalelser fra Billund Kommune. KKT skal derfor hurtigt få fastlagt og godkendt en første pressestrategi, som distribueres til alle dele af organisationen. Strategien bør som minimum omfatte følgende: Hvem udtaler sig på Billund Kommunes vegne (talsmandshierarki). Foreløbige budskaber (kan være af afventende karakter). Eventuelle ændringer af faste procedurer for håndtering af henvendelser fra pressen Forberedelse af det videre kommunikationsarbejde For at sikre fremdriften i det videre kommunikationsarbejde kan KKT umiddelbart: Opdatere kontaktinfo for kommunikations-/presseansvarlige hos samarbejdspartnere. Opdatere kontaktinfo for kommunikations-/presseansvarlige i egen organisation. Tilpasse/klargøre distributionslister til pressemeddelelser (e-post). Tilpasse/klargøre distributionslister til kommunikationsbriefinger (e-post). Varsle it-ansvarlige om behovet for opdateringer af hjemmesiden. Udarbejde/ajourføre scenariebaserede faktaark og baggrundsmateriale. Hvis der er tale om en hændelse, hvor ekstraordinært mange borgere og medier vil henvende sig direkte til Billund Kommune kan KKT desuden: Forberede aktivering af telefonslusen, der leder medier og borgere videre fra Billund Kommunes hovedtelefonnummer til hhv. KKT s pressehåndteringsteam og borgerservice (call center). Forberede aktivering af standardsvar på e-posthenvendelser. Side 19 af 32

20 Første orientering til / af medierne Straks efter at den foreløbige pressestrategi er fastlagt og godkendt af stabsledelsen kan der udsendes en kort orientering til udvalgte eksterne medier. Orienteringen sendes som en e-post til redaktionerne og bør som minimum indeholde: En kort orientering om hændelsen og Billund Kommunes involvering i håndteringen. Oplysninger om Billund Kommunes talsmand, og hvordan pressen bør kontakte Billund Kommune. Tidspunkt for hvornår Billund Kommune forventer at kunne offentliggøre yderligere information Første nyhed på hjemmesiden, kriseinfo.dk og intranet For at synliggøre over for offentligheden og medarbejdere, at Billund Kommune er i færd med at håndtere konsekvenserne af den indtrufne hændelse, skal der offentliggøres en kort nyhed på Billund Kommunes hjemmeside og intranet og evt. også på kriseinfo.dk. Nyheden skal som minimum indeholde følgende informationer: En kort orientering om hændelsen og Billund Kommunes involvering i håndteringen En foreløbig vurdering af konsekvenserne Faktaark om Billund Kommunes beredskab Nyheden udarbejdes på dansk og engelsk og godkendes af stabschefen inden offentliggørelse Første kontakt til relevante samarbejdsparter For at sikre koordination af kommunikations- og pressearbejdet skal l KKT tage kontakt til de presseansvarlige hos relevante samarbejdsparter for at aftale: Hvem der er lead på forventede presse-issues. Særlige strategiske eller sikkerhedsmæssige hensyn. Procedure for gensidige orienteringer, fx tidspunkter for næste telefonmøde Forberedelse/deltagelse i 1. stabsmøde Den presseansvarlige repræsenterer KKT under stabsmøderne. Andre af KKT s ressourcepersoner kan efter behov deltage som observatører, så at de ikke efterfølgende skal opdateres om situationsbilledet, beslutninger m.v. Inden stabsmødet skal KKT sende en kortfattet analyse af mediebilledet til krisestaben, jf. pkt KKT forbereder følgende oplæg til 1. stabsmøde: Hidtidige strategier og initiativer. KKT s behov for ressourcepersoner og anden støtte fra basisorganisationen. Samarbejde med Billund Kommunes decentrale enheder, eksterne aktører, NOST/DCOK Side 20 af 32

