Brugervejledning til SMS-database i Lotus Notes.

Transkript

1

2 Brugervejledning til SMS-database i Lotus Notes. Denne brugervejledning er skrevet til personer, som har rollen [Admin] i denne SMS database. Administrator 3 Opret Admin setup 4 Oversigten: Alle Brugerprofiler 6 Opret Brugerprofil 7 Oversigten: Alle SMS 8 Opret SMS 9

3 Administrator Når databaserne, SMS og Arkiv, er kopieret ned på den ønskede server og lagt i det ønskede bibliotek, sættes ACL en (Access Control List) således, at de ønskede brugere får adgang til dem. Det er vigtigt at serveren, som databaserne ligger på, også tilføjes i ACL en inden databaserne åbnes. Der er 2 tidsbestemte agenter i SMS databasen, SMSStatus og UpdatemobileNumbers, som skal aktiveres på den pågældende server. I ACL en er lagt 2 roller: [Admin] og [User]. 1. [Admin] Denne rolle bør tildeles alle, der skal administrere databasen. [Admin] giver rettighed til, at se flere forskellige oversigter, således at [Admin] kan få et godt overblik over, hvem der bruger databasen og hvor meget databasen bruges. Har man rollen [Admin], har man også rettighed til at slette dokumenter, med mindre andet er angivet. *Admin+ kan se alle dokumenter inkl. Admin setup dokumentet, som bliver beskrevet senere. 2. [User] Denne rolle skal tildeles alle andre end [Admin]. [User] giver Bruger rettighed til at bruge databasen i almindelighed. Har man rollen [User], har man adgang til 2 oversigter, dog uden at kunne slette dokumenter. Hvis ikke man enten har rollen [Admin] eller rollen [User], kan man ikke åbne databasen! Når databasen åbnes, er det første man bør gøre, at oprette et Admin setup dokument. Dette dokument, som er et profil-dokument, skal oprettes inden databasen tages i brug og kan kun oprettes af [Admin]. Når du åbner databasen, er skærmbilledet delt op i to dele. 1. Øverste del Oversigt Alle SMS, indeholdende alle oprettede SMS-beskeder. 2. Nederste del Oversigt Alle Brugerprofiler, indeholdende alle oprettede Brugerprofiler.

4 Opret Admin Setup Når man klikker på knappen Admin - Admin setup, åbner man databasens profildokument. I dette dokument sættes nogle værdier, som bruges af forskellige funktioner i databasen, dvs. databasen ikke kan fungere, hvis ikke dette dokument er oprettet. 1. Firmakode 1.1. Firmakode Når man har fået denne database til brug, har man også fået en firmakode/licens. Indtast denne firmakode i dette felt. 2. Primær afsender 2.1. Primær afsender I dette felt skal indtastes det nummer/navn, man som kunde er oprettet under hos MilCom. [Admin] kan give [User] ret til at oprette et afsender-mobilnummer. Har [User] ikke denne ret, vil [User] benytte værdien af feltet Primær afsender som afsender, som skal vælges inden afsendelse af SMS-besked.. 3. Afsender 3.1. Må bruger oprette afsender-mobilnummer Værdien af dette felt bestemmer, om [User] må oprette et afsender-mobilnummer. Når [User] opretter en Brugerprofil, arver denne profil værdien fra dette felt. Hvis værdien ændres, vil samtlige Brugerprofiler blive opdateret med denne værdi. Hver bruger skal da rette sin Brugerprofil mht. standardafsender. *Admin+ har dog stadigvæk mulighed for at give enkelte *User+ s mulighed for at oprette et afsender-mobilnummer. 4. Indstillinger 4.1. Primær adressebogs server I dette felt står servernavnet, for den server, hvor på names.nsf ligger. Servernavnet findes ved at klikke på knappen Vælg - Adressebog Primær adressebogs filnavn I dette felt står filnavnet, for den database man har valgt ved at klikke på knappen Vælg Adressebog Primær feltnavn for mailadresse i adressebog I dette felt indtastes feltnavnet på det felt i den, i punkt 4/5, valgte database, som indeholder en persons mailadresse ZULU I dette felt markeres der om brugernes pc-opsætning tager højde for sommertid. Dette kan testes ved at se den beregnede tidsforskel ved linien Zulu-tid Agent status I dette felt angives om agenten, som automatisk opdaterer mobilnumre sammen fra den i pkt. 4 valgte adressebog. Denne agent kører 1 gang om dagen kl og sender automatisk en status til den , som er angivet under pkt. 6. Ved at klikke på knappen Opdater mobilnummer vil det være muligt for *Admin+ at opdatere data, hvis dette skulle være nødvendigt.