21 Beslutning af kommende kommunikationsinitiativer og -strategier Det videre kommunikationsarbejde Indkaldelse af ekstra personel til udvidet bemanding og afløsning Hvis krisestaben har godkendt, at KKT styrker bemandingen med ressourcepersoner fra den øvrige del af organisationen, skal KKT vurdere behovet for yderligere personale, både umiddelbart og senere som led i en afløsning. I vurderingen skal der blandt andet tages hensyn til: Forventede antal henvendelser fra eksterne medier og borgere. Behovet for forbindelsesofficer til DCOK og lokale stabe samt støtte til decentrale enheder. Krisens forventede varighed Kommunikationsstrategi og -plan Som grundlag for det videre kommunikationsarbejde udarbejder KKT en strategi og plan for den videre indsats. Strategien og planen ajourføres efter behov og distribueres til krisestaben, Billund Kommunes foresatte enhed og relevante dele af Billund Kommunes egen organisation, jf. punktet Kommunikationsbriefinger nedenfor Aktivering af telefonsluse og e-post-standardsvar Hvis krisestaben beslutter at aktivere den særlige telefonsluse og de forberedte standardsvar på e- posthenvendelser til henholdsvis Billund Kommunes hovedtelefonnummer og hovedpostkasse påhviler det KKT at: Igangsætte klargøring af lokaler og tekniske faciliteter, jf. planen herfor. Briefe og instruere operatører Produktion af tekster og grafik KKT skal hurtigst muligt tilpasse forberedte (scenariebaserede) tekster til den aktuelle hændelse. Herudover skal KKT producere de redaktionelle produkter, der er omtalt i kommunikationsstrategiog planen. Det omfatter blandt andet tekster, billeder og grafik til: Intranet og hjemmeside (nyheder og eventuelt temaside). Faktaark, spørgsmål og svar samt andet baggrundsmateriale. Infobreve til pårørende Koordination med interne og eksterne talsmænd / kommunikationsansvarlige For at sikre løbende koordination og gensidig orientering om strategier og kommunikationsinitiativer skal KKT løbende holde kontakt med presseansvarlige og talsmænd i og uden for egen organisation; enten forud eller lige efter stabsmøder og pressemøder eller i forbindelse med aktuelle pressehenvendelser. Koordinationen kan med fordel gennemføres som telefonmøder med flere deltagere. Side 21 af 32

22 Kommunikationsbriefinger På baggrund af bidrag fra KKT orienteres krisestaben og relevante dele af Billund Kommunes egen organisation løbende om pressehenvendelser, kommunikationsstrategi, mediebillede, intern og ekstern kommunikation samt svarberedskaber Aktivering af Billund Kommunes call center Hvis krisestaben beslutter at aktivere Billund Kommunes call center, er KKT ansvarlig for, at: Igangsætte klargøring af lokaler og tekniske faciliteter, jf. planen herfor. Indkalde, briefe og instruere operatører. Forberedte svarguides (scenariebaserede) tilpasses den aktuelle hændelse. Planlægge for den videre drift, herunder afløsning af personale Åbning af pressecenter Hvis krisestaben beslutter at åbne et pressecenter for medierne, skal KKT igangsætte klargøring af lokaler, tekniske faciliteter og adgangskontrol, jf. planen herfor Afholdelse af pressemøde Hvis krisestaben beslutter at afholde et pressemøde, påhviler det KKT, at: Indkalde til pressemødet. Igangsætte klargøring af lokaler, tekniske faciliteter og adgangskontrol, jf. planen herfor. Der bliver fremstillet et pressekit til uddeling og præsentationsmaterialer Afslutning af KKT s arbejde Krisestaben beslutter hvornår KKT afslutter sit arbejde, og hvordan opgaver, der bør fortsætte overdrages til relevante enheder i Billund Kommunes basisorganisation. Side 22 af 32

23 5. Operativ indsats I dette kapitel findes en oversigt over delplaner, indsatsplaner, instrukser, skabeloner m.v. som på særlige områder indeholder handlingsorienterede anvisninger Delplaner, instrukser, skabeloner m.v. til Billund Kommunes generelle plan Ad. aktivering og drift af Billund Kommunes krisestab Instruks for håndtering af varsler og alarmer (tilbage) Organisationsdiagram over [myndighedens] Fuldmagter til krisestaben Instruks vedrørende klargøring af stabsrum Side 23 af 32

24 Diagram over stabsrum ved fuldt etableret beredskab Støttefunktioner Mødelokale 142 Byrådssalen, Rådhuset i Grindsted GIS Presseansvarlig* Borgmester Referent Log (1) (ENH C) Kommunaldirektør Krisestaben Sekretær Stabschef* Beredskabschef Situationsbillede (1) (ENH B) Direktør Social & sundhed Direktør Børne & Kultur Situationsbillede (2) (ENH B) Ad hoc* Direktør Teknik & Miljø Krisekommunikation (1) (KOMENH) Ad hoc* Ad hoc* Krisekommunikation (2) (KOMENH) Log (2 prs.) (ENH C) Sikret komm. (ENH D) Logistik (ENH D) IT (IT ENH) Ad hoc* *: Besluttes senest i forbindelse med 1. stabsmøde. Instruks vedrørende logføring og journalisering Meddelelse til medarbejderne om aktivering af Billund Kommunes krisestab Side 24 af 32

25 Dagsorden for 1. stabsmøde Dagsorden, 1. stabsmøde 1. Deltagere og referent 2. Situationen 3. Billund Kommunes opgave 4. Udpegning af kriseleder, stabschef og presseansvarlig 5. Fastlæggelse af organisation (daglig organisation, delvis eller fuld bemanding af staben) 6. Bemanding af staben (afgivelser og omfordeling) 7. Identifikation af relevante samarbejdspartnere 8. Særlige procedurer (modtagelse og fordeling af informationer, iværksættelse af rapportering fra decentrale enheder m.fl., økonomi, herunder bemyndigelser) 9. Status vedrørende tværgående stabe og andre krisestyringsfora 10. Krisekommunikation 11. Orientering af Billund Kommunes personale 12. Erfaringsopsamling 13. Eventuelt 14. Opsummering af væsentlige beslutninger 15. Næste møde Side 25 af 32

26 Dagsorden for stabsmøder Dagsorden, stabsmøder Status og opdatering 1. Opdatering siden fordeling af seneste samlede situationsbillede 2. Nøgleopgaver Koordination og beslutning 3. Opgave 4. Opgave 5. Krisekommunikation Andet 6. Punkter til erfaringsopsamling 7. Eventuelt 8. Opsummering af væsentlige beslutninger 9. Næste møde Side 26 af 32

27 Ad. håndtering af informationer om krisen Skabelon for hastemeldinger Hastemelding 1. Fra: 2. Tidspunkt for hændelsen 3. Hvad er der sket? 4. Hvor er det sket? 5. Hvordan er situationen? 6. Hvad er der iværksat? 7. Udfærdigelsestidspunkt og godkendelse Side 27 af 32

28 Skabelon for Billund Kommunes samlede situationsbillede Billund Kommunes samlede situationsbillede Udfærdigelsestidspunkt: dag den 20 kl. Godkendt af: 1. Situationen (kort beskrivelse): 2. Hvad er der sket (faktuelle oplysninger om situationen) Dræbte: Sårede: Berørte: Materielle skader: 3. Hvor er hændelsen/-erne sket 4. Trusselsvurdering (fastsættes og vurderes af efterretningstjenesterne) 5. Billund Kommunes beredskabsniveau (jf. National Beredskabsplan) Dagligt beredskab / let forhøjet beredskab / forhøjet beredskab / markant forhøjet beredskab / fuldt etableret beredskab 6. Billund Kommunes beredskabsforanstaltninger og tiltag 7. Billund Kommunes ressourceanvendelse: Hvad er indsat: Tilstrækkelige ressourcer / behov for yderligere 8. Hvordan kan situationen udvikle sig (vurdering): 9. Mediebilledet og krisekommunikation: 10. Kort og illustrationer Side 28 af 32

29 Side 29 af 32

30 Ad. koordinering af handlinger og ressourcer Bruttoliste over mulige samarbejdspartnere Krisestabens foresatte enhed Billund Kommunes decentrale enheder Billund Kommunes basisorganisation Kommunen/andre kommuner Regionen Tværgående stabe (Lokal Beredskabsstab/National Operativ Stab, International Operativ Stab) Politiet Beredskabsstyrelsen Embedslægeinstitutionen Forsvaret, herunder hjemmeværnet Øvrige centrale myndigheder Private aktører Internationale samarbejdspartnere (EU, FN, NATO m.v.) Lokale, landsdækkende og internationale medier Side 30 af 32

31 Instruks for opstilling af forslag til handlinger og ressourceanvendelse Ved opstillingen af nye forslag skal der fokusere på følgende forhold: Hvad er årsagen til anmodningen eller ændringen i situationen? Er der behov for nye tiltag eller ændringer af eksisterende tiltag? Opstilling af forslag, herunder: Hvilke muligheder er der for disponering/omdisponering af Billund Kommunes egne ressourcer? Hvilke muligheder er der for bistand fra andre aktører? Vurdering af de enkelte forslag, herunder: I hvilket omfang vil forslaget løse situationen? Kortsigtede konsekvenser (ønskede/uønskede), herunder påvirkning af andre tiltag. Langsigtede konsekvenser (ønskede/uønskede), herunder påvirkning af andre tiltag samt behov/muligheder for afløsning. Forslagets signalværdi. Behov for krisekommunikation før/under/efter iværksættelse. Hvilke aktører skal inddrages/orienteres inden iværksættelse? Side 31 af 32

32 5.3. Andre myndigheders beredskabsplaner m.v Det lokale niveau Elektroniske kopier af følgende planer vedrørende myndigheder og tværgående stabe på det lokale findes på G:\krisestab\andre myndigheders planer\. Papirudgaver findes i mappe i stabsrummet Det centrale niveau Elektroniske kopier af følgende planer vedrørende myndigheder og tværgående stabe på det centrale niveau findes på G:\krisestab\andre myndigheders planer. Papirudgaver findes i mappe i stabsrummet. Side 32 af 32