5 5. Arkivering 5.1. Arkiv server I dette felt står servernavnet, for den server, hvor på arkivdatabasen er lagt. Brug knappen Vælg og klik på Vælg Arkiv, for at indsætte værdien i dette felt Arkiv filnavn I dette felt står filnavnet på den database man har valgt ved at klikke på knappen Vælg Arkiv SMS-beskeder arkiveres efter Værdien af dette angiver, hvor gamle SMS-beskeder skal være, før de arkiveres Agent status Værdien af dette felt angiver om arkivagenten skal være aktiv, køre 1 gang om dagen kl , eller om den skal være inaktiv. Denne agent sender en status til den , som er angivet under pkt Administrator 6.1. Administrators I dette felt vælges adresse på den administrator eller de administratorer, som skal modtage status fra de agenter, som er valgt aktive, under pkt. 4.4 og Mobilnummer 7.1. Mobilnummer Dette felt indeholder alle mobilnumre, som er indsat af den valgte agent i pkt Klik på knappen Gem & Afslut for at gemme dokumentet. Nu er databasen klar til at blive distribueret ud til brugerne, som er angivet i adgangskontrollisten (ACL en).

6 Oversigten: Alle Brugerprofiler I oversigten Alle Brugerprofiler, findes alle Brugerprofiler samt tilhørende grupper, som er oprettet i databasen. Der er 6 knapper i denne oversigt: 1. Admin 1.1. Admin setup Åbner profildokumentet Admin setup, hvor data indtastes, for senere at blive brugt til andre funktioner i databasen Tildel egen afsenderrettighed Ved klik på denne knap, har [Admin] mulighed for at give valgte Brugerprofiler, ret til selv at oprette et afsender-mobilnummer. Brugerprofiler arver, som standard, fra feltet Må bruger benytte eget mobilnummer på Admin setup dokumentet Opdater brugerprofiler Ved klik på denne knap kan [Admin] opdatere (genberegne) samtlige brugerprofiler. 2. Rediger Ved klik på denne knap, kan en Brugerprofil redigeres. 3. Opret Brugerprofil Ved klik på denne knap oprettes en personlig Brugerprofil for den aktuelle bruger. Efter oprettelse af Brugerprofil, er det muligt både for [Admin] og [User] at redigere i Brugerprofilen. [Admin] kan redigere i alle Brugerprofiler og [User] kan kun redigere i sin egen Brugerprofil. Denne knap vil forsvinde når du har oprettet din Brugerprofil. 4. Afsender 4.1. Send mobilnummer Denne knap bruges, hvis [User] har ret til at oprette et afsender-mobilnummer. Ved klik på denne knap, bliver man, i en boks, bedt om at indtaste det mobilnummer, som skal stå som afsender, på *User+ s fremtidige SMS-beskeder. Der vil her efter blive sendt en pinkode til dette mobilnummer. Når man har modtaget pinkoden benyttes knappen Afsender 2. Send pinkode Send pinkode Denne knap bruges, hvis [User] har ret til at oprette et afsender-mobilnummer. Ved klik på denne knap, bliver man, i en boks, bedt om at indtaste den modtagne pinkode. Denne pinkode bliver så sendt og valideret. Passer pinkoden, er det afsendte mobilnummer nu sat ind som et af *User+ s afsendernumre Hent liste Denne knap bruges, hvis [User] har ret til at oprette et afsender-mobilnummer. Ved klik på denne knap, hentes en liste over mulige afsendernumre som [User] kan bruge. Listen indsættes direkte på *User+ s Brugerprofil og på fremtidige SMS-beskeder. 5. Hjælp Ved klik på denne knap åbnes dokumentet Brug af denne database.

7 6. Afslut Ved klik på denne knap, lukkes databasen.

8 Opret Brugerprofil Når man har klikket på knappen Opret Brugerprofil oprettes en sådanne automatisk. Det kan forekomme at der allerede er oprettet en Brugerprofil med samme Brugernavn og Adgangskode. Hvis dette er tilfældet, vil der i oversigterne Alle Brugerprofiler og Min Brugerprofil, være et rødt X i kolonnen Status. [Admin] har, på Brugerprofilen, mulighed for at se status, hvis denne er fejlehæftet. For at afhjælpe en fejlbehæftet Brugerprofil, skal denne slettes og oprettes på ny. Det er kun [Admin], som kan slette Brugerprofiler. Når en Brugerprofil er oprettet med sit eget Brugernavn og sin egen Adgangskode, vil der i oversigterne Alle Brugerprofiler og Min Brugerprofil være et grønt i kolonnen Status. På en Brugerprofil, kan *User+ redigere felterne Standard afsender, Skabeloner til SMS samt feltet Signatur. [Admin] kan både redigere felterne Standard afsender, Skabeloner til SMS, Signatur og give [User] ret til at oprette et afsender-mobilnummer. Klik på knappen Rediger for at redigere Brugerprofilen. 1. Standard afsender I dette felt vælges, hvilken af de mulige afsendernumre, der skal benyttes som standard. Denne værdi vil blive overført til SMS-beskeden, når denne oprettes. 2. Skabeloner til SMS I dette felt er det muligt at tilføje/slette skabelontekster, som kan bruges når man skal oprette en SMS-besked. Ved indtastninger af flere skabelontekster, adskilles disse med linieskift. 3. Signatur I dette felt er det muligt at skrive en signatur til dine fremtidige SMS-beskeder. Signaturen overføres automatisk til dine fremtidige SMS-beskeder, hvis denne gøres aktiv. Klik på knappen Gem & Afslut for at gemme de nye indstillinger. Grupper: For at oprette en personlig gruppe, klikkes der på knappen Opret gruppe. Felterne Gruppenavn og Mobilnumre udfyldes, hvorefter dokumentet kan gemmes ved at klikke på knappen Gem & Afslut. Gruppen vil derefter ligge som et responsedokument til Brugerprofilen.

9 Oversigten: Alle SMS I oversigten Alle SMS, findes alle SMS-beskeder, som er oprettet i databasen. Der er 5 knapper i denne oversigt: 1. Admin 1.1. Admin setup Åbner profildokumentet Admin setup, hvor data indtastes, for senere at blive brugt til andre funktioner i databasen Opdater markerede dokumenter Ved klik på denne knap opdateres de valgte dokumenter 2. Rediger Ved klik på denne knap, kan en ikke afsendt SMS-besked redigeres. 3. Opret SMS Ved klik på denne knap, opretter man en SMS-besked. 4. Hjælp Ved klik på denne knap åbnes dokumentet Brug af denne database. 5. Afslut Ved klik på denne knap, lukkes databasen.

10 Opret SMS For at sende en SMS-besked, skal der på denne formular, udfyldes 7 11 felter. 1. Tekst /Modtager 1.1. Tekst: Dette felt skal indeholde selve SMS-beskeden. Feltet kan max indeholde 640 tegn, dvs. 4 stk. SMSbeskeder. 1 SMS-besked bliver delt op for 160 tegn. Der kan ved hjælp at knappen Indsæt skabelon, indsættes standardtekster, som brugeren selv har oprettet i sin Brugerprofil. Det er kun dokumentets forfatter, som kan læse indholdet af dette felt Send til enkelte (valgfri): Dette felt skal indeholde en modtager af SMS-beskeden. Dette kan gøres ved enten at bruge knappen Vælg modtagere, klikke på den lille trekant ved siden af feltet eller at skrive modtagers mobilnummer i feltet. Skal der være flere modtagere af SMS-beskeden, adskilles hver modtager med et komma (,) Send til gruppe (valgfri): Dette felt skal indeholde det gruppenavn, som SMS-beskeden skal sendes til. Dette kan gøres ved at klikke på den lille trekant ved siden af feltet eller ved at skrive gruppenavnet i feltet. Flere grupper adskilles med komma (,) Afsender: Her vælges den/det tekst/nr. som skal stå som afsender af SMS-beskeden. Valgmulighederne kan også ses på Brugerprofilerne. Vil man sende en hurtig SMS-besked, er det kun disse 4 ovenstående felter som skal udfyldes. 2. Flash 2.1. Flash SMS: Sættes feltværdien til Nej, vil SMS-beskeden forekomme i modtagers indbakke på mobiltelefonen. Sættes feltværdien til Ja, vil SMS-beskeden fremkomme direkte på displayet, på modtagers mobiltelefon. 3. Dato/tid 3.1. Dato/tid for levering: Dette felt skal indeholde dato og tidspunkt for levering af SMS-beskeden. Sættes leveringstidspunktet, før den aktuelle tid, vil SMS-beskeden blive leveret hurtigst muligt. 4. Mail kopi 4.1. Send kopi via mail: Sættes feltværdien til Ja, fremkommer der endnu 2 felter, som skal udfyldes. 5. Mail til 5.1. Send kopi til: Dette felt skal indeholde mailadressen/navnet på den modtager, som skal modtage SMS-beskeden via mail. Der kan enten vælges modtager fra standard Notes adressebøger eller skrives en mailadresse manuelt. Skal der være flere modtagere af kopien, adskilles hver modtager med et komma (,). 6. Vedr.

11 6.1. Vedr.: Dette felt skal indeholde f.eks. emnet for SMS-beskeden. 7. Modtag status 7.1. Modtag status: Sættes feltværdien til Ja på telefon eller Ja på mail fremkommer der endnu 2 felter. 8. Status tid 8.1. Modtag status efter 5 minutter: Dette felt skal indeholde antallet af minutter, der skal gå efter SMS-beskeden er afsendt, før en status skal afsendes til enten en mobiltelefon eller en mailadresse. Antallet af minutter må ikke være under Send status til mobil/mail 9.1. Send status til mobilnummer/ekstern mail Baseret på valget af felt 9, vil der her fremkomme enten et felt, som skal indeholde et mobilnummer eller et felt, der skal indeholde en mailadresse. Mailadressen må ikke være en typisk Notes mailadresse, da der bliver sendt ud af huset. Skal der være flere modtagere, adskilles hver modtager med et komma (,). [User] vil på SMS-formularen kunne se sin egen Brugerprofil, som de også kan få adgang til her. Klik på knappen Send SMS for at afsende din SMS-besked. [Admin] har, på denne formular, mulighed for at se status på den afsendte SMS-besked